1

JARPOL

ENTERPRISE

PROTOKÓŁ DYPLOMATYCZNY – ZASADY PROWADZENIA ROZMÓW BIZNESOWYCH

1

Bez protokołu dyplomatycznego mogłaby istnieć dyplomacja, ale byłaby niezwykle utrudniona.

Dyplomata wielokrotnie w czasie swej kariery przebywając w krajach o rozmaitych kulturach musiałby wciąż

uczyć się nowych sposobów kontaktu z władzami i miejscową ludnością. Protokół dyplomatyczny jest

rodzajem pomostu łączącego przedstawicielstwa różnych państw.

Kiedyś posłem mógł być właściwie każdy. W niektórych państwach (np. w Egipcie) do wrogich władców

wysyłano starców lub kobiety, a więc osoby nie biorące udziału w walkach; często funkcje poselskie spełniali

także kapłani. Posłowi zazwyczaj towarzyszyła świta - skrybowie, tłumacze i służba.

W starożytnym Rzymie do praw poselstw podchodzono z najwyższą powagą. W Wiecznym Mieście istniało

20-osobowe kolegium fecjałów, powołane jeszcze - jak mówi legenda - za czasów mitycznego władcy Numy

Pompiliusza, następcy założyciela Rzymu Romulusa. Fecjałowie byli kapłanami nadzorującymi ceremoniał

związany z przyjmowaniem i wysyłaniem posłów, niezwykle bogaty i pełen ściśle przestrzeganych form.

Poselstwa państw zaprzyjaźnionych witano już na granicy, zapewniając im eskortę aż do miasta, gdzie gości

umieszczano w reprezentacyjnych kwaterach. Podejmowano ich niezwykle uroczyście, wyprawiano uczty

oraz igrzyska. Podczas uczty stojący na czele poselstwa zajmował miejsce honorowe, tuż obok gospodarza.

Posłowie brali udział w specjalnej sesji senatu. Następowała również wymiana hojnych darów.

Począwszy od V wieku, spadkobiercą Rzymu i godnym jego następcą stało się Cesarstwo Bizantyjskie.

Otoczone przez wrogich sąsiadów, często uciekało się do forteli, aby pokazać, że nie warto z nim zadzierać.

Jednym z takich forteli były formy dyplomatyczne. Witane na granicy poselstwo prowadzone było do

Konstantynopola trudnymi, niedostępnymi szlakami, nigdy zaś wprost. Pokazywano, jak wielkie

niebezpieczeństwa czyhają po drodze. Dbano o to, aby posłowie kontaktowali się tylko z wyznaczonymi

ludźmi, ci zaś otrzymywali szczegółowe instrukcje, co mogą powiedzieć, o czym zaś muszą milczeć.

Na cześć posłów wydawano uczty i organizowano zabawy. Uginające się pod jadłem i napojami stoły,

bogato przystrojone sale audiencyjne, nawet w okresach, kiedy kasa Cesarstwa Bizantyjskiego nie była

zasobna, miały utwierdzić posłów w przekonaniu, a za ich pośrednictwem władców obcych państw, że tak

potężnego sąsiada nie warto atakować. Głównym punktem programu była audiencja u cesarza, ale nie

1

S. Sidorowicz, M. Bak, własne

2

wszystkich spotykał ten zaszczyt. Końcowym punktem było wręczenie posłom podarków, często niezwykle

cennych ( stąd tzw. Bizantyjski przepych).

Na Zachodzie potęgą dyplomatyczną było w tym czasie papiestwo. Dyplomacja papieska upowszechniła

łacinę jako język obowiązujący w średniowiecznych stosunkach międzynarodowych, a także wprowadziła

instytucję stałych przedstawicielstw dyplomatycznych.

Już w V wieku papieże wysyłali na dwór bizantyjski swoich posłów, którzy pozostawali tam dłużej. W

późniejszym średniowieczu prymat tworzenia stałych poselstw przejęły księstwa włoskie. Nie wiadomo

dokładnie, któremu z nich powinno przypaść zaszczytne prawo pierwszeństwa: Wenecji, Mediolanowi,

Florencji, Genui? Utarło się przekonanie, że należy się ono wysłanemu w 1450 roku przez mediolańskiego

księcia, Francesca I Sforzę, poselstwu we Florencji.

Wraz z formowaniem się w Europie nowego porządku feudalnego z centrami politycznymi i kulturalnymi,

jakimi stały się dwory książęce i królewskie, stałe poselstwa były coraz liczniejsze. Z początku podchodzono

do nich nieufnie. Myśl, że posłowie zajmują się zbieraniem informacji dla własnej monarchii, czyli po prostu

szpiegują, niejednemu władcy spędzała sen z powiek. Szybko jednak okazało się, że utrzymanie kontaktów

zagranicznych bez stałych poselstw jest po prostu niemożliwe, trzeba więc było się z nimi pogodzić.

Po okresie prymatu Włoch w Europie przyszedł czas na dyplomację francuską i angielską. Wielkim blaskiem

ś

wiecił dwór francuski za czasów Ludwika XIV (1638-1715).O wadze tego ośrodka, gdzie przebywała

ogromna liczba akredytowanych dyplomatów, świadczy choćby fakt zastąpienia w dyplomacji łaciny przez

język francuski.

W miarę powstawania stałych poselstw pojawił się problem precedencji - czyli pierwszeństwa -

przedstawicieli dyplomatycznych. Skoro bowiem poseł lub ambasador, jak zaczęto już w XIII wieku nazywać

posłów najbardziej liczących się w świecie monarchów - nie reprezentował na dworze siebie, lecz

występował w imieniu władcy, a nawet swego państwa, nie mógł podczas ważniejszych uroczystości

zajmować miejsca pośledniejszego od posła innego monarchy. Miejsce za innym posłem, późniejsze w

kolejności wejście do sali audiencyjnej, wreszcie ustąpienie miejsca innemu posłowi stało się wyrazem

obniżenia rangi własnego władcy na rzecz władcy innego kraju.

U schyłku średniowiecza ustalił się zwyczaj, w którym o precedencji decydowała ranga władcy.

Pierwszeństwo miał przedstawiciel papieża, jako najwyższego zwierzchnika wszystkich katolików. Dalej w

kolejności byli wysłannicy cesarza, królów, wreszcie książąt. Niejasna pozostawała sprawa nielicznych

jeszcze republik.

Takie rozwiązanie nie zlikwidowało jednak problemu. O pierwszeństwo zaczęli się spierać przedstawiciele

różnych królów. Od XVI wieku istniał regulamin wydany przez papieża Juliusza II, który ustalał porządek

wśród poszczególnych kategorii władców na zasadzie starszeństwa, przy czym chodziło tu o datę

otrzymania przez dany kraj korony królewskiej lub datę przyjęcia chrześcijaństwa. Zasady te nie były jednak

3

do końca jasne i budziły wiele kontrowersji. Dość powiedzieć, że król Polski otrzymał w nim miejsce za

Czechami, choć Polska dłużej była królestwem, i za Węgrami, choć dłużej byliśmy krajem chrześcijańskim.

Problem precedencji zdominował stosunki dyplomatyczne aż do początku XIX wieku. Kilka wieków temu

natomiast działy się rzeczy wręcz straszne. Kilkakrotnie zdarzyło się nawet, że w sali, w której miał się odbyć

kongres, trzeba było wykuć taką liczbę drzwi, ilu było szefów delegacji, aby mogli przez nie wejść

równocześnie, nie ujmując tym samym godności pozostałym państwom.

O rozmiarze problemu niech świadczy historia kongresu kończącego w Europie wojnę trzydziestoletnią.

Choć przygotowania do rokowań rozpoczęły się już w 1635 roku, wstępne porozumienia podpisano w 1641

roku, termin spotkania ustalono na 1643 rok, ostatecznie jednak kongres rozpoczął się w 1645 roku, a pokój

westfalski zawarto w 1648 roku. Jakież to ważne kwestie stały na przeszkodzie szybszemu podpisaniu

porozumień? Otóż w dużej mierze właśnie precedencja: kto, w jakim dokumencie zostanie wymieniony na

pierwszym miejscu? Kto pierwszy wejdzie na salę obrad? Kto pierwszy złoży podpis?

W sporach o pierwszeństwo celowali zwłaszcza dyplomaci francuscy i hiszpańscy. W 1633 roku w Danii

miała się odbyć uroczystość dworska. Poseł francuski stwierdził, że poczeka i popatrzy, jakie miejsce

zajmuje przedstawiciel Hiszpanii, a wtedy wyrzuci go stamtąd siłą. Bezskutecznie próbowano namówić go do

jakiegoś kompromisu. Sytuację załagodził wówczas obdarzony zmysłem dyplomacji Hiszpan, który na czas

uroczystości, pod wymyślonym naprędce pretekstem, wyjechał po prostu z miasta. Kiedy indziej jednak, w

Holandii, gdy na wąskiej ulicy spotkały się dwie karoce, a na nieszczęście w jednej z nich znajdował się

ambasador Hiszpanii, w drugiej zaś Francji, przez kilka godzin stały one naprzeciwko siebie, bo żaden z

dyplomatów nie chciał ustąpić.

Prawdziwie przełomowym momentem w sporach o precedencję stał się dopiero rok 1815 i Kongres

Wiedeński. Tak zwany regulamin w sprawie rang szefów misji dyplomatycznych, stanowiący załącznik do

traktatu, był osiągnięciem niezwykle ważnym w historii dyplomacji. Jego postanowienia z niewielkimi

zmianami stosowane są do dziś. Regulamin podzielił szefów misji dyplomatycznych na trzy klasy:

ambasadorów i nuncjuszy; posłów oraz chargés d'affaires. O starszeństwie w danej klasie decydować miało

odtąd nie znaczenie lub "starszeństwo" władcy, lecz najprościej w świecie data objęcia funkcji przez danego

dyplomatę, czyli data jego akredytacji. Dziś, zgodnie z nowymi ustaleniami, szefowie misji korzystają z

pierwszeństwa w obrębie swojej klasy nie tylko w kolejności dat, ale nawet godzin objęcia swoich funkcji.

W cieniu sporów o precedencję rozwijały się inne ważkie kwestie protokołu dyplomatycznego. Wśród nich

znalazły się immunitety i przywileje chroniące dyplomatów przed prowokacjami czy różnego rodzaju

przejawami zemsty.

Przywileje wywodzą się ze starożytnej zasady nietykalności posła. Starożytni stosowali surowe kary za jej

naruszenie. W Rzymie uznawano posła (łac. legatus) za świętego, a więc nietykalnego, niezależnie od tego,

czy pochodził z zaprzyjaźnionego czy wrogiego państwa. Posłowi gwarantuje się przede wszystkim

nietykalność osobistą. Z tej zasady wywiedziono immunitet sądowy posła. Władze miejscowe nie mogą

4

stosować jakichkolwiek ograniczeń wolności przedstawiciela dyplomatycznego, jak też pozywać go przed

sąd. Immunitet jurysdykcyjny przeszedł długą ewolucję. Początkowo bowiem przeważał pogląd, że jeśli

poseł podczas misji dopuści się przestępstwa, musi za nie odpowiedzieć przed sądem danego kraju.

Odpowiedzialność tę ograniczono do najcięższych, haniebnych zbrodni. W końcu ogłoszono immunitet

absolutny, który stanowi, że nietykalność posła jest zasadą fundamentalną prawa narodów i jakiekolwiek

postawienie go w stan oskarżenia, choćby za najcięższą zbrodnię, stanowi pogwałcenie tego

najważniejszego z praw.

Następnym krokiem było wprowadzenie zasady nietykalności rezydencji posła. Skoro bowiem ambasador

jest traktowany jako przedstawiciel swojego władcy, to jego rezydencja powinna mieć status równy pałacowi

tegoż władcy. Z nietykalnością ambasady wiązało się prawo do udzielenia w niej schronienia, czyli

przyznanie azylu.

Równolegle z przywilejami rozwijały się zwyczaje związane z przyjmowaniem ambasadorów i posłów oraz

ich pobytem w kraju przyjmującym. Wiele z nich przetrwało do dziś w niezmienionej formie. Tak np. jest z

agrément, czyli zasadą pytania o zgodę przedstawicieli państwa przyjmującego na wysłanie tej, a nie innej

osoby. Przetrwał również zwyczaj składania przez nowo akredytowanych dyplomatów wizyt wstępnych

urzędnikom odpowiedzialnym za sprawy zagraniczne oraz udzielania nowym ambasadorom audiencji przez

głowę państwa przyjmującego.

W XX wieku - wraz z upadkiem systemu kolonialnego, pojawieniem się nowych państw, powstaniem Ligi

Narodów itp. - dyplomacja musiała znaleźć dla siebie nowe miejsce, a wraz z nią dostosować się musiał

protokół. Pozostaje on jednak niezmiennie ważnym elementem stosunków międzynarodowych. Nadal dba o

zachowanie zasady pierwszeństwa w kontaktach międzynarodowych, podczas wszelakich uroczystości i

oficjalnych wizyt. Protokół decyduje, gdzie i kiedy powinno nastąpić powitanie przyjeżdżającej z wizytą głowy

państwa, gdzie, kiedy i w jaki sposób powinna zostać zorganizowana określona w programie wizyty

uroczystość z udziałem przedstawicieli korpusu dyplomatycznego czy reprezentantów innych państw.

Dyplomacja dość długo opierała się dwudziestowiecznym dążeniom do kodyfikacji wszelkich praw

zwyczajowych. Dopiero w 1961 roku podpisana została Konwencja Wiedeńska o stosunkach

dyplomatycznych, która reguluje kwestie stosunków, przywilejów i immunitetów dyplomatycznych. Warto

zauważyć, że wyraźnie nawiązuje ona do regulaminu wiedeńskiego z 1815 roku i nie jest niczym innym jak

tylko spisem zasad zwyczajowych. I jakby nieprzypadkowo wybrano Wiedeń na miejsce uchwalenia tej

konwencji.

Dyplomacja w Polsce

Dyplomacja i związany z nią protokół zaczęły się kształtować w naszym kraju stosunkowo późno. Kiedy w

Europie na porządku dziennym były już poselstwa stałe, u nas obowiązywała jeszcze forma wysyłania

poselstw ad hoc, kiedy zaistniała taka potrzeba. W Rzeczypospolitej Obojga Narodów poselstwo składało się

5

z dwóch posłów, najczęściej jeden z nich był z Korony, drugi zaś z Litwy. Posłowie pokrywali znaczną część

wydatków z własnej kieszeni, co prowadziło bardzo często do bankructw lub zadłużenia się.

Aż do połowy XVIII wieku powodów niechęci do tworzenia stałych poselstw na ziemiach polskich było wiele.

Przede wszystkim nieufność szlachty, która w przedstawicielach obcych państw węszyła spiskowców,

usiłujących opanować polski tron. W czasach królów elekcyjnych istniało nawet prawo nakazujące obcym

posłom opuszczanie Rzeczypospolitej w trakcie obierania nowego władcy. Sytuację starał się zmienić na

krótko przed rozbiorami Stanisław August Poniatowski. Wyasygnował z kasy państwowej milion złotych na

cele dyplomacji. Za jego czasów powstała też Rada Nieustająca, której Departament Interesów

Cudzoziemskich był pierwowzorem dzisiejszego Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Rozwój polskiej

dyplomacji został zahamowany podczas rozbiorów. Po odzyskaniu niepodległości Polska przejęła system

dyplomacji od państw zachodnich.

