Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zgodnie z przyjętymi zasadami (ustawą o rachunkowości) dowody księgowe powinny być wystawione w sposób staranny, czytelny i trwały (atramentem, długopisem, ołówkiem kopiowym lub pismem maszynowym). Niedopuszczalne jest zamazywanie, przerabianie, wycieranie, wyskrobywanie lub usuwanie innymi środkami (np. chemicznymi) treści i wszelkich danych liczbowych, a także pozostawianie w urządzeniach ewidencyjnych nie wypełnionych wierszy.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

2. określenie stron (nazwy, adresu) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych, przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, tj. zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone w Art. 21 ustawy o rachunkowości, oraz wolne od błędów rachunkowych. Błędy w dowodach (dokumentach) księgowych to nieprawidłowe ujęcie zdarzeń gospodarczych, błędy rachunkowe, które należy poprawić przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej, o ile odrębne przepisy nie stanowią inaczej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. Nie we wszystkich dowodach księgowych można poprawiać błędy w ten sposób. Nie wolno tego robić np. w czekach, dokumentach bankowych, dokumentach obcych (np. obcych fakturach - wystawiana jest wówczas faktura korygująca).

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej. Zapisy księgowe przed ich zaewidencjonowaniem w odpowiednich urządzeniach księgowych muszą być sprawdzone, zadekretowane, posegregowane i ponumerowane. Następnie sprawdzone pod względem merytorycznym oraz formalnym i rachunkowym.

Merytoryczna kontrola polega na zbadaniu prawidłowości danych zawartych w dokumentach, to znaczy na stwierdzeniu czy odpowiadają one rzeczywistości. Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu czy dowód zawiera wszystkie wymagane elementy:

• zrozumiały tekst, skrót lub kod opisu operacji,

• rodzaj i numer dowodu,

• datę dokonania operacji gospodarczej,

• kwotę i datę zapisu,

• oznaczenie kont, których dotyczy

oraz czy podane w nich dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych.

Wszystkie zapisy księgowe powinny być dokonywane chronologiczne, co ma duże znaczenie dla sprawnego prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Prowadzenie ksiąg rachunkowych zgodnie z wymogami ustawy o rachunkowości nakłada na jednostki gospodarcze obowiązek, tzw. rzetelności ewidencji księgowej, tzn. prowadzenia jej w sposób staranny, czytelny. Błędy, które mogą pojawić się w trakcie ewidencji operacji gospodarczych, należy poprawiać według przyjętych w przepisach finansowych ustaleń, które określa Artykuł 25 ust.1 i 2 ustawy o rachunkowości.

Błędy w zapisach księgowych ogólnie można podzielić na dwie zasadnicze grupy:

1. błędy naruszające równowagę bilansową,

2. błędy nie naruszające równowagi bilansowej.

Charakterystyczną cechą pierwszej grupy błędów jest to, że ich istnienie można stwierdzić za pomocą zestawienia obrotów i sald. Wówczas nie występuje równość :

Suma strony Winien = Suma strony Ma

Błędy te wynikają z niezachowania w pracach ewidencyjnych zasady bilansowego ujmowania operacji gospodarczych i mogą polegać bądź na jednostronnym księgowaniu operacji gospodarczych (np. tylko po stronie Winien lub tylko po stronie Ma albo dwa razy po stronie winien lub dwa razy po stronie Ma), bądź na księgowaniu dwustronnym, lecz nie równoważnym (np. różne kwoty po obydwu stronach kont).

Druga grupa błędów księgowych jest trudniejsza do wykrycia, ponieważ przy księgowaniu operacji gospodarczych na kontach przestrzegano zasady bilansowego ujmowania zdarzeń. Dlatego też po zestawieniu obrotów i sald nadal będzie zachodziła równość strony Winien i strony Ma.

Błędy tego typu mogą polegać na księgowaniu operacji na niewłaściwych kontach (np. operację zaksięgowano mylnie na koncie „Umorzenie środków trwałych” zamiast na koncie „Umorzenie wartości niematerialnych i prawnych”) lub na niewłaściwych stronach kont - na stronie Debet zamiast na stronie Credit lub odwrotnie. Błąd taki powstanie również, gdy zapisze się operację na właściwych kontach i stronach kont, ale w niewłaściwej wysokości.

Stwierdzone błędy w zapisach poprawia się:

1. przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, za zachowaniem czytelności błędnego zapisu, oraz podpisanie poprawki i umieszczenie daty; poprawki takie muszą być dokonane jednocześnie we wszystkich księgach rachunkowych i nie mogą nastąpić po zamknięciu miesiąca.

Skreślenie błędnego zapisu stosuje się do błędów popełnionych w trakcie księgowania lub gdy błąd jest związany z naruszeniem zasady podwójnego zapisu. Zastosowanie w/w sposobu poprawiania błędów księgowych przedstawia przykład:

Przykład I

Operacja gospodarcza: zakupiono za gotówkę wartości niematerialne i prawne 2.000,- została zaksięgowana błędnie,(1) a błąd poprawiono przez przekreślenie w następujący sposób (1a):

Wartości

Dt Kasa Ct Dt niematerialne i prawne Ct

5 000,-(podpis)(1 1) 2000,-

(data)

2 000,- (1a

2. przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonywane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi.

Wniesienie zapisu korygującego (storno) stosuje się wtedy, gdy błąd księgowy zostanie spostrzeżony po pewnym czasie i gdy nie można go już poprawić przez skreślenie ze względu na przeprowadzone zapisy, sumowania.

