Ewidencja rozrachunków z tytułu wynagrodzeń

1. Co zaliczamy do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń?

Do rozrachunków z tytułu wynagrodzeń zalicza się rozliczenia z pracownikami i innymi osobami fizycznymi z tytułu należnych im wynagrodzeń,
określonych umową o pracę, umową o dzieło, umową zlecenia i innymi podobnymi umowami. Rozrachunki te obejmują m.in.: wynagrodzenia
brutto, pieniężne i w naturze, wynagrodzenia i zasiłki chorobowe obciążające koszty działalności operacyjnej jednostki, nagrody i premie z zysku
do podziału, potrącenia wynagrodzeń - w tym z tytułu zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, składek ZUS i innych potrąceń na mocy
przepisów, a także potrąceń dokonywanych za zgodą pracowników. W zakres tych rozrachunków wchodzą także rozliczenia z tytułu wypłaconych
przez jednostkę pracownikom zaliczek na poczet wynagrodzeń.

2. Jaki dokument jest podstawą ewidencji wynagrodzeń?

Dokumentem stanowiącym podstawę ewidencji wynagrodzeń i rozrachunków z pracownikami z tytułu tych wynagrodzeń w księgach rachunkowych
pracodawcy jest lista płac. Przepisy nie określają wzoru takiej listy, jednak aby mogła ona stanowić podstawę zapisu w księgach rachunkowych
(jako wewnętrzny dokument księgowy), musi spełniać warunki, określone w art. 21 ustawy o rachunkowości dla dowodu księgowego.

Podstawą sporządzenia listy płac są:

•

dla pracowników umysłowych - miesięczne wynagrodzenie podstawowe, wynikające z umowy o pracę, powiększone o ewentualne dodatki
(np. premia, dodatek stażowy),

•

dla pracowników fizycznych - zarobki wynikające z uprzednio sporządzonych kart wynagrodzeń lub kart zarobkowych powiększone
o ewentualne dodatki (np. premia, dodatek stażowy).

Odpowiednio ustalona suma wynagrodzeń brutto jest następnie pomniejszana o wszelkiego rodzaju potrącenia obowiązkowe i dobrowolne. Do
potrąceń obowiązkowych zalicza się składki na ubezpieczenia społeczne, składki na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczki na podatek dochodowy od
osób fizycznych oraz potrącenia na podstawie tytułów egzekucyjnych i wykonawczych (zasądzone alimenty, grzywny, kary, zaległe podatki itp.),
jak również kary pieniężne przewidziane w art. 108 Kodeksu pracy. Do potrąceń dobrowolnych zalicza się zaś te kwoty, na potrącenie których
pracownik wyraził zgodę na piśmie. Są to np.: składki i spłaty zaciągniętych przez pracownika pożyczek z kasy zapomogowo-pożyczkowej, składki
na rzecz związków zawodowych, należności z tytułu niedoborów i szkód uznane przez pracownika.

Oprócz list płac, które obejmują wynagrodzenia pracowników jednostki za dany okres (miesiąc), jednostka może sporządzać listy wypłat
wynagrodzeń, które wynikają z zawartych umów cywilnoprawnych (w tym z tytułu umowy o dzieło). Przy czym wynagrodzenia z tytułu umów
cywilnoprawnych można również ujmować w księgach rachunkowych na podstawie otrzymanego rachunku za wykonane i przyjęte prace objęte
umową. Na rachunku tym powinno zostać określone wynagrodzenie brutto, potrącenia z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych oraz
potrącenia z tytułu ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (jeśli zawarta umowa podlega tym ubezpieczeniom).

3. Na jakim koncie prowadzi się ewidencję rozrachunków z tytułu wynagrodzeń?

Ewidencja księgowa rozrachunków z tytułu wynagrodzeń prowadzona jest z zastosowaniem konta 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”, na
którym ujmuje się wszelkie wynagrodzenia niezależnie od:

•

rodzaju (osobowe, z tytułu umowy zlecenia i o dzieło, honoraria, agencyjno-prowizyjne, nagrody i premie wypłacane z zysku),

•

formy wypłaty (w gotówce czy w naturze),

•

ź

ródeł finansowania (obciążające koszty działalności operacyjnej, z zysku do podziału).

Na stronie Ma konta 23-0 księguje się wszystkie należne pracownikom wynagrodzenia brutto, wynikające np. z list płac, umów zleceń i o dzieło.
Natomiast na stronie Wn konta 23-0 ujmuje się obowiązkowe i dobrowolne potrącenia, wypłacone wynagrodzenia i zaliczki.

Ewidencja szczegółowa do konta 23-0 powinna zapewnić rozliczenie wynagrodzeń z podziałem na poszczególne ich rodzaje, np. wynagrodzenia
z umów o pracę, umów o charakterze cywilnoprawnym (umowy zlecenia i o dzieło), honoraria oraz inne.

4. Do jakiej grupy kosztów zalicza się wypłacone przez jednostkę wynagrodzenia?

Wynagrodzenia wraz z obciążającymi pracodawcę składkami ZUS zalicza się generalnie do kosztów podstawowej działalności operacyjnej
i ewidencjonuje - na podstawie list płac, umów zlecenia, umów o dzieło itp. - na koncie 40 „Koszty według rodzajów” lub koncie zespołu 5.
Oznacza to, iż są one ujmowane zapisem:

- Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” lub konto zespołu 5,
- Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Należy jednak zaznaczyć, że nie wszystkie wynagrodzenia mogą obciążać koszty podstawowej działalności operacyjnej. W przypadku pracowników
zatrudnionych bezpośrednio przy budowie środków trwałych, wartość należnych im wynagrodzeń - wraz z naliczonymi od nich składkami ZUS -
zalicza się do kosztów wytworzenia budowanych obiektów i tym samym wynagrodzenia te z narzutami zwiększają wartość początkową tych
ś

rodków trwałych. Nie podlegają więc księgowaniu bezpośrednio w koszty działalności operacyjnej, lecz obciążają konto 08 „Środki trwałe

w budowie”.

Jeśli natomiast pracownicy jednostki świadczą pracę przy usuwaniu skutków zdarzeń losowych, ich wynagrodzenia odnoszone są na konto strat
nadzwyczajnych, zapisem: Wn konto 77-1 „Straty nadzwyczajne”, Ma konto 23-0 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

Pracownicy jednostki mogą być również wynagradzani z wypracowanego zysku netto w formie nagród i premii za efektywną pracę. Wówczas
obliczone wynagrodzenie brutto obciąża wynik finansowy netto, zapisem: Wn konto 82 „Rozliczenie wyniku finansowego”, Ma konto 23-0
„Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”.

5. Co to jest rozdzielnik płac i jakie jednostki go stosują?

W jednostkach wytwórczych (produkcyjnych) stosuje się tzw. rozdzielnik płac (wynagrodzeń) służący do podziału wynagrodzeń według komórek
organizacyjnych jednostki (miejsc pracy), w których one powstały. Rozdzielnik płac sporządza się na podstawie kart roboczych, zarobkowych lub
kart zleceń oraz list płac pracowników umysłowych. Wynagrodzenia, jako koszty działalności operacyjnej, dzielą się na wynagrodzenia dotyczące
kosztów: działalności podstawowej, działalności pomocniczej, zarządu.

Powyższego podziału dokonuje się również w stosunku do wynagrodzeń wynikających z zawartych umów cywilnoprawnych.

W takiej sytuacji równolegle do zarachowania wynagrodzeń brutto w koszty działalności operacyjnej (Wn konto 40, Ma konto 23-0) następuje
przeniesienie kosztów (w korespondencji z kontem 49 „Rozliczenie kosztów”) na konta zespołu 5 (według rozdzielnika wynagrodzeń), zapisami:

a) wynagrodzenia obciążające koszty działalności podstawowej-produkcyjnej

- Wn konto 50 „Koszty działalności podstawowej-produkcyjnej”,

b) wynagrodzenia obciążające koszty działalności pomocniczej

- Wn konto 53 „Koszty działalności pomocniczej”,

c) wynagrodzenia obciążające koszty zarządu

- Wn konto 55 „Koszty zarządu”,

d) ogółem wynagrodzenia brutto

- Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

6. Kiedy wynagrodzenia odnosi się w koszty bilansowe?

Jednostki prowadzące księgi rachunkowe zobowiązane są ujmować wynagrodzenie za pracę w koszty miesiąca, którego dotyczą - bez względu na
termin wypłaty. Takie postępowanie wynika z zasady memoriału, określonej w art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Oznacza to, że jeśli jednostka wynagrodzenia za dany miesiąc wypłaca do 10. dnia miesiąca następnego, to przykładowo wynagrodzenia za lipiec
2009 r. - mimo ich wypłaty w sierpniu 2009 r. - należy ująć w księgach rachunkowych lipca. Ta sama reguła dotyczy składek ZUS.

Ewidencję wynagrodzeń i rozrachunków z tytułu wynagrodzeń, w przypadku wynagrodzeń wynikających z umowy o pracę, przedstawiono na
przykładzie liczbowym.

Przykład

I. Założenia:

1. Lista płac pracowników spółki z o.o. za lipiec 2009 r. przedstawia się następująco:

2. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wyniosły łącznie: 1.172,43 zł, według wyliczenia:

Składka

Kowalski Jan

Zawisza Iga

Razem

Emerytalna

(2.500 zł x 9,76%) =
244,00 zł

(3.800 zł x 9,76%) =
370,88 zł

614,88 zł

Rentowa

(2.500 zł x 4,50%) =
112,50 zł

(3.800 zł x 4,50%) =
171,00 zł

283,50 zł

Wypadkowa - stawka przykładowa
1,80%

(2.500 zł x 1,80%) =
45,00 zł

(3.800 zł x 1,80%) =
68,40 zł

113,40 zł

FP

(2.500 zł x 2,45%) =
61,25 zł

(3.800 zł x 2,45%) =
93,10 zł

154,35 zł

FGŚP

(2.500 zł x 0,10%) =
2,50 zł

(3.800 zł x 0,10%) =
3,80 zł

6,30 zł

Ogółem

465,25 zł

707,18 zł 1.172,43 zł

3. Jednostka prowadzi ewidencję i rozliczanie kosztów działalności operacyjnej na kontach zespołu 4 i 5. Wynagrodzenie Zawiszy Igi obciąża koszty
zarządu (jest pracownikiem administracyjnym), natomiast wynagrodzenie Jana Kowalskiego obciąża konto środków trwałych w budowie (pracuje
przy budowie hali produkcyjnej).

4. Wypłaty wynagrodzenia dokonano przelewem na rachunki bankowe pracowników.

II. Dekretacja:

Konto

Opis operacji

Kwota

Wn Ma

1. Wynagrodzenia brutto obciążające koszty działalności podstawowej:
a) ujęcie kosztów według rodzajów

3.800,00 zł 40

23-

0

b) rozliczenie kosztów na właściwe konto zespołu 5

3.800,00 zł 55

49

2. Wynagrodzenie brutto obciążające konto 08

2.500,00 zł 08

23-

0

3. Wynagrodzenie chorobowe (tutaj: obciążające konto 08)

345,15 zł 08

23-

0

4. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracowników

863,73 zł

23-

0

22

5. Składki na ubezpieczenie zdrowotne

520,33 zł

23-

0

22

6. Zaliczka na podatek dochodowy od osób fizycznych

460,00 zł

23-

0

22

7. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wraz ze
składkami na FP i FGŚP, obciążające koszty działalności podstawowej:
a) ujęcie kosztów według rodzajów

707,18 zł 40

22

b) rozliczenie kosztów na właściwe konto zespołu 5

707,18 zł 55

49

8. Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę wraz ze
składkami na FP i FGŚP, obciążające konto 08

465,25 zł 08

22

9. Potrącenie z wynagrodzenia Zawiszy Igi kwoty dotyczącej spłaty
zaciągniętej pożyczki z kasy zapomogowo-pożyczkowej

200,00 zł

23-

0

23-

4

10. WB - wypłata wynagrodzeń:
a) Kowalski Jan

2.087,18 zł

23-

0

13-

0

b) Zawisza Iga

2.513,91 zł

23-

0

13-

0

III. Księgowania: