Kontakty z mediami – zasady ogólne

Jak tworzyć informację prasową

Informacja prasowa powinna zmieścić się na jednej stronie. Pisz czcionką popularną

(TNR, Arial, Tahoma), ponieważ tę samą treść warto wkleić do treści e-maila pod

krótkim wstępem, w stylu:

„Witam,

w załączniku przesyłam informację prasową na temat..........

Dodatkowych informacji udziela.............

Zawsze dotrzymuj obiecanych terminów i wysyłaj informację rano! Zanim

dziennikarze pójdą na poranne kolegium, podczas którego prezentują tematy jakimi

chcą się zająć, wtedy jest szansa, że temat zostanie podjęty przez redakcję.

Informacja prasowa składa się z trzech podstawowych elementów:

Tytuł + lead + treść informacji.

Ważne by taki materiał był oznaczony w lewym górnym rogu, że jest to informacja

prasowa, w prawym górnym rogu wstawiamy datę.

Warto zrobić sobie kilka teścików:

Test pierwszego rzutu oka

Zawsze jasno określony cel informacji

Ekscytujący tytuł na górze kartki, zamiast mnóstwa niepotrzebnych informacji i

logo AIP

Informację powinno się łatwo czytać. (Tylko jeden akapit na pół strony, Czy

najważniejsze informacje łatwo można odszukać w tekście? )

Najważniejsze szczegóły mogą być wytłuszczone

I rzecz kluczowa: czy w pięć sekund można się zorientować o co chodzi i

czego oczekuje od redakcji autor informacji?

Test tytułu

Oryginalny tytuł jest „wabikiem”

Daj czytelnikowi pasjonujący tytuł i połowa sukcesu w kieszeni

Początek informacji powinien zawierać skrócony opis tego, czego dotyczy cały

materiał. - Adresat informacji powinien po przeczytaniu 10 pierwszych słów

zorientować się, czy warto dalej pochylać się nad przysłanym materiałem.

Zaintryguj adresata aby doczytał informację do końca

Test ciekawości

Aby zainteresować odbiorcę informacja prasowa musi być ciekawa. Zadaj sobie

pytanie:

Czy jest to informacja, na którą odbiorcy czekają lub chcieliby ją

poznać?

Jak duża jest grupa osób zainteresowanych tą informacją?

Cenna informacja zawsze spełnia min. dwie cechy: jest nowa i dotyczy

dużej grupy ludzi

Test medium

Pierwsze pytanie, które powinieneś sobie zadać pisząc informację

dotyczy tego kto ją przeczyta i czego pragnie się dowiedzieć.

Tekst i styl powinny być dopasowane do potrzeb wybranego medium

Informacja jest tym bardziej wartościowa, im więcej zawiera faktów.

Jeżeli jednak nie masz wiele do przekazania, najlepszym rozwiązaniem

jest ograniczenie wielkości komunikatu prasowego.

Nie lej wody – postaw na efektywność!

Telewizja potrzebuje dynamiki – „obrazki i ludzi w akcji”.

Radio potrzebuje kogoś kto mówi z pasją.

Gazety i magazyny potrzebuję większej „głębi”.

Test punktu widzenia

Należy unikać sytuacji, w której informacja wygląda i brzmi jak oferta

handlowa, pisana jest z perspektywy autora/organizacji i mało w niej

newsa.

Informacja prasowa musi zawierać jakiś element nowości, czyli newsa.

To nie komunikat, ogłoszenie, ulotka lub broszura reklamowa.

Najlepsze informacje prasowe są pisane językiem mediów i z ich

perspektywy. Najgorsze straszą stylem raportów rocznych.

Komunikat, podobnie jak artykuł, może być bardziej wartościowy, jeżeli

do jego napisania wykorzysta się maksymalną ilość dostępnych źródeł.

Korzystaj z różnych źródeł

Przekaz komunikatu staje się bardziej wiarygodny dla odbiorcy, jeśli

zawarte w nim fakty wsparte są przez trzecią, niezależną stronę

Wspieraj się niezależnymi opiniami

Komunikat powinien być napisany zrozumiałym językiem. Unikaj

budowania zdań wielokrotnie złożonych i strony biernej. "Radosna

twórczość" niektórych autorów np. używanie patetycznych sformułowań

może skończyć się tym, że informacja trafi do kosza!

Unikaj udziwnień i przymiotników!

Komunikat prasowy powinien zawierać także informację o kontaktach z

inną osobą (osobami) w celu uzyskania dodatkowych informacji.

Optymalny kontakt indywidualny to nr telefonu, w tym komórkowego,

faksu, adres e-mail lub strona www.

Stwórz możliwość kontaktu!

Dobra informacja prasowa „mówi” dziennikarzowi/redaktorowi:

- "Oto coś co pozwoli Ci utrzymać widza daleko od pilota" albo