Aspekty kosztowe w procesie zakupów.
Koszty - obejmują niezbędne (gospodarczo, społecznie uzasadnione) zużycie środków rzeczowych oraz usług obcych, wyrażone w cenach nabycia a także niezbędne wykorzystanie pracy żywej, wyrażone w płacach, związane z efektem użytecznym, powstałym w danym okresie na jakimkolwiek odcinku działania przedsiębiorstwa.
W celu analizy kosztów procesu należy uwzględnić:
Środowisko z jago infrastrukturą, w której ma przebiegać proces (ale bez jakichkolwiek aktywności należących do procesu),
Sam proces z jego charakterystycznymi składnikami i aktywnościami.
W podstawowym schemacie procesu zakupów jako środowisko, a więc uczestników procesu wyrobów, wyróżniamy (?):
Dział przygotowania zamówień i kontaktów z dostawcami - jest nim dział zaopatrzenia,
Dostawców,
Pośredników transportowych,
Jednostki magazynowe dla dostaw w tranzycie,
Magazyn własny.
Struktura kosztów procesu zakupów:
Koszty stałe - z istnienia infrastruktury procesu zakupów,
Koszty względnie stałe - z aktywności przygotowujących proces zakupów,
Koszty zmienne - z aktywności związanej z operacjami w ramach poszczególnych transakcji w rozbiciu na podprocesy zamawiania, zakupu wraz z transportem oraz składowaniem w magazynach własnych,
Koszty controllingu - mogą mieć charakter kosztów stałych gdy rozpatrujemy działania związane z bilansowaniem i rozliczeniami rocznymi lub kosztów zmiennych, gdy dotyczą poszczególnych transakcji.
Centralnym zagadnieniem w analizie kosztów związanych z infrastrukturą jest oddzielenie infrastruktury własnej i obcej.
Koszty stałe związane z istnieniem infrastruktury należy identyfikować jako te, które powstają nawet gdy hipotetycznie nie są realizowane żadne zakupy. Wśród nich znaczącą pozycją są koszty związane z dokonanych ora realizowanych inwestycji w zakresie infrastruktury procesu zakupów.
Specjalna pozycję stanowią koszty budżetu przyporządkowanego działowi marketingu zakupów. Jest to pozycja związana z przewidywanymi transakcjami a nie z utrzymaniem infrastruktury, a więc jest to przewidywany koszt zamrożenia kapitału na poczet przyszłych transakcji. W tej kategorii mogą występować koszty systemu obsługi płatności.
Należy wyodrębnić jako odrębną cześć rachunku koszty stałe związane z działaniami przygotowującymi rozpoczęcie procesu zakupów.
Do podstawowej ich grupy należą:
Planowane przeglądy stanów magazynowych,
Odnowienia i reorganizację umów o kontynuowanie dostaw,
Wycofanie się z dotychczasowych kontraktów,
Poszukiwaniem i postępowaniem kwalifikacyjnym dla nowych dostawców,
Badania rynkowe,
Planowane udziały w targach,
Planowane przetargi na dostawy,
Reorganizację trybu pracy,
Zmiany w dokumentacji,
Szkolenia,
Adaptacja do nowych systemów komunikacyjnych i informatycznych.
Procesy procesu zakupów:
Proces zamawiania - koszt obsługi zamówienia obejmuje koszt stały i zmienny.
Koszt stały - występuje jednorazowo przy składaniu i realizacji zamówienia u dostawców.
Koszty zmienne - powstają w związku z następującymi czynnościami:
Przegląd składowanego zapasu,
Przygotowaniem i realizacją dokumentacji związanej z zamówieniem,
Wybór dostawcy,
Realizacja zamówionych dostaw,
Przyjmowanie odpowiednich dokumentacji,
sprawdzanie i przegląd dostarczanych produktów,
przygotowanie i realizacja zapłaty.
Proces zamawiania dzielimy na:
zamówienia zgodnie z przygotowanym planem,
zamówienia generowanych przez planowaną produkcję lub odbiegające od planu, ale możliwe do zrealizowania w wykorzystywanej infrastrukturze procesu zakupów,
zamówienia nadzwyczajne wymagające rozszerzenia infrastruktury procesu oraz dodatkowych aktywności w pozyskiwaniu dostawy.
Koszty są tu generowane przez:
kontrolę wywołania zamówienia,
monitoring stan realizacji zamówienia.
WWW.DYCHA.PRV.PL - Oficjalna Strona GRUPY 10 AE we Wrocławiu
LOGISTYKA Stanisław Krawczyk Wykład 17 - 2001-03-05