TEMAT 7: DOKUMENTACJA KSIĘGOWA

1. Pojęcie

2. Zadania

3. Podział

4. Kontrola

5. Przechowywanie

Ad. 1.

Dokumenty księgowe są to dowody potwierdzające dokonanie operacji gospodarczych, sporządzone zgodnie z przepisami prawnymi i zawierające niezbędną treść:

• określenie rodzaju dowodu (np. faktura, rachunek) i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy i adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

• opis operacji oraz jej wartość, jeśli jest to możliwe także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składnik aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Zbiór wszystkich dowodów księgowych określa się mianem dokumentacji księgowej, która obejmuje:

1. dowody księgowe

2. księgi rachunkowe

3. sprawozdania finansowe

Ad. 2.

Zadania dokumentacji księgowej:

1. stworzenie podstaw zarządzania, kontroli i badania działalności gospodarczej, szczególnie z punktu widzenia legalności i uzasadnienia celowości dokonanych operacji gospodarczych,

2. stworzenie podstaw dochodzenia praw i udowadniania dopełniania obowiązków,

3. uzasadnienie zapisów księgowych (każdy zapis księgowy powinien być dokonany na podstawie właściwego dokumentu).

Ad. 3.

Tabela 1. Rodzaje dowodów księgowych

I - Dowody kasowe	KP - kasa przyjmie KW - kasa wypłaci RK - raport kasowy - wniosek o zaliczkę
II - Dowody materiałowe	Pz - przyjęcie zewnętrzne Wz - wydanie na zewnątrz Rw - rozchód wewnętrzny Zw - zwrot wewnętrzny Mm - przesunięcie międzymagazynowe PI - protokół inwentaryzacyjny
III - Dowody bankowe	Wb - wyciąg bankowy Pp - polecenie przelewu - czek gotówkowy, rozrachunkowy, weksel - bankowy dowód wpłaty - bankowy dowód wypłaty
IV - Dowody środków trwałych	OT - wprowadzenie (przyjęcie) środka trwałego do użytkowania LT - likwidacja środka trwałego PT - nieodpłatne przejęcie, przekazanie środka trwałego MT - zmiana miejsca użytkowania
V - Dowody wynagrodzeń	Lp - lista płac - deklaracja ZUS
VI - Dowody kupna - sprzedaży	Fa VAT - faktura od płatnika VAT - u Fa - faktura korygująca Fa - faktura wewnętrzna Ra - rachunek
VII - Dowody księgowe inne	PK - polecenia księgowania - nota księgowa - nota korygująca

Dokumenty księgowe można podzielić ze względu na:

1. jednostkę wystawiającą dokument:

a)własne - wystawione przez własne komórki organizacyjne, np. WZ (Wydanie Zewnętrzne);

b)obce - wystawione przez inne osoby, np. faktura od dostawcy

2. przeznaczenie:

a)wewnętrzne - wystawione dla własnych komórek organizacyjnych, np. RW (Rozchód Wewnętrzny);

b)zewnętrzne - wystawione dla innych osób, np. faktura dla odbiorcy

3. etap sporządzania:

a)źródłowe zwane inaczej pierwotnymi - stwierdzają fakt zaistnienia operacji gospodarczych, np. KP (Kasa Przyjmie - Dowód Wpłaty);

b)wtórne (zbiorcze) sporządzane na podstawie dokumentów źródłowych, np. Raport kasowy.

Ad. 4.

Każdy dokument księgowy przed jego zaksięgowaniem powinien być sprawdzony pod względem:

1. merytorycznym,

2. formalnym,

3. rachunkowym.

Kontrola merytoryczna (rzeczowa) to sprawdzenie prawidłowości, rzetelności, celowości i zgodności z przepisami prawa operacji gospodarczej wyrażonej w dowodzie, czy dowód został wystawiony przez właściwą komórkę, osobę.

Kontrola formalna to stwierdzenie czy dowód sporządzony został w sposób technicznie poprawny i zawiera wszystkie elementy dowodu prawidłowo wystawionego zgodnie z przepisami prawnymi.

Kontrola rachunkowa polega na stwierdzeniu prawidłowości dokonanych w dowodach księgowych obliczeń arytmetycznych.

Sprawdzone dowody księgowe opatruje się pieczątką zawierającą klauzulę: Sprawdzona pod względem merytorycznym, formalnym, rachunkowym, datę i podpisy pracowników dokonujących ich kontroli.

Po dokonanej kontroli na każdym dowodzie wpisuję się dekretację, czyli wskazanie sposobu zaksięgowania operacji gospodarczej z podaniem kont i stron tych kont, na których operacja będzie zarejestrowana (np. Faktura za materiały: DT -,,Materiały”, Ct - ,,Zobowiązania wobec dostawców”).

Ad. 5.

Dokumenty księgowe przechowuje się co najmniej przez okres:

1. księgi rachunkowe - 5 lat,

2. karty wynagrodzeń pracowników - przez okres wymaganego dostępu do tych informacji wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, jednak nie krócej niż 5 lat,

3. dowody księgowe dotyczące wieloletnich środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów - przez 5 lat od początku roku następnego po roku obrotowym, w którym operacje zostały zakończone,

4. dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej - do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie później niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną,

5. dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości - przez okres nie krótszy niż 5 lat od upływu jej ważności,

6. dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji - 1 rok po upływie rękojmi lub rozliczenia reklamacji,

7. dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,

8. pozostałe dokumenty i dowody księgowe - 5 lat.

Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.

1

Opracowała Bożena Gongała

Temat: Dokumentacja Księgowa .

---