Storno może być:

1. czarne zupełne i częściowe

2. czerwone zupełne i częściowe

Storno czarne polega na likwidacji błędnego zapisu przez powtórne zaksięgowanie danej operacji, lecz po stronach przeciwnych w stosunku do pierwotnego błędnego zapisu. W wyniku tego błędny zapis i stornujący wzajemnie się znoszą, co wynika z faktu, że zawsze jedna ze stron konta służy ewidencji zwiększeń, a druga do ewidencji zmniejszeń. Po zlikwidowaniu skutków błędnego zapisu należy dokonać zapisu prawidłowego.⁴

Przykład II

Operacja gospodarcza: zakupiono za gotówkę materiały, które przyjęto do magazynu 2 000,-(1)

Dt Kasa Ct Dt Środki trwałe Ct

2 000,- (1 1) 2 000,-

Poprawa błędu:

Aby poprawić błąd za pomocą storna czarnego należy:

1. dokonać zapisu korygującego (dodatkowego) na tych samych kontach, lecz po przeciwnych stronach tych kont (1a),

2. dokonać zapisu prawidłowego na właściwych kontach i po właściwych stronach (1b).

Dt Kasa Ct Dt Środki trwałe Ct Dt Materiały Ct

1000,- (1 1) 1000,- 1000,-(1a 1b) 1000,-

1a) 1000,- 1000,-(1b

Wady i zalety storna czarnego:

1. dokonanie zapisu korygującego po przeciwnej stronie konta prowadzi do zrównoważenia stron konta, przez co nie wykazuje ono żadnego salda,

2. dokonanie zapisu korygującego prowadzi do powstania na kontach sztucznych obrotów (zawyżenie obrotów), w związku z czym może być stosowane na takich kontach, których obroty nie są podstawą do obliczania innych wielkości (np. podatków).

W praktyce księgowej spotyka się storno czarne częściowe. Polega ono na anulowaniu błędnego zapisu jedynie na kontach, na których zapis wystąpił dzięki czemu możliwe jest zmniejszenie liczby zapisów związanych ze stornowaniem.

Storno czerwone polega za wpisaniu pozycji korygującej po tych samych stronach kont, na których zostały zaksięgowane błędne kwoty, lecz czerwonym kolorem lub liczbami ujemnymi. Pozycje wpisane czerwonym kolorem mają wartość ujemną, dzięki czemu likwidują błędny zapis. W związku z tym, że storno czerwone likwiduje w całości błędny zapis należy następnie dokonać zapisu prawidłowego kolorem stosowanym powszechnie.⁴

Przykład III

Operacja gospodarcza : Zakupiono towary według faktury z odroczonym terminem płatności 80 000,- (2)

Dt Rozrachunki z odbiorcami Ct Dt Materiały Ct

80 000,- (2) 2) 80 000,-

Poprawa błędu:

Aby poprawić błąd za pomocą storna czerwonego należy:

1. dokonać zapisu korygującego (ujemnego) na tych samych kontach, na których błędnie została zaksięgowana operacja gospodarcza i po tych samych stronach kont, (2a)

2. dokonać zapisu prawidłowego na właściwych kontach i po właściwych stronach tych kont (2b).

Dt Rozrachunki z odbiorcami Ct Dt Materiały Ct

80 000,- (2 2) 80 000,-

80 000,- (2a 2a)80 000,-

80 000,- (2b

Dt Towary Ct

2b) 80 000,-

Należy zauważyć, że zarówno poprawianie błędów za pomocą storna czarnego (zwykłego) jak i czerwonego (ujemnego) wymaga zachowania zasady podwójnego zapisu

Zalety Storna czerwonego:⁷

1. dokonanie zapisu korygującego ujemnego (zapis czerwony - kolorem czerwonym lub zapis w ramce kolorem czarnym) po tej samej stronie konta co zapis błędny prowadzi do jego anulowania ( np.100,- -100,-=0)

2. anulowanie zapisu błędnego prowadzi do oczyszczenia konta z zapisu i nie podwyższa jego obrotów.

Podsumowując należy zaznaczyć, że popełnianie błędów jest rzeczą ludzką. Najważniejsze, aby umieć jak najszybciej wykryć popełnione błędy i w należyty sposób je poprawić. Zabrania się zamazywania, wycierania, wyskrobywania treści dokonanych zapisów, a także poprawianie pojedynczych liter lub cyfr. Błędy w dowodach księgowych można poprawić poprzez skreślenie, wpisanie treści poprawnej, daty poprawki i złożenie podpisu. Nie wolno jednak tego robić w czekach, dokumentach bankowych oraz dokumentach obcych jak na przykład Faktura VAT, która wymaga wystawienia faktury korygującej. Natomiast błędy w zapisach księgowych dokonuje się w dwojaki sposób - przez użycie storna czarnego (zwykłego) lub czerwonego (ujemnego). Poprawiając błędy za pomocą storna należy pamiętać, że różnica pomiędzy stornem czarnym a stornem czerwonym polega na tym, że skutkiem pierwszego jest sztuczne zawyżenie sumy obrotów na koncie, natomiast drugie nie powoduje takiego skutku.

Bibliografia:

1. Ustawa z dnia 29.02.1994 r. o rachunkowości (t.j.Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694, ost. Zm. Dz.U. z 2005 r. nr 276, poz. 2252),

2. Podstawy Rachunkowości, Messnes Z., Wyd. AE im. K. Adamieckiego w Katowicach, Katowice 2003,

3. Zasady Rachunkowości, Kuczyńska-Cesarz A., Difin, Warszawa 2005.

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Art.21 ust.1

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Art.22 ust.3

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Art.20 ust.1

Messner Z. Podstawy Rachunkowości, Katowice 2003

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Art.25 ust.1

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości, Art.25 ust.2

Kuczyńska-Cesarz A. Zasady Rachunkowości, Difin, Warszawa 2004

www.stiudent.pl

1

---