4038601061

Sprawozdanie wstępne z audytu wewnętrznego nr 12/09

Ustalenie II

Zespól audytowy potwierdził, że każdy pracownik posiada założoną teczkę akt osobowych. Dokumenty znajdujące się aktach osobowych umieszczone są w poszczególnych częściach akt (A, B, C), ujmowane w wykazie i numerowane zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, zwanego dalej rozporządzeniem. Niemniej jednak w poddanych audytowi teczkach osobowych pracowników stwierdzono następujące uchybienia:

1)    W 8 przypadkach stwierdzono przechowywanie dokumentów w niewłaściwych częściach akt osobowych pracowników np.: w cz. A znajduje się kwestionariusz osobowy pracownika, w cz. B zaświadczenie lekarskie potwierdzające przeprowadzenie badania wstępnego przed przyjęciem pracownika do pracy, w cz. B znajdują się dokumenty związane z rozwiązaniem stosunku pracy. Takie prowadzenie akt osobowych pracowników jest niezgodne z przepisami § 6 ust. 2 rozporządzenia.

2)    W jednym przypadku stwierdzono, iż stosowany przez Muzeum wzór kwestionariusza osobowego wymaga podania przez pracownika danych osobowych, które nie są wymagane w świetle obowiązującego art. 22' K.p.

3)    W 6 teczkach osobowych przechowywane dokumenty nie są ułożone chronologicznie. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym.

4)    W 10 teczkach osobowych stwierdzono, iż pod jednym numerem akt osobowych przechowuje się kilka dokumentów, ponadto dokumenty nie są ponumerowane i wykazane w spisach poszczególnych części akt osobowych. Zgodnie z § 6 ust. 3 rozporządzenia dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ponumerowane. Każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.

5)    W 8 teczkach akt osobowych stwierdzono przechowywanie oryginałów dokumentów, tj.: oryginałów zaświadczeń ukończenia kursów BHP, oryginału dyplomu ukończenia studiów, odpisu świadectwa ukończenia studiów podyplomowych, odpisu skróconego aktu małżeństwa co jest niezgodne z § 1 ust. 3 rozporządzenia.

6)    W 5 przypadkach stwierdzono, że na znajdującej się w aktach osobowych indywidualnej informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych brak jest daty otrzymania powyższej informacji przez pracownika.

W przypadku akt osobowych p. Rachańczyk Moniki stwierdzono, że w informacji o warunkach zatrudnienia i uprawnieniach pracowniczych udzielonej pracownikowi w dniu 2 sierpnia 2004 r., 6 listopada 2004 r. oraz 2 lutego 2007 r. nie dość precyzyjnie

Departament Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Lubelskiego w Lublinie Strona 8 z 15