Projekt zorganizowanego zarządzania firmą

Oerlemans Foods

Politechnika Poznańska

Hanna Magdziarek

Inżynieria bezpieczeństwa

Małgorzata Rychlewska

IB1

I) Opis przedmiotu działalności przedsiębiorstwa:

1) Rodzaj działalności:

Zakład produkcyjny Oerlemans Foods Polska jest producentem mrożonych
warzyw i owoców. Jest również uprawcą, producentem, partnerem oraz firmą
pakującą mrożone produkty. Głównym jednak filarem firmy jest kontraktacja
oraz skup warzyw i owoców od lokalnych ale nie tylko rolników, w celu produkcji
mrożonek. Uprawa czy też pakowanie mrożonek są jedynie procesami
wspomagającymi, bądź też rozwijającymi działalność firmy. W największym stopni
firma ta stawia na własną produkcję oraz na rozwój okolicznych gospodarstw
zajmujących się uprawą warzyw i owoców. Kontraktacje są zapewnieniem dla
rolników miejsca zbytu, ponieważ dość niestabilna sytuacja ceny danych
produktów sprawia, że rolnicy nie uprawiają żadnych warzyw bez wcześniej
zawartej umowy, która gwarantuje im miejsce zbytu. Oczywiście nigdy do końca
nie mogąc przewidzieć ilość zbiorów umowy te są bardzo elastyczne i zapewniają
pewne minimum. Natomiast w przypadku większych niż spodziewane zbiory
firma skupuje do momentu zapełnienia magazynów. Pakowanie mrożonek
odbywa się poprzez współpracę z mniejszymi firmami zajmującymi się mrożeniem
produktów żywnościowych. Wychodzące na rynek produkty w postaci mrożonych
warzyw i owoców są wysokiej jakości i konkurują z takimi markami jak Hortex czy
Frosta. Firma początkowo zajmująca się mrożeniem paru podstawowych
owoców, co roku poszerza swoją ofertę o następne produkty.

2) Forma organizacyjno – prawna:

Firma ta jest spółką z ograniczoną odpowiedzialnością. Spełnia ona wszystkie
kryteria, które świadczą o tego typu działalności. Firma ta posiada wspólników,
składa siię ona z wielu oddziałów. Oerlemand foods w Strzelnie to jedynie jeden z
przedstawicieli tejże firmy. Główny zarząd spółki mieści się w miejscu gdzie firma
powstała czyli w oddziale w Holandii

3) Historia:

Oerlemans Foods powstał na południu Holandii i wyrósł w ciągu 25 lat na
przedsiębiorstwo z przedstawicielstwami w Holandii, Anglii, Włoszech, Hiszpanii
na Węgrzech i w Polsce. Występuje też pod nazwą marki włoskiej. W roku 1994 w
Strzelnie powstał nowy zakład produkcyjny, początkowo funkcjonujący pod
nazwą KB FROST. W celu ujednolicenia wizerunku firmy na rynku światowym w
1999 roku zakład wraz z innymi oddziałami przyjął nazwę Oerlemans Foods.
Obecnie w zakładzie w Strzelnie zatrudnionych jest średnio w skali roku 161 osób.
Ta niestała liczba zatrudnienia wiąże się ze zwiększaniem zatrudnienia podczas

sezonu skupu świeżych warzyw i owoców. Oerlemans Foods posiada
międzynarodowy certyfikat ISO 9001 oraz rejestrację EFSIS. W centrum uwagi
pozostaje oczywiście naturalny cykl przyrody. Przy uprawie, żniwach i produkcji
Oerlemans Foods postępuje wedle zasady szacunku dla przyrody. Trzymając się
zasady „The Natural Growers”, Oerlemans Foods wprowadza na rynek produkty o
możliwie najlepszej równowadze między ceną a jakością.

4) Struktura organizacyjna:

5) Oferta:

Zakład produkcyjny w Strzelnie oferuje nowoczesny i innowacyjny asortyment
obejmujący ponad 100 różnych produktów i ich wariantów. Są to głównie owoce
(np. truskawki, jagody, maliny) i warzywa (np. brokuły, kalafior, szpinak),
mieszanki (np. marchew z groszkiem, mieszanka chińska) a także dania na
patelnię (np. dania tajskie) i produkty ziemniaczane (np. frytki, talarki). Oferta
firmy co roku się zmienia i dochodzą do niej nowe produkty. Jest to firma, która
ciągle się rozwija i stara się sprostać oczekiwaniom aktualnych klientów.
Oferta firmy dzieli się na 3filary:

a) Do detalu:

(i) Owoce Solo
(ii) Warzywa Solo
(iii) Mieszanki
(iv) Dania gotowe
(v) Dania Bio Organic

b) Do gastronomii:

(i) Owoce
(ii) Warzywa solo
(iii) Mieszanki
(iv) Wokmixy
(v) Grzyby
(vi) Produkty ziemniaczane
(vii)

Mrożone zupy krem

c) Luzy:

(i) Owoce solo
(ii) Warzywa solo
(iii) Mieszanki

Oferta ta została dostosowana do odpowiednich grup klientów i opracowana była
na podstawie ich potrzeb. Dość specyficznym filarem jest Luz, ale przeznaczony
jest on głównie dla osób zamieszkujących w pobliżu firmy i mających z nią
bezpośredni kontakt. Zakup produktów luzem, czyli tyle ile naprawdę
potrzebujemy w danej chwili jest wygodniejszy i tańszy. Ale oferta ta skierowana
jest nie tylko dla zwykłych ludzi ale także do restauracji, czy hurtowni i sklepów
zaopatrujących się w tejże firmie.

6) Charakterystyka odbiorców:

Oerlemans Foods jest firmą światowej rangi, której rynek zbytu obejmuje ponad
50 państw, głównie europejskich, ale również kraje Bliskiego i Dalekiego Wschodu
czy Północnej i Południowej Ameryki. Zakład w Strzelnie odpowiada głównie za
dystrybucję w Europie Zachodniej i Południowej, Skandynawię oraz Rosję i
Ukrainę. Ważnym odbiorcą jest oczywiście rodzimy, polski rynek. Dystrybucja w
tym obszarze obejmuje hurtownie, sieci handlowe (np. Piotr i Paweł, Chata
Polska) oraz indywidualnych odbiorców w całej Polsce. Odbiorcami są zarówno
firmy, hurtownie, sieci restauracji jak i pojedynczy klienci. Dla firmy każdy
odbiorca ma bardzo duże znaczenie, zarówno duża sieć handlowa jak i codzienny
klient.

Rynek w Polsce podzielony jest na trzy regiony w celu polepszenia dostępu do
odbiorców oraz umożliwienia indywidualnego kontaktu pomiędzy nimi.

Na terenie firmy prowadzona jest również sprzedaż w cenach hurtowych.
Na terenie każdego z regionów działają przedstawiciele handlowi firmy, którzy
zapewniają klientom bardziej indywidualne podejście. Głównym ich zadaniem są
kontakty z producentami dostarczanych do firmy produktów oraz dużymi
odbiorcami, ale w razie potrzeby są oni przygotowani do kontaktu z
indywidualnymi małymi klientami. Polska została podzielona na trzy części, ale
najprawdopodobniej jest to podział czasowy, ponieważ w momencie rozrostu
firmy, a wszystko na to wskazuje może się to zmienić. W przyszłości może to być
większa liczba regionów, a także i przedstawicieli handlowych, w wszystkie to w
celu poprawy kontaktu firmy z partnerami.

7) Kontakt:

http://oerlemans-foods.pl

Oerlemans Foods Polska Sp. z o.o.
ul. Wyszyńskiego 52
88-320 Strzelno

II) Cykl zorganizowanego działania:

I) Stwierdzenie celu:

1) Dział Logistyki i Eksportu – pozyskanie nowych odbiorców, np.

międzynarodowych, wprowadzenie oferty do innych dystrybutorów;

2) Dział Produkcji – poszerzenie oferty: wprowadzenie na rynek mrożonych owoców

morza;

3) Dział Skupu i Kontraktacji – skup warzyw i owoców od małych gospodarstw i z

ekologicznych upraw;

4) Dział Jakości – uzyskane ekologicznego znaku towarowego Ekoland

(oznaczającego, że produkcja odbywała się w sposób przyjazny dla środowiska,
bez użycia nawozów mineralnych, z zachowaniem naturalnego obiegu substancji
w przyrodzie);

5) Dział Administracji, Kadr i Płac – wprowadzenie systemu nagród i kar;

II) Planowanie (organizowanie toku działania), pozyskiwanie zasobów:

1) Pozyskanie nowych odbiorców:

a) Zatrudnienie osoby odpowiedzialnej za badania rynkowe;

(a) - osoba z wyższym wykształceniem, najlepiej na kierunkach marketing,

zarządzanie itp., z dużym doświadczeniem w przeprowadzaniu badań
rynkowych;

(b) - fundusze przeznaczone na pensję;
(c) - dokumentacja o bieżącym stanie produkcji

b) Przeprowadzenie wywiadu środowiskowego w celu znalezienia braków w

oferowanym asortymencie;

(a) - badania rynkowe, analizy;

c) Raport o aktualnym stanie dystrybucji i sprzedaży;

(a) - raport przygotowany przez dział finansowy
(b) - dokumentacja z działów produkcji i handlu;

d) Przygotowanie oferty dla potencjalnych odbiorców;
e) Prezentacja oferty w sposób indywidualny; wizytacja potencjalnych

odbiorców w zakładzie;

(a) - przedstawiciele zostaną wybrani spośród obecnych pracowników

zakładu;

(b) - środki finansowe przeznaczone na transport do i z miejsca spotkania;
(c) - prezentacja na temat oferty

2) Poszerzenie oferty:

a) Badania rynku; wskazanie potrzeb rynkowych;

(a) - przygotowanie i rozwieszenie ogłoszeń w sprawie pracy;
(b) - przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych;
(c) - przeprowadzenie ankiet przez wolontariuszy;
(d) - analiza ankiet;
(e) - dokumentacja na temat bieżącej oferty;

b) Zbadanie przez Dział Finansowy możliwości finansowych spółki i wyznaczenie

środków przeznaczonych na wprowadzenie nowego produktu;

(a) - zgromadzenie dokumentacji finansowej;
(b) - przeprowadzenie restrukturyzacji finansowej;
(c) - gromadzenie środków;

c) Pozyskanie dostawcy świeżych owoców morza; przeprowadzenie badań

jakościowych;

(a) - współpraca z nowym dostawcą;
(b) - środki na regulowanie należności;

d) Przygotowanie spółki na badania zewnętrzne, w celu uzyskania atestów:

(a) - poinformowanie pracowników o przyszłej kontroli;
(b) - rozdzielenie zadań;
(c) - wyznaczenie koordynatora przygotowań;
(d) - zagospodarowanie środków finansowych;
(e) - realizacja zadań;
(f) - kontrola wewnętrzna;

e) Promocja nowego produktu poprzez reklamę, darmowe próbki;

- zatrudnienie na zlecenie agencji reklamowej;

(a) -wygospodarowanie środków przeznaczonych na reklamę;
(b) - przeznaczenie części produkcji na darmowe próbki;

f) Przygotowanie raportów finansowych decydujących o dalszej dystrybucji

produktu;

(a) - dokumentacja finansowa dotycząca nowego produktu;

3) Skup warzyw i owoców z małych gospodarstw i ekologicznych produkcji:

a) Określenie zapotrzebowania rynku na żywność ekologiczną;

(a) - zaangażowanie wolontariuszy odpowiedzialnych za przeprowadzanie

ankiet;

b) Analiza aktualnych dostawców;

(a) - dokumentacja dotycząca aktualnych dostawców;

c) Wsparcie małych gospodarstw z terenu gminy lub powiatu;

(a) - znalezienie gospodarstw oferujących ekologiczną żywność;

d) Wystosowanie propozycji współpracy;

(a) - oferta współpracy;
(b) - za przedstawienie oferty odpowiedzialny będzie regionalny kierownik

sprzedaży

e) Badania jakościowe, w szczególności pod względem ekologicznej uprawy;

(a) - badania przeprowadzone przez dział jakości;
(b) - dokumentacja na temat wymagań dotyczących ekologicznej

żywności;

f) Analiza dostępnej przestrzeni w magazynach; ewentualne wynajęcie nowej

hali magazynowej;

(a) - wynajęcie nowego magazynu przez dział logistyki i eksportu;
(b) - środki pieniężne na wynajem;

- zatrudnienie nowego magazyniera;

g) Podpisanie czasowych umów z dostawcami;

(a) - przygotowanie umów przez dział skupu i kontraktacji;
(b) - wyznaczenie przedstawiciela;
(c) - środki pieniężne na transport przedstawiciela;
(d) -podpisanie umów

h) Bieżąca kontrola jakości i korzyści;

(a) - dział jakości odpowiedzialny za kontrole jakości;
(b) -przygotowanie firmy na kontrolę
(c) -przeprowadzenie kontroli
(d) - dział finansowy odpowiedzialny za kontrole korzyści;

4) Uzyskanie ekologicznego znaku towarowego:

a) Wyznaczenie osoby odpowiedzialnej za kontakty ze stowarzyszeniem

‘Ekoland’;

(a) - odpowiedzialny za kontakty jest dyrektor ds. handlu;
(b) - dokumentacja nt. produkcji;

b) Wewnętrzne badania jakościowe;

(a) - odpowiedzialny jest dział jakości;
(b) - dokumentacja nt. wymogów uzyskania EZT;

c) Weryfikacja zgodności produkcji z wymaganymi kryteriami;

(a) - odpowiedzialny jest dział jakości;

d) Złożenie deklaracji;

(a) - odpowiedzialny jest dyrektor ds. handlu

e) Rzetelne przygotowanie wniosku;

(a) - dokumentacja technologiczna i jakościowa;
(b) - wysłanie wniosku przez dyrektora ds. handlu;

f) Oczekiwanie na rozpatrzenie wniosku;

5) Wprowadzenie systemu nagród i kar:

a) Powołanie komitetu ds. wynagrodzeń z obecnych pracowników spółki;

(a) - wybór przedstawicieli z poszczególnych działów;
(b) - informacje nt. wynagrodzeń pracowników;

b) Ustalenie wstępnych propozycji kar i nagród;

(a) - dokumentacja nt. wynagrodzeń pracowników, sprawozdania

zmianowe;

c) Wydzielenie przez Dział Finansów środków na ten cel;

(a) - informacje nt. wydzielonych środków przesłane komitetowi ds.

wynagrodzeń;

d) Dostosowanie wstępnych propozycji do zaoferowanych środków;

(a) - zakupienie nagród rzeczowych z przyznanych środków;
(b) - organizacja szkoleń przez dział administracji, kadr i płac

e) Ustalenie kryteriów przyznawania kar i nagród;
f) Publikacja systemu do wglądu pracowników;

(a) - rozpowszechnienie kopii dokumentów;

g) Wprowadzenie systemu do działania firmy od nowego roku;

III) Realizacja – poszerzenie oferty;

Ident

yfika

tor

Badanie rynku; wskazanie

potrzeb rynkowych

Rozpoczęcie Zakończenie

sty 2013

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

1

2013-01-08

2013-01-07

Przygotowanie i rozwieszenie
ogłoszeń

2

2013-01-10

2013-01-09

Przeprowadzenie rozmów
kwalifikacyjnych

3

2013-01-24

2013-01-11

Przeprowadzenie ankiet przez
wolontariuszy

4

2013-01-29

2013-01-25

Analiza ankiet

5

2013-01-07

2013-01-07

Przygotowanie dokumentacji
bieżącej oferty

Czas trwania

2d

2d

10d

3d

1d

21

22

23

24

25

26

27

28

29

Ident

yfika

tor

Zbadanie i wyznaczenie środków

na wprowadzenie nowego

produktu

Rozpoczęcie Zakończenie

sty 2013

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

1

2013-01-07

2013-01-07

Zgromadzenie dokumentacji
finansowej

2

2013-01-17

2013-01-08

Przeprowadzenie
restrukturyzacji finansowej

3

2013-01-28

2013-01-08

Gromadzenie środków

Czas trwania

1d

8d

15d

21

22

23

24

25

26

27

28

29

Ident

yfika

tor

Pozyskanie dostawcy owoców

morza; badania jakościowe

Rozpoczęcie Zakończenie

sty 2013

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

1

2

1

2013-01-22

2013-01-21

Stworzenie oferty dla dostawcy

2

2013-01-30

2013-01-22

Poszukiwanie dostawców

3

2013-01-31

2013-01-31

Wybór najlepszej oferty

Czas trwania

2d

7d

1d

3

4

5

6

7

8

9

10

11

lut 2013

4

2013-02-11

2013-02-01

7d

Badania jakościowe towaru

5

2013-02-12

2013-02-12

1d

Podpisanie umowy

12

Ident

yfika

tor

Przygotowanie spółki na

badania zewnętrzne

Rozpoczęcie Zakończenie

sty 2013

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

1

2

1

2013-01-21

2013-01-21

Poinformowanie pracowników
o przyszłej kotroli

2

2013-01-21

2013-01-21

Rozdzielenie zadań

3

2013-01-21

2013-01-21

Wyznaczenie koordynatora
przygotować

Czas trwania

1g

1d

1g

3

4

5

6

7

8

9

10

11

lut 2013

4

2013-01-22

2013-01-22

1d

Zagospodarowanie środków
finansowych

5

2013-02-01

2013-01-21

10d

Realizacja zadań

12

6

2013-02-01

2013-02-01

1d

Kontrola wewnętrzna

IV) Kontrola :

W całości za cel poszerzenia oferty o mrożone owoce morza w całości odpowiada
dział produkcji, który najlepiej zna się na procesach i tym co należałoby wykonać , aby
można było wprowadzić na rynek nowy produkt. Natomiast za poszczególne zadania
odpowiedzialne są pojedyncze jednostki lub działy np. za zbadanie sytuacji
finansowej, czy wyznaczenie środków finansowych na realizację postawionych celów
odpowiadał będzie dział finansowy. W pierwszym etapie realizacji wyznaczonych
zadań zarząd powinien wyznaczyć głównego koordynatora, która będzie nadzorował
wszystkie zadania. Po czym za poszczególne zadania może być odpowiedzialna inna
osoba, ale główny nadzór powinien być sprawowany przez jedną góra dwie osoby,
które będą za to odpowiedzialne i dzięki temu wszystko będzie wykonywane po kolei
i nic nie umknie uwadze.
Co więcej kontrola powinna być przeprowadzana przy każdym zadaniu, żeby
obowiązki i niedociągnięcia się nienawarstwiany.

III) Podsumowanie:

Głównym celem bytowania firmy na rynku światowym jest jej ciągły rozwój i
samodoskonalenie. Wszystkie podjęte działania mają na celu zarówno polepszenie
oferty i pełne zapełnienie rynku produktami firmy, co za tym idzie zapewnienie
klientom pełnego dostępu do produktów i ich zadowolenia, a także rozwój finansowy
firmy. Dla zarządu firmy celem pierwszorzędnym może okazać się rozwój finansowy,

ale nie koniecznie musi to być bardzo odczuwalne dla statystycznego klienta. Są to
cele w pewien sposób uzupełniające się. Zdefiniowany powyżej cel uzyskania
ekologicznego znaku towarowego, ma zapewnić produkowanym w firmie
mrożonkom pełną konkurencyjność na rynku. Znak taki daje klientom poczucie
pewnego komfortu psychicznego, czy poczucia, że jedzą coś co zdobyło swego
rodzaju atesty, lub uznanie grona osób które się na tym znają. Wszystkiego rodzaju
znaki zarówno ekologiczne jak i towarowe sprawiają, że oferowany towar staje się
atrakcyjniejszy, bardziej konkurencyjny, a co za tym idzie pożądany przez klienta.
Opracowana przez nas częściowa realizacja wprowadzenia na rynek nowych
produktów, czyli poszerzenie oferty, rozłożona została w czasie w celowy sposób,
ponieważ często korzystniej jest poczekać na efekty przez dłuższy okres czasu, przez
co efekt będzie o wiele bardziej zadowalający. Rozłożenie zadań w czasie, pomimo
możliwości ich szybszego wykonania zapewnia precyzyjne i dokładne zrealizowanie
poszczególnych zadań w celu realizacji głównego celu.
Zamodelowane powyżej cele i ich realizacja są ściśle związane z polityką firmy i mają
duże odzwierciedlenie w aktualnych działaniach firmy. Aby jakikolwiek cel miał rację
bytu jego realizacja musi być ściśle przestrzegana, ponieważ taka firma nie może
sobie pozwolić na niedociągnięcia czy opóźnienia. Wykonane wykresy Gantta maja w
sposób graficzny odzwierciedli to co trzeba wykonać i przede wszystkim ile mamy na
to czasu. Ważne jest również wyznaczenie odpowiednich osób, które będą za dane
zadanie odpowiedzialne. Często może się okazać, że zatrudnienie nowej osoby, która
spojrzy na zadanie z innej perspektywy nie koniecznie okaże się nowym
niepotrzebnym wydatkiem, a wręcz przeciwnie może przynieść bardzo duże zyski.
Realizacja celów powinna być dokładnie przemyślana już w etapie ich planowania, nie
można dopuści do sytuacji braku możliwości ich realizacji w chwili, gdy cele te
powinny być w fazie końcowej realizacji. Każdy cel powinien nieść jakieś korzyści, co
oznacza, że zarząd nie powinien realizować celów dla tak zwanej sztuki a jedynie dla
pełnego ich powodzenia.