130859574

2.6.4. Na stan składu chronologicznego nie są przyjmowane przesyłki zakwalifikowane, jako prowadzone w sposób tradycyjny (papierowy).

2.7. Sposób postępowania z korespondencją przeznaczoną do wysyłki przez Kancelarię

2.7.1.    Pracownicy jednostek przekazują codziennie, w godzinach 8.00 - 14.00, do Kancelarii korespondencję przeznaczoną do wysyłki. Pracownicy jednostek znajdujących się przy ul. Kieleckiej, ul. Madalińskiego i ul. Wiśniowej mogą przekazać korespondencję do wysłania podczas wizyty pracowników Kancelarii. W tym celu, pracownicy, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, powinni dostarczyć korespondencję przygotowaną do wysyłki do właściwych sobie sekretariatów (w przypadku budynków M i W są to biura kolegiów, a w przypadku budynku Kwestury - sekretariat Kwestury).

2.7.2.    Korespondencja do wysyłki przekazana do Kancelarii do godziny 14.00,

zostanie wysłana tego samego dnia. Korespondencja przekazana do Kancelarii po godzinie 14.00, zostanie wysłana w następnym dniu po jej przekazaniu. W    sytuacjach wymagających    pilnego wysłania

korespondencji, pomimo przekazania jej po godzinie 14.00, pracownik dostarczający list do Kancelarii otrzymuje od jej pracowników wydruk raportu i samodzielnie dostarcza list do wskazanego Urzędu Pocztowego.

2.7.3.    Przesyłki należy przekazać w zaklejonych, zaadresowanych, z naklejonym kodem kreskowym kopertach, ułożonych zgodnie z numeracją. Do przesyłek za zwrotnym potwierdzeniem odbioru (ZPO) Kancelaria generuje w systemie EZD, drukuje i dołączą odpowiednią zwrotkę zawierającą kod kreskowy. Dopuszcza się, decyzją kanclerza, wyznaczenie dodatkowych punktów wydruku zwrotnych potwierdzeń odbioru (ZPO).

2.7.4.    W przypadku wysyłania korespondencji za zwrotnym potwierdzeniem odbioru poza granice kraju, jednostka przygotowująca korespondencję do wysyłki odręcznie wypełnia zwrotkę, zgodnie z danymi wygenerowanymi w systemie EZD. Następnie dołącza ją do właściwej korespondencji i przekazuje do Kancelarii celem wysłania.

2.7.5.    Każda przesyłka przeznaczona do wysyłki zostaje ostemplowana pieczęcią „Opłata pobrana”, a następnie potwierdzona w rejestrze korespondencji

17