dlugie dokumenty word

Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Na prawach rękopisu

Warszawa 2002

Opracowanie:

Janusz S. Wierzbicki

Marta Wnukowicz

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 2

Spis treści

1. STRESZCZENIE..........................................................................................................3
2. WYKORZYSTANIE STYLÓW TEKSTU DO FORMATOWANIA STRUKTURY
DOKUMENTU .....................................................................................................................4
3. PRZYPISANIE STYLÓW TEKSTU DO POZIOMU NUMERACJI........................5

3.1. W

JAKI SPOSÓB PRZYPISAĆ STYL TEKSTU DO PIERWSZEGO POZIOMU NUMERACJI

? ......5

3.2. W

JAKI SPOSÓB PRZYPISAĆ STYL TEKSTU DO DRUGIEGO POZIOMU NUMERACJI

?..........8

3.3. W

JAKI SPOSÓB PRZYPISAĆ STYL NUMERACJI DO TRZECIEGO POZIOMU

? .....................9

4. CO ZROBIĆ, JEŻELI W TRAKCIE PRACY CHCEMY ZMIENIĆ FORMAT
DANEGO STYLU? ............................................................................................................10

4.1. Z

MIENIAMY ODLEGŁOŚĆ TEKSTU OD TYTUŁU ROZDZIAŁU

........................................10

4.2. C

O ZROBIĆ

JEŚLI CHCEMY ZMIENIĆ WIĘCEJ NIŻ JEDEN RODZAJ FORMATOWANIA

? ....11

4.3. I

NNY SPOSÓB AKTUALIZACJI STYLU

–

OPCJA

STYL.................................................12

4.4. T

WORZENIE WŁASNEGO STYLU

...............................................................................13

5. AUTOMATYCZNE WSTAWIANIE SPISÓW. .......................................................15

5.1. W

JAKI SPOSÓB AUTOMATYCZNIE UMIEŚCIĆ SPIS TREŚCI W DOKUMENCIE

?...............15

5.2. W

JAKI SPOSÓB AUTOMATYCZNIE UMIEŚCIĆ SPIS ILUSTRACJI W

DOKUMENCIE

? ........17

5.2.a.

W jaki sposób umieścić podpis pod rysunkiem? .............................................17

5.2.b.

Automatyczne umieszczanie spisu obiektów graficznych w dokumencie..........18

6. W JAKI SPOSÓB W TEKŚCIE ODWOŁYWAĆ SIĘ DO UMIESZCZONYCH
W NIM KONKRETNYCH OBIEKTÓW GRAFICZNYCH? .........................................20

6.1. W

JAKI SPOSÓB WSTAWIĆ W TEKŚCIE ODWOŁANIE DO KONKRETNEGO RYSUNKU

? ....20

6.2. C

O ZROBIĆ

JEŚLI USUNIEMY LUB WSTAWIMY W ŚRODEK TEKSTU DODATKOWY OBIEKT

GRAFICZNY

RYSUNEK

?................................................................................................21

7. SPIS ILUSTRACJI.....................................................................................................23

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 3

1. Streszczenie

Style tekstu wykorzystywane są przy numeracji rozdziałów. Jest to bardzo przydatna funkcja,
której zastosowanie umożliwia automatyczne tworzenie spisów treści. Możemy określić ilość
poziomów szczegółowości w naszym dokumencie i stworzyć dla nich odpowiednie style oraz
przyporządkować im odpowiednią numerację. Najczęściej dokumenty mają nie więcej niż
trzy poziomy szczegółowości. W innym przypadku mogą stać się mało czytelne. Poziomy te
to

! Rozdział
! Podrozdział
! Punkt podrozdziału

Niniejszy skrypt omawia podstawowe wiadomości na temat, jak zautomatyzować i uprościć
proces formatowania długich dokumentów tekstowych, tj. tworzenia odpowiednich stylów dla
tytułów rozdziałów, podrozdziałów i punktów podrozdziałów oraz automatycznego
przypisywania do nich numeracji.
Ponadto zawiera informacje, w jaki sposób opisywać obiekty graficzne umieszczane
w tekście, jak stosować do nich odwołania w tekście oraz w jaki sposób przeprowadzić ich
automatyczną aktualizację, jeżeli dokonamy zmian. Dokument staje się dokumentem
plastycznym, a my nie musimy poświęcać mnóstwa czasu na poprawki. Jeżeli prawidłowo
podpiszemy umieszczone w tekście obiekty graficzne (np. rysunki, tabele, wykresy)
i właściwie zastosujemy odsyłacze przy ich opisie, program będzie pilnował numeracji
i odwołań, a w razie potrzeby błyskawicznie dokona ich aktualizacji.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 4

2. Wykorzystanie stylów tekstu do formatowania struktury

dokumentu

Na początek do sformatowania tytułów rozdziałów, podrozdziałów i punktów podrozdziałów
wykorzystamy gotowe style oferowane przez program MS Word 2000.
Ustalmy więc, że:

! Tytuł rozdziału formatujemy za pomocą stylu Nagłówek 1
! Tytuł podrozdziału za pomocą stylu Nagłówek 2
! Tytuł punktu podrozdziału za pomocą stylu Nagłówek 3

Używając danego stylu do sformatowania tekstu należy:

1. zaznaczyć fragment, który chcemy sformatować (patrz Rysunek 1 chmurka

2. następnie wybrać odpowiedni styl z listy stylów (patrz Rysunek 1 chmurka 2 i 3)

Wybieramy fragment, który chcemy sformatować a będący tytułem rozdziału, następnie
wybieramy dla niego styl o nazwie Nagłówek 1. Operację te powtarzamy dla wszystkich
tytułów rozdziałów, a następnie dla podrozdziałów i punktów wybierając dla każdego z nich
odpowiednie style Nagłówek 2 i Nagłówek 3.

Rysunek 1. Formatowanie tekstu za pomocą stylów tekstu

chmurką nazywamy opisy w objaśnieniach zamieszczonych na danym rysunku.

Uwaga
Można również wykorzystać style do sformatowania treści rozdziałów
i innych elementów tekstu np. wyróżnień. Dzięki temu łatwiej jest
zapanować nad wyglądem całego dokumentu.

1. Zaznaczamy tekst
będący nazwą
rozdziału.

3. Z listy o nazwie styl
wybieramy styl o nazwie
Nagłówek 1.

2. Lista o nazwie Styl.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 5

3. Przypisanie stylów tekstu do poziomu numeracji.

Przypisując styl tekstu do poziomu numeracji zautomatyzujemy pracę z dokumentem.
Wystarczy, że raz ustalimy format tekstu i numerację dla danego poziomu i nie będziemy
musieli go pamiętać. Również program będzie za nas pilnował numeracji rozdziałów,
podrozdziałów, czy wypunktowania - wystarczy, że wybierzemy odpowiedni styl tekstu.
3.1.

W jaki sposób przypisać styl tekstu do pierwszego poziomu

numeracji?

Ustalamy formatowanie rozdziału i przypisujemy mu pierwszy poziom numeracji
w konspekcie numerowanym.

Kolejność postępowania:

! wpisujemy w dokumencie tytuł rozdziału określoną czcionką,
! wybieramy z menu tekstowego Format/ Wypunktowanie i numerowanie...,

zakładka Konspekty numerowane – patrz Rysunek 2. Wskazujemy klikając lewym
klawiszem myszy w okienko wybranego rodzaju konspektu numerowanego (pojawi
się granatowa obwódka – patrz Rysunek 2 chmurka 1),

Rysunek 2. Wypunktowanie i numerowanie – konspekt numerowany

! wybieramy przycisk Dostosuj... – patrz Rysunek 2 chmurka 2,
! otwiera się okienko Dostosowanie numeracji konspektu patrz Rysunek 3, w którym

dostosowujemy poziomy wypunktowania rozdziałów, podrozdziałów
i wypunktowania podrozdziału (trzy poziomy wypunktowania). Każdy poziom
musimy formatować oddzielnie – ale nie musimy zamykać okienka. Postępujemy
w następującej kolejności:

2. Dostosowujemy
wybrany konspekt do
swoich wymagań.

1. Wybieramy
rodzaj konspektu
numerowanego.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 6

- ustawiamy pierwszy poziom (pierwszemu poziomowi przypisujemy zwykle

w dokumencie tytuł rozdziału) (1

- wybieramy z listy styl numeracji (3), który po wybraniu pojawi się w polu

format numeracji (2),

- w

polu

pozycja numeru możemy ustawić wyrównanie na 0 (6). Wtedy numer

tego poziomu – tu rozdziału będzie wyrównany równo z lewym marginesem
dokumentu,

- przypisujemy styl (tekstu) do poziomu wybierając z listy Nagłówek 1 (7)

Jeżeli nie widać w okienku takiej możliwości, tzn., że należy wybrać przycisk
Więcej, a okienko Dostosowanie numeracji konspektu powiększy się i będzie
wyglądało tak jak – patrz Rysunek 3. W miejscu przycisku o nazwie Więcej
pojawi się przycisk o nazwie Mniej – którego wciśnięcie powoduje zmniejszenie
się okienka (4).

Rysunek 3. Dostosowanie numeracji konspektu – poziom pierwszy

Numer w nawiasie oznacza numer chmurki wskazującej, gdzie daną czynność możemy wykonać – patrz

Rysunek 3

1. Wybór
poziomu.

2. Wybrany format numeracji, który
wyświetli się w okienku podgląd (tu
pokazany format pierwszego
poziomu).

3. Wybór stylu numeracji z listy.

7. Przypisujemy styl tekstu
do każdego poziomu – tu
do pierwszego poziomu
numerowania
przypisujemy styl tekstu
Nagłówek 1 (wybierając
go z listy).

6. Wyrównanie
względem pozycji
numeru ustawiamy
na 0.

5. Interesują
nas tylko trzy
pierwsze
poziomy
numeracji.

4. Przycisk zmieniający
wielkość okienka, a przez to
liczbę dostępnych funkcji.

8. Patrz uwaga pod
rysunkiem

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 7

Ta czynność umożliwi nam, gdy już będziemy pracować w dokumencie, wybór z paska
narzędzi Formatowanie stylu Nagłówek 1, któremu został przypisany pierwszy poziom
numeracji. Od tej chwili program będzie za nas pamiętał numerację rozdziałów. Zawsze,
kiedy będziemy zaczynali pisać kolejny rozdział, wystarczy wybrać styl Nagłówek 1 – patrz
Rysunek 4.

Rysunek 4. Wybór stylu tekstu przy wyborze formatu rozdziału

Uwaga
Patrz Rysunek 3 (8) - Nie wybieramy tej opcji! Jeżeli chcemy zmienić
format czcionki, wykonujemy to w dokumencie i aktualizujemy zmiany
w stylu (patrz rozdział 4 dotyczący aktualizacji zmian w stylu tekstu).
W przeciwnym wypadku będziemy mieć duże kłopoty, jeżeli w trakcie
pracy zechcemy zmienić format czcionki. Będą trudności w zmianie
formatu numeru!

1. Pasek narzędzi
formatowanie.

2. Wybór stylu
numeracji.

3. Styl numeracji, do
którego przypisaliśmy
pierwszy poziom
numeracji - tak będzie
sformatowany
rozdział
w dokumencie.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 8

3.2.

W jaki sposób przypisać styl tekstu do drugiego poziomu

numeracji?

Ustalamy formatowanie podrozdziału i przypisujemy mu drugi poziom numeracji
w konspekcie numerowanym.

Rysunek 5. Dostosowanie numeracji konspektu – poziom drugi

! ustawiamy poziom drugi (1

! kasujemy zawartość okienka Format numeracji, gdyż lepiej i pewniej, gdy sami

ustalimy formatowanie (2),

! wybieramy styl numeracji dla drugiego poziomu (3),
! w polu Format numeracji (2) pojawi wybrany styl numeracji tylko dla drugiego

poziomu. (Natomiast powinny być wyświetlone style numeracji dla wszystkich
poziomów.) Dlatego też musimy ustawić się kursorem na samym początku

Numer w nawiasie oznacza numer chmurki wskazującej, gdzie daną czynność możemy wykonać – patrz

Rysunek 5.

1. Ustawiamy
drugi poziom.

3. Wybieramy
styl numeracji.

2. Przed liczbą dostawiamy kropkę i ustawimy się
kursorem tekstowym na początku!

5. Wybrany
drugi poziom

4. Wybieram
numer
poprzedniego
poziomu.

7. Wyrównanie
względem pozycji
numeru możemy
ustawić na 0.

8. Styl
poziomu
ustawiamy na
Nagłówek 2.

6. Patrz
UWAGA pod
rysunkiem.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 9

okienka! – w miejscu, gdzie po wykonaniu kolejnej czynności pojawi się styl
numeracji pierwszego poziomu,

! wybieramy numer poprzedniego poziomu (czyli pierwszego) – (4),
! teraz powinniśmy dostawić kropkę rozdzielającą numeracje kolejnych poziomów

(jeśli jej tam nie ma) – patrz Rysunek 6,

Rysunek 6. Dostawianie kropki między poziomami numeracji

! przypisujemy styl do poziomu wybierając Nagłówek 2 (8),

3.3.

W jaki sposób przypisać styl numeracji do trzeciego poziomu?

Przypisując styl numeracji do trzeciego poziomu (czyli wypunktowania podrozdziału)
postępujemy podobnie jak w przypadku drugiego poziomu, pamiętając o kolejności
dodawania numeru poprzedniego poziomu (najpierw drugi poziom, potem pierwszy –
pamiętając o dostawianiu kropek przed liczbą (jeśli w formacie numeracji nie ma kropki)
i o konsekwentnym przesuwaniu kursora tekstowego w lewą stronę). Jest to niezbędne do
zachowania właściwej numeracji rozdziałów i podrozdziałów. Na zakończenie przypisujemy
styl do poziomu wybierając z listy poziom Nagłówek 3 – patrz Rysunek 5 (8).
Identycznie postępujemy, jeżeli niezbędne jest wykorzystanie większej liczby poziomów
numeracji. Niemniej jednak zalecane jest stosowanie najwyżej trzech poziomów numeracji –
rozdział, podrozdział i wypunktowanie podrozdziału – z uwagi na czytelność dokumentu.
Oczywiście zawsze musimy pamiętać o zatwierdzeniu wybranych funkcji przyciskiem OK
przechodząc do dokumentu.

1. Pomiędzy numeracją
pierwszego i drugiego
poziomu powinniśmy wstawić
kropkę, aby rozdzielić
optycznie numery rozdziałów.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 10

4. Co zrobić, jeżeli w trakcie pracy chcemy zmienić format

danego stylu?

Może się zdarzyć, że już w trakcie pracy nad dokumentem musimy zmienić formatowanie,
np. tytułów rozdziałów. Nie ma potrzemy poprawiania każdego rozdziału po kolei – byłaby to
uciążliwa i długotrwała czynność, jeśli w dokumencie jest wiele rozdziałów. Mamy
możliwość automatycznej aktualizacji stylów.
4.1. Zmieniamy

odległość tekstu od tytułu rozdziału.

W dokumencie zaznaczamy tytuł rozdziału (podświetlamy) lub stoimy w danym akapicie
kursorem. Dlatego też ustawiamy odległość tekstu po akapicie – patrz Rysunek 7

! z menu Format wybieramy opcję Akapit... – otworzy się okienko, w którym

wybieramy zakładkę Wcięcia i odstępy (1

)

Rysunek 7. Ustawianie odległości po akapicie

! ustawiamy odległość tekstu po tytule rozdziału na, np. 6pt (2), zatwierdzamy

przyciskiem OK.,

! stajemy na pasku narzędzi Formatowanie w polu Styl – w okienku wyświetla się

nazwa przypisanego stylu do rozdziału – należy kliknąć lewym kursorem myszy
w okienku wyboru stylów (na nazwie stylu), wtedy nazwa stylu podświetli się – patrz
Rysunek 8,

Numer w nawiasie oznacza numer chmurki wskazującej, gdzie daną czynność możemy wykonać – patrz

Rysunek 7

2. Ustawiamy
odległość tekstu po
akapicie, np. 6 pt.

1. Wybrana zakładka.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 11

Rysunek 8. Aktualizacja stylu Nagłówek 1

! wciskamy klawisz ENTER - otworzy się okienko do modyfikacji styli – patrz

Rysunek 9

Rysunek 9. Aktualizacja stylu zgodnie z wprowadzonymi zmianami

! wybieramy zaznaczona opcję – dokonujemy przypisania nowego formatowania do

danego stylu.

4.2. Co

zrobić, jeśli chcemy zmienić więcej niż jeden rodzaj

formatowania?

Postępujemy identycznie, jak zostało to opisane w podrozdziale 4.1, ale aktualizujemy styl
dopiero po dokonaniu wszystkich potrzebnych zmian, np. po zmianie odległości tekstu od
rozdziału na 6pt po akapicie (ta czynność została dokładnie opisana), możemy dodatkowo
zmienić, np. wielkość, rodzaj, kolor czcionki i dopiero stajemy na pasku narzędzi
Formatowanie w polu Styl – w okienku wyświetla się nazwa przypisanego stylu do
rozdziału –klikamy lewym kursorem myszy w okienku wyboru stylów (na nazwie stylu),
wtedy nazwa stylu podświetli się, wciskamy klawisz ENTER i akceptujemy aktualizacje
zmian – patrz Rysunek 8 i Rysunek 9 podrozdział 4.1.
W podobny sposób dokonujemy zmian w formatowaniu każdego stylu wykorzystanego
w dokumencie.

Uwaga
Ważne, dla zastosowania automatycznego spisu treści, jest, aby nie
zmieniać nazw styli takich jak Nagłówek 1, Nagłówek 2, Nagłówek 3.

1. Pasek narzędzi Formatowanie pole
Styl – okienko wyboru stylów.
Podświetlona nazwa uaktualnianego
stylu.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 12

4.3.

Inny sposób aktualizacji stylu – opcja STYL...

Modyfikować style (tak jak i tworzyć nowe) można również korzystając z opcji
Format/Styl... – patrz Error! Reference source not found. (1). Wybieramy nazwę stylu do
modyfikacji, a następnie przycisk Modyfikuj... - otworzy się okienko o nazwie Modyfikuj
styl – patrz Error! Reference source not found..

Rysunek 10. Modyfikowanie (aktualizacja) stylu

Rysunek 11. Modyfikacja stylu

W okienku modyfikuj styl ustalamy sposób formatowania wybranego stylu, wskazując
odpowiednią opcję, np.

! jeśli chcemy zmienić kolor czcionki na niebieski, to wybieramy opcję Czcionka;
! jeżeli mamy ustalić odległość między akapitami, to wybieramy opcję Akapit;
! itd.

1. Pole, w którym
wyświetlają się aktualnie
używane w dokumencie
style. Wybieramy styl do
modyfikacji.

2. Modyfikacja
istniejącego stylu

1. Wyświetla się
nazwa stylu, który
modyfikujemy

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 13

4.4. Tworzenie

własnego stylu

Własny styl możemy utworzyć również korzystając z menu Format opcja Styl...

Rysunek 12. Tworzenie nowego - własnego stylu w dokumencie oraz modyfikacja istniejącego stylu

Rysunek 13. Tworzenie nowego stylu

W okienku o nazwie Styl wybieramy opcje Nowy... – otworzy się okno Nowy styl – i tu
wpisujemy nazwę nowego stylu - patrz Rysunek 12 (1). Tutaj również ustalamy sposób jego
formatowania, wybierając potrzebna opcję, np.

! jeśli chcemy zmienić kolor czcionki na niebieski, to wybieramy opcję Czcionka;
! jeżeli mamy ustalić odległość między akapitami, to wybieramy opcję Akapit;
! itd.

1. Tworzenie nowego
stylu w dokumencie

1. Wpisujemy nazwę własnego
stylu, np. moj_styl

2. Z menu Format wybieramy te
elementy formatowania, które chcemy
zmienić

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 14

Innym sposobem tworzenia nowego stylu jest wpisanie w okienku Styl w pasku narzędzi
Formatowanie nazwy własnego stylu i zatwierdzenie klawiszem ENTER – patrz Rysunek 14

Rysunek 14. Tworzenie własnego stylu w okienku Styl

1.Klikamy lewym klawiszem myszy
i wpisujemy własna nazwę,
zatwierdzamy klawiszem ENTER.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 15

5. Automatyczne wstawianie spisów.

Wszystkie spisy, czy to spis treści, spis ilustracji, czy też spis wykresów, powinny być
wstawiane w dokumencie w sposób automatyczny.
5.1.

W jaki sposób automatycznie umieścić spis treści w dokumencie?

Automatycznie umieszczanie spisu treści w dokumencie, jest możliwe tylko wtedy, jeżeli
dokonujemy przypisania stylu tekstu do rozdziału, podrozdziału, czy wypunktowania. (Jeżeli
zależy nam na numerowaniu, np. rozdziałów, musimy przypisać konkretny styl tekstu do
konspektu numerowanego – tak, jak to robimy w rozdziale 3.)

! z menu Wstaw wybieramy Indeks i spisy...

Rysunek 15. Automatyczne wstawianie spisów

! otwiera się okienko o nazwie Indeks i spisy. Wybieramy zakładkę Spis treści

(możemy pozostawić standardowe ustawienia na tej zakładce) – patrz Rysunek 16.

1. Menu Wstaw

2. Opcja Indeks i spisy...

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

© CET 2001 - Opracowanie materiałów: Marta Wnukowicz, Janusz S. Wierzbicki

Strona 16

Rysunek 16. Automatyczne wstawianie spisu treści

Spis treści wstawiamy zwykle na zakończenie pracy, ale jeśli po wprowadzeniu spisu treści
dokonamy jakiś zmian w dokumencie (np. w nazwach rozdziałów), to powinniśmy
aktualizować spis treści. W tym celu stajemy w polu spisu treści (w dokumencie zwykle
obszar spisu jest zaciemniony – na podglądzie wydruku nie widać tego wyróżnienia),
wciskamy prawy klawisz myszy, pojawi się menu podręczne – patrz Rysunek 17, wybieramy
opcję Aktualizuj pole.

Rysunek 17. Aktualizacja pól

1. Wybieramy opcję
aktualizuj pole.

3. Można wybrać opcję
z biblioteki – tak będzie
sformatowany spis treści
– podgląd widoczny
w chmurka 2.

1. Zakładka
Spis treści

2. Podgląd formatu
spisu treści – tu format
z biblioteki wybrany
z listy – chmurka 3.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 17

Otworzy się okienko – patrz Rysunek 18 chmurka 1, w którym zaznaczamy opcje
Aktualizacja całego spisu.

Rysunek 18. Aktualizacja spisu treści

Wszystkie wprowadzone zmiany zostaną automatycznie wprowadzone do spisu treści.
5.2.

W jaki sposób automatycznie umieścić spis ilustracji

w dokumencie?

Jeżeli w dokumencie znajdują się ilustracje, należy umieścić ich spis. W tym celu musimy
automatycznie podpisywać ilustracje. Jeżeli w trakcie pisania dokumentu będziemy dostawić
jakieś obiekty graficzne, program automatycznie zmieni ich numerację i po aktualizacji
uwzględni je w spisie ilustracji.
5.2.a. W jaki sposób umieścić podpis pod rysunkiem?
W celu wstawienia podpisu pod rysunkiem należy najpierw rysunek zaznaczyć.

! potem wybieramy z menu Wstaw opcję Podpis... Pokaże się okienko – patrz
! Rysunek 19.

Uwaga
Ważne jest, aby rysunek był sformatowany równo z tekstem. W innym
przypadku będą kłopoty ze wstawieniem automatycznego spisu
ilustracji.

1. Opcja aktualizacji
całego spisu.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 18

Rysunek 19. Wstawianie podpisu

! w polu (2

) wybieramy z listy rodzaj etykiety adekwatny do podpisywanej ilustracji

(tu jest to rysunek)

! w polu (1) przy pojawiającej się automatycznie nazwie etykiety i jej numerze

wpisujemy tytuł rysunku,

! możemy również z listy wybrać, czy podpis zostanie umieszczony nad czy też pod

rysunkiem (4).

W taki sposób zostały podpisane rysunki występujące w tym dokumencie.
Podobne podpisujemy, np. tabele. Niestety nie ma automatycznie wprowadzonej etykiety do
umieszczania podpisu pod/nad wykresem. Możemy taka etykietę sami stworzyć wybierając
przycisk Nowa Etykieta – patrz Rysunek 19 (2).
5.2.b. Automatyczne umieszczanie spisu obiektów graficznych

w dokumencie.

Teraz możemy już automatycznie umieścić w tekście spis ilustracji. W tym celu wykonujemy
kolejno czynności podane poniżej:

! z menu Wstaw wybieramy opcję Indeks i spisy... – patrz Rysunek 15,
! następnie z okienka Indeks i spisy zakładkę Spis ilustracji – patrz Rysunek 20;

wszystkie opcje możemy ustawić tak, jak pokazuje rysunek.

Numer w nawiasie oznacza numer chmurki wskazującej, gdzie daną czynność możemy wykonać – patrz

Rysunek 19

1. Pojawia się automatycznie numer
kolejnego rysunku; w polu tym możemy
również dopisać tytuł tego rysunku.

3. Wybieramy rodzaj
etykiety, w zależności od
rodzaju obiektu graficznego

4. Wybieramy miejsce
umieszczenia podpisu

2. Możemy dodać nową etykietę dla
obiektu, którego nie umieszczono na
liście do wyboru (chmurka 3), a który
występuje w dokumencie, np. wykres

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 19

Rysunek 20. Wstawianie spisu ilustracji do dokumentu

Gdyby w dokumencie były wykresy, tabele, inne obiekty graficzne i dodalibyśmy w ten sam
sposób podpisy pod nimi, to moglibyśmy dla każdego rodzaju obiektu graficznego wstawić
oddzielny spis – patrz Rysunek 20 chmurka 2. Tak zresztą należy postępować.
W razie jakichkolwiek zmian – dostawienia, bądź usunięcia obiektu graficznego, musimy
dokonać aktualizacji spisu. Aktualizacji spisów obiektów graficznych dokonujemy
w identyczny sposób, jak aktualizacji spisu treści.
W ten sam sposób został wstawiony spis treści i spis ilustracji w tym dokumencie.

1. Zakładka
Spis
ilustracji.

2. Możliwość
wyboru nazwy
etykiety w spisie,
w zależności od
rodzaju obiektów
graficznych,
których spis
dotyczy.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 20

6. W jaki sposób w tekście odwoływać się do umieszczonych

w nim konkretnych obiektów graficznych?

Umieszczanie obiektów graficznych w tekście zawsze ma swoje uzasadnienie. Z reguły
odwołujemy się do nich w treści dokumentu.
6.1.

W jaki sposób wstawić w tekście odwołanie do konkretnego
rysunku?

Również w tym dokumencie zostały zastosowane odwołania do konkretnych rysunków.
Można je zaobserwować we fragmentach rozpoczynających się od słów „patrz Rysunek X”.

Po najechaniu kursorem myszy na numer rysunku pojawia się kursor

, jeżeli wtedy

klikniemy lewym klawiszem myszy zostaniemy przeniesieni w miejsce rysunku.

Wstawianie w tekście odwołań do rysunków:

! z menu Wstaw wybieramy opcję Odsyłacz... – patrz Rysunek 21,

Rysunek 21. Wstawianie w tekście odwołań do rysunków

patrz Uwaga pod tekstem

Hiperłącze jest "wrażliwym" miejscem dokumentu, które pozwala na przejście do innego położenia. Położenie

wskazywane przez hiperłącze może znajdować się w innym pliku na lokalnym dysku twardym lub w sieci, albo
tak jak w opisywanym przypadku – w tym samym dokumencie. Przechodzimy z konkretnego miejsca w tekście
do rysunku, do którego odwoływaliśmy się w tekście.

Uwaga

Kursor

pojawi się tylko wtedy, jeżeli zostanie zaznaczona opcja

Wstaw jako hiperłącze

– tak, jak zostało to zaznaczone.

Patrz Rysunek 22 (3).

1. Menu Wstaw

2. Wybrana opcja Odsyłacz...

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 21

! otworzy się okienko o nazwie Odsyłacz, w którym wybieramy do którego rysunku ma

się odwoływać oraz jaka będzie treść odsyłacza – patrz Rysunek 22,

Rysunek 22. Wybór typu odsyłacza

! typ odsyłacza wybieramy rozwijając listę (1

) – w tym przypadku wskazujemy

Rysunek (można odwoływać się również do innych elementów dokumentu, np. tabel,
wykresów, ale również elementów numerowanych, przypisów itd.),

! następnie z listy o nazwie Wstaw odsyłacz do (2) wybieramy, czy odsyłaczem będzie

tylko etykieta i numer (tak jak zastosowano w tym dokumencie), czy też cały podpis,
czy tylko tekst podpisu itd.,

! w polu o nazwie Dla którego podpisu (4) wybieramy obiekt (tu rysunek), do którego

odwołanie będzie się odnosiło,

! w zależności od tego, czy chcemy, aby odwołanie działało jako hiperłącze (przenosiło

nas z tekstu do rysunku, do którego się odwołujemy) zaznaczamy opcję (3) lub nie,

! wstawimy do tekstu odwołanie, gdy wybierzemy przycisk Wstaw (5).

6.2. Co

zrobić, jeśli usuniemy lub wstawimy w środek tekstu

dodatkowy obiekt graficzny, np. rysunek?

Jeżeli usuniemy lub dodamy jakiś obiekt przed innym (do którego były już wcześniej
w tekście odsyłacze), to musimy aktualizować numery wszystkich obiektów. Zaznaczamy
wtedy cały dokument (najlepiej wybierając z menu Edycja opcję Zaznacz wszystko), na
zaznaczonym tekście wciskamy prawy klawisz myszy – pojawi się podręczne menu,
z którego wybieramy opcję Aktualizuj pole – patrz Rysunek 23.

Numer w nawiasie oznacza numer chmurki wskazującej, gdzie daną czynność możemy wykonać – patrz

Rysunek 22

1. Wybór typu odsyłacza.

2. Miejsce do którego odnosi się
odsyłacz.

3. Pole, w którym wybieramy,
czy odsyłacz będzie działał jako
hiperłącze – patrz przypis 5.

4. Miejsce, w którym wybieramy
obiekt, do którego odwołanie będzie
się odnosiło.

5. Przycisk Wstaw

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 22

Rysunek 23. Aktualizacja pól

Program dokona aktualizacji numeracji obiektów graficznych oraz wszystkich zastosowanych
do nich odwołań.

1. Podręczne menu, z którego wybieramy
opcję Aktualizuj pole.

Załącznik P8 - Formatowanie długich dokumentów tekstowych

Strona 23

7. Spis ilustracji

Rysunek 1. Formatowanie tekstu za pomocą stylów tekstu .....................................................4
Rysunek 2. Wypunktowanie i numerowanie – konspekt numerowany ....................................5
Rysunek 3. Dostosowanie numeracji konspektu – poziom pierwszy .......................................6
Rysunek 4. Wybór stylu tekstu przy wyborze formatu rozdziału.............................................7
Rysunek 5. Dostosowanie numeracji konspektu – poziom drugi .............................................8
Rysunek 6. Dostawianie kropki między poziomami numeracji ...............................................9
Rysunek 7. Ustawianie odległości po akapicie ......................................................................10
Rysunek 8. Aktualizacja stylu Nagłówek 1 ...........................................................................11
Rysunek 9. Aktualizacja stylu zgodnie z wprowadzonymi zmianami....................................11
Rysunek 10. Modyfikowanie (aktualizacja) stylu..................................................................12
Rysunek 11. Modyfikacja stylu.............................................................................................12
Rysunek 12. Tworzenie nowego - własnego stylu w dokumencie oraz modyfikacja

istniejącego stylu ..........................................................................................................13

Rysunek 13. Tworzenie nowego stylu...................................................................................13
Rysunek 14. Tworzenie własnego stylu w okienku Styl ........................................................14
Rysunek 15. Automatyczne wstawianie spisów ....................................................................15
Rysunek 16. Automatyczne wstawianie spisu treści..............................................................16
Rysunek 17. Aktualizacja pól ...............................................................................................16
Rysunek 18. Aktualizacja spisu treści ...................................................................................17
Rysunek 19. Wstawianie podpisu .........................................................................................18
Rysunek 20. Wstawianie spisu ilustracji do dokumentu ........................................................19
Rysunek 21. Wstawianie w tekście odwołań do rysunków ....................................................20
Rysunek 22. Wybór typu odsyłacza ......................................................................................21
Rysunek 23. Aktualizacja pól ...............................................................................................22