Funkcja kontroli w zarządzaniu

Część VI

Dr Andrzej Stańda

Funkcja kontroli w logice procesu

zarządzania

planowanie

motywowanie

kontrolowanie

organizowanie

realizacja

Funkcja kontroli w zarządzaniu

- istota kontroli

• Ustalenie wyników i postępu działalności, interpretowanie

stwierdzonych faktów i ewentualne przedsiębranie środków
niezbędnych do eliminacji niepożądanych zjawisk powstałych w
trakcie działalności (Z. Martyniak)

• Kontrola kierownicza jest to systematyczne działanie zmierzające do

ustalenia norm efektywności przy planowaniu celów, do
zaprojektowania systemów informacyjnych sprzężeń zwrotnych,
porównania rzeczywistych wyników z ustalonymi normami,
stwierdzenia, czy występują jakieś odchylenia i do pomiaru ich
znaczenia oraz podejmowania wszelkich działań potrzebnych do
zapewnienia, aby wszelkie zasoby organizacji były najskuteczniej i
najsprawniej wykorzystane do osiągnięcia celów korporacji (R.J.
Mockler)

Funkcja kontroli w zarządzaniu

- proces kontroli

Ustalenie norm i

metod pomiaru

efektywność

Pomiar

efektywności

Czy efektywność jest

zgodna z

normami

Podjęcie działań

korygujących

Nie podejmować

działań

nie

tak

Funkcja kontroli w zarządzaniu

- proces kontroli

• Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności –

zasadne już na etapie formułowania celów, bo:

– Ogólnikowo sformułowane cele są jedynie pustymi hasłami

(np. podwyższyć umiejętności pracowników)

– Konkretnie sformułowane cele łatwiej ocenić pod względem

ich dokładności i przydatności (np. podnieść kwalifikacje
pracowników w zakresie negocjacji przez organizowanie
cotygodniowych szkoleń przez okres kwartału i po tym
okresie dokonać oceny)

– Precyzyjnie sformułowane, wymierne cele są prostsze do

przekazania, przełożenia na normy oraz metody oceny

Funkcja kontroli w zarządzaniu

- proces kontroli

• Pomiar efektywności – jest procesem ustawicznym i

powtarzalnym. Częstotliwość pomiaru zależy od
rodzaju mierzonej działalności

• Ustalenie, czy efektywność jest zgodna z normami –

porównanie zmierzonych wyników z ustalonymi z
góry celami

• Podjęcie działań korygujących – etap konieczny w

sytuacji, jeżeli wyniki nie odpowiadają normom i z
analizy wynika, że trzeba interweniować

Zasady kontroli

(H.Koontz, C.O`Donnell)

• Zasada natychmiastowości – systemy kontroli

powinny natychmiast informować o odchyleniach

• Zasada obiektywności – szczególnie dotyczy kontroli

wyników pracy podwładnego; dążyć należy do
obiektywizacji, co jest możliwe przez stosowanie
wymiernych mierników oceny

• Zasada korygowania – kontrola powinna mieć

dynamiczny charakter, co oznacza, że nie może tylko
stwierdzać odchylenia, ale powinna wskazywać
środki zaradcze

Rodzaje kontroli

– przepływy informacji i

działania korygujące przy rodzajach kontroli

Kontrola

wstępna

Nakłady

Kontrola

sterująca

Kontrola

akceptująca lub

odrzucająca

Przetwarzanie

Wyniki

Kontrola

końcowa

informacje

działania

korygujące

Rodzaje kontroli

•

Kontrola wstępna – ma stwierdzić, czy zaplanowano wszystkie
potrzebne zasoby: ludzkie, rzeczowe i finansowe i czy one będą
dostępne we właściwych: miejscu, czasie, ilości, strukturze i jakości

•

Kontrola sterująca – ma wykrywać odchylenia od jakiejś normy lub
celu i umożliwić dokonanie korek przed zakończeniem określonej
sekwencji działań. Jest skuteczna tylko wtedy, gdy informacje
uzyskane są na czas

•

Kontrola akceptująca lub odrzucająca – w jej trakcie następuje
przyjęcie określonych aspektów działań, bądź muszą być spełnione
określone warunki przed zezwoleniem na dalsze działanie

•

Kontrola końcowa- mierzy wyniki zakończonego działania; ustalane są
przyczyny odchyleń od planu lub normy. Jest podstawą do oceny
(kara, nagroda) wykonawców.

Cechy funkcji kontrolowania

•

Ścisłość

•

Aktualność

•

Obiektywizm

•

Zrozumiałość

•

Koncentracja na strategicznych
punktach kontroli

•

Realizm ekonomiczny

•

Realizm organizacyjny

•

Koordynacja

•

Elastyczność

•

Normatywność i operacyjność

•

Akceptacja przez członków
organizacji

Controlling w zarządzaniu

• 1931 Controller`s Institut of America

– Katalog zadań controllera:

• Planowanie
• Sprawozdawczość
• Ocena i doradztwo
• Nadzór nad realizacja zadań
• Badania rozwoju całej gospodarki

Istota controllingu

• Controlling to ponad funkcyjny instrument

zarządzania, który powinien wspierać dyrekcję
przedsiębiorstwa i pracowników zarządu przy
podejmowaniu decyzji

• Controlling obejmuje całość zagadnień

składających się na planowanie, nadzorowanie i
kontrole działalności gospodarczej oraz na
zasilanie informacyjne

Cechy controllingu

• Podsystem zarządzania wspierający realizację

wszystkich funkcji zarządzania

• Nadrzędna jest koordynacyjne funkcja

controllingu

• Główny przedmiot działań to informacja dla

procesu decyzyjnego

• Zorientowanie na osiąganie celów
• Inicjowanie i wspomaganie innych działań

usprawniających proces zarządzania

przedsiębiorstwem