KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr
1
do procedury P08.01, wyd. 30.03.04
1
/
1
KANCELARIA
OMEGA
Plan
audi
tów na rok 200
5
str./stron
1 /
2
Lp.
Audi
towana
S
ymbol
Miesiące roku
jednostka lub
proces
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
1.
Włascicielka
Kancelarii
W
2.
Pełnomocnik
Wł.
Ds. SZJ
Q
3.
Dyrek
tor
Kancelarii
D
4.
Asystent Wł.
Kancelarii
WA
5.
Kierownik Działu
Księgowości
DK
6.
Sam. Księgowa
ds. KR
KR
7.
Sam. Księgowa
ds. KP
KP
8.
Księgowa ds.
KR
KZ
9.
Księgowa ds.
KP
KU
10.
Referent ds.
Księgwych
K
11.
Kierownik Działu
R. PD od Os. F. i ZUS
DF
12.
Specjalista ds.
R. PD od Os. F. i ZUS
FD
13.
Samodz. Stan.
R. PD od Os. F. i ZUS
FS
14.
Pracownik
Administracyjny
Adm
15
Specjalista ds.
Audi
tu
A
17.
Specjalista ds.
Szkoleń
S
-
audit planowany
-
audi
t przeprowadzony, działania
korygujące lub zapobiegawcze w
toku
-
audi
t przeprowadzony i zamknięte działanie korygujące lub
zapobiegawcze, lub
audi t przeprowadzony i zakończony bez
niezgodności
Adnotacje:
AC
Audi
t certyfikacyjny
................................
................................
................................
.........
................................
................................
................................
................................
................................
..
Sporządził:
.................................................
Zatwierdził:
........
.............................
Pełnomocnik (data, podpis)
Właścicielka
(data, podpis)
KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr
2
do procedury P08.01, wyd
. 30.03.04
2
/
2
Plan aud
i
tu z dnia
15.
10
.200
5
1.
Aud
i
t na miejscu
:
Siedziba
KANCELARI
I
OMEGA
, Koszalin
.
2.
Kryteria
aud
i
tu
:
Zgodność
realizowanego
systemu
zarządzania
jakością
z
wymaga
niami
normy
PN
-
EN
ISO
9001
:
2001
oraz
z
ustanowioną
i
przyjętą
do
realizacji
dokumentacją
systemu
.
3.
Cel
i
zakres
:
Zbadanie
zgodności
wszystkich
procesów
realizowanych
oraz
świadczonych
usług
z
obowiązkiem
spełnienia
wymogów
zapewnienia
deklarowanej
jakości
i
satysfakcji
klientów oraz potrzebą ciągłego doskonalenia systemu i rozwoju firmy.
4.
Aud
i
tor wiodący
:
Katarzyna K
.
5.
Aud
i
torzy
:
Maria P
.
,
Krzysztof S
.
6.
Język prowadzenia aud
i
tu
:
polski
7.
Data wydania listy pytań
:
przyjęto do stosowania jako obowiązującą
lis
tę zagadnień z dnia
15.10. 2005 r. oraz
listę pytań TUV
Data
Godzina
Komórka
organ
i
zacyjna
Badane działania / procesy
(rozdz. Księgi Jakości)
Auditorzy
02.11.2005
7.00
W
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Maria P
.
Krzysztof S
.
02.11.2005
7.30
Q
1; 2; 3; 4; 5
; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K
.
Krzysztof S
.
02.11.2005
8.00
D
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Maria P.
Krzysztof S.
02.11.2005
8.30
WA
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Maria P.
Krzysztof S.
02.11.2005
9.00
DK
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S
.
02.11.2005
9.30
KR
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
10.00
KP
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
10.30
KZ
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
11.00
KU
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
11.30
K
2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
12.00
DF
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
12.30
FD
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna
K.
Krzysztof S.
02.11.2005
13.00
FS
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
13.30
Adm
2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
14.00
A
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
14.30
S
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
Załączniki: 1) Macierz aud
i
tu.
Plan sporządził
Plan
audi
tu został uzgodniony przez
Katarzyna K
.
, 15.10. 2005
.........................
Maria P
.
,15.10. 2005
............................
imię
i nazwisko, data i podpis
imię i nazwisko, data i podpis
KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd. 30.03.04
1
/
1
KANCELARIA
OMEGA
Raport z aud
i
tu
Nr
audi
tu
2/2005
str. ...
1
.... / ......
2
.....
