ZARZĄDZANIE PROCESOWE
- EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Prof. UEK dr hab. Czesław Mesjasz
Katedra Procesu Zarządzania, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
ZARZĄDZANIE PROCESOWE
- EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Prof. UEK dr hab. Czesław Mesjasz
Katedra Procesu Zarządzania, Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Jako syntetyczną ocenę działań najczęściej stosuje się
efektywność.
Brak jest definicji tego pojęcia, zarówno w literaturze światowej,
publikowanej głownie w języku angielskim, jak i w języku polskim.
Stosowane w języku polskim pojęcie efektywność władania
korporacyjnego, podobnie zresztą jak efektywność stosowana w
innych kontekstach, jest tłumaczeniem kilku terminów angielskich,
takich jak effectiveness, performance oraz efficiency.
Tego rodzaju rozbieżności w tłumaczeniu niosą ze sobą istotne
konsekwencje teoretyczne i praktyczne gdyż uniemożliwiają
jednoznaczną ocenę.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
W podstawowym, słownikowym ujęciu przedstawionym w
Uniwersalnym Słowniki Języka Polskiego [Dubisz 2003, tom
1, s. 788] efektywność definiowana jest jako wydajność,
skuteczność.
Według Słownika Języka Polskiego [wydanie internetowe]:
«efektywny - dający dobre wyniki, wydajny» 2. «istotny,
rzeczywisty».
W Wielkim Słowniku Wyrazów Obcych PWN [2003, s. 314]
efektywny definiowany jest jako: 1. «dający pozytywne
wyniki, skuteczny, wydajny» 2. «istotny, rzeczywisty». W
języku angielskim effective, francuskim effectif, które
pochodzą od łacińskiego effectivus – skuteczny.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Rozbieżności powstające w definiowaniu
efektywności pogłębione są w języku polskim przez
to, że w wielu przypadkach terminu tego używa się
jako odpowiednika trzech angielskich pojęć –
effectiveness, efficiency oraz performance
Można wręcz stwierdzić, że wszelkie próby
systematyzacji oraz porównania stosowania
angielskich odpowiedników terminu efektywność
skazane są na niepowodzenie. Wynika to z faktu, że
terminy te stosowane są w różnych dziedzinach nauki
oraz praktyki i tłumaczone były przez różnych
autorów w różnym czasie.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Nawet w tłumaczeniu słownikowym [Wielki Słownik
Angielsko-
Polski, 2003] występuje wiele
rozbieżności. Effectiveness tłumaczy się jako
skuteczność, efektywność, efficiency jako
sprawność, efektywność, skuteczność, efficacy
jako skuteczność, efektywność. Jako
efektywność tłumaczone jest też czasami
anglojęzyczne określenie performance
posiadające podstawowe znaczenia – wydajność,
spełnianie, osiąganie (osiągi).
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność działania ludzi i organizacji (systemów
społecznych) można rozpatrywać z punktu wiedzenia
prakseologii, ekonomii, finansów oraz zarządzania.
Jako punkt wyjścia rozważań można przyjąć koncepcje
oceny powstałe w ramach prakseologii. W ujęciu
prakseologicznym zaproponowanym przez Kotarbińskiego
w „Traktacie o dobrej robocie” a rozwiniętym przez
Zieleniewskiego oraz Pszczołowskiego, podstawową cechą
działania jest sprawność oraz jej trzy podstawowe postacie
- skuteczność, korzystność oraz ekonomiczność.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
W rozważaniach z zakresu prakseologii zwraca się uwagę
na różnice pomiędzy efektywnością a skutecznością.
Według Małej Encyklopedii Prakseologii i Teorii
Organizacji:
efektywność jest to dodatnia cecha działań
dających jakiś oceniany pozytywnie wynik bez względu na
to, czy był on zamierzony, czy nie zamierzony.
Np. badania naukowe mogą być efektywne, mimo że cel
badacza określony w chwili rozpoczęcia jego pracy nie
został osiągnięty, ponieważ uzyskał on inne wyniki
oceniane pozytywnie. Właśnie ten aspekt efektywności,
czyli brak konieczności związku z osiągnięciem celu
(wystarczy, aby wynik działania był oceniany pozytywnie)
wydaje się jedną z istotniejszych jej cech, nie zawsze
uwzględnianą w innych dziedzinach
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność alokacyjna
(efektywność w sensie Pareto)
efektywność Kaldora-Hicksa
efektywność konsumpcji
efektywność produkcji
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność adaptacyjna
(D. North)
Efektywność ta związana jest procesami uczenia
się, innowacyjnością oraz podejmowaniem
ryzyka i dotyczy ona procesów wytwórczych
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność w ekonomii wiąże sie nie tylko
decyzjami, preferencjami i procesami
uczenia się, ale również z wykorzystaniem
zasobów materialnych, niematerialnych
i finansowych. W znaczeniu tym
efektywność jest zbliżona do
prakseologicznych postaci sprawności,
czyli ekonomiczności oraz korzystności.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Maksymalizacja efektywności jest więc efektem
ekonomizacji i polega na maksymalizacji relacji
wyników do nakładów, albo maksymalizacji
relacji różnicy wyników i nakładów do
nakładów. Należy przy tym brać pod uwagę, że
efektywność ujmowana w taki sposób związana
jest zarówno ze standardowym jak
i strukturalnym ujęciem produktywności
[Stabryła, 2000].
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność standardowa (obrotowość)
Relacja całkowitych przychodów ze sprzedaży do
kosztu (wartości) wykorzystywanego czynnika
wytwórczego (zasobu)
Czynniki zagregowane lub czynnik indywidualny
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność strukturalna
wyraża zdolność do generowania efektów
przez wyróżnianie działalności
określenie udziału w efekcie końcowym
efektów każdego rodzaju działalności
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność strukturalna, c.d.
koszty produktywne
koszty zbędne
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność strukturalna, c.d.
Koszty produktywne
– wyrażają normalne
(wynikające z organizacji oraz techniki
wytwarzania) i ekonomiczne (przynoszące
dochody) zużycie czynników wytwórczych
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność strukturalna, c.d.
Koszty zbędne typowe
– obejmują wartość
niewykorzystanego potencjału wytwórczego,
koszty zbędnych funkcji oraz inne pozycje
kosztów działalności, traktowane jako
nieuzasadnione (obciążające produktywność).
Obejmują również stratę na brakach. Koszty
zbędne typowe traktowane są jako
powszechnie spotykane, powtarzalne
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Produktywność strukturalna, c.d.
Koszty zbędne wyodrębnione
– są charakterystyczne dla
działalności firmy (podmiotu) obejmują wartość
niewykorzystanego potencjału wytwórczego, koszty
zbędnych funkcji oraz inne pozycje kosztów
działalności, traktowane jako nieuzasadnione
(obciążające produktywność).
Obejmują również stratę na brakach. Koszty zbędne
typowe traktowane są jako powszechnie spotykane,
powtarzalne
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Rachunek kosztów procesów
(Rachunek kosztów działań – Activity-Based Costing)
Stosowanie w odniesieniu do procesów
Koszty procesów odniesione są bezpośrednio lub
pośrednio do produktów
19
NOŚNIKI KOSZTÓW ZASOBÓW
Rachunek
kosztów
działań
Działanie
Wynagrodzenia
Koszt
pomieszczeń
Sprzęt
Ogółem
Przetwarzanie
zamówień
31000
5300
12600
48900
Zakup materiałów
34000
6900
8800
49700
Wynagrodzenia
313000
Planowanie
zamówień
22000
1200
18400
41600
Przemieszczanie
materiałów
13000
2100
22300
37400
Przygotowanie
maszyn
42000
700
4800
47500
Kwalifikacja
produktów
19000
13000
19700
51700
Koszt
pomieszczeń
111000
Utrzymywanie
informacji
36000
2800
14500
53300
Zmiany
konstrukcyjne
49000
32000
26900
107900
Wysyłka zamówień
14000
900
700
15600
Wprowadzanie
nowych produktów
35000
44000
16100
95400
Sprzęt
146000
Badania jakościowe
18000
2100
1200
21300
Ogółem
313000
111000
146000 570000
Źródło: Na podstawie Cooper, Kaplan, 2000, s.118
Koszty z perspektywy
Księgi Głównej
Koszty z perspektywy
Rachunku Kosztów Działań
Rachunek
kosztów działań jest pewnego rodzaju pomostem pomiędzy
pozycjami
księgi głównej a użytkownikami końcowymi
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Gradacja kosztów procesów
(Punkt wyjścia analizy)
-
koszty procesów całego przedsiębiorstwa
-
koszty procesów odniesione do grup
asortymentowych
-
koszty procesów związane z seriami
produkcyjnymi
-
koszty procesów pojedynczego produktu lub
volumenu
produkcji (sprzedaży)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Poziom agregacji:
przedsiębiorstwo jako zbiorowość procesów
podstawowych
procesy ogólne (całościowe)
subprocesy
działania
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Znaczenie:
procesy podstawowe
procesy pomocnicze
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Wartość dodana:
procesy tworzące wartość dodaną
procesy pośrednio wpływające na wartość dodaną
procesy nie tworzące wartości dodanej
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Funkcje:
procesy produkcji
procesy zaopatrzenia
procesy dystrybucji
procesy rozwoju
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Częstość realizacji:
procesy powtarzalne
procesy innowacyjne (jednorazowe)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Ogólna klasyfikacja procesów
z punktu widzenia kosztów
Przedmiot
przepływu:
procesy związane z przepływem pomysłów (idei)
procesy związane z przepływem informacji
procesy związane z przepływem dóbr
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność organizacji
– koncepcja analizy na poziomach organizacji
Przyczyny opracowania i wdrożenia
wzrost konkurencji
zmienność otoczenia
zmiana postaw klientów (wymagania wyższej
jakości)
zmiana wymagań pracowników
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność organizacji
– koncepcja analizy na poziomach organizacji
Przyczyny opracowania i wdrożenia
wzrost konkurencji
zmienność otoczenia
zmiana postaw klientów (wymagania wyższej
jakości)
zmiana wymagań pracowników
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Podejścia do organizacji
tradycyjne
– struktura hierarchiczna
organizacja jako system
organizacja jako system adaptujący się do
otoczenia (podejście proesowe)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziomy efektywności organizacji
Poziom I
– organizacji
Poziom II
– procesu
Poziom III
– stanowiska
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Potrzeby efektywności wynikają z:
celów – organizacji, procesu, stanowiska
pracy
sposobu zaprojektowania
sposobu zarządzania
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom organizacji
– czynniki determinujące
efektywność
strategia
cele ogólno-organizacyjne i metody ich
pomiaru
struktura organizacyjne
zarządzanie organizacją (celami,
efektywnością, zasobami, zarządzanie na
styku między działami)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom procesu
– czynniki determinujące
efektywność
opracowanie nowych produktów
proces zaopatrzenia
proces produkcji
proces sprzedaży
proces dystrybucji
proces fakturowania i ściągania należności
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom stanowiska
– czynniki determinujące
efektywność
metody rekrutacji i awansowania
zakresy zadań i obowiązków
stosowane standardy pracy
przekazywane informacje zwrotne
nagrody i szkolenia
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Dziewięć zmiennych wpływających na
efektywność organizacji
Cele organizacji, procesu oraz stanowisk pracy
Muszą być one określone za pomocą standardów
odzwierciedlających oczekiwania klientów
dotyczących: jakości, ilości, terminu oraz
kosztu produktu lub usługi
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Dziewięć zmiennych wpływających na
efektywność organizacji
Sposób zaprojektowania
Struktura organizacyjna, zorganizowanie procesu
i stanowiska pracy wymagają niezbędnych
elementów skonfigurowanych w sposób, który
umożliwia efektywna realizację celów
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Dziewięć zmiennych wpływających na
efektywność organizacji
Sposób zarządzania
Każdy z trzech poziomów analizy efektywności
wymaga odpowiedniego sposobu zarządzania,
który pozwala na realizację celów.
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom organizacji
cele
projektowanie organizacji
zarządzanie organizacją (celami,
efektywnością, zasobami, zarządzanie
na styku między działami)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom procesu
cele
projektowanie procesu
zarządzanie procesami (celami,
efektywnością, zasobami, zarządzanie
na styku między działami)
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Poziom stanowiska
cele
projektowanie stanowiska pracy
zarządzanie stanowiskiem stanowi element
zarządzania personelem
Na system efektywności pracowników składają
się zasoby, procesy, wyniki oraz informacje
zwrotne
EFEKTYWNOŚĆ ORGANIZACJI
Efektywność na poziomie organizacji
Cele strategiczne (każda dobra strategia
wyznacza):