Jak zaewidencjonować koszty działalności usługowej z uwzględnieniem ustalenia wyniku finansowego
Spółka rozpoczyna działalność w branŜy budowlanej. Jaki wariant ewidencyjny kosztów wybrać? Jak rozliczać wynik na działalności
usługowej?
Rada
W działalności budowlanej najbardziej wskazane jest prowadzenie ewidencji i rozliczanie kosztów według rodzajów i równocześnie
według funkcji. Innym rozwiązaniem jest ewidencjonowanie i rozliczanie kosztów tylko według funkcji. Szczegóły ewidencji w
uzasadnieniu.
Uzasadnienie
Firmy usługowe, jak i produkcyjne z reguły realizują jednocześnie kilka zleceń. Dlatego waŜne jest, aby odpowiednio zaprojektować
ewidencję operacji gospodarczych i odzwierciedlić rzeczywiste wyniki spółki w danym okresie.
Ewidencja i rozliczanie kosztów według rodzajów i jednocześnie według funkcji
Wiele firm stosuje ewidencję i rozliczanie kosztów jednocześnie na kontach zespołu 4 i 5. Taki sposób ewidencji pozwala na
uzyskanie większej ilości informacji. Polecany jest szczególnie spółkom, które chcą uzyskać z ksiąg szczegółowe informacje
dotyczące np. kosztów związanych z poszczególnymi zleceniami.
Przykład
Spółka prowadzi ewidencję na kontach zespołu 4 i 5. W okresie sprawozdawczym dokonała następujących operacji:
1. Zakup materiałów od dostawcy (na podstawie faktur od dostawców) i przyjęcie do magazynu:
Wn "Materiały" 100 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 100 000
2. BieŜące księgowanie kosztów według rodzajów (na podstawie dowodów źródłowych) na łączną sumę 250 000 zł, w tym:
a) zuŜycie materiałów
Wn "ZuŜycie materiałów" 55 000
Ma "Materiały" 55 000
b) zuŜycie energii
Wn "ZuŜycie energii" 10 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 10 000
c) zakup usług obcych
Wn "Usługi obce" 35 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 35 000
d) ubezpieczenie biura
Wn "Ubezpieczenia" 10 000
Ma "Rozrachunki z dostawcami" 10 000
e) naliczenie wynagrodzeń
Wn "Wynagrodzenia" 65 000
Ma "Rozrachunki z pracownikami" 65 000
f) naliczenie składek ZUS
Wn "Świadczenia na rzecz pracowników" 30 000
Ma "Rozrachunki publicznoprawne" 30 000
g) naliczenie amortyzacji
Wn "Amortyzacja" 30 000
Ma "Umorzenie" 30 000
h) poniesienie pozostałych kosztów operacyjnych
Wn "Pozostałe koszty" 15 000
Ma róŜne konta zespołu 0, 1, 2, 3 15 000
3. Przeniesienie kosztów działalności operacyjnej, tj. zaewidencjonowanych wcześniej kosztów na koncie 4, na konta w zespole 5
według funkcji i na konto 64:
a) koszty bezpośrednie dotyczące działalności usługowej (związane w wykonaniem zlecenia, tj. robocizna, materiały, koszty usług
obcych, część kosztów pośrednich moŜliwa do przyporządkowania do danego zlecenia)
Wn "Koszty działalności usługowej" 180 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 180 000
b) koszty aktywowane przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze (ubezpieczenia itp.)
Wn "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 10 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 10 000
c) przeniesienie kosztów ogólnych dotyczących czynszu, energii, amortyzacji
Wn "Koszty ogólnego zarządu" 25 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 25 000
d) koszty ogólne, administracyjne
Wn "Koszty ogólnego zarządu" 35 000
Ma "Rozliczenie kosztów" 35 000
4. SprzedaŜ usług:
Wn "Rozrachunki z odbiorcami" 300 000
Ma "SprzedaŜ usług" 300 000
5. Przeksięgowania na koniec miesiąca:
a) koszt sprzedanych usług (rzeczywiste koszty wytworzenia) - przeniesienia tych kosztów dokonuje się po zakończeniu kaŜdego
miesiąca
Wn "Koszt własny sprzedanych usług" 140 000
Ma "Koszty działalności usługowej" 140 000
b) koszty działalności usługowej przypadającej na bieŜący okres sprawozdawczy
Wn "Rozliczenie kosztów" 140 000
Ma "Koszt własny sprzedanych usług" 140 000
c) koszty ogólnego zarządu
Wn "Rozliczenie kosztów" 60 000
Ma "Koszty ogólnego zarządu" 60 000
d) koszty aktywowane przypadające na bieŜący okres sprawozdawczy
Wn "Rozliczenie kosztów" 2 000
Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów" 2 000
6. Księgowanie kosztów na dzień kończący rok obrotowy w jednostkach sporządzających rachunek zysków i strat w postaci
porównawczej - ustalenie wyniku finansowego:
Wn "Wynik finansowy" 250 000
Ma "Koszty rodzajowe" 250 000
7. Przeniesienie na wynik finansowy zmiany stanu produktów:
Wn "Rozliczenie kosztów" 48 000
Ma "Wynik finansowy" 48 000
8. Przeksięgowanie przychodów ze sprzedaŜy usług:
Wn "SprzedaŜ usług" 300 000
Ma "Wynik finansowy" 300 000
Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji
Ewidencję kosztów tylko według funkcji mogą z powodzeniem stosować jednostki zajmujące się wyłącznie działalnością usługową,
jak teŜ jednostki, w których działalność usługowa jest prowadzona równolegle z innym rodzajem działalności gospodarczej
(handlowej lub produkcyjnej).
W przypadku wyboru księgowania kosztów według funkcji ewidencjonuje się je jedynie na odpowiednich kontach zespołu 5 - gdy
dotyczą danego okresu, a koszty kwalifikujące się do rozliczenia w czasie odnosi się w całości na konto "Rozliczenia
międzyokresowe kosztów".
Koszty rzeczywiste związane z wytworzeniem usług w danym miesiącu, zgrupowane na koncie "Koszty działalności usługowej",
przenosi się po zakończeniu kaŜdego miesiąca, jako koszt wytworzenia sprzedanych usług - najczęściej w całości - na obciąŜenie
konta "Koszt sprzedanych usług":
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty działalności usługowej".
Jeśli firma świadczy usługi, a jednocześnie na koniec okresu sprawozdawczego występuje produkcja w toku, np. poniesienie kosztów
zleceń sprzedanych w następnych okresach sprawozdawczych, to wówczas firma moŜe wyceniać produkty w toku produkcji w
wysokości bezpośrednich kosztów wytworzenia bądź nie wyceniać ich w ogóle - jeŜeli nie zniekształca to stanu aktywów oraz
wyniku finansowego jednostki.
Koszty te na dzień bilansowy mogą pozostać na koncie "Koszty działalności usługowej" lub przenosi się je na konto "Produkty
gotowe i półprodukty" (w analityce: "Usługi niezakończone"), natomiast na początek następnego roku obrotowego przeksięgowuje się
je ponownie w cięŜar konta "Koszty działalności usługowej".
Przychody ze sprzedaŜy usług, podobnie jak koszty związane z ich osiągnięciem, wykazuje się w księgach rachunkowych zgodnie z
zasadą memoriału, księgując wszystkie osiągnięte (naleŜne) przychody, niezaleŜnie od terminu ich zapłaty.
Uwaga!
Za moment sprzedaŜy usług uwaŜa się datę odbioru przez usługobiorcę wykonanej usługi. Przy sprzedaŜy usług za gotówkę za
moment sprzedaŜy przyjmuje się datę zainkasowania gotówki od klienta - z reguły w połączeniu z odbiorem wykonanej usługi.
Ewidencja i rozliczanie kosztów tylko według funkcji z zastosowaniem kont zespołu 5 moŜe przebiegać w sposób następujący:
1. Księgowanie kosztów działalności usługowej dotyczących bieŜącego okresu sprawozdawczego - w wielkościach wynikających
bezpośrednio z dowodów źródłowych:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma konta róŜne zespołu 0, 1, 2, 3.
2. Koszty rozliczane w czasie, przypadające na przyszłe okresy sprawozdawcze - według dowodów źródłowych:
Wn "Rozliczenia międzyokresowe kosztów",
Ma konta róŜne zespołu 0, 1, 2, 3.
3. Koszty pośrednie - według dowodów źródłowych poniesione w ciągu bieŜącego okresu sprawozdawczego (miesiąca):
Wn "Koszty działalności pomocniczej",
Ma konta róŜne zespołu 0, 1, 2, 3.
4. Koszty ogólne, administracji - według dowodów źródłowych - poniesione w danym miesiącu:
Wn "Koszty ogólne",
Ma konta róŜne zespołu 0, 1, 2, 3.
5. Koszty aktywowane - w części przypadającej na bieŜący okres sprawozdawczy, obciąŜające działalność usługową:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma "Rozliczenia międzyokresowe kosztów".
6. Koszty pośrednie - w części obciąŜającej działalność usługową:
Wn "Koszty działalności usługowej",
Ma "Koszty pośrednie".
7. Koszt wytworzenia sprzedanych usług za bieŜący okres sprawozdawczy:
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty działalności usługowej" (po zakończeniu kaŜdego miesiąca).
8. Przeniesienie kosztów na dzień kończący rok obrotowy:
a) koszty sprzedanych usług
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszt sprzedanych usług";
b) koszty pośrednie
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszty pośrednie";
c) koszty ogólne
Wn "Wynik finansowy",
Ma "Koszty ogólne".
Jeśli w zakładowym planie kont ustalono, Ŝe na koncie "Koszt sprzedanych usług" ustala się koszt własny sprzedaŜy usług, to koszty
ogólne oraz pośrednie po zakończeniu kaŜdego miesiąca przenosi się w cięŜar konta "Koszt sprzedanych usług", zapisem:
Wn "Koszt sprzedanych usług",
Ma "Koszty ogólne", oraz "Koszty pośrednie".
Ewidencję przychodów ze sprzedaŜy usług prowadzi się na przeznaczonym do tego celu koncie "SprzedaŜ usług" określonym w
zakładowym planie kont firmy.
Konto to w ciągu roku moŜe wykazywać wyłącznie saldo kredytowe, które wyraŜa wartość sprzedaŜy usług w cenach sprzedaŜy
netto. Wielkość tej sprzedaŜy, ustaloną za dany rok obrotowy, na dzień bilansowy przenosi się na wynik finansowy zapisem:
Wn "SprzedaŜ usług",
Ma "Wynik finansowy".
Spółka do prawidłowego rozliczenia kosztów działalności usługowej powinna zaprojektować odpowiednie opisanie dokumentów
ź
ródłowych. UmoŜliwia to przypisanie kosztów rodajowych do odpowieniej funkcji: zlecenia, koszty pośrednie, koszty ogólne. W ten
sposób bez większych trudności będzie moŜna zaewidencjonować koszty na kontach zespołu 5. Wtedy wystarczy zestawić
zaewidencjonowane przychody i wyliczone w przedstawiony wyŜej sposób koszty, a otrzymamy prawidłowe wyniki na działalności.
(Wadą tej metody jest to, Ŝe w informacji dodatkowej wymaga się przedstawienia kosztów w przekroju rodzajowym).
l art. 28, art. 34, art. 34a, art. 34b, art. 34c, art. 34d, art. 42 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości - j.t. Dz.U. z 2002 r. Nr 76,
poz. 694; ost.zm. Dz.U. z 2006 r. Nr 157, poz. 1119