1.
Miejsce
audi
tu
/
jednostki
aud
i
towane
:
Siedziba
KANCELARI
I
OMEGA
,
Koszalin
/
Wszystkie
jednostki organizacyjne
firmy i wszystkie procesy oraz obszary działalności.
2.
Cel,
zakres
i
plan
aud
i
tu
:
Zbadanie
zgodności
wszystkich
procesów
realizowanych
oraz
świadczonych
usług
z
obowiązkiem
spełnienia
wymogów
zapewnienia
deklarowanej
jakości
i
satysfakc
ji
klientów
oraz
potrzebą
ciągłego
doskonalenia
systemu
i
rozwoju
firmy.
Plan
aud
i
tu
w załączeniu.
Data
Godzina
Komórka
organ
i
zacyjna
Badane działania / procesy
(rozdz. Księgi Jakości)
Auditorzy
02.11.2005
7.00
W
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Mari
a P.
Krzysztof S.
02.11.2005
7.30
Q
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
8.00
D
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Maria P.
Krzysztof S.
02.11.2005
8.30
WA
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Maria P.
Krzysztof S.
02.11.2005
9.00
DK
1
; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
9.30
KR
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
10.00
KP
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
10.30
KZ
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Kat
arzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
11.00
KU
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
11.30
K
2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
12.00
DF
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11
.2005
12.30
FD
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
13.00
FS
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
13.30
Adm
2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
14.00
A
1; 2; 3; 4; 5;
6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
02.11.2005
14.30
S
1; 2; 3; 4; 5; 6; 7; 8; 9.
Katarzyna K.
Krzysztof S.
3.
Termin aud
i
tu
:
02.11.2005
4.
Kryteria
aud
i
tu
:
Zgodność
realizowanego
systemu
zarządzania
jakością
z
wymaganiami
normy
PN
-
EN
ISO
9001
:
2001
oraz
z
ustanowioną
i
przyjętą
do
realizacji
dokumentacją
systemu,
przyjęto
do stosowania jako obowiązującą listę pytań TUV.
5.
Aud
i
tor wiodący
:
Katarzyna K
.
6
.
Aud
i
torzy
:
Audi
tor:
Maria P
.
,
Audi
tor:
Krzysztof S
.
.
KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.
30.03.04
2
/
2
7
.
Sposób prowadzenia aud
i
tu
(
w tym oświadczenie o losowym charakterze badań)
Aud
i
t
obejmował
wszystkie
jednostki
organizacyjne
firmy
i
wszystkie
procesy
oraz
obszary
działalności
i
z
tego
względu
wybór
poszczególnych
zagadnień
do
auditowania
miał
charakter
losowy.
Ze
względu
na
wyrywk
owy
charakter
badań
aud
i
towych
w
ramach
prób
losowych
należy
zwrócić
uwagę
na
fakt,
że
ew.
mogły
mieć
miejsce
niezgodności,
ew.
dalsze
niezgodności,
które
nie
zostały stwierdzone podczas aud
i
tu.
8.
Zestawienie niezgodności
Lp.
Badane działania / procesy
Nr
protokołu
niezgodności
Waga
niezgodności
Uwagi
1.
Przyjmowane od klientów
dokumenty księgowe nie są
rejestrowane na formularzu F1
N2
/2005
lekka
Zobowiązano Dyrektor
Kancelarii do rozwiązania
problemu
9
.
Wyniki aud
i
tu
Podczas
przeprowadzania
aud
i
tu
wewn
ętrz
nego
w
obszarze
aud
i
towanym
panował
ład
i
porządek.
Dokumentacja
systemu
jest
znana
zainteresowanym
i
jest
stosowana.
Planowanie,
realizacja
i
zapisy
wykonywane
są
prawidłowo.
Sprawdzone
w
sposób
losowy
procesy
systemu
zarządzania
wykazały
,
że
przyjęcie
od
klientów
dokumentów
nie
jest
rejestrowane
na
formularzach
F1,
a
jedynie
odnotowywana
jest
ich
zbiorcza
ilość.
Konieczną
jest
taka
identyfikacja
przyjmowanych
dokumentów,
aby
w
przypadkach
spornych
można
było
jednoznacznie
stwierdzić,
jaki
e
dokumenty
klient
dostarczył. Poza tym nie stwierdzono
żadnych uchybień ani niezgodności.
10
.
