Utworzenie mapy procesów

Wydawać by się mogło, że jedynym chronologicznie momentem, w którym powinieneś utworzyć mapę procesów jest etap projektowania systemu zarządzania jakością: po ustaleniu stopnia zgodności działań organizacji z wymaganiami normy (podczas auditu), określeniu ewentualnych wyłączeń i ustanowieniu schematu organizacyjnego.

Tak jak w przypadku księgi jakości tak i tutaj praktyka różni się jednak nieco od teorii. Teoria wynikająca z "piramidy dokumentacji SZJ" mówi, że najpierw należałoby napisać księgę jakości a potem dopiero procedury i instrukcje. W praktyce jednak łatwiej jest najpierw ukształtować SZJ w procedurach i na ich podstawie stworzyć księgę jakości.

Analogiczna sytuacja dotyczy mapy procesów. Teoretycznie powinieneś ją utworzyć przed przystąpieniem do sporządzania dokumentacji - bowiem dokumentacja opisuje procesy zawarte w mapie. Praktyka jednak pokazuje, że mapa utworzona na początku drogi, na końcu nie nadaje się do zastosowania ze względu na pojawiające się podczas tworzenia dokumentacji szczegóły.

Na etapie projektowania SZJ dobrze jest stworzyć ogólną, roboczą mapę procesów, będącą jedynie drogowskazem do opracowania pozostałej dokumentacji. Na tym etapie nie wskazujesz jeszcze wzajemnych relacji między procesami i nie precyzujesz wejść i wyjść. Na dopracowanie dokumentu i ogłoszenie go organizacji przyjdzie czas po opracowaniu dokumentacji i - co ważne - skonsultowaniu jej z użytkownikami.

---