Praca w grupie

Mechanizmy współużytkowania

W środowisku biurowym, finalny dokument jest często efektem pracy całego zespołu pracowników. W starych,
dobrych czasach robocza kopia raportu czy też zestawienia po wydrukowaniu krążyła pośród wielu osób, które
sukcesywnie nanosiły na niego odpowiednie poprawki i modyfikacje, pokrywając go dziesiątkami a nierzadko i setkami
kolorowych komentarzy, uwag i odnośników. Zazwyczaj po zakończeniu tego procesu, mocno już wyeksploatowany
wydruk trafiał na biurko nieszczęśnika, który musiał mozolnie przedzierać się poprzez taką gmatwaninę i po wytężonej
pracy utworzyć z tego coś, co przypominało już gotowy, „czysty” dokument. Taka organizacja pracy zwykle była
potwornym „pożeraczem czasu” tym bardziej, że często cały proces musiał być powtarzany wielokrotnie.

Microsoft Excel, który zasłużenie zdobył sobie poczesne miejsce w niemal każdym szanującym się biurze, udostępnia
cały szereg mechanizmów, które mają na celu ułatwienie i znaczące przyspieszenie opisanego procesu:

Właściwości dokumentu

— przechowują informacje o zawartości dokumentu oraz jego autorze

Komentarze

— pozwalają zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzenie odpowiednich komentarzy i

uwag co do zawartości dokumentu. Domyślnie takie uwagi nie są umieszczane na wydruku — chyba, że
użytkownik zadecyduje inaczej.

Śledzenie wprowadzonych zmian

— pozwala zespołowi oceniająco-korygującemu na wprowadzanie

dowolnych modyfikacji dokumentu przy zachowaniu nienaruszonej oryginalnej zawartości. Podczas procesu
finałowej korekty dokumentu poszczególne modyfikacje mogą być zatwierdzane bądź odrzucane.

Ochrona dokumentów

— pozwala na ograniczenie możliwości edycji dokumentu.

Opcje zapisu

— pozwalają na zabezpieczenie dokumentu przed nieautoryzowanym otwarciem bądź

modyfikacją.

Udostępnianie skoroszytów

— pozwala wielu użytkownikom na jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem

poprzez sieć komputerową.

Rysunek 11.1.

Menu

Plik

.

Rysunek 11.2.

Korzystając z zakładki

Podsumowanie

okna dialogowego

Właściwości

możesz wprowadzić wiele

dodatkowych informacji dotyczących zawartości dokumentu.

Właściwości dokumentu

Okno dialogowe

Właściwości

(rysunek 11.2 oraz 11.4) pozwala na wprowadzenie i przechowywanie informacji o

dokumencie. Właściwości dokumentu mogą być przeglądane przez każdego użytkownika, który otworzy dany
skoroszyt.

Rady

W celu lepszej organizacji informacji o dokumencie, okno

Właściwości

jest podzielone na szereg zakładek. W

niniejszym podrozdziale omówimy tylko zakładki

Podsumowanie

oraz

Statystyka

— eksplorację pozostałych

zakładek pozostawimy użytkownikowi.

Informacje zapisane we właściwościach dokumentu są wykorzystywane przez wewnętrzny mechanizm Excela

służący do wyszukiwania plików. Szczegółowe omówienie tego mechanizmu wykracza poza ramy tej książki,
aczkolwiek możesz wybierając z menu głównego polecenie

Plik Wyszukaj

spróbować zmierzyć się z nim

samodzielnie (rysunek 11.1).

Aby otworzyć okno właściwości dokumentu

1. Otwórz wybrany skoroszyt.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Właściwości

(rysunek 11.1).

Aby utworzyć podsumowanie dokumentu

1. Otwórz okno właściwości dokumentu.

2. Przejdź na zakładkę

Podsumowanie

(rysunek 11.2).

3. Wprowadź lub zmodyfikuj informacje zawarte w poszczególnych polach dialogowych:

Tytuł

— jest to po prostu tytuł tworzonego dokumentu. Tytuł dokumentu nie musi być identyczny z

nazwą pliku tego dokumentu.

Temat

— temat dokumentu

Autor

— informacje o autorze dokumentu. Zawartość tego pola może być automatycznie uzupełniona

na podstawie informacji zawartych na zakładce

Ogólne

okna dialogowego

Opcje

.

Menedżer

— dane osoby odpowiedzialnej za zawartość dokumentu.

Firma

— nazwa firmy, w której pracuje autor bądź menedżer dokumentu.

Kategoria

— nazwa kategorii przypisanej do dokumentu.

Słowa kluczowe

— zestaw słów charakteryzujących zawartość i/lub przeznaczenie dokumentu

Komentarze

— dowolne uwagi na temat dokumentu

Baza hiperłącza

— adres witryny internetowej bądź ścieżka do foldera na dysku lub wolumenu na

dysku sieciowym. Opcja ta działa w powiązaniu z hiperłączami znajdującymi się wewnątrz
dokumentu.

4. Aby

utworzyć obraz podglądu, który będzie wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu

(rysunek 11.3) zaznacz opcję

Zapisz obraz podglądu

.

5. Naciśnij przycisk

OK

.

Rady

Wprowadzanie informacji w oknie właściwości nie jest obligatoryjne — jeżeli chcesz, możesz pozostawić

wszystkie pola puste (rysunek 11.2).

Więcej informacji na temat zakładki

Ogólne

okna

Opcje

znajdziesz w rozdziale 15.

Aby przejrzeć statystyki dokumentu

1. Otwórz okno właściwości dokumentu.

2. Przejdź na zakładkę

Statystyka

(rysunek 11.4).

3. Po

zakończeniu przeglądania statystyk naciśnij przycisk

OK

.

Rada

Informacje zawarte w oknie

Statystyka

(rysunek 11.4) nie mogą być modyfikowane.

Rysunek 11.3.

Obraz podglądu jest wyświetlany w obszarze podglądu okna otwierania dokumentu.

Rysunek 11.4.

Zakładka

Statystyka

okna dialogowego

Właściwości

.

Komentarze

Komentarze są to notatki, które autor i inni użytkownicy mogą umieszczać na arkuszu. Domyślnie komentarze są
wyświetlane na ekranie, ale nie drukowane — chyba, że użytkownik zadecyduje inaczej.

Aby wstawić komentarz

1. Zaznacz

komórkę, w której chcesz wprowadzić komentarz (rysunek 11.5).

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Wstaw Komentarz

(rysunek 11.6). Wydarzą się wtedy dwie rzeczy: w

komórce pojawia znacznik komentarza (mały, czerwony trójkącik zlokalizowany w prawym, górnym
narożniku komórki) a na ekranie pojawi się okno tekstowe, w którym będzie migał kursor (rysunek 11.7).

3. W polu tekstowym wpisz dowolną treść komentarza (rysunek 11.8).

4. Po

zakończeniu kliknij w dowolnym, innym miejscu arkusza. Komentarz zostanie zapisany i tekstowe pole

komentarza zniknie z ekranu.

Rada

Excel pobiera Twoje dane z zakładki

Ogólne

okna dialogowego

Opcje

. Więcej na temat opcji znajdziesz w

rozdziale 15.

Rysunek 11.5.

Zaznacz komórkę, w której chcesz zamieścić komentarz.

Rysunek 11.6.

Z menu głównego wybierz polecenie

Wstaw Komentarz

.

Rysunek 11.7.

Excel wyświetli pole tekstowe komentarza.

Rysunek 11.8.

Wprowadź komentarz.

Rysunek 11.9.

Kiedy umieścisz wskaźnik myszki nad znacznikiem, Excel wyświetli komentarz w małym okienku na

ekranie.

Aby obejrzeć komentarz

Ustaw wskaźnik myszki nad komórką, w której widnieje znacznik komentarza. Na ekranie pojawi się małe okienko z
nazwiskiem autora i zawartością komentarza (rysunek 11.9).

lub

Z menu głównego wybierz polecenie

Widok Komentarze

(rysunek 11.10). Wszystkie komentarze umieszczone w

skoroszycie pojawią się na ekranie (rysunek 11.11).

Rada

Jeżeli będziesz postępował zgodnie z powyższymi wytycznymi, to na ekranie może pojawić się pasek narzędzi

Recenzja

(rysunek 11.11). Znajdziesz na nim narzędzia przeznaczone do pracy z komentarzami i poprawkami.

Aby usunąć komentarz

1. Zaznacz

komórkę, z której chcesz usunąć komentarz.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Edycja

Wyczyść

Komentarze

(rysunek 11.12). Znaczniki

komentarzy oraz same komentarze zostaną usunięte.

Aby wydrukować komentarze

1. Aby

przygotować arkusz do wydruku postępuj zgodnie z instrukcjami zamieszczonymi w rozdziale 9.

2. Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej

Komentarze

, znajdującej się na zakładce

Arkusz

okna

dialogowego

Ustawienia strony

(rysunek 11.13).

3. Naciśnij przycisk

Drukuj

.

4. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Drukuj

— naciśnij przycisk

OK

. Zawartość arkusza wraz z

komentarzami zostanie wydrukowana na ekranie.

Rysunek 11.10.

Z menu głównego wybierz polecenie

Widok Komentarze

.

Rysunek 11.11.

Podczas wyświetlania komentarzy, na ekranie może pojawić się pasek narzędzi

Recenzja

.

Rysunek 11.12.

Aby usunąć komentarze z menu głównego wybierz polecenie

Edycja Wyczyść Komentarze

.

Rysunek 11.13.

Wybierz odpowiednią opcję z listy rozwijanej

Komentarze

, znajdującej się na zakładce

Arkusz

okna

dialogowego

Ustawienia strony

.

Śledzenie zmian

Mechanizm śledzenia zmian zaimplementowany w programie Excel umożliwia całemu zespołowi korektorów na
wprowadzanie poprawek i modyfikacji bez naruszania oryginalnej zawartości arkusza. Zamiast tego, w oknie arkusza
pojawiają się komentarze opisujące proponowane poprawki. Na zakończenie procesu aktualizacji dokumentu, osoba
odpowiedzialna za jego finalną wersję ma możliwość zaakceptowania bądź odrzucenia poszczególnych poprawek — w
efekcie otrzymuje się ostateczny dokument zawierający tylko zatwierdzone zmiany i modyfikacje.

Aby włączyć bądź wyłączyć śledzenie zmian

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Śledź zmiany Wyróżniaj zmiany

(rysunek 11.14).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe Wyróżniaj zmiany (rysunek 11.15). Zaznacz wybrane opcje:

Śledź zmiany podczas edytowania

— opcja zezwala na śledzenie wprowadzanych modyfikacji. Aby

zakończyć śledzenie zmian powinieneś wyłączyć tą opcję.

Kiedy

— pozwala na określenie, które zmiany będą śledzone na podstawie kryterium czasu ich

dokonania. Po włączeniu opcji z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.16).

Kto

— pozwala na określenie użytkownika(ów), których poprawki będą śledzone. Po włączeniu opcji

z listy rozwijanej wybierz odpowiednie ustawienia (rysunek 11.17).

Gdzie

— pozwala na określenie zakresu komórek, w których będą śledzone wprowadzane poprawki.

Po włączeniu opcji w polu tekstowym wprowadź żądany zakres komórek.

Wyróżniaj zmiany na ekranie

— wyświetla wprowadzane poprawki na ekranie.

Rysunek 11.14.

Aby włączyć śledzenie zmian, z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia

Śledź zmiany

Wyróżniaj zmiany

.

Rysunek 11.15.

Okno dialogowe

Wyróżniaj zmiany

pozwala na dostosowanie sposobu śledzenia do bieżących potrzeb

użytkownika.

Rysunki 11.16. i 11.17.

Za pomocą przedstawionych list rozwijanych możesz określić kiedy i czyje poprawki będą

śledzone.

Lista zmian w nowym arkuszu

— powoduje, że wprowadzane zmiany są rejestrowane na osobnym

arkuszu historii zmian. Opcja ta jest dostępna tylko i wyłącznie po uprzednim udostępnieniu arkusza
w trybie współużytkowania.

3. Naciśnij przycisk

OK

.

4. Po pojawieniu się monitu, zapisz arkusz na dysku.

Rada

Włączenie trybu śledzenia zmian powoduje jednocześnie udostępnienie arkusza w trybie współużytkowania.

Więcej informacji na ten temat znajdziesz w następnych podrozdziałach.

Aby śledzić wprowadzane zmiany

1. Włącz śledzenie zmian zgodnie z instrukcjami przedstawionymi na poprzedniej strony.

2. Wprowadź żądane zmiany do dokumentu.

Zmodyfikowane komórki zostaną wyróżnione za pomocą kolorowego obramowania oraz kolorowego,
trójkątnego znacznika zlokalizowanego w lewym, górnym narożniku komórki (rysunek 11.18).

Rada

Jeżeli dokument będzie w trybie śledzenia zmian modyfikowany przez więcej niż jedną osobę jednocześnie, to

poprawki poszczególnych osób będą wyróżnione różnymi kolorami. Dzięki temu rozróżnić zmiany
wprowadzone przez pana X od zmian pana Y.

Aby zobaczyć wprowadzone zmiany

Ustaw wskaźnik myszki na znaczniku modyfikacji komórki — na ekranie pojawi się małe okno dialogowe z informacją
o wprowadzanych zmianach (rysunek 11.19).

Rada

Opisany powyżej mechanizm jest bardzo wygodny i umożliwia szybkie sprawdzenie wprowadzanych

modyfikacji.

Rysunek 11.18.

Po włączeniu śledzenia zmodyfikowane komórki zostaną wyróżnione.

Rysunek 11.19.

Ustaw wskaźnik myszki na znaczniku modyfikacji komórki — na ekranie pojawi się małe okno

dialogowe z informacją o wprowadzanych zmianach.

Aby zatwierdzić bądź odrzucić wprowadzone zmiany

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Śledź zmiany Zaakceptuj lub odrzuć zmiany

(rysunek

11.14).

2. Excel

może Cię poprosić o zapisanie skoroszytu na dysku — skorzystaj z tej sugestii.

3. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia

(rysunek 11.20).

Zaznacz odpowiednie opcje, określające zakres edytowanych zmian (znaczenie poszczególnych opcji jest
dokładnie takie samo jak w przypadku okna

Wyróżnij zmiany

przedstawionego na rysunku 10.15)

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Excel zaznacza pierwszą wprowadzoną zmianę i wyświetla na ekranie okno dialogowe

Zaakceptuj lub odrzuć

zmiany

(rysunek 11.21).

Aby zatwierdzić bieżącą zmianę, naciśnij przycisk

Zaakceptuj

. Excel automatycznie zaznaczy kolejną

zmianę.

Aby odrzucić bieżącą zmianę, naciśnij przycisk

Odrzuć

. Zawartość bieżącej komórki powróci do

swojego oryginalnego stanu a Excel automatycznie zaznaczy kolejną zmianę.

Aby zatwierdzić wszystkie zmiany, naciśnij przycisk

Zaakceptuj wszystkie

. Pomiń pozostałe kroki.

Aby odrzucić wszystkie zmiany, naciśnij przycisk

Odrzuć wszystkie

. Zawartość wszystkich komórek

zaznaczonego obszaru zostanie przywrócona do swojego oryginalnego stanu. Pomiń pozostałe kroki.

6. Powtórz krok numer 3 dla każdej kolejnej zmiany.

7. Kiedy Excel zakończy edycję wszystkich zmian, okno dialogowe

Zaakceptuj lub odrzuć zmiany

zniknie z

ekranu.

Aby usunąć znaczniki wprowadzonych zmian z arkusza

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Śledź zmiany Wyróżnij zmiany

(rysunek 11.14).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Wyróżniaj zmiany

(rysunek 11.15). Wyłącz opcję

Śledź zmiany podczas

edytowania

i naciśnij przycisk

OK

.

3. Na ekranie pojawi się okno z informacją, że wyłączenie śledzenia zmian uniemożliwi innym użytkownikom

współużytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwiązanie (rysunek 11.22).
Naciśnij przycisk

Tak

.

Znaczniki wprowadzonych zmian znikną z ekranu.

Rysunek 11.20.

Okno dialogowe

Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia

.

Rysunek 11.21.

Excel zaznacza kolejną zmodyfikowaną komórkę oraz wyświetla okno dialogowe

Zaakceptuj lub

odrzuć zmiany

zawierające informacje o dokonanych zmianach.

Rysunek 11.22.

Aby usunąć znaczniki wprowadzonych zmian musisz wyłączyć współużytkowanie skoroszytu.

Ochrona dokumentów

Mechanizm ochrony dokumentów programu Excel pozwala na ograniczenie rodzajów modyfikacji dozwolonych w
danym arkuszu. Istnieją cztery poziomy ochrony dokumentu:

Polecenie

Chroń arkusz

— zapewnia ochronę przed dokonywaniem niektórych zmian w skoroszytach oraz

zablokowanych komórkach arkusza.

Polecenie

Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów

— zapewnia ochronę przed modyfikacją określonych

zakresów komórek arkusza.

Polecenie

Chroń skoroszyt

— zapewnia ochronę struktury oraz okienek skoroszytu.

Polecenie

Chroń i udostępnij skoroszyt

— pozwala na współużytkowanie arkusza, ale wyłącznie w trybie

śledzenia dokonywanych zmian.

Wszystkie opcje ochrony dokumentu mogą być ustawione za pomocą poleceń z podmenu Narzędzia

Ochrona

(rysunek 11.23).

Rady

Więcej informacji na temat funkcjonowania mechanizmu śledzenia zmian znajdziesz we wcześniejszych

częściach niniejszego rozdziału.

Oprócz opisanych powyżej mechanizmów ochrony dokumentu możesz zabezpieczyć skoroszyt przed

otwarciem bądź modyfikacją za pomocą hasła. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w dalszej części tego
rozdziału.

Rysunek 11.23.

Menu

Narzędzia Ochrona

.

Aby włączyć ochronę arkusza

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Chroń arkusz

(rysunek 11.23).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Chronienie arkusza

(rysunek 11.24). Zaznacz opcje odpowiadające

elementom, które chcesz udostępnić użytkownikom.

3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu

Hasło do usunięcia ochrony arkusza

wybrane hasło.

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe

Potwierdź hasło

. W polu

Ponownie

wprowadź hasło, aby kontynuować

wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk

OK

.

Rady

Wprowadzanie hasła ochrony arkusza jest opcjonalne (rysunek 11.24). Z drugiej strony, jeżeli zdecydujesz się

nie podawać hasła, to musisz się liczyć z tym, że każdy użytkownik będzie mógł wyłączyć ochronę arkusza.

Jeżeli zdecydujesz się podać hasło zabezpieczające (rysunek 11.24), to postaraj się go nie zapomnieć! Jeżeli

zapomnisz, jakie wpisałeś hasło, to nie będziesz już mógł więcej odbezpieczyć takiego dokumentu.

Jeżeli dokonasz próby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi się okno dialogowe z

informacją, że dany element jest chroniony (rysunek 11.25).

Dla wybranych komórek możesz w każdej chwili wyłączyć ochronę. Aby tego dokonać, musisz przed

zabezpieczeniem arkusza zaznaczyć wybrany zakres komórek, a następnie z menu głównego wybrać polecenie

Format Komórki

. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Formatowanie komórek

— przejdź na zakładkę

Ochrona

(rysunek 11.26). Wyłącz opcję

Zablokuj

i naciśnij przycisk

OK

. Po zabezpieczeniu skoroszytu

będziesz mógł nadal bez ograniczeń modyfikować zawartość takich komórek.

Aby zdjąć ochronę arkusza

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie chroń arkusza

(rysunek 11.27).

2. Jeżeli zabezpieczyłeś arkusz za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie hasła.

Wprowadź odpowiednie hasło i naciśnij przycisk

OK

.

Rysunek 11.24.

Okno dialogowe

Chronienie arkusza

pozwala na ustawienie opcji ochrony dokumentu.

Rysunek 11.25.

Jeżeli dokonasz próby modyfikacji zabezpieczonego elementu, to na ekranie pojawi się okno dialogowe

z informacją, że dany element jest chroniony.

Rysunek 11.26.

Dla wybranych komórek możesz w każdej chwili wyłączyć ochronę.

Rysunek 11.27.

Aby wyłączyć ochronę arkusza, z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie

chroń arkusza

.

Aby zezwolić użytkownikom na edycję zakresów

1. Jeżeli to konieczne, to usuń ochronę dokumentu zgodnie z instrukcją przedstawioną na poprzedniej stronie.

2. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Zezwalaj użytkownikom na edycję zakresów

(rysunek 11.23). Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów

(rysunek 11.28).

3. Aby

dodać nowy zakres adresów, naciśnij przycisk

Nowy

. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Nowy zakres

(rysunek 11.29).

4. W poszczególnych polach tekstowych wprowadź odpowiednie informacje:

Pole

Tytuł

— reprezentuje nazwę zakresu

Pole

Odwołuje się do komórek

— reprezentuje odwołanie do zakresu komórek

Pole

Hasło zakresu

— reprezentuje hasło, które zezwoli na edycję wybranego wcześniej zakresu

komórek

5. Naciśnij przycisk

OK

.

6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Potwierdź hasło

. W polu

Ponownie wprowadź hasło, aby kontynuować

wpisz jeszcze raz hasło i naciśnij przycisk

OK

.

7. Powtarzaj kroki 2…5 dla kolejnych zakresów, które chcesz dodać. Wybrane zakresy pojawiają się na liście

Zakresy odblokowywane za pomocą hasła, gdy arkusz jest chroniony

, zlokalizowanej w oknie dialogowym

Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów

(rysunek 11.30).

8. Naciśnij przycisk

OK

.

9. Aby

włączyć ochronę arkusza, postępuj zgodnie z instrukcjami podanymi na poprzedniej stronie.

Rady

W kroku numer 4 możesz w bardzo prosty sposób zaznaczyć wybrany zakres komórek: wystarczy skorzystać z

przycisku

Zwiń okno dialogowe

i po prostu zaznaczyć wybrany zakres przy użyciu myszki.

Jeżeli włączysz opcję

Wklej informacje o uprawnieniach do nowego skoroszytu

(Rysunek 10.30), to Excel

utworzy nowy arkusz zawierający podsumowanie wybranych uprawnień (rysunek 11.31).

Jeżeli dokonasz próby modyfikacji komórki, która znajduje się w chronionym zakresie, to na ekranie pojawi

się okno dialogowe

Odblokowywanie zakresu

(rysunek 11.32). Wprowadź hasło chronionego zakresu i naciśnij

przycisk

OK

.

Rysunek 11.28.

Okno dialogowe

Zezwalanie użytkownikom na edycję zakresów

.

Rysunek 11.29.

Okno dialogowe

Nowy zakres

.

Rysunek 11.30.

Wybrane zakresy pojawiają się na liście

Zakresy odblokowywane za pomocą hasła, gdy arkusz jest

chroniony

.

Rysunek 11.31.

Excel może utworzyć nowy arkusz zawierający podsumowanie wybranych uprawnień.

Rysunek 11.32.

Jeżeli dokonasz próby modyfikacji komórki, która znajduje się w chronionym zakresie, to na ekranie

pojawi się okno dialogowe

Odblokowywanie zakresu

.

Aby włączyć ochronę skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Chroń skoroszyt

(rysunek 11.23).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Chroń skoroszyt

(rysunek 11.33). Zaznacz wybrane opcje:

Struktura

— zapewnia ochronę przed wstawianiem nowych arkuszy oraz usuwaniem, przesuwaniem,

ukrywaniem, odkrywaniem i zmianą nazwy arkuszy chronionego skoroszytu.

Okna

— zapewnia ochronę przed przesuwaniem, skalowaniem, ukrywaniem, odkrywaniem i

zamykaniem okien skoroszytu.

3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu

Hasło (opcjonalnie)

wybrane hasło.

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe

Potwierdź hasło

. W polu

Ponownie

wprowadź hasło, aby kontynuować

wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk

OK

.

Rada

Jeżeli włączysz ochronę arkusza, to Excel zablokuje wszystkie polecenia w menu głównym, które mogłyby

być użyte do przeprowadzenia niepożądanych modyfikacji.

Aby wyłączyć ochronę skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie chroń skoroszytu

(rysunek 11.34).

2. Jeżeli zabezpieczyłeś skoroszyt za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie

hasła. Wprowadź odpowiednie hasło i naciśnij przycisk

OK

.

Rysunek 11.33.

Okno dialogowe

Chroń skoroszyt

.

Rysunek 11.34.

Aby wyłączyć ochronę skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie

chroń skoroszytu

.

Aby włączyć ochronę i udostępnianie skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Chroń i udostępnij skoroszyt

(rysunek 11.23).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Chroń udostępniany skoroszyt

(rysunek 11.35). Zaznacz opcję

Udostępnianie ze śledzeniem zmian

.

3. Jeżeli to konieczne, wpisz w polu

Hasło (opcjonalnie)

wybrane hasło.

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe

Potwierdź hasło

. W polu

Ponownie

wprowadź hasło, aby kontynuować

wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk

OK

.

6. Na ekranie pojawi się okno dialogowe z informacją, o konieczności zapisania skoroszytu — naciśnij przycisk

OK

. Po zapisaniu dokumentu Excel włączy współużytkowanie arkusza oraz śledzenie zmian.

Aby wyłączyć ochronę i udostępnianie skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie chroń udostępnionego skoroszytu

(rysunek

11.36).

2. Jeżeli zabezpieczyłeś skoroszyt za pomocą hasła, na ekranie pojawi się okno dialogowe z prośbą o wpisanie

hasła. Wprowadź odpowiednie hasło i naciśnij przycisk

OK

.

3. Na ekranie pojawi się okno z informacją, że wyłączenie śledzenia zmian uniemożliwi innym użytkownikom

współużytkowanie tego skoroszytu oraz z pytaniem czy akceptujesz takie rozwiązanie (rysunek 11.22).
Naciśnij przycisk

Tak

.

Rada

Jeżeli stosowałeś ochronę bez hasła, to okno dialogowe opisane w punkcie 3 może się nie pojawić. W takim

przypadku powinieneś ręcznie wyłączyć udostępnianie skoroszytu (co zostało opisane we wcześniejszej części
tego rozdziału).

Rysunek 11.35.

Okno dialogowe

Chroń udostępniany skoroszyt

.

Rysunek 11.36.

Aby wyłączyć ochronę skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Ochrona Nie

chroń udostępnionego skoroszytu

.

Opcje ochrony hasłem oraz zapisu dokumentów

Excel udostępnia szereg opcji pozwalających na zabezpieczenie hasłem zapisywanych dokumentów, dzięki czemu nie
będzie możliwe otwarcie lub modyfikacja dokumentu bez podania hasła.

Aby ustawić opcje zapisu dokumentów

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Zapisz

(rysunek 11.1).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Zapisz jako

(rysunek 11.37). Z menu

Narzędzia

, znajdującego się na

pasku narzędzi tego okna wybierz polecenie

Opcje ogólne

(rysunek 11.38).

3. W oknie dialogowym

Opcje zapisywania

(rysunek 11.39) ustaw wybrane opcje:

Zawsze z kopią zapasową

— powoduje, że Excel zapisuje kopię zapasową (poprzednią wersję) przy

każdym zapisaniu skoroszytu. Poprzednia wersja dokumentu jest zapisywana pod nazwą

Kopia

zapasowa oryginalna_nazwa_pliku.xlk

.

Hasło ochrony przed otwarciem

— pozwala na zdefiniowanie hasła, którego podanie będzie

niezbędne do otwarcia pliku.

Hasło ochrony przed zmianami

— pozwala na zdefiniowanie hasła, którego podanie będzie niezbędne

do modyfikacji zawartości skoroszytu.

Zalecane tylko do odczytu

— powoduje, że Excel zaleca użytkownikom otwieranie skoroszytu w

trybie tylko do odczytu. Gdy użytkownik otworzy skoroszyt w trybie tylko do odczytu i dokona
modyfikacji jego zawartości, wówczas skoroszyt będzie musiał być zapisany pod inną nazwą.

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Jeżeli wprowadziłeś hasło, na ekranie pojawi się okno dialogowe

Potwierdź hasło

. W polu

Ponownie

wprowadź hasło, aby kontynuować

wpisz jeszcze raz hasło wybrane w punkcie 3 i naciśnij przycisk

OK

(jeżeli

wprowadziłeś dwa hasła, to cała procedura będzie powtórzona dwukrotnie).

Rada

Więcej informacji na temat zapisywania skoroszytów na dysku znajdziesz w rozdziale 4.

Rysunek 11.37.

Okno dialogowe

Zapisz jako

.

Rysunek 11.38.

Z menu

Narzędzia

, znajdującego się na pasku narzędzi okna

Zapisz jako,

wybierz polecenie

Opcje

ogólne

.

Rysunek 11.39.

Okno dialogowe Opcje zapisywania pozwala na wybranie różnych poziomów ochrony pliku.

Aby otworzyć plik chroniony

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Otwórz

(rysunek 11.1).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Otwórz

(rysunek 11.3). Odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwórz.

3. Jeżeli otwarcie pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe

Hasło

(rysunek 11.40).

Wpisz odpowiednie hasło i naciśnij przycisk

OK

.

4. Jeżeli modyfikacja pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe

Hasło

przedstawione

na rysunku 11.41. Masz teraz dwie możliwości:

Wpisz odpowiednie hasło i naciśnij przycisk

OK

.

Naciśnij przycisk

Tylko do odczytu

. Spowoduje to otwarcie pliku w trybie tylko do odczytu. Zmian

dokonanych w tym skoroszycie nie będzie można zapisać, chyba że skoroszyt zostanie zapisany pod
inną nazwą.

5. Jeżeli plik został zapisany jako

Zalecany tylko do odczytu

, to podczas próby otwarcia na ekranie pojawi się

okno dialogowe przedstawione na rysunku 11.42, zawierające pytanie, czy plik powinien zostać otwarty w
trybie tylko do odczytu. Do wyboru masz trzy możliwości:

Aby zrezygnować z otwarcia pliku, naciśnij przycisk

Anuluj

.

Aby otworzyć plik z pełnymi prawami modyfikacji i zapisu, naciśnij przycisk

Nie

.

Aby otworzyć plik w trybie tylko do odczytu, naciśnij przycisk

Tak

.

Rady

Jeżeli plik zostanie otwarty w trybie tylko do odczytu, to nie będziesz mógł zapisać w nim żadnych

modyfikacji — jeżeli dokonasz próby zapisu pliku, to na ekranie pojawi się okno dialogowe przedstawione na
rysunku 11.43. Informację o tym, że plik został otwarty w trybie tylko do odczytu możesz znaleźć na pasku
tytułu okna dokumentu (rysunek 11.44).

Rysunek 11.40.

Jeżeli otwarcie pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe

Hasło

.

Rysunek 11.41.

Jeżeli modyfikacja pliku wymaga podania hasła, to na ekranie pojawi się okno dialogowe

Hasło.

Rysunek 11.42.

Jeżeli plik został zapisany jako

Zalecany tylko do odczytu

, to podczas próby otwarcia na ekranie pojawi

się okno dialogowe zawierające pytanie, czy plik powinien zostać otwarty w trybie tylko do odczytu.

Rysunek 11.43.

Jeżeli będziesz próbował zapisać plik tylko do odczytu, to Excel wyświetli okno dialogowe z

ostrzeżeniem.

Rysunek 11.44.

Informację o tym, że plik został otwarty w trybie tylko do odczytu możesz znaleźć na pasku tytułu okna

dokumentu.

Udostępnianie skoroszytu

Mechanizm udostępniania skoroszytu umożliwia wielu użytkownikom jednoczesną pracę z tym samym skoroszytem —
mechanizm ten został zaprojektowany specjalnie do pracy w środowisku sieciowym.

Aby włączyć udostępnianie skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Udostępnij skoroszyt

(rysunek 11.45).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Udostępnij skoroszyt

. Przejdź na zakładkę

Edycja

(rysunek 11.46).

3. Zaznacz

opcję

Pozwalaj na zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników

.

4. Naciśnij przycisk

OK

. Na ekranie pojawi się okno dialogowe informujące o konieczności zapisania skoroszytu

na dysku.

5. Naciśnij przycisk

OK

.

Rada

Informację o tym, że plik został udostępniony innym użytkownikom, możesz znaleźć na pasku tytułu okna

dokumentu (rysunek 11.47).

Aby otworzyć plik współużytkowany

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Plik Otwórz

(rysunek 11.1).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Otwórz

(rysunek 11.3). Przejdź na wybrany dysk sieciowy, a następnie

odszukaj wybrany plik, zaznacz go i otwórz.

Rysunek 11.45.

Aby włączyć (wyłączyć) udostępnianie skoroszytu, z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia

Udostępnij skoroszyt

.

Rysunek 11.46.

Włączenie udostępniania skoroszytu wymaga zaznaczenia tylko jednej opcji.

Rysunek 11.47.

Informację o tym, że plik został udostępniony innym użytkownikom, możesz znaleźć na pasku tytułu

okna dokumentu.

Aby zakończyć udostępnianie skoroszytu

1. Z menu głównego wybierz polecenie

Narzędzia Udostępnij skoroszyt

(rysunek 11.45).

2. Na ekranie pojawi się okno dialogowe

Udostępnij skoroszyt

. Przejdź na zakładkę

Edycja

(rysunek 11.46).

3. Aby wyłączyć udostępnianie skoroszytu dla wybranego użytkownika, zaznacz jego nazwę w liście

Użytkownicy posiadający obecnie otwarty ten skoroszyt

, a następnie naciśnij przycisk

Usuń użytkownika

. Na

ekranie pojawi się okno dialogowe z ostrzeżeniem (rysunek 11.49) — naciśnij przycisk

OK

.

lub

Aby wyłączyć udostępnianie skoroszytu wszystkim użytkownikom, po prostu wyłącz opcję

Pozwalaj na

zmiany wprowadzane jednocześnie przez wielu użytkowników

.

4. Naciśnij przycisk

OK

.

5. Na ekranie może się pojawić okno dialogowe informujące o konieczności zapisania skoroszytu na dysku.

Naciśnij przycisk

OK

.

Rady

W oknie dialogowym

Udostępnij skoroszyt

znajdziesz listę wszystkich użytkowników, którzy w danej chwili

posiadają otwarty ten skoroszyt (rysunek 11.48).

Jeżeli usuniesz danego użytkownika z listy użytkowników, dla których skoroszyt jest udostępniony, to taki

użytkownik podczas próby zapisu skoroszytu otrzyma na ekranie okno dialogowe z informacją, że nie jest już
współużytkownikiem tego skoroszytu oraz instrukcją, w jaki sposób może zachować wprowadzone
modyfikacje (rysunek 11.50).