Wnioski z aud
i
tu
Dokumentacja
stosowanego
systemu
i
system
oraz
sposób
realizacji
systemu
spełnia
j
ą
wymagania
normy
PN
-
EN
ISO
9001:2001
.
Dokumentacja
jest
znana
zainteresowanym
i
jest
stosowana.
Planowanie, realizacja i zapisy wykonywane są prawidłowo.
1
1
.
Oświadczenie dotyczące poufności
Aud
i
t
i
badania
aud
i
towe
mają
charakter
poufny.
Wszystkie
osoby
uczestniczące
oraz
towarzyszące
w
aud
i
cie,
badaniach
aud
i
tow
ych
oraz
mające
dostęp
do
dokumentacji
aud
i
towej
i
związanej
z
badaniami
aud
i
towymi
zobowiązane
są,
pod
groźbą
sankcji
regulaminowych
i
karnych,
do
zachowania w tajemnicy wszystkich informacji uzyskanych w związku z aud
i
tem.
Sporządził
: Aud
i
tor wiodący
Z raportem zapoznał się i zaakceptował
Katarzyna K
.
, 02.11.2005.......................... M
aria P
.
,
02.11.2005
.................................
imię i nazwisko, data, podpis
Pełnomocnik (imię i nazwisko, data, podpis)
Rozdzielnik rap
ortu (
imię i nazwisko
)
1.
Halina K
.
2.
Marta D
.
3.
Maria P
.
4.
Katarzyna K
.
Potwierdzenie otrzymania (
data i podpis
)
02.11.2005
......................................................
02.11.2005
......................................................
02.11.2005
........
..............................................
02.11.2005
.....................................................
Potwierdzenie otrzymania (
data i podpis
)
........................................................................
..............................
..........................................
........................................................................
........................................................................
KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.
30.03.04
3
/
3
KANCELARIA
OMEGA
Protokół Niezgodności z Aud
i
tu
data / miejsc
e:
12
.11.2005 / Biuro Kanc. „debet”
Audi
t Nr
2/ 2005
Protokół Nr
N2/05
1.
Opis niezgodności
Waga
1)
L
x
H
Przyjmowanie od klientów dokumentów nie jest rejestrowane na formularzach F1, a jedynie
odnotowywana jest ich zbiorcza ilość
Niezgodność dotyczy: ele
ment / proces wg KJ
Rozdz. 2/ proc. 4.2
, Procedura/instrukcja
P02.02
Katarzyna K
.
, 02.11.2005
..........................
Marta D
.
,
02.11.2005
....................
Aud
i
tor wiodący: (imię i nazwisko, data, podpis)
K
-
k
audi
towanej komórki: (imię i nazwis
ko, data, podpis)
2.
Planowane i uzgodnione działania korygujące
(w tym określenie przyczyn)
Nierejestrowanie na formularzach F1, a jedynie odnotowywana jest ich zbiorczej ilości tłumaczone
jest nadmiarem obowiązków i dość dużą pracochłonnością tej czynnoś
ci. Ze względu na wagę
przyjmowa
-
nych dokumentów i
konieczność uniknięcia niejednoznaczności w tym zakresie należy
stworzyć takie warunki organizacyjne pracy, aby przyjęcie dokumentów rejestrowane było również
rodzajowo, a nie tylko ilościowo.
Termin wdro
żenia:
10.12.2005 r.
Odpowiedzialny za wdrożenie:
Marta D
.
Marta D
.
,
02.11.2005
....................
Maria P
.
,
02.11.2005
.............................
(imię i nazwisko, data, podpis)
Pełnomocnik
:
( imię i nazwisko, data, podpis)
3.
Ocena wdrożenia działań korygujących
Działania korygujące zrealizowano w pełnym zakresie.
.
Katarzyna K
.
, 10.12.2005
...............................
Aud
i
tor: (imię i nazwisko, data, podpis)
Działania skuteczne
, nieskuteczne
-
kontynuacja wg prot. DKZ Nr
.............................
Maria P
.
,
02.11.2005
..........................
Pełnomocnik: (imię i nazwisko, data, podpis)
1)
Należy zaznaczyć
X
wagę niezgodnoś
ci: L
- nieznaczna, H
- znacząca (krytyczna).
Protokół otrzymują i przechowują: Kierownik audi
towanej komórki, Pełnomocnik i jeśli właściwe Kierownik Pionu.
KANCELARIA
OMEGA
Załącznik Nr 3 do procedury P08.01, wyd.
30.03.04
4
/
4