Niemal każda osoba doświadczyła w swoim życiu konieczności załatwienia swoich spraw w urzędzie lub sądzie. By nie zagubić się w gąszczu biurokratycznej machiny, dobrze jest znać podstawowe zasady postępowania administracyjnego i sądowego.

W przypadku naruszenia wolności lub praw Konstytucja gwarantuje każdemu możliwość wystąpienia do niezależnego sądu z żądaniem udzielenia ochrony prawnej. Nie różnicuje tym samym osób fizycznych: obywateli, obcokrajowców czy osób prawnych. Prawo to określane jako prawo do sądu oznacza, że każdy podmiot praw i wolności ma nieskrępowany dostęp do procedur pozwalających zaskarżyć każde ostateczne rozstrzygnięcie organu państwowego, pochodzące od władzy ustawodawczej, wykonawczej i sądowniczej, ze względu na niezgodność tego orzeczenia z ustanowionymi w Konstytucji prawami i wolnościami. Tylko poprzez prawo do sądu konstytucyjne prawa i wolności mogą stać się realne i prawidłowo zagwarantowane. Konstytucja określa również fundamentalne zasady wymiaru sprawiedliwości, takie jak niezawisłość sędziego, sprawiedliwość czy dwuinstancyjność postępowania. Rozwinięcie tych postanowień zawarte jest w szeregu ustaw szczegółowych.

Zasada praworządności działania organu„

W toku postępowania organy administracji publicznej stoją na straży praworządności i podejmują wszelkie kroki niezbędne do dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz do załatwienia sprawy, mając na względzie interes społeczny i słuszny interes obywateli.”

Spośród wymienionych zasad najwyższą rangę ma zasada praworządności (zwana także legalności). Wyrażona jest ona w art. 6 i początkowej części art. 7 k.p.a. Zgodnie z nią organy administracji publicznej działają na podstawie przepisów prawa, a w toku postępowania stoją na straży praworządności. Jest to także zasada konstytucyjna. Artykuł 7 konstytucji, stanowiąc szeroko, iż organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa, nawiązuje jednocześnie do zasady demokratycznego państwa prawnego wyrażonej w art. 2 ustawy zasadniczej.

Zarówno k.p.a., jak i konstytucja, określając zasadę praworządności, odnoszą się do działań administracji na podstawie przepisów prawa. Przepisami prawa powszechnie obowiązującego, na których organy administracji muszą się opierać i których muszą przestrzegać, są przepisy zawarte w następujących aktach normatywnych: konstytucji, ustawie, ratyfikowanej umowie międzynarodowej, rozporządzeniu, aktach prawa miejscowego.

Nadanie tak wysokiej rangi zasadzie praworządności powoduje, iż w procesie wydawania decyzji administracyjnej w przypadku konfliktu pomiędzy nią a innymi zasadami, zasada praworządności ma pierwszeństwo. Zasady tej nie wyłącza więc np. zasada dyspozytywności strony w postępowaniu administracyjnym, bowiem nawet w sytuacji, gdy strona wycofa odwołanie, organ administracyjny na podstawie art. 137 k.p.a. może nie uwzględnić tego cofnięcia, o ile prowadziłoby to do utrzymania w mocy decyzji naruszającej prawo lub interes społeczny. Naruszenie zasady praworządności powoduje wadliwość decyzji administracyjnej w stopniu obligującym właściwe organy administracji publicznej do stwierdzenia jej nieważności na podstawie art. 156 par. 1 pkt 2 kodeksu postępowania administracyjnego.

W postępowaniu administracyjnym w stosunku do organów administracji nie ma zastosowania zasada, że wszystko co nie jest zakazane, to jest dozwolone. Dlatego nielegalne jest zarówno działanie organu podjęte niezgodnie z obowiązującymi przepisami, jak i działanie bez podstawy prawnej.

Zasada pogłębiania zaufania obywateli do organów państwa.

„Organy administracji publicznej obowiązane są prowadzić postępowanie w taki sposób, aby pogłębiać zaufanie obywateli do organów Państwa oraz świadomość i kulturę prawną obywateli”. Zasada ta łączy się z zasadą praworządności i państwa prawa. Chodzi w niej o to, aby działanie organów administracyjnych prowadzących postępowanie wyrażało zawsze przestrzeganie prawa i norm etycznych. Z zasady tej wynika, że w przypadku spornych lub niejasnych kwestii rozstrzygnięcie ma być na korzyść obywatela. Rodzi to poczucie bezpieczeństwa i zaufania, że prawo nie działa na niekorzyść obywatela. Zasada ta pogłębia zaufanie obywateli i rodzi przekonanie, że uczciwe postępowanie jest pewnym standardem wpisanym w katalog przepisów prawnych. Odzwierciedlenie tej zasady znajduje się w orzecznictwie NSA:
„... Wątpliwości należy rozstrzygać na korzyść obywatela, jeśli nie stoi temu na przeszkodzie ważny interes społeczny; tylko takie, bowiem postępowanie może pogłębić zaufanie obywateli”

Zasada informowania

Na szczególną uwagę zasługuje także zasada informowania stron oraz czuwania nad tym, aby strony i inni uczestnicy postępowania nie ponieśli szkody z powodu nieznajomości prawa. Przepisy kodeksu niejednokrotnie nakazują organowi administracji pouczenie strony. Przykładowo organ, wzywając wnoszącego podanie do usunięcia braków formalnych podania, poucza go o skutkach nieusunięcia braków w wyznaczonym terminie (art. 64 par. 2), organ zawieszając postępowanie na żądanie strony lub jednej ze stron, poucza ją o tym, że w przypadku niezwrócenia się o podjęcie postępowania w okresie trzech lat od daty zawieszenia postępowania żądanie wszczęcia postępowania uważa się za wycofane (art. 101 par. 2). Decyzja powinna zawierać pouczenie o możliwości wniesienia od niej odwołania oraz o dopuszczalności wniesienia powództwa do sądu powszechnego lub skargi do sądu administracyjnego (art. 107 par. 1).

Artykuł 9 Kodeksu Postępowania Administracyjnego mówi „Organy administracji publicznej są obowiązane do należytego i wyczerpującego informowania stron o okolicznościach faktycznych i prawnych, które mogą mieć wpływ na ustalenie ich praw i obowiązków będących przedmiotem postępowania administracyjnego. Organy czuwają nad tym, aby strony i inne osoby uczestniczące w postępowaniu nie poniosły szkody z powodu nieznajomości prawa, i w tym celu udzielają im niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.”

Zasada czynnego udziału stron w postępowaniu.

Oznacza, że organ ma obowiązek zapewnić stronie możliwość udziału we wszystkich czynnościach poszczególnych stadiów postępowania. Organ ma obowiązek zawiadamiania strony o czynnościach w których może ona brać udział i w których musi brać udział dla ich ważności i skuteczności procesowej. Gdy strona bez własnej winy nie mogła uczestniczyć w postępowaniu, jest to ciężka wada o charakterze procesowym i stanowi podstawę wznowienia postępowania administracyjnego.

Organy administracji publicznej obowiązane są zapewnić stronom czynny udział w każdym stadium postępowania, a przed wydaniem decyzji umożliwić im wypowiedzenie się, co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.”
Strona powinna być zawiadomiona minimum siedem dni przed rozpoczęciem postępowania o istotnych czynnościach postępowania. Organ jest zobowiązany umożliwić stronie wypowiedzenie się, co do zebranych w sprawie dowodów i materiałów.
Zasada ta obowiązuje organ prowadzący postępowanie do stworzenia stronie prawnych możliwości obrony jej interesów. W przypadku, kiedy strona reprezentowana jest przez pełnomocnika to obowiązek poinformowania o wszystkim ( terminie postępowania, wypowiedzenie się w sprawie materiałów i dowodów) przechodzi na pełnomocnika. Nieprzestrzeganie zasady czynnego udziału stron w postępowaniu może doprowadzić do sytuacji, w której wyniku, np. nie poinformowania strony o wszczęciu postępowania, lub braku dostępu do akt sprawy na podstawie art. 145 KPA, zostanie wznowione postępowanie.

Zasada wyjaśniania przesłanek załatwienia sprawy

Nakłada ona na organy administracji obowiązek uzasadnienia stronom, na podstawie jakich przesłanek zostało wydane rozstrzygnięcie. Strona powinna zostać poinformowana, że decyzja została podjęta zgodnie z przepisami prawa oraz powinny one zostać jej podane. Jasne uzasadnienie podjętej decyzji powinno skutkować bezproblemowym wykonaniem zapisów decyzji przez stronę, bez zastosowania środków przymusu.

Strona powinna mieć świadomość, że podjęta decyzja jest jedyną możliwością rozstrzygnięcia danej sprawy.

Od powyższej zasady nie można odstąpić, ponieważ może to skutkować odpowiedzialnością organu za jej naruszenie. Jednocześnie, nie można wymagać od organy aby przekonywał stronę, iż decyzja jest słuszna.

Zasada szybkości i prostoty postępowania. Wiąże się z szeregiem przepisów kpa wiążących organy terminami dokonywania czynności i załatwiania spraw. Treścią obowiązku jest więc prowadzenie czynności postępowania administracyjnego z możliwie najniższym nakładem kosztów, eliminowaniem zbędnych działań procesowych oraz unikaniem sytuacji powodujących zwłokę.

„Organy administracji publicznej powinny działać w sprawie wnikliwie i szybko, posługując się możliwie najprostszymi środkami prowadzącymi do jej załatwienia.
2. Sprawy, które nie wymagają zbierania dowodów, informacji lub wyjaśnień, powinny być załatwione niezwłocznie.”
Wyżej wymieniona zasada nakłada na organ administracji obowiązek podejmowania wszelkich decyzji bez zbędnej zwłoki. Chodzi o to, aby sprawy były wnikliwie i w jak najkrótszym czasie doprowadzone do końca (do rozstrzygnięcia). Pomocne tej zasadzie są zapisane w Kodeksie Postępowania Administracyjnego przepisy o terminach załatwienia sprawy, wezwaniach, doręczeniach i postępowaniach dowodowych, które dyscyplinują przebieg postępowania. Niestety nie zawsze Sądy Administracyjne reagują na nie przestrzeganie tej zasady w praktyce funkcjonowania administracji publicznej.

Zasada Nakłaniania do Ugody .

„Sprawy, w których uczestniczą strony o spornych interesach, mogą być załatwiane w drodze ugody sporządzonej przed organem administracji publicznej (ugoda administracyjna).
Organ administracji publicznej, przed którym toczy się postępowanie w sprawie, powinien w tych przypadkach podejmować czynności skłaniające strony do zawarcia ugody.”
Zasada ta odnosi się do stron o spornych interesach. W wypadku, gdy dochodzi do takiej okoliczności obowiązkiem organu jest dążenie, aby sprawa została załatwiona ugodowo.
W praktyce zawarcie ugody oznacza skrócenie oraz uproszczenie postępowania administracyjnego. Warunkiem takiej ugody są następujące rzeczy:
- Strony postępowania są zdolne do zawarcia porozumienia między sobą bez konieczności ingerencji organu administracyjnego
- Ugoda musi być przeprowadzona zgodnie z prawem
Zasada nakłaniania do ugody łączy się z zasadą informowania stron.

Zasada pisemności. Obowiązuje co do zasady zawsze, czasem w formie uproszczonej. Jej obowiązywanie zapewnia tworzenie w trakcie postępowania akt sprawy, które dokumentują czynności organu administracji. Utrwalają ich treść i pozwalają na realizację zasady czynnego udziału stron w postępowaniu w końcowym jego stadium, gdy przed wydaniem decyzji udostępnia się cały materiał sprawy. I wszystkie zebrane dowody. Dokumenty w formie elektronicznej również odpowiadają wymaganiom tej zasady.

„Sprawy należy załatwiać w formie pisemnej. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepis prawa nie stoi temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji”
Zasada ta nakłada na organ obowiązek pisemnej formy wszystkich czynności związanych z postępowaniem począwszy od zawiadomienia do aktu kończącego postępowanie.
Od zasady tej można odstąpić wyłącznie wtedy, kiedy sporządzony zostanie stosowny protokół. Można też dokonać właściwej dla sprawy adnotacji, którą będzie musiała podpisać strona. W tym wypadku podpis będzie uregulowaniem (zakończeniem) sprawy. ·

Zasada dwuinstancyjności postępowania.

Dwuinstancyjność jest to prawo do ponownego rozstrzygnięcia sprawy, czyli do odwołania się do organu drugiej instancji. Jednak jest to możliwe tylko w przypadku strony, której decyzja w danej sprawie ·nie jest ostateczna. Strona, której wydano ostateczną decyzje w pierwszej instancji nie ma prawa do odwołania się do drugiej instancji. Dwuinstancyjność daje gwarancję, że w sytuacji, kiedy strona otrzyma niezgodną z zasadami Kodeksu Postępowania Administracyjnego decyzję to będzie miała szansę odwołać się do organu drugiej instancji.
Wyjątkiem jest artykuł 127 paragraf 3 Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Zgodnie z tym artykułem decyzja wydana przez Ministra lub Samorządowe Kolegium Odwoławcze nie można się odwołać. Strona niezadowolona z decyzji któregoś z tych organów może zwrócić się z wnioskiem o ponowne rozpatrzenie sprawy.

Zasada trwałości decyzji administracyjnej.

Odnosi się do decyzji administracyjnych ostatecznych, czyli takich od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji. Będą to więc decyzje wydane w pierwszej instancji i nie zaskarżone, wydane w postępowaniu jednoinstancyjnym oraz decyzje załatwiające sprawę co do istoty. Nie jest to jednak zasada absolutna, nie może być bowiem przeszkód dla obalania decyzji niezgodnej z prawem. Służą temu tryby nadzwyczajne.

„Decyzje, od których nie służy odwołanie w administracyjnym toku instancji, są ostateczne. Uchylenie lub zmiana takich decyzji, stwierdzenie ich nieważności oraz wznowienie postępowania może nastąpić tylko w przypadkach przewidzianych w kodeksie lub w ustawach szczególnych.
Decyzje mogą być zaskarżane do sądu administracyjnego z powodu ich niezgodności z prawem, na zasadach i w trybie określonych w odrębnych ustawach.”
Celem tej zasady jest ochrona praw nabytych przez stronę oraz ochrona porządku prawnego. Dzieje się tak, dlatego iż stabilność ostatecznych rozstrzygnięć budzi w obywatelach zaufanie do władz państwowych.
Ostateczna decyzja to taka, od której nie przysługuje odwołanie w administracyjnym toku instancji. Nie przysługuje ono:
- Decyzjom wydanym w II instancji oraz decyzjom kasacyjnym
- Decyzjom organu I instancji po przekroczeniu terminu odwołania
- Decyzjom wydawanym przez ministra i samorządowe kolegia odwoławcze
- Decyzjom zawierającym wady powodujące nieważność z mocy prawa
Decyzji ostatecznej służy tzw. domniemanie legalności, oznacza to, że decyzja jest ważna do momentu aż odpowiedni organ stwierdzi jej nieważność.
Przyczyną stwierdzenia nieważności decyzji administracyjnej jest jej wada. W Kodeksie postępowania administracyjnego spisano siedem przypadków, które dają podstawy do stwierdzenia nieważności decyzji. Unieważnić decyzję według artykułu 156 można wtedy, gdy:
- Decyzja została wydana z naruszeniem prawa
- Decyzja wydana została bez podstawy prawnej, lub z naruszeniem prawa
- Decyzja dotyczy sprawy, która została wcześniej rozstrzygnięta inną ostateczną decyzją
- Decyzja została skierowana do osoby, która nie jest stroną w sprawie
- Decyzja w dniu jej wydania była niewykonalna a jej wykonalność ma charakter trwały
- Wykonanie decyzji wywołałoby czyn zagrożony karą
- Decyzja jest wadliwa, co powoduje, że jest nieważna z mocy prawa.
Samowolne przerobienie przez organ administracyjny decyzji ( jej treści) jest niedopuszczalne i nie ma wpływu na jej ważność.

---