Dokumentacja Użytkownika Systemu
Moduł: Serwis
Wersja: 2013.1
Dokumentacja Użytkownika Systemu
Moduł: Serwis
Wersja: 2013.1
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.2
Copyright
2011 COMARCH
Wszelkie prawa zastrzeżone
Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentu niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci
jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą kserograficzną, fotograficzną, a także kopiowanie
na nośniku filmowym, magnetycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej
publikacji.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.3
Spis treści
6
SERWIS................................................................................................................ 6.5
6.1
Ogólny opis funkcjonalności modułu .................................................................. 6.5
6.2
Menu główne i pasek narzędzi ............................................................................ 6.5
6.2.1
Menu główne................................................................................................................6.5
System..................................................................................................................6.5
Listy......................................................................................................................6.6
Dokumenty ...........................................................................................................6.6
Zadania.................................................................................................................6.7
6.2.2
Pasek narzędzi..............................................................................................................6.7
6.3
Konfiguracja dokumentów .................................................................................. 6.8
6.4
Rodzaje serwisowanych urządzeń ...................................................................... 6.8
6.4.1
Okno: Rodzaj urządzenia...............................................................................................6.8
6.4.2
Okno: Definicja parametru urządzenia..........................................................................6.10
6.5
Serwisowane urządzenia................................................................................... 6.11
6.5.1
Okno: Karta urządzenia ...............................................................................................6.13
6.6
Lista zleceń serwisowych .................................................................................. 6.16
6.6.1
Lista zleceń serwisowych, zakładka Zlecenia .................................................................6.16
6.6.2
Lista zleceń serwisowych, zakładka Czynności ..............................................................6.18
6.7
Zlecenie serwisowe (ZSR) ................................................................................. 6.19
6.7.1
Zlecenie serwisowe, zakładka: Ogólne..........................................................................6.20
6.7.2
Zlecenie serwisowe, zakładka: Kontrahent....................................................................6.22
6.7.3
Zlecenie serwisowe, zakładka: Nagłówek .....................................................................6.23
6.7.4
Zlecenie serwisowe, zakładka: Potwierdzenie................................................................6.24
6.7.5
Zlecenie serwisowe, zakładka: Kalkulacja .....................................................................6.25
6.7.6
Zlecenie serwisowe, zakładka: Planowanie ...................................................................6.26
6.7.7
Zlecenie serwisowe, zakładka: Dokumenty ...................................................................6.27
6.7.8
Zlecenie serwisowe, zakładka: Atrybuty i Załączniki ......................................................6.27
6.8
Elementy zlecenia.............................................................................................. 6.27
6.8.1
Czynności w zleceniu...................................................................................................6.27
6.8.2
Okno czynności...........................................................................................................6.28
6.8.3
Składniki w zleceniu ....................................................................................................6.30
6.8.4
Okno składnika ...........................................................................................................6.31
6.8.5
Serwisanci w zleceniu..................................................................................................6.32
6.8.6
Zasoby w zleceniu.......................................................................................................6.32
6.9
Automatyczna rejestracja urządzenia ............................................................... 6.33
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.4
6.9.1
Konfiguracja ...............................................................................................................6.33
6.9.2
Przepisywanie wartości cechy pozycji dokumentu do parametru urządzenia....................6.33
6.10
Historia kontrahenta ......................................................................................... 6.33
6.10.1
Historia kontrahenta, zakładka: Zlecenia/Serwis ...........................................................6.33
6.11
Historia towaru.................................................................................................. 6.34
6.11.1
Zakładka Zlecenia, Remont obiektów i Serwis obiektów.................................................6.34
6.12
Realizacja zlecenia serwisowego ...................................................................... 6.35
6.12.1
Etapy realizacji zlecenia serwisowego...........................................................................6.35
6.12.2
Przyjęcie zlecenia do realizacji .....................................................................................6.35
6.12.3
Potwierdzenie zlecenia serwisowego ............................................................................6.36
6.12.4
Dokumenty wystawiane podczas realizacji zlecenia serwisowego ...................................6.37
6.12.4.1
Rozchód wewnętrzny (RW) .................................................................................6.37
6.12.4.2
Zamówienie zakupu (ZZ), Zamówienie wewnętrzne (ZW) .......................................6.37
6.12.4.3
Faktura sprzedaży (FS, FSE), wydanie zewnętrzne (WZ, WZE), paragon (PA) ..........6.37
6.12.5
Nadawanie zleceniu statusu: Zamknięte .......................................................................6.37
6.12.6
Realizacja ilości na dokumentach .................................................................................6.37
6.13
Rezerwacje ........................................................................................................ 6.37
6.14
Przykładowe schematy pracy z modułem: Serwis ............................................ 6.38
6.14.1
Zlecenie – Faktura ......................................................................................................6.38
6.14.2
Zlecenie – Rozchód wewnętrzny – Faktura ...................................................................6.38
6.14.3
Zlecenie – Rezerwacja – Zamówienie – Faktura ............................................................6.39
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.5
6
Serwis
6.1
Ogólny opis funkcjonalności modułu
W ramach systemu Comarch ERP XL, moduł: Serwis, wspomaga proces wykonania zestawu usług dla
konkretnego kontrahenta. Jest to narzędzie, które pozwala zarejestrować listę zamówionych usług,
przypisać niezbędne składniki oraz robociznę, automatyzuje wydawanie towarów oraz generuje
dokument pozwalający na rozliczenie z kontrahentem.
Ponadto, moduł: Serwis, umożliwia monitorowanie przebiegu realizacji, rozliczanie zleceń oraz
wspomaga planowanie. Pierwszym etapem jest rejestracja zlecenia, które po potwierdzeniu może
przejść do etapu realizacji. W wyniku realizacji powstają dokumenty rejestrujące operacje wydania
składników oraz faktury sprzedaży lub paragony. Zakończeniem realizacji zlecenia jest jego
zamknięcie.
Moduł ma również za zadanie wspomóc działalność przedsiębiorstwa, polegającą na świadczeniu
usług serwisowych. Usługi wykonywane są dla zarejestrowanych w systemie kontrahentów.
Kontrahentom przyporządkowana jest lista urządzeń, które mogą być serwisowane. W celu wykonania
usługi należy zarejestrować w systemie odpowiednie zlecenie, a następnie przeprowadzić jego
realizację. Realizacja zlecenia jest rejestracją zdarzeń z nim związanych. Zdarzeniami mogą być:
ustalanie listy czynności, wydawanie materiałów, generowanie faktur, wiązanie serwisantów ze
zleceniem, łączenie zasobów z czynnościami.
Moduł: Serwis, wykorzystuje dane zapisane w innych obszarach działania systemu Comarch ERP XL
oraz generuje dane, które są dostępne z innych modułów. Działanie jego opiera się na parametrach
definicji dokumentu. W wyniku potwierdzenia zlecenia generowane są rezerwacje, które mają wpływ
na informacje o dostępności zasobów wykorzystywaną w procesie realizacji. Dokumenty
wygenerowane ze zlecenia widoczne są po stronie modułu: Sprzedaż oraz modułu: Księgowość.
Korzystanie z modułu: Serwis jest możliwe jeśli użytkownik posiada licencję na ten moduł. W
przypadku gdy użytkownik posiada licencję na stary moduł: Serwis, może on również korzystać
jednocześnie z nowego i starego modułu. Jednak uruchomienie którejkolwiek z wersji serwisu
uniemożliwia korzystanie z drugiej.
6.2
Menu główne i pasek narzędzi
Rys. 6.1 Menu główne i pasek narzędzi modułu: Serwis.
Podstawowy pasek narzędzi widoczny jest na Rys. 6.1. Po otwarciu innych okien pojawią się na nim
dodatkowe ikony właściwe dla otwartego okna.
6.2.1
Menu główne
System
•
Aktywne sesje - wyświetla wszystkie sesje programu w podziale na aktywne,
historyczne i przerwane. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu:
Administrator.
•
Konfiguracja - konfiguracja modułu: Serwis. Dokonanie konfiguracji jest niezbędne
przed rozpoczęciem pracy z modułem.
•
Zmiana hasła … - służy zmianie hasła dla aktywnego operatora. Dokładny opis okna
znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Zmiana daty … - służy zmianie daty używanej w programie. Dokładny opis okna
znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.6
•
Zmiana okresu… - służy zmianie okresu obrachunkowego na dostępny z listy.
Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Zmiana kontekstu operatora - umożliwia zmianę centrum dla aktywnego operatora.
Uwaga: przy zmianie kontekstu, muszą być zamknięte wszystkie okna. Dokładny opis
okna znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Zmiana operatora – służy zmianie zalogowanego operatora. Dokładny opis okna
znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Zakazy kontekstowe - służą zdefiniowaniu (określeniu) zakazów kontekstowych dla
wybranych operatorów. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu:
Administrator.
•
Domyślne ustawienia okien – funkcja służy przywróceniu domyślnego ustawienia
okien w module w którym zostanie użyta.
•
Ustawienia użytkownika – otwiera okno: Ustawienia użytkownika, dokładnie opisane
w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Ustawienie drukarki… - przygotowuje drukarkę do pracy z modułem.
•
Dodatki – otwiera okno: Lista dodatków, które jest dokładnie opisane w dokumentacji
modułu: Administrator.
•
Koniec pracy - powoduje zamknięcie programu.
Listy
•
Kontrahenci - wyświetla listę kontrahentów podzielonych według grup, do których
należą, akronimu, numeru NIP i akwizytora. Dokładny opis okna znajduje się
w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
•
Towary - wyświetla listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy
i według symbolu. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu:
Sprzedaż.
•
Banki – wyświetla listę banków.
•
Waluty – wyświetla waluty dostępne w systemie oraz ich kursy.
•
Rodzaje urządzeń – wyświetla listę rodzajów urządzeń z określonymi przez operatora
parametrami.
•
Urządzenia – wyświetla listę serwisowanych urządzeń podzielonych na rodzaje.
•
Cechy – wyświetla listę cech towarów zgrupowanych w klasy cech.
•
Samochody – wyświetla listę samochodów.
•
Zasoby – wyświetla listę zasobów wykorzystywanych przy realizacji zleceń
serwisowych.
•
Funkcje – wyświetla listę funkcji określających kwalifikacje pracowników, narzędzia,
maszyny itp.
•
Kalendarze – lista kalendarzy grupujących okresy dostępności i niedostępności
pracowników.
Dokumenty
•
Dokumenty handlowe – otwiera okno z dokumentami zarejestrowanymi w systemie
Comarch ERP XL. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
•
Zamówienia – służy otwarciu okna z dokumentami zamówienia zarejestrowanymi w
systemie Comarch ERP XL. W otwartym oknie można również zarejestrować nowe
dokumenty. Dokładny opis okna znajduje się w dokumentacji modułu: Zamówienia.
•
Zlecenie serwisowe – wyświetla listę zleceń serwisowych posortowana według daty,
według operatora i według serwisanta.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.7
•
Bilans stanu towarów – zestawienie porównujące ilości towaru w magazynie z
ilościami założonymi oraz zamówionymi lub zarezerwowanymi. Dokładny opis
znajduje się w dokumentacji modułu: Zamówienia.
•
Plan zapotrzebowania – otwiera listę planów zapotrzebowania, które zostały
stworzone przez operatorów do określenia swoich przewidywań odnośnie
zapotrzebowania na wybrane towary (produkty). Szczegółowy opis znajduje się w
dokumentacji modułu: Produkcja.
•
Notatnik – narzędzie do tworzenia dokumentów w oparciu o inne dokumenty.
Umożliwia utworzenie kopii roboczej wybranego dokumentu, przetworzenie jej oraz
utworzenie na podstawie zmodyfikowanych danych innego dokumentu.
Zadania
Z menu możliwe jest wybranie następujących funkcji:
•
Terminarz - otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest podgląd/edycja
zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji
w dokumentacji modułu: Administrator.
•
Skrzynka pracownika – otwiera okno: Skrzynka pracownika, z poziomu którego
operator/pracownik może obsłużyć wszystkie procesy przypisane do siebie, do
centrum, w którym się znajduje oraz do podległych pracowników (według struktury
podległościowej). Obsługa procesu z poziomu skrzynki pracownika to możliwość
uruchomienia procesu i wykonywania kolejnych zadań. Więcej informacji na temat
funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator
•
Lista procesów - w oknie wyświetlone są wszystkie aktywne procesy, zarejestrowane
w systemie. Poziomu okna można uruchomić wybrany proces, wyświetlić jego historię
itd. Więcej informacji na temat funkcjonalności procesów znajduje się w dokumentacji
modułu: Administrator.
Interfejs modułu: Serwis, zbudowany jest w taki sposób, aby umożliwić dostęp do wszystkich
niezbędnych list oraz raportów, jakie mogą być użyteczne dla operatora. Spośród list opisanych
w innych częściach dokumentacji, znajdują się tutaj: lista kontrahentów, lista towarów, lista
zamówień, lista dokumentów oraz raport braków.
6.2.2
Pasek narzędzi
[Lista kontrahentów] – otwiera listę kontrahentów podzielonych według grup, do
których należą, akronimu, numeru NIP – u i akwizytora.
[Lista towarów] – otwiera listę towarów, posortowanych według kodu, według nazwy
i według symbolu.
[Lista płatności] – otwiera okno lista nierozliczonych płatności.
[Zapisy kasowo/bankowe] – otwiera okno zapisy kasowo/bankowe.
[Lista urządzeń] – otwiera listę urządzeń serwisowych.
[Zlecenie serwisowe] - służy wystawieniu zlecenia serwisowego, bez konieczności
uruchamiania listy zleceń.
[Lista zleceń serwisowych] - wyświetla listę zleceń serwisowych, posortowaną według
daty i według kontrahenta.
[Lista dokumentów] – otwiera okno z dokumentami zarejestrowanymi w systemie
Comarch ERP XL.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.8
[Lista zamówień] – służy otwarciu okna z zapytaniami, ofertami i zamówieniami
zarejestrowanymi w systemie Comarch ERP XL.
[Bilans stanu towarów] - służy otwarciu okna prezentującego stan towarów.
[Terminarz] – otwiera okno: Terminarz, z poziomu którego możliwy jest
podgląd/edycja zadań pracownika powiązanego z operatorem na określony termin. Więcej informacji
w dokumentacji modułu: Administrator.
6.3
Konfiguracja dokumentów
Aby właściwie obsłużyć scenariusz najbardziej odpowiedni do procesów, jakie zachodzą w konkretnym
przypadku, należy umiejętnie zarządzić dostępnymi w konfiguracji parametrami. Parametry mające
wpływ na działanie modułu, to parametry znajdujące się w definicji dokumentu.
Dokumentem specyficznym dla modułu Serwis jest Zlecenie serwisowe. Definicja tego dokumentu
dostępna jest w module Administrator, w oknie Edycja struktury firmy, zakładka Dokumenty (więcej
informacji o definicji dokumentu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator).
Wybrane parametry na definicji dokumentu: Zlecenie serwisowe
Na definicji dokumentu: Zlecenie serwisowe obok parametrów występujących na innych definicjach,
znajdują się takie, które ze względu na specyfikę mają zastosowanie tylko w module: Serwis. Należy
do nich:
Na zakładce: Inne
•
Okres ważności rezerwacji - służy ustaleniu ilości dni, które dodane do daty aktywacji
rezerwacji wskażą datę jej ważności. Jeżeli rezerwacja blokuje ilość na magazynie, po tej
dacie rezerwacja przestanie ją blokować. Istnieje możliwość wskazania nieograniczonej
daty ważności rezerwacji (opis poniżej),
•
Brak ograniczenia – po zaznaczeniu parametru, rezerwacje nie będą miały końcowej daty
ważności, czyli będą ważne od momentu ich powstania aż do czasu ich realizacji lub
zwolnienia,
•
Rezerwacje aktywne po okresie - służy ustaleniu ilości dni, jakie mają upłynąć od daty
wygenerowania rezerwacji do daty aktywności takiej rezerwacji. Jeżeli parametr ten jest
równy: 0, wtedy data aktywacji rezerwacji równa jest dacie jej wygenerowania.
6.4
Rodzaje serwisowanych urządzeń
Lista serwisowanych urządzeń zawiera wielopoziomową klasyfikację (podział na grupy), która będzie
mogła być budowana osobno dla kilku różnych kryteriów podziału, np. osobna klasyfikacja według
producentów, osobna według asortymentu. Urządzenia serwisowane będą kategoryzowane według
słownika rodzajów urządzeń. Do rodzaju urządzenia będzie przypisany zestaw parametrów, którymi
urządzenie danego rodzaju powinno być opisane. W przypadku wystawiania zlecenia serwisowego
musimy dodać dane urządzenie wybierając je z listy urządzeń.
Aby uruchomić okno, należy z menu: Listy, wybrać: Rodzaje urządzeń. Okno to składa się z dwóch
zakładek: Ogólne, Definicje parametrów.
6.4.1
Okno: Rodzaj urządzenia
W oknie odbywa definiowanie rodzaju urządzenia, do którego przypisujemy zestaw
charakterystycznych parametrów np. numer seryjny, pojemność, rozmiar. Okno uruchamiane jest z
poziomu okna: Rodzaje urządzeń, zakładka Ogólne.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.9
Rys. 6.2 Rodzaje urządzeń, zakładka Ogólne.
W oknie na zakładce Ogólne znajdują się funkcje:
[Nowy] – umożliwia dodanie rodzaju urządzenia, otwierając okno: Rodzaj urządzenia.
[Karta] – umożliwia edycję wskazanego rodzaju urządzenia (otwierając okno: Rodzaj
urządzenia).
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanego rodzaju urządzenia.
Aby dodać nowy rodzaj urządzenia należy nacisnąć przycisk [Nowy], pojawi się nam okno: Rodzaj
urządzenia.
Rys. 6.3 Rodzaj urządzenia.
W oknie znajdują się następujące dane:
Kod – symbol identyfikujący dany rodzaj urządzenia.
Nazwa – opisowa nazwa rodzaju urządzenia.
Jednostka przebiegu – wybierana ze słownika kategorii jednostka przebiegu. Więcej informacji na
temat definiowania jednostek przebiegu znajduje się w dokumentacji modułu: Administrator. W
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.10
przypadku, gdy rodzaj urządzenia nie charakteryzuje żadna jednostka przebiegu Operator ma
możliwość wyboru opcji: <Nie dotyczy>.
Parametry – okno wyświetlające listę parametrów dodanych do danego rodzaju urządzenia. Za
pomocą odpowiednich przycisków mamy możliwość dodawania, zmiany, usuwania i zmiany kolejności
rekordów.
6.4.2
Okno: Definicja parametru urządzenia
W oknie odbywa się definiowanie parametrów, które następnie przypisujemy do serwisowanych
urządzeń. Okno uruchamiane jest z poziomu okna: Rodzaje urządzeń, zakładka Definicje parametrów.
Rys. 6.4 Rodzaje urządzeń, zakładka: Definicje parametrów.
W oknie: Rodzaje urządzeń, zakładka: Definicje parametrów znajdują się następujące funkcje:
[Nowy] – umożliwia dodanie nowej definicji parametru urządzenia.
[Karta] – umożliwia edycję wskazanej definicji parametru urządzenia (otwierając
okno: Rodzaj urządzenia).
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanej definicji parametru urządzenia. W przypadku
gdy definicja została przypisana do rodzaju urządzenia albo urządzenia, system nie pozwoli nam na
usunięcie definicji.
Archiwalne – parametr umożliwia nadanie definicji parametrów statusu: Archiwalnego. Definicja o
tym statusie nie będzie wykorzystywana w zleceniu serwisowym.
Aby dodać nową definicję parametru urządzenia należy nacisnąć przycisk [Nowy], pojawi się nam
okno: Definicja parametrów urządzenia.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.11
Rys. 6.5 Definicja parametrów urządzenia.
W oknie: Definicja parametrów urządzenia znajdują się następujące pola:
Nazwa – opis definicji parametrów.
Typ słownika – typ słownika wybierany z listy <Brak>/Klasa cechy/Słownik kategorii. Typ: <Brak>
oznacza, że Operator może dalej definiować parametry określając typ: Tekst/Liczba/Flaga. Typ: Klasa
cechy umożliwia nam dalszy wybór cechy zdefiniowanej z poziomu Listy, Cechy, Klasa cechy. Typ:
Słownik kategorii umożliwia nam dalszy wybór parametru, zdefiniowanego w słowniku kategorii.
Definiowanie słownika kategorii odbywa się w module: Administrator, szczegółowe informacje
znajdują się w dokumentacji do modułu: Administrator.
Typ – typ danych wybierany z listy Tekst/Liczba/Flaga. Typ: Tekst umożliwia określenie parametru:
Ilość znaków. Typ: Liczba, umożliwia nam określenie parametrów za pomocą liczb do dwóch miejsc po
przecinku (uruchamiana jest kontrolka miejsc dziesiętnych). Typ: Flaga, umożliwia nam określenie
‘tak’, bądź ‘nie’ dla danego parametru.
Ilość znaków – kontrolka widoczna po zaznaczeniu typu słownika: <Brak> i typu danych: Tekst
bądź Liczba. Ilość znaków jaką możemy wpisać w parametrach na zleceniu serwisowym. Maksymalna
ilość znaków w przypadku tekstu wynosi: 50, w przypadku liczby: 15, ilość miejsc dziesiętnych: 4.
Słownik – słownik wybierany z listy klas cech albo z listy słowników kategorii. Kontrolka wyboru
słownika jest aktywna, jeśli wybrano rodzaj słownika inny niż: <Brak>.
Archiwalne – parametr umożliwiający nadanie definicji parametrów statusu: Archiwalnego. Definicja
o tym statusie nie będzie wykorzystywana w zleceniu serwisowym.
6.5
Serwisowane urządzenia
Okno: Serwisowane urządzenia będzie zawierać wielopoziomową klasyfikację (podział na grupy), która
będzie mogła być budowana osobno dla kilku różnych kryteriów podziału, np. osobna klasyfikacja
według producentów, osobna według asortymentu. Niezależnie od grup każde urządzenie będzie
klasyfikowane według rodzaju, do którego będzie przypisany zestaw charakterystycznych parametrów.
Np. telewizor charakteryzują: rozdzielczość, rozmiar ekranu, kontrast dynamiczny.
Okno: Serwisowane urządzenia składa się z dwóch zakładek: Ogólne i Znajdź.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.12
Rys. 6.6 Serwisowane urządzenia, zakładka Ogólne.
Okno: Serwisowane urządzenia, zakładka Ogólne, zbudowane jest z dwóch paneli. W panelu lewym
wyświetlane jest dwupoziomowe drzewo: wszystkie na pierwszym poziomie oraz rodzaje urządzeń na
drugim. Lista przenoszona jest automatycznie z listy rodzajów urządzeń zdefiniowanych z poziomu:
Listy, szczegółowe informacje znajdują się w rozdziale 6.4.1 Okno: Rodzaj urządzenia. Lecz mamy
również możliwość dodawania z tego poziomu rodzaju urządzenia.
W panelu prawym wyświetlana jest lista urządzeń należących do wskazanego rodzaju. Lista
przedstawia: Kod, Nazwę, Właściciela (Akronim i Miasto), Obiekt oraz dwa pierwsze w kolejności
parametry przypisane do urządzenia. Dane z okna Serwisowane urządzenia mogą być eksportowane
do arkusza kalkulacyjnego.
Pod listą umieszczone są następujące funkcje:
[Zlecenie serwisowe] – umożliwia generowanie dokumentu zlecenia serwisowego z
zaznaczonych urządzeń.
[Dodaj rodzaj urządzenia] – umożliwia dodanie rodzaju urządzenia.
[Nowy] – umożliwia dodanie nowej karty urządzenia.
[Karta] – umożliwia edycję rodzaju i karty urządzenia. Jeżeli jest zaznaczony rodzaj
urządzenia, to zostanie otwarte okno: Rodzaj urządzenia. Jeżeli jest zaznaczone serwisowane
urządzenie to zostanie otwierte okno: Karta urządzenia.
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanej karty urządzenia.
Archiwalne – parametr umożliwiający wyświetlanie urządzeń oznaczonych jako archiwalne.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.13
Rys. 6.7 Serwisowane urządzenia, zakładka Znajdź.
Okno: Serwisowane urządzenia, zakładka Znajdź, składa się z dwóch zakładek pionowych: Urządzenia
i Atrybuty. Z tego poziomu możemy wyszukać interesujące nas urządzenie według określonych
kryteriów: rodzaju urządzenia (wybieranego z rozwijanej listy), właściciela urządzenia (wybieranego z
listy kontrahentów po naciśnięciu przycisku ‘Właściciel’), listy parametrów urządzenia. Lista
parametrów urządzenia wypełniana jest po wybraniu rodzaju urządzenia zgodnie ze schematem
parametrów przypisanym do rodzaju urządzenia. Wyszukiwanie następuje po naciśnięciu przycisku:
[Znajdź urządzenia]. W panelu dolnym okna możemy obserwować listę urządzeń znalezionych
na podstawie wybranych wcześniej kryteriów. Z tego poziomu mamy możliwość podglądu karty
urządzenia, wykorzystując przycisk
[Karta] oraz wygenerowania zlecenia serwisowego za pomocą
przycisku
[Zlecenie serwisowe].
Okno: Serwisowane urządzenia, zakładka Znajdź, Atrybuty umożliwia nam wyszukiwanie urządzenia
po atrybucie.
6.5.1
Okno: Karta urządzenia
Serwisowane urządzenie może być związane z towarem, środkiem trwałym, zasobem produkcyjnym,
samochodem, charakteryzuje je dowolna ilość parametrów.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.14
Rys. 6.8 Karta urządzenia, zakładka Ogólne.
Nową kartę urządzenia generujemy z poziomu Okna: Serwisowane urządzenia za pomocą przycisku
[Nowy]. Okno karty urządzenia składa się z zakładek: Ogólne, Właściciel, Historia, Atrybuty,
Załączniki. Na zakładce Ogólne znajdują się następujące pola:
Archiwalne – parametr umożliwiający oznaczenie urządzenia jako archiwalny.
Rodzaj urządzenia – rodzaj urządzenia wybierany z rozwijanej listy, zdefiniowanej wcześniej w
oknie: Rodzaje urządzeń. Szczegóły definiowania rodzajów urządzeń znajdują się w rozdziale 6.4.1
Rodzaj urządzenia.
Przebieg – jednostka przebiegu zgodna z rodzajem urządzenia. Jednostka ta będzie się
podpowiadała jako domyślna na zleceniu serwisowym z możliwością jej zmiany. Samą wartość
przebiegu wprowadza się bezpośrednio w karcie urządzenia na zleceniu serwisowym.
Kod – pole wymagalne, w którym można podać identyfikator urządzenia. Możliwe jest
zarejestrowanie karty urządzenia nie powiązanej z żadnym obiektem systemu.
Nazwa – pole, w którym można podać nazwę urządzenia.
Towar – przycisk pozwalający wybrać z listy urządzenie. Urządzeniem może być: towar
(zarejestrowany w systemie na liście towarów), środek trwały (zarejestrowany w systemie), obiekt
produkcyjny (zdefiniowany na liście zasobów), a także samochód (zdefiniowany na liście
samochodów). Przycisk ma nazwę Towar, jeśli nie wybrano żadnego obiektu lub wybrano towar. Jeśli
obiekt jest wybrany przycisk ma nazwę: Środek trwały / Samochód / Obiekt produkcyjny. Po wybraniu
urządzenia wyświetla się w dwóch polach akronim i nazwa obiektu związanego z urządzeniem.
Właściciel – pole wymagalne wskazujące na właściciela urządzenia. Właściciela możemy wybrać z
listy kontrahentów.
Dokument – pole aktywne tylko w przypadku, gdy wybrano towar. Jeśli wybrano właściciela
(kontrahenta) różnego od Jednorazowego, przycisk otwiera Historię towaru na zakładce:
Transakcje/Dla kontrahenta. Jeśli wybrano kontrahenta Jednorazowego, przycisk otwiera Historię
towaru na zakładce: Transakcje/Chronologicznie. Wybranie pozycji dokumentu z Historii nie powoduje
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.15
zmiany kontrahenta. Jeśli nie wybrano kontrahenta, przycisk otwiera Historię towaru na zakładce:
Transakcje/Chronologicznie i po wybraniu dokumentu źródłowego, na jego podstawie zostaje ustalony
właściciel.
Opis – pole, w którym Operator ma możliwość zrobienia zapisek.
Parametry – lista parametrów przypisanych do danej grupy urządzeń, z możliwością dodania i
usunięcia poszczególnych parametrów. Operator ma możliwość wyboru wartości poszczególnych
parametrów.
Rys. 6.9 Karta urządzenia, zakładka Właściciel.
Okno: Karta urządzenia, zakładka Właściciel wyświetla listę kolejnych właścicieli urządzenia. Za
pomocą przycisku:
[Dodaj właściciela] możemy zmienić właściciela danego urządzenia. Po
wywołaniu funkcji powstanie okno: Zmiana właściciela.
Rys. 6.10 Zmiana urządzenia
Istnieje również możliwość podglądu karty kontrahenta, będącego właścicielem za pomocą przycisku:
[Podgląd karty właściciela].
Okno: Karta urządzenia, zakładka Historia przedstawia listę czynności związanych z danym
urządzeniem.
Okno: Karta urządzenia, zakładka Atrybuty umożliwia nam dodanie, podgląd i usunięcie atrybutów do
urządzenia. Podobnie na zakładce Załączniki mamy możliwość przypisania danych binarnych.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.16
6.6
Lista zleceń serwisowych
Lista zleceń serwisowych to lista, na której wyświetlane są wszystkie zlecenia serwisowe,
zarejestrowane w systemie. Z poziomu listy możliwe jest dodanie, edycja, anulowanie i usuwanie
zleceń.
Na liście zleceń możliwe jest kopiowanie dokumentów ZSR poprzez kombinację ctrl+Insert. Nowe
dokumenty zawierają podstawowe dane, takie jak kontrahent, transakcja, płatności, lista urządzeń
oraz magazyn źródłowy.
Aby otworzyć okno, należy:
•
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk:
[Lista zleceń] lub
•
z menu: Dokumenty, wybrać: Zlecenia serwisowe.
6.6.1
Lista zleceń serwisowych, zakładka Zlecenia
W oknie znajdują się dwie zakładki:
•
Zlecenia – na której wyświetlone są tylko zlecenia serwisowe,
•
Czynności – na której wyświetlone są czynności serwisowe ze wszystkich zleceń, w
porządku chronologicznym, według daty rozpoczęcia.
Rys. 6.11 Lista zleceń serwisowych, zakładka: Zlecenia.
Na zakładce: Zlecenia, informacje o zleceniach wyświetlane są w kolumnach:
Dokument – numer i seria dokumentu. W zależności od stanu zlecenia, dokumenty wyświetlane są w
kolorach:
•
Zielony – dokument niepotwierdzony, w buforze,
•
Czarny – dokument zatwierdzony, w trakcie realizacji, zamknięty,
•
Popielaty – dokument anulowany.
Kontrahent – w kolumnie wyświetlane są akronim i miasto kontrahenta znajdującego się na
zleceniu.
Data wystawienia – data wystawienia zlecenia.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.17
Stan – w kolumnie wskazany jest stan, w jakim znajduje się zlecenie. Zastosowano następujące
reguły zmiany stanu zlecenia:
•
Zlecenie w buforze można: usunąć, odrzucić, przyjąć do realizacji,
•
Zlecenie przyjęte do realizacji można: zatwierdzić, anulować, zamknąć, otworzyć
•
Zlecenie zatwierdzone można: otworzyć, anulować, zamknąć,
•
Zlecenie w realizacji można: zamknąć.
Opis – krótki opis zlecenia.
W oknie znajdują się następujące pola i funkcje:
•
Idź do – po wprowadzeniu numeru/serii dokumentu zostanie wyszukane odpowiednie
zlecenie.
•
Filtr – funkcja służąca zawężeniu wyświetlanych zleceń według stworzonych przez Operatora
filtrów. Filtr można stworzyć za pomocą standardowego konstruktora filtra.
•
Właściciel – filtr służący zawężeniu wyświetlanych zleceń do wystawionych w wybranym
centrum.
•
Stan – filtr umożliwiający zawężenie wyświetlanych dokumentów do określonego stanu:
Wszystkie, Niezatwierdzone, Do realizacji, Zatwierdzone, W realizacji, Zamknięte, Anulowane,
Odrzucone.
•
Cecha transakcji – filtr służący zawężeniu wyświetlanych zleceń do tych, które na nagłówku
dokumentu posiadają określoną cechę transakcji.
•
Lista za – filtr zawężający wyświetlane zlecenia do wskazanego miesiąca/roku.
[Lista związanych] – umożliwia wyświetlenie dokumentów związanych ze zleceniem.
[Rozchód wewnętrzny] z listą rozwijalną RW.
[Zamówienie na zakup] z listą rozwijalną ZZ / ZW.
[Faktura sprzedaży] z listą rozwijalną FS / WZ / PA / FSE / WZE.
[Nowy] – umożliwia dodanie nowego zlecenia serwisowego.
[Karta] – umożliwia edycję wskazanego zlecenia serwisowego.
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanego zlecenia serwisowego. Możliwe jest
usuwanie tylko tych zleceń, które nie są w trakcie realizacji.
Oprócz funkcji znajdujących się w oknie: Lista zleceń serwisowych, w postaci ikon, można również
uaktywnić inne funkcje, po naciśnięciu prawego przycisku myszy na liście zleceń. Zostanie wówczas
otworzone menu kontekstowe, które stanowi listę dokumentów oraz funkcji. Możliwość ich realizacji
zależy od stanu realizacji, w jakim znajduje się zlecenie. Możliwe jest również tworzenie paczek oraz
wysyłek dla zleceń serwisowych. Dla operatora dostępne są następujące funkcje:
Dodaj – wybranie funkcji spowoduje dodanie nowego zlecenia.
Zmień – wybranie tej funkcji, po uprzednim zaznaczeniu na liście zlecenia, umożliwi jego edycję.
Usuń – usuwa zaznaczone zlecenie z listy.
Zatwierdź - zaznaczone zlecenie zostanie potwierdzone.
Anuluj – umożliwia anulowanie potwierdzonego zlecenia.
Otwórz – umożliwia otworzenie dokumentu zlecenia serwisowego.
Zamknij - opcja dostępna dla zleceń potwierdzonych lub znajdujących się w trakcie realizacji.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.18
Rys. 6.12 Lista zleceń serwisowych.
Istnieje możliwość utworzenia paczki ze wskazanego zlecenia serwisowego które jest zatwierdzone lub
jest buforze. W drugim przypadku możliwość utworzenia paczki jest zależna od zaznaczenia
parametru w Konfiguracji – Obsługa dokumentów w buforze na paczkach i wysyłkach. Jeżeli w
Konfiguracji zaznaczony jest parametr Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki
wówczas trasa uzupełnia się automatycznie gdy adres kontrahenta docelowego jest punktem trasy,
przypisanej do lokalizacji, w której wystawiono dokument paczki i adres kontrahenta docelowego ma
zaznaczony parametr Wysyłkowy. Na paczkę są wprowadzane również waga, objętość. Na zakładce
Dokumenty są wyświetlane dane powiązanego dokumentu ZSR. Po zaznaczeniu kliku dokumentów
ZSR istnieje możliwość wygenerowania paczki z zaznaczonych. W przypadku zaznaczenia parametru
Kontroluj zgodność adresu dostawy dokumentów paczki wówczas będzie można spiąć tylko te
dokumenty które maja zgodny adres na kontrahencie docelowym. Jeżeli parametr jest nie zaznaczony
wówczas można spiąć dokumenty o różnych adresach. Możliwa jest również wysyłka ze wskazanego
lub wskazanych i muszą być spełnione te same warunki, jak przy generowaniu paczki. Dokument
zlecenia można ponownie dołączyć do paczki pod warunkiem że paczka do której dotychczas taki
dokument był podłączony została rozpakowana. Dokument ZSR można dodawać oraz odpinać od
paczki na zakładce Dokumenty znajdującej się na paczce. Możliwy jest również podgląd dokumentu
zlecenia z poziomu paczki – zakładka Dokumenty. Również w Historii związanych wyświetlane są
dokumenty paczki oraz wysyłki.
6.6.2
Lista zleceń serwisowych, zakładka Czynności
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.19
Rys. 6.13 Lista zleceń serwisowych, zakładka Czynności.
Lista zawiera wykaz wszystkich czynności serwisowych przypisanych do zlecenia serwisowego.
Na zakładce: Czynności znajdują się następujące pola i funkcje:
Dokument – numer i seria dokumentu zlecenia serwisowego.
Kod – unikalny kod czynności ze zlecenia serwisowego.
Ilość – ilość czynności na danym zleceniu serwisowym.
Nazwa – nazwa czynności.
Opis – krótki opis czynności.
Termin rozpoczęcia - termin rozpoczęcia czynności.
Pod listą znajduje się funkcja filtra, umożliwiająca zawężenie listy czynności według filtra,
stworzonego przez Operatora za pomocą standardowego konstruktora filtra. Operator ma możliwość
również ograniczenia listy do czynności rozpoczynających się lub kończących w określonym terminie, a
także z zaznaczeniem daty: Brak ograniczenia.
Zrealizowane - zaznaczenie parametru umożliwia wyświetlanie również zakończonych czynności
serwisowych.
Z poziomu listy zleceń serwisowych, zakładka Czynności mamy dostępne następujące przyciski:
[Karta zlecenia serwisowego] – umożliwia edycję zlecenia serwisowego, które zawiera
daną czynność.
[Karta] – umożliwia edycję wskazanej czynności serwisowej.
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanej czynności serwisowej. Możliwe jest usuwanie
tylko tych czynności, które nie są w trakcie realizacji.
6.7
Zlecenie serwisowe (ZSR)
Zlecenie jest dokumentem rejestrującym proces wykonywania usługi serwisowej. Aby wygenerować
zlecenie serwisowe, należy:
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.20
•
na pasku narzędzi nacisnąć przycisk:
[Zlecenie serwisowe] lub
•
w oknie: Lista zleceń serwisowych, na zakładce: Zlecenia, nacisnąć przycisk:
[Nowy] lub wybrać z menu kontekstowego, rozwijanego prawym klawiszem myszy,
funkcję: Dodaj.
Uwaga: Przed wygenerowaniem dokumentu zlecenia, należy uprzednio określić
parametry na definicji dokumentu zlecenia serwisowego (moduł: Administrator, okno:
Definicje dokumentów). Więcej informacji na temat konfiguracji dokumentów zleceń
znajduje się w rozdziale:
6.3. Konfiguracja dokumentów oraz w dokumentacji
modułu: Administrator.
6.7.1
Zlecenie serwisowe, zakładka: Ogólne
Rys. 6.14 Zlecenie serwisowe, zakładka Ogólne.
Na zakładce Ogólne wprowadza się następujące dane:
Kontrahent – po naciśnięciu przycisku otworzy się lista kontrahentów, z której nastąpi wybranie
kontrahenta na zlecenie. Na zleceniu wyświetlać się będzie: kod, nazwa i miasto kontrahenta. W
przypadku zaznaczenia na definicji dokumentu parametru Kontrahent na zakładce: Ogólnej Docelowy
wówczas na zakładce pojawi się przycisk Kontrahent Docelowy
.
[Edycja kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego,
docelowego lub płatnika.
Transakcja – umożliwia wybór rodzaju transakcji z listy: krajowa/wewnątrzwspólnotowa/inna
zagraniczna (poza UE).
Płatności – funkcja umożliwiająca wybór formy i terminu płatności na dokumencie przez Operatora.
Domyślnie ustawione są parametry z karty kontrahenta.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.21
Urządzenia – lista urządzeń przypisanych do zlecenia. Lista przedstawia podstawowe dane
urządzenia w kolumnach: Kod, Nazwa, Rodzaj, Obiekt, Parametry (wartości trzech pierwszych
parametrów przypisanych do urządzenia). Po zatwierdzeniu zlecenia możliwa jest zmiana parametrów
urządzenia. W przypadku dodania w pierwszej kolejności Urządzenia do zlecenia Kontrahent jest
pobierany automatycznie z Karty uzradzenia.
Pod listą urządzeń znajdują się przyciski:
[Dodaj] – umożliwia dodanie urządzenia do zlecenia serwisowego.
[Zmień] – umożliwia edycję wskazanego urządzenia.
[Usuń] – umożliwia usunięcie urządzenia ze zlecenia serwisowego.
Uwaga: Przypisywanie urządzenia do zlecenia nie jest obowiązkowe. Zlecenie
serwisowe może dotyczyć usług niezwiązanych z żadnym urządzeniem.
W panelu dolnym okna: Zlecenie serwisowe, zakładka Ogólne znajdują się elementy zlecenia. Lista ta
składa się z czterech zakładek: Czynności / Składniki / Serwisanci / Zasoby. Elementy zlecenia są
szczegółowo opisane w rozdziale 6.8. Elementy zlecenia serwisowego.
Na zakładce Ogólne mamy możliwość określenia magazynu źródłowego z listy magazynów dostępnych
dla zlecenia, a także rodzaju ceny sprzedaży, wybierany z listy rodzajów dostępnych dla centrum.
Źródłowy – domyślny magazyn, z którego mają zostać pobrane materiały.
Cena – funkcja umożliwiająca wybór ceny.
Typ – umożliwia filtrowanie czynności serwisowych według typu: Wszystkie, Koszt oraz Sprzedaż.
Pod listą znajdują się przyciski:
[Przesuń czynność w górę] – umożliwia przesunięcie czynności na liście w górę.
[Przesuń czynność w dół] – umożliwia przesunięcie czynności na liście w dół.
[Szukaj terminów] – umożliwia zaplanowanie zlecenia serwisowego poprzez
wyszukanie terminu dla zaznaczonych czynności, uwzględniając kalendarze przypisane do zasobów.
Obok przycisku dostępne są dwie opcje: Szukaj terminów oraz Realizuj czynności.
[Dodaj] – umożliwia dodanie czynności serwisowej.
[Zmień] – umożliwia edycję czynności serwisowe.
[Usuń] – umożliwia usunięcie czynności ze Zlecenia serwisowego.
Po zatwierdzeniu dokumentu ZSR dostępne są przyciski generowania dokumentów:
[Rozchód wewnętrzny] z listą rozwijalną RW .
[Zamówienie na zakup] z listą rozwijalną ZZ / ZW.
[Faktura sprzedaży] z listą rozwijalną FS / WZ / PA / FSE / WZE.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.22
6.7.2
Zlecenie serwisowe, zakładka: Kontrahent
Rys. 6.15 Zlecenie serwisowe, zakładka Kontrahent.
Na zakładce wyświetlone są dane kontrahenta wybranego na zleceniu, możliwa jest zmiana
kontrahenta (po naciśnięciu przycisków: Główny, Docelowy i Płatnik) lub ich danych adresowych (po
naciśnięciu przycisku: Adres). Operator ma także możliwość przypisania Opiekuna z listy pracowników.
[Edycja kontrahenta] – przycisk umożliwia podgląd i edycję karty kontrahenta głównego
docelowego lub płatnika w zależności którą z zakładek wybierzemy.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.23
6.7.3
Zlecenie serwisowe, zakładka: Nagłówek
Rys. 6.16 Zlecenie serwisowe, zakładka Nagłówek.
Zakładka Nagłówek zbudowana jest w oparciu o analogiczną zakładkę dokumentów handlowych,
opisana szczegółowo w dokumentacji modułu: Sprzedaż.
Na zakładce udostępniony jest parametr: VAT Eksportowy (analogicznie jak dla FSE). Obsługa tego
parametru na dokumencie jest następująca:
1) jeżeli zmieniany jest rodzaj transakcji z Krajowej na Wewnątrzwspólnotową lub Inną zagraniczną,
to pobiera się ustawienie tego parametru z definicji dokumentu ZSR;
2) jeżeli zmieniany jest rodzaj transakcji z Zagranicznej na Krajową odznaczany jest parametr.
Parametr ten jest również uwzględniony przy zmianie kontrahenta.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.24
6.7.4
Zlecenie serwisowe, zakładka: Potwierdzenie
Rys. 6.17 Zlecenie serwisowe, zakładka Potwierdzenie.
Na zakładce Potwierdzenie możliwe będą następujące czynności:
•
Przyjęcie zlecenia do realizacji – co będzie oznaczało wejście dokumentu w nowy stan:
Do realizacji
•
Odrzucenie zlecenia – co będzie oznaczało wejście dokumentu w stan: Odrzucone
•
Potwierdzenie zlecenia – co będzie oznaczało wejście dokumentu w stan: Zatwierdzony
Parametry w sekcji Realizacja zlecenia są aktywne jeśli dokument znajduje się w buforze, tylko do
momentu zapisania zlecenia po uprzednim zaznaczeniu tego parametru. Są dwa sposoby na
zaznaczenie parametru: Realizacja zlecenia:
•
Poprzez zaznaczenie tego parametru
•
Poprzez odznaczenie parametru: Do bufora
W sekcji: Realizacja zlecenia możliwy jest wybór dwóch opcji:
•
Do realizacji – po wybraniu zmienia się stan zlecenia na: Do realizacji
•
Odrzucono – po wybraniu należy również wybrać z listy kod fiaska; zmienia się stan na:
Odrzucone. W tym stanie niemożliwe będą wszelkie operacje na zleceniu.
Decyzja o tym, czy zlecenie zostaje przyjęte do realizacji, czy też ma zostać odrzucone musi zostać
podjęta razem z zaznaczeniem checku: Realizacja zlecenia.
W sekcji tej znajduje się również:
•
Pole: Przyjął/odrzucił, którym wyświetlany jest identyfikator operatora, który zaznaczył
parametr: Realizacja zlecenia.
•
Przycisk: Data przyjęcia/odrzucenia, za pomocą którego można zmienić datę i pole z
edycją daty.
•
Pole: Opis, w którym można przed zapisaniem dokumentu z tym parametrem umieścić
dodatkowe informacje.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.25
Sekcja: Potwierdzenie zlecenia jest aktywna po zaznaczeniu checku: Realizacja zlecenia lub po
odznaczeniu parametru: Do bufora. W sekcji tej znajdują się następujące parametry:
•
Pole: Potwierdził, w którym wyświetlany jest identyfikator operatora, który zatwierdził
zlecenie.
•
Przycisk: Data potwierdzenia, za pomocą którego można zmienić datę i pole z edycją
daty.
•
Pole: Opis, w którym można przed zatwierdzeniem dokumentu umieścić dodatkowe
informacje.
W sekcji: Rezerwacje możliwa jest rezerwacja zasobów do momentu zatwierdzenia zlecenia. Przy
zaznaczonym parametrze: Rezerwuj zasoby w efekcie, podczas zatwierdzania zlecenia zostaną
wygenerowane rezerwacje zasobowe. Przycisk Rezerwuj zasoby jest aktywny dopiero po
zatwierdzeniu zlecenia i tylko wtedy, gdy zlecenie nie przejdzie do stanu: Odrzucone.
6.7.5
Zlecenie serwisowe, zakładka: Kalkulacja
Rys. 6.18 Zlecenie serwisowe, zakładka Kalkulacja.
Na zakładce: Kalkulacja wyświetla się lista wszystkich obiektów związanych ze zleceniem, które są
źródłem kosztu lub przychodu (czynności i składników).
Wartość (netto) kosztów i przychodu jest liczona na podstawie danych w odpowiednich elementach
zlecenia. Wartość przychodu wyliczana jest jako cena sprzedaży (z dokumentu albo zlecenia) x ilość w
zleceniu. Wartości walutowe przeliczane są na walutę systemową po domyślnym kursie z dnia
poprzedniego. Do wyliczenia kosztu towarów, do których nie wystawiono dokumentu zastosowano
ostatnią cenę zakupu. Jeśli wystawiono dokument, wyliczany jest koszt jednostkowy na podstawie
danych w elemencie dokumentu. Do wyliczenia kosztu usługi zastosowano koszt jednostkowy
zapisany w elemencie zlecenia. Dodatkowo jeżeli dokument ma nieustalony koszt własny, kwota
kosztu na liście wyświetlać się będzie na zielono.
Nad listą wszystkich obiektów związanych ze zleceniem umieszczone są pola z sumowaną wartością
elementów w cenach zakupu netto, w cenach sprzedaży netto oraz wartością uzyskanej marży. W
wyliczaniu marży uwzględniony jest parametr konfiguracji ogólnej w stu / od stu.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.26
W celu ewidencji kosztów części zamiennych kupowanych w ramach faktur kosztowych, możliwe jest
dodawanie niezależnych od pozostałych elementów zlecenia „kosztów pozostałych” za pomocą funkcji
[Przypisz koszt]. Po uruchomieniu funkcji powstaje formatka, na której można wpisać nazwę
oraz wartość kosztu. Wartość ta jest następnie ujmowana w kolumnie: Koszt i sumowana w polu:
Wartość w cenach zakupu netto. Za pomocą przycisku
[Odwiąż koszt] możliwe jest usunięcie
kosztów dodatkowych ze zlecenia.
W oknie: Zlecenie serwisowe na zakładce Kalkulacja znajduje się również funkcja:
[Zmień],
która umożliwia podgląd składnika kosztu.
6.7.6
Zlecenie serwisowe, zakładka: Planowanie
Rys. 6.19 Zlecenie serwisowe, zakładka Planowanie.
Na zakładce: Planowanie przedstawiona jest lista czynności i przypisanych do nich zasobów w postaci
dwu poziomego drzewa. W kolumnie: Kod, na pierwszym poziomie wyświetlane są czynności, na
drugim zaś związane z nimi zasoby i składniki. Tabela zawiera również kolumny przedstawiające:
nazwę elementów, ilość wykorzystanych na zleceniu elementów, jednostkę miary oraz termin
rozpoczęcia i zakończenia trwania czynności.
Pod tabelką znajdują się następujące funkcje:
[Szukaj terminów] – umożliwia zaplanowanie zlecenia serwisowego poprzez
wyszukanie terminu dla realizacji czynności, uwzględniając kalendarze przypisane do zasobów.
[Dodaj czynność] – umożliwia dodanie nowej czynności do zlecenia serwisowego.
[Karta] – umożliwia edycję wskazanej czynności.
[Usuń] – umożliwia usunięcie wskazanej czynności.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.27
6.7.7
Zlecenie serwisowe, zakładka: Dokumenty
Na zakładce: Dokumenty wyświetla się lista dokumentów związanych ze zleceniem w postaci
dwupoziomowego drzewa. Na pierwszym poziomie wyświetlane są dokumenty handlowe oraz paczki,
na drugim zaś związane z nimi dokumenty magazynowe oraz wysyłki. Pod listą znajduje się przycisk
umożliwiający podgląd dokumentu
[Karta dokumentu]. Z tego poziomu możliwe jest również
generowanie dokumentów, korzystając z przycisków, analogicznych jak na zakładce Ogólne.
6.7.8
Zlecenie serwisowe, zakładka: Atrybuty i Załączniki
Zakładka: Atrybuty służy określeniu atrybutów dla zlecenia. Dodawanie atrybutów do zlecenia odbywa
się na ogólnych zasadach.
Uwaga: Na zakładce Atrybuty znajduje się lokator ułatwiający wybranie atrybutów,
które mają zostać przypisane do zlecenia.
Zakładka: Załączniki służy dodawaniu załączników do dokumentu zlecenia, obsługa odbywa się w
standardowy sposób. Więcej informacji na temat dodawania danych binarnych znajduje się w
dokumentacji modułu: Sprzedaż.
6.8
Elementy zlecenia
Elementy zlecenia znajdują się na dokumencie Zlecenia serwisowego w panelu dolnym i dzielą się na
cztery poziome zakładki: Czynności, Składniki, Serwisanci, Zasoby.
6.8.1
Czynności w zleceniu
Lista czynności przedstawia podstawowe dane: Liczbę porządkową, Kod, Ilość, Nazwę oraz krótki Opis
czynności.
Rys. 6.20 Elementy zlecenia, zakładka Czynności.
Na zakładkę Czynności za pomocą przycisku
wprowadza się czynności serwisowe, które
następnie są wyświetlane na liście. Z tego poziomu możemy również edytować daną czynność
jak i ją usunąć za pomocą przycisku
.
Na liście czynności możliwe jest przeprowadzenie grupowych działań, poprzez zaznaczenie wybranych
pozycji i wybór z menu kontekstowego wybranej operacji. Z menu kontekstowego, otwieranego spod
prawego klawisza myszki dostępne są następujące opcje:
•
Dodaj
•
Zmień
•
Usuń
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.28
•
Szukaj terminów
•
Zrealizuj
•
Faktura sprzedaży
•
Wydanie zewnętrzne
•
Paragon
•
Faktura eksportowa
•
Wydanie zewnętrzne eksportowe
6.8.2
Okno czynności
Rys. 6.21 Okno czynności, zakładka Ogólne
Okno czynności składa się z kilku zakładek: Ogólne, Kalkulacja, Zasoby, Składniki, Atrybuty.
Na zakładce Ogólne znajdują się następujące funkcje:
Usługa – przycisk służący do dodawania czynności. Czynnością może być usługa lub koszt, który ma
zdefiniowaną kartę towaru na liście towarów, np. czyszczenie, montowanie, malowanie. Po wybraniu z
listy usługi lub kosztu, w polu pojawi kod oraz nazwa.
Poniżej znajduje się obszar, w którym będzie można zapisać szczegóły związane z daną czynnością.
Pole edycji cen – istnieje możliwość określenia ilości czynności oraz rabatu. Cena usługi/kosztu
będzie się podpowiadała domyślna z karty towaru, jednak Operator będzie mógł zmniejszyć bądź
zwiększyć cenę danej czynności w stosunku do ceny początkowej. W obszarze tym określa się również
typ kosztu czynności. Typ: Sprzedaż oznacza, że koszt tej czynności pojawi się jako pozycja na
dokumencie FS, natomiast typ: Koszt oznacza, że czynność stanowi koszt dla zleceniodawcy i nie jest
wyszczególniona na dokumencie FS.
Urządzenie – pole przedstawiające wartości urządzenia przypisanego do zlecenia. Jeżeli czynność nie
jest powiązana z urządzeniem pole jest puste.
Realizacja – umożliwia określenie czasu trwania realizacji danej czynności. Obszar ten jest aktywny
również po potwierdzeniu zlecenia serwisowego, pozwala więc w trakcie realizacji zlecenia na
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.29
modyfikacje w grupie: Realizacja. W tym miejscu mamy również możliwość określenia parametru:
Zrealizowano.
Terminy realizacji – tabelka przedstawiająca listę terminów realizacji czynności, zawierająca
szczegółowe informacje: rozpoczęcia, zakończenia i czasu trwania realizacji danej czynności. Pole jest
aktywne również po zatwierdzeniu dokumentu Zlecenia. Pod listą znajdują się funkcje umożliwiające:
planowanie, dodawanie i usuwanie terminów realizacji. Planowanie można uruchomić za pomocą
przycisku
[Planowanie], który znajduje terminy realizacji na podstawie kalendarzy serwisantów i
zasobów oraz tworzy zadania w terminarzu. Zadania zostaną zapisane w terminarzu jeżeli zostanie
zaznaczony parametr: Generuj zadania w terminarzu.
Uwaga: Przy pobieraniu towarów i usług na pozycję zlecenie serwisowego promocje
przeliczają się.
Rys. 6.22 Okno czynności, zakładka Kalkulacja
Okno czynności, zakładka Kalkulacja przedstawia podstawowe informacje dotyczące pobierania cen,
marży i wyliczania rabatu, w sposób analogiczny do elementów zamówienia. Szczegółowe informacje
znajdują się w dokumentacji do modułu: Zamówienia.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.30
Rys. 6.23 Okno czynności, zakładka Zasoby
Okno czynności, zakładka Zasoby przedstawia dwie tabele: Serwisantów oraz Zasoby przypisane do
czynności. Pod listą: Serwisanci znajdują się następujące funkcje:
[Dołącz serwisanta do czynności] – umożliwia dodanie serwisanta bądź kliku
serwisantów do edytowanej czynności.
[Karta serwisanta] – umożliwia edycję karty wskazanego serwisanta.
[Odłącz serwisanta od czynności] – umożliwia usunięcie serwisanta z edytowanej
czynności.
Lista: Zasoby, działa w podobny sposób co lista: Serwisanci. Z tego poziomu mamy możliwość:
dołączenia, podglądu i odłączenia zasobów z listy zasobów produkcyjnych.
Uwaga: Przypisywanie serwisantów i zasobów do czynności nie jest obowiązkowe.
Czynność może dotyczyć usług niezwiązanych z żadnym zasobem.
W oknie czynności, zakładka Składniki wyświetlana jest lista składników związanych z czynnością, z
tego poziomu za pomocą przycisków można: dodawać, edytować i usuwać składniki.
Na zakładce Atrybuty w oknie czynności w standardowy sposób można przypisywać wartości
atrybutów do obiektu.
6.8.3
Składniki w zleceniu
Lista: Składniki w Zleceniu serwisowym wyświetla informacje jakie składniki są wykorzystywane w
zleceniu, ile ich jest, czy są zrealizowane oraz krótki opis. W kolumnie Zrealizowano wyświetla się ilość
składnika, która została wydana:
•
Dla składników typu: Koszt – dokumentami RW
•
Dla składników typu: Sprzedaż – dokumentami rozchodowymi
Ilości w kolumnie Zrealizowano wyświetlają się w dwóch kolorach:
•
Czarnym – gdy wszystkie dokumenty, na których wydano składniki jest zatwierdzony
•
Zielonym – gdy przynajmniej jeden dokument, na którym wydano składniki jest w
buforze
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.31
Dodatkowo za pomocą filtra Typ można wyświetlić pozycje wszystkie, tylko o typie Koszt bądź tylko o
typie Sprzedaż.
Rys. 6.24 Elementy zlecenia, zakładka Składniki
Na zakładkę Składniki dodajemy przyciskiem
[Nowy] towary bądź produkty, które wykorzystamy
na zleceniu serwisowym i podobnie jak Czynności możemy je edytować lub usunąć.
Na liście składników możliwe jest przeprowadzenie grupowych działań, poprzez zaznaczenie
wybranych pozycji i wybór z menu kontekstowego wybranej operacji. Z menu kontekstowego,
otwieranego spod prawego klawisza myszki dostępne są następujące opcje:
•
Dodaj
•
Zmień
•
Usuń
•
Rozchód wewnętrzny
•
Zamówienie na zakup
•
Zamówienie wewnętrzne
•
Faktura sprzedaży
•
Wydanie zewnętrzne
•
Paragon
•
Faktura eksportowa
•
Wydanie zewnętrzne eksportowe
6.8.4
Okno składnika
Rys. 6.25 Okno składnika, zakładka Ogólne
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.32
Okno składnika zbudowane jest z kilku zakładek: Ogólne, Kalkulacja, Rezerwacje, Atrybuty.
Na zakładce: Ogólne przy pomocy przycisku: Towar można wprowadzić składnik z listy towarów i
produktów. Składnikiem może być element, który będziemy wymieniać w serwisowanym urządzeniu
np. kondensator bądź dodawać np. przewód. W oknie znajduje się obszerne pole, w którym Operator
może nanieść niezbędne komentarze. Poniżej znajdują się pola edycji ilości, ceny, rabatu, wartości,
stawki VAT, ceny początkowej, analogicznie jak w czynności dodanej do zamówienia. W tym miejscu
również można zadecydować, czy koszt edytowanego składnika zaliczyć do kosztu sprzedaży (czyli
będziemy widzieć go jako pozycję na dokumencie FS), czy do kosztu poniesionego w ramach usługi
serwisowej. W obszarze: Czynność, znajduje się kontrolka wyboru czynności zlecenia, z którą składnik
jest związany.
Zakładka Kalkulacje w oknie składnika przedstawia standardowe mechanizmy pobierania cen i
wyliczania rabatów, jak w elemencie zamówienia. Na zakładce: Rezerwacje umieszczona jest lista
rezerwacji, natomiast na zakładce: Atrybuty, są standardowe kontrolki przypisywania wartości
atrybutów do obiektu.
6.8.5
Serwisanci w zleceniu
Rys. 6.26 Elementy zlecenia, zakładka Serwisanci
Na zakładce Serwisanci mamy możliwość dodania osób odpowiedzialnych za wykonanie zlecenia
serwisowego za pomocą przycisku
[Zwiąż serwisanta], edycji
[Karta] oraz odłączenia ze
zlecenia
[Rozwiąż serwisanta]. Przycisk [Zwiąż serwisanta] ten otwiera listę pracowników w
trybie wielokrotnego wyboru, przy czym na liście widoczni są wyłącznie pracownicy oznaczeni jako
serwisanci.
6.8.6
Zasoby w zleceniu
Rys. 6.27 Elementy zlecenia, zakładka Zasoby
Na zakładce: Zasoby wprowadzane są zasoby, które są niezbędne do wykonania danego zlecenia np.
wiertarka, frezarka, farba. Elementy wprowadzamy na listę za pomocą przycisku
[Zwiąż zasób],
wybierając z listy. Zasobem może być: środek trwały, grupa środków trwałych, pracownik, centrum
struktury firmy, kontrahent, towar. Szczegółowe informacje na temat definiowania zasobów znajdują
się w dokumentacji modułu: Produkcja.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.33
6.9
Automatyczna rejestracja urządzenia
Podczas sprzedaży towaru możliwa jest jego automatyczna rejestracja na liście urządzeń. Jako
właściciel urządzenia zostanie przypisany kontrahent docelowy z tego dokumentu. Automatyczna
rejestracja następuje po zatwierdzeniu dokumentu rozchodu: FS, WZ, FW, PA, RW na kontrahenta.
6.9.1
Konfiguracja
Automatyczna rejestracja urządzenia jest możliwa jeśli w konfiguracji na zakładce:
Sprzedaż/Parametry 2 zaznaczony jest parametr: Rejestruj urządzenie przy sprzedaży.
Następnie na karcie towaru na zakładce Opakowanie należy zaznaczyć parametr: Sprzedaż w
jednostkach całkowitych. Po zaznaczeniu tego parametru należy przejść na zakładkę Serwis i
zaznaczyć parametr: Rejestruj urządzenie przy sprzedaży. Na karcie towaru należy również wskazać
rodzaj urządzenia do którego dane urządzenie ma zostać przypisane. Na karcie towaru na zakładce
Serwis po wybraniu rodzaju urządzenia zostaną wyświetlone domyślne parametry przypisane do
danego rodzaju. Istnieje jednak możliwość przypisania innych parametrów z listy: Definicje
parametrów.
6.9.2
Przepisywanie wartości cechy pozycji dokumentu do parametru
urządzenia
Przepisywanie wartości cechy dostawy do parametru urządzenia jest możliwe jeśli w konfiguracji na
zakładce: Sprzedaż/Parametry 2 jest zaznaczony parametr: Cecha dostawy jako parametr.
Funkcjonalność ma na celu automatyczne przypisywanie klasy i wartości cechy przypisanej do
dostawy dokumentu rozchodowego, jako parametru, podczas automatycznej rejestracji
serwisowanego urządzenia bądź podczas wiązania dokumentu z serwisowanym urządzeniem.
Przepisywanie wartości cechy towaru do parametru urządzenia jest możliwe jeśli w konfiguracji na
zakładce: Sprzedaż/Parametry 2 zaznaczony jest parametr: Cecha towaru jako parametr.
Funkcjonalność ta jest odpowiedzialna za przepisywanie klasy i wartości cechy wydanego towaru, jako
parametru, podczas automatycznej rejestracji serwisowanego urządzenia bądź przy wiązaniu
dokumentu sprzedaży z urządzeniem.
6.10
Historia kontrahenta
6.10.1
Historia kontrahenta, zakładka: Zlecenia/Serwis
Zarówno w oknie: Historia kontrahenta, jak i Historia towaru dostępna jest lista zleceń. Lista ta jest
odzwierciedleniem listy zleceń modułu: Serwis. Aby otworzyć okno: Historia kontrahenta, należy
nacisnąć przycisk:
[Historia kontrahenta], jaki pojawia się na pasku narzędzi po otworzeniu
okna: Lista zleceń serwisowych lub zaznaczeniu kontrahenta w otwartym oknie: Kontrahenci.
Aby wyświetlić listę zleceń serwisowych dla danego kontrahenta, w otwartym oknie: Historia
kontrahenta, należy wybrać zakładkę: Zlecenia/Serwis.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.34
Rys. 6.28 Historia kontrahenta, zakładka: Zlecenia/Serwis.
Na wyświetlonej liście można zobaczyć listę dokumentów związanych ze zleceniem, po naciśnięciu
przycisku:
[Lista związanych] oraz zawężania listy do zleceń, które zostały wystawione w okresie
wskazanym w polu: Okres. Możliwy jest również pogląd serwisu, po jego zaznaczeniu i naciśnięciu
przycisku:
[Karta].
Ponadto, na zakładce znajdują się funkcja:
[Nowy] – umożliwia wystawienie zlecenia serwisowego dla kontrahenta.
Historia kontrahenta wskazuje wszystkie zlecenia, dla których dany kontrahent jest kontrahentem
głównym lub kontrahentem docelowym. Informacje o zleceniach wyświetlone są w kolumnach takich,
jak w oknie: Lista zleceń serwisowych. Jedyną różnicą jest kolumna: Kontrahent docelowy/ kontrahent
główny, wyświetlana w zależności od tego, dla którego z kontrahentów jest wyświetlana historia.
6.11
Historia towaru
6.11.1
Zakładka Zlecenia, Remont obiektów i Serwis obiektów
W karcie historii towaru, wyświetlana jest lista, która wskazuje zlecenia, na których występuje dany
towar. Aby otworzyć okno: Historia towaru, należy nacisnąć przycisk:
[Historia towaru], jaki
pojawia się na pasku narzędzi, po otworzeniu okna: Lista towarów. Natomiast, aby wyświetlić listę
zleceń serwisowych dla danego towaru, w otwartym oknie: Historia towaru, należy wybrać zakładkę
Zlecenia, a następnie zakładkę Serwis.
Na zakładce znajdują się te same funkcje jak na zakładce Zlecenia (zakładka: Serwis), w oknie:
Historia kontrahenta (więcej: 6.9 Historia kontrahenta, zakładka: Zlecenia/Serwis).
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.35
Jeżeli dana pozycja z kartoteki towarowej występuje na zleceniu serwisowym jako składnik lub jako
urządzenie do serwisu listę takich dokumentów możemy podejrzeć na historii takiego towaru.
Rys. 6.29 Historia towaru, zakładka: Zlecenia/Serwis.
Na liście zleceń wyświetlone są informacje:
•
Data wystawienia,
•
Numer dokumentu,
•
Właściciel,
•
Obiekt,
•
Stan zlecenia.
6.12
Realizacja zlecenia serwisowego
6.12.1
Etapy realizacji zlecenia serwisowego
Operacja realizacji zlecenia to proces składający się z następujących operacji:
•
przyjęcie zlecenia do realizacji – operator uznaje, że może rozpocząć realizację
zlecenia,
•
potwierdzenie zlecenia – operator uznaje, ze informacje zapisane na zleceniu są
wystarczające do tego, aby zlecenie zostało potwierdzone,
•
wydanie materiałów z magazynu (dokumentem RW); możliwe jest wydanie tylko
materiałów o typie: Koszt serwisu;
•
wygenerowanie zamówienia zakupu lub zamówienia wewnętrznego,
•
wygenerowanie dokumentu handlowego (FS, FSE, WZ, WZE, PA) – umożliwia zapłatę
z tytułu wykonania zlecenia,
•
realizacja/zamknięcie zlecenia – jeżeli zostało zakończone wykonywanie czynności
związanych ze zleceniem i nie będą już wystawiane żadne dokumenty, wtedy można
nadać zleceniu status: Zrealizowane. Możliwe jest również zamknięcie potwierdzonego
zlecenia. Może tak się zdarzyć, gdy z jakichś powodów realizacja zlecenia została
przerwana i nie będzie kontynuowana. Wtedy zleceniu można nadać status:
Zamknięte potwierdzone. Wszystkie rezerwacje zostaną wtedy usunięte i nie ma
możliwości dalszej realizacji zlecenia. Zamknięcie zlecenia będzie możliwe, jeżeli
dokumenty z nim związane nie znajdują się w buforze.
6.12.2
Przyjęcie zlecenia do realizacji
Realizacja zlecenia rozpoczyna się po zaznaczeniu parametru: Do realizacji. Ze stanu:
Niepotwierdzone, zlecenie przechodzi w stan: Do realizacji.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.36
Operacje możliwe do wykonana na dokumencie w stanie: Do realizacji:
•
Dodawanie, edycja i usuwanie czynności serwisowych – pod warunkiem, że z usuwanych
czynności nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe oraz przy usuwaniu czynności
zostanie jedna (nie można usunąć wszystkich czynności).
•
Dodawanie, edycja i usuwanie składników serwisowych – pod warunkiem, że z
usuwanych składników nie zostały wygenerowane dokumenty handlowe. Jeśli na
składniki znajdujące się na dokumencie zostały już utworzone rezerwacje, wtedy podczas
edycji ilości składnika (która jeszcze nie została zrealizowana) przy modyfikacji w dół,
ilość w związanych rezerwacjach odpowiednio się zmniejsza, natomiast przy modyfikacji
w górę, rezerwacje zostaną utworzone po uruchomieniu funkcji: Rezerwuj zasoby.
•
Edycja daty realizacji na czynnościach serwisowych.
•
Generowanie wszystkich dokumentów.
Dokument zlecenia, który jest w stanie: Do realizacji można anulować tylko wtedy, gdy z dokumentu
zlecenia nie wygenerowano jeszcze żadnego dokumentu handlowego.
Dokument będący w stanie: Do realizacji można zamknąć tylko wtedy, gdy z dokumentu nie
wygenerowano jeszcze dokumentów lub są wszystkie zatwierdzone.
6.12.3
Potwierdzenie zlecenia serwisowego
Zlecenie przyjęte do realizacji należy następnie potwierdzić. Operację potwierdzenia można wykonać:
•
zaznaczając parametr: Potwierdzenie zlecenia, w oknie: Zlecenie serwisowe na
zakładce Potwierdznie lub
•
zaznaczając jedno lub wiele zleceń na liście i wybierając z menu kontekstowego,
wyświetlonego po naciśnięciu prawego klawisza myszy, opcję: Zatwierdź lub
Zatwierdź zaznaczone.
Uwaga: Aby potwierdzenie było możliwe, na definicji dokumentu musi zostać
zaznaczony parametr: Prawo do zatwierdzenia dokumentu (okno: Definicja dokumentu,
zakładka: Ogólne).
Potwierdzenie zlecenia powoduje:
•
zmianę statusu zlecenia na: Zatwierdzone,
•
wygenerowanie rezerwacji,
•
możliwość wygenerowania dokumentów handlowych,
•
Potwierdzenie zlecenia powoduje blokadę dodawania usług, czy składników do
takiego zlecenia. Kontrolowana jest możliwość usuwania pozycji zlecenia tak, aby nie
dopuścić do sytuacji, gdy zlecenie jest potwierdzone, a nie zawiera żadnych
elementów.
Zdarzają się sytuacje, gdy należy przywrócić zleceniu status: Niepotwierdzone. Może tego dokonać
operator, który:
•
nie ma zakazu do zaawansowanych operacji na zleceniach lub
•
zarejestrował to zlecenie,
Operacja taka nazywa się: Otwarcie zlecenia i jest dostępna dla pojedynczego, zatwierdzonego
zlecenia, wskazanego na liście. Należy spośród opcji dostępnych spod prawego klawisza myszy,
wybrać opcję: Otwórz. Otwarcie zlecenia spowoduje usunięcie wszystkich dotychczasowych rezerwacji
oraz zmianę statusu zlecenia.
Uwaga: Możliwe jest otwarcie tylko takiego potwierdzonego zlecenia, którego
realizacja nie została jeszcze rozpoczęta.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.37
6.12.4
Dokumenty
wystawiane
podczas
realizacji
zlecenia
serwisowego
Dla zleceń serwisowych generowanie poniższych dokumentów przebiega według następujących reguł i
dotyczy pozycji zapisanych na zakładkach: Składniki oraz Zasoby.
6.12.4.1
Rozchód wewnętrzny (RW)
Dokument RW może zostać wygenerowany z okna: Zlecenie serwisowe (dla wszystkich pozycji na
dokumencie) z zakładki: Ogólne lub zakładki: Dokumenty. Przepisywane są pozycje z zakładek:
•
z zakładki: Składniki – pozycja o typie: koszt serwisu.
Uwaga: Na dokumencie RW, wystawianym ze zlecenia serwisowego (takim, którego
element jest związany z elementem zlecenia) nie możliwa jest zmiana kontrahenta,
natomiast możliwa jest zmiana ilości elementów lub dodanie towaru.
6.12.4.2
Zamówienie zakupu (ZZ), Zamówienie wewnętrzne (ZW)
Dokumenty Zamówienia zakupu i Zamówienia wewnętrznego można wygenerować z dokumentu
Zlecenia serwisowego z zakładki: Ogólne i zakładki: Dokumenty. Pozycje, jakie pojawią się na
zamówieniu będą przepisywane z zakładki Składniki.
6.12.4.3
Faktura sprzedaży (FS, FSE), wydanie zewnętrzne (WZ, WZE), paragon
(PA)
Dokumenty FS, FSE, WZ, WZE oraz PA mogą zostać wygenerowane z dokumentu Zlecenia
serwisowego z zakładki: Ogólne oraz zakładki: Dokumenty
Przepisywane są następujące pozycje:
•
Wszystkie usługi i składniki, które miały ustawiony parametr: typ kosztu: Sprzedaż
•
Ilość, jaką system próbuje przepisać na te dokumenty to ilość składników zapisana na
pozycji zlecenia pomniejszona o ilości, jakie znajdują się na wygenerowanych już
dokumentach tego typu.
6.12.5
Nadawanie zleceniu statusu: Zamknięte
Po wygenerowaniu dokumentów handlowych ze zleceń, zlecenie to nadal będzie miało status:
W realizacji. Aby zmienić status takiego zlecenia, należy:
•
na liście zleceń, zaznaczyć zlecenie, które ma mieć zmieniony status,
•
prawym przyciskiem myszy rozwinąć menu kontekstowe,
•
z menu kontekstowego wybrać funkcję: Zamknij.
•
Zaznaczenie opcji powoduje, że zlecenie zmieni status na: Zamknięte. Niezrealizowane
rezerwacje, wynikające ze zlecenia zostaną usunięte.
6.12.6
Realizacja ilości na dokumentach
W przypadku, gdy żądana ilość nie może zostać zrealizowana, na dokument zostanie przepisana
ilość, jaka jest dostępna. W przypadku, gdy całkowicie brakuje zasobów potrzebnych na pokrycie
żądanej ilości – pozycja nie zostanie przepisana na dokument.
6.13
Rezerwacje
W momencie potwierdzenia zlecenia, dla składników zlecenia generowane są rezerwacje. To, czy
blokują one ilość na magazynie zależne jest od ustawienia parametru: Rezerwacje blokują towar
na magazynie oraz rezerwuj zasoby, w definicji dokumentu (moduł: Administrator, okno: Definicja
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.38
dokumentu, zakładka: Ogólne). Istotne jest tu również zaznaczenie parametru: Rezerwacje blokują
towar na magazynie (dla zleceń serwisowych) w konfiguracji.
W systemie Comarch ERP XL funkcjonują dwa rodzaje rezerwacji:
•
Rezerwacja na zasobach,
•
Rezerwacja ilościowa (bez przypisanych zasobów).
•
Przy generowaniu dokumentów handlowych/magazynowych ze zleceń będą pobierane
zarezerwowane zasoby.
Rezerwacja na zasobach polega na wiązaniu rezerwacji z zasobami w magazynach i tym samym
blokowanie związanych zasobów. Zasoby rezerwowane są automatycznie, bądź poprzez wskazanie
zasobu przez operatora. Do jednej rezerwacji będzie można przypisać jedną dostawę i magazyn.
Jeden element zlecenia może generować wiele rezerwacji. Z poziomu elementu zlecenia można
wykonać, zmieniać i usuwać przypisanie dostaw do rezerwacji.
•
Zarezerwowany zasób będzie niedostępny przed upływem daty ważności rezerwacji,
dla wszelkich innych operacji niż realizacja rezerwacji.
•
Rezerwacja na zasobach ma pierwszeństwo przed rezerwacją ilościową, czyli
rezerwacją bez przypisanych zasobów.
•
Rezerwowanie zasobów na zleceniach odbywa się poprzez naciśnięcie przycisku:
Rezerwuj zasoby.
Rezerwacje ilościowe to rezerwacje, które nie mają przypisanych zasobów. O kolejności ich realizacji
decydują priorytety. Jeżeli w systemie istnieje rezerwacja o wyższym priorytecie, rezerwacja o niższym
priorytecie będzie dopuszczona do realizacji tylko wówczas, gdy po tej operacji na magazynie
pozostanie jeszcze wystarczająca ilość towaru do zrealizowania rezerwacji o wyższym priorytecie.
•
Rezerwacje są widoczne w oknie: Historia kontrahenta oraz Historia towaru. Aby je
wyświetlić, na zakładce poziomej Rezerwacje należy w polu: Zakres, wskazać pozycję:
Zlecenia serwisowe.
Dokładny opis zakładki: Rezerwacje w oknie: Historia towaru, znajduje się w dokumentacji modułu:
Sprzedaż.
6.14
Przykładowe schematy pracy z modułem: Serwis
Przedstawione tutaj przykłady przedstawiają tylko niektóre, bardzo uproszczone modele pracy
z modułem: Serwis. W rzeczywistości możliwa jest obsługa znacznie bardziej złożonych procesów,
których organizacja zależy od indywidualnych wymagań Użytkownika.
6.14.1
Zlecenie – Faktura
Najprostszy schemat to wystawienie zlecenia, potwierdzenie i wystawienie faktury sprzedaży
dla klienta. Na fakturze zostaną wyszczególnione wszystkie elementy składające się na wykonaną
usługę (zarówno usługi cząstkowe, jak i artykuły pobrane z magazynu).
W bardziej złożonej sytuacji do jednego zlecenia można wystawić kilka faktur rozliczających
np. kolejne etapy wykonania usługi.
Proponowane faktury są otwarte do edycji – do chwili zatwierdzenia można na nie wprowadzać
wszelkie zmiany (również dodawać pozycje niezwiązane ze zleceniem).
6.14.2
Zlecenie – Rozchód wewnętrzny – Faktura
Możliwość wystawienia dokumentu: Rozchód wewnętrzny, do zlecenia została przewidziana po to, aby
umożliwić obsługę przypadków uszkodzenia pewnych elementów lub części, bądź gdy istnieje
potrzeba odnotowania innych ubytków w magazynie.
Na dokumencie RW, zapisane są koszty poniesionych strat/ubytków, a ich wartość wchodzi w skład
całkowitego kosztu zlecenia. Kosztami tymi nie obciąża się klienta.
Moduł: Serwis
Wersja 2013.1
6.39
6.14.3
Zlecenie – Rezerwacja – Zamówienie – Faktura
Dla uzyskania pewności, że składniki potrzebne do realizacji zlecenia będą dostępne w magazynie
w chwili wykonywania usługi, należy, potwierdzając zlecenie, dokonać ich rezerwacji. To,
czy rezerwacja zostanie założona, zależy od parametru ustawianego podczas konfiguracji systemu.
Jeśli części składników brakuje – można z poziomu zlecenia utworzyć odpowiednie zamówienie.
Kolejnym krokiem będzie wystawienie dokumentu handlowego: Faktury sprzedaży.
Wersja 2013.1
Moduł: Serwis
6.40
Spis ilustracji
Rys. 6.1 Menu główne i pasek narzędzi modułu: Serwis. ...............................................................6.5
Rys. 6.2 Rodzaje urządzeń, zakładka Ogólne. ...............................................................................6.9
Rys. 6.3 Rodzaj urządzenia. .........................................................................................................6.9
Rys. 6.4 Rodzaje urządzeń, zakładka: Definicje parametrów. .......................................................6.10
Rys. 6.5 Definicja parametrów urządzenia. .................................................................................6.11
Rys. 6.6 Serwisowane urządzenia, zakładka Ogólne. ...................................................................6.12
Rys. 6.7 Serwisowane urządzenia, zakładka Znajdź. ....................................................................6.13
Rys. 6.8 Karta urządzenia, zakładka Ogólne................................................................................6.14
Rys. 6.9 Karta urządzenia, zakładka Właściciel. ...........................................................................6.15
Rys. 6.10 Zmiana urządzenia .....................................................................................................6.15
Rys. 6.11 Lista zleceń serwisowych, zakładka: Zlecenia. ..............................................................6.16
Rys. 6.12 Lista zleceń serwisowych. ...........................................................................................6.18