cel spotkania

prezentacja firmy, negocjacje, podpisanie umowy, integracja,
poznanie partnera, przedstawienie oferty

formalne/nieformalne

wewnętrzne, zewnątrzne

rodzaj spotkania

szkolenie, warsztaty, konferencja, integracyjne, negocjacje,
sympozjum, prezentacja

lista gości

liczba osób, dane kontaktowe

informacje o gościach

zajmowane stanowisko, preferencje żywieniowe, upodobania

budżet

wstępne oszacowanie kosztów, dostępne fundusze, poszukanie
najtańszych rozwiązań, negocjacje cen

wybór miejsca spotkania

gabinet szefa, firmowa sala konferencyjna, kawiarnia, restauracja,
sala konferencyjna, spotkanie nieformalne, ogród biznesowy,
biznesowy bankiet z dodatkowymi rozrywkami

wytyczne -wybór miejsca spotkania

cena, estetyka wnętrza, możliwość samodzielnej aranżacji
przestrzeni, wielkość sali, ilość krzeseł, ustawienia stołów, menu,
rodzaj rozrywki, oprawa muzyczna, catering, oświetlenie,
wyposażenie, klimatyzacja, odpowiednia ilość miejsc parkingowtych,
możliwość zaciemnienia sali

wyposażenie sali

dostęp do internetu, projektor, mikrofon, rzutnik multimedialny,
nagłośnienie, flipchart, komputer

rezerwacja miejsca spotkania

wybór terminu, wstepna rezerwacja, potwierdzenie, opłata

organizacja:dany pracownik w firmie, czy firma zewnętrzna

moderator spotkania, osoba prezentująca firmę, witający gości

ustalenie harmonogramu spotkania

godzina rozpoczęcia, przerwy, scenariusz spotkania, zakończenie

zaproszenia

zaproszenia pisemne, telefoniczne, potwierdzenie otrzymania
zaproszenia i udziału w spotkaniu

ustalenie menu

posiłki, poczęstunki, napoje, alkohol

przygotowanie materiałów dla gości

harmonogram spotkania, spis poruszanych tematów, katalog
informacyjny dotyczący tematu spotkania

matreriały na zakończenie spotkania

podarunek firmowy (kalendarz, notes)

podziękowanie za przybycie

forma pisemna, rozmowa telefoniczna, podczas zakończenia
spotkania

przydzielenie zadań, osoby odpowiedzialne

charakter spotkania

Organizacja spotkania