Tech_hodowca_koni_321[01].Z5.02

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

SPIS TREŚCI

1. Wprowadzenie

2. Wymagania wstępne

3. Cele kształcenia

4. Materiał nauczania

4.1. Organizacja i wyposaŜenie biura

4.1.1. Materiał nauczania

4.1.2. Pytania sprawdzające

4.1.3. Ćwiczenia

4.1.4. Sprawdzian postępów

4.2. Urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania

4.2.2. Pytania sprawdzające

4.2.3. Ćwiczenia

4.2.4. Sprawdzian postępów

4.3. Rodzaje dokumentów biurowych

4.3.1. Materiał nauczania

4.3.2. Pytania sprawdzające

4.3.3. Ćwiczenia

4.3.4. Sprawdzian postępów

4.4. Zasady redagowania pism

4.4.1. Materiał nauczania

4.4.2. Pytania sprawdzające

4.4.3. Ćwiczenia

4.4.4. Sprawdzian postępów

4.5. Zasady prowadzenia negocjacji i organizacji pracy biurowej

4.5.1. Materiał nauczania

4.5.2. Pytania sprawdzające

4.5.3. Ćwiczenia

4.5.4. Sprawdzian postępów

5. Sprawdzian osiągnięć

6. Literatura

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

1. WPROWADZENIE

Poradnik

będzie Ci pomocny w poznaniu podstawowych zasad i instrumentów

wykonywania prac biurowych. Ponadto wzbogacisz swoją wiedzę o zagadnienia dotyczące
znajomości wysyłania wiadomości pocztą elektroniczną, obsługiwania technicznych środków
biurowych i archiwizowania dokumentów.

W poradniku zamieszczono:

−

wymagania wstępne, czyli wykaz umiejętności jakie powinieneś mieć juŜ ukształtowane,
abyś bez problemów mógł korzystać z poradnika,

−

cele kształcenia, czyli wykaz umiejętności, jakie ukształtujesz pracując z poradnikiem,

−

materiał nauczania, zawiera wiadomości teoretyczne niezbędne do opanowania treści
jednostki modułowej. Podzielono go na pięć rozdziałów, ściśle ze sobą powiązanych
i realizowanych w logicznej kolejności,

−

zestawy pytań, które pomogą Ci sprawdzić, czy opanowałeś zagadnienia związane
z prowadzeniem korespondencji biurowej,

−

ćwiczenia, które mają na celu ukształtowanie umiejętności praktycznych,

−

sprawdzian postępów, czyli przykładowy zestaw pytań, dzięki któremu sprawdzisz czy
nabyłeś niezbędną wiedzę i umiejętności z zakresu tej jednostki modułowej,

−

wykaz literatury, z jakiej moŜesz korzystać podczas nauki.
W materiale nauczania zostały przedstawione równieŜ treści dotyczące redagowania pism

w  sprawach  osobowych,  pism  z  tytułem  i  dokumentów  związanych  z  nawiązywaniem
stosunku  pracy.  Ćwiczenia  zamieszczone  w  rozdziałach:  rodzaje  dokumentów  biurowych,
zasady  redagowania  pism,  zasady  prowadzenia  negocjacji  i  organizacji  pracy  biurowej
moŜesz  wykonać  korzystając  z  programów  komputerowych,  wykorzystując  umiejętności
ukształtowane na zajęciach z technologii informacyjnej.

Bezpieczeństwo i higiena pracy

W czasie pobytu w pracowni musisz przestrzegać regulaminów, przepisów

bezpieczeństwa i higieny pracy oraz instrukcji przeciwpoŜarowych, wynikających
z regulaminu pracowni.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

321[01].Z5.02

Wykonywanie prac biurowych

Schemat układu jednostek modułowych

321[01].Z5.01

Prowadzenie usług turystycznych

321[01].Z5.03

Posługiwanie się językiem obcym

321[01].Z5

Organizacja usług turystycznych

w gospodarstwie hodującym konie

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2. WYMAGANIA WSTĘPNE

Przystępując do realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

korzystać z róŜnych źródeł informacji, a szczególnie z Internetu,

−

odnotowywać informacje w róŜnych ujęciach (tabele, wykresy, schematy),

−

ustawiać takie parametry, jak: marginesy, styl, wielkość czcionki, interlinię, odstępy,
wcięcia,

−

przepisywać dowolne teksty,

−

formatować fragmenty tekstu,

−

zapisywać nowe dokumenty i otwierać istniejące,

−

zamykać program,

−

korzystać z „Pakietu Office”.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3. CELE KSZTAŁCENIA

W wyniku realizacji programu jednostki modułowej powinieneś umieć:

−

zaplanować wyposaŜenie pomieszczeń administracyjnych,

−

posłuŜyć się współczesnymi urządzeniami technicznymi podczas wykonywania prac
biurowych,

−

posłuŜyć się techniką komputerową podczas wykonywania prac biurowych,

−

zaplanować i zorganizować pracę biurową,

−

załoŜyć bazę danych i skorzystać z niej,

−

zastosować zasady prowadzenia korespondencji,

−

zredagować pisma dotyczące spraw związanych z prowadzeniem gospodarstwa
agroturystycznego,

−

nawiązać kontakty ze zwierzchnikami, współpracownikami i klientami,

−

zastosować metody prowadzenia negocjacji,

−

udzielić informacji klientom – gościom gospodarstwa turystycznego,

−

określić popyt na produkty i usługi gospodarstwa turystycznego,

−

zastosować metody promowania produktów i usług gospodarstwa,

−

nawiązać współpracę z gospodarstwami turystycznymi w kraju i zagranicą, w celu
wymiany doświadczeń,

−

zaplanować i zorganizować róŜnego typu uroczystości, z udziałem gości krajowych
i zagranicznych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4. MATERIAŁ NAUCZANIA

4.1. Organizacja i wyposaŜenie biura

4.1.1. Materiał nauczania

Biuro jest to właściwie przystosowane i wyposaŜone pomieszczenie, w którym

wykonywane są czynności administracyjno – biurowe. Czynności te związane są głównie
z gromadzeniem,

przetwarzaniem,

wytwarzaniem,

dystrybucją

przechowywaniem

informacji. Zaliczamy do nich:

−

liczenie, pisanie, rejestrowanie, księgowanie,

−

sporządzanie maszynopisów i reprodukcję dokumentów,

−

opracowywanie korespondencji,

−

gromadzenie, klasyfikowanie i archiwizowanie dokumentów,

−

opracowywanie materiałów planistycznych, statystycznych, sprawozdań,

−

udzielanie informacji.
Dobra organizacja pracy biurowej pozwala wykorzystać jeden z podstawowych

czynników  determinujących  skuteczność procesu zarządzania i produkcji, jakim jest czynnik
czasu,  ułatwiając  w  ten  sposób  osiąganie  celów  stawianych  przed  jednostkami
organizacyjnymi.

W zaleŜności od pracy biurowej warunki bezpieczeństwa pracy, zagroŜenia i ryzyko

zawodowe  są  róŜne.  Większość  prac  biurowych  ma  charakter  statyczny,  co  powoduje
niedobór  tlenu,  utrudniony  przepływ  krwi  oraz  spowolnienie  przemiany  materii.
Podstawowym  wyposaŜeniem  miejsca  pracy  dla  pracowników  zatrudnionych  w  biurze  są:
stoły lub biurka, krzesła lub fotele, szafy i regały, urządzenia telefoniczne, faksy, urządzenia
do  pisania,  urządzenia  ksero,  urządzenia  elektroniczne,  telewizyjne,  wideo  oraz  komputery.
Meble,  których  uŜywa  kaŜdy  pracownik  biurowy  powinny  odpowiadać  warunkom
konstrukcyjnym  i  funkcjonalnym  (PN-96/F-06000/01  „Meble  biurowe.  Wymagania
i badania”). Meble biurowe są dla pracowników biurowych prawdziwym narzędziem pracy.

Ergonomia jest nauką zajmującą się dostosowaniem urządzeń technicznych,

produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez anatomię, fizjologię i psychologię
cech sprawności człowieka.

Planując wyposaŜenie biura musimy pamiętać o tym, Ŝe ergonomiczne powinny być

przede wszystkim meble, które będą:

−

stwarzać warunki korzystne do racjonalnej organizacji pracy biura,

−

przyczyniać się do racjonalnego wykorzystania powierzchni biura,

−

stwarzać warunki do łatwego przemeblowania w zaleŜności od potrzeb.
Przy doborze biurek i stołów naleŜy zwracać uwagę na:

−

stabilność konstrukcji,

−

moŜliwość regulacji wysokości płyty,

−

grubość płyty,

−

wolną przestrzeń dla nóg pracownika,

−

zabezpieczenia przed urazami,

−

fakturę powierzchni (najlepsza matowa lub półmatowa o współczynniku odbicia dla
farby, lakieru, którą płyty są pokryte – wartości zalecane 20–50%).

Wysokość biurka do pracy powinna wynosić 74–78 cm, a pod maszynę do pisania powinno
być o około 10 cm niŜsze. Szuflady nie mogą znajdować się pod kolanami, lecz po lewej lub
prawej stronie biurka.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Przy doborze krzeseł i foteli naleŜy uwzględnić charakter pracy oraz zwrócić uwagę na

spełnienie wymagań ergonomii (certyfikat).

Wysokość i głębokość wnętrza szaf i regałów powinna zapewniać łatwy dostęp. Z tych

względów wysokość nie moŜe przekraczać 2,2 m.

Biuro pełni funkcję reprezentacyjną i organizacyjną

WaŜne jest właściwe

rozmieszczenie pomieszczeń biurowych. NaleŜy mieć na uwadze:

−

powierzchnię,

−

odpowiednie oświetlenie,

−

wentylację,

−

wyciszenie,

−

kolorystykę.
Istnieją róŜne koncepcje urządzania powierzchni biurowych. Jedna z nich, zwana jest

systemem halowym lub „open spece” – gdzie wielką przestrzeń dzieli się na małe boksy.
Druga, tradycyjna koncepcja to odrębne jedno- lub wieloosobowe pokoje.
W tradycyjnym rozplanowaniu powierzchni biurowej, pokoje mogą być rozmieszczone
w układzie:

−

korytarzowym jednostronnym,

−

korytarzowym dwustronnym.
Do zalet tego sposobu moŜemy zaliczyć:

−

ciszę sprzyjającą skupieniu i większej wydajności pracy,

−

gwarancję zapewniania dyskrecji i intymności podczas obsługi interesantów.
W systemie halowym duŜa powierzchnia biura dzielona jest na mniejsze, tzw. boksy,

w których rozlokowane są stanowiska pracy zgodnie z przebiegiem procesu pracy. System ten
umoŜliwia  kompleksowe  obsługiwanie  interesantów,  lepsze  wykorzystanie  powierzchni
i stworzeniu  właściwych  warunków  pracy.  Urządzone  w  ten  sposób  biuro  sprzyja
kolektywnej  (zachowane  w  pomieszczeniach  biurowych)  pracy,  stymuluje  przyjemną
atmosferę  w  pracy.  Minimalna  powierzchnia  na  jednego  pracownika  z  jego  niezbędnym
wyposaŜeniem dla róŜnych pomieszczeń biurowych wynosi:

−

sekretarka

6–9 m²,

−

kierownik działu

15–25 m²,

−

samodzielny referent

6–9 m²,

−

referent w pomieszczeniu wieloosobowym

5 m²,

−

referent w duŜej sali

3–5 m²,

−

sala konferencyjna

0,5 m ²/osobę,

−

poczekalnie zbiorowe

1 m ²/osobę,

−

czytelnie

2 m²/osobę.

Oświetlenie pomieszczenia biurowego – najwaŜniejszym źródłem światła jest światło

dzienne.  Musimy  uwzględnić  jego  kierunek  podczas  rozmieszczania  mebli,  a  zwłaszcza
biurka,  na  które  powinno  podać  z  lewej  strony. RównieŜ usytuowanie komputera winno być
takie,  aby  było  jak  najmniej  odblasków  światła  na  ekranie  monitora.  Oprócz  światła
dziennego  musimy  pamiętać  o  świetle  sztucznym.  Najczęściej  stosowanym  sposobem
oświetlenia  ogólnego  jest  stałe  oświetlenie  sufitowe  w  postaci  paneli  montowanych
w sufitach  podwieszanych.  Tego  typu  oświetlenie  szczególnie  nadaje  się  do  oświetlenia
korytarzy  i  sal  konferencyjnych.  W  pokojach  biurowych  moŜe  jednak  powodować  odblaski
na  ekranach  monitorów  komputerów.  Bardziej  elastycznym  rozwiązaniem  oświetlenia  mogą
być  podwieszane  pod  sufitem  segmenty  świetlne.  DuŜego  znaczenia  nabiera  właściwe
oświetlenie  indywidualnych  stanowisk  pracy za pomocą lamp zainstalowanych bezpośrednio
na  stanowisku  pracy,  znajdujących  się  w  zasięgu  ręki  pracownika,  oświetlających  niektóre
części  przestrzeni.  W  pomieszczeniach,  gdzie  praca  oparta  jest  głównie  na  trudnym

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

i długotrwałym  pisaniu,  zalecane  natęŜenie  światła  powinno  wynosić  ponad  1000  lx,
wymagane natęŜenie światła w pokojach pracowników biurowych powinno wynosić 3000 lx
(PN-84/E-02033).  Prawidłowym  kierunkiem  padania  strumienia  źródła  światła,  zwłaszcza
przy pracach ręcznych i pisaniu, jest kierunek z lewej strony (u osób leworęcznych – z prawej
strony). Zapewnienie odpowiedniego klimatu świetlnego w pomieszczeniu biurowym, jak i na
indywidualnym  stanowisku  pracy  ma  znaczący  wpływ  na  nasze  samopoczucie,  moŜliwości
koncentracji, a pośrednio na wydajność pracy.

Kolorystyka – kolorystyczne wykończenie pokoi biurowych powinno opierać się na

ciepłych,  jasnych  tonach  o  małym  nasyceniu  barw.  Biurka  powinny  mieć  kolor  jasny
i spokojny.  Sufity  natomiast  powinny  być  pomalowane  na  biało.  Nie  naleŜy  stosować
przytłaczających,  nastrajających  smutno  i  zimno  barw  ciemnych  oraz  kolorów  jaskrawych
wywołujących niepokój i odwracających uwagę.

Tabela 1. Wpływ barw na człowieka [2, s. 12]

Barwa

Efekt

psychologiczny

Efekt

fizjologiczny

Efekt

fizyczny

Charakter aktywny

czerwona

ciepło, dynamika,
irytacja

pobudzający myśli,
przenikający, ciepły

bardzo rzucający
się w oczy

Ŝywotność, aktywność

pomarańczowa

pobudzający,
błyszczący,
namiętny

sprzyjający
trawieniu,
pobudzający,
emocjonalny

bardzo rzucający
się w oczy

niepokój

Ŝółta

wesoły, Ŝywy

pobudzający zmysł
wzroku,
uspokajający

radość, wesołość

purpurowa

spokój, świeŜość,
delikatność

uspokajający
(pobudzający)

trudny dla
przysposobienia
wzroku

szacunek, zadowolenie

SPR

fioletowa

świeŜość

uspokajający
(pobudzający)

słabo rzucający
się w oczy

smutek, melancholia

zielona

spokój, świeŜość
odpoczynek,
równowaga
duchowa

uspokajający,
uśmierzający

rzucający się w
oczy

cierpliwość, niepokój

niebieska

jasność, świeŜość,
lekkość,
przeźroczystość,
spokój, umiłowanie

uspokajający,
niosący ulgę

spokój,
odpoczynek

spokój, odpoczynek

biała

jasny, czysty

obojętny

jasność

schludność, czystość

czarna

smutek

odpoczynek

ciemność

uspokajający
(pobudzający)

Magii kolorów ulegamy nie zdając sobie nawet z tego sprawy. Wybór koloru, który

najczęściej lubimy, ma duŜe znaczenie dla osobowości.
Czerwień – działa pobudzająco, przyśpiesza rytm serca i podnosi ciśnienie krwi. Ponadto daje
uczucie ciepła, poprawia nastrój i przeciwdziała depresji. Chromoterapeuci uwaŜają czerwień
za  bardzo  waŜną  w  naszym  Ŝyciu,  gdyŜ  czerwień  skłania  do  działania,  przydaje  odwagi
i witalności,  działa  pobudzająco,  ale  jednocześnie  wyzwala  bunt  i  przekorę.  Osoba  lubiąca
kolor czerwony jest odwaŜna, porywcza, ale i skłonna do wspaniałomyślności.
Zieleń  –  działa  uspakajająco.  Jeśli  ktoś  lubi  ten  kolor,  to  jest  osobą  zgodną  we  współpracy
i posiada wiele wspólnego z osobami, lubiącymi barwę pomarańczową. Osoby lubiące zieleń
odznaczają  się  delikatnością,  poczuciem  estetyki  i  szczerą  przyjaźnią,  zarówno  w  układach
koleŜeńskich w pracy jak i w związku partnerskim.
śółty  to  barwa  symbolu  intelektu  i  mądrości.  Pobudza  do  logicznego  myślenia  i pomaga
w panowaniu nad własnymi emocjami.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Niebieski – kojąco wpływa na system nerwowy, łagodzi wzburzone myśli.

Hałas  –  natęŜenie  dźwięku  ma  wpływ  na  warunki  pracy  biurowej.  NatęŜenie  dźwięku
w miejscu pracy nie powinno przekraczać 30–45 dB (decybeli). Odgłosy powstające w biurze
i dochodzące z zewnątrz nie powinny przerodzić się w hałas.
Wymagania  higieniczno-sanitarne  i  socjalne  w  biurze  opisano  szczegółowo  w załączniku
do  rozporządzenia  Ministra  Pracy  i  Polityki  Socjalnej  z  26  września  1997  roku
(Dz. U. Nr 129, poz. 844).

Pozostałe czynniki:

−

temperatura  gwarantuje  człowiekowi  pełną  sprawność  psychofizyczną  i  powinna  dla
pracy  biurowej  wynosić  minimum  18ºC  (19–23ºC)  .  Zbyt  niska  temperatura
uniemoŜliwia  wykonywanie  pracy,  zbyt  wysoka,  powoduje  natomiast  zmniejszenie
koncentracji, ospałość, znuŜenie, a tym samym wzrost moŜliwości popełniania błędów,

−

wilgotność  powietrza  –  optymalne  warunki  wilgotności  względnej  powietrza,  zaleŜne
w duŜym  stopniu  od  temperatury  otoczenia,  wynoszą  50–55%,  a  w  przypadku
pomieszczeń  przeznaczonych  do  pracy  z  monitorami  ekranowymi  nie  powinna  być
mniejsza niŜ 40%,

−

prędkość przepływu powietrza nie powinna być większa niŜ 0,15 m/s,

−

zagroŜenie zjawiskiem olśnienia następuje wówczas, gdy przenosimy wzrok na
powierzchnię o znacznie większej jaskrawości. Olśnienie powoduje niewygodę widzenia
i obniŜa zdolność rozpoznawania przedmiotów.
Najbardziej optymalne warunki pracy moŜe zapewnić klimatyzacja.

4.1.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1. Jakie pomieszczenie nazywamy biurem?
2. Jaka powinna być minimalna powierzchnia biura na jednego pracownika i od czego ona

zaleŜy?

3.  Jakie czynniki naleŜy uwzględnić przy doborze biurek i stolików do pracy biurowej?
4.  Jakie czynności wykonywane są w pomieszczeniach biurowych?
5.  Jakie funkcje pełni biuro w przedsiębiorstwie?
6.  Jakie powinno być oświetlenie pomieszczenia biurowego?
7.  Jakie znasz systemy rozmieszczenia powierzchni biurowych?
8.  Jakie jest dopuszczalne natęŜenie hałasu w pomieszczeniach biurowych?
9.  Czy kolorystyka pomieszczeń ma wpływ na samopoczucie pracownika biurowego?
10.  Jakie  znasz  czynniki,  które  oprócz  oświetlania  gwarantują  pracownikowi  pełną

sprawność psychofizyczną?

4.1.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Dokonaj pomiaru czynników mikroklimatycznych w wybranym pomieszczeniu

biurowym.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) określić przyrządy słuŜące do pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

2) dokonać pomiaru temperatury, wilgotności powietrza, hałasu przez kolejne trzy dni, o tej

samej godzinie,

3)  zapisać otrzymane wyniki,
4)  porównać swoje zapisy z wymaganiami stawianymi pomieszczeniom biurowym,
5)  przedstawić wnioski.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

przyrządy do pomiaru czynników mikroklimatycznych,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Sporządź projekt wyposaŜenia pomieszczenia biurowego

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przejrzeć katalogi mebli i urządzeń biurowych,
2) sporządzić

zestawienie

niezbędnego

wyposaŜenia

pomieszczenia

biurowego

z przedstawionej oferty,

3) określić przybliŜone koszty jakie poniesiesz podczas urządzania biura.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

katalogi mebli i urządzeń biurowych,

−

kalkulator,

−

komputer z drukarką,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Zaprojektuj wyposaŜenie stanowisk pracy w biurze zgodnie z wymaganiami ergonomii.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wykonać szkic rozplanowania pomieszczenia biurowego na podstawie danych

z ćwiczenia 2,

2)  opracować własne rozwiązanie funkcjonalne tego pomieszczenia,
3)  określić rodzaj oświetlenia i kolorystykę wnętrza,
4)  zaprojektować stanowisko pracy dla sekretarki zgodnie z wymogami ergonomii,
5)  uwzględnić przepisy bhp i ochrony przeciwpoŜarowej.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

przybory kreślarskie,

−

komputer z drukarką,

−

program komputerowy do projektowania wnętrz pomieszczeń biurowych,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.1.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) scharakteryzować czynniki, które mają wpływ na dobór biurek

i stolików do pracy w pomieszczeniu biurowym ?

□

2) określić funkcje jakie pełni biuro w przedsiębiorstwie?

□

3) dokonać wyboru oświetlenia do pomieszczenia biurowego?

□

4) określić dopuszczalne natęŜenie hałasu w pomieszczeniach

biurowych?

□

5) określić minimalną powierzchnię pomieszczenia dla sekretarki?

□

6) zaplanować rozmieszczenie powierzchni biurowej?

□

7) zaprojektować stanowisko pracy zgodnie z wymogami ergonomii?

□

8) dobrać kolorystykę do pomieszczeń biurowych?

□

9) sporządzić projekt wyposaŜenia pomieszczenia biurowego?

□

10) określić

czynniki,

które

oprócz

oświetlenia

gwarantują

pracownikowi pełną sprawność psychofizyczną?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2. Urządzenia techniczne stosowane w pracy biurowej

4.2.1. Materiał nauczania

Środki techniczne pracy biurowej, to wszelkie urządzenia techniczne wspomagające

prace biurową. Środki techniczne znajdują w pracy biurowej pierwszoplanowe miejsce,
pozwalają na:

−

zwiększenie wydajności pracy biurowej,

−

zwiększenie precyzji i jakości pracy,

−

zastosowanie nowych rozwiązań organizacyjnych.
Do typowych urządzeń biurowych, słuŜących do przesyłania informacji zaliczamy:

−

faks, telefaks,

−

telefon,

−

komputer z Internetem – poczta elektroniczna,

−

inne środki techniczne: kserokopiarki, skaner, bindownice, laminatory, gilotyny,
niszczarki.

Faks – telefaks – słuŜy do przesyłania informacji za pomocą linii telefonicznej. Telefaksem
moŜemy przesłać wszystko, co zamieścimy na formacie A4. Dokument, który chcemy
przesłać, umieszczamy w faksie, wybieramy numer faksu odbiorcy, następnie uruchamiamy
funkcję Start. Urządzenia te, aby dobrze pełniły funkcje muszą mieć zapewnione odpowiednie
warunki.

NaleŜy unikać:

−

wysokiej temperatury,

−

duŜej wilgotności,

−

bezpośredniego nasłonecznienia,

−

zakurzonych, źle wentylowanych miejsc,

−

oparów substancji chemicznych,

−

gwałtownych zmian temperatury,

−

miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn.
NaleŜy zapewnić prawidłową instalację oraz:

−

nie uŜywać przedłuŜaczy, gniazdo sieciowe powinno być uziemione,

−

ze względu na konieczną wentylację, odległość urządzenia od ściany pomieszczenia
powinna wynosić co najmniej 15 cm.
Urządzenie to naleŜy obsługiwać zgodnie z instrukcją.

Wkładanie  dokumentów  – naleŜy upewnić się, czy dokumenty przygotowane do nadania nie
zawierają  spinaczy,  zszywek  lub  innych  obcych  przedmiotów.  Dokument  naleŜy  włoŜyć  do
pojemnika  odwrotnie,  tzn.  górną  krawędzią  do  dołu  i  stroną  zapisana  skierowaną  do
podajnika.

Zasadę działania moŜemy podzielić na trzy fazy:

−

odczytanie przesyłanej informacji,

−

modulacja,

−

odbiór – drukowanie informacji.
Odbieranie kopii dokumentów – jeŜeli telefaks jest przygotowany do odbioru

automatycznego, to nie naleŜy podnosić mikrotelefonu. Po sygnale telefaks rozpocznie odbiór
automatyczny.

Nie moŜna wysyłać dokumentów:

−

wilgotnych lub mokrych,

−

świeŜo napisanych atramentem,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

sporządzonych na zbyt cienkim papierze,

−

zgniecionych,

−

sporządzonych na takich materiałach, jak: tkaniny, dzianiny.

Telefon  –  to  bardzo  popularne  urządzenie  do  przekazywania  informacji.  W  biurze  warto
zainstalować  taki  aparat,  który  odpowiada  naszym  potrzebom  np.  ma  automatyczną
sekretarkę, programowalną pamięć, posiada system głośno mówiący, ma kilka linii.
Telefon komórkowy- moŜemy uzyskać bezpośredni kontakt, wysyłać i otrzymywać SMS-y.

Operatorzy poszczególnych sieci oferują wiele usług, takich jak:

−

przeniesienie połączenia,

−

poczta głosowa,

−

przesyłanie faksów i danych,

−

oczekiwanie na połączenie,

−

zawieszenie połączenia,

−

zastrzeŜenie numeru,

−

przesyłanie wiadomości tekstowych,

−

rozmowy konferencyjne,

−

łączność z Internetem.
Szczegółowy sposób uŜytkowania telefonów komórkowych podawany jest w instrukcji

obsługi dostarczonej z telefonem.
Automatyczna  sekretarka  –  słuŜy  do  rejestracji  rozmów  telefonicznych.  Urządzenie  to
moŜe  występować  jako  integralna  część  aparatu  telefonicznego  lub  jako  przystawka-
podłączona do telefonu. Nowoczesne automaty zgłoszeniowe posiadają wiele funkcji zdalnie
sterowanych  za  pomocą  bibera.  Za  jego  pośrednictwem  moŜemy  połączyć  się  z  dowolnego
miejsca  z  aparatem  macierzystym  i  uruchomić  automatyczną  sekretarkę.  Współpracuje  on
tylko z aparatem „matką”. Na biberze moŜliwe jest uzyskanie następujących informacji:

−

odtwarzanie nowych wiadomości,

−

przewijanie taśmy „od początku”

−

nagrywanie komunikatów dla rozmówców,

−

włączenie aparatu głośno mówiącego,

−

włączenie i wyłączenie automatu zgłoszeniowego.
Centralki telefoniczne są coraz częściej stosowane we współczesnych biurach. Pozwalają

na połączenie więcej niŜ jednego aparatu telefonicznego do jednej linii. Dzięki temu, telefon
staje  się  bardziej  dostępny  dla  wszystkich  pracowników.  Do  centralki  moŜna  podłączyć
drukarkę  rozmów  telefonicznych,  na  której  po  zakończeniu  rozmowy  drukowane  są
informacje  dotyczące  danego  połączenia,  tj.  taryfa,  numer  telefonu,  z  którym  była
przeprowadzona  rozmowa,  czas  rozmowy  i  kwota.  Dzięki  temu  moŜliwe  jest  wpływanie  na
czas prowadzonych rozmów przez pracowników, a w konsekwencji obniŜenie kosztów.
Telewizja  uŜytkowa  (przemysłowa),  to  dział  telewizji,  który  przekazuje  obraz  i  dźwięk  za
pomocą sieci kablowej.
Komputer  z  Internetem  –  moŜemy  połączyć  się  z  całym  światem  i  uzyskać  szybkie
informacje  na  interesujące  nas  tematy.  Wysyłanie  wiadomości  pocztą  elektroniczną  jest
bardzo  szybkie,  równocześnie  moŜna  wysłać  pocztę  do  wielu  osób,  moŜna  przesłać
w załączeniu  dokumenty.  Poczta  elektroniczna,  zwana  e-mail,  oznacza  przygotowanie,
przesłanie  i  odczytanie  wiadomości  za  pomocą  techniki  elektronicznej,  czyli  przy  uŜyciu
komputera.  Przesłanie  informacji  pocztą  e-mail  polega  na  zapisywaniu  jej  przy  pomocy
odpowiedniego oprogramowania stosowanego w poczcie, po czym wysłanie jej przez sieć.

Komputery

są

obecnie

najczęściej

występującymi

środkami

technicznymi,

wykorzystywanymi do wspomagania prac biurowych. Zorientowane są na obsługę takich prac
biurowych jak:

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

planowanie zadań i kontrola ich realizacji oraz zarządzanie czasem w biurze,

−

tworzenie, przekazywanie, przechowywanie oraz wyszukiwanie róŜnego rodzaju
dokumentów,

−

zakładanie i obsługa zbioru dokumentów,

−

wyszukiwanie, kopiowanie i archiwizowanie informacji oraz tworzenie raportów
i zestawień okresowych i na Ŝądanie,

−

wymiana informacji między poszczególnymi pracownikami biura i komórkami
organizacyjnymi,

−

typowe obliczenia administracyjno-biurowe, tworzące tzw. transakcje rutynowe,

−

emisja informacji wewnętrznej i zewnętrznej.
Warunkiem stosowania komputera jest dostęp do odpowiedniego oprogramowania.

Oprogramowaniem  nazywamy  ogół  środków  programowych  dostępnych  w  ramach  systemu
komputerowego, w którym podstawowym elementem jest pojedynczy program. WyróŜniamy
oprogramowanie  systemowe  i  uŜytkowe.  Oprogramowanie  uŜytkowe  obejmuje  zbiór
programów  lub  pakietów  programowych  realizujących  konkretne  zadania  merytoryczne
i spełniające określone potrzeby poszczególnych uŜytkowników komputera.

Do przetwarzania informacji w pracach biurowych wykorzystywane są najczęściej

następujące grupy oprogramowania komputerowego:

−

edytory tekstu,

−

arkusze kalkulacyjne,

−

bazy danych,

−

programy do tworzenia grafiki,

−

programy komunikacyjne.
Zastosowanie komputerów w jednostce organizacyjnej przynosi równieŜ korzyści trudne

do zmierzenia, a do nich zaliczamy:

−

usprawnienie struktury organizacyjnej i informacyjnej jednostki,

−

usprawnienie komunikacji jednostki z otoczeniem,

−

usprawnienie komunikacji wewnętrznej,

−

poprawa wizerunku jednostki w otoczeniu.
Przesyłana wiadomość pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części:

−

nagłówka,

−

części zasadniczej,

−

podpisu.
W nagłówku treści przesyłanej pocztą elektroniczną powinna składać się z trzech części:

−

Data (Date): data wysyłanej wiadomości.

−

Do (To): miejsce wysłania wiadomości (adres e-mail).

−

Od (From): adres poczty nadawcy wiadomości.

−

Sprawa (Subjekt): zwięzłe określenie sprawy, której dotyczy wiadomość.

−

Kopia dla (Cc): podajemy adresy e-mail, pod które zostały przesłane kopie
korespondencji.
Część zasadniczą wiadomości oddzielamy od nagłówka pojedynczą interlinią (pusty

wiersz). Formułując tę część wiadomości uŜywamy tylko tych znaków, które mogą być
wydrukowane tzn. tych, które są przypisane określonym klawiszom.

Tworząc tekst wiadomości e-mail powinniśmy przestrzegać następujących zasad:

−

nie naduŜywamy wyróŜnień tekstu duŜymi literami (uwaŜane są jako krzykliwe),

−

unikamy uŜywania tabulatorów,

−

stosujemy standardową szerokość wiersza tj. 65 znaków,

−

do wyróŜnienia fragmentów tekstu stosujemy najczęściej *gwiazdki*.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Aby wysłać wiadomość do jednego lub kilku odbiorców za pomocą programu Microsoft

Exchange naleŜy:

−

z menu programu wybrać polecenie [Zredaguj] [Nowa wiadomość],

−

w polu tekstu (Do) wpisujemy adres odbiorcy poczty, jeśli adresów jest kilka to
oddzielamy je średnikiem,

−

w razie potrzeby w analogiczny sposób wypełniamy pole (DW) („do wiadomości”),

−

w polu Temat wpisujemy temat wiadomości,

−

wpisać w obszar roboczy treść wiadomości lub w razie potrzeby wstawić treść
wiadomości z innego dysku poleceniem [Wstaw],

−

z menu programu wybrać polecenie [Plik] [Wyślij].
Program ten równieŜ jest uŜywany do wysyłania wiadomości zapisanej w edytorze tekstu

i załączania plików.
Wideofony – są to aparaty telefoniczne wyposaŜone w mały monitor telewizyjny. W czasie
prowadzenia rozmowy, rozmówcy widzą się nawzajem na monitorach znajdujących się przy
aparatach telefonicznych.

Komputerowy zestaw wideokonferencyjny składa się z:

−

kolorowej kamery z wbudowanym mikrofonem,

−

karty przetwarzania obrazu wideo,

−

oprogramowania.

Dyktafon  –  jest  niewielkim  magnetofonem  kasetowym,  z  powodzeniem  mieszczącym  się
w kieszeni,  słuŜącym  do  szybkiego  zapisu  i  odtwarzania  informacji  dźwiękowej.
Wykorzystywany  szczególnie  do  nagrywania  konferencji,  przemówień,  dyktowania
korespondencji, rozmów itp.

Na wyposaŜeniu podstawowym dyktafonu powinny znaleźć się:

−

gniazdo słuchowe,

−

wbudowany głośnik,

−

przycisk Pause.
Przed przystąpieniem do przepisywania tekstu z taśmy, naleŜy ją przesłuchać w całości.

W ten sposób zorientujemy się, czy nie wprowadzono poprawek w trakcie dyktowania tekstu.
Kserokopiarki – urządzenia do kopiowania.
Laminatory – urządzenia do powlekania warstwą folii dokumentów papierowych. Polega na
umieszczeniu dokumentu w folii termokurczliwej, która pod wpływem temperatury przykleja
się  do  dokumentu.  Laminator  powleka  materiały  we  wszystkich  popularnych  wymiarach
obwolut,  aŜ  do  formatu  A3,  folią  o  grubości  75,  125,  175,  i  250  mikronów.  Lampka  stanu
gotowości  i  płynna  regulacja  temperatury  umoŜliwiają  uŜytkownikowi  dostosowanie  pracy
urządzenia do masy folii i rodzaju produktu w celu uzyskania optymalnych wyników.
Bindownice mechaniczne – urządzenia do oprawy dokumentów.

4.2.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie jest znaczenie środków technicznych w pracy biurowej?
2.  Jakie znasz typowe urządzenia biurowe?
3.  Jak działają poszczególne urządzenia biurowe?
4.  Jakie jest zastosowanie automatycznej sekretarki w pracy biurowej?
5.  W jaki sposób przygotujesz dokumenty do przesłania za pomocą faksu – telefaksu?
6.  Jakie urządzenia słuŜą do kopiowania i oprawiania dokumentów?
7.  Jakie ma zastosowanie komputer i Internet w pracy biurowej?
8.  Jakie jest znaczenie poczty elektronicznej w pracy biurowej?
9.  Do czego słuŜy skrzynka pocztowa adresata?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.2.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie1

Przeprowadź analizę instrukcji obsługi biurowych urządzeń technicznych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać uwaŜnie instrukcje obsługi określonych środków technicznych,
2)  zapisać w zeszycie, jakie funkcje wykonują te środki techniczne,
3)  porównać  funkcje  obsługi  dwóch  środków  technicznych  przeznaczonych  do

wykonywania podobnych czynności,

4) dokonać wyboru urządzeń biurowych i uzasadnić podjęcie decyzji.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

instrukcje obsługi określonych środków technicznych,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Wykonaj kopiowanie dokumentów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać instrukcję obsługi dowolnej kserokopiarki,
2)  dokonać załadunku papieru do kasety,
3)  wymienić toner,
4)  wykonać  kopiowanie  wybranego  lub  wskazanego  tekstu  stosując  róŜne  skale

odwzorowywania (1:1, zmniejszenie, powiększenie),

5) kserować kolejno dokumenty o formacie A4 jednostronnie wypełnione, dwustronnie

wypełnione.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

papier formatu A4,

−

instrukcja obsługi kserokopiarki,

−

toner,

−

tekst do kopiowania,

−

kserokopiarka.

Ćwiczenie 3

Odbierz i przekaŜ informację za pomocą poczty

elektronicznej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  załoŜyć skrzynkę e-mailową na dowolnym serwerze,
2)  utworzyć tekst do przekazania informacji (nagłówek, część zasadnicza, podpis),
3)  posłuŜyć się programem Outlook Ekspres do korespondowania z innymi uŜytkownikami

sieci,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4)  wpisać adres poczty e-mail odbiorcy wiadomości,
5)  wysłać wiadomość,
6)  odebrać, odczytać i wydrukować nadesłaną wiadomość.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

komputer z Internetem,

−

drukarka,

−

papier formatu A 4

−

instrukcja zakładania skrzynki e-mail,

−

instrukcja wysyłania i odbierania wiadomości,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Przeprowadź rozmowę bezpośrednią lub telefoniczną z interesantem na temat usług

oferowanych przez gospodarstwo agroturystyczne.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  obejrzeć fragmenty filmu „Obsługa klienta przez telefon”, „Sekretariat menedŜera”,
2)  podnieść moŜliwie szybko słuchawkę telefonu,
3)  przedstawić się,
4)  uwaŜnie słuchać,
5)  stworzyć w wyobraźni obraz swojego rozmówcy,
6)  postawić się w sytuacji interesanta,
7)  siedzieć wygodnie w wyprostowanej pozycji,
8)  uśmiechać się,
9)  dostroić swój głos do głosu dzwoniącego,
10)  mówić wyraźnie,
11)  unikać odsyłania,
12)  unikać przerywania rozmowy telefonicznej,
13)  zareagować umiejętnie na zarzuty,
14)  zakończyć umiejętnie rozmowę.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

film: „Obsługa klienta przez telefon”, „Sekretariat menedŜera”,

−

przygotowana scenka rozmowy telefonicznej lub bezpośredniej na wskazany temat,

−

dwa aparaty telefoniczne,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 5

Nagraj tekst na dyktafon.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać instrukcje obsługi dyktafonu,
2)  przygotować tekst do nagrania,
3)  nagrać ten tekst,
4)  odsłuchać tekst z dyktafonu,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5) zapisać na komputerze tekst wysłuchany z dyktafonu,
6) wydrukować napisany tekst.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

tekst do nagrania,

−

instrukcja obsługi dyktafonu,

−

dyktafon,

−

papier formatu A4,

−

komputer z drukarką,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.2.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić nazwy typowych środków technicznych stosowanych

w pracy biurowej?

□

2) obsłuŜyć środki techniczne stosowane w pracy biurowej?

□

3) przekazać informację za pomocą typowych urządzeń biurowych?

□

4) skopiować dokumenty?

□

5) oprawić dokumenty?

□

6) pozyskać informacje z sieci Internet?

□

7) określić znaczenie skrzynki pocztowej?

□

8) wysłać i odebrać pocztę elektroniczną z załącznikiem?

□

9) przeprowadzić rozmowę telefoniczną?

□

10) nagrać tekst na dyktafon, odsłuchać i zapisać go na komputerze?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3. Rodzaje dokumentów biurowych

4.3.1. Materiał nauczania

W związku z duŜą ilością i róŜnorodnością informacji, w kaŜdym biurze wyróŜniamy:

−

dokumenty biurowe,

−

akta spraw (bieŜących, załatwionych),

−

dokumentację biurową.

Dokument biurowy to kaŜde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka – sporządzone w toku
pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.
Akta  –  pisma  o  charakterze  urzędowym,  stanowiące  dowód  czynności  publicznych
i prywatnych oraz słuŜące celom prawnym.
Akta spraw to zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.
Akta osobowe mogą być gromadzone i przechowywane w wersji papierowej i elektronicznej
( podstawa prawna AO 1/28).
W aktach osobowych wyróŜniamy trzy części – A, B i C.
Część A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
Część B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia,
Część C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.
Dokumentacja biurowa to akta róŜnych spraw dotyczących jednego zagadnienia. Obejmuje
ona:  akta  spraw  dotyczących  jednego  zagadnienia,  akta  spraw  bieŜących  i  załatwionych,
a takŜe  dokumentację  finansową  i  księgową,  kartoteki,  księgi  itp.  Liczba  i  rodzaj
dokumentów  w  jednostce  organizacyjnej  zaleŜy  od  zakresu  jej  działania,  wielkości  i  wielu
innych czynników.

Korespondencję biurową dzielimy na:

−

wewnętrzną,

−

zewnętrzną.
W zaleŜności od sposobu redagowania wyróŜniamy pisma: przewodnie, grzecznościowe,

informacyjne, transakcyjne, manipulacyjne.

Ponadto pisma dzielimy w zaleŜności od rodzaju sprawy na:

−

pisma z tytułem (protokół, notatki, sprawozdania, zaproszenia, regulaminy),

−

pisma w sprawach osobowych (Ŝyciorys zawodowy, list motywacyjny),

−

pisma handlowe (oferta, zamówienie).

Korespondencję w sprawach osobowych moŜemy podzielić na:

−

korespondencję związaną z poszukiwaniem pracy,

−

korespondencję związaną z ubieganiem się pracownika o pracę,

−

korespondencję z czasu nawiązania i trwania stosunku pracy,

−

korespondencję występującą w czasie rozwiązania stosunku pracy.

Curriculum  Vitae  (z  łaciny  przebieg  Ŝycia)  naleŜy  przedstawić  pracodawcy  w  formie
wydruku. Jest jednym z waŜniejszych dokumentów, zarówno dla starających się o pracę, jak i
dla pracodawców. CV powinno zawierać zbiór wybranych faktów z Ŝycia, waŜnych z punktu
widzenia  pracodawcy.  Dobrze  przygotowane  CV  wyraŜa  wartość  kandydata.  Na  otwartym
rynku pracy Unii Europejskiej przedsiębiorstwa oczekują często CV napisanego po angielsku
– lub teŜ w języku ojczystym właściciela firmy.
Curriculum  Vitae  (CV)  składa  się  z  części  obejmujących  informacje  o  kandydacie
ubiegającym  się  o  wakat  (jego  dane  personalne),  przebiegu  jego  edukacji,  praktycznego

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

i zawodowego doświadczenia oraz jego zainteresowaniach. Dobre CV powinno być
klarowne. NaleŜy zadbać o następujące elementy:

−

struktura i przejrzystość (waŜne informacje powinny być łatwe do odszukania
i analizowania przez osobę zapoznającą się z CV),

−

prostota (osoba zapoznająca się z CV nie powinna mieć problemów ze zrozumieniem
informacji zawartych w CV),

−

porządek (informacje powinny być uporządkowane chronologicznie i przedstawione
w sposób systematyczny),

−

precyzja (zawarte w CV informacje muszą być sformułowane jasno i jednoznacznie),

−

zwięzłość (informacje powinny być krótkie, konkretne i dokładne).

Curriculum Vitae składa się z pięciu podstawowych części:

1. Dane personalne:

−

imię, nazwisko,

−

narodowość,

−

stan cywilny,

−

adres, telefon.

2. Edukacja (wykształcenie, kursy, szkolenia):

−

czas trwania,

−

charakter,

−

rezultat (tytuł, uprawnienia).

3. Doświadczenie zawodowe:

−

data,

−

pracodawca (firma),

−

stanowisko,

−

ewentualne sukcesy zawodowe.

Dane dotyczące wykształcenia i doświadczenia zawodowego naleŜy wpisywać

w odwrotnym porządku chronologicznym, rozpoczynając od ostatniego (obecnego).
4. Inne informacje:

−

znajomość języków obcych,

−

umiejętność obsługi komputera,

−

publikacje (tylko najwaŜniejsze),

−

prawo jazdy (data wydania), samochód.

5. Zainteresowania:

−

uprawiane sporty,

−

przynaleŜność do organizacji turystycznych, sportowych i innych,

−

hobby,

−

sposób spędzania wolnego czasu.

W związku z ochroną danych osobowych naleŜy na końcu podać formułę: WyraŜam

zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych na potrzeby rekrutacji, zgodnie z ustawą
z 29.08.97 o ochronie danych osobowych (tj. Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926).

Elementy CV osoby szukającej pierwszej pracy
Imię i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Wykształcenie
Kwalifikacje

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Doświadczenie zawodowe (np. praktyki szkolne)
Dodatkowe doświadczenie
Hobby
WyraŜam zgodę na ....
Elementy CV osoby z doświadczeniem zawodowym
Imię i nazwisko
Adres
Telefony kontaktowe
Data i miejsce urodzenia
Cel
Doświadczenie zawodowe
Dodatkowa działalność zawodowa
Kwalifikacje
Patenty i publikacje
Wykształcenie
Języki
Hobby
Referencje (na Ŝądanie pracodawcy)
WyraŜam zgodę na ...

Wzór CV europejskiego

Curriculum vitae
Format UE

dane osobowe
nazwisko

[nazwisko, imiona]

adres

[ulica, numer, kod pocztowy, miasto, kraj]

telefon

fax

narodowość

data urodzenia

[dzień, miesiąc, rok]

doświadczenie zawodowe
daty (od – do)

[podać ten zestaw informacji dla kaŜdego miesiąca pracy
począwszy od aktualnego (ostatniego)]

nazwa i adres miejsca pracy

branŜa lub sektor

stanowisko

główne obszary działalności

wykształcenie i szkolenia

daty (od – do)

nazwa i typ jednostki kształcącej lub
szkolącej

główne obszary tematyczne /umiejętności

uzyskany tytuł

poziom wykształcenia

umiejętności i kompetencje osobiste –
nabyte w ciągu Ŝycia i pracy zawodowej,
nie

koniecznie

poparte

formalnymi

certyfikatami i dyplomami

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Język ojczysty

[wymienić język]

inne języki

[wymienić język]

czytanie

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

pisanie

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

mowa

[wskazać poziom: bardzo dobry, dobry, podstawowy]

−

interpersonalne umiejętności
i zdobyte kompetencje;

−

współpraca i komunikowanie
z innymi ludźmi,

−

w zespołach zadaniowych, takŜe
multimedialnych

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

organizacyjne umiejętności
kompetencje,

−

koordynowanie i zarządzanie
zespołami, projektami i finansami (w
pracy w ramach zajęć dodatkowych
np. sportu, kultury)

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

techniczne kompetencje
i umiejętności,

−

znajomość obsługi komputerów,
specyficznego oprzyrządowania

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

−

artystyczne umiejętności
i kompetencje,

−

muzyka, pisanie, projektowanie,etc.

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

inne umiejętności i kompetencje

[opisać te kompetencje i wskazać gdzie były zdobyte]

prawo jazdy

[podać kategorie i od kiedy]

dodatkowe informacje

[podać tutaj inne informacje, które mogą być przydatne, np.
referencje]

Aneks

[lista załączników]

Dobre CV powinno zawierać coś co je odróŜnia od innych, co zwiększa szansę kandydata

na  zdobycie  określonego  stanowiska  pracy,  zrobienia  kariery,  zainteresowania  pracodawcy.
CV  powinno  być  czytelnie  wydrukowane  na  białym  papierze  dobrego  gatunku  –  ale  bez
ornamentów.
List  motywacyjny  to  inaczej  podanie  o  przyjęcie  do  pracy  lub  teŜ  o  dopuszczenie  do
rozmowy  kwalifikacyjnej.  Jego  celem  jest  przedstawienie  naszej  motywacji  do  uzyskania
pracy  i  krótkie  zareklamowanie  się.  List  ten  stanowi  pismo  uzupełniające  Curriculum  vitae.
List  ten  pisze  się  w  edytorze  tekstu.  Jest  to  krótkie  pismo,  nie  moŜe  być  dłuŜsze  niŜ  strona
formatu  A4.  Zatrudniający  zwracają  szczególną  uwagę  na  listy  motywacyjne  kandydatów,
bowiem  nie  wystarcza  zatrudnić  człowieka,  który  ma  odpowiednie  umiejętności.  Musi  mieć
on  równieŜ  chęć  i  motywację  do  pracy  na  danym  stanowisku.  Czasami  kierownik  decyduje
się na zatrudnienie kandydata o mniejszych umiejętnościach i doświadczeniu, lecz o większej

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

motywacji. Pierwszy akapit powinien motywować o celu, czyli określać, o jaką pracę ubiega
się kandydat i dlaczego.

Przykłady motywacji mogą być róŜne:

−

środowisko pracy: moŜliwość zmiany miejsca zamieszkania, moŜliwość dostosowania
pracy do sytuacji rodzinnej,

−

perspektywy pracy: moŜliwość awansu, udział w kursach, rozwój kariery zawodowej,

−

przedsiębiorstwo oferujące pracę: jego wielkość i pozycja na rynku, pochodzenie kapitału
(kraj), działalność i oferowane produkty,

−

proponowana praca: praca kreatywna, podróŜe, kontakty z ludźmi, specyfika pracy.
W ostatnim akapicie listu kandydat powinien określić, jakiej odpowiedzi oczekuje,

np. moŜe to być prośba o kontakt telefoniczny lub spotkanie. MoŜe to być takŜe równieŜ
prośba o wzięcie udziału pod uwagę kandydata w przyszłości w sytuacji poszukiwania
pracownika przez firmę.

Typowe elementy listu motywacyjnego:

Dane osobowe:

−

imię i nazwisko,

−

dokładny adres zamieszkania,

−

numer telefonu kontaktowego,

−

data i miejsce urodzenia.
Dane konieczne:

−

adres firmy, do której zgłaszamy ofertę.

−

stanowisko, o które się ubiegamy,

−

treść,  na  którą  składa  się  właściwa  prezentacja.  Bardzo  waŜnym  punktem  jest
przedstawienie motywacji, dlaczego staramy się właśnie o tę pracę – ten punkt powinien
być bardzo dobrze opracowany. Najlepiej, gdy oferta wiąŜe się z naszym wykształceniem
i  doświadczeniem  zawodowym.  WaŜne  jest  teŜ  wyraŜenie  pewności,  Ŝe  na  tym
stanowisku  damy  sobie  radę,  Ŝe  jesteśmy  przygotowani  do  wypełnienia  zadań.  W  tym
wypadku  zbyt  wielka  skromność  nie  popłaca.  Nie  naleŜy  pisać  o  swoich
niepowodzeniach.  Jeśli  mamy  osiągnięcia  to  naleŜy  je  opisać.  Powinien  być  napisany
w formie dokonanej,

−

zakończenie ma charakter formuły grzecznościowej np. Mam nadzieję, Ŝe moje
kwalifikacje zawodowe zainteresują,

−

podpis.
Uwaga – nie wolno pisać źle o poprzednich pracodawcach.
Dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy – jeŜeli kandydat na pracownika

chce nawiązywać stosunek pracy z pracodawcą (podpisać umowę o pracę) musi przedstawić
następujące dokumenty:

−

wypełniony kwestionariusz osobowy wraz z fotografiami,

−

świadectwo pracy,

−

dokumenty, które potwierdzają kwalifikacje zawodowe,

−

orzeczenie lekarskie.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.3.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jaka jest róŜnica pomiędzy dokumentem biurowym, a dokumentacją biurową?
2.  Jaki jest stosowany podział korespondencji biurowej?
3.  Jakie są typowe elementy CV?
4.  W jaki sposób piszemy CV europejskie?
5.  Jakie są typowe elementy listu motywacyjnego?
6.  Jakie dokumenty potwierdzają kwalifikacje zawodowe (które z nich będziesz posiadał po

ukończeniu szkoły)?

7. Jakie dokumenty są niezbędne do nawiązania stosunku pracy?
8. Jakie dokumenty musi przedstawić kandydat na pracownika?

4.3.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź ofertę na wybrane stanowisko pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  napisać ofertę pracy na stanowisko sprzedawcy w sklepie z artykułami do jazdy konnej,
2)  napisać ofertę pracy na stanowisko pracownika stajennego,
3)  napisać ofertę pracy na stanowisko instruktora jazdy konnej,
4)  porównać  napisaną  przez  siebie  ofertę  pracy  z  ofertami  zamieszczonymi  w  prasie

i Internecie.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

przykładowe oferty prasowe,

−

oferty pracy zamieszczone w Internecie,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Wypełnij druk kwestionariusza osobowego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać instrukcję wypełniania kwestionariusza osobowego,
2)  wypełnić arkusz osobowy,
3)  wypełnić  arkusz  osobowy  za  pomocą  programu  komputerowego  przeznaczonego  do

wypełniania dokumentów.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

druk kwestionariusza osobowego,

−

komputer z oprogramowaniem,

−

papier formatu A4,

−

drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 3

Sporządź CV i list motywacyjny jako odpowiedź na wybraną formę pracy.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  wybrać ofertę pracy zamieszczoną w prasie lub Internecie,
2)  przygotować odpowiedź na ofertę,
3)  przygotować wszystkie dane o sobie, które są podane w elementach składowych CV,
4)  przygotować informacje o przyszłym pracodawcy i stanowisku pracy,
5)  przygotować wszystkie informacje przydatne do pracy na oferowanym stanowisku,
6)  sporządzić estetyczne pismo ręcznie i w edytorze tekstu.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

komputer z Internetem,

−

przykładowe formularze CV,

−

przykładowe formularze listu motywacyjnego,

−

papier formatu A4,

−

drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Przepisz treść pisma na blankiecie BZ zgodnie z zasadami edytowania tekstu.

Nadawca:  Firma  wielobranŜowa  CERTYFIKAT,  ul.  Kwiatowa  12,  17–320  Wronki,  tel,
(0 23)  695  35  81,  faks,  (0  23)  695  35  55,  www.Fw.cert.pl,  numer  pisma  CER/DM/23/2006,
Data  wysłania  pisma:  Wronki,  23  lutego  2006.  Adresat:  Wojewódzkie  Centrum  Kształcenia
Ustawicznego,  ul.  Jaśminowa  15,  89–340  Kamienny  Staw.  Sprawa  Oferta.  Treść  pisma:
Szanowni Państwo, odpowiadając na Państwa pismo znak: WCK/123/12/2005 z 10 lutego br.,
pragnę  szczególnie  polecić  nasze  usługi  w  zakresie  organizacji  wszelkich  uroczystości
i przyjęć  słuŜbowych  wraz  z  całą  oprawą  public  relations.  Polecam  Państwu  wykwintną
kuchnię  ze  wszystkich  stron  świata,  noclegi  w  luksusowych  hotelach,  wycieczki  krajowe
i zagraniczne  oraz  inne  atrakcje  na  specjalne  Ŝyczenie.  Przesyłam  Państwu  w  załączniku
katalog, który jest aktualny do 2007 roku. Z powaŜaniem Dyrektor mgr Michalina Kowalska.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać treść pisma,
2)  określić blankiet, na którym wykonasz zadanie,
3)  przeczytać instrukcję pisania pism na blankietach BZ,
4)  rozplanować treść pisma,
5)  przepisać treść pisma.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

blankiety BZ,

−

przykładowe blankiety BZ,

−

instrukcja pisania pism na blankietach BZ,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 5

Sporządź akta osobowe.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać podstawę prawną AO 1/28,
2)  podzielić segregator na trzy części,
3)  określić nazwę kaŜdej części,
4)  uporządkować dokumenty i umieścić w poszczególnych częściach akt osobowych,
5)  zamieścić przed kaŜdą częścią akt osobowych pełny wykaz dokumentów, które się w niej

znajdują (spis treści) §6 ust. 3 Rozporządzenia w sprawie akt osobowych,

6) przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

podstawa prawna AO 1/28,

−

dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe,

−

kwestionariusz osobowy,

−

świadectwo pracy, umowa o pracę, umowa o dzieło,

−

świadectwo z poprzednich miejsc pracy,

−

dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe,

−

dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień,

−

świadectwo ukończenia gimnazjum,

−

orzeczenie lekarskie,

−

inne dokumenty składane dobrowolnie przez pracownika,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.3.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) określić róŜnice pomiędzy dokumentem biurowym a dokumentacją

biurową?

□

2) napisać CV zgodnie z wymaganiami europejskimi?

□

3) określić róŜnicę pomiędzy CV osoby poszukującej pierwszy pracym

z CV osoby z doświadczeniem zawodowym?

□

4) wypełnić druk kwestionariusza osobowego?

□

5) napisać ofertę na wybrane stanowisko pracy?

□

6) skompletować dokumenty potrzebne do podjęcia pracy?

□

7) sporządzić akta osobowe?

□

8) napisać list motywacyjny?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.4. Zasady redagowania pism

4.4.1. Materiał nauczania

W sporządzaniu korespondencji bardzo duŜą wagę naleŜy przywiązywać do wyglądu

zewnętrznego  pisma  oraz  treści.  WraŜenie  –  dobre  lub  złe,  o  nadawcy  pisma  daje  forma
zewnętrzna,  czyli  papier,  czystość,  rozplanowanie  pisma  na  papierze.  Dopiero  w  następnej
kolejności  jego  treść,  która  powinna  być  napisana  starannie  i  poprawną  polszczyzną.
Poprawność  pod  względem  stylistycznym,  gramatycznym  i  ortograficznym  jest  podstawą
kaŜdego pisma.

Ponadto:

−

zalecane jest, aby pismo dotyczyło tylko jednej sprawy, co umoŜliwia szybsze jej
załatwienie, poniewaŜ pismo kierowane jest wtedy do jednego działu, moŜna uŜywać
skrótów tylko powszechnie znanych,

−

waŜne treści pisma naleŜy specjalnie zaakcentować lub wyróŜnić, to co dla nadawcy jest
istotne, staje się tak samo istotne dla odbiorcy,

−

pismo powinno być przejrzyste (myśli ułoŜone czytelnie),

−

trzeba zwrócić uwagę, aby uŜyta terminologia odpowiadała charakterowi pisma.
Przy opracowywaniu układu graficznego pisma naleŜy brać pod uwagę:

−

marginesy boczne – mają duŜy wpływ na wygląd zewnętrzny pisma. Lewy margines min.
2,5 cm, prawy – 1,25 cm,

−

marginesy dolny i górny – poprawiają takŜe czytelność i nadają estetyczny wygląd
(marginesy te nie powinny być mniejsze niŜ 2 cm),

−

akapity  –  podział  treści  pisma  na  zaczynające  się  od  nowego  wiersza  ustępy.  Po
omówieniu  określonego  punktu  naleŜy  od  nowego  wiersza  rozpocząć  omawianie
kolejnego  punktu  pisma  –  od  wcięcia  (układ aۥ linea) lub dodatkowego odstępu jednego
wiersza (układ blokowy),

−

rozplanowanie treści – równomierne rozmieszczenie treści pisma na stronie,

−

kolejne strony pisma – jeŜeli pismo składa się z kilku stron, to następne strony piszemy
na papierze bez nadruku lub z nadrukiem, lecz wówczas nie powtarzamy wszystkich
standardowych danych ze strony pierwszej.

Elementy składowe pisma – w kaŜdym piśmie wyróŜniamy następujące standardowe
elementy składowe:

−

nagłówek (nazwa i adresy nadawcy),

−

nazwa i adres odbiorcy pisma,

−

znaki powoławcze pisma,

−

określenie sprawy,

−

treść pisma,

−

podpis osoby uprawnionej,

−

elementy dodatkowe (załączniki),

−

rozdzielnik.

Nagłówek  (pole  nadawcy)  –  zawiera  nazwę  i  adres  nadawcy  pisma  oraz  inne  elementy,
tj. numer  telefonu,  faksu,  konta  bankowego,  REGON,  NIP,  nadruki  reklamowe.  Na
blankietach  korespondencyjnych  nagłówek  wydrukowany  jest  w  górnym  pasie  blankietu  na
całej  jego  szerokości  lub  po  lewej  czy  prawej  stronie.  Niektóre  jednostki  organizacyjne,
u góry  podają  tylko  znak  graficzny,  wówczas  nadruk  z  pozostałymi  informacjami umieszcza
się na dole strony. Na papierze maszynowym nadruk zastępowany jest pieczęcią nagłówkową
jednostki organizacyjnej umieszczonej w lewym górnym rogu pisma.
Nazwa  i  adres  odbiorcy  –  w  polu  adresowym  umieszczamy  pełną  nazwę  i  adres  odbiorcy

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

pisma. Jeśli nazwa adresata jest długa, dzielimy ją na dwa lub więcej wierszy. Adres piszemy
w  układzie  blokowym  pionowo,  stosując  pojedynczy  odstęp  wierszowy.  W  adresie
wyodrębniamy dwie zasadnicze części: nazwę adresata, siedzibę adresata. Kierując pismo do
konkretnej  osoby,  zawsze  adresowanie  rozpoczynamy  od  formy  grzecznościowej:  Pan,  Pani.
W  następnym  wierszu  podajemy  imię  i  nazwisko  osoby,  do  której  kierujemy  pismo, poniŜej
stanowisko  i  nazwę  komórki  organizacyjnej  oraz  nazwę  i  dokładny  adres.  Określenie
dotyczące  charakteru  przesyłki,  np.  poufne,  tajne,  umieszczamy  nad  adresem  odbiorcy
i oddzielamy  je  od  nazwy  adresata  pojedynczym  odstępem  wierszowym.  Określenie  to
powinno  być  wyróŜnione,  podkreśleniem  lub  pismem  spacjowanym.  Przy  pisaniu  adresu
naleŜy  unikać  skrótów  nie  przewidzianych  w  zasadach  pisowni.  Wszystkie  wyrazy
w nazwach instytucji rozpoczynamy wielkimi literami z wyjątkiem spójników.
Znaki  powoławcze  –  zawierają  datę  i  znak  sprawy  odbiorcy  pisma,  tj.  pisma,  którego
dotyczy  odpowiedź  oraz  datę,  i  znak  sprawy  nadawcy  pisma,  tj.  pisma  stanowiącego
odpowiedź.  Na  blankietach  korespondencyjnych  rozmieszczone  są  w  formie  nadruków
stałych  w  następującej  kolejności:  →Wasze  pismo  z  dnia→  Znak  →  Nasz  znak→  Data.

Określenie  przedmiotu  sprawy  –  jest  zwięzłe  sformułowanie  sprawy  będącej  przedmiotem
pisma. Treść sprawy naleŜy formułować w pierwszym przypadku (mianowniku). Jeśli zamiast
słowa Sprawa uŜyjemy słowa Dotyczy – wówczas treści pisma nie formułujemy w pierwszym
przypadku.
Podpisy  osoby  uprawnionej  –  pod  treścią  pisma  umieszczamy  podpis  lub  podpisy  osób
odpowiedzialnych  za  sprawę,  o  której  mowa  w  treści  pisma.  Podpis  powinien  zawierać
stanowisko słuŜbowe podpisującego oraz imię i nazwisko. Określenie funkcji lub stanowiska
podpisującego  umieszcza  się  w  odległości  2–3  pojedynczych  odstępów  wierszowych  od
ostatniego  wiersza  treści  pisma  lub  zwrotu  zakończeniowego.  JeŜeli  pod  pismem  podpisują
się dwie osoby, to podpisy zamieszcza się w tym samym wierszu, jeden po lewej, a drugi po
prawej  stronie  pisma.  Z  lewej  strony  zamieszczamy  podpis  o  niŜszej,  z  prawej  o  wyŜszej
randze w hierarchii słuŜbowej.

Osoba podpisująca pismo, pod nieobecność osoby odpowiedzialnej za jego treść,

powinna to zrobić w następujący sposób: wz. – w zastępstwie, p.o. – pełniący obowiązki,
z up. – z upowaŜnienia. Podpis powinien być pełny, parafa moŜe być umieszczana na kopiach
lub brulionie.

Podpis wirtualny – składa się pod pismem bezpośrednio, pisząc pismo w edytorze tekstu.

Podpis  ten  składa  się  z  dwóch  ciągów  liczb, tzw. kluczy – prywatnego i publicznego. Klucz
prywatny jest tajny i słuŜy do kodowania wiadomości. Klucz publiczny jest przeznaczony do
rozkodowania  sygnatury  dołączonej  do  pliku  i  sprawdzenia  autentyczności  podpisu  autora
przekazu.
Załączniki  –  Z  lewej  strony,  na  tej  samej  wysokości  co  podpis,  piszemy  wyraz  Załączniki.
JeŜeli pismo ma dwa podpisy – z prawej i lewej strony, to wyraz Załączniki umieszczamy pod
podpisem  z  lewej  strony.  Pod  tym  wyrazem  wymieniamy  załączniki,  stosując  pojedynczy
odstęp  przy  wpisywaniu.  JeŜeli  liczba  załączników  przekracza  5  sztuk,  to  piszemy  –
Załączniki: plik dołączamy spis tych załączników.
JeŜeli  dołączamy  informatory,  katalogi  lub  ulotki  reklamowe,  to  zapowiadamy  to  w  tekście
pisma, np.: Jako załączniki otrzymują Państwo ......... . Proszę zapoznać się z załączoną ulotką
..... . W takim wypadku nie wpisujemy pod treścią pisma informacji o załącznikach.
Rozdzielnik  –jest  to  informacja  o  tym,  kto  powinien  dostać  pismo  do  wiadomości,  oprócz
adresata. Wpisujemy tę informację z lewej strony, pod Załącznikami. Z wpisywanym tekstem
nie  przechodzimy  poza  oś  symetrii  blankietu.  Instytucje  lub  osoby  wpisujemy  według
hierarchii słuŜbowej lub w kolejności alfabetycznej.
Zwroty  rozpoczynające  i  zakończeniowe  (grzecznościowe)  –  formuły  te  nadają  pismom
bardziej  osobisty  charakter,  zmniejszają  poczucie  dystansu,  oziębłości  czy  sformalizowania

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

między jednostkami prowadzącymi korespondencję. W zaleŜności od tego, czy osoba, do której
kierujemy  pismo  jest  nam  znana,  czy  znane  jest  nam  jej  stanowisko,  wówczas  stanowiskiem
słuŜbowym. W przypadku, gdy nie wiemy do czyich rąk trafi nasze pismo, stosujemy formułę:
Szanowni  Państwo.  Zwrot  grzecznościowy  piszemy  w  odległości  2–4  odstępów  wierszowych
od nadruku Sprawa.
Zwrot zakończeniowy – pisany jest jako ostatni, samodzielny wiersz treści pisma i oddzielony
jest  od  niego  dodatkową  interlinią.  Po  zwrocie  stawiamy  przecinek.  Do  najczęściej
uŜywanych  zwrotów  zakończeniowych  zaliczamy:  Z  powaŜaniem,  Z  wyrazami  szacunku,
Pozdrawiam, Z pozdrowieniami.

Rys. 1. Budowa treści pisma [2. s. 110]

Nie kaŜde pismo musi zawierać wszystkie wymienione części, np. pismo przekonujące

moŜe zawierać dwie części (przedstawienie zagadnienie i uzasadnienie).
W  codziennej  praktyce  gospodarczej  sporządza  się  wiele  dokumentów,  które  informują  nas
o przebiegu zdarzeń, powtarzają określony stan faktyczny. Są to pisma typu informacyjnego,
do których zaliczamy m.in.: protokoły, sprawozdania, notatki.
Notatka  słuŜbowa  –  to  rodzaj  korespondencji  wewnętrznej.  Za  pomocą  notatek
przekazywane  są  informacje  między  działami,  komórkami  organizacyjnymi  lub
pracownikami  jednostek  organizacyjnych.  Stosowana  jest  w  takich  wypadkach,  gdy  przekaz
ustny jest niewystarczający. Za pomocą notatki moŜemy przekazać wiadomość od razu kilku
osobom  lub  kilku  komórkom  organizacyjnym.  Jest  ona  równieŜ  dowodem  ustnego
załatwiania  sprawy.  Cechą  charakterystyczną  notatki  jest:  prostota,  szybkie  opracowanie,
szybkie dostarczenie.
Notatka powinna się składać z trzech części: wstępnej, zasadniczej i końcowej.

W notatce podaje się:

−

miejsce i datę sporządzenia,

−

imię i nazwisko autora notatki,

−

adresata lub cel przeznaczenia,

−

tytuł Notatka,

−

jakiej sprawy dotyczy,

−

treść notatki,

−

podpis osoby sporządzającej.

TRESC

PISMA

WPROWADZENIE

PRZEDSTAWIENIE
ZAGADNIENIA

UZASADNIENIE

WNIOSKI

CZĘŚĆ WSTĘPNA

CZĘŚĆ GŁÓWNA

CZĘŚĆ
PRZEKONYWUJĄCA

CZĘŚĆ KOŃCOWA

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Notatkę sporządza się odręcznie lub przy uŜyciu środków technicznych w dowolnym układzie
graficznym tekstu. Tytuł notatka piszemy centralnie, następnie piszemy treść sprawy, której
dotyczy, oddzielając ją od tytułu podwójną interlinią (równieŜ centralnie).
Protokół – to pismo odzwierciedlające określony stan faktyczny. Sporządzony jest w formie
aktu, w którym ustala się przebieg wydarzeń (zebrań, posiedzeń, obrad), dokonane czynności
lub stwierdzone fakty.

Do najczęściej spotykanych protokołów zaliczamy:

−

protokół  zebrań  –  odtwarza  on  przebieg  zebrania  oraz  rejestruje  podjęte  uchwały
i wnioski. Protokół tego rodzaju powinien zawierać: tytuł, numer kolejny protokołu, datę,
miejsce  sporządzenia,  wyszczególnienie  porządku  obrad  oraz  wykaz  osób  nieobecnych
lub nieuczestniczących w zebraniu, opis przebiegu zdarzenia, podjęte uchwały i wnioski,
imię  i  nazwisko  przewodniczącego  i  osoby  sporządzającej  protokół  (protokolanta)  wraz
z  podpisami, formułę zakończenia,

−

protokół zdawczo-odbiorczy – potwierdza stan faktyczny w chwili przekazywania spraw
lub  rzeczy.  Protokół  ten  powinien  zawierać:  nazwę  rodzaju  protokołu,  datę  i  miejsce
sporządzenia,  określenie  stron  (przekazującej  i  przyjmującej),  przedmiot  przekazania  –
przejęcia,  stan  faktyczny,  wykaz  załączników,  wykaz  osób  uczestniczących
w czynnościach  oraz  podpisy  (przekazującego  i  przyjmującego)  i ewentualnie
protokolanta,

−

protokół  kontroli  –  stwierdza  istniejący  stan  faktyczny  w  czasie  przeprowadzonej
kontroli,  rewizji,  inspekcji  itp.  Protokół  ten  zawiera:  określenie  rodzaju  protokołu,  datę
i miejsce  sporządzenia,  określenie  stron,  przedmiot  kontroli,  imię  i  nazwisko  osoby  lub
komisji  przeprowadzającej  kontrolę,  opis  czynności  kontrolnych,  stwierdzony  stan
faktyczny,  nieprawidłowości  i  niedociągnięcia,  zalecenia  pokontrolne  oraz  formułę
o zakończeniu,  podpisy  kontrolującego  i  przedstawiciela  jednostki  kontrolowanej,
ewentualnie protokolanta,

−

protokół przesłuchań – sporządza się w ten sposób aby wynikało z niego: kto, kiedy,
gdzie i jakich czynności dokonał, kto i w jakim charakterze był obecny, co ustalono
i jakie uwagi zgłoszono do protokołu,

−

protokół rozpraw – sporządzany najczęściej według określonego schematu lub na
gotowych formularzach.

Budowa protokołu – kaŜdy protokół bez względu na jego rodzaj, składa się z następujących części:

−

część wstępna protokołu obejmuje: tytuł i wstęp. Tytuł zawiera zwięzłe określenie
rodzaju zdarzenia, stanu, faktu: określenie miejsca, daty i godziny zdarzenia. We wstępie
wymieniamy osoby uczestniczące (o ile nie jest dołączona lista obecności) i nieobecne,
z podaniem przyczyny nieobecności, oraz porządek dzienny,

−

część  zasadnicza  składa  się  z  opisu  zachodzących  zdarzeń  i  okoliczności,  które  im
towarzyszyły.  Powinna  zawierać  opis  sposobu  realizacji  poszczególnych  punktów
porządku  dziennego,  wypowiedzi  uczestników  z  podaniem  ich  imienia  i  nazwiska,
szczegóły towarzyszące obradom oraz okoliczności podjętych wniosków czy uchwał,

−

kaŜdy punkt porządku dziennego zebrania pisze się w protokole od oddzielnego ustępu,
z zaznaczeniem np. Do pkt. 1 lub Ad. 1,

−

część końcowa zawiera formułę o zakończeniu obrad, godzinę zakończenia oraz podpisy
protokolanta i przewodniczącego.
Część zasadniczą moŜna przedstawić w formie:

−

dosłownej,

−

streszczonej,

−

uproszczonej.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Rys. 2. Budowa protokołu [2, s. 1]

O wyborze protokołu decyduje rodzaj tematyki zabrania, a wyboru tego powinien

dokonać przewodniczący zebrania.
Forma  dosłowna  –  odtwarzamy  wiernie  przebieg  poszczególnych  wystąpień,  nie  stosujemy
skrótów.  Stosuje  się  ją  w  sądownictwie,  w  prezentowaniu  nowych  metod  technologicznych.
Przy  sporządzaniu  tego  protokołu  dobrze  jest  się  posłuŜyć  nagraniem  przebiegu  zebrania  na
taśmie magnetofonowej.
Forma  streszczona  –  wszystkie  wypowiedzi  i  przemówienia  streszczamy  i  przedstawiamy
bardzo  zwięźle.  Jedynie  podjęte  uchwały  podajemy  w  pełnym  brzmieniu,  bez  Ŝadnych
skrótów.
Forma uproszczona – część dyskusyjną redukujemy do niezbędnego minimum, ograniczając
się  tylko  do  wzmianki  o  charakterze  syntetycznym.  Opracowany  w  ten  sposób  protokół
kładzie nacisk na uchwały. Z tego względu nazywamy go teŜ uchwałowym.
Treść protokołu moŜemy przedstawić w trzech układach:

−

chronologicznym,

−

tematycznym,

−

mieszanym.

Układ  chronologiczny  –  jest  najczęściej  stosowany,  prosty  dla protokolanta. Treść protokołu
zachowuje kolejność wystąpień, zdarzeń czy faktów.
Układ  tematyczny  –  wymaga  usystematyzowania  wypowiedzi  pod  względem  tematycznym
poszczególnych zagadnień. NaleŜy brać pod uwagę hierarchię waŜności wypowiedzi.
Układ mieszany – łączy cechy układu chronologicznego i tematycznego.
Sprawozdanie – to dokument relacjonujący dokonania pracownika, komórki organizacyjnej,
jak  równieŜ  całej  instytucji.  Sprawozdanie  moŜe  dotyczyć  podróŜy  słuŜbowej.  Powinno
odzwierciedlać  faktyczny  opis  wydarzeń,  fakty,  wypadki,  stan  i  działalność.  Sprawozdanie
naleŜy sporządzić: rzetelnie, dokładnie, bez przemilczania informacji.

WyróŜniamy trzy formy sprawozdań:

−

sprawozdania liczbowe,

−

sprawozdania ankietowe,

−

sprawozdania opisowe.

TYTUŁ

WSTĘP

FORMUŁA

O ZAKOŃCZENIU

PODPISY

CZĘŚĆ

WSTĘPNA

CZĘŚĆ

ZASADNICZA

CZĘŚĆ

KOŃCOWA

PRZEBIEG ZDARZENIA,

FAKTU

OKOLICZNOŚCI

TOWARZYSZĄCE

WNIOSKI, UCHWAŁY

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Budowa sprawozdania:

−

tytuł sprawozdanie piszemy na środku pola pisma, bezpośrednio po tytule lub interlinii
umieszcza się (równieŜ centralnie) wstęp zawierający informacje, czego dotyczy
sprawozdanie i za jaki jest okres zostało sporządzone,

−

część zasadniczą (treść) sprawozdania oddzielamy od części wstępnej podwójną
interlinią,

−

część końcowa – z lewej strony podajemy miejsce i datę sporządzenia sprawozdania,
a z prawej strony – stanowisko, imię i nazwisko oraz podpis osoby sporządzającej.
Elementy te oddzielamy od treści sprawozdania podwójną interlinią.

Rys. 3. Budowa sprawozdania [2, s. 124]

4.4.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Jakie są standardowe elementy pisma?
2.  Jakie czynniki wpływają na układ graficzny pisma?
3.  W jaki sposób i kiedy umieszczamy w pismach formuły grzecznościowe?
4.  Jakie znasz rodzaje protokołów?
5.  Jakie występują podobieństwa i róŜnicę w poszczególnymi rodzajach protokołów?
6.  Jakie części składowe występują w protokole i sprawozdaniu?
7.  W jaki sposób redagujemy notatkę słuŜbową?
8.  Jaką rolę odgrywają w przedsiębiorstwie protokoły, sprawozdania i notatki słuŜbowe?

4.4.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Sporządź w formie dosłownej protokół z zebrania.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać instrukcję pisania protokołu,
2)  rozplanować części składowe protokołu,
3)  napisać protokół z zebrania członków koła miłośników koni,
4)  wydrukować napisany protokół.

OPIS ZDARZEŃ

TYTUŁ

WSTĘP

MIEJSCE I DATA

SPORZĄDZENIA

PODPIS

SPORZĄDZAJĄCEGO

CZĘŚĆ

WSTĘPNA

CZĘŚĆ

ZASADNICZA

CZĘŚĆ

KOŃCOWA

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania protokołów,

−

wzory przykładowych protokołów,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Napisz notatkę z dowolnej rozmowy telefonicznej.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przeczytać instrukcję pisania notatek,
2)  przeprowadzić rozmowę telefoniczną,
3)  zaplanować części składowe notatki,
4)  napisać notatkę z przeprowadzonej rozmowy,
5)  wydrukować napisaną notatkę.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania notatek,

−

wzory notatek,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Napisz zaproszenie na spotkanie miłośników koni arabskich.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  wybrać odpowiedni blankiet pisma,
2)  posłuŜyć się dowolnym edytorem tekstu,
3)  napisać treść zaproszenia,
4)  wydrukować napisane zaproszenie,
5)  zaadresować kopertę,
6)  przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

wzory zaproszeń na róŜne uroczystości,

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Napisz sprawozdanie na formularzu sprawozdawczym i blankiecie korespondencyjnym.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) przeczytać instrukcję pisania sprawozdań,
2) napisać sprawozdanie ze spotkania członków koła miłośników koni,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3) udzielić odpowiedzi na pytania zawarte w formularzu sprawozdawczym,
4) wydrukować napisane sprawozdanie.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

instrukcja pisania sprawozdań,

−

wzory sprawozdań,

−

komputer, drukarka,

−

papier formatu A4,

−

literatura.

Ćwiczenie 5

Napisz oficjalne pismo na blankiecie BU.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) napisać pismo posługując się blankietem BU, w którym właściciel gospodarstwa

agroturystycznego dziękuje osobom za przybycie na spotkanie,

2) zaadresować kopertę.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

wzory pism na blankiecie BU,

−

lista obecności,

−

wzory adresowania kopert,

−

papier formatu A4, koperty,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.4.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) wymienić podstawowe elementy składowe pisma?

□

2) zastosować formuły grzecznościowe w pismach?

□

3) opracować układ graficzny pisma?

□

4) wymienić rodzaje protokołów?

□

5) uzasadnić potrzebę pisania sprawozdań, notatek i protokołów?

□

6) określić podobieństwa i róŜnice pomiędzy poszczególnymi

protokołami?

□

7) wymienić części składowe protokołu i sprawozdania?

□

8) napisać notatkę słuŜbową, protokół i sprawozdanie?

□

9) sporządzić zaproszenie, pismo oficjalne?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5. Zasady prowadzenia negocjacji i organizacji pracy biurowej

4.5.1. Materiał nauczania

Proces negocjacyjny to kaŜda rozmowa, której celem jest uzgodnienie wspólnego

stanowiska w danej sprawie.
Negocjacje  to  proces,  interakcji,  w  którym  przynajmniej  dwie  strony  widzą  konieczność
wspólnego  zaangaŜowania  dla  osiągnięcia  celu,  ale  początkowo  róŜniące  się  oczekiwania,
próbują  za  pomocą  argumentów  i  perswazji  przezwycięŜyć  dzielące  je  róŜnice  i  znaleźć
wzajemnie satysfakcjonujące rozwiązania w waŜnej dla obu stron kwestii.
Negocjacje są podstawowym sposobem uzyskania od innych, czego chcemy. Jest to zwrotny
proces komunikowania się w celu osiągnięcia porozumienia w sytuacji, gdy ty i druga strona
jesteście związani interesami, których jedne są wspólne, a inne przeciwne.

Warunki negocjacji:

−

w negocjacje zaangaŜowane są przynajmniej dwie strony, które potrzebują siebie
nawzajem do osiągnięcia pewnego celu. Tym co ich łączy, jest wspólny interes,

−

pomimo pewnej wspólnoty interesów mają odmienne cele i zadania, które początkowo
uniemoŜliwiają osiągnięcie porozumienia,

−

strony siadają do negocjacji w przekonaniu, Ŝe to lepszy sposób rozwiązania problemu
niŜ droga sądowa czy narzucone rozwiązanie,

−

kaŜda ze stron zakłada, Ŝe istnieje jakiś sposób przekonania tej drugiej do własnego
rozwiązania. Dobrze, jeśli zasiadają do stołu negocjacyjnego osoby z chęcią osiągnięcia
kompromisu. Często zdarza się, Ŝe przystępują do niego z silną wolą utrzymania pozycji
wyjściowej,

−

kaŜda ze stron posiada świadomość moŜliwości podejmowania decyzji przez drugą
stronę. Jeśli jeden z partnerów pozbawiony jest tej władzy, negocjacje pozbawione są
sensu,

−

wzajemna wymiana ustępstw i szacunek dla partnera.

Czynniki, które wpływają na przebieg negocjacji:

−

cechy osobowości rozmówców,

−

sytuacja procesu przetargowego,

−

kontekst społeczny,

−

przyjęte załoŜenia strategiczne,

−

długość trwania negocjacji,

−

powtarzalność kontaktów między stronami (zaufanie).
Chcąc osiągnąć porozumienie, naleŜy przestrzegać czterech podstawowych zasad:

−

koncentruj się na interesach, a nie na stanowiskach,

−

oddziel ludzi od problemu,

−

poszukaj wielu wariantów rozwiązania problemu,

−

opieraj rozwiązania na obiektywnych kryteriach.

Etapy negocjacji
Przygotowanie:

−

Co jest kwestią negocjacji?

−

Co chcemy osiągnąć w trakcie negocjacji?

−

Jaki mamy pakiet ustępstw?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

Co chcą osiągnąć nasi rozmówcy?

−

Kto będzie prowadził negocjacje?

−

Gdzie i kiedy będą odbywać się negocjacje?

Ustalenie  reguł  –  chroni  przed  powstawaniem  niepotrzebnych  napięć,  niedomówień
i podejrzeń.
Nazwanie  interesów  swoich  i  partnera  –  jeśli  chcemy  współpracować,  to  naleŜy  nazwać
wspólne interesy.
Formułowanie  problemów  negocjacyjnych  –  problem  negocjacyjny  powinien  być
sformułowany  szczegółowo  i  konkretnie,  tak  aby  wyznaczał  cel  i  dawał  szansę  na  jego
realizację.
Poszukiwanie  rozwiązań  –  etap  ten  polega  na  generowaniu  pomysłów  róŜnych  rozwiązań.
Im ich jest więcej, tym większa szansa znalezienia najlepszego.
Realizacja  porozumienia  –  porozumienie  powinno  być  dokładnym  odzwierciedleniem
ostatecznych ustaleń. Przy realizacji porozumienia naleŜy pamiętać, aby:

−

ostateczne ustalenia negocjatorów zostały spisane,

−

wprowadzić do tekstu porozumienia zapis o programie praktycznej realizacji ustaleń,

−

wyraźnie ustalić kto i w jakim czasie jest odpowiedzialny za realizację poszczególnych
elementów porozumienia,

−

informacje o zawartym porozumieniu, jego skutkach i działaniach dotarły do wszystkich
zainteresowanych.

Style negocjacji
Miękki styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najwaŜniejsze w negocjacjach uwaŜa zachowanie bardzo dobrych kontaktów
z partnerem,

−

z zaufaniem, Ŝyczliwością i szacunkiem traktuje partnera,

−

składa liczne propozycje ofert,

−

nie odwołuje się do siły i nie wyraŜa sprzeciwu,

−

jest skłonna do czynienia ustępstw, nawet swoim kosztem,

−

stara się przystosować do partnera.

Twardy styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najwaŜniejsze w negocjacjach uwaŜa osiągnięcie swojego celu,

−

traktuje partnera nieŜyczliwie i okazuje mu negatywne uczucia,

−

narzuca innym swoją wolę,

−

nie jest gotowa do ustępstw i kompromisu,

−

uŜywa groźby i sugeruje nieuczciwość,

−

stawia wysokie Ŝądania,

−

wymaga od partnera większych ustępstw niŜ własne.

Partnerski styl negocjacji – charakteryzuje osobę, która:

−

za najwaŜniejsze w negocjacjach uwaŜa osiągnięcie porozumienia zadawalającego obie
strony,

−

traktuje partnera Ŝyczliwie i z szacunkiem,

−

oddziela ludzi od problemu,

−

składa liczne propozycje rozwiązań,

−

chętnie ustępuje,

−

z zaangaŜowaniem stara się wypracować kompromis.
Najczęstszą przeszkodą w osiągnięciu porozumienia są zbyt silne emocje, towarzyszące

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

negocjatorom. Kiedy konflikt jest zbyt silny, a róŜnica zdań zbyt duŜa, zasadne jest powołanie
trzeciej strony (mediatora), w celu arbitralnego rozstrzygnięcia sporu. Mediator powinien być
osobą  bezstronną,  obiektywną  i  o  ile  to  moŜliwe,  cieszącą  się  zaufaniem  i  szacunkiem  obu
stron.  Warunkiem  wprowadzenia  do  rozmów  mediatora  jest  zgoda  wszystkich
zainteresowanych na takie rozstrzygnięcie problemu.

Negocjacje to nie tylko znalezienie określonych metod działania, ale równieŜ współpracy

z partnerem w celu wypracowania rozwiązania satysfakcjonującego obie strony. WaŜne jest
zwracanie uwagi na czynniki budujące zgodę. Do takich naleŜą:

−

jasne, otwarte wyraŜanie swojego stanowiska,

−

uwaŜne słuchanie komunikatów partnera,

−

powaŜne traktowanie problemów partnera,

−

zachowanie elastyczności w doborze sposobów rozwiązania konfliktu,

−

posługiwanie się humorem, który skutecznie rozładowuje napięcie.

Negocjator ma często do czynienia z grupą osób. Tę grupę naleŜy usadowić przy stole w taki
sposób, aby moŜliwie nie naruszyć osobistego terytorium kaŜdego z członków grupy.
W związku z tym do rozmów wykorzystuje się trzy rodzaje stołów:

−

stół kwadratowy stwarza pomiędzy osobami stosunki współzawodnictwa i walki. Stoły
takie są najbardziej odpowiednie do formalnych, rzeczowych i konkretnych rozmów,

−

stół prostokątny – pozwala odczytać, kto przy stole na sali obrad kontroluje negocjacje,
kto ma wpływ na władzę i kogo naleŜy wyróŜnić juŜ przy powitaniu,

−

stół okrągły pozwala nato, by grupa osób siedząca wokół niego mogła czuć się
swobodnie, a jednocześnie pobudzona do dyskusji rozmawiała jak równorzędni
partnerzy.

Organizacja pracy

Organizacja pracy jest to zespół metod i sposobów łączenia całokształtu sił i uzdolnień

ludzi z przedmiotami i środkami pracy.
Zarządzanie  czasem  jest  to  konsekwentne  i  zorientowane  na  cel  stosowanie  w  praktyce
sprawdzonych  technik  pracy  w  taki  sposób,  Ŝe  kierowanie  samym  sobą  i  swoim  otoczeniem
odbywa  się  bez  trudu,  a  otrzymany  do  dyspozycji  czas  jest  wykorzystywany  sensownie
i optymalnie.

Planowanie czasu pracy – reguła 60:40

−

60% – czynności zaplanowane,

−

20% – czynności nieoczekiwane (rezerwa czasu pracy na czynności, których nie sposób
zaplanować),

−

20% – czynności spontaniczne (np. zadania kierownicze, czas aktywności twórczej).
Bardzo waŜną umiejętnością wymaganą od sekretarki, jest profesjonalne sporządzanie

korespondencji, a takŜe czuwanie nad właściwym obiegiem pism, zgodnym z instrukcją
kancelaryjną.

Sporządzone odpowiednio pismo sekretarka przygotowuje i przekazuje do podpisu

szefowi:

−

wkłada pisma do specjalnej teczki z przegródkami,

−

podaje bezpośrednio kaŜde pismo szefowi,

Niektóre pisma o charakterze informacyjnym, wysłane do wielu odbiorców, nie

wymagają oryginalnego podpisu. W takich wypadkach – w celu asygnowania pism podpisem
szefa  –  sekretarka  posługuje  się  tzw.  pieczęcią  faksymilową.  Jest  to  pieczęć  odtwarzająca
własnoręczny  podpis  szefa.  Podpis  moŜna  równieŜ  zeskanować  i  wstawić  do  dokumentu
tworzonego  w  edytorze  tekstu.  Tego  typu  pisma  informacyjne  otrzymujemy,  np.  z  banku.
W firmie  moŜe  być  sekretariat  ogólny,  do  którego  spływa  korespondencja  zewnętrzna  i  tam

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

jest rozdzielana do poszczególnych komórek organizacyjnych lub do sekretariatów
osobistych. Na czas przygotowania imprez np. jubileusz firmy powołuje się doraźnie tzw.
sekretariat imprez, który jest odpowiedzialny za organizację przedsięwzięcia.

Etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego firmy
(kancelarii):

−

odbieranie przesyłek,

−

sortowanie  odbywa  się  według  przyjętych  przez  instrukcję  kancelaryjną  zasad  i  moŜe
przebiegać  w  następującej  kolejności:  poczta  pilna  np.  priorytety,  przesyłki  kurierskie  –
poczta  specjalna  np.  przesyłki  polecone  –  poczta  dotycząca  rozliczeń  finansowych  –
przesyłki zwykłe – czasopisma, foldery, druki reklamowe,

−

otwieranie przesyłek, np. wszystkie oprócz poufnych, tajnych i osobistych (chyba, Ŝe szef
zadecyduje inaczej),

−

kontrola poczty.

Kontrola poczty polega na sprawdzaniu czy:

−

adres umieszczony na kopercie zgadza się z adresem podanym wewnątrz na piśmie
(w razie pomyłki pismo naleŜy odesłać do nadawcy),

−

nie jest to list o charakterze poufnym czy prywatnym (zdarza się, Ŝe dopiero w piśmie
jest wyjaśniony rodzaj przesyłki, jeŜeli dojdzie do takiej sytuacji, to list wkładamy do
koperty i doręczamy adresatowi z wyjaśnieniem, zachowując oryginalne koperty),

−

pismo zawiera nagłówek, jeśli nie, to dopinamy do pisma kopertę,

−

data stempla pocztowego na kopercie jest zgodna z datą w piśmie, jeśli nie, to naleŜy na
piśmie przystawić stempel: ”wpłynęło dnia”,

−

kopertę dobrze opróŜniamy, czy nie pozostał w niej Ŝaden dokument,

−

informacja o załącznikach jest zgodna ze stanem rzeczywistym,

−

w paczce nie znajduje się list albo inna przesyłka,

−

segregowanie. które najczęściej odbywa się według waŜności: przesyłki pilne →listy→
zamówienia, faktury, reklamacje, rachunki →pisma ze specjalnym oznakowaniem np. do
rąk własnych → poczta, z którą wiąŜą się określone terminy,

−

rejestrowanie poczty zgodnie z przyjętym systemem kancelaryjnym( nadanie znaków
pisma: numer, i data wpływu),

−

kompletowanie przesyłek według ich docelowego przeznaczenia – odpowiednich
komórek organizacyjnych firmy.
JeŜeli korespondencja jest skierowana bezpośrednio do szefa lub jego pracowników, to

sekretarka:

−

dokładnie ją czyta,

−

podkreśla istotne dla szefa informacje,

−

przekazuje ją szefowi,

−

czeka na dyspozycje szefa odnośnie korespondencji,

−

zgodnie z dyspozycjami sama załatwia sprawę lub przekazuje pismo osobie, która ma to
zrobić.

Etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy:

−

sprawdzenie przed wysłaniem: daty i treści pisma, podpisów oraz załączników,

−

znak pisma,

−

wykonanie kopii pism i włoŜenie do odpowiedniej teczki spraw,

−

rejestracja poczty – zgrupowanie pism przeznaczonych do wysyłki w specjalnej teczce
zbiorczej, zaewidencjowanie ich w kontrolkach wysyłanej korespondencji,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

−

sortowanie – odbywa się według przyjętego przez instytucję klucza i moŜe przebiegać
w następującej kolejności: poczta pilna →poczta specjalna → poczta dotycząca rozliczeń
finansowych→ przesyłki zwykłe→ czasopisma, foldery, druki reklamowe.
Praca z dokumentami wymaga systematyczności i porządku. Wszystko, co niewaŜne

naleŜy  natychmiast  wyrzucić.  Najlepiej,  jeŜeli  sekretarka  przygotuje  teczki  oznaczone:
sprawy pilne do załatwienia, sprawy zwykłe do załatwienia, sprawy załatwione do wysłania-
wtedy wszystkie dokumenty, nad którymi obecnie pracuje, są uporządkowane.

System kancelaryjny – dziennikowy i bezdziennikowy
Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakość funkcjonowania firmy.
System  kancelaryjny  dziennikowy  polega  na  wielokrotnym  rejestrowaniu  i  kwitowaniu
odbioru  tego  samego  pisma,  w  specjalnie  do  tego  przeznaczonym  dzienniku,  tzw.  dzienniku
korespondencyjnym.

Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego:

−

pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w sekretariacie,

−

sekretariat,  po  rejestracji  przesyła  pismo  za  pokwitowaniem  do  właściwej  komórki
organizacyjnej,  w  której  pismo  podlega  zarejestrowaniu  i  nadaje  im  znak,  tzw.  znak
pisma  komórki  organizacyjnej,  która  następnie  za  pokwitowaniem  przesyła  je  do
sekretariatu,

−

sekretariat gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie wpisuje je
w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła.

−

oryginały otrzymanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik
załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym (wg. dat
poszczególnych pism). Prowadzone są skorowidze alfabetyczne otrzymanych pism.

System kancelaryjny bezdziennikowy nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism.

Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego:

−

sekretariat na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel
wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu, i wpisuje odpowiedni symbol komórki
organizacyjnej do, której pismo ma być przekazane,

−

pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania
i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie,

−

otrzymane pismo komórka organizacyjna doręcza pracownikowi (równieŜ bez
pokwitowania i rejestracji), któremu zlecono załatwienie sprawy,

−

pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki,
przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy,

−

pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez
rejestracji wysyła pismo,

−

oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy.
System rejestracji komputerowej – jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej

moŜna o wiele szybciej uzyskać następujące informacje:

−

jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu,

−

kto załatwia określoną sprawę,

−

przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca, itd.
W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje kaŜdemu pismu

odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy.
Mając na uwadze podstawowe kryteria wykonywania zadań powierzonych pracownikom,
dobro publiczne oraz dobro interesantów i klientów gospodarstwa agroturytstycznego
powinien być ustanowiony kodeks etyczny pracowników tego gospodarstwa. Celem kodeksu

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

jest  sprecyzowanie  wartości i standardów zachowania pracowników z pełnieniem przez nich
obowiązków  oraz  poinformowanie  klientów  o  standardach  zachowania,  jakie  mają  prawo
oczekiwać  od  pracowników.  Kodeks  powinien  być  oparty  na  zasadach:  uczciwości,
sprawiedliwości, szacunku, prawdzie, godności i lojalności.

Przy wielu zawodowych i towarzyskich okazjach poznajemy nowych ludzi. Szanujący się

właściciel gospodarstwa powinien mieć swój bilet wizytowy. Jeśli ma być on ściśle prywatny,
na środku jest wydrukowane imię i nazwisko jego właściciela, w lewym dolnym rogu adres,
w  prawym  telefon.  Bywają  wizytówki  pełniące  rolę  zarówno  prywatnych  jak  i  słuŜące
jednocześnie w kontaktach zawodowych. Pod nazwiskiem widnieje wówczas zawód. Oprócz
adresu  i  telefonu  domowego  umieszcza  się  adres,  telefony  słuŜbowe,  faks  itp.  takŜe  nazwę
i niewielkie  logo  firmy.  UŜywane  są  równieŜ  wizytówki  słuŜbowe,  często  wręczane
pracownikom  w  firmie,  która  ich  zatrudnia.  Zadaniem  słuŜbowej  wizytówki  jest
informowanie  partnerów  i  znajomych  z  kręgów  zawodowych,  kim  się  jest  i  jak  moŜna  się
kontaktować.  Na  takiej  wizytówce  umieszcza  się  imię  i  nazwisko  pracownika,  zajmowane
stanowisko,  adres  firmy,  jej  telefony,  faks,  na  wizytówce  słuŜbowej  nie  podaje  się  telefonu
domowego  ani  adresu.  Podczas  wymiany  wizytówek  moŜna  odręcznie  dopisać  telefon
domowy.  Dobre  wraŜenie  robią  wizytówki  na  grubym  papierze  z  dyskretną  fakturą
przypominająca  np.  płótno.  Wizytówka,  pomijając  firmowe  reklamowe,  nie  powinna  być
przeładowana kolorystycznie. Biel tła, czerń liter i jeden, w ostateczności dwa kolory w logo
firmy w zupełności wystarczą. Krzykliwa wizytówka nie jest w najlepszym stylu.

4.5.2. Pytania sprawdzające

Odpowiadając na pytania, sprawdzisz, czy jesteś przygotowany do wykonania ćwiczeń.

1.  Co to są negocjacje?
2.  W jaki sposób powinna przebiegać negocjacja?
3.  Jakie są podstawowe style negocjacji?
4.  Co to jest pieczęć faksymilowa i kiedy sekretarka moŜe jej uŜyć?
5.  Co  zrobisz,  jeŜeli  po  otwarciu  koperty  i  sprawdzeniu  pisma  okaŜe  się,  Ŝe  nie  jest  ono

kierowane do Twojej firmy?

6. Jakie wyróŜniamy etapy pracy z korespondencją przychodzącą do sekretariatu ogólnego

firmy?

7. Czy sekretarka moŜe otworzyć wszystkie przesyłki?
8. Czy przyjmowanie i wysyłanie korespondencji powinno odbywać się w ustalonych

godzinach?

9.  Jakie są etapy pracy z korespondencją wychodzącą z sekretariatu ogólnego firmy?
10.  Na czym polega kontrola poczty?
11.  Na czym polega sortowanie korespondencji?
12.  Jakie

są

przeprowadzane

czynności

ramach

systemu

dziennikowego

i bezdziennikowego?

13.  Jaki system kancelaryjny byłby lepszy dla firmy prowadzącej usługi?
14.  W jaki sposób zaprojektujesz wizytówkę dla właściciela gospodarstwa agroturystycznego?
15.  Dlaczego w zakładzie pracy waŜny jest Kodeks Etyczny?

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

4.5.3. Ćwiczenia

Ćwiczenie 1

Przeprowadź negocjację dotyczącą wyboru trasy wycieczki – jechać do Janowa

Podlaskiego na aukcję koni arabskich czy zwiedzić stadninę koni w Gdyni?

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  przygotować trasę wycieczki
2)  wyliczyć koszt wycieczki na jedną osobę,
3)  określić czynniki przemawiające za i przeciw,
4)  określić czas i miejsce negocjacji,
5)  wyznaczyć osoby biorące udział w negocjacji,
6)  przeprowadzić negocjację,
7)  sporządzić pisemne sprawozdanie z przebiegu negocjacji,
8)  zapisać ostateczne postanowienia negocjatorów,
9)  dopilnować, Ŝeby osoby biorące udział w negocjacji podpisały postanowienia.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

stół, przy którym będzie przeprowadzana negocjacja,

−

papier formatu A4,

−

komputer z drukarką,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 2

Dokonaj archiwizacji dokumentów.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) posługując się danymi (Jednolity wykaz akt) określić jak powinny być archiwizowane

dokumenty określone hasłem klasyfikacyjnym „Zarządzanie akcjami spółki”,

2)  odszukać symbol liczbowy hasła,
3)  określić kategorię archiwalną w komórce macierzystej i w innych komórkach,
4)  określić czas przechowywania dokumentów w tych komórkach,
5)  scharakteryzować sposób archiwizacji dokumentów w szkole.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

jednolity wykaz akt (przykładowy fragment),

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 3

Sporządź wizytówkę dla właściciela gospodarstwa agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) wybrać odpowiednią jakość papieru,
2) określić wzór wizytówki prywatnej i słuŜbowej,

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

3)  sporządzić wizytówkę zgodnie z zasadami,
4)  wydrukować wizytówkę,
5)  porównać wydrukowaną wizytówkę z wizytówkami zaproponowanymi przez kolegów.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

wzory wizytówek

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 4

Zaprojektuj i wydrukuj prospekt dla gospodarstwa agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1) sfotografować aparatem cyfrowym kilka ciekawych ujęć prezentujących działalność

gospodarstwa,

2) zaprojektować prospekt, umieszczając w nim:

−

adres gospodarstwa,

−

oferowane usługi,

−

oferowane zniŜki,

−

warunki zdrowotne,

3) wydrukować prospekt,
4) zaprezentować prospekt na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

papier formatu A4,

−

komputer, drukarka,

−

aparat fotograficzny,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

Ćwiczenie 5

Sporządź harmonogram dnia pracy dla sekretarki lub kierownika gospodarstwa

agroturystycznego.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić zadania do wykonania,
2)  określić czas potrzebny do wykonania zadań zgodnie z regułą 60:40,
3)  przedstawić wykonane ćwiczenie na forum grupy.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

przykładowe harmonogramy prac,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

Ćwiczenie 6

Zaplanuj uroczystość z udziałem gości krajowych i zagranicznych.

Sposób wykonania ćwiczenia

Aby wykonać ćwiczenie, powinieneś:

1)  określić rodzaj uroczystości,
2)  obejrzeć film „Savoir – vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”,
3)  przygotować się do przyjęcia gości zgodnie z zasadami pokazanymi na filmie,
4)  napisać harmonogram uroczystości.

WyposaŜenie stanowiska pracy:

−

film „Savoir – vivre w biurze, w biznesie i nie tylko”,

−

literatura z rozdziału 6 poradnika dla ucznia.

4.5.4. Sprawdzian postępów

Czy potrafisz:

Tak

Nie

1) przeprowadzić negocjacje?

□

2) uzasadnić kiedy moŜe sekretarka uŜyć pieczęci faksymilowanej?

□

3) określić cechy dobrze sformułowanego pisma?

□

4) wymienić etapy pracy z korespondencją przychodzącą do

sekretariatu ogólnego firmy?

□

5) wymienić etapy pracy z korespondencją wychodząca z sekretariatu

ogólnego firmy?

□

6) wymienić podstawowe czynności przeprowadzane w ramach

systemu dziennikowego?

□

7) wymienić podstawowe czynności przeprowadzane w ramach

systemu bezdziennikowego?

□

8) dokonać wyboru systemu kancelaryjnego dla firmy prowadzącej

usługi?

□

9) zaprojektować prospekt dla gospodarstwa agroturystycznego?

□

10) posegregować przesyłki?

□

11) dokonać archiwizacji dokumentów?

□

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. SPRAWDZIAN OSIĄGNIĘĆ UCZNIA

Instrukcja dla ucznia

1.  Przed rozpoczęciem rozwiązywania testu przeczytaj uwaŜnie instrukcję.
2.  Podpisz imieniem i nazwiskiem kartę odpowiedzi.
3.  Zapoznaj się z zestawem zadań testowych.
4.  Test zawiera 20 zadań. Do kaŜdego zadania dołączone są cztery odpowiedzi, tylko jedna

jest prawdziwa.

5. Za prawidłową odpowiedź otrzymasz 1 punkt.
6. Udzielaj odpowiedzi tylko na załączonej karcie odpowiedzi stawiając znak X

w odpowiedniej rubryce. W przypadku pomyłki błędną odpowiedź zaznacz kółkiem,
a następnie zakreśl prawidłową odpowiedź.

7. Pracuj samodzielnie.
8. JeŜeli będziesz miał problem z odpowiedzią na któreś zadanie, to odłóŜ jego rozwiązanie

na później i wróć do niego jeszcze raz.

9. Na rozwiązanie testu masz 35 minut.
10. Jeśli czas Ci pozwoli, przed oddaniem swojej pracy sprawdź odpowiedzi jeszcze raz.

Powodzenia !

ZESTAW ZADAŃ TESTOWYCH

1. NatęŜenie dźwięku w pracy biurowej powinno wynosić

a)  od 30 do 45 dB (decybeli).
b)  od 50 do 60 dB (decybeli).
c)  od 25 do 44 dB (decybeli).
d)  od 45 do 55 dB (decybeli).

2. Przesyłki poufne mogą być otwierane

a)  przez osobę przyjmującą pocztę.
b)  przez osobę do tego upowaŜnioną.
c)  przez osoby postronne.
d)  przez kancelarystkę.

3. Bindownica słuŜy do

a)  otwierania kopert.
b)  lakowania kopert i dokumentów.
c)  profesjonalnej oprawy dokumentów w warunkach biurowych.
d)  wysyłania i nagrywania wiadomości.

4. Archiwum pełni rolę

a) źródła informacji, źródła materiałów dokumentujących, źródła materiałów

dowodowych, przechowywania akt narzuconych przez prawo.

b)  przechowywania akt narzuconych przez prawo.
c)  źródła informacji.
d)  źródła materiałów dokumentujących.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

5. Poczta elektroniczna naleŜy do typu

a)  przechowaj informacje.
b)  zarejestruj informacje.
c)  prześlij informacje.
d)  pobierz i prześlij dalej.

6. W pismach urzędowych margines dolny i górny nie powinien być mniejszy niŜ

a)  1 cm.
b)  2 cm (najczęściej 2,5 cm).
c)  3 cm (najczęściej 4 cm).
d)  1,5 cm (najczęściej 1cm).

7. W części zasadniczej protokołu wyróŜniamy

a)  tytuł i wstęp.
b)  formułę o zakończeniu, podpisy.
c)  tytuł, uchwały, podpisy.
d)  przebieg zdarzenia, okoliczności towarzyszące, wnioski i uchwały.

8. CV i list motywacyjny naleŜą do

a)  korespondencji związanej z ubieganiem się o pracę.
b)  pism zatytułowanych.
c)  korespondencji związanej z rozwiązaniem stosunku słuŜbowego pracy.
d)  pism handlowych.

9. Układ a’ linea to układ

a)  blokowy.
b)  o zróŜnicowanej grubości liter.
c)  z zastosowaniem kursywy.
d)  symetryczny z wcięciem akapitowym

10. Notatki, sprawozdania, protokoły to pisma

a)  z tytułem.
b)  w sprawach słuŜbowych.
c)  w sprawach handlowych.
d)  w sprawach osobowych.

11. Notatka słuŜbowa to rodzaj korespondencji

a)  zewnętrznej.
b)  wewnętrznej.
c)  dostarczanej przez pocztę.
d)  przekazywanej do archiwum.

12. BB to blankiet pisma

a)  reklamowy.
b)  blankiet uproszczony.
c)  blankiet bezkopertowy.
d)  blankiet zwykły.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

13. Dokument biurowy to

a) kaŜde pismo, protokół, sprawozdanie, notatka itp. sporządzone w toku pracy

biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

b)  akta róŜnych spraw dotyczących jednego zagadnienia.
c)  zbiór dokumentów biurowych dotyczących jednej sprawy.
d)  zbiór dokumentów biurowych dotyczących dotyczących podobnych spraw.

14. Ergonomia jest nauką zajmującą się dostosowaniem

a) urządzeń technicznych, produkcyjnych i wszystkich innych do określonych przez

anatomię, fizjologię i psychologię cech sprawności człowieka.

b)  kolorystyki wnętrza do rodzaju wykonywanej pracy.
c)  oświetlenia do rodzaju wykonywanej pracy.
d)  powierzchni biurowej do rodzaju wykonywanej pracy.

15. Protokół to pismo

a)  informujące o osobach obecnych na zebraniu.
b)  odzwierciedlające określony stan faktyczny zebrania.
c)  przedstawiające sprawozdanie o odbytym spotkaniu.
d)  przekazane drogą elektroniczną.

16. Wprowadzenie w piśmie słuŜy do

a) nawiązania łączności nadawcy pisma z odbiorcą i ma na celu zorientować adresata

pisma, w jakiej sprawie piszący zwraca się do niego.

b) przedstawienia zagadnienia – w tej części nadawca szczegółowo wyjaśnia problem

będący przedmiotem sprawy. Część ta powinna być zredagowana jasno, zwięźle,
wyczerpująco, jednoznacznie.

c) uzasadnienia, które powinno przekonać adresata pisma o słuszności stanowiska

zajmowanego przez nadawcę pisma.

d) wyjaśnienia istoty sprawy.

17. System kancelaryjny dziennikowy polega na

a) odnotowaniu daty wpływu, przyłoŜeniu stempla wpływu kancelarii ogólnej lub

sekretariatu.

b) wpisaniu odpowiedniego symbolu komórki organizacyjnej do, której pismo ma być

przekazane.

c) wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie

do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym.

d) pismo oznaczone data wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez pokwitowania

i rejestracji) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie.

18. Telefaksem nie naleŜy wysyłać pism

a)  formatu A4.
b)  napisanych piórem.
c)  napisanych za pomocą komputera.
d)  wilgotnych i mokrych.

„Projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego”

KARTA ODPOWIEDZI

Imię i nazwisko ................................................................................................

Wykonywanie prac biurowych

Zakreśl poprawną odpowiedź.

zadania

Odpowiedź

Punkty

Razem: