Akademia Rolnicza im. A.Cieszkowskiego w Poznaniu

Wydział: Rolniczy

Kierunek: Ekonomia

Specjalność: Ekonomika gospodarki żywnościowej

PROJEKT AUDITU WEWNĘTRZNEGO

Firmy Grafpol Sp. z o.o. w Poznaniu

Opracował zespół:

1. Małgorzata Paczkowska

2. Magdalena Janeczek

GR. B5

Poznań 2005/2006

Spis treści:

1. Charakterystyka Spółki Grafpol Sp. z o.o.

2. Ankieta przygotowawcza do auditu zerowego

3. Audit wewnętrzny

1. Program auditu

2. Protokół niezgodności

3. Raport z auditu wewnętrznego

1. Podsumowanie

1. Charakterystyka podmiotu gospodarczego

Grafpol sp. z o.o.

ul. Strzeszyńska 59

Poznań, 60-469

Produktami firmy Grafpol są: ulotki czarno-białe, ulotki kolorowe, foldery kilkustronicowe oraz plakaty reklamowe.

Firma powstała w 1990r. Początkowo zakres działalności obejmował produkcję i dystrybucję ulotek i folderów reklamowych. Po 4 latach w odpowiedzi na potrzeby rynku firma rozszerzyła swoją działalność o produkcję plakatów na bilbordy reklamowe.

Głównymi klientami firmy są chcące rozreklamować swoje towary i usługi zarówno firmy spożywcze, kosmetyczne, ubezpieczeniowe jak i różnego rodzaju sieci sklepów. Firma oferuje także pomoc doradczą w zakresie graficznej strony produktu, doboru kolorów oraz materiałów.

Wewnętrzna strategia firmy nie ogranicza się jedynie do zdobywania kolejnych świadectw jakości. Wprowadzone zostały także nowoczesne systemy zarządzania. W każdym z najważniejszych procesów zachodzących w firmie, czyli w planowaniu, zakupach surowców, produkcji i sprzedaży, wyodrębnione zostały punkty kluczowe dla późniejszych relacji z klientami.

2. Ankieta przygotowawcza do audytu zerowego

1. Komórka organizacyjna: dział zamówień

2. Główne cele i działania:

1. stwierdzenie zgodności Systemu Zarządzania Jakością z ustalonymi kryteriami auditu;

2. stwierdzenie poprawności wdrożenia Systemu Zarządzania Jakością;

3. określenie obszarów potencjalnych udoskonaleń w auditowanym Systemie Zarządzania Jakością;

4. ocena zdolności przeglądu wykonywanego przez kierownictwo do zapewnienia ciągłej odpowiedzialności i skuteczności Systemu Zarządzania Jakością.

1. Miary jakości tych celów:

1. dążenie do wyeliminowania skarg i reklamacji w zakresie przyjmowania i realizacji zamówień;

2. osiągnięcie efektywności na poziomie 95%;

3. ilość nie przyjętych zleceń z powodu błędów w komunikacji zostanie ograniczona do 1%;

4. ilość zamówień opóźnionych w stosunku do zaplanowanych (miesięcznie) zmniejszy się do 4% z poziomu 6%.

1. Główni klienci

1. zewnętrzni: firmy ubezpieczeniowe, kosmetyczne, spożywcze, sieci sklepów;

2. wewnętrzni: dział sprzedaży, dział marketingu, magazyn surowców, magazyn wyrobów gotowych.

1. Przepisy obowiązujące i stosowane w Grafpol Sp. z o.o.

1. Przepisy prawne i rozporządzenia

Kodeks Spółek Handlowych, Kodeks Postępowania Administracyjnego, Kodeks Pracy, Kodeks Cywilny.

2. Normy

W firmie Grafpol zostały zastosowane normy ISO 9001:2000, czyli „Jakość podczas projektowania, instalacji i obsługi” dla konkretnej komórki organizacyjnej, jaką jest: dział zamówień.

Normy ISO 9001:2000
System zarządzania jakością (4)	4.2.3 nadzór nad dokumentami 4.2.4 nadzór nad zapisami
Odpowiedzialność kierownictwa (5)	5.4 planowanie 5.5 odpowiedzialność, uprawnienia i komunikacja - 5.5.1/2 odpowiedzialność uprawnienia/przedstawiciel kierownictwa -5.5.3 komunikacja wewnętrzna
Realizacja wyrobu (7)	7.4 zakupy 7.5 produkcja i dostarczenie usługi

3. Zarządzenia

- Księga Jakości

- Księga Marketingowa

- Procedury systemowe

- Instrukcje operacyjne

- Regulaminy pracy

- Regulaminy wynagrodzeń

- Regulaminy świadczeń socjalnych

- Regulaminy organizacyjne

- udokumentowana Polityka Jakości

4. Procedury

Zgodnie z wymogami normy PN - ISO 9001:2000 zostały opracowane procedury systemowe, które dotyczą działań korygujących, działań zapobiegawczych, nadzoru nad dokumentacją, nadzoru nad zapisami, nadzoru nad wyrobem niezgodnym, przeglądu zarządzania oraz druku i prowadzonych usług.

5. Instrukcje

W uzasadnionych przypadkach, kiedy zapisy dokumentów wyższego rzędu np. księgi czy procedury, są niewystarczające dla spełnienia wymagań Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością, tworzone są instrukcje operacyjne, których zadaniem jest uszczegóławianie trybów postępowania komórek organizacyjnych organizacyjnych/lub pracowników oraz zapewnienie odpowiednich warunków pracy na stanowisku. Instrukcje operacyjne oznaczone są dużymi literami, a numerowane od „1”.

6. Organizacja

Schemat:

W celu zapewnienia odpowiedniego nadzoru nad procesem produkcji oraz w celu spełnienia oczekiwań naszych klientów, co do jakości wyrobów, zostały określone uprawnienia oraz poziom odpowiedzialności poszczególnych komórek firmy:

L.p.	Rodzaj komórki	Zakres odpowiedzialności
1.	Zarząd	-definiowanie celów ogólnych -wytyczanie kierunków rozwoju spółki -zatwierdzanie nowych procedur -zapewnienie niezbędnych środków dla utrzymania i rozwoju Zintegrowanego Systemu Zarządzania Jakością
2.	Zespół kierowników	-wytyczanie celów szczegółowych -nadzór nad realizacją i znajomością podstawowych systemów zarządzania -nadzór nad realizacją działań zgodnie z instrukcjami dotyczącymi wykonywanych zadań -definiowanie działań korygujących i zapobiegających oraz ich realizacja
3.	Koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością	-zapewnienie zgodności Zintegrowanego Systemu jakości z wymogami normy PN-ISO 9001:2000 -planowanie i realizacja prac w zakresie utrzymania i doskonalenia systemu -sprawdzanie i zapewnianie zgodności dokumentacji systemowej z wymogami prawa i normy ISO 9001:2000
4.	Pracownicy	-znajomość i przestrzeganie wymogów jakościowych ramach realizowanych zadań -zgłaszanie problemów związanych z Zintegrowanym Systemem zarządzania Jakością -realizacja zadań zgodnie z procedurami i instrukcjami systemowymi i/lub innymi dokumentami wewnętrznymi Spółki Grafpol

7. Główne procesy

I. Wysyłanie oferty

Polega to na przygotowaniu oferty oraz jej kalkulacji cenowej, za którą odpowiadają pracownicy posiadający umiejętności negocjacyjne oraz umiejętności operowania ceną jako czynnikiem, który ma największy wpływ na potencjalnego klienta oraz na pozyskanie informacji z wewnętrznej bazy danych klientów, co powierzone jest osobie, która jest zobowiązana jest do zachowania tajemnicy w zakresie danych osobowych.

Proces ten realizowany jest w oparciu o normy ISO 9001:2000.

Proces ten następuje po przygotowaniu oferty, bazy danych i po jej rozesłaniu.

Oferta i kalkulacja przygotowana jest z uwzględnieniem konkretnych wymogów potencjalnych odbiorców. Dział marketingu współtworząc bazę danych zasięga informacje odnośnie oczekiwań klientów oraz konkurencji w różnych rejonach kraju i na rynku światowym. Wysyłana oferta uzależniona jest od rabatów uzyskanych przez odbiorców dzięki regularnym zakupom. Ta część etapu podlega wyrywkowej kontroli, którą przeprowadza koordynato ds. zamówień. Pozyskiwanie informacji z bazy danych przebiega w warunkach umożliwiających zachowanie tajemnicy dotyczącej danych osobowych. Przesyłanie oferty dokonywane jest za pomocą: przesyłki pocztowej, maile, faksów.