„Współczesny dyplomata (...) to uczciwy człowiek wysłany zagranicę po to, by kłamać dla

dobra swego państwa''.

Przez wieki nastąpiła ewolucja funkcji dyplomaty, który w XX i XXI wieku, jako członek personelu służby

dyplomatyczno-konsularnej realizuje narzędzia polityki zagranicznej. Współczesny dyplomata jest

elementem organicznym dyplomacji, która określana jest mianem ,,nauki i sztuki prowadzenia rokowań z

obcymi państwami i reprezentowania państwa na zewnątrz".

Dyplomacja jest sztuką mówienia przykrych rzeczy w ujmujący sposób, zadanie to wykonuje dyplomata -

,,(...) człowiek, który dwa razy pomyśli zanim nic nie powie''. Równie słynnego już określenia dyplomaty użył

sir H. Wotton z XVII w. - ambasador Wielkiej Brytanii, który powiedział, że ,,ambasador to uczciwy człowiek

wysłany zagranicę po to, by kłamać dla dobra swego państwa'' ...............został za to zwolniony ze służby

dyplomatycznej.

Zawód określany mianem pracownika służby zagranicznej w XX oraz XXI wieku stał się niezwykle

prestiżowym oraz pożądanym sposobem na życie. Stanowisko dyplomaty w świadomości społeczeństwa

oraz środowiska ludzi polityki i biznesu zarezerwowane jest dla ludzi nieprzeciętnych urastając wręcz do

rangi nieosiągalnego zawodu dla przeciętnego Kowalskiego. W rzeczywistości dyplomata jest człowiekiem

wyjątkowym, ale jego wyjątkowość wynika jedynie z rangi zadań, które ma do spełnienia. Dlatego też nie

każdy może zostać dyplomatą, bo co najwyżej jak powiedział prof. Władysław Bartoszewski będzie

,,dyplomatołkiem'' ze wszystkimi konsekwencjami dla Państwa Polskiego. Współczesny dyplomata, to nie

,,dyplomatołek''.

2

Określenie cech, którymi powinien charakteryzować się współczesny dyplomata nie jest wcale

sprawą jednoznaczną i prostą. Z całą pewnością musi być niekwestionowanym erudytą, posiadać

wszechstronną i gruntowną wiedzę oraz powinien posiadać cechy tzw. ,,urodzonego dyplomaty''.

Współczesny dyplomata jako człowiek otwarty i tolerancyjny wykazuje się dużym zrozumieniem i taktem, w

szczególności do obywateli państwa przyjmującego. Jego wytrwałość, zaangażowanie, sumienność pozwolą

na zbudowanie swojego pozytywnego wizerunku, jak i państwa wysyłającego oraz wzbudzą wiarygodność i

2

Małgorzata Gogół, „Współczesny dyplomata to nie dyplomatołek”

6

szacunek. Oczywiste jest, że dyplomata musi być sympatyczny, serdeczny, pogodny, ale równie mile

widziane jest poczucie humoru, które nie może mieć nic wspólnego z komizmem. Poczucie humoru pozwala

na załagodzenie spięć, które mogą ewentualnie wystąpić w kontaktach z innymi osobami.

Szeroko rozumiana komunikatywność interpersonalna należ do najważniejszych przymiotów, jednakże w

przypadku dyplomaty istotne jest połączenie jej z taktownością i powściągliwością.

Paradoksalnie otwartość i komunikatywność powinna iść w parze z enigmatycznością i małomównością, co

wydaje się niemożliwe do osiągnięcia. Jednak połączenie tych cech ma spowodować wzmocnienie

wiarygodności, zaufania i prawdomówności. Ważne jest, aby współczesny dyplomata nie rozmawiał o

wszystkim ze wszystkimi, ale z drugiej strony nie może doprowadzić do zbudowania wokół siebie muru

obronnego. Co spowodować może jedynie posądzeniem go o bycie tajnym agentem.

Umiejętność nawiązywania kontaktów służy w pracy dyplomaty przede wszystkim w komunikacji z

obywatelami państwa przyjmującego, zarówno na oficjalnych rautach i bankietach, jak i w kontaktach z

,,przeciętnym'' obywatelem. Ważne jest, aby komunikacja była spontaniczna, zachowanie sztywnych ram w

komunikacji niweczy wszelkie próby nawiązania ważniejszych znajomości:

komunikacja interpersonalna

to równie sztuka słuchania drugiej strony, bo tak naprawdę tylko słuchając kogoś możemy

dowiedzieć się najwięcej o stronie przeciwnej, jak równie zyskać w jej oczach. Narzucanie zdania
innym jest zakazane, pomimo, że nie zgadzamy się z opinią drugiej strony.

Przymioty te nie mogą mieć nic wspólnego z uległością, ponieważ z drugiej strony dyplomata XXI

wieku to równie osoba pewna siebie, ale nie zarozumiała, stanowcza, działająca z pełną świadomością i

odpowiedzialnością. Potrafiąca w przystępny sposób przedstawić stanowisko swojego kraju.

Przemiany cywilizacyjne, społeczne, gospodarcze oraz szybkie i czasami mało przewidywalne zmiany

polityczne wymagają od współczesnego dyplomaty bystrości umysłu, pewnego rodzaju ,,przebiegłości'',

która pozwoli mu przewidzieć bieg wydarzeń. Dyplomata stając naprzeciw przeobrażeniom cywilizacyjnym i

działając w trudnych warunkach psycho-społecznych musi być odporny na stres. Stając na przykład w roli

negocjatora, wykazuje się opanowaniem, ponieważ w głównej mierze od niego zależy osiągnięcie sukcesu w

negocjacjach, czyli osiągnięcie interesu polityczno-gospodarczego państwa oraz pozycję unormowania

pozycji państwa na arenie międzynarodowej. Niemożliwe jest wręcz jasne sprecyzowanie wszystkich cech

psychologicznych kandydata na pracownika w służbie dyplomatycznej.

W celu dopełnienia wymagań stawianych wobec kandydatów na dyplomatów oprócz przymiotów

ducha ważne są równie cechy fizyczne, a w głównej mierze stan zdrowia fizycznego. Osoby, które chorują

na przewlekłe choroby wpływające bezpośrednio na ich życie niestety są zdyskredytowane. Pracownicy

służby zagranicznej muszą pracować w różnych warunkach klimatycznych, niejednokrotnie odmiennych od

klimatu europejskiego. Warunki socjalno-bytowe kraju urzędowania te wpływają pośrednio na stan zdrowia.

Praca na etacie pracownika służby dyplomatyczno - konsularnej wymaga pełnego poświęcenia, o

ośmiogodzinnym dniu pracy tylko od poniedziałku do piątku można zapomnieć. W etat dyplomaty wpisane

są na stałe bankiety, uroczystości państwowe, kulturalne oraz spotkania nieoficjalne. Dyplomaci obciążeni są

dodatkowo dyżurami na placówce w dni wolne od pracy i święta oraz muszą się stawiać w tzw. nagłych

przypadkach, czyli np. wypadku autokaru z obywatelami kraju pochodzenia albo w razie konieczności

udzielenia pomocy obywatelom kraju pochodzenia w innych nagłych wypadkach, bez względu na porę dnia.

Sytuacja taka nie jest wcale czymś ekstrawaganckim, ponieważ reguluje ją art. 32, pkt 1 Ustawy o służbie

zagranicznej ,,Jeżeli wymagają tego potrzeby służby zagranicznej, członek służby zagranicznej wykonuje

pracę poza normalnymi godzinami pracy, a w wyjątkowych przypadkach także w niedziele i święta, bez

7

prawa do oddzielnego wynagrodzenia i prawa do czasu wolnego w zamian za czas przepracowany''. Praca

dyplomatyczna wymaga pełnego poświęcenia i zaangażowania i dlatego dyplomata przedkłada pełnione

przez siebie obowiązki nad życie prywatne. Wydawałoby się, że jest to wymarzona praca dla singli, nic

jednak bardziej mylnego. W aspekcie teoretycznym i praktycznym dyplomacie w wypełnianiu jego zadań

poza normowanym czasem pracy pomaga współmałżonek. Zadania te polegają np. na organizowaniu

przyjęć, spotkań, wydarzeń kulturalnych dla środowiska polonijnego, miejscowej społeczności itd. Działania

te mają jeden priorytetowy cel, czyli umacnianie prestiżu dyplomacji polskiej, a tym samym umacnianie

wizerunku Państwa Polskiego. Przyjemniejszą częścią pracy pracowników służby zagranicznej służących

zapewnieniu rozwoju intelektualnego i naukowego, które wynikają z tradycji dyplomatycznej oraz interesów

służby zagranicznej są ogłaszane przez dyplomatów prace naukowe i publicystyczne związane ze

stosunkami międzynarodowymi oraz udzielanie wywiadów.

Czy współczesny dyplomata to poliglota? Pytanie co najmniej retoryczne, ale odpowiedź jest tylko jedna -

tak. Pracownik służby dyplomatyczno - konsularnej zna co najmniej dwa języki obce oraz mile widziana jest

u niego znajomość tzw. rzadkich języków obcych. Podstawowym językiem jest oczywiście angielski i/lub

francuski (tzw. języki dyplomacji), na szczęście ustawa nie narzuca jakie języki obce musi znać dyplomata,

ale określa poziom znajomości tych języków, potwierdzony oczywiście odpowiednimi certyfikatami lub

potwierdzony przez komisję egzaminacyjną MSZ. Znajomość języków obcych ma wpływ na wybór placówki

urzędowania w kraju przyjmującym oraz pozwala wypełniać podstawowe zadania pracownika służby

zagranicznej w kraju urzędowania.

Z kolei prezencja dyplomaty nie sprowadza się wyłącznie do elegancji połączonej z dobrym smakiem i

wyrafinowanym strojem, ale równie do poprawnej aparycji. Strój musi być dostosowany do sytuacji i

warunków, w których znajduje się dyplomata. Dobrym wyznacznikiem dla stroju dyplomaty jest protokół

dyplomatyczny, który stanowi dla pracownika służby zagranicznej podstawowy zbiór zasad i zachowań.

Podręcznik ten śmiało można nazwać biblią dyplomaty, ponieważ regulując zasady zachowania dyplomaty

zastrzega konieczność stosowania zasady suwerennej równości państw oraz reguluje współżycie i kontakty

międzyludzkie (włączając w to zasady savoir vivre).

Protokół dyplomatyczny kieruje się dwoma podstawowymi zasadami, które deprymują

działania dyplomaty, do tych zasad zaliczamy zasadę wzajemności i precedencję.

Niezmiernie istotnym elementem protokołu jest stwierdzenie, że w przypadku spraw nie

unormowanych protokołem dyplomatycznym należy kierować się zdrowym rozsądkiem, taktem i dobrymi

manierami. Warto dodać, że protokoły dyplomatyczne poszczególnych państwa różnią się między sobą.

Różnice te występują jedynie w drobnych szczegółach, nie mając większego wpływu na stosowanie

protokołu przez dyplomatów państwa wysyłającego w państwie przyjmującym, którzy z reguły powinni

doskonale znać obyczaje panujące w danym kraju. Różnice protokolarne wynikają jedynie z tradycji

narodowych i miejscowych obyczajów.

Wśród dokumentów regulujących działalność dyplomaty i tym samym określającymi jego istotę są m.in.

Konwencja Wiedeńska o stosunkach dyplomatycznych z 1961 r., Konwencja Wiedeńska o stosunkach

konsularnych z 1963 r., Europejska Konwencja o funkcjach konsularnych z 1967 r. oraz szereg aktów i norm

prawnych podlegających realizacji przez organizacje międzynarodowe i misje specjalne (ad hoc). Oczywiście

podstawowym wyznacznikiem jest prawo międzynarodowe publiczne, którego część stanowi prawo

dyplomatyczne i konsularne. Dodatkowo funkcje dyplomatyczno-konsularne są regulowane przez bilateralne

konwencje konsularne i ustawy krajowe. Jednym z najważniejszych polskich aktów normatywnych jest

8

Ustawa o służbie zagranicznej z dnia 27 lipca 2001 roku. Dz. U.2001 nr 128 poz. 1403, która szczegółowo

precyzuje kim jest pracownik służby zagranicznej, określa organizację i funkcjonowanie służby zagranicznej

oraz prawa i obowiązków członków służby zagranicznej.

W celu zapewnienia przejrzystości, fachowości, pełnego profesjonalizmu dyplomatów i pracowników

konsularnych powołano w 2002 roku Akademię Dyplomatyczną, jako jednostkę Ministerstwa Spraw

Zagranicznych, a od 5 listopada 2005 roku Polskiego Instytutu Spraw Międzynarodowych, która wyłoni

kandydatów spełniających warunki współczesnego dyplomaty. Zdaniem władz szkoły ,,Akademia

Dyplomatyczna ma pełnić rolę kuźni kadr dla służby dyplomatyczno-konsularnej RP. Kandydaci muszą

przede wszystkim zdać egzamin dyplomatyczno-konsularny sprawdzający ogólną wiedzę teoretyczną i

praktyczną kandydata, znać, co najmniej dwa języki obce, wykształcenie wyższe oraz wykazać się

odpowiednim stanem zdrowia psychicznego i fizycznego, czyli wszystkie cechy współczesnego dyplomaty

omówione w tym artykule. Współczesnych dyplomatów obowiązują w trakcie pełnienia przez nich

obowiązków dyplomatyczno - konsularnych słowa złożonego ślubowania: ,,Przyrzekam i zobowiązuję się

godnie reprezentować Rzeczpospolitą Polską, dbać o jej interesy i dobre imię, rzetelnie i sumiennie

wykonywać powierzone mi obowiązki''.

Nie są to jak by się wydawało jedynie anachronizmy, ale słowa przysięgi, które nadają znaczenie i

wiarygodność wypełnianym przez dyplomatę obowiązkom, a raczej misji polegającej na:

reprezentowaniu swojego kraju, ochronie jego interesów oraz obywateli państwa wysyłającego

zgodnie z prawem międzynarodowym i prawem państwa przyjmującego;

działaniu na rzecz promocji Polski, a zwłaszcza polskiej kultury, nauki i gospodarki;

nadzorowaniu działalności wszystkich placówek zagranicznych w państwie przyjmującym;

popieraniu przyjaznych stosunków między Rzeczpospolitą Polską a państwem przyjmującym;

współdziałaniu w zakresie niezbędnym do wykonywania zadań przez członków służby zagranicznej;

analizie sytuacji politycznej, gospodarczej, kulturalnej i społecznej państwa przyjmującego.

Zakres zadań, które wypełnia współczesny dyplomata odpowiadają pełnionym przez niego stopniom

dyplomatycznym, które jednocześnie są stanowiskami pracy. Powstanie szeregu stopni dyplomatycznych

zostało podyktowane przez współczesne przemiany, jednocześnie wymuszając rozszerzenie znaczenia

dyplomaty, który kiedyś był postrzegany jako ambasador państwa wysyłającego lub kierownik placówki

konsularnej. W rozumieniu ogólnie przyjętym dyplomatą jest pracownik służby zagranicznej, czyli

dyplomatyczno - konsularnej. Za zbiorczą kategorią pojęciową służby dyplomatyczno - konsularnej opowiada

się równie Julian Sutor:

,,Oczywiście, przyznanie konsulowi charakteru przedstawicielskiego nie jest równoznaczne z przyznaniem

mu statusu dyplomatycznego. Pewne różnice między statusami obu służb istnieją obiektywnie i wynikają z

odmienności funkcji i zadań, jakie służby te mają do spełnienia. Konsul, bowiem jest przedstawicielem

państwa wysyłającego jedynie w określonych dziedzinach, a więc nie reprezentuje, jak to jest w przypadku

przedstawiciela dyplomatycznego, ogólnych interesów państwa, lecz jedynie niektóre z tych interesów. Te

obiektywnie istniejące różnice nie dają jednak, szczególnie we współczesnych warunkach i przy rozległych

funkcjach konsularnych podstaw do odrębnego traktowania obu służb (...)."

Zadania pracownika służby zagranicznej określone ustawą nie wymieniają w całości pełnego

wachlarzu podejmowanych czynności dyplomatyczno - konsularnych. Nieobowiązująca już ustawa o

organizacji konsulatów i o czynnościach konsulów z 1924 roku mówiła, że konsul (w naszym rozumieniu

9

pracownik służby zagranicznej) będzie podejmował działania z własnej inicjatywy w obronie polskich

obywateli w celu zapobiegania ewentualnym zagrożeniom ich praw i interesów. Określenie ,,podejmowanie

działań z własnej inicjatywy'' nie pojawiło się już w późniejszych ustawach, ale jest wpisane na stałe do

praktyki dyplomatycznej. Wymaga się, aby przymiotem każdego dyplomaty było właśnie podejmowanie

własnych inicjatyw, oczywiście zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa międzynarodowego, krajowego i

przyjętymi zwyczajami.

Ś

rodowisko dyplomatów postrzegane do tej pory jako bardzo hermetyczne wraz z postępem cywilizacyjnym i

przemianami politycznymi staje się coraz bardziej otwarte i dostępne. Co nie oznacza, że dyplomatą może

zostać każdy. Dyplomata to zawód z pasją i z całą pewnością zawód dla ambitnych. Ten niezmiernie

prestiżowy sposób na życie wymaga wiele poświęcenia i konformizmu. Ale warto być współczesnym

dyplomatą. Dyplomatą z poczuciem dobrze wypełnionej misji wobec Narodu oraz samego siebie, dyplomatą

patriotą. Wbrew pozorom tak wydawałoby się górnolotne określenia nadają znaczenie i sens bycia

współczesnym dyplomatą, a nie dyplomatołkiem.

Przebieg wizyty, powitanie

Gości spotyka pracownik gabinetu przed budynkiem urzędu i wprowadza do gabinetu, gdzie oczekuje

gospodarz lub do salonu w którym znajduje się gospodarz wraz z małżonką. Kolejność powitania odbywa

się wg zasad: kobieta z kobietą, kobiety z mężczyznami, mężczyzna z mężczyzną. Gospodyni wyciąga

pierwsza rękę do małżonki gościa a następnie wita się z gościem, małżonka gościa z gospodarzem, w końcu

wita się gospodarz z gościem. Po powitaniu gospodarz zaprasza gości do zajęcia miejsc.

w gabinecie gość zajmuje miejsce na kanapie zwrócony twarzą do drzwi wejściowych lub okna,

gospodarz zasiada na kanapie obok gościa lub na fotelu mając po prawej stronie gościa

w salonie goście usiądą na kanapie, gospodarze na fotelach, przy czym małżonka gościa znajdzie

się po prawej stronie gospodyni, a gospodarz obok gościa.

Wizyty składane w gabinetach z reguły odbywają się bez poczęstunku ( wyjątkiem kawa, herbata). W salonie

poczęstunek powinien być skromny ( przed południem: kawa, herbata, suche ciasteczka; po południu kawa

lub herbata z kanapeczkami, suche ciasteczka, sok).

Dyplomata przy stole

Przyjęcia dyplomatyczne nie służą rozrywce, ale są miejscem pracy dyplomaty. Odbywają się według zasad

etykiety, która jest nie tyle wynikiem kodeksu postępowania lub zasad zachowania przy stole, ile raczej

wypadkową względów praktycznych.

Posiłki podawane pomiędzy 12:30 a 14:00 nazywane są śniadaniami, cocktaile odbywają się zwykle

pomiędzy 16:00 a 20:00 i trwają nie dłużej niż dwie godziny, kawy i herbatki zaczynają się o 16:00 i kończą

o 18:30, obiadami zaś są te, które podaje się po 20:00. Niezwykle ważna jest dekoracja stołu nakrytego

białym obrusem. Dużą wagę przywiązuje się do ustawienia nakryć czy świeczników w jednej linii, aby

uniknąć wrażenia chaosu. Świece stawia się z nadpalonymi knotami. Stół ozdobiony jest kwiatami, które

jednak nie powinny być zbyt wysokie, żeby goście mogli się widzieć i swobodnie ze sobą rozmawiać.

10

Na każdego z gości przy nakryciu czeka kartka z jego nazwiskiem. Gości sadza się przy stole zgodnie z

zasadami precedencji. Gość honorowy zajmuje miejsce najbardziej wyeksponowane. Mężczyźni siadają

obok kobiet, małżeństwa jednak nie zajmują miejsc obok siebie. Sąsiadami może być dwóch mężczyzn,

nigdy zaś dwie kobiety.

Choć względy formalne odgrywają znaczną rolę, nie zapomina się również o zapewnieniu gościom swobody

w prowadzeniu konwersacji. Niedaleko siebie sadza się osoby o podobnych zainteresowaniach czy

reprezentujące podobne grupy zawodowe.

Na przyjęciach obowiązuje ubranie wizytowe, chyba że na zaproszeniu zostało zaznaczone "black tie" - co

jest prośbą o założenie smokingu, lub "white tie" - ubranie się we frak. W ten sposób oznacza się tylko stroje

męskie, nawet na zaproszeniach dla pań, które wtedy odpowiednio dostosowują swój strój.

Wpadki

Historia protokołu dyplomatycznego obfituje we wpadki i różnego rodzaju potknięcia. Trudno ich uniknąć, gdy

organizuje się setki wizyt, spotkań, rozmów i przyjęć.

Ponieważ wszelkie przemówienia ministrów, premierów i prezydentów przygotowywane są przez ich urzędy

zdarza się, że minister, mając w danym dniu kilka spotkań, wyciągnie niewłaściwą kartkę i wygłosi oficjalny

toast na cześć zupełnie innej delegacji, premier zaś poruszy podczas rozmowy w cztery oczy zagadnienia

przygotowane do omówienia z przedstawicielem zupełnie innego państwa.

Pomyłki zdarzają się również przy usadzaniu gości przy stole. Pomaga w tym zazwyczaj mapka ustawienia

stołu, lecz czasami przygotowujący uroczystość mogą ją odczytać odwrotnie i powstaje jakby lustrzane

odbicie. Wtedy goście, często już wcześniej poinformowani, gdzie powinni usiąść, biegają w wytwornych

strojach dookoła stołu i szukają swoich miejsc.

Wpadki zdarzają się podczas wręczania listów uwierzytelniających. Terminy wizyt są wtedy bardzo napięte i

czasami zdarza się, że ambasador jest umówiony na spotkanie z prezydentem, a listy nie zdążyły jeszcze

nadejść z kraju go wysyłającego. Wtedy uroczystość odbywa się w śmiertelnej powadze, prezydent

otrzymuje pustą kopertę, ceremonię uważa się za dopełnioną. Listy uwierzytelniające są przesyłane później

drogą mniej oficjalną!

Protokół dyplomatyczny na poziomie samorządu

Wejście Polski do Unii Europejskiej, możliwość uczestniczenia w realizacji różnorodnych, międzynarodowych

projektów z partnerami zewnętrznymi sprawiają, że nawiązywanie nowych kontaktów i współpraca

międzynarodowa stają się koniecznością w działaniach samorządów i instytucji publicznych. W ostatnich

latach przedstawiciele samorządów coraz częściej mają obowiązki związane z obsługą delegacji

zagranicznych. Władze miast przyjmują ambasadorów, radców przedstawicielstw akredytowanych w Polsce.

11

Przyjmują delegacje miasta partnerskich, składają wizyty w placówkach dyplomatycznych i konsularnych

akredytowanych w Polsce oraz w polskich placówkach dyplomatycznych poza granicami kraju.

Protokół dyplomatyczny znajduje również praktyczne zastosowanie podczas organizowania spotkań

z przedstawicielami świata biznesu, zwłaszcza biznesu o charakterze międzynarodowym. To, w jaki sposób

podejmiemy naszego partnera, jakie sprawimy wrażenie na partnerze oraz czy zapewnimy sobie

przychylność kręgów, od których zależy wsparcie rozwoju naszego miasta/regionu jest często czynnikiem

decydującym o sukcesie naszym i naszej instytucji.

W każdym z wyżej wymienionych przypadków organizując spotkania, rozmowy, prowadząc korespondencje

itp. należy przestrzegać elementarnych zasad protokółu dyplomatycznego.

Przystępując do organizacji przyjęcia , gospodarz powinien odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych

pytań;

z jakiej okazji przyjęcie będzie wydane i kto będzie gościem honorowym

jaka formę przyjęcia wybrać ( śniadanie, obiad przy stole, obiad bufetowy, cocktail)

kto zaprasza i kogo zapraszamy ( lista gości)

gdzie i o której godzinie odbędzie się przyjęcie, wielkość pomieszczenia, liczba gości, liczba

kelnerów

dobór menu i napojów uwzględniających wierzenia religijne, tradycje i upodobania gości

podział ról i obowiązków wśród współpracowników ( kto zajmuje się kim, tematy rozmów)

czy zapraszamy gości z małżonkami

jak rozmieścimy gości przy stole

obowiązujące stroje

termin i forma zaproszenia ( telefonicznie, listownie, obie formy).

Nakrycie stołu

Przygotowanie stołu to jeden z podstawowych elementów protokółu. Stół ustawiamy równolegle do ścian

pomieszczenie i symetrycznie w stosunku do żyrandola/i, odległość od ścian nie powinna być mniejsza niż

100 cm. Każdemu uczestnikowi rezerwujemy 60 cm krawędzi stołu.

Stół nakrywamy gładkim białym obrusem. Brzegi obrusa zwisają poza krawędzie stołu na długość 20 – 30

cm.

Jeżeli powierzchnia stołu jest wyjątkowo piękna rezygnujemy z obrusa i używamy dużych serwetek. Serwetki

na których ustawiamy talerze powinny mieć wymiar 45 x 35 cm.

Do śniadań i obiadów używa się dodatkowo małych serwetek komponujących się kolorystycznie z obrusem.

Kładziemy je na talerzu przeznaczonym na przystawkę lub z lewej strony talerza podstawowego. Serwetki

składamy w kwadraty, trójkąty, stożki.

Dla każdego gościa stawiamy talerz podstawowy, który pełni funkcje dekoracyjną ( stanowi podstawkę dla

innych talerzy) i jest zdejmowany ze stołu bezpośrednio przed podaniem deseru. Talerze podstawowe

ustawiamy w odległości 60 cm, przy stołach owalnych i okrągłych odległość ta może być nieco mniejsza.

Odległość talerza podstawowego od krawędzi stołu powinna wynosić 1cm.

Z lewej strony, nieco powyżej talerza podstawowego, ustawiamy mały talerzyk na pieczywo i masło ( jeśli są

przewidziane w menu). Talerzyk na sałatę, o ile przewidziana w menu, znajduje się również po lewej stronie

12

talerza podstawowego. Solniczki i pieprzniczki ustawiamy w takiej odległości, aby każdy z gości mógł bez

trudu do nich sięgnąć. Na stole nie ustawiamy wykałaczek!

Liczba kieliszków, szklaneczek, ich kształt zależna jest od rodzaju dobranych napojów. Kieliszki stawia się

nieco z prawej strony, powyżej talerza podstawowego, uszeregowując wg kolejności użycia. Jeśli podajemy

wódkę kieliszek znajduje się pierwszy od prawej strony, na drugim miejscu kieliszek do białego wina, a

trzecim do czerwonego. Kieliszek do szampana znajduje się na ostatnim miejscu ( podawany jest na końcu

przyjęcia). Kieliszków do koniaku i likieru nie stawiamy na stole do czasu podania kawy ( jeśli pijemy kawę

przy tym samym stole).

Noże, widelce i łyżki umieszczamy wg kolejności użycia, poczynając od zewnątrz w kierunku talerza. Jeśli

np. obiad składa się z zupy, dania rybnego, dania mięsnego i deseru, to z prawej strony najdalej od talerza

kładziemy łyżkę do zupy, następnie w kierunku talerza nóż do ryby i nóż do mięsa. Z lewej strony talerza

pierwszy na zewnątrz znajdzie się widelec do ryby, następnie widelec do mięsa. Noże układamy ostrzem

skierowanym w lewą stronę ( w kierunku talerza), a widelce i łyżkę grzbietami w dół.

Za talerzem podstawowym, równolegle do krawędzi stołu, kładziemy sztućce do deseru. Łyżeczka nad

widelczykiem, rączka łyżeczki od prawej strony, widelczyka od lewej. Odległość sztućców od krawędzi stołu i

od siebie 1cm. Bez względu na ilość i rodzaj dań na stole nie może być jednocześnie więcej niż trzy noże i

trzy widelce na osobę. Większa ilość dań wymaga podania nowego zestawu sztućców.

Wszystkie dania, z wyjątkiem zupy, podaje się z lewej strony gościa. Z prawej strony nalewa się płyny (

zupa, woda, wino, wódka, kawa, herbata). Jeśli filiżanki z kawą/herbatą serwowane są na tacy, kelner

podaje je z prawej strony gościa.

Brudne talerze i sztućce zabiera się z prawej strony gościa, czyste podaje z lewej strony. Planując obsługę

liczymy, że na każde 6 – 8 osób potrzebny będzie jeden kelner (np. na 20 osób należy zatrudnić 3

kelnerów).

Kelnerzy podają posiłki wg zasady pierwszeństwa. Najpierw obsługują panie siedzące po prawej i lewej

stronie gospodarza, następnie kolejne wg rangi. Gospodyni obsłużona będzie na końcu. Teraz kolej na

panów: najpierw obsługa gościa honorowego, dalej wg zasady pierwszeństwa i na końcu gospodarz.

Przy małej liczbie kelnerów możemy rozpocząć od obsługi pań siedzących po prawej i lewej stronie

gospodarza, a następnie kobietom i mężczyznom wg zasady pierwszeństwa ( kolejność wskazuje miejsce

przy stole). Gospodarze obsłużeni będą na końcu.

Szampan i wina musujące wytrawne podawane są do deserów w czasie śniadań i obiadów do wszystkich

dań z wyjątkiem zupy.

Wina ziołowe ( słodkie, słodko-gorzkie, wytrawne) serwowane są najczęściej z wodą sodową lub jako

element składowy alkoholowych cocktaili ).

Miód pitny lekko schłodzony możemy podawać do deserów, przy kawie. Najlepsze miody to tzw. „dwójniaki”

o zawartości alkoholu 15-18%, gdzie proporcje miodu do wody są 1:1.

Whisky to tradycyjny napój, którego ojczyzną jest Szkocja i Irlandia. Produkowany jest z jęczmienia,

pszenicy, żyta, owsa a nawet kukurydzy. Po procesie fermentacji i destylacji przechowywany jest w

13

dębowych beczkach (im dłużej tym lepiej). Whisky możemy pić w zasadzie w każdych warunkach i przy

każdej okazji ( byle nie przy zupie).

Gin to tradycyjny alkohol z dodatkiem ziaren jałowca i odrobiny wermutu. Pijemy go zwykle z tonikiem lub

sokiem. W niektórych krajach piją gin tak jak wódkę, schłodzony i w małych kieliszkach.

Do przystawek podajemy zwykle wina wytrawne i wódkę, do dań rybnych, raków i jaj białe wino wytrawne,

do kawioru wódkę lub szampan, do potraw z grzybów czerwone wino wytrawne, do mięsa ciemnego

czerwone wino wytrawne, do serów tłustych czerwone wino wytrawne lub piwo, do serów chudych białe wino

wytrawne lub piwo, do deseru szampan, miód pitny, portwajn, tokaj, madera oraz inne wina słodkie lub

półsłodkie. Do kawy podajemy koniak, winiak, likiery.

UWAGA:

nie podajemy win słodkich przed wytrawnymi, czerwonego przed białym, ciężkich win przed lekkimi

nie podajemy napojów kontrastujących ( rumu i winiaku lub wódki i piwa)

szampan podajemy przed winem białym i czerwonym lub po zakończeniu podawania win

wśród napojów nie może zabraknąć wody ( gazowanej i niegazowanej ) oraz soków

napoje powinny być serwowane w odpowiedniej temperaturze.

Wina białe – temperatura 8-10 stopni C

Wina czerwone – temperatura 16- 18 stopni C ( pokojowa)

Wina deserowe – temperatura 14-16 stopni C

Wina ziołowe – temperatura 12-14 stopni C

Szampan i wina musujące – temperatura 6- 8 stopni C

Wódka – temperatura 8-10 stopni C

Gin – temperatura 8-10 stopni C

Piwo – temperatura 8-10 stopni C

Likier, koniak i winiak – temperatura pokojowa

Woda, soki – schłodzone.

Flaga państwowa

Zgodnie z protokołem flagę państwową wywieszamy w godzinach od 7:00 do zachodu słońca, opuszczamy

nie później jednak niż o godzinie 21:00. Flagę należy podnosić stosunkowo szybko, opuszczać powoli. Na

budynkach flagi wywieszane są na maszcie, którego odchylenie od ściany powinno być w granicach od 15

do 20 stopni. Długość flagi nie powinna być mniejsza od trzech jej szerokości. Wywieszając dwie flagi,

własną i gościa, ta druga powinna znajdować się po prawej stronie flagi własnej ( patrząc na budynek flaga

gościa będzie się znajdować po lewej stronie naszej flagi). Wywieszając dwie flagi własne, flagę gościa

umieszczamy pośrodku. Umieszczając flagi na przemian powinniśmy pamiętać, że flaga własna znajdzie się

na początku i końcu szeregu. Jeśli przyjmujemy kilka delegacji zagranicznych a liczba gości jest parzysta,

flaga gospodarzy może być umieszczona pośrodku. Natomiast flagi gości umieszczone w porządku

alfabetycznym z godnie z regułą „prawej ręki”. W czasie przyjmowania delegacji ( podpisywania umów,

14

ś

niadań, obiadów itp.) chorągiewka kraju gościa powinna być ustawiona na stole po prawej stronie

chorągiewki gospodarza.

Flaga wywieszana z powodu żałoby powinna być opuszczona do połowy masztu i przepasana

czarnym kirem. Wywieszając podnosimy ją najpierw na chwilę do pełnej wysokości, a następnie powoli

opuszczamy do połowy masztu. Zdejmując podnosimy ją najpierw do pełnej wysokości, a następnie

opuszczamy w dół.

Wizytówki

3

Historia biletów wizytowych, czyli współczesnych wizytówek

Bilety wizytowe wywodzą się z Dalekiego Wschodu, gdzie posługiwano się nimi na długo przed

wynalezieniem druku. Stąd bilety pisano często różnokolorowym tuszem na jedwabiu lub na doskonałym

ryżowym papierze. W Europie rozpowszechniły się one dopiero w czasach nowożytnych. Wybitny podróżnik

czasów średniowiecza, wenecjanin Marco Polo podczas pobytu w Chinach otrzymał od mandarynów bilety

wizytowe, które przywiózł do własnego kraju. Bilety wizytowe zaczęto na szeroką skalę wykorzystywać w

Europie od około 1500 roku.

Na dworze króla francuskiego Ludwika XIV używano ich jako środek zastępujący list, obowiązek złożenia

wizyty lub rewizyty (stąd też pochodzi nazwa biletów wizytowych, gdyż przesłanie komuś biletu zastępowało

w pewnych przypadkach złożenie wizyty).

Bilety wizytowe dotarły do Polski prawdopodobnie w XVIII wieku, bo posłowie Sejmu Czteroletniego

posługiwali się nimi dość powszechnie. Obecna forma biletów – zwana wizytówkami – pochodzi z połowy

XVIII wieku i właściwie nie uległa większym zmianom. Przez dłuższy czas uważano, że bilety pisane ręcznie

są w lepszym guście niż drukowane. Ale czasy się zmieniają, zmieniają się też upodobania.

Papier, format i układ treści

Im bilety wizytowe są prostsze, tym są bardziej eleganckie. Dlatego też do ich wykonania nie używa

się brystolu szklistego, w paski lub inne desenie czy też imitującego fornir. Unika się również ozdobnego

druku utrudniającego szybkie odczytanie nazwiska, nazwy instytucji itp.

W klasycznych biletach wizytowych imię i nazwisko znajduje się na środku biletu, przed nazwiskiem

umieszcza się tytuł naukowy, pod nazwiskiem – stanowisko służbowe, a u dołu – adres i numer telefonu

wraz z numerem kierunkowym na Polskę.

W ostatnich latach pojawiły się bilety wizytowe urzędowe nieco większe, mające nową formę zewnętrzną.

Imię i nazwisko oraz tytuł naukowy i zawodowy znajdują się u góry w środkowej części biletu lub z jego lewej

strony, a inne informacje u dołu. Środek biletu jest pusty i w ten sposób stosunkowo duża powierzchnia

może być wykorzystana na napisanie nieco dłuższego tekstu. Tego rodzaju biletami posługują się dość

często profesorowie, lekarze, handlowcy, co oczywiście wiąże się z charakterem ich pracy zawodowej. Nowy

rodzaj biletów wizytowych toruje sobie drogę i zyskuje coraz więcej zwolenników. Dyplomaci i urzędnicy

państwowi oraz samorządowcy posługują się klasycznymi biletami, które nie mają deseni, szlaczków,

ozdobnego druku.

We współczesnym życiu rozróżnia się trzy rodzaje biletów wizytowych: prywatne, wspólne i

urzędowe. W świecie dyplomatycznym stosuje się bilety wizytowe czterech rodzajów: bilet urzędowy męża,

bilet prywatny męża, bilet prywatny żony, bilet wspólny.

3

Karolina Hołysz, „Bilety wizytowe”

15

Bilety wizytowe różnią się przede wszystkim formatem, rodzajem czcionek i ich układem oraz treścią. Format

biletów zmienia się. Orientacyjnie można jednak przyjąć, że bilety prywatne mężczyzny mają wymiar 9x5 cm,

kobiety 7,5x5,5 cm, wspólne 9x6 cm, urzędowe 10x6 cm, a więc bilety prywatne są mniejsze niż urzędowe,

kobiety – mniejsze niż mężczyzny. Ostatnio, ze względu na upowszechnienie się kart kredytowych, bilety

wizytowe dostosowują się do nich formatem (9x5 cm), by można je było wygodnie przechowywać w

Portfelu lub wizytowniku.

Bilety zamawia się łącznie z kopertami, bez nich bowiem nie można wizytówek w pełni wykorzystać.

Składając bilet wizytowy bez koperty, zagina się ku przodowi lewy narożnik. W niektórych krajach istnieje

zwyczaj zaginania dolnego lewego narożnika lub całego lewego brzegu biletu. Wysyłając bilety w kopertach,

nie zagina się brzegów ani narożników.

Rodzaje biletów wizytowych

Bilety prywatne

Bilety wizytowe prywatne członków personelu dyplomatycznego ich małżonek są drukowane kursywą (a

więc czcionkami zbliżonymi do pisma ręcznego) i zawierają tylko imię i nazwisko. Bilety prywatne

niedyplomatów są również drukowane kursywą, mogą zawierać, poza imieniem i nazwiskiem, dodatkowe

informacje – tytuł naukowy i służbowy, a nawet adres prywatny i numer telefonu. Nie jest to jednak

konieczne, zwłaszcza że nie zawsze wygodnie jest podawać swój prywatny adres i numer telefonu. Jeśli

jednak decydujemy się na podanie dodatkowych informacji poza tytułem naukowym i zawodowym, to należy

je umieścić u dołu, po prawej stronie lub symetrycznie po obu stronach. Prywatny bilet wizytowy kobiety

zawiera wyłącznie imię i nazwisko.

Międzynarodowe statystyki podają, że coraz mniej ludzi zamawia prywatne bilety. Jedynie przedstawiciele

starszego pokolenia posługują się nimi. Młodzi ludzie natomiast najczęściej używają biletów urzędowych

zarówno w stosunkach półurzędowych, jak i prywatnych.

Bilety urzędowe

Bilet wizytowy urzędowy stosowany przez samorządowców jest drukowany kursywą i zawiera imię,

nazwisko, stanowisko, nazwę urzędu, adres oraz numer telefonu.

Na biletach wizytowych używanych przez dyplomatów nie podaje się numeru telefonu i adresu. Bilet

urzędowy kobiety w niczym nie różni się od podobnego biletu mężczyzny. Zasługuje na uwagę, że w bilecie

ambasadora nie podaje się pełnego tytułu, mianowicie dwa przymiotniki – nadzwyczajny i pełnomocny –

zostają opuszczone.

Pewnemu skróceniu ulega również tytuł stale pełniącego obowiązki chargé d’affaires, a mianowicie

opuszcza się zwrot „en pied”. Chargé d’affaires pełniący obowiązki chwilowo najczęściej nie ma specjalnie

przygotowanych biletów wizytowych, gdy jednak zachodzi potrzeba posłużenia się nimi w czasie

sprawowania tej funkcji, używa swego biletu pracownika dyplomatycznego, dopisując pod tytułem: „Chargé

d’affaires ad interim”.

Bilety wizytowe urzędowe niedyplomatów z zasady mają druk prosty – łatwy do szybkiego

odczytania i zawierają: imię i nazwisko, tytuł naukowy, stanowisko, nazwę instytucji, adres pocztowy, numer

telefonu oraz ewentualnie numer faksu. Niektórzy poszerzają te dane dodając adres prywatny i numer

domowego telefonu. Umieszczenie na bilecie urzędowym prywatnego adresu i numeru telefonu wydaje się

nie mieć uzasadnienia. W miarę potrzeby informacje te mogą przecież być dopisane odręcznie.

16

Adres urzędowy umieszcza się u dołu, po prawej stronie, prywatny – po lewej. Należy dodać, że

bilety wizytowe urzędowe osób zajmujących bardzo wysokie stanowiska (wojewoda, marszałek) nie powinny

zawierać adresu, numeru telefonu i faksu. Bilet wizytowy urzędowy stanowi pierwszą informację o osobie,

którą się poznało, oraz instytucji, którą prezentuje.

Rozwój cywilizacji powoduje że na swych biletach wizytowych podaje się coraz częściej numer telefonu

komórkowego.

Bilety wspólne

Bilety wizytowe wspólne są drukowane kursywą, zawierają imię męża i żony oraz nazwisko. Pojawiły

się one między I i II wojną światową, aby w ten sposób zmniejszyć liczbę biletów wizytowych składanych w

czasie wizyt lub dołączonych do kwiatów, prezentów. Bilety wspólne są używane w stosunkach bliskich,

zażyłych, a możliwość ich wykorzystania jest ograniczona. Posługują się nimi przeważnie osoby zajmujące

wysokie stanowiska w państwie, ambasadorowie, starsi rangą członkowie personelu dyplomatycznego,

wojewodowie, marszałkowie.

Posługiwanie się biletami wizytowymi

Tekst o charakterze półurzędowym, mający na celu przekazanie krótkich informacji, piszemy w

pierwszej osobie. W stosunkach towarzyskich używamy trzeciej osoby lub formy bezosobowej, jak na

przykład: „życzy dużo szczęścia młodej parze”, „dziękuje za pamięć”, „życzy sukcesów na nowym

stanowisku”, „z serdecznymi pozdrowieniami”, „z najlepszymi życzeniami”, „dziękuje za okazaną życzliwość”,

„prosi na herbatkę w dniu”. Wynika to ze zwyczajów dyplomatycznych; misje dyplomatyczne bowiem w

korespondencji z Ministerstwem Spraw Zagranicznych posługują się notami, które pisze się nie w pierwszej,

ale w trzeciej osobie liczby pojedynczej. Nota wysyłana przez polską misję dyplomatyczną będzie się więc

zaczynać: „Ambasada Rzeczypospolitej Polskiej przesyła wyrazy szacunku Ministerstwu Spraw

Zagranicznych ma zaszczyt powiadomić, że…”.

Piszemy na pierwszej stronie biletu, pod nazwiskiem, nad nazwiskiem, a jeśli zachodzi taka konieczność,

możemy zakończyć na drugiej stronie. Zależy to od kraju i obowiązujących w nim zwyczajów, które trzeba

znać i do nich się stosować. Tekst jest z zasady stosunkowo krótki, nie zawiera podpisu. Na wizytówce

piszemy odręcznie, bo pismo maszynowe rażąco kontrastowałoby z długą tradycją, jaką się legitymują bilety

wizytowe.

W życiu dyplomatycznym dopisujemy na biletach skróty mające ściśle określone znaczenie w języku

francuskim. Przesyłając kwiaty, dołączymy bilet wizytowy, na którym napiszemy „p.f.”, dziękując za

otrzymane kwiaty przesyłamy bilet/wizytówkę z dopiskiem „p.r.”. Są to pierwsze litery zwrotów francuskich

wyrażających życzenia i podziękowania. Bilety wizytowe za skrótem p.p.c. oznaczają wizytę pożegnalną.

Zostawiają je osoby wyjeżdżające na stałe, opuszczające placówkę na jakiś czas albo wyjeżdżające na inną

placówkę.

Czynią to również osoby urzędowe opuszczające stanowisko w odniesieniu do osób, z którymi

pozostawały w stosunkach towarzyskich z tytułu zajmowanego przez siebie stanowiska, jest to dowód

wielkiej uprzejmości i kultury.

Oto zestawienie najczęściej używanych skrótów, które piszemy czarnym ołówkiem w lewym dolnym rogu

biletu oraz ich znaczenie:

p.c. – pour condoler – kondolencje,

p.f. – pour féliciter – gratulacje,

17

p.f.n.a. – pour féliciter nouvel an – życzenia z okazji Nowego Roku,

p.p. – pour présenter – przedstawienie innej osoby,

p.p.c. – pour prendre congé – pożegnanie się,

p.r. – pour remercier – podziękowanie,

p.f.F.N. – pour féliciter Fête Nationale – życzenia z okazji święta narodowego.

Po otrzymaniu biletu wizytowego z „p.f.”, co oznacza przekazanie życzeń lub z „p.c.” – kondolencji,

odpowiadamy niezwłocznie, wysyłając bilet wizytowy z „p.r.”. Po otrzymaniu biletu z „p.f.n.a.” odpowiadamy,

wysyłając bilet z „p.f.n.a.”. W stosunku do osoby młodszej wiekiem i stanowiskiem możemy odpowiedzieć,

pisząc na bilecie „p.r. et p.f.”, co oznacza: „z podziękowaniem i wzajemnymi życzeniami”. Bilety z literkami

„p.p.”, „p.p.c.” i „p.r.” pozostają bez odpowiedzi.

Używane na biletach wizytowych skróty mają międzynarodowy zasięg, trzeba je znać, ale w życiu

pozadyplomatycznym posługiwać się nimi można tylko w kontaktach z osobami, które władają językiem

francuskim. W przeciwnym razie sprawimy kłopot adresatowi i możemy być posądzeni o snobizm. Skróty

francuskie mogą być i są z powodzeniem zastępowane przez polskie zwroty, na przykład: „życzy dużo

szczęścia”, „dziękuje za okazaną uwagę”.

Zasadniczo na każdą wizytę, złożoną za pośrednictwem biletu wizytowego, reaguje się przez

bezzwłoczne oddanie swego biletu wizytowego w możliwie krótkim czasie (24 godziny). Nie oddają biletów

panie panom. Nie oddaje się biletów złożonych na pożegnanie (p.p.c.) ani biletów złożonych jako

podziękowanie. Nie oddaje się również biletów złożonych zamiast rewizyty. Zdarzają się czasem przypadki,

ż

e sekretariaty popełniają błąd, odsyłając odruchowo bilet wizytowy bez uprzedniego stwierdzenia, że

otrzymany bilet był rewizytą. Tego rodzaju bezsensowna wymiana biletów nie miałaby końca. Zgodnie ze

zwyczajem, który obecnie nie jest ściśle przestrzegany, mężczyzna składa osobom żonatym dwa bilety, jeśli

chodzi o wizytę towarzyską. Natomiast w dniu święta narodowego należy przedstawicielowi

dyplomatycznemu, nawet żonatemu, przesłać tylko jeden bilet wizytowy, ponieważ wizyta par carte odnosi

się do przedstawicielstwa, a nie do osoby urzędującej.

18

Panie składają bilety tylko paniom. Jeżeli małżeństwo wizytuje drugie małżeństwo, to składa trzy bilety, w

tym dwa pana i jeden pani, albo jeden wspólny, a drugi pana. Bardzo wskazane jest podanie na biletach

adresu, ażeby ułatwić oddanie wizyty.

Wręczane bilety wizytowe powinny być czyste, bez najmniejszych uszkodzeń. Ich wymiana odbywa

się w sposób dyskretny na zakończenie rozmowy. Nie należy ich wymieniać przy stole w czasie jedzenia.

Wizytówkę powinno się przeczytać zaraz po jej otrzymaniu w obecności wręczającego i dopiero potem

schować do portfela. Osobie starszej wręczamy wizytówkę tylko wówczas, gdy o nią poprosi.

Przy składaniu biletów wizytowych możliwe są różne odcienie grzeczności. Osobiste oddanie biletu jest

krokiem najpoważniejszym. Taka forma jest niekiedy specjalnie przewidziana przez protokół. Posłanie do

niektórych przyjezdnych osobistości sekretarza czy adiutanta z biletem ministra uważane jest za akt

szczególnej kurtuazji.

Przy składaniu biletów wizytowych osobiście lub przez osobę trzecią francuski protokół

dyplomatyczny zaleca zaginanie całej wysokości lewego boku. Nie należy zaginać biletu, jeśli przesyła się

go w kopercie. Przy składaniu biletu wizytowego, wszelkie wzmianki na nim robimy ołówkiem, a przy

przesyłaniu go pocztą – piszemy atramentem.

Jeśli ktoś brał udział w proszonym lunchu, obiedzie czy też kolacji (nie dotyczy herbatki) i nie posłał listu z

podziękowaniem powinien złożyć w ciągu ośmiu dni bilet wizytowy Pani domu.

Funkcje biletów wizytowych

Bilety wizytowe – jak sama nazwa wskazuje – były jak najściślej związane z wizytami i rewizytami. Osoba,

której złożono wizytę składała rewizytę lub przesyłała swój bilet wizytowy. Jeśli ktoś niezapowiedziany

składał wizytę i nie zastał gospodarza w domu, pozostawiał swój bilet wizytowy z załamanym górnym lewym

rogiem. Oznaczało to, że właściciel biletu był osobiście. Ale dziś raczej nikt już nie składa wizyty bez

zapowiedzi, dlatego też ta rola biletu została ograniczona.

Bilety wizytowe w niektórych przypadkach zastępują również listy. W życiu dyplomatycznym

rozpowszechniona jest praktyka składania życzeń ambasadorowi i pracownikom dyplomatycznym z okazji

ś

więta narodowego. Kierownicy placówek dyplomatycznych w imieniu własnym i współpracowników

przesyłają życzenia, pisząc list. Zamiast listu mogą być jednak użyte do tego celu bilety wizytowe.

W porównaniu z biletami wizytowymi list jest bardziej ceremonialna formą korespondencji i w szczególnych

sytuacjach, a do takich należy zaliczyć przesyłanie życzeń czołowym osobistościom w państwie, rezygnuje

się z wizytówek na rzecz listu.

Posługując się biletami wizytowymi, można zaprosić na kawę i herbatkę, przesłać życzenia z okazji

imienin, urodzin, awansu, wstąpienia na nową drogę życia, przesyłamy również kondolencje, dopisując „p.c.”

lub „przesyła szczere wyrazy współczucia”. Przesłanie kondolencji wymaga jednak pewnych wyjaśnień,

mianowicie można to zrobić wówczas, gdy stosunki są oficjalne i strata nie dotyczy bezpośrednio osoby,

której składa się kondolencje. Wyrażenie kondolencji z powodu śmierci członka rodziny wymaga napisania

listu.

Bilety wizytowe dołączamy również do kwiatów lub upominku oraz wysyłamy, dziękując za

otrzymane kwiaty, prezent, oddaną przysługę. We wszystkich tych przypadkach bilet wizytowy zastępuje list.

Do niedawna na biletach wizytowych przesyłano życzenia noworoczne. Dziś jednak piszemy je na

pojedynczej lub podwójnej karcie świątecznej. Wizytówki są też wykorzystywane do przekazywania

informacji mających charakter półurzędowy.

19

Bilety wizytowe dostarczają informacji o osobie, którą poznaliśmy oraz instytucji, którą ta osoba reprezentuje

(wypływa stąd potrzeba graficznego uwypuklenia informacji dotyczących instytucji). Są środkiem

informującym, utrwalającym zawartą znajomość i ułatwiającym utrzymanie nawiązanych kontaktów. W

urzędzie bilet wizytowy wręcza się sekretarce, prosząc o przekazanie osobie, której się pragnie złożyć

wizytę.

W czasie koktajlu, bankietu i innych przyjęć ludzie poznają się i dla utrzymania dalszych stosunków

wymieniają bilety wizytowe. Z tych też powodów mają one zastosowanie w działalności handlowej

(zwłaszcza związanej z zagranicą), podczas zjazdów, konferencji; dają one pierwszą informację o osobie, z

którą został nawiązany kontakt. Jeśli na przykład w wyniku przeprowadzonej rozmowy strony dojdą do

wniosku, że zachodzi potrzeba odbycia w odpowiednim czasie dalszych rozmów, wymiana biletów ułatwi im

nawiązanie kontaktów. W czasie zebrań, konferencji i spotkań towarzyskich ludzie poznają się i dla

utrzymania dalszych kontaktów wymieniają wizytówki.

RÓŻNICE KULTUROWE W BIZNESIE

4

Informacje potrzebne do przygotowania rozmów

Teorie omawiające tryb przygotowania, organizacji i zarządzania strategią prowadzenia rozmów i negocjacji

zwracają uwagę na różne pojmowanie i odmienne podejścia do rozmów wśród Amerykanów, Azjatów,

Europejczyków. Warto zaznaczyć, że przynależność kontynentalna nie decyduje o jednolitości w podejściu

do taktyki rozmów.

Znajomość różnic kulturowych znakomicie ułatwia przygotowanie strategii rozmów oraz prowadzenie

prezentacji i negocjacji. W wielu krajach wysoko rozwiniętych przedsiębiorcy mają ułatwiony dostęp do

informacji na temat kultury i zwyczajów obowiązujących w kraju do którego planują podróż biznesową. W

Polsce, niestety, nie wprowadziliśmy w tym względzie niezbędnych procedur i rozwiązań. Wyjątkiem jest

opracowanie PAIiIZ

5

dotyczące kultury koreańskiej, które wraz z broszurą opracowaną przez Scottish Trade

International „ Doing Business in Different Countries”, książką J.R. Gorrill’a „ Intercultural

Communication”oraz publikacją „Doing Business in Japan” opracowaną przez Jetro Marketing Services

stanowiło podstawę do opracowania niniejszego materiału.

Od kilku lat obserwujemy wzmożony napływ inwestycji z terenu Azji, zwłaszcza z Japonii i Korei.

Omawiając azjatycki styl negocjacji i zarządzania biznesem skoncentrujemy zatem uwagę na różnicach

kulturowych występujących w Korei, Japonii oraz Chinach.

Azjatycki styl negocjacji i zarządzania biznesem

Azjatycki styl zarządzania jest bardzo mocno osadzony w kulturze i religii. W krajach takich jak Japonia,

Korea i Chiny dominują tradycje konfucjańskie. Konfucjusz był chińskim filozofem i myślicielem, którego

prace wywarły bardzo silny wpływ na historię, kulturę i etykę większości państw Azji Południowo -

Wschodniej. Należy podkreślić, że konfucjanizm to filozofia społeczna i moralna, a nie religia.

4

Mieczysław Bąk, „Promocja gminy miasta i regionu w kontekście integracji europejskiej”

5

A. Grycuk, „Współpraca z inwestorem koreańskim”, PAIiIZ 2005r.

20

Kulturę azjatycką określa się jako„pro partnerską”, zwracając uwagę na kultywowanie więzi oraz „kulturę

ceremonialną”. Kontrahent w negocjacjach nie jest traktowany przez Azjatę jako przeciwnik, lecz

potencjalny partner do robienia interesów w długim przedziale czasowym. Dlatego podczas negocjacji Azjata

stara się unikać konfliktów, szuka pola do kompromisu. Prowadząc negocjacje z Japończykami bądź

Koreańczykami należy pamiętać o „wydelegowaniu” na rozmowy mężczyzny , którego wiek wskazuje na

kompetencje i doświadczenie (kobiety są zdecydowanie niemile widziane, wyjątkiem są Chiny). Japończycy ,

Chińczycy i Koreańczycy, postrzegani za narody powściągliwe, posługują się stylem pośrednim w wyrażaniu

swojej woli. Za przejaw niegrzeczności lub braku skłonności do kompromisu mogą uchodzić konkretne

odpowiedzi typu: „tak” lub ”nie”. Stąd często udzielają wymijających odpowiedzi, aby nie naruszyć harmonii

(„Inhwa”) i zostawić otwartą drogę do osiągnięcia kompromisu. Należy zdać sobie sprawę, że strona

japońska, chińska czy koreańska, będzie nieufna wobec cudzoziemców, jeśli podczas pierwszych rozmów

będzie im towarzyszył prawnik. Podpisanie kontraktu jest dla nich zaledwie pierwszym krokiem do

współpracy, nie powinien on zatem zamykać drogi do wprowadzania zmian i udoskonaleń przez obie strony.

Negocjując z Japończykami, Chińczykami i Koreańczykami należy zrezygnować z agresywnego stylu,

okazywanie otwartości na kompromis daje szanse na sukces. Prezentowanie agresywnego stylu negocjacji z

pewnością nie przyniesie sukcesu. Azjaci nieufnie traktują rozmówcę, który nie posiada odpowiednich

pełnomocnictw i jest nie przygotowany do negocjacji. Dla Japończyków, Chińczyków i Koreańczyków

niezmiernie ważne są zobowiązania ustne, nawet nie potwierdzone na piśmie. Próba wycofania się z nich

może zostać bardzo źle odebrana. Podejmując negocjacje z cudzoziemcami Japończycy, Chińczycy i

Koreańczycy mają zawsze na względzie długotrwałe kontakty z danym klientem. Często stosują technikę

„zawyżonego pierwszego żądania”, po to aby w trakcie dalszych rozmów pozytywnie reagować na postulaty

rozmówcy. O końcowym efekcie negocjacji mogą zadecydować „miękkie czynniki” lokalizacji inwestycji, takie

jak dobra szkoła dla dzieci z językiem angielskim, filharmonia czy ośrodek sportowy.

6

Korea

Korea to bardzo nowoczesny i wysoko rozwinięty kraj ze znakomitą infrastrukturą transportową,

rozbudowaną telekomunikacją, nowoczesną architekturą. Korea to jednocześnie kraj o zakorzenionych od

wieku tradycjach. Koreańczycy tworzą współcześnie najbardziej konserwatywne konfucjańskie

społeczeństwo tego regionu. Jego najważniejsze cechy to: hierarchiczność, zamiłowanie do ceremoniału,

posłuszeństwo wobec przełożonych, lojalność, dążenie do centralizacji władzy, kolektywizm i stawianie

interesów grupy ponad interesami jednostki, szacunek dla starszych oraz wysoka etyka pracy. Bardzo łatwo

doświadczyć tych wartości już przy pierwszym kontakcie z Koreańczykami, zwłaszcza podczas rozmów

o charakterze biznesowym.

7

W kulturze konfucjańskiej każdy kontakt pomiędzy członkami danej grupy czy społeczności zawsze odbywa

się z uwzględnieniem różnic wynikających z wieku, płci, wykształcenia, regionu pochodzenia, stanowiska w

firmie, stanu cywilnego, statusu społecznego itp. Koreańczycy kładą ogromy nacisk na edukację dzieci, od

czasów Konfucjusza wykształcenie uważane jest w Korei za najpewniejszy sposób awansu społecznego.

Najbardziej elitarną koreańską uczelnią jest Seoul National University.

6

J. R. Gorrill, „International Communication- Doing Business in Korea”, NY 2005.

7

WorldBiz.com.2005, „Doing Business in Korea”

21

W przypadku spotkań delegacji polskiej i koreańskiej, należy starannie ustalić i dopasować stanowiskami

skład obydwu zespołów, aby miały one równą sobie rangę. Brak równowagi w formalnym statusie

uczestników zawsze prowadzi do problemów. Szef delegacji koreańskiej powinien być przez cały czas w

centrum uwagi polskich gospodarzy. Nie oznacza to, że można lekceważyć pozostałych członków delegacji,

pamiętajmy że pracują oni zespołowo i każdy z rozmówców pełni ściśle określoną rolę.

W ustaleniu hierarchii bardzo pomaga oficjalna lista członków koreańskiej delegacji, w której osoba

najważniejsza zawsze jest wymieniona na pierwszym miejscu, a osoba zajmująca najniższe stanowisko

zostanie wskazana jako ostatnia. Warto przekazać przygotowaną w identyczny sposób listę uczestników

polskiego zespołu (będzie to wręcz oczekiwane) oraz załączyć krótkie notki biograficzne uczestników

spotkania.

Charakterystyczny dla korporacyjnej Korei autokratyczny styl zarządzania wymaga silnego

i zdecydowanego przywództwa. Koreańczycy przykładają tę samą miarę do wszystkich krajów i kultur.

Będzie im bardzo trudno zaakceptować odpowiedzialność różnych ludzi i różnych organizacji za

poszczególne obszary składające się na projekt inwestycyjny w Polsce (Ministerstwo Gospodarki i Pracy,

Polska Agencja Informacji i Inwestycji Zagranicznych, specjalna strefa ekonomiczna, marszałek

województwa, prezydent miasta czy powiatowy urząd pracy). Koreańczycy intuicyjnie będą poszukiwali w

składzie polskiej delegacji silnego lidera, który zbierze wszystko w jedną całość, będzie kontrolował

negocjacje i podejmie ostateczną decyzję.

Podając lub odbierając jakiś przedmiot należy to zrobić obiema rękoma, dotyczy to również wymiany

wizytówek. W kulturze koreańskiej jest to oznaka dobrego wychowania. Witając się trzeba pamiętać o lekkim

ukłonie przy powitaniu (schyleniu całego tułowia, a nie zwykłym skinieniu głową), następnie należy podać

prawą dłoń podtrzymując ją lewą ręką poniżej przegubu. Podając talerz, filiżankę lub inny przedmiot drugą

ręką należy podtrzymywać trzymane naczynie lub przedmiot od spodu. Ruchy wykonywane podczas

podawania przedmiotów powinny być opanowane i spokojne. Podawanie czegokolwiek lewą ręką uważane

jest za niegrzeczne.

Przygotowując wizytę w Polsce warto zorganizować spotkanie w restauracji serwującej specjały kuchni

azjatyckiej. Często dania koreańskiej kuchni narodowej serwują restauracje japońskie. Pamiętajmy, że w

kuchni europejskiej istnieją dania lub składniki potraw, których Koreańczycy zdecydowanie nie akceptują. Są

nimi z pewnością sery żółte i pleśniowe, których Koreańczycy nigdy nie jadają z uwagi na ich nieprzyjemny

zapach.

Spotkania w restauracjach to w kulturze koreańskiej bardzo ważny element czasochłonnego budowania

zaufania i trwałych więzi biznesowych. Podczas wspólnego biesiadowania przy sporej ilości alkoholu

partnerzy budują podstawy do robienia interesów. Obietnice i deklaracje składane podczas posiłków należy

traktować z należytą powagą. Koreańczycy cenią sobie dobry klimat, elegancję otoczenia i dobrą kuchnię.

Lubią się bawić, są muzykalni i bardzo towarzyscy (lubią karaoke, czyli no-rae-bang). Spotkania towarzyskie

odbywają się z reguły na neutralnym gruncie, w męskim gronie, w barach i restauracjach. Zaproszenie do

koreańskiego domu należy uznać za wyjątkowe wyróżnienie (przed wejściem do domu należy pamiętać o

konieczności zdjęcia butów).

Korea jest krajem o jednym z najwyższych w świecie wskaźników spożycia alkoholu na jednego mieszkańca.

Alkohol jest nieodłącznym elementem posiłków, spoiwem spotkań towarzyskich i biznesowych, pozwala

22

lepiej poznać partnera i utrwalić więzy. Należy jednak pamiętać, że tradycyjna koreańska wódka, soju, jest

o wiele słabsza od polskiej. Nie zawsze jest to brane pod uwagę przez koreańskich gości. W restauracji jako

pierwszy powinien zostać napełniony kieliszek szefa koreańskiej delegacji. Przyjacielskim gestem jest

polewanie osobom siedzącym obok. W zasadzie nigdy nie należy nalewać sobie samemu – zrobi to

z pewnością siedzący obok gość. Stąd po napełnieniu kieliszka Koreańczyka nie napełniamy swojego

czekając, że teraz on odwdzięczy się tym samym. Nie można jednak liczyć na odwzajemnienie tego gestu w

przypadku osób stojących wyżej w hierarchii.

Nalewając alkohol należy robić to dwoma rękoma – prawą trzymając butelkę, a lewą podtrzymując prawy

nadgarstek. Nie mając rzetelnego usprawiedliwienia nie należy uchylać się od picia alkoholu. Mając takowe

usprawiedliwienie warto je kilkakrotnie powtórzyć i przeprosić za niedyspozycję. Goście powinni zostać

posadzeni przy stole z zachowaniem ich rangi. Najważniejszy z nich otrzymuje honorowe miejsce, a szef

polskiej delegacji zajmuje miejsce naprzeciwko.

W restauracji szef koreańskiej delegacji powinien być obsłużony jako pierwszy, nawet jeżeli przy stole

zasiadają również kobiety. Warto wcześniej uprzedzić obsługę restauracji o zwyczajach gości. Ponieważ

harmonia i dobra atmosfera są najważniejsze w kontaktach z Koreańczykami, należy przyjąć zasadę

elastycznego reagowania na zachowania gości. Należy zatem uszanować, jeżeli zdarzy się, że spożywają

posiłek w milczeniu. Koreańczycy sami powinni dać sygnał do zakończenia wieczoru, to przywilej

najstarszego rangą członka koreańskiej delegacji. Zwykle spożywają posiłki szybciej niż Polacy, sporo też

palą, więc warto zamówić miejsce, gdzie palenie nie jest zabronione. Uczestniczące w spotkaniach Koreanki

również piją alkohol, odwracając głowę w bardzo charakterystycznym geście zawstydzenia.

Publiczne wycieranie nosa jest uważane w krajach azjatyckich za jedno z najbardziej niewłaściwych

zachowań, świadczy o barku kultury i szacunku dla otoczenia. Osoby zakatarzone nie powinny zatem

uczestniczyć w spotkaniach zawodowych i towarzyskich z Koreańczykami i Japończykami. Niektóre

zachowania gości mogą być uznawane przez nas za nieeleganckie lub wręcz niegrzeczne, nie okazujmy w

takich przypadkach dezaprobaty lub zakłopotania. Pamiętajmy, że Azjaci bardzo dbają o zachowanie twarzy,

publiczne okazanie dezaprobaty dla ich zachowań zostanie odebrane jako próba naruszenia ich dobrego

wizerunku.

Hierarchia delegacji powinna być zachowana także podczas pobytu gości w hotelu. Najwyższy rangą

koreański menedżer zajmuje najlepszy pokój, natomiast osoby na niższych stanowiskach mogą być

ulokowane w pokojach o lekko niższym standardzie, na niższych lub tym samym piętrze (nigdy na

wyższym). Nikt z członków koreańskiej delegacji nie powinien mieszkać na piętrze czwartym, ponieważ

czwórka jest w Korei liczbą pechową (w języku koreańskim czwórka – „sa” oznacza również „śmierć”). Warto

pomyśleć o wstawieniu do pokoi hotelowych koszy powitalnych (butelka wina, słodycze, owoce - nigdy sery)

z krótkim listem z życzeniami miłego pobytu w Polsce, podpisanym przez szefa polskiej delegacji. Zawartość

takiego podarunku również może być zróżnicowana w zależności od rangi gościa. Kwiaty w wazonie mile

widziane, nigdy w doniczce. Białe lilie to kwiaty żałobne, lepiej podarować cięte kwiaty w kolorze żółtym,

fioletowym.

8

Dochodzenie do wiążących konkluzji w kontaktach z Koreańczykami trwa znacznie dłużej niż

przedstawicielami krajów UE czy USA. Negocjacje z Koreańczykami są trudne i czasochłonne, wymagają

cierpliwości i taktu. Szczególnie uciążliwe jest częste wracanie do zakończonych już punktów rozmów,

8

„

Establishing a business presence in Korea”,

http://www.communicaid.com/south-korea-business-culture.asp

23

zmiany kierunków negocjacji, emocje okazywane w najmniej spodziewanych momentach rozmów,

zaskakujące konkluzje itp.

Należy pamiętać, że Koreańczycy unikają mówienia „nie”, można jednak odczytać ich negatywny stosunek

do poruszanej kwestii z gestów, mimiki i mowy ciała. Często nie odpowiadają na zadane pytania, co może

prowadzić do niedomówień i niejasności. Wynika to z faktu, że Koreańczycy unikają negatywnych stwierdzeń

zamykających możliwość osiągnięcia kompromisu. W rezultacie gdy wydaje się, że wszystko zostało już

uzgodnione, strona koreańska nieoczekiwanie otwiera ponownie jakiś punkt negocjacji. Z drugiej strony, gdy

wydaje się, że rozmowy zakończą się fiaskiem, w ostatniej chwili Koreańczycy mogą przyjąć kompromisowe

rozwiązanie lub zaproponować zupełnie nowe. Należy zawsze pamiętać, że nie lubią wycofywać się z raz

podjętych zobowiązań i ogłoszonych decyzji.

W nawiązywaniu kontaktów biznesowych niezwykle pomocne są rekomendacje osób trzecich oraz

pośrednicy, którzy zyskali zaufanie koreańskich partnerów. Koreańczycy są z zasady nieufni wobec ludzi,

których nie znają. Koreańczycy zawsze poszukują tego, co łączy. Będą to zwłaszcza: pokrewieństwo,

wspólne doświadczenia zawodowe, ta sama religia, miasto lub region pochodzenia, ukończona uczelnia

wyższa czy też służba wojskowa w tej samej jednostce. Azjatycki networking znaczy znacznie więcej niż

jego europejski czy anglosaski odpowiednik. Jest to kultura zdecydowanie oparta na zależnościach,

znajomościach, nieformalnych i silnych powiązaniach towarzyskich.

9

Aby wywrzeć dobre wrażenie warto nauczyć się powitania w języku koreańskim. Pamiętajmy jednak, że jest

to język tonalny i bardzo łatwo jest o pomyłkę. Należy zatem poświęcić czas na zapoznanie się z pełnymi

nazwiskami i imionami członków delegacji oraz ich oficjalnymi tytułami i funkcjami. Zwracanie się do

koreańskiego rozmówcy po imieniu jest nietaktem, należy podać nazwisko, imię oraz oficjalny tytuł (nazwisko

i imię składa się z trzech części i jest uzupełniane tytułem).

W kulturze Azji należy pozwolić partnerowi zachować twarz, bez względu na okoliczności. Starannie

unikajmy wszystkich zachowań, które mogłoby postawić Koreańczyka w trudnej, kłopotliwej lub niezręcznej

sytuacji.

Koreańczycy wykazują w swoich działaniach ogromny patriotyzm ekonomiczny, bardzo wspierany

przez koreański rząd. Często jest to autentyczny nacjonalizm gospodarczy. Wszystko, co koreańskie, jest

najlepsze. Podróżując Koreańczycy zawsze starają się korzystać z usług koreańskich przewoźników. Kładą

ogromny nacisk na eksport jako podstawowy sposób budowania konkurencyjności gospodarki. Przywiązują

ogromną wagę do nowoczesnych technologii i ich praktycznego zastosowania, Republika Korei ma

najwyższy na świecie wskaźnik dostępu do szerokopasmowego Internetu (25 linii na 100 mieszkańców).

Koreańczycy są bardzo dumni ze swojego kraju i sukcesów narodowej gospodarki. Dla cudzoziemca

szczególnie ważne jest odróżnianie kultury i historii Korei od dziejów innych krajów Azji, w tym zwłaszcza

Japonii. W rozmowach warto wykazywać zainteresowanie Republiką Korei, starannie unikając kwestii

trudnych lub drażliwych takich jak stosunki z Koreą Północną i Japonią, związki zawodowe, rasizm, ruch

feministyczny, homoseksualizm, komunizm, sukcesy firm japońskich, bankructwo Daewoo w Polsce,

relatywnie niska jakość koreańskich samochodów itd.).

9

A. Grycuk, „Współpraca z inwestorem koreańskim”, PAIiIZ 2005r.

24

Szczególnie starannie należy wystrzegać się rozmów i dyskusji o związkach zawodowych. W Korei słyną

one z wojowniczości i wysokich żądań płacowych. Pełna legalizacja związków zawodowych w tym kraju

nastąpiła dopiero w 1987 roku, i chociaż poziom uzwiązkowienia nie jest wysoki (wynosi ok. 11%, podczas

gdy w Polsce ok. 15%) to jednak są one bardzo aktywne i uciążliwe dla gospodarki. Firmy koreańskie i

japońskie mają zazwyczaj negatywne doświadczenia ze związkami we własnych krajach i dlatego są

szczególnie wrażliwe na tym punkcie. W rozmowach o nowych inwestycjach poruszenie tej kwestii jest

nieuniknione, stąd należy prezentować stanowisko, że w Polsce związki zawodowe nie są dla pracodawców

problemem. Należy być przygotowanym na szczegółowe pytania o związki zawodowe w innych firmach

produkcyjnych w danym mieście czy regionie. Warto podczas spotkań zaprezentować dane statystyczne

(np. OECD czy Europejskiej Federacji Pracodawców) z których wynika, że nasz kraj ma niższy poziom

uzwiązkowienia niż tradycyjni konkurenci Polski (Czechy, Węgry i Słowacja) i jest on również niższy niż w

większości krajów Europy Zachodniej.

Dużo problemów mogą nastręczać koreańskie imiona i nazwiska. Warto zwrócić uwagę na

zaskakująco małą liczbę koreańskich nazwisk. Jest ich tylko ok. 270, z czego aż jedna czwarta mieszkańców

Republiki nosi nazwisko Kim. Zaraz na drugim miejscu jest nazwisko Park. Wynika to z faktu, że naród

koreański wywodzi się z zaledwie kilku wielkich rodów.

W kontaktach zawodowych Koreańczycy z zasady nie zwracają się do siebie po imieniu. Imiona są zwykle

używane tylko przez członków rodziny i najbliższych przyjaciół, a ponieważ towarzyszy im tabu i mnóstwo

przesądów, wielu Koreańczyków nie chce, aby inni ludzie wypowiadali je na głos. Tradycyjnie Koreańczycy

noszą zazwyczaj dwa imiona i nazwisko, razem składające się na 3 sylaby. Zazwyczaj nazwisko pisane i

wypowiadane jest przed imionami. Obecnie jednak, w związku z modą na posiadanie europejskich imion,

sytuacja trochę się skomplikowała i czasem nazwisko rodowe pisane jest po imieniu lub imionach. Co

ciekawe, Koreanki nie zmieniają nazwiska po wyjściu za mąż.

Przed rozpoczęciem spotkań należy ustalić, który człon (sylaba) jest właściwym nazwiskiem

rodowym. Do najwyższych rangą menedżerów koreańskich trzeba zwracać się wykorzystując ich tytuły i

stanowiska służbowe (Mr President, Mr Chairman, Sir etc.). Podobnie jak w przypadku inwestorów

niemieckich, wielu koreańskich menedżerów ma tytuł naukowy doktora (Republika Korei szczyci się zresztą

największą na świecie liczbą obronionych doktoratów na tysiąc mieszkańców).

W żadnym innym kraju azjatyckim tytuł czy prestiżowe stanowisko służbowe nie mają tak dużego

znaczenia, jak w Korei. Przy przyjmowaniu do pracy wysokie stanowisko przedstawia dla koreańskich

kandydatów często wyższą wartość niż oferowane przez firmę wynagrodzenie. Udając się na rozmowy z

Koreańczykami w przypadku mężczyzn najlepiej wybrać tradycyjny, ciemny garnitur. Do tego mężczyzna

powinien ubrać białą koszulę i odpowiednio dobrany, stonowany krawat. Kobiety także powinny wybrać

elegancki i raczej konserwatywny kostium (ze spódnicą za kolana) lub garnitur.

Wymiana wizytówek jest dla Koreańczyków bardzo ważnym rytuałem. Głównym jego celem jest

przekazanie Koreańczykowi informacji o statusie rozmówcy, co pozwoli mu na szybkie i jednoznaczne

zaszeregowanie danej osoby w hierarchii delegacji. Bez wizytówek nie można uczestniczyć w spotkaniu.

Jeżeli nie damy wizytówki, to rozmówca odczyta to jako brak szacunku lub wyraz niechęci do dalszych

kontaktów. Wymieniając wizytówki należy poświęcić kilka sekund na zapoznanie się z treścią wizytówki.

Nigdy nie należy chować wizytówki do kieszeni czy portfela, najlepiej położyć ją na stole na widocznym

miejscu - tak, aby przez cały czas trwania spotkania pozostawała w zasięgu wzroku. Nie wolno zginać

wizytówki ani nic na niej pisać. Obydwa gesty uznawane są za lekceważenie jej właściciela.

25

Wizytówka w języku polskim jest dla Koreańczyka nieczytelna i bezużyteczna, ponieważ uniemożliwia

kategoryzację i hierarchizację polskiego partnera. Konieczne jest przekazanie wizytówki w języku angielskim

(np. dwustronnej, polsko-angielskiej). W przypadku częstych kontaktów z przedstawicielami koreańskiego

biznesu warto postarać się o wizytówkę w języku koreańskim. To kolejny zbliżający obie strony gest. Tekst

na wizytówce musi być bezbłędnie przetłumaczony na język koreański.

W prezentacjach danych, przedstawianiu informacji oraz każdego rodzaju opracowaniach

obowiązuje zasada upraszczania prezentacji, przedstawiania danych w postaci wykresów i tabel.

Prezentacje powinny być maksymalnie jasne, czytelne, proste i zrozumiałe. Na wszystkie prawdopodobne

pytania warto mieć przygotowane odpowiedzi. Koreańczycy nie lubią zadawać dodatkowych pytań, bo to

także może wiązać się z utratą twarzy.

W czasie spotkań dobrze jest mieć pod ręką kopie przekazanych wcześniej dokumentów (np. wysłanych

pocztą elektronicznych materiałów dotyczących projektu).

W kontaktach osobistych z Koreańczykami raczej należy zachować dystans fizyczny. Chociaż

niektórzy z nich są bardzo otwarci, to poklepywanie po ramieniu i podobne gesty są akceptowane tylko

pomiędzy bliskimi przyjaciółmi.

Koreańczycy bardzo angażują się w pracę. Etyka ciężkiej pracy uznawana jest za jedną z przyczyn

imponującego wzrostu gospodarczego oraz sukcesu programu uprzemysłowienia Korei, realizowanego w

tym kraju od lat 60-tych XX wieku. Obecnie Republika jest statystycznie najbardziej zapracowanym ze

wszystkich 30 krajów OECD, co tylko częściowo wynika z 44 -godzinnego tygodnia pracy. Koreańczycy

pracują zwykle w godzinach 9.00 - 18.00 od poniedziałku do piątku oraz 9.00 – 13.00 w soboty, chociaż

coraz więcej firm wprowadza 5-dniowy tydzień pracy. Przełożeni w firmach koreańskich mają o wiele

większą władzę nad podwładnymi niż w firmach europejskich czy amerykańskich. Pomimo

paternalistycznego podejścia do pracowników nie uczestniczą oni w ogóle lub są bardzo ograniczeni w

procesie decyzyjnym. Panuje silne przekonanie, że nie powinno się wychodzić z pracy przed szefem, a

oczekiwanym społecznie standardem wciąż pozostaje kariera na całe życie w jednej firmie. Także czas

wolny po godzinach często spędza się z kolegami z pracy. Koreańczycy jako pracodawcy są bardzo

wymagający. W podręcznikach do zarządzania określa się czasami koreański styl zarządzania jako

zarządzanie nastawione na harmonię, przy czym harmonia może przeważać nad efektywnością.

W stosunku do siebie Koreańczycy bardzo nie lubią pośpiechu i napiętych terminów, natomiast mogą

wymagać tego od swoich partnerów. Wyraźnie źle znoszą zmęczenie fizyczne. Należy pamiętać, że

pomiędzy Polską i Koreą jest 8 godzin różnicy czasu. Jetlag po wielogodzinnym locie z Seulu do Warszawy

może dokuczać koreańskim gościom jeszcze przez kilka dni.

10

W trakcie rozmów należy starannie kontrolować swoje emocje i mimikę twarzy oraz unikać wszystkiego, co

mogłoby wprawić koreańskich partnerów w zakłopotanie. Nigdy nie należy okazywać zniecierpliwienia, złości

czy niechęci. Powinno się również unikać podnoszenia głosu oraz werbalnych konfrontacji. Generalnie w

kontaktach z Koreańczykami obowiązują wszystkie zasady dobrego wychowania, jednak nie należy być

uniżonym.

Ś

miech w kulturze azjatyckiej często maskuje zdenerwowanie, zażenowanie lub podobne negatywne

emocje. Wcale nie musi być oznaką wesołości czy rozbawienia. Koreańczycy miewają problem z

10

A. Grycuk, „Współpraca z inwestorem koreańskim”, PAIiIZ 2005r.

26

utrzymywaniem kontaktu wzrokowego, zwłaszcza w przypadku swoich zwierzchników, osób wyżej

postawionych w hierarchii, a także kobiet. Patrzenie komuś w oczy uważane jest za oznakę śmiałości lub

braku respektu, a jednocześnie za oznakę zainteresowania i świadectwo dobrych, szczerych intencji. W

kontaktach biznesowych należy więc patrzeć partnerowi w oczy, dając tym samym świadectwo

zainteresowania i szczerości. W konfucjanizmie ceni się pokorę, stąd Koreańczycy często mogą wydawać

się bardzo pasywni. Na ogół niewiele gestykulują i powściągliwie wyrażają emocje. Jednak w chwilach

zdenerwowania potrafią być bardzo impulsywni i mogą podnosić głos.

Jednym z bardziej zaskakujących dla Europejczyków zachowań jest przechodzenie pomiędzy dwiema,

rozmawiającymi ze sobą osobami. Pozwala to uniknąć, uważanego w Korei za niegrzeczne, przechodzenia

komuś za plecami. W trakcie rozmowy warto pamiętać o zdjęciu okularów przeciwsłonecznych (chowanie

oczu za ciemnymi szkłami może być odczytane jako oznaka nieszczerych intencji).

W rozmowach należy być przygotowanym na pytania dotyczące życia prywatnego (stan cywilny, żona,

pochodzenie, wiek, życie rodzinne, osiągane dochody). Koreańczycy generalnie nie uważają tych pytań za

osobiste. W ich kulturze są to informacje niezbędne do ustalenia wzajemnych relacji, oceny i stosunku

swoich pozycji społecznych, ewentualnych związków rodzinnych lub grupowych.

11

Koreańczycy tworzą społeczeństwo patriarchalne i bardzo silnie zmaskulinizowane. Od czasów Konfucjusza

kobieta była i jest społecznie i ekonomicznie podporządkowana mężczyźnie. Nadrzędnym celem związku

było i jest urodzenie męskiego potomka. Kobiety z zasady nie uczestniczą w życiu publicznym i w biznesie.

Jest to ten element stosunków polsko-koreańskich, w którym wrodzona uprzejmość Polaków wobec kobiet

bywa wystawiana na ciężką próbę, a Polki często odnajdują się w sytuacjach dla nich niezręcznych.

Koreańczycy wchodząc do pomieszczenia czy budynku nie przepuszczają kobiet w drzwiach (kobieta

zawsze wchodzi na końcu), pierwsza wchodzi osoba najwyższa rangą. W Korei kobieta podaje mężczyźnie

wierzchnie okrycie. Koreanka, która się rozwodzi, często ryzykuje utratę pracy, a prawo do opieki nad

dziećmi niezmiennie przyznawane jest ojcu.

Mężczyźni, którzy założyli rodzinę, szybciej awansują oraz są lepiej postrzegani przez kolegów i

pracodawców. Interesy wciąż robi się tutaj przede wszystkim z mężczyznami, chociaż wpływy kultury

amerykańskiej, podróże zagraniczne, wykształcenie zdobywane poza Koreą sprawiają, że sytuacja w tym

zakresie powoli się zmienia. Dotyczy to zwłaszcza młodego pokolenia Koreańczyków.

Koreańczycy intuicyjnie będą spodziewać się w składzie polskiego zespołu samych mężczyzn. W przypadku

wizyty w Korei warto upewnić się, że gospodarze na pewno są świadomi, że wśród członków polskiej

delegacji będą kobiety. Pracując w Europie czy Stanach Zjednoczonych powoli przyzwyczają się do

obecności kobiet, jednak wciąż zdecydowanie lepiej widziane jest, kiedy szefem polskiego zespołu jest

starszy wiekiem i rangą mężczyzna.

Społeczeństwo konfucjańskie to tradycyjnie ogromny szacunek do osób starszych. W biznesie młody wygląd

i młody wiek bardzo przeszkadzają. Podobnie jak kobiety, do kontaktów z partnerem koreańskim nie powinni

być wyznaczani najmłodsi pracownicy. Nawet w przypadku piastowania wysokiego stanowiska młody wiek

partnera może być dla Koreańczyków podświadomą, psychologiczną przeszkodą.

11

„Business meetings and negotiations in Korea”,

http://www.austrade.or.kr/services/etiquette.html

27

Koreańczycy są oszczędni, tak w życiu prywatnym jak i zawodowym. Lubią wszelkiego rodzaju okazje i

rabaty, lubią być zaskakiwani pozytywnymi informacjami o oszczędnościach i niskich kosztach. Warto o tym

pamiętać przystępując do negocjacji.

Korea jest jednym z najbardziej homogenicznych etnicznie krajów świata, gdzie niemalże zawsze

obywatelstwo oznacza narodowość. W odróżnieniu od delegacji inwestorów amerykańskich czy

europejskich, w skład których często wchodzą obywatele różnych państw, analogiczne zespoły korporacji

koreańskich będą składały się wyłącznie z Koreańczyków. Innej narodowości mogą być jedynie

przedstawiciele towarzyszących im często firm doradczych.

W kontaktach z Koreańczykami wymiana prezentów to bardzo ważny element etykiety biznesu. Prezent

powinien być związany z naszym krajem, regionem lub miastem. Uniwersalnym prezentem dla mężczyzn

będzie wysokiej jakości polski alkohol. W przypadku kobiet mogą to być wyroby z bursztynu, kryształy,

wyroby ludowe. Z uwagi na czekającą gości długą drogę powrotną do domu podarunki nie powinny być

ciężkie, nieporęczne ani też zajmować dużo miejsca. Dotyczy to zresztą wszystkich inwestorów

zagranicznych. Ofiarowywane przez obie strony prezenty nie muszą być kosztowne, jednak powinny być

podobnej wartości. Należy szczególnie zadbać o opakowanie, ono także powinno być eleganckie.

Koreańczycy uważają za szczególnie udany i szczęśliwy prezent składający się z parzystej liczby

przedmiotów (np. spinki do koszuli, długopis i wieczne pióro, itd.). Nie mogą to być przynoszące pech być to

pechowe cztery przedmioty lub ich wielokrotność. W Korei prezenty wręcza się na początku, a nie na końcu

spotkania. Nie ma tutaj jednak bezwzględnych reguł. Bezpieczniej będzie przestrzegać zasady wzajemności,

tj. wręczyć prezent w momencie, kiedy samemu zostanie się obdarowanym. Podarunków zwykle nie

rozpakowuje się w obecności ofiarodawcy. Jeżeli prezent nie jest opakowany powinniśmy starannie go

obejrzeć i pochwalić jego zalety. Przekazując prezenty wszystkim członkom koreańskiej delegacji należy

pamiętać o hierarchii i konieczności zróżnicowania podarunków w zależności od formalnego statusu

każdego z Koreańczyków. Im wyższa pozycja obdarowywanego, tym wartość podarunku powinna być

większa.

W dokumentach i korespondencji nie należy używać koloru czerwonego. W kulturze koreańskiej jest

to kolor śmierci, czerwienią pisze się listy kondolencyjne. Z kolei kolor biały jest w Korei kolorem żałoby,

unikajmy zatem obdarowywania członków delegacji bukietem białych bądź czerwonych kwiatów.

Podobnie jak inni mieszkańcy tego regionu Azji, również Koreańczycy przejawiają dużą wiarę w feng shui. W

Polsce przestrzegają jego zasad tak w budownictwie przemysłowym, jak i urządzaniu biur. Warto zapoznać

się z jego choćby podstawowymi zasadami.

Chcąc robić w przyszłości dobre interesy z firmami z Azji, warto pomyśleć o lekcjach gry w golfa. W Korei i w

Japonii jest to bardzo ważny, elitarny sport, niezwykle popularny wśród najwyższej kadry menedżerskiej. Gra

w golfa służy często nawiązywaniu i rozwijaniu stosunków towarzyskich i biznesowych. Z uwagi na gęstość

zaludnienia i górzystość obydwu krajów, z czym związane są bardzo wysokie ceny nieruchomości, na

uprawianie tego sportu mogą sobie pozwolić tylko osoby o wysokich dochodach. Koreańczycy i Japończycy

pracujący lub odwiedzający Polskę są stałymi bywalcami polskich pól golfowych. Warto się zastanowić jak

28

można to wykorzystać w projekcie inwestycyjnym. Wiele ciekawych informacji o polskim golfie, w tym także

pełną listę i opisy krajowych pól golfowych, można znaleźć na stronie internetowej www.golf.pl.

12

Firmy koreańskie w Europie są zarządzane przez Koreańczyków. W europejskich filiach koreańskich

korporacji będzie pracować większa liczba ekspatów niż w analogicznych oddziałach kontrolowanych przez

inwestorów zagranicznych z innych krajów. Warto jednak pamiętać, że dla Koreańczyków takie elementy jak

odległość od międzynarodowego lotniska, stolicy kraju, dużego ośrodka miejskiego, szkoły międzynarodowej

itp. Będzie miała mniejsze znaczenie niż niskie koszty pracy, czy niższa cena oferowanego terenu oraz

możliwość uzyskania ulg lub zwolnień podatkowych. Nadrzędnym jest cel korporacji, jeżeli poświęcenie

jednostek może przyczynić się do sukcesu firmy, to wybór jest oczywisty.

Podczas rozmów najlepiej od razu przyjąć, że język angielski dla obu stron jest językiem „obcym”.

Język ten należy stosować w jego najbardziej przyjaznej formie, mówiąc wolno i wyraźnie, używając

podstawowego słownictwa i prostej składni. Przyznanie się do tego, że nie rozumie się angielskiego

cudzoziemca, dla wielu Koreańczyków będzie oznaczać utratę twarzy. W Korei wszyscy uczą się

angielskiego, ale nie lubią się nim posługiwać.

Powodem jest zupełnie inna niż w ich ojczystym języku gramatyka, wymowa i składnia. Winny jest także

system nauczania języków obcych w Korei, kładący nacisk na pamięciowe opanowanie reguł gramatycznych

czy pisownię, ale zaniedbujący niemal zupełnie konwersację. Do rozmów w Polsce z pewnością potrzebny

będzie tłumacz, co należałoby wcześniej taktownie ustalić ze stroną koreańską.

W rozmowach z Koreańczykami należy unikać tematów związanych z Japonią. W pamięci

Koreańczyków wciąż żywy jest okres japońskiej okupacji ich kraju (1910-1945). Pod hasłem „nissen ittai”

(zjednoczenia z macierzą) próbowano narzucić mieszkańcom Półwyspu Koreańskiego japońską religię,

język i nazwiska. Także teraz wzajemne stosunki nie są wolne od dyplomatycznych napięć (m.in. spór o

wyspy na Morzu Japońskim, wizyty premiera Japonii w Mauzoleum Yasukuni, interpretacja historii II wojny

ś

wiatowej w japońskich podręcznikach historii), co w rezultacie może prowadzić z ich strony do

emocjonalnych reakcji. Ze względu na trudną historię stosunków z Japonią, Koreańczycy są szczególnie

wrażliwi na łączenie ich kraju ze swoim południowym sąsiadem w kwestiach dotyczących kultury, języka,

historii, czy bieżących osiągnięć gospodarczych. Nie należy więc ofiarowywać Koreańczykom prezentów

wyprodukowanych w Japonii, nadmiernie podkreślać faktu współpracy czy obecności inwestorów japońskich

na danym terenie. Zdecydowanie cieplejszy stosunek mają Koreańczycy do bliższych im kulturowo Chin.

Koreańczycy, podobnie jak niemal wszyscy cudzoziemcy i inwestorzy odwiedzający Polskę, wiedzą

o naszym kraju niewiele. Przeciętny Koreańczyk być może wie coś o Janie Pawle II, Fryderyku Chopinie,

„Solidarności” i Lechu Wałęsie. Niektórzy Koreańczycy widzieli polskie filmy , znają polską szkołę plakatu. W

sporcie bardzo dobrze kojarzą Polskę od czerwca 2002r., kiedy to w Mistrzostwach Świata w Piłce Nożnej

przegraliśmy z Republiką Korei 0:2.

Prasa Koreańska pisze o Polsce rzadko, ale zwykle przyjaźnie, często w kontekście nowych inwestycji. W

kwestiach historycznych zwraca uwagę podobieństwo losów Korei i Polski, tak samo położonych pomiędzy

dwoma potężnymi i przez wiele wieków nieprzyjaznymi sąsiadami. Ten wątek znajduje u Koreańczyków

szczególnie wiele zrozumienia, zwłaszcza w kontekście II Wojny Światowej.

12

A. Grycuk, „ Współpraca z inwestorem koreańskim”, Warszawa, PAIiIZ 2005

29

Koreańczycy zwykle postrzegają Polskę jako kraj położony w Europie Wschodniej, częściowo zależny od

Federacji Rosyjskiej i słabo rozwinięty gospodarczo. Stąd warto w ogólnych rozmowach przypominać o

naszym członkostwie w Unii Europejskiej, NATO, liczbie ludności i PKB w porównaniu z innymi krajami w

Europie i regionie, wysokim wzroście gospodarczym oraz ekspansji firm koreańskich w naszym kraju.

13

Najmłodsi obywatele Republiki Korei są bardziej zeuropeizowani i zamerykanizowani. Jednak w odróżnieniu

od proamerykańskiego pokolenia swoich ojców i dziadków młodzi Koreańczycy są w większości

nieprzychylnie nastawieni do Stanów Zjednoczonych. Są też jednocześnie bardziej otwarci i elastyczni w

kontaktach z cudzoziemcami, coraz bardziej zdają sobie sprawę ze swej odmienności kulturowej. Bariery i

różnice w komunikacji pomiędzy rówieśnikami są znacznie mniejsze, wzajemne kontakty ułatwia

konfucjańska zasada komunikowania się pomiędzy ludźmi na tych samych poziomach hierarchii oraz

dążność do osiągania kompromisu.

Przydatne adresy:

http://www.korea.net

,

http://www.investkorea.org

,

http://www.kotra.at

,

http://www.communicaid.com/south-korea-business-culture.asp

http://www.buyusa.gov/korea/en/doingbusinessinkorea.html

Japonia

Jeżeli chcemy umówić się na spotkanie z japończykiem, zdecydowanie powinniśmy potwierdzić termin i

miejsce spotkania telefonicznie, nie tylko wysyłając list. List może wręcz pozostać bez odpowiedzi. Przed

przystąpieniem do rozmów należy upewnić się czy możemy skorzystać z poparcia i kontaktów biznesowych.

Tego rodzaju praktyka jest powszechnie stosowana w japońskim biznesie. Jeżeli znamy wysoce szanowaną

osobę w Japonii, skorzystajmy z jej pomocy i kontaktów. Rekomendacja jest niezwykle wysoko ceniona.

Mając już umówione spotkanie dopilnujmy, aby przybyć punktualnie, spóźnienie jest traktowane przez

Japończyków jako przejaw niegrzeczności.

Japoński tydzień pracy to 48 godzin, godziny nadliczbowe nie są płatne. Godziny pracy, to na ogół 9.00-

17.00 lub 17.30, lecz wiele osób pracuje dłużej. W ciągu roku, przez okres trzech tygodni (Święta

Noworoczne od 28 grudnia do 03 stycznia oraz Złoty Tydzień od 29 kwietnia do 5 maja oraz Obon w połowie

sierpnia) wielu Japończyków odwiedza groby swoich przodków. Należy w tych okresach unikać umawiania

spotkań i nie planować podróży służbowych.

W dobrym zwyczaju jest powstrzymanie się przez pierwszych kilka minut spotkania od tematu biznesowego,

do momentu aż nasz japoński partner nie powie „Jitsu wa ne...” ( „zasadniczą sprawą jest....”).

Rozpoczynając rozmowę w dobrym tonie jest skierować swoje pierwsze uwagi do najstarszej osoby (jeżeli

wiemy, która to osoba), następnie do odpowiednich osób indywidualnie. W dobrym tonie jest częste

przepraszanie.

Jeżeli odpowiedzią na nasze pytanie jest stwierdzenie: „może”, „prawdopodobnie”, „zastanawiam się nad

tym”, to najczęściej oznacza to „tak”. Jednak może się też zdarzyć, że odpowiedź „zastanowię się nad tym”

oznaczać będzie „nie”. Nie należy niczego odmawiać w sposób bezpośredni, w kulturze japońskiej unikać

należy zachowań bezpośrednich.

13

A. Grycuk, „ Współpraca z inwestorem koreańskim”, Warszawa, PAIiIZ 2005

30

Może się zdarzyć, że będziemy musieli zadać pytanie kilkakrotnie w różny sposób, aby otrzymać

definitywną odpowiedź lub zobowiązanie. Podczas spotkań możemy spodziewać się bardzo osobistych

pytań od naszego rozmówcy (np. o pensję, edukację, życie rodzinne). Jeżeli nie chcemy odpowiedzieć na

pytanie, grzecznie spróbujmy zmienić temat. Jeżeli mamy wrażenie, że japoński partner nas nie zrozumiał,

udajmy, że tego nie zauważyliśmy – jest to bardzo ważne w kulturze japońskiej, aby nie „stracić twarzy”.

Mile widziane tematy rozmów:

-

Pytanie o rodzinę rozmówcy (dobre na rozpoczęcie rozmów)

-

Zachwalanie gościnności, opieki jaką nas otoczono

-

Historia Japonii

-

Japońskie osiągnięcia w dziedzinie sztuki

-

Pozytywne uwagi na temat japońskiej ekonomii

-

Sport, np. golf i skoki narciarskie

Jakich tematów rozmów powinniśmy unikać:

-

II Wojna Światowa

-

Opowiadania żartów (chyba, że są bardzo łatwe do zrozumienia, powiedziane raczej na spotkaniu

towarzyskim niż na biznesowym).

Udając się z wizytą do Japonii pamiętajmy, że lato jest tam gorące i wilgotne, należy więc spakować

kilka zmian ubrań, jako że Japończycy kładą nacisk na czystość i higienę. W pewnych sytuacjach będziemy

musieli zdjąć buty, np. w świątyniach i domach prywatnych oraz niektórych restauracjach w stylu „ryokan”.

Co za tym idzie warto pamiętać o założeniu butów wsuwanych, które łatwiej się zdejmuje i zakłada.

Wyjeżdżając do Japonii pamiętajmy też spakować spory zapas czystych skarpetek (będą one często

wystawiane na widok publiczny).

Kobiety powinny ubierać się konserwatywnie, umiarkowanie stosować biżuterię, perfumy oraz makijaż.

Spotkania służbowe często odbywają się w restauracjach typu „ryokan”, gdzie będziemy musieli

założyć„yukate”, którą otrzymamy w restauracji. „Yukate” lub kimono należy założyć zawijając lewą połać na

prawą ( tak jak w Eurpie zapinamy męska marynarkę). Tylko przy ubieraniu ciała zmarłych „Yukate”

zapinane jest odwrotnie.

Po imieniu zwracamy się tylko do rodziny i przyjaciół. Nie proponujmy przejścia na „ty” zanim nie

spotkamy się kilka razy i dobrze poznamy. Zwracając się po nazwisku, pamiętajmy od dodaniu do zwrotu

„pan” lub „pani”. Możemy też użyć przedrostka „san”, jednak trzeba pamiętać, aby nie używać go w stosunku

do żony lub dzieci naszego rozmówcy. Nawet jeżeli zwracamy się do danej osoby po imieniu, w sytuacji

kiedy jesteśmy w towarzystwie innych współpracowników zwracajmy się do niej używając nazwiska, aby

uniknąć zawstydzających sytuacji.

Dobrą polityką jest przygotowanie szeregu różnorodnych prezentów. Jeżeli nieoczekiwanie dostaniemy

prezent, będziemy mogli się odwdzięczyć. W japońskiej kulturze biznesowej nacisk kładziony jest na proces

wręczania prezentu, nie na sam prezent lub jego wartość. Obdarowanie kogoś drogim prezentem nie jest

traktowane jako forma łapówki (w Chinach przeciwnie). Najlepszym momentem wręczenia prezentu jest

koniec wizyty. Należy dyskretnie dać znać, że mamy mały upominek, który chcielibyśmy wręczyć. Należy

unikać wręczania prezentów na początku znajomości. Jeżeli dajemy podarunki grupie osób należy je

najpierw zebrać razem. Indywidualny prezent powinien być wręczony na osobności.

31

Błędem jest wręczenie takiego samego prezentu osobom o różnych rangach. Nietaktem jest również

wręczenie prezentu jednej osobie w obecności innych. Japończycy otwierają prezenty na osobności,

ponieważ jeżeli upominek okaże się złym wyborem, może to skutkować „utratą twarzy” przed innymi.

Jeżeli otrzymamy podarunek, dopilnujmy, aby się zrewanżować.

Mile widziane prezenty:

-

Zagraniczne, markowe rzeczy

-

Importowana whisky szkocka, bourbon, brandy lub wytworne wina (tylko najwyższej klasy)

-

Spinki do mankietów

-

Zestawy ołówka z długopisem.

Wizytówki są bardzo ważnym elementem w japońskim biznesie. Należy zabrać zapas wizytówek,

ponieważ nasi partnerzy będą skorzy do ich wymiany. Wizytówka powinna z jednej strony być w języku

angielskim, a z drugiej po Japońsku. Projektując wizytówkę pamiętajmy, że nasi japońscy partnerzy będą

chcieli dowiedzieć się z niej jak najwięcej o nas.

Wizytówki są wręczane po ukłonie i podaniu dłoni. Podając wizytówkę prezentujemy ją stroną zapisaną

japońskim tekstem. Po otrzymaniu wizytówki spędźmy chwilę egzaminując ją, to również dobry moment aby

poprosić o wyjaśnienie, jeżeli nie rozumiemy czegoś na wizytówce. Nie chowajmy otrzymanej wizytówki do

kieszeni, możemy ją położyć przed sobą na stole lub schować do wizytownika. Jako przejaw niegrzeczności

uznawane jest robienie notatek na wizytówce.

Celem pierwszych spotkań jest zapoznanie się, możemy jednak już w trakcie tych spotkań

przedstawić naszą propozycję.

Korzystanie z usług prawnika japońskiego zamiast kogoś z zachodu będzie potraktowane jako wyraz dobrej

woli oraz chęć współpracy. Negocjacje rozpoczynają się na poziomie wyższym kierowniczym i schodzą

następnie na poziom średni.

Ważne jest zrozumienie idei „zachowania twarzy”, jest to w kulturze japońskiej bardzo ważne. Sytuacja, w

której nawet przez przypadek sprawimy, że nasz partner „straci twarz” może zaważyć na sukcesie naszych

negocjacji. Atmosfera negocjacji jest zawsze bardzo poważna. Luźna rozmowa lub lekki humor mile widziany

jest przed spotkaniem lub w trakcie przerw. Bardzo ważne jest, aby w trakcie prezentacji i negocjacji

zachowywać się cicho, grzecznie. Nie należy okazywać złości lub złego humoru.

Ponieważ biznes japoński odbywa się w grupach, nie należy naciskać na uzyskanie odpowiedzi, należy

poczekać, aż grupa dojdzie do konsensusu („ringi”). Proces decyzyjny może potrwać czasami od jednego do

trzech lat.

Umowa ustna potwierdzana jest przez skinięcie głową, nie jak w kulturze europejskiej poprzez uścisk dłoni.

Kontrakty mogą być renegocjowane, według japońskiego protokołu podpisanie kontraktu nie oznacza

zamknięcia procesu uzgodnień.

Otrzymanie zaproszenia na lunch lub kolację ze strony japończyka jest dużym wyróżnieniem, nie

zapraszają oni bowiem osób, do których nie mają zaufania. Według protokołu japońskiego osoba

zapraszająca zawsze płaci. Jeżeli wzniesiony jest toast na naszą cześć, pamiętajmy aby się odwzajemnić.

Wiele dań będzie podanych w trakcie kolacji, będziemy zachęcani do spróbowania każdego z nich. Jeżeli

wśród dań znajdzie się coś, czego absolutnie nie chcemy spróbować należy znaleźć grzeczne ytłumaczenie

odmowy (np. powody zdrowotne), aby pozwolić stronom „zachować twarz”.

32

Jeżeli chcemy odwzajemnić zaproszenie na kolację, postarajmy się wybrać polską restaurację.

Prawdopodobnie początkowo spotkamy się z odmową przyjęcia zaproszenia, co jest elementem japońskiej

etykiety. Należy kilkakrotnie ponowić zaproszenie. Japończycy odmawiają jedynie przez grzeczność, która

wymaga, aby dać zapraszającemu do zrozumienia, że nie chcą nam robić kłopotu.

Ukłony są bardzo ważną częścią japońskiego protokołu biznesowego. Wykorzystywane są do okazania

wdzięczności, przepraszania i wyrażania próśb oraz na powitanie i pożegnanie. Ukłony są wyrazem

szacunku i respektu, czasem pokory. Głębokość ukłonu zależy od tego jaki status i pozycję ma osoba, której

się kłaniamy. Kłaniając się osobie wyższej rangi niż my, należy ukłonić się trochę niżej niż ta osoba. Jeżeli

nie jesteśmy pewni rangi danej osoby, należy na wszelki wypadek również ukłonić się trochę niżej.

Ś

miech jest wyrazem zażenowania i zestresowania, a nie rozbawienia. Uśmiech w kulturze japońskiej

pojawia się bardzo często. Jest on jednak używany do samokontroli, a w szczególnych okolicznościach do

ukrycia niezadowolