Access 2007_ÆWICZENIE 2 cz.2

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 1 / 8

Ćwiczenie nr 3 – tworzenie formularzy, generowanie raportów,

defragmentowanie i podział baz danych

Do tworzenia elementów interfejsu graficznego słuŜą formularze. W celu szybkiego i łatwego

uzyskania wstępnego projektu formularza moŜna podświetlić kursorem źródło danych dla formularza

(tabela, kwerenda) oraz w menu „Tworzenie” nacisnąć ikonę

- program sam wygeneruje

przykładowy formularz, który najczęściej jest tworzony jako formularz pojedynczy (zaleŜy od

obiektu/obiektów w oparciu o które został utworzony i od występujących pomiędzy nimi powiązań).

MoŜna w nim edytować dane tylko z jednego rekordu. KaŜdy stworzony w ten sposób formularz

moŜna dalej poddać edycji w Widoku projektu (przejście po otwarciu utworzonego formularza

poprzez kliknięcie ikony

). Klikając ikonę

uzyskujemy formularz dzielony, gdzie w górnej

sekcji mamy arkusz danych, a w dolnej znajduje się formularz do wprowadzania informacji

dotyczących rekordu wybranego w arkuszu danych. Zawsze teŜ klikając ikonę

i wybierając „Kreator formularzy” moŜna skorzystać z kreatorów (rys. l i 2), które pozwalają

wybrać tabelę (kwerendę) źródłową oraz wymagane pola, które mają się znaleźć na formularzu.

W czasie tworzenia formularza za pomocą kreatora moŜemy zdefiniować układ i styl formularza,

które wpływają na efekt wizualny. W kaŜdym przypadku mamy dalej moŜliwość dostosowania

projektu do wymagań uŜytkownika. W tym celu przechodzimy do widoku projektu formularza,

gdzie za pomocą definiowania właściwości poszczególnych jego elementów składowych tworzymy

formularz, zgodny z projektem. Jeśli trzeba dodać do formularza bardziej urozmaicone formanty,

korzystamy z narzędzi w grupie Formanty (rys. 3) na karcie Projektowanie.

Rys. 1

Rys. 2

Rys. 3.

1.1.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F0 _pracownicy (rys. 4) na podstawie wszystkich

danych z tabeli Pracownicy. Formularz ma układ wyjustowany, zastosowano w nim styl Access

2007. Właściwości formularza opisane są w 4 kategoriach. Na zakładce Format (rys. 5) znajdują

się parametry mające wpływ na wygląd, np.: paski przewijania, selektory rekordów, linie

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 2 / 8

podziału, przyciski nawigacyjne lub styl obramowania. Natomiast na zakładce Dane (rys. 6)

umieszczone są właściwości takie jak: źródło danych, filtry, dozwolenie edycji, usuwanie

dozwolone oraz dodawanie dozwolone itp. Korzystając z odpowiednich właściwości

przedstawionych na zakładkach Sformatować formularz do widoku przedstawionego na rys. 4.

Rys. 4

Rys. 5

Rys. 6

1.2.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F1_Czynności na podstawie danych z tabeli

Czynności. Formularz ma układ kolumnowy, zastosowano styl Access 2007.

1.3.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F2_Dokumenty na podstawie danych z tabeli

Dokumenty. Formularz ma układ kolumnowy, zastosowano styl Access 2007.

1.4.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F3_Doświadczenie na podstawie danych z tabeli

Doświadczenie. Formularz ma układ arkusz danych, zastosowano styl Access 2007.

1.5.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F4_Języki na podstawie danych z tabeli Języki.

Formularz ma układ tabelaryczny, zastosowano styl Access 2007.

1.6.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F5_Programy na podstawie danych z tabeli

Programy. Formularz ma układ tabelaryczny, zastosowano styl Access 2007.

1.7.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F6_Projekty na podstawie danych z tabeli Projekty.

Formularz ma układ kolumnowy, zastosowano styl Access 2007.

1.8.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F7_Rodzaj czynności na podstawie danych z tabeli

Rodzaj_czynnosci. Formularz ma układ tabelaryczny, zastosowano styl Access 2007.

1.9.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F8_Wykształcenie na podstawie danych z tabeli

Wykształcenie. Formularz ma układ arkusz danych, zastosowano styl Access 2007.

1.10.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F9_Znajomosc_jezykow na podstawie danych

z tabeli Znajomosc_jezykow. Formularz ma układ arkusz danych, zastosowano styl Access

2007.

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 3 / 8

1.11.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz F9_Znajomosc_programow na podstawie danych

z tabeli Znajomosc_programow. Formularz ma układ arkusz danych, zastosowano styl

Access 2007.

1.12.

Utworzyć za pomocą kreatora formularz PF1_Projekty na podstawie danych z kwerendy

K6_czynnosci. Formularz ma układ arkusz danych, zastosowano styl Access 2007.

1.13.

Utworzyć za pomocą widoku projektu formularz F0_projekty na podstawie danych

z formularza PF1_Projekty. W tym celu formularz PF1_Projekty osadzić jako podformularz

za pomocą ikony

znajdującej się w menu Projektowanie na pasku narzędzi Formanty.

ródłem rekordów dla formularza F0_projekty jest tabela Pracownicy. Aby uzyskać

w formularzu F0_projekty dane tylko dla określonej osoby wybieramy pola łączące formularz

główny z podformularzem – są to w obu przypadkach pola ID_osoby. W celu lepszej

identyfikacji danych osoby naleŜy w widoku projektu dodać w nagłówku formularza nowe

pole tekstowe, dla którego Źródło formantu będzie miało wartość =[Nazwisko] & " " &

[Imię]. Sformatować formularz do widoku przedstawionego na rysunku 7.

Rys. 7

Rys. 8

1.14.

Utworzyć za pomocą widoku projektu formularz F0_wykształcenie na podstawie danych

z formularzy F8_Wykształcenie i F3_Doswiadczenie. W tym celu osadzić te formularze jako

podformularze za pomocą ikony

znajdującej się w menu Projektowanie na pasku narzędzi

Formanty. Źródłem rekordów dla formularza jest tabela Pracownicy. Aby uzyskać

w formularzu F0_wykształcenie dane tylko dla określonej osoby wybieramy pola łączące

formularz główny z podformularzami – są to w kaŜdym przypadku pola ID_osoby.

Sformatować formularz do widoku przedstawionego na rysunku 8.

1.15.

Utworzyć za pomocą widoku projektu formularz F0_znajomosc na podstawie danych

z formularzy F9_Znajomosc_jezykow i F9_Znajomosc_programow. W tym celu osadzić te

formularze jako podfomularze za pomocą ikony

znajdującej się w menu Projektowanie na

pasku narzędzi Formanty. Źródłem rekordów dla formularza jest tabela Pracownicy. Aby

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 4 / 8

uzyskać w formularzu F0_znajomosc dane tylko dla określonej osoby wybieramy pola łączące

formularz główny z podformularzami – są to w kaŜdym przypadku pola ID_osoby..

Sformatować formularz do widoku przedstawionego na rysunku 9.

Rys. 9

Rys. 10

1.16.

Zmodyfikować formularz F0_pracownicy poprzez dodanie w trybie widoku projektu trzech

przycisków, które będą uruchamiały formularze F0_znajomosc, F0_wyksztalcenie,

F0_projekty i czwartego przycisku polecenia, który będzie zamykał formularz. Pierwsze trzy

przyciski dodajemy z menu Projektowanie z paska narzędzi Formanty, a po automatycznym

włączeniu się kreatora przycisków poleceń ustawiamy w kolejnych jego oknach kategorie

operacji (operacje na formularzach) i konkretny rodzaj akcji (otwórz formularz) - (rys. 11),

w następnym oknie określamy formularz, który będzie otwierany (rys. 12), kolejne okno (rys.

13) umoŜliwia określenie zakresu wyświetlanych danych - w tym przypadku włączamy opcję

Otwórz formularz i znajdź określone dane do wyświetlenia, co umoŜliwi nam dostęp do danych

tylko tej osoby, której nazwisko figuruje na formularzu głównym. By wyświetlane były tylko

interesujące nas dane naleŜy w kolejnym formularzu (rys. 14) skojarzyć pole IDosoby

formularza głównego z takim samym polem otwieranego formularza za pomocą przycisku

Kolejne dwa okna kreatora decydują o sposobie jego prezentowania i nazwie przycisku.

W przypadku ostatniego przycisku (Zamknij) naleŜy na pierwszej zakładce kreatora

przycisków poleceń wybrać kategorię operacje na formularzach oraz akcję zamknij

formularz. Sformatować formularz do widoku przedstawionego na rysunku 10. W dolnej części

formularz znajdują się dodane przyciski, które pozwalają nawigować pomiędzy poszczególnymi

rekordami, przeszukiwać je i dodawać nowe. Przyciski dodaje się z menu Projektowanie

z paska narzędzi Formanty, gdzie wybieramy kategorię „Nawigowanie pomiędzy rekordami”

i odpowiednie akcje z tej kategorii oraz kategorię „Operacje na rekordach” i wybieramy akcję

„Dodaj nowy rekord”.

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 5 / 8

Rys. 11

Rys. 12

Rys. 13

Rys. 14

Do tworzenia estetycznych zestawień i podsumowań słuŜą raporty. Raport moŜna utworzyć

samodzielnie (konstruując go w widoku projektu raportu – klikając ikonę

), w sposób uproszczony

w wersji podstawowej (korzystając z ikony

) ale moŜna teŜ zlecić to zadanie Kreatorowi

raportów. UŜycie Kreatora raportów pozwala uzyskać raport lepiej dostosowany do wymagań

uŜytkownika. Uzyskuje on od uŜytkownika potrzebne do jego sformatowania informacje i na ich

podstawie tworzy raport. Nawet uŜytkownikowi z duŜym doświadczeniem w tworzeniu raportów

posługiwanie się Kreatorem raportów przyniesie korzyść, gdyŜ ułatwi mu szybkie zaprojektowanie

wymaganego układu raportu. Późniejsze przejście do widoku projektu pozwoli na dostosowanie

kaŜdego typu raportu do własnych potrzeb.

Modyfikacja utworzonego raportu przebiega w podobny sposób jak modyfikowanie formularza.

Programista moŜe stosować standardowe polecenia edycyjne znajdujące się na pasku narzędziowym

lub posługiwać się oknem Właściwości, gdzie korzystając z zakładek: Format, Dane, Zdarzenia

i Inne dostosowuje raport do indywidualnych potrzeb.

Przy drukowaniu raportów, a w szczególności etykiet, naleŜy zwrócić uwagę na ustawienie strony

i rozmiar papieru.

2.1.

Utworzyć raport R1_pracownicy na podstawie danych z tabeli Pracownicy.

Korzystając z kreator raportów zastosować sortowanie rosnące dla pola Nazwisko. Raport ma układ

tabelaryczny i zastosowano styl Access 2007.

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 6 / 8

2.2.

Utworzyć raport R2_pracownicy na podstawie danych z kwerendy K2b_Pracownicy.

Raport ma układ tabelaryczny i zastosowano styl Access 2007.

2.3.

Utworzyć raport R3 _doświadczenie na podstawie danych z tabeli Doświadczenie.

Wybieramy pola: ID_osoby, Czas_zatrudnienia_od, Czas_zatrudnienia_do, Nazwa firmy, Stanowisko,

Wynagrodzenie. W raporcie zastosowano grupowanie dla ID_osoby, ma on układ krokowy i styl Access

2007.

2.4.

Utworzyć raport R3a_doświadczenie na podstawie danych z kwerendy K3_doswiadczenie.

Wybieramy pola: Nazwisko, Nazwa firmy, Stanowisko, Wynagrodzenie.

Przy tworzeniu raportów w oparciu o kwerendy wielotablicowe, kreator raportów pozwala na wybór

sposobu wyświetlania danych, np.: według tabeli Pracownicy, jest to równowaŜne włączeniu grupowania

danych według pola Nazwisko. Raport ma układ krokowy oraz styl Dokument.

2.5.

Utworzyć raport R4_wyksztalcenie na podstawie danych z kwerendy K4_wykształcenie.

Wybieramy pola: Nazwisko, Szkoła, Rok ukończenia, Specjalizacja. W raporcie zastosowano grupowanie

dla pola Nazwisko oraz układ krokowy i styl Access 2007.

2.6.

Utworzyć raport R5_języki na podstawie danych z kwerendy K5_języki.

Wybieramy pola: Nazwisko, ID_języka, ID_stopnia. W raporcie zastosowano grupowanie dla pola

Nazwisko oraz układ krokowy i styl Access 2007.

2.7.

Utworzyć raport R5a_Języki na podstawie danych z kwerendy K5_języki.

Wybieramy pola: Nazwisko, ID_języka, ID_stopnia. Raport ma układ krokowy, zastosowano

grupowanie dla pola ID_Języka i styl Access 2007.

Proszę się zastanowić, co naleŜy zmienić aby otrzymać prawidłowe dane w raporcie?

2.8.

Utworzyć raport R6_projekty na podstawie danych z kwerendy K6_czynności.

Wybieramy pola: Symbol, Czynność, Data, ID_Osoby. Raport ma układ krokowy, zastosowano

grupowanie dla pola Symbol i styl Access 2007. Sortowanie ustawić rosnące dla pola: Symbol i Data.

2.9.

Utworzyć raport R6b _projekty na podstawie danych z kwerendy K6b_czynności.

Wybieramy pola: Nazwisko, Data, ID_rodzaju i Symbol. Raport ma układ krokowy, zastosowano

grupowanie dla pola Nazwisko i styl Access 2007. Sortowanie ustawić jako rosnące dla pola Data.

2.10.

Utworzyć raport R7_dokumenty na podstawie danych z kwerendy K7_dokumenty.

Wybieramy pola: Nazwa, ID_osoby, Data i Lokalizacja. Raport ma układ krokowy, zastosowano

grupowanie dla pola Data (grupowanie wg miesięcy) i styl Access 2007.

2.11.

Utworzyć raport R8a_czynnosci na podstawie danych z kwerendy K8b_czynności.

Wybieramy pola: Nazwiska, ID_rodzaju i Symbol. Raport powstał na podstawie kwerendy krzyŜowej,

dlatego moŜliwe jest przedstawienie danych jak w tabeli przestawnej (zestawienie wielokryterialne).

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 7 / 8

Podział bazy danych na dane i obiekty.

Przed podziałem bazy danych na dane i obiekty, naleŜy wykonać kopię pliku źródłowego!!!

Procedura ta pozwala podzielić bazę danych na dwa pliki: jeden zawierający tabele, a drugi

zawierający kwerendy, formularze, raporty, makra itd. Dzięki temu uŜytkownicy, którzy chcą korzystać z

danych, mogą dostosować swoje własne formularze, raporty i inne obiekty, utrzymując jedno wspólne

ródło danych w sieci.

•

W menu Narzędzia bazy danych na pasku narzędzi Przenoszenie danych naleŜy kliknąć ikonę

, która pozwala na dokonanie podzielenia bazy danych. Po pojawieniu się okiena

Rozdzielacza bazy danych naleŜy kliknąć przycisk Podziel bazę danych oraz podać ścieŜkę

dostępu dla tworzonego pliku z tabelami.

Tworzenie pliku skompilowanego ACCDE.

Przed konwersją do pliku .accde naleŜy wykonać kopię pliku źródłowego!!!

Bazę danych moŜna przekonwertować na plik .accde, który jest odpowiednikiem pliku .mde z

wcześniejszych wersji programu Access. Jest on zablokowaną wersją oryginalnego pliku accdb

(standardowego pliku Access 2007). Jeśli plik accdb zawiera kod VBA, do pliku accde zostanie

dołączony tylko kod skompilowany — w związku z tym uŜytkownicy nie będą mogli wyświetlać ani

modyfikować kodu VBA. Ponadto uŜytkownicy pliku accde nie będą mieć uprawnień do zmieniania

projektów formularzy i raportów.

NaleŜy zachować kopię oryginalnej bazy danych. Chcąc zmienić kod lub projekt obiektów w bazie

danych .accde, trzeba to zrobić w oryginalnej bazie danych, a następnie utworzyć z niej nową bazę

danych .accde. Oryginalna baza danych będzie równieŜ potrzebna do konwersji na przyszłe wersje

programu Microsoft Access, poniewaŜ nie moŜna bezpośrednio konwertować plików .accde. Zapisanie

bazy danych jako pliku . accde jest najbardziej przydatne, gdy jej projektant chce zapobiec wprowadzaniu

zmian w formularzach i raportach lub ukryć kod języka Visual Basic przed uŜytkownikami bazy danych.

Bazę danych moŜna równieŜ konwertować na plik . accde podczas tworzenia własnych kreatorów lub dla

części frontonu aplikacji frontonu/zaplecza.

Aby uzyskać plik skonwertowany do wersji .accde naleŜy z menu Narzędzia bazy danych na pasku

narzędzi Narzędzia bazy danych wybrać ikonę

i podać ścieŜkę dostępu do zapisania nowego,

przekonwertowanego do wersji .accde pliku. W przypadku braku zaufania do źródła pochodzenia

zawartości bazy i wyłączenia niebezpiecznej zdaniem Accessa zawartości bazy naleŜy na pasku

komunikatów wybrać opcję zaufania poprzez ustawienie opcji Włącz tę zawartość w oknie dialogowym

Opcje zabezpieczeń pakietu Microsoft Office.

Ustawianie parametrów startowych bazy danych i kompaktowanie bazy danych

Bazę danych moŜna dostosować do własnych wymagań takŜe poprzez ustawienie parametrów jej

uruchamiania. W tym celu naleŜy uaktywnić Dostosowanie paska narzędzi Szybki dostęp (np. poprzez

naciśnięcie prawego klawisza myszy na pasku z ikonami) oraz wybrać opcję BieŜąca baza danych. W

Opcjach aplikacji moŜna m.in. dokonać ustawienia tytułu aplikacji, podać ścieŜkę dostępu dla jej ikony,

wiczenie nr 3 – „Metodyka projektowania …”– autorzy Wojciech FURMANEK, Arkadiusz JASKÓLSKI– str. 8 / 8

podać nazwę formularza przeznaczonego do wyświetlania po uruchomieniu aplikacji (pliku bazy danych)

oraz zdefiniować, które elementy interfejsu Accessa mają być wyświetlone – rys. 15.

Po przeprowadzeniu szeregu zmian lub po usunięciu tabel baza danych moŜe ulec fragmentacji,

wykorzystując w sposób nieoptymalny miejsce na dysku. Defragmentacja bazy danych polega na

skopiowaniu jej wraz z uporządkowaniem zapisu na dysku. Aby zdefragmentować bieŜącą bazę danych

naleŜy w Opcjach aplikacji zaznaczyć pole Kompaktuj przy zamknięciu i przycisnąć przycisk OK –

rys. 15. Po tej operacji pojawi się okienko informujące, Ŝe powyŜsza czynność zostanie wykonana po

zamknięciu bazy, a ponowne otworzenie pliku skutkować będzie uruchomieniem juŜ skompaktowanej

bazy danych. Powinny zostać z bazy danych usunięte błędy a zajmowany przez nią obszar pamięci

powinien być mniejszy tego, jaki był w poprzedniej wersji.

rys. 15