II. Rozpatrywanie ofert oraz wybór najlepszych

Przeprowadzana jest selekcja ofert, która ma na celu sprawdzenie ich poprawności oraz poziom opłacalności ich realizacji. Efektem tych działań jest wybór ofert najlepszych.

Za przeprowadzenie selekcji odpowiedzialne są osoby, potrafiące zdyskwalifikować oferty zawierające niedopuszczalne błędy oraz umiejące ocenić je pod względem opłacalności.

Proces ten odbywa się po przeprowadzeniu selekcji, po których następuje wybór optymalnych dla spółki ofert. Kolejnym etapem jest ich przekazanie do działu sprzedaży.

Proces ten realizowany jest w oparciu o normę ISO 9001:2000.

Kontrolowana jest możliwość realizacji ofert i odrzucenie tych, które nie spełniają wymogów poprawności. Następnie poprzez analizę ekonomiczną opłacalności odrzucane są oferty, które nie przewidują wysokich zysków dla spółki.

3.Audit wewnętrzny.

PROGRAM AUDITU NR 5

Komórka organizacyjna: dział zamówień

Data Auditu :8:00 - 14:30 [09.01.2005r.]

Zakres auditu/podstawa: dział zamówień w firmie Grafpol Sp. z o.o.

Zespół audytorów : Auditor wiodący: Piotr Kowalski

Auditorzy: Agnieszka Pawlak, Artur Nowak

Lp.	Data	Godziny	Czynności	Komórka organ. lub obszar auditowany
1	09.01.05	8:00 - 8:30	Spotkanie otwierające (przedstawienie członków zespołu auditującego, przegląd zakresu, celów, planu, uzgodnienie rozkładu zajęć, omówienie metod, procedur)	Dział zamówień
2	09.01.05	8:30 - 10:30	Wywiad (pytania według listy pytań kontrolnych)	Dział zamówień
3	09.01.05	10:30 - 12:30	Zbieranie dowodów z auditu (badanie praktyczne)	Dział zamówień
4	09.01.05	13:00 - 13:30	Protokół (wynik auditu)	Dział zamówień
5	09.01.05	13:30 - 14:30	Spotkanie zamykające (omówienie wyników, uzgodnienie terminów realizacji działań korygujących)	Dział zamówień

Uzgodnił DJ 09.01.2005r ………… Auditor wiodący 09.01.2005r……………. ….…………
Potwierdzam termin auditu Kierownik komórki organizacyjnej 09.01.2005r

PROTOKÓŁ NIEZGODNOŚCI NR 5

PROGRAM AUDITU NR 5

1. Miejsce audytu: dział zamówień w firmie Grafpol Sp. z o.o.

2. Data audytu: 09.01.2005r.

3. Wymagania według: Normy ISO 9001: 2000 [ 7.4, 7.5, 5.4, 5.5, 4.2.3, 4.2.4]

4. Niezgodności : stwierdzono brak procedury odnoszącej się do zmiany zamówień oraz ich wycofywania; stwierdzono błędy w ofertach sklasyfikowanych jako „właściwe”; zauważono opóźnienia w przeglądzie wpływającej korespondencji spostrzeżono stosunkowo niską efektywność systemu obsługującego przyjmowanie zamówień; rozpoznano niezadawalające kwalifikacje osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie i rozwiązywanie problemów dotyczących zamówień.

5. Zalecenia (proponowane działania korygujące): wdrożenie odpowiedniej procedury, która umożliwi przeprowadzanie zmian w złożonych ofertach; zalecana jest dodatkowa kontrola przychodzącej korespondencji; wskazany jest uzupełniający nadzór bieżącej korespondencji; zaleca się przeprowadzenie szkoleń pracowników komórki „rozwiązywanie problemów” w zakresie komunikacji interpersonalnej oraz asertywności.

Odpowiedzialny: Władysław Szulc Planowana data zakończenia działań: 01.03.2005r.

Auditowany: dział zamówień w firmie Grafpol Sp. z o.o. Auditor:…………

RAPORT Z AUDITU WEWNĘTRZNEGO NR 5

PROGRAM AUDYTU NR 5

1. Miejsce auditu: dział zamówień w firmie Grafpol Sp. z o.o.

2. Rodzaj auditu: audit planowany

3. Data audytu: 09.01.2005r.

4. Kierownik komórki auditowaniej: Łukasz Kowal

5. Auditor wiodący - Piotr Kowalski Auditorzy - Agnieszka Pawlak, Artur Nowak

6. Cel i zakres auditu: dział zamówień firmy Grafpol Sp. z o.o. Cel: sprawdzenie funkcjonowania Systemu Zarządzania Jakością

7. Wymagania według: Normy ISO 9001: 2000 [ 7.4, 7.5, 5.4, 5.5, 4.2.3, 4.2.4]

8. Niezgodności: stwierdzono brak procedury odnoszącej się do zmiany zamówień oraz ich wycofywania; stwierdzono błędy w ofertach sklasyfikowanych jako „właściwe”; zauważono opóźnienia w przeglądzie wpływającej korespondencji spostrzeżono stosunkowo niską efektywność systemu obsługującego przyjmowanie zamówień; rozpoznano niezadawalające kwalifikacje osób odpowiedzialnych za rozpatrywanie i rozwiązywanie problemów dotyczących zamówień.

Badany obszar: dział zamówień Nr protokołu niezgodności: 5/2005

9. Ogólne spostrzeżenia: Przeprowadzona kontrola dokumentacji, zarówno w postaci dokumentów, jak i systemów oprogramowania w Spółce pozwoliła określić działalność tego podmiotu gospodarczego jako zadowalającą w stopniu co najmniej dobrym. Wykryte w firmie słabe punkty systemu ich weryfikacja i wczesne wdrożenie działań korygujących przyczyni się do wzrostu efektywności działania jednostki na rynku oraz zwiększenia jej konkurencyjności w otoczeniu podmiotów gorzej prosperujących.

10. Zalecenia (proponowane działania korygujące): wdrożenie odpowiedniej procedury, która umożliwi przeprowadzanie zmian w złożonych ofertach; zalecana jest dodatkowa kontrola przychodzącej korespondencji; wskazany jest uzupełniający nadzór bieżącej korespondencji; zaleca się przeprowadzenie szkoleń pracowników komórki „rozwiązywanie problemów” w zakresie komunikacji interpersonalnej oraz asertywności.

11. Rozdzielnik raportu: Kier. auditowanej kom. organ. ; Pełnomocnik ds. Jakości

12. Data sporządzenia audytu: 09. 01.2005r.

Odpowiedzialny: Władysław Szulc Planowana data zakończenia działań: 01.03.2005r.

Audytor wiodący: ……………………….

[Piotr Kowalski]4.Podsumowanie

Cele przeprowadzonego auditu wewnętrznego zostały zrealizowane . Auditorzy wskazali, zachodzące w dziale zamówień Spółki Grafpol Sp. z o.o., niezgodności z wymaganiami, umożliwiając tym samym auditowanej komórce organizacyjnej poprawę jej Systemu Zarządzania Jakością.

Przedstawione zostały ponadto propozycje wdrożenia przez badany podmiot gospodarczy działań korygujących, które po odpowiednio wczesnym wprowadzeniu zredukują ryzyko pojawienia się w przyszłej działalności Spółki kolejnych, wyszczególnionych w audicie niezgodności.

Celowość przeprowadzonego auditu zdaje się być tym większa, im firma wykazuje szczególne duże zainteresowanie ciągłym doskonaleniem się oraz bieżącym korygowaniem powstających błędów - jak w przypadku badanej Spółki.

11

Kierownik ds. Produkcji

-koordynator ds. Systemu Zarządzania Jakością

-projektowanie

-produkcja

-administracja i inwestycje

-dział techniczny

-zaopatrzenie

Zarząd

Kierownik Handlowy

- dział zamówień

-dział sprzedaży

-dział marketingu

-magazyn surowców i wyrobów gotowych

Kierownik ds. Księgowości

-księgowość

-dział kadr

Rada Nadzorcza

Zgromadzenie Wspólników

---