Funkcja kontroli w zarządzaniu
Część VI
Dr Andrzej Stańda
Funkcja kontroli w zarządzaniu
Część VI
Dr Andrzej Stańda
Funkcja kontroli w logice procesu
zarządzania
planowanie
motywowanie
kontrolowanie
organizowanie
realizacja
Funkcja kontroli w zarządzaniu
- istota kontroli
• Ustalenie wyników i postępu działalności, interpretowanie
stwierdzonych faktów i ewentualne przedsiębranie środków
niezbędnych do eliminacji niepożądanych zjawisk powstałych w
trakcie działalności (Z. Martyniak)
• Kontrola kierownicza jest to systematyczne działanie zmierzające do
ustalenia norm efektywności przy planowaniu celów, do
zaprojektowania systemów informacyjnych sprzężeń zwrotnych,
porównania rzeczywistych wyników z ustalonymi normami,
stwierdzenia, czy występują jakieś odchylenia i do pomiaru ich
znaczenia oraz podejmowania wszelkich działań potrzebnych do
zapewnienia, aby wszelkie zasoby organizacji były najskuteczniej i
najsprawniej wykorzystane do osiągnięcia celów korporacji (R.J.
Mockler)
Funkcja kontroli w zarządzaniu
- proces kontroli
Ustalenie norm i
metod pomiaru
efektywność
Pomiar
efektywności
Czy efektywność jest
zgodna z
normami
Podjęcie działań
korygujących
Nie podejmować
działań
nie
tak
Funkcja kontroli w zarządzaniu
- proces kontroli
• Ustalenie norm i metod pomiaru efektywności –
zasadne już na etapie formułowania celów, bo:
– Ogólnikowo sformułowane cele są jedynie pustymi hasłami
(np. podwyższyć umiejętności pracowników)
– Konkretnie sformułowane cele łatwiej ocenić pod względem
ich dokładności i przydatności (np. podnieść kwalifikacje
pracowników w zakresie negocjacji przez organizowanie
cotygodniowych szkoleń przez okres kwartału i po tym
okresie dokonać oceny)
– Precyzyjnie sformułowane, wymierne cele są prostsze do
przekazania, przełożenia na normy oraz metody oceny
Funkcja kontroli w zarządzaniu
- proces kontroli
• Pomiar efektywności – jest procesem ustawicznym i
powtarzalnym. Częstotliwość pomiaru zależy od
rodzaju mierzonej działalności
• Ustalenie, czy efektywność jest zgodna z normami –
porównanie zmierzonych wyników z ustalonymi z
góry celami
• Podjęcie działań korygujących – etap konieczny w
sytuacji, jeżeli wyniki nie odpowiadają normom i z
analizy wynika, że trzeba interweniować
Zasady kontroli
(H.Koontz, C.O`Donnell)
• Zasada natychmiastowości – systemy kontroli
powinny natychmiast informować o odchyleniach
• Zasada obiektywności – szczególnie dotyczy kontroli
wyników pracy podwładnego; dążyć należy do
obiektywizacji, co jest możliwe przez stosowanie
wymiernych mierników oceny
• Zasada korygowania – kontrola powinna mieć
dynamiczny charakter, co oznacza, że nie może tylko
stwierdzać odchylenia, ale powinna wskazywać
środki zaradcze
Rodzaje kontroli
– przepływy informacji i
działania korygujące przy rodzajach kontroli
Kontrola
wstępna
Nakłady
Kontrola
sterująca
Kontrola
akceptująca lub
odrzucająca
Przetwarzanie
Wyniki
Kontrola
końcowa
informacje
działania
korygujące
Rodzaje kontroli
•
Kontrola wstępna – ma stwierdzić, czy zaplanowano wszystkie
potrzebne zasoby: ludzkie, rzeczowe i finansowe i czy one będą
dostępne we właściwych: miejscu, czasie, ilości, strukturze i jakości
•
Kontrola sterująca – ma wykrywać odchylenia od jakiejś normy lub
celu i umożliwić dokonanie korek przed zakończeniem określonej
sekwencji działań. Jest skuteczna tylko wtedy, gdy informacje
uzyskane są na czas
•
Kontrola akceptująca lub odrzucająca – w jej trakcie następuje
przyjęcie określonych aspektów działań, bądź muszą być spełnione
określone warunki przed zezwoleniem na dalsze działanie
•
Kontrola końcowa- mierzy wyniki zakończonego działania; ustalane są
przyczyny odchyleń od planu lub normy. Jest podstawą do oceny
(kara, nagroda) wykonawców.
Cechy funkcji kontrolowania
•
Ścisłość
•
Aktualność
•
Obiektywizm
•
Zrozumiałość
•
Koncentracja na strategicznych
punktach kontroli
•
Realizm ekonomiczny
•
Realizm organizacyjny
•
Koordynacja
•
Elastyczność
•
Normatywność i operacyjność
•
Akceptacja przez członków
organizacji
Controlling w zarządzaniu
• 1931 Controller`s Institut of America
– Katalog zadań controllera:
• Planowanie
• Sprawozdawczość
• Ocena i doradztwo
• Nadzór nad realizacja zadań
• Badania rozwoju całej gospodarki
Istota controllingu
• Controlling to ponad funkcyjny instrument
zarządzania, który powinien wspierać dyrekcję
przedsiębiorstwa i pracowników zarządu przy
podejmowaniu decyzji
• Controlling obejmuje całość zagadnień
składających się na planowanie, nadzorowanie i
kontrole działalności gospodarczej oraz na
zasilanie informacyjne
Cechy controllingu
• Podsystem zarządzania wspierający realizację
wszystkich funkcji zarządzania
• Nadrzędna jest koordynacyjne funkcja
controllingu
• Główny przedmiot działań to informacja dla
procesu decyzyjnego
• Zorientowanie na osiąganie celów
• Inicjowanie i wspomaganie innych działań
usprawniających proces zarządzania
przedsiębiorstwem