Celem inwentaryzacji jest porównanie i uzgodnienie stanów wykazanych w księgach handlowych ze stanami rzeczywistymi. Jest to ogół czynności, zmierzających do określenia faktycznego stanu poszczególnych składników aktywów i pasywów jednostki gospodarczej. W oparciu o nie weryfikuje się stany ewidencji księgowej i w razie rozbieżności doprowadza do ich zgodności z rzeczywistością poprzez odpowiednią korektę zapisu w księgach roku obrotowego, w którym wypadł termin inwentaryzacji.

Inwentaryzacja posiada różnorakie odmiany. Jednym z kryteriów podziału jest sposób jej realizacji i przedmiot, którego dotyczy. Jest to podział najistotniejszy w praktyce. Można tu wyróżnić spis z natury, uzgodnienie sald oraz porównanie z dokumentacją.

Pierwszym etapem spisu z natury jest pomiar ilości składników majątkowych dokonywany poprzez liczenie, mierzenie, ważenie, a niekiedy ustalenia szacunkowe. Wyniki spisu, czyli ilości, zamieszczane są w kartach spisowych. Następnie dokonuje się wyceny poszczególnych pozycji znajdujących się na karcie. Kolejnym krokiem jest porównanie danych wartościowych spisu z danymi wartościowymi zawartymi w księgach rachunkowych i ustalenie różnic inwentaryzacyjnych. Elementem końcowym spisu jest wyjaśnienie przyczyn różnic i określenie sposobu ich rozliczenia oraz ujęcia w księgach roku obrotowego, w którym przeprowadzono inwentaryzację.

Spisem z natury objęte są aktywa pieniężne (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papiery wartościowe (akty, obligacje, bony i inne), rzeczowe składniki aktywów obrotowych, środki trwałe oraz maszyny i urządzenia wchodzące w skład środków trwałych w budowie. Ponadto spis ten dotyczy również znajdujących się w jednostce, a będące własnością innych jednostek składników, które są jej powierzone do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, przy czym jednostki te muszą być poinformowane o wynikach spisu. Z obowiązku tego wyłączone są jednostki świadczące usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.

Drugim sposobem przeprowadzania inwentaryzacji jest uzyskanie potwierdzenia prawidłowości stanu, czyli uzgodnienie sald. Drogą tą objęte są aktywa finansowe zgromadzone na rachunkach bankowych oraz przechowywane przez inne jednostki, należności (w tym udzielone pożyczki) oraz powierzone kontrahentom własne składniki aktywów. Uzgodnienie sald polega na otrzymaniu od banków i kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu aktywów oraz wyjaśnieniu i rozliczeniu ewentualnych różnic. Obowiązkiem wierzyciela jest tutaj wezwanie dłużnika do potwierdzenia na piśmie zgodności salda, przysyłając wykaz pozycji składających się na to saldo. Nie zwalnia to jednak dłużnika od obowiązku wezwania wierzyciela do potwierdzenia salda, jeśli wierzyciel nie wykona tego obowiązku w czasie umożliwiającym dłużnikowi sporządzenia bilansu w terminie. Kopia pisemnej informacji o stanie salda, wysłanej do kontrahenta, po upływie trzydziestu dni od udowodnionej daty jej wysłania może być uznana za milczące potwierdzenia salda przez kontrahenta.

Kolejną metodą przeprowadzania inwentaryzacji jest porównanie danych z ksiąg rachunkowych z dokumentacją oraz ustalenie i ewentualna weryfikacja ich składników. Dotyczy ono środków trwałych, gruntów, do których dostęp jest utrudniony, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nie prowadzących ksiąg rachunkowych oraz należności i zobowiązań z tytułów publicznoprawnych. Ponadto obejmuje ono te składniki aktywów i pasywów, dla których przeprowadzenie spisu z natury lub uzgodnienie sald było niemożliwe z przyczyn uzasadnionych, oraz składniki, których powyższe sposoby nie obejmują.

Inwentaryzację możemy ponadto sklasyfikować ze względu na jej zakres. Wyróżniamy tu inwentaryzacje pełną, która obejmuje wszystkie składniki badanej zbiorowości oraz inwentaryzację wyrywkową, obejmującą jedynie wybrane składniki.

Z kolei stopień powtarzalności pozwala nam podzielić ją na systematyczną oraz doraźną. Inwentaryzacja systematyczna, zwana również cykliczną, dokonywana jest w z góry określonych odstępach czasu. Inwentaryzacja doraźna przeprowadzana jest w wypadku potrzeby, jaką może być na przykład zmiana osoby materialnie odpowiedzialnej czy postawienie jednostki w stan upadłości. Mając na uwadze tryb przeprowadzania, mamy do czynienia z inwentaryzacją okresową, dokonywaną w wyznaczonym wcześniej terminie oraz ciągłą, przeprowadzaną według planu w pewnym okresie.

Inwentaryzacja przeprowadzana jest na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jej przedmiotem są aktywa pieniężne, papiery wartościowe, produkty w toku, materiały i towary zaliczane do kosztów w dniu ich zakupu oraz produkty gotowe zaliczane do kosztu własnego sprzedaży w momencie ich wytworzenia.

Inwentaryzację pozostałych składników aktywów należy rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończyć do piętnastego dnia następnego roku. Ustalenie stanu powinno nastąpić poprzez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów, jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.

Raz w ciągu dwóch lat należy przeprowadzać inwentaryzację zapasów, materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową. Natomiast inwentaryzacji środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie, znajdujących się na terenie strzeżonym dokonuje się raz w ciągu czterech lat.

Inwentaryzację przeprowadza się również na dzień zakończenia działalności przez jednostkę oraz na dzień poprzedzający postawienie jej w stan likwidacji lub upadłości. W przypadku połączenia lub podziału jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, strony mogą na drodze umowy pisemnej odstąpić od inwentaryzacji.

Wyniki inwentaryzacji należy odpowiednio udokumentować i powiązać z zapisami ksiąg rachunkowych. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem wykazanym w księgach a stanem faktycznym należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin inwentaryzacji.

INWENTARYZACJA

CEL, SPOSOBY PRZEPROWADZANIA, TERMINY

Bibliografia:

1. „Rachunkowość. Zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości.” Część 1. Red. Teresa Kiziukiewicz. Wrocław, Ekspert 2001.

2. Ustawa o rachunkowości z 1994 r.

3.”Rachunkowość finansowa”. Maria Gmytrasiewicz, Anna Karmańska. Warszawa, Difin 2002.

„Rachunkowość. Zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości.” Część 1. Red. Teresa Kiziukiewicz. Wrocław, Ekspert 2001. Str. 99.

IBID, str. 101.

Ustawa o rachunkowości z 1994 r. Ustawa 3, art. 26, pkt. 1 i 2.

„Rachunkowość finansowa”, Maria Gmytrasiewicz, Anna Karmańska. Warszawa, Difin 2002.

Ustawa o rachunkowości z 1994 r. Ustawa 3, art. 26, pkt. 1.

„Rachunkowość. Zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości.” Część 1. Red. Teresa Kiziukiewicz. Wrocław, Ekspert 2001. Str. 100, tabela 4.8.

„Rachunkowość. Zasady prowadzenia po nowelizacji ustawy o rachunkowości.” Część 1. Red. Teresa Kiziukiewicz. Wrocław, Ekspert 2001. Str. 102, tabela 4.9.

Ustawa o rachunkowości z 1994 r. Ustawa 3, art. 26, pkt. 3.

IBID.

IBID, pkt. 4.

Ustawa o rachunkowości z 1994 r. Ustawa 3, art. 27, pkt. 1 i 2.

---