dodatek b GPZQD47IR27NMTUH27XFQ Nieznany

Dodatek B

Arkusz roboczy zarządzania
projektem

W niniejszym dodatku znajdują się formularze ułatwiające planowanie poszczególnych faz projektu. Można
skopiować te strony, a następnie wypełniać je w trakcie realizacji projektu, aby mieć pewność, że w zarządzaniu
projektem zostało uwzględnione wszystko, co niezbędne.

Na CD-ROM-ie

Kopia tego dodatku, w wersji angielskiej, znajduje się na CD-ROM-ie dołączonym do tej książki w folderze

Forms

(w formacie

.pdf

— Adobe Acrobat), co pozwala na drukowanie i użycie tych formularzy. Na dysku umieszczono

również kopię Adobe Acrobat Reader.

Faza I: Przygotowanie

W tej fazie zbieramy informacje o zakresie i celach naszego projektu, a także ustalamy główne parametry, jak daty,
zasoby, kwotą, jaką możemy dysponować w ramach naszego projektu, oraz określamy specyficzne potrzeby.

1. Aby określić zakładane cele naszego projektu, należy ustalić je z niżej wymienionymi osobami. Przed

rozpoczęciem planowania projektu należy rozpoznać, a następnie wyjaśnić wszystkie pojawiające się
rozbieżności. Poniżej znajduje się lista osób, z którymi należy przekonsultować projekt:

• nasz zwierzchnik,
• nasza załoga,
• dyrektor finansowy,
• osoby związane z różnymi etapami naszego projektu; jeżeli np. wprowadzamy nowy element linii

produkcyjnej, należy skontaktować się z osobą odpowiedzialną za tę linię, a jeżeli planujemy
przeprowadzkę, powinniśmy skontaktować się z właścicielem nieruchomości.

Tutaj należy wpisać uzyskane odpowiedzi:

______________________________________________________________________________________

2. Poniżej można naszkicować schemat organizacyjny obejmujący osoby, które będą pracować nad projektem.

Należy przedstawić procedurę przekazywania raportów, uwzględniając strukturę przyjętą w naszym
przedsiębiorstwie, a także strukturę przyjętą przy pracy nad naszym projektem (mogą się one różnić). Określić
należy, kto ma otrzymywać raporty, korespondencję itd.

3. W poniższej tabeli należy zapisać informacje o zasobach, czyli osobach, jakimi możemy dysponować przy

realizacji naszego projektu. Pozwoli to na stworzenie odpowiedniej grupy roboczej.

Tabela B.1

Tabela zasobów projektu

Zasób

Wydział

Doświadczenie

Dostępność

4. Należy określić zakładany terminarz projektu, biorąc pod uwagę odpowiedzi na następujące pytania:

• Ile czasu zajęła realizacja podobnego projektu?

______________________________________________________________________________________

• Czy okres wykonywania naszego projektu obejmuje jakieś wcześniej ustalone daty, jak np. coroczną inspekcję

z jednostki nadrzędnej? Należy je tu wymienić.

______________________________________________________________________________________

• Ustalamy priorytety dla trzech czynników, z reguły mających kluczowy wpływ na realizację projektu — czasu,

jakości i kosztu. W krytycznym momencie, wybrane poniżej kryteria będą decydowały o pierwszeństwie.

___ Czas

___ Jakość

___ Koszt

Faza II: Planowanie

Na tym etapie, korzystając z informacji zebranych w fazie I, możemy zacząć dopasowywać szczegóły, w celu
stworzenia podstaw harmonogramu naszego projektu.

1. Należy zacząć od napisania, jaki jest cel naszego projektu. Przykładowe zdanie może brzmieć: „Naszym celem

jest skuteczne wprowadzenie na rynek nowego oprogramowania.”

______________________________________________________________________________________

2. Następnie należy sformułować zdanie określające zakres i ramy naszego projektu. Przykładowe zdanie może

brzmieć: „ Stworzymy oprogramowanie spełniające wszystkie nasze normy wewnętrzne i do końca bieżącego
roku wprowadzimy je na trzy główne rynki, a koszt nie przekroczy 5 mln zł”.

______________________________________________________________________________________

3. W następnej kolejności trzeba stworzyć listę głównych faz projektu:

______________________________________________________________________________________

4. Trzeba też stworzyć listę punktów kontrolnych czyli zadań i momentów w harmonogramie ważne dla

zakończenia naszego projektu.

______________________________________________________________________________________

5. Następnie należy opracować listę zawierającą pełne informacje o zasobach — imię i nazwisko, tytuł, wydział,

nr telefonu, stawkę godzinową itd. Taką listę możemy stworzyć np. w programie Word for Windows, a
możemy również wprowadzać te informacje w programie Microsoft Project.

Przykładowy zapis:

Nazwa zasobu: Jacek Kot

Tytuł: Doktor

Wydział: Wydział produkcji

Nr telefonu: (32) 238-4762

E-mail: jkot@org.com

Stawka: 30zł na godz.

Uwagi: Nie będzie dostępny w grudniu w związku z wyjazdem na delegację; zastępuje go Anna Mikuła

______________________________________________________________________________________

6. Trzeba też określić zasady wprowadzania informacji do programu Microsoft Project, a w szczególności

odpowiedzieć sobie na pytania wymienione poniżej:

• Jak będą określane zasoby (czy używamy nazwiska, czy tytułu)?

______________________________________________________________________________________

• Kto będzie śledził postępy i jak często?

______________________________________________________________________________________

• Jakie są przyjęte w naszym przedsiębiorstwie normalne godziny pracy i kiedy kończy się rok finansowy? Te

informacje umożliwią stworzenie precyzyjnego kalendarza w programie Microsoft Project.

______________________________________________________________________________________

• Jakie raporty będą regularnie sporządzane i kto będzie je otrzymywał?

______________________________________________________________________________________

• W jaki sposób będziemy rejestrować i księgować pracę w nadgodzinach?

______________________________________________________________________________________

Faza III: Tworzenie harmonogramu projektu

W tej fazie wprowadzamy informacje, rozpoczynając budowanie naszego projektu. W celu stworzenia pełnego i
dokładnego harmonogramu warto skorzystać z poniższej listy.

Spis pozycji tworzenia harmonogramu projektu

W tej fazie realizacji projektu należy wykonać następujące czynności:

Wprowadzić ogólne informacje o projekcie jak: nazwa projektu, daty rozpoczęcia i zakończenia.

Ustalić kalendarz dla naszego projektu w oparciu o przyjęty w przedsiębiorstwie dzień, tydzień lub rok pracy.

Wprowadzić nazwy głównych faz projektu.

Wprowadzić pierwszy poziom poszczególnych zadań w każdej fazie, podając nazwę zadania i jego terminarz.
Jeżeli zadania tego poziomu zawierają podzadania, nie trzeba wprowadzać terminarza, gdyż będzie on
określony przez terminarz podzadań.

Wprowadzić podzadania i informacje o ich terminarzu.

Wprowadzić zadania cykliczne, jak np. regularne spotkania robocze.

Dodać do poszczególnych zadań informacje o zasobach zawierające koszt i dostępność.

Ustalić współzależność zadań.

Wyszukać i rozwiązać konflikty w zasobach, korzystając z bilansowania zasobów i rozkładu przydziału
dostępnych w programie Microsoft Project.

Sprawdzić, czy data zakończenia projektu jest odpowiednia. Jeżeli nie, należy wykonać jedną z poniższych
czynności:

• dodać zasoby, aby zredukować czas pracy (co może jednak zwiększyć koszty),
• poprosić o zgodę na późniejszą datę zakończenia projektu,
• efektywniej wykorzystać czas przestoju,
• dopasować współzależności,
• wcześniej rozpocząć realizację projektu.

Dodać, jeżeli jest taka możliwość, zapas czasu, aby skompensować opóźnienia.

Ustalić, jakie zasoby będą pracować w grupie roboczej, w której będziemy korzystać z funkcji

PrzydziałZespołu

AktualizacjaZespołu

StanZespołu

Gdy projekt spełnia nasze oczekiwania, ustalić plan bazowy i zapisać jego plik.

Faza IV: Śledzenie postępów w projekcie

Śledzenie postępów w naszym projekcie wiąże się z wprowadzaniem wartości związanych z czasem poświęconym
na wykonanie zadań. Korzystając z poniżej przedstawionej listy, łatwiej nam będzie śledzić postępy w projekcie.
Należy pamiętać o ustaleniu planu bazowego przed rozpoczęciem procesu śledzenia postępów.

Procedura śledzenia

Aby skutecznie śledzić postępy w realizacji projektu, należy:

Wprowadzić rzeczywistą datę rozpoczęcia i zakończenia dla zadań ukończonych.

Wprowadzić informacje o pracy zasobu nad wykonywanym zadaniem.

Wprowadzić rzeczywiste opłaty i koszty poniesione przy pracy nad zadaniem.

Dla poszczególnych zadań ustalić czas pozostały do ich zakończenia i procent ich wykonania.

Przeanalizować stan projektu, korzystając z różnych widoków śledzenia, z informacji o wartości wypracowanej,
z obciążenia zasobu i z filtrów, jak np. ścieżka krytyczna. Należy zwrócić uwagę, ile zostało jeszcze czasu i
pieniędzy, porównując nasze przewidywania z rzeczywistym stanem projektu.

Wprowadzić niezbędne zmiany pozwalające na prawidłową realizację projektu, dodając zasoby lub zmieniając
ich przydziały, przesuwając datę zakończenia, lub poddać rewizji pozostały nam budżet, w oparciu o pracę w
nadgodzinach.

Poinformować nasz zespół o postępach w projekcie, przesyłając wiadomość

StanZespołu

lub

AktualizacjaZespołu

Faza V: Przygotowanie do następnego projektu

Po zakończeniu projektu warto zastanowić się i przeanalizować jego przebieg, aby wyciągnąć wnioski i w
przyszłości lepiej zarządzać projektami. Poniżej zamieszczono formularz przeznaczony do analizy ukończonego
projektu.

1. Wpisujemy daty rozpoczęcia i zakończenia wg planu bazowego oraz rzeczywiste:

• Data rozpoczęcia wg planu bazowego: ______________________________________________________
• Data zakończenia wg planu bazowego: ______________________________________________________
• Rzeczywista data rozpoczęcia: ____________________________________________________________
• Rzeczywista data zakończenia: ____________________________________________________________

2. Określamy, co miało największy wpływ na termin realizacji naszego projektu i czy mogliśmy ten czynnik

przewidzieć, czy nie. Należy przyznać się do ewentualnych błędów — to będzie procentować w przyszłości.

______________________________________________________________________________________

3. Podajemy całkowity koszt wg planu bazowego i całkowity rzeczywisty koszt naszego projektu:

• Koszt wg planu bazowego: _________________________________________________________
• Koszt rzeczywisty: ________________________________________________________________

4. Określamy, co miało największy wpływ na ostateczny koszt i co należy zrobić w przyszłości, aby nie

przekroczyć budżetu w pracy nad następnymi projektami.

______________________________________________________________________________________

5. Przedstawiamy analizę zasobów. Czy jakaś osoba nie sprawdziła się i nie warto jej brać pod uwagę przy

następnym projekcie? A może ktoś spisał się nadzwyczaj dobrze?

• Uwagi o dostawcach:

______________________________________________________________________________________

• Rekomendacja zasobów do pracy nad przyszłymi projektami:

______________________________________________________________________________________

6. Wypiszmy trzy rzeczy, które można zrobić lepiej w następnym projekcie:

______________________________________________________________________________________

7. Wypiszmy trzy rzeczy, o które warto zwrócić się do naszego dyrektora, gdyż przydałyby się w pracy nad

następnym projektem:

______________________________________________________________________________________

8. Wypiszmy trzy sposoby poprawienia procedury śledzenia postępów w następnych projektach:

______________________________________________________________________________________

9. Napiszmy, co w trakcie zarządzania projektem funkcjonowało dobrze, a co źle, w zakresie:

• komunikacji

______________________________________________________________________________________

• dokładności przewidywanych terminów zakończenia zadań

______________________________________________________________________________________

• zarządzania zasobami

______________________________________________________________________________________

Wyszukiwarka

Podobne podstrony:
33 Dodatek C GRPEXABYVET3WFIOB2 Nieznany (2)
dodatek a YRJTBATC2LXJMNMFF7TA7 Nieznany
32 dodatek b z5p3xkd2mmw2jg7rrj Nieznany (2)
dodatek b OKQW6IQLIF5ZJ7T5QNMSL Nieznany
31 dodatek a grlqkhicn6llzu4m2b Nieznany
POST SCRIPTUM dodatek specjalny Nieznany
06 CW 6 INSTRUKCJA dodatekid 64 Nieznany (2)
eteczka2012 dodatekdo2011 id 16 Nieznany
Dodatek5 Techniczne biznesowe Nieznany
Dodatek2 LA cw1 id 138703 Nieznany
dodatek4 old id 138707 Nieznany
DODATEK B (2) Nieznany
Dodatek3 Grafika wektorowa id Nieznany
DODATEK A (2) Nieznany
Cw 1 dodatek id 97541 Nieznany
Dodatek B Mechanika id 138691 Nieznany
Gor±czka o nieznanej etiologii
Dodatek mieszkaniowy
Wykład 10 dodatek

więcej podobnych podstron