Konfiguracja
Gdy po raz pierwszy uruchomimy Kmaila pojawi się nam okno, że program utworzy katalog ~/Mail, lub z niego skorzysta oczywiście jeśli istnieje. To właśnie w nim Kmail przechowuje wiadomości. Dla każdej skrzynki program tworzy dwa pliki. Jeden jest głównym mailboxem, drugi indeksuje wszystkie listy. Nie jest to dobre rozwiązanie, gdyż jeśli będziemy modyfikować skrzynkę innym niż Kmail programem pocztowym Kmail nie odczyta modyfikowanych listów! (nie wyświetli ich). Następnie pojawia się na okno Ustawienia. W sekcji Identyfikacja wpisujemy nazwę czyli imię, nazwisko, pseudonim, możemy podać nazwę organizacji do której należymy, a także adres naszego e-maila. Jeśli chcemy by odpisane listy trafiały na inne konto podajmy adres zwrotny. Wybierzmy także plik podpisu. Jest to zwykły plik tekstowy, który możemy utworzyć dowolnym edytorem np. mcedit.
Dalej przechodzimy do zakładki Sieć. Dla dostarczania poczty wychodzącej (tej którą wysyłamy do odbiorcy) możemy wybrać dwa rozwiązanie. Pierwsze, korzystające z naszego linuxa, jako serwera poczty - sendmail i ścieżka do niego. Nie jest to jednak dobre rozwiązanie gdy nie mamy go poprawnie skonfigurowanego. Gdy chcemy by poczta była przesyłana na inny serwer, który zajmie się wysyłką poczty, skorzystajmy z wersji SMTP. Wpisujem Wpisujemy adres serwera np. mail.sky.pl i port (standardowo 25). Następnie ustawiamy posiadane w Internecie konta pocztowe. Klikamy dodaj. Możemy wybrać rodzaj konta, jeśli chcemy pobierać pocztę z lokalnego komputera wybieramy Skrzynka lokalna, a gdy mam konto u providera, wybieramy protokół Pop3. Dla skrzynki lokalnej wystarczy tylko podać jej nazwę i ścieżkę, zazwyczaj program dobrze zaproponuje i jest to /var/spool/mai/twoj_login. Wybieramy też do jakiej skrzynki ma być zapisywana poczta przychodząca z tego konta. Możemy uaktywnić sprawdzanie poczty co pewnien czas, przez co program bez naszego pytania zajrzy czy przyszły jakieś nowe wiadomości. Drugi rodzaj to konta Pop. Wpisujemy nazwę, nasz login (użytkownik) na serwerze, hasło no i oczywiście adres serwera. Standardowy port dla usługi pop to 110. Dostępne opcje to: zapamiętanie hasła przez co nie będziemy musieli go wpisywać za każdą próbą pobrania wiadomości, - usuwanie poczty z serwera przez co nie będzie ona zalegała na odległym koncie. Jeśli chcemy pozostawić wiadomości na koncie zostawmy tę opcję niezaznaczoną. Kolejne opcje: - pobiera całą pocztę z serwera, - sprawdza nową pocztę co pewien czas i ostatnia służy do wybrania miejsca gdzie będą zapisywane wiadomości przychodzące na to konto. Pozostałe zakładki konfiguracyjne to: Wygląd, gdzie określamy czcionke dla listów i listy wiadomości, a takżei, a także możemy zmusić Kmaila to wyświetlania długiej listy folderów. W sekcji Format określamy tekst i zmienne, które będą użyte przy odpowiadaniu na list. I tak dla przykładu. By w liście pojawiło się Dnia 14.04.2000, Artur napisał: wystarczy podać w polu odpowiedź do nadawcy następujący tekst i zmienne: Dnia %D, %F napisał:. A oto dostępne zmienne: %D=data, %S=temat, %F=wysyłający, %%=znak procentu, %_=spacja. Odpowiednie "nagłówki" możemy ustawić gdy wysyłamy do nadawcy, do grupy lub gdy przesyłamy dalej wiadomość (forward). Jeśli chodzi o Wygląd to możemy ustawić, by Kmail automatycznie dołączał podpis, by podpisywał listy używając PGP, ilość znaków po której linia będzie zawijana (80 jest dobrą liczbą) oraz używanie czcionki o stałej szerokości. Listy możemy wysyłać od razu po napisaniu lub później, w formacie 8 bitowym (zostaw to ustawienie na 8bit), bądź MIME. Kolejna sekcją są Rożne (opcje). Można tutaj ustawić czy śmietnik ma być opróżniany przy wyjściu oraz czy poczta ma być wysyłana podczas sprawdzania poczty. Sekcja PGP pozwala na używanie szyfrowania PGP.
Obsługa programu
Gdy skonfigurujemy nasze konta, czas by pobrać z nich pocztę. Wybieramy Plik -> Sprawdź pocztę. Program połączy się z wszystkimi ustawionymi przez nas kontami i pobierze pocztę. Jeśli chcemy ściągnąć ją tylko z jednego konta wyednego konta wybieramy Sprawdź pocztę na koncie i wybieramy nas interesujące. By utworzyć nowy list klikamy na białą kartkę bądź z menu plik wybieramy nowa wiadomość. Jeśli pisaliśmy nasze listy bez połączenia wylądowały one w folderze outbox. By je posłać w świat z menu plik wybieramy pozycję Wyślij z kolejki. W sławnym menu plik możemy też dostać się do konfiguracji programu, książki adresowej i filtrów, za pomocą których poczta od odpowiednich osób będzie trafiać na właściwe miejsce. Menu Folder pozwala na operowanie na skrzynkach, a Widok na ustawienie wyświetlania nagłówków listów. Bardzo przydatnym menu jest Wiadomość. To właśnie tutaj możemy przechodzić pomiędzy kolejnymi postami, odpowiadać na nie, przesyłać dalej i edytować. Możemy także wyświetlić źródło wiadomości. W programie możemy skorzysatać z pomocy, a także zobaczyć informacje o autorach KDE i Kmaila.
Nowa wiadomość
Gdy towrzymy nową wiadomość proszeni jesteśmy o wpisanie adresata - pole Do: oraz tematu listów. W oknie wiadomości wpisujemy treść listu. Możemy też wyświelić inne nagłówki wybierając je z menu Widok. Dw: służy do przesyłania kopii wiadomości do innych osób, natomiast Udw: robi to samo z tym wyjątkiem, że adresaci nie wiedzą, kto jeszcze dostał list. Aby dodać załącznik do listu z menu Załączniki wybieramy: Załącz. Natomiast jeśli chcemy w wiadomości zawrzeć jakiś plik wtedy przychodzi nam z pomocą Wstaw plik. Z tego menu możemy także wstawić podpis oraz klucz publiczny PGP oraz operować na załącznikach np. je zachowując. Gdy nasza wiadomość jest gotowa do wysłania klikamy na szybującą kopertę.