8476758559

276 ARTYKUŁY

stawie. Mylącym wskaźnikiem jest również liczba woluminów w bibliotece, jeżeli nie uwzględnia stosunku zbioru książek do wydawnictw ciągłych. Biorąc jako podstawowy miernik liczbę tytułów, należy pamiętać, że poszczególne tomy wydawnictw wielotomowych zwykle w katalogach zautomatyzowanych opisywane są w odrębnych rekordach.

Oszacowanie wielkości planowanej bazy jest podstawowym elementem oceny kosztów całego przedsięwzięcia. Drugim, nie mniej ważnym elementem jest założony poziom jakości tworzonych rekordów. Chodzi tu przede wszystkim o poziom szczegółowości opisu bibliograficznego, jak również kontrolę zgodności haseł z hasłami kartotek wzorcowych oraz o wprowadzanie lub zmianę w każdym rekordzie charakterystyki rzeczowej. Jeżeli powody, dla których zdecydowano o retrokonwersji, stawiają wymóg wysokiej jakości pozycji katalogowych, należy liczyć się z koniecznością reedycji rekordów przeładowanych z innych baz. Taka operacja pociąga za sobą poważne zwiększenie kosztów całego procesu.

Oszacowanie liczby jednostek przeznaczonych do retrokonwersji, oznaczenie minimalnego poziomu jakości oraz określenie czasu potrzebnego na retrokonwersję jednej pozycji katalogowej pozwalają na przewidywanie czasu trwania procesu retrokonwersji. Znajomość potrzebnego czasu pozwala oszacować koszty osobowe związane z przeprowadzeniem retrokonwersji (na miejscu w bibliotece lub w wynajętej firmie). Do tego należy jeszcze dodać koszt zakupu rekordów (i/lub składek na utrzymanie katalogu centralnego) oraz wynajmu lub kupna odpowiedniego oprogramowania i sprzętu oraz opłat telekomunikacyjnych.

Proces retrokonwersji nie wykracza swoją trudnością poza umiejętności bibliotekarza posługującego się zintegrowanym oprogramowaniem bibliotecznym. Ważnym zadaniem jest przygotowanie realnego planu retrokonwersji. Większość decyzji podejmuje się przed przystąpieniem do niej. Do zadań planu retrokonwersji należy organizacyjne rozwiązanie realizacji zamierzenia.

Sporządzenie planu retrokonwersji jest konieczne, jeżeli chce się mieć cały czas nadzór nad tym procesem. Plan retrokonwersji składa się z kilku części:

—    zasad przyjętych w retrokonwersji,

—    postępowania w przypadkach nieprzewidzianych lub nierozstrzygniętych,

—    harmonogramu prac,

—    rejestru wydatków,

—    statystyki i sprawozdań z postępu prac,

—    oceny realizacji celów.

Bardzo ważne jest, aby przez cały czas trwania retrokonwersji prowadzić dokładną dokumentację wszystkich szczegółowych działań i podejmowanych decyzji wraz z ich uzasadnieniem.

Wybrane metody retrokonwersji determinują jej przebieg. Najbardziej szczegółowego planu wymaga retrokonwersja przeprowadzana w bibliotece