604226136

B5, B10, B20, B25, B50. Kategorie wynikają z reguły z przepisów ogłaszanych przez uprawnione organy władzy lub administracji. Skoro urząd skarbowy ostrzega, że nasze zeznanie podatkowe może być kontrolowane w ciągu pięciu lat od złożenia, to zdrowy rozsądek podpowiada, żebyśmy przynajmniej te pięć lat przechowali faktury, na podstawie których dokonaliśmy odliczeń od podatku czy podstawy opodatkowania. Lata oznaczane liczbą przy kategorii B liczone są od chwili, w której ustaje bieżąca użyteczność dokumentacji, a nie od chwili wytworzenia. Warto na to zwrócić uwagę bo najczęściej zamknięcie jednostki kancelaryjnej jest równoznaczne z ustaniem bieżącej użyteczności dokumentacji znajdującej się w tej jednostce. Nie zawsze jednak tak jest. Weźmy wspomniane już rozliczenia podatkowe. Ich kategoria to B5. Od kiedy jednak liczyć te pięć lat? Dajmy na to, że faktury, rachunki, informacje o dochodach pochodzą z roku N. Rozliczenie z urzędem skarbowym nie odbywa się jednak w roku N, ale w roku N+l. W tymże roku N+l ustaje bieżąca użyteczność dokumentacji, a nie w roku N. Z praktyki archiwalnej wynika zaś, że pięć lat liczyć będziemy od początku roku N+2, aż do roku N+6.1 znów praktyka każe nam czekać do końca roku N+6, by zniszczenia dokonać najwcześniej na początku roku N+7. W tym więc wypadku dokumentacją niearchiwalną wytworzoną w roku N, a oznaczoną kategorią B5, niszczymy nie w roku N+5, ale w roku N+7. Oczywiście możemy ją sobie przechowywać dalej, to już nasza sprawa, sprawa naszych możliwości finansowych (powierzchnia magazynowa kosztuje), naszych chęci zabezpieczenia się „w razie czego", a nawet czasem sentymentu. Kategoria dokumentacji niearchiwalnej określa bowiem minimalną liczbę lat przechowywania, w żadnym zaś razie nie zobowiązuje nikogo do zniszczenia dokumentacji po upływie okresu wskazanego w kategorii archiwalnej.

Nie w każdym przypadku wyliczenie okresu przechowywania jest tak proste, jak w przykładzie z rozliczeniem podatkowym. Weźmy przepisy nadesłane do stosowania przez komórkę zwierzchnią. W tej komórce zwierzchniej mają one wysoką kategorię, nawet A, u nas jednak tylko B10. Załóżmy znów, że przepisy wydane zostały w roku N. Czy możemy je zniszczyć w roku N+ll? A jeśli są to przepisy wciąż obowiązujące? Błąd takiego rozumowania polega na milczącym przyjęciu, że „licznik" dodany do kategorii B zaczyna momentalnie bić. Otóż nic takiego. Bieżąca przydatność przepisów przysłanych do stosowania trwa aż do zastąpienia ich innymi regulacjami. Okres ten jest nieprzewidywalny w momencie powstania dokumentu. W tym przypadku dokumentacja oznaczona kategorią B10, a wytworzona w roku N, może zostać zniszczona najwcześniej w roku N+X+ll, gdzie X oznacza liczbę lat trwania bieżącej przydatności. W ogóle da się wyprowadzić ogólny wzór na rok, w którym należy niszczyć daną dokumentację niearchiwalną. Będzie to: N+X+M+l, gdzie N oznacza rok powstania dokumentacji, X - liczbę lat bieżącej przydatności dokumentacji, a M - liczbę lat stojącą przy oznaczeniu kategorii archiwalnej B. Jest to rzecz jasna zabawa, dzięki której autor (czyli ja!) realizuje w jakiś sposób swoje ciągotki matematyczne, wyniesione z lat, gdy był uczniem licealnej klasy matematyczno-fizycznej. Jeśli jednak ta zabawa uświadomi komuś jak należy rozumieć kategorię dokumentacji niearchi walnej, to była ona pożyteczna.

Całość dokumentacji stanowi dokładną sumę materiałów archiwalnych (kat. A) i dokumentacji niearchiwalnej (kat. B). Tymczasem spotkać jeszcze można oznaczenia Bc lub BE. Są one jednak tylko mutacjami w obrębie kategorii B. Symbolem Bc (początkowo C) oznacza się taką dokumentację, która jest niszczona już w komórkach merytorycznych (w biurach), która nigdy nie trafi do archiwum bieżącego. Oczywiście to niszczenie musi następować w zgodzie z aktualnymi, obowiązującymi w danym miejscu i czasie, procedurami. Istnienie kategorii Bc jest realizacją zalecenia, aby brakowanie dokumentacji

12