UNIWERSYTET TECHNOLOGICZNO – PRZYRODNICZY
IM. JANA I JĘDRZEJA ŚNIADECKICH W BYDGOSZCZY
Programowanie i Bazy Danych
Ćwiczenia
Moduł I – MS Access 2007
mgr inż. Cezary Graul
dr inż. Grzegorz Dzieża
Copyright Cezary Graul, Grzegorz Dzieża.
Wszelkie prawa zastrzeżone
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 2 z 12
Cel i zakres zajęć
Celem zajęć jest stworzenie bazy danych studentów uczelni zawierającej tabele z pod-
stawowymi informacjami o studentach, wydziałami uczelni, kierunkami studiów wraz z do-
stępną ofertą kształcenia.
Zakres zajęć obejmuje tworzenie tabel w programie MS Access wraz z konfiguracją po-
szczególnych ich parametrów. Gotowa baza danych powinna także zawierać odpowiednie
formularze przygotowane do wprowadzania danych, kwerendy umożliwiające uzyskanie
wymaganych informacji oraz raporty, za pomocą których wygenerowane zostaną stosowne
wydruki z informacjami o studentach uczelni.
Wstęp
Baza danych jest zbiorem powiązanych ze sobą informacji (np. książka telefoniczna,
lista pracowników) w sposób umożliwiający łatwy i logiczny dostęp oraz możliwość przetwa-
rzania danych.
Program MS Access 2007 jest systemem sterowania bazami danych. Poza przecho-
wywaniem danych zapewnia on:
szybki dostęp do wybranych informacji;
porządkowanie informacji według wybranych kryteriów;
szybką zmianę sposobu prezentacji danych;
budowanie unikatowych zestawów danych, grupowanie danych oraz wykonywanie
obliczeń;
szybkie dołączanie, uzupełnianie, modyfikowanie i usuwanie danych.
Dane są przechowywane w tabelach. Wiersze tabeli nazywamy rekordami, a kolumny
polami. Poszczególne pola zawierają dane jednego, określonego typu. Każde pole ma swój
nagłówek. Rekord zawiera informacje z różnych pól.
Aby było możliwe połączenie informacji z różnych tabel musi być ustanowiona relacja
między nimi. Relację taką definiuje się za pomocą pola występującego we wszystkich powią-
zanych ze sobą tabelach (najczęściej pola Identyfikator).
Do prezentacji i zarządzania danymi przechowywanymi w tabelach służą kwerendy, for-
mularze i raporty zwane obiektami bazy danych.
Kwerendy pozwalają na wybieranie z tabeli rekordów według określonych kryteriów, łą-
czenie pól z różnych powiązanych ze sobą tabel, wykonywanie obliczeń na polach liczbo-
wych.
Co to jest baza danych?
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 3 z 12
Formularze służą głównie do wprowadzania danych i dają możliwość wyboru innej formy
ich prezentacji.
Raporty służą do wydruku informacji, umożliwiają automatyczne grupowanie i podsu-
mowywanie danych.
Podstawy pracy w programie Access
Aby uruchomić program MS Access 2007, należy wykonać następujące kroki:
Klikamy:
→ Wszystkie programy → Microsoft Office → Microsoft Office Access 2007
Po uruchomieniu programu należy utworzyć nową bazę danych, która będzie wykorzysty-
wana w ramach zajęć.
Na ekranie pojawia się okno programu, z którego należy wybrać pozycję Pusta baza danych:
Po prawej stronie ekranu należy nazwać tworzoną bazę danych, po czym zostaje ona utwo-
rzona w podanej lokalizacji.
Każdy ze studentów nazywa swój plik w następujący sposób: BD_[Nazwisko Studenta].accdb
Tworzenie pustej bazy danych
Uruchamianie programu
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 4 z 12
Aby utworzyć bazę danych klikamy na przycisk Utwórz.
Na ekranie pojawia się pusta baza danych, w której domyślnie utworzona zostaje Tabela1
zawierająca pole Identyfikator.
Modyfikacja poszczególnych parametrów utworzonej tabeli będzie możliwa po wcześniej-
szym jej zapisaniu oraz nadaniu jej stosownej nazwy.
W związku z prawdopodobieństwem zdublowania się nazw poszczególnych obiektów wcho-
dzących w skład tworzonej bazy danych, zaleca się stosowanie nazewnictwa według następu-
jącego wzoru:
[nazwa obiektu]_Tabela
[nazwa obiektu]_Formularz
[nazwa obiektu]_Kwerenda
[nazwa obiektu]_Raport
Aby zapisać tabelę, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na zakładce Tabela1, a następ-
nie wybrać pozycję Zapisz.
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 5 z 12
Pierwsza tabela tworzonej bazy danych nazywa się Student_Tabela i będzie zawierać pod-
stawowe informacje o studentach uczelni.
Tabele
Nowy rekord
Ostatni rekord
Następny rekord
Numer rekordu
Poprzedni rekord
Pierwszy rekord
Selektor rekordu
Selektor służy do zaznaczania rekordu. Bieżący rekord (ten, w którym znajduje się kursor lub
zaznaczenie) jest zawsze podświetlony.
Strzałki nawigacji na dolnym pasku ekranu pozwalają na poruszanie się pomiędzy poszcze-
gólnymi rekordami tabeli. Pole „Numer rekordu” wskazuje na bieżący rekord tabeli.
* oznaczony jest pusty rekord w danej tabeli.
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 6 z 12
Klawisze
Przejście do:
Tab lub →
następnego pola w prawo
Shift + Tab lub ←
poprzedniego pola w lewo
End
ostatniego pola w rekordzie
Home
pierwszego pola w rekordzie
↓
następnego rekordu
↑
poprzedniego rekordu
Ctrl + ↓
ostatniego rekordu w polu
Ctrl + ↑
pierwszego rekordu w polu
Ctrl + End
ostatniego pola w ostatnim rekordzie
Ctrl + Home
pierwszego pola w pierwszym rekordzie
Aby przejść do konkretnego rekordu wystarczy wpisać w polu „Numeru rekordu” jego
numer i nacisnąć Enter.
Aby znaleźć rekord z konkretną wartością w danym polu należy w dowolnym rekor-
dzie, ale w danym polu, kliknąć, a następnie w polu „Wyszukaj” wpisać szukaną wartość.
Aby zaznaczyć:
rekord – kliknąć na selektorze
kolejne rekordy – przeciągnąć po kolejnych selektorach
wszystkie rekordy – kliknąć trójkąt po lewej stronie kolumny identyfikatora tabeli lub
nacisnąć Ctrl + A
Aby zmienić nazwę obiektu, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na wybranym obiekcie
w oknie nawigacji znajdującym się po lewej stronie ekranu i wybrać opcję „zmień nazwę”.
W analogiczny sposób usuwamy lub ukrywamy wybrane obiekty.
Zmiana nazwy oraz usuwanie obiektów
Przemieszczanie się w ramach tabeli
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 7 z 12
Należy jednak pamiętać, że wykonywanie powyższych operacji możliwe jest po uprzednim
zamknięciu modyfikowanych obiektów.
Aby zamknąć obiekt, należy kliknąć prawym klawiszem myszy na zakładce obiektu, a następ-
nie wybrać pozycję Zamknij.
W celu skopiowania zawartości poprzedniego pola do nowego rekordu należy nacisnąć
Ctrl + ’.
Aby skopiować cały rekord, należy zaznaczyć dany rekord za pomocą selektora oraz nacisnąć
Ctrl + C.
Aby wkleić skopiowany rekord, należy zaznaczyć nowy rekord za pomocą selektora oraz na-
cisnąć Ctrl + V.
Naciśnięcie klawisza Delete powoduje usunięcie zaznaczonego rekordu, bądź wpisu w bieżą-
cym polu.
Powyższe operacje można także wykonać poprzez kliknięcie prawym klawiszem myszy na
danym obiekcie bazy danych i wybranie odpowiedniej opcji z listy.
Kopiowanie, usuwanie i zastępowanie danych w tabeli
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 8 z 12
Ćwiczenie 1.1
Stworzenie tabeli Student_Tabela
Projektowanie nowej tabeli przebiega w dwóch etapach:
1. Zaprojektowanie układu tabeli (liczba, nazwy i parametry pól)
2. Wprowadzanie do niej danych.
Tekst – pole tekstowe
Nota – pole komentarza
Liczba – pole liczbowe
Data/Godzina – pole daty i godziny
Walutowy – pole liczbowe ze znakiem waluty
Autonumerowanie – pole klucza podstawowego tabeli(typ pola Identyfikator)
Tak/Nie – pole wartości logicznej PRAWDA/FAŁSZ
Obiekt OLE – pole przechowujące obiekty bądź dane binarne
Hiperłącze – pole odnośników w formie hiperłączy
Załącznik – pole przechowujące dowolne obsługiwane typy danych
Po wpisaniu nazwy pola należy na siatce projektowej określić właściwości tegoż pola,
a mianowicie (nie wszystkie są konieczne):
rozmiar pola – maksymalna liczba znaków, które można wpisać w polu (max. 255);
format – sposób wyświetlania danych w polu po zakończeniu wprowadzania (np.
sposób wyświetlania daty);
maska wprowadzania – wzorzec wprowadzania wszystkich danych w polu (sposób w
jaki są wyświetlane dane w czasie wprowadzania; tylko dla typów tekst
lub data/godzina);
tytuł – nazwa pola w tabeli;
wartość domyślna – wartość wpisana automatycznie w nowym rekordzie;
reguła poprawności – warunek który musi być spełniony, aby element danych wpro-
wadzony w polu został przyjęty;
komunikat o błędzie – tekst wyświetlany w wypadku próby wprowadzenia w polu
elementu niepoprawnego;
wymagane – określa, czy pole musi być wypełnione w każdym niepustym rekordzie;
zerowa długość dozwolona – określa, czy w polu można umieścić ciąg znaków zero-
wej długości;
indeksowanie – odpowiedź na pytanie, czy dane z pola mają być indeksowane.
W każdej chwili można przejść od widoku siatki projektowej do widoku arkusza korzysta-
jąc z menu „Widok”.
Dostępne typy pól
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 9 z 12
Projektujemy tabelę Student_Tabela, która zawiera następujące pola:
W celu uniknięcia problemów związanych z wykorzystywaniem tworzonej bazy danych
w różnych wersjach językowych pakietu MS Office, zaleca się nie stosowanie polskich zna-
ków w nazwach poszczególnych obiektów oraz pół.
Ćwiczenie 1.2
Ustawianie klucza podstawowego dla tabeli Student_Tabela:
1. W górnej części okna projektowego kliknąć na selektorze wiersza w którym znajduje
się nazwa pola mającego być kluczem podstawowym (selektor pola Student_Id)
2. Z menu „Projekt” wybrać „Klucz podstawowy”.
3. Selektorze wiersza pojawi się znak klucza.
Klucz podstawowy w jednoznaczny sposób identyfikuje rekordy tabeli i umożliwia powiąza-
nie ze sobą informacji z kilku różnych tabel (jeśli w obu ustawiono ten sam klucz podstawo-
wy). Zwykle jest nim identyfikator.
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 10 z 12
Ćwiczenie 1.3
Zaprojektować tabelę Wydzial_Tabela.
Określić typy i właściwości pól według wzoru:
Nazwa pola
Typ danych
Właściwości
Wydzial_ID
(Klucz podstawowy)
Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy
Wydzial_Nazwa
Tekst
Maksymalna liczba znaków - 50
Wydzial_Rok_Zalozenia
Liczba
Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0
Wydzial_Logo
Załącznik
Wydzial_Opis
Nota
1. Na karcie „Tworzenie” nacisnąć przycisk „Tabela”.
2. Na karcie „Projekt” wybrać pozycję „Widok”, a następnie „Widok projektu”.
3. Pokaże się okno projektowe z pustą siatką projektową, w której należy umieszczać
nazwy i typy pól oraz określić ich właściwości.
4. Kliknąć w pierwszej komórce kolumny „Nazwa pola” i wpisać Wydzial_ID.
5. Przejść do pola „Typ danych”, kliknąć na strzałce i wybrać odpowiedni (Autonumero-
wanie).
6. W komórce „Nowe wartości” wpisać lub wybrać z listy „Przyrostowy”.
7. Analogicznie zaprojektować pozostałe pola.
Ćwiczenie 1.4
Zaprojektować tabelę Kierunek_Tabela.
Określić typy i właściwości pól według wzoru:
Nazwa pola
Typ danych
Właściwości
Kierunek_ID
(Klucz podstawowy)
Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy
Kierunek_Nazwa
Tekst
Maksymalna liczba znaków - 100
Kierunek_Opis
Nota
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 11 z 12
Ćwiczenie 1.5
Wprowadzić dane do tabeli Wydzial_Tabela.
1. Przełączyć się na widok Arkusz danych (karta „Arkusz danych”, a następnie „Widok”)
2. Wprowadzić dane do pól wg wzoru:
3. Uzupełnić pozostałe pola, korzystając z informacji zawartych na stronie
www.utp.edu.pl
4. Zapisać zmiany
Aby dopasować szerokość kolumn należy skorzystać z jednego ze sposobów:
1. wskazać myszą granicę między selektorami dwóch pól (wskaźnik – czarny krzyż ze strzał-
kami w lewo i prawo) i przeciągnąć
2. nacisnąć lewy przycisk myszy i trzymając go przeciągać myszą prawą krawędź pola
w odpowiednie położenie
3. skorzystać z autodopasowania – dwukrotnie kliknąć na prawej granicy selektora tego
pola, które ma być poszerzone.
Zmiana kolejności pól tabeli polega na przeciąganiu selektorów odpowiednich pól. Nowe
położenie przesuwanego pola oznaczone jest grubą linią na granicy dwóch pól
Ćwiczenie 1.6
Wprowadzić dane do tabeli Kierunek_Tabela oraz Student_Tabela.
1. Należy wprowadzić dane dotyczące kierunków studiów w tabeli Kierunek_Tabela
z dwóch wybranych wydziałów uniwersytetu w sposób analogiczny do przedstawionego
w Ćwiczeniu 1.5.
2. Należy wpisać dane 10 – ciu fikcyjnych studentów w tabeli Student_Tabela.
Modyfikacja projektu tabeli
Opracowanie: Cezary Graul , Grzegorz Dzieża
Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego
i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa
Strona 12 z 12
Ćwiczenie 1.7
Usunąć pole Kierunek_Opis z tabeli Kierunek_Tabela.
Wstawić pole Kierunek_Wydzial przed polem Kierunek_Nazwa.
1. Wyświetlić tabelę Kierunek_Tabela, przejść na „Widok” – „Projekt”.
2. Kliknąć na selektorze pola do usunięcia (Kierunek_Opis).
3. Z menu kontekstowego wybrać „Usuń wiersze” lub nacisnąć Delete.
4. Na siatce projektowej kliknąć na nazwie pola przed które ma być wstawione nowe pole
(na nazwie Kierunek_Nazwa).
5. Z menu kontekstowego wybrać „Wstaw wiersze” i wpisać nazwę pola
(Kierunek_Wydzial) oraz ustalić jego typ (tekstowy).
6. Zapisać zmiany.