Błoński Rafał

Bezpieczeństwo narodowe II rok

Studia uzupełniające magisterskie

Grupa I

Negocjacje w logistyce

Definicja procesu negocjacji w logistyce zawiera się w trzech podstawowych

stwierdzeniach: chęć osiągnięcia porozumienia następuje w drodze dyskusji, przezwycięża się

przeszkody lub trudności by zakończyły się sukcesem oraz prowadzi się narady, dyskusje lub

pertraktacje mające na celu osiągnięcie porozumienia.

Przed rozpoczęciem negocjacji należy obrać odpowiednią taktykę. Niezależnie od tego, czy

negocjacje dotyczą umowy, harmonogramu produkcji, modyfikacji specyfikacji, proces ten zawsze

obejmuje dyskusję, która powinna doprowadzić do porozumienia, a w ostatecznym rezultacie do

sukcesu. Negocjacje są przede wszystkim ćwiczeniem na komunikowanie się dwóch stron. Dobra i

sprawna komunikacja jest kluczem do sukcesu.

Proces negocjacyjny składa się z trzech etapów: planowania, przedstawienia rozgrywki

negocjacyjnej i przeprowadzenia czyli realizacji wynegocjowanej umowy.

Proces planowania negocjacji dzielimy na kilka poszczególnych etapów. Czas przygotowań

– w większości negocjacji dokładne planowanie jest niezbędne, podczas badań stwierdzono, iż etap

przygotowań powinien trwać dziesięć razy dłużej niż etap rzeczywistych negocjacji. Kolejno

następuje etap przygotowań, który dzielimy na:

•

Prognozowanie – przewidując przebieg negocjacji cenowej, im szybciej zaczniemy

rozważać możliwe wahania ceny w trakcie negocjacji, tym lepiej. Może to dać czas na

poszukiwanie konkurencyjnych ofert lub próbną analizę wartości i ewentualną redukcję

kosztów, co wzmocni pozycję kupujących w negocjacjach. Strona sprzedająca może nie

przypisywać kwestii ceny takiego znaczenia jak strona kupująca, ale musi

rozważyć możliwe reakcje kupujących na jakiekolwiek propozycje podniesienia ceny.

Wiedza kupującego o tym, czego potrzebuje i jak długo będzie tego potrzebował

dodatkowo umacnia jego pozycję.

•

Gromadzenie danych – na etapie przygotowań do negocjacji muszą zostać ustalone fakty

dotyczące rynku. Niektóre dane są łatwo dostępne i mają znaczący wpływ na wynik

negocjacji, gdyż wiedza to siła i władza, a w tym przypadku to silna pozycja negocjacyjna.

Następnym etapem jest analiza danych szczegółowych takich jak analiza kosztów i wartości.

Po przeanalizowaniu tych dwóch punktów należy przyjąć narzędzia jakimi będziemy planować

nasze negocjacje. Wśród narzędzi są np. burza mózgów lub gra symulacyjna. Kolejnym etapem jest

opracowanie strategii i taktyki negocjacji. W tym etapie musimy ustalić cel negocjacji, ustalić kto

posiada kartę atutową oraz ustalić uczestników grup negocjujących. Następnie należy ustalić czy

negocjacje mają być grupowe lub indywidualne oraz kto będzie uczestnikiem negocjacji. Po

wybraniu uczestników należy nadać im odpowiednie upoważnienia decyzyjne. Następnym etapem

jest ustalenie jakie potrzeby negocjatorów mają być zaspokojone oraz kluczowe cele negocjacji.

Dla każdej z potrzeb określamy wynik idealny, wynik realistyczny i wynik pesymistyczny.

Następnie musimy przyjąć jaki klimat rozmów będziemy tworzyć oraz styl. Możemy obrać

długoterminową współpracę czy też negocjację typu wygrana – wygrana. Następnie ustalamy jakie

mogą wystąpić problemy podczas negocjacji oraz na jakie ustępstwa możemy się zgodzić.

Ustępstwa w negocjacjach są źródłem cennych informacji. Mogą one nam na przykład powiedzieć:

czego chce druga strona, jak bardzo tego chce a nawet co jest gotowa poświęcić, aby to zdobyć.

Każde ustępstwo, zaoferowane drugiej stronie, podniesie ich aspiracje i udowodni, że jest się

zdecydowanym zrealizować swoje cele. Należy oferować ustępstwa, które “niczego nie zdradzają”

oraz należy starać się za każde ustępstwo otrzymać coś w zamian.

Taktykę można zdefiniować jako manipulację stosowaną dla osiągnięcia jakiegoś celu.

Przykładowe taktyki stosowane w negocjacjach:

•

Milczenie jest bardzo mocna taktyka, którą czasami trudno zastosować. Wprawia ona w

zakłopotanie osobę, do której milczenie jest skierowane. Jest bardzo przydatna gdy

następnym razem dostawca zaproponuje podniesienie ceny; odpowiadamy wtedy tylko

“Nie” i nic więcej.

•

Wycofanie jest bardzo dobrą techniką pozwalającą na chwilę oddechu, jeśli podczas

negocjacji zdarzy się coś nieoczekiwanego. W tym czasie można jeszcze raz przemyśleć

swoją strategię w obliczu zaistniałych okoliczności.

•

Ryzykanctwo doprowadza w negocjacjach do ryzykownej sytuacji, aby przeforsować swoją

propozycję.

•

Powtarzanie ciągłe powtarzanie jakiegoś stwierdzenia, które w końcu doprowadza

“oponenta” do takiego stanu, że łatwo przewidzieć jego reakcję na dane posunięcie.

•

Groźba/Szantaż grożenie, że jeśli dana rzecz nie nastąpi, konsekwencje będą poważne.

•

Co by było gdyby strategia przydatna do poszukiwania nowych dróg w dyskusji, co może

skłonić “oponenta” do ujawnienia informacji, które wzmocnią naszą pozycję.

•

Tępak udawanie, że nie rozumiemy o co chodzi zmusi naszego “oponenta” do powtórzenia i

rozwinięcia tego, co już powiedział. Tak jak w przypadku strategii “Co by było, gdyby?”,

istnieje szansa, że nasz oponent zdradzi coś, co będziemy mogli wykorzystać.

•

Osoba trzecia posłużenie się osobą trzecią jako wytłumaczeniem dla twardych warunków,

np. tłumaczenie, że dyrektor wydał zarządzenie: “w tym roku nie akceptujemy żadnych

podwyżek cen”.

Do mocnych stron kupującego możemy zaliczyć: brak paniki, niecierpliwość dostawców,

dużą konkurencję, słaby rynek, dostępne są inne możliwości, kupująca firma dobrze traktuje

sprzedawców, analiza strony sprzedającej przez kupującego.

Mocne strony sprzedającego to: brak czasu, letarg wśród sprzedawców, brak konkurencji,

mocny rynek, kupujący ma szczególne wymagania, kupująca firma źle traktuje sprzedawców,

analiza strony kupującej przez sprzedającego.

Czynniki umacniające własną pozycję jako kupującego w negocjacjach: nie robienie

ż

adnych pochlebnych uwag, zaznaczenie, że ma się też inne oferty, wrażenie, że stara się sobie dać

dużo czasu, zadawanie tak wielu pytań, jak to możliwe, nie zdradzanie dokładnej ilości zakupu.

Czynniki osłabiające własną pozycję jako kupującego w negocjacjach: przyznanie się, że

preferuje się jego produkt, że jego produkt nie ma żadnej konkurencji, powiedzenie, że skorzysta

się z jego oferty, niechęć do przedyskutowania wszelkich kwestii, przyznanie się od razu do

konkretnej ilości zapotrzebowanego towaru.

Przebieg negocjacji - Gra

1. “Logika kontra emocje” w komunikacji społecznej (relacja 14%/86%)

2. Pierwsze wrażenie - "język ciała"

3. Miejsce negocjacji (lokalizacja) - preferencja dla własnej firmy

4. Pora negocjacji - dla kupującego preferencja pory przedpołudniowej

5. Sporządzenie spisu stanowisk obu stron

6. Ustalenie najważniejszego celu oponenta

7. Ustalenie płaszczyzny porozumienia

8. Sporządzenie listy kwestii spornych i ich wyjaśnienie ("menu" negocjacji)

9. Dyskusja negocjacyjna - rola komunikacji, psychologii i "mowy ciała"

10. Co robić w przypadku impasu?

11. Prowadzenie dyskusji

12. Negocjacje zespołowe (wykorzystanie zespołu w taktyce negocjacyjnej)

Realizacja wynegocjowanej umowy (przeprowadzenie)

1. Realizacja uzgodnień dokonanych w trakcie negocjacji (wiarygodność, przyszłość)

2. Podsumowanie negocjacji (notatki z przebiegu, sprawozdanie wewnętrzne).

Bibliografia:
Słonimski Bronisław, Wprowadzenie do logistyki. Wydawnictwo Uczelniane Politechniki Koszalińskiej. Koszalin 2008.
Kisperska-Moroń Danuta, Podstawy podejmowania decyzji logistycznych w przedsiębiorstwie, Wydawnictwo AE
Katowice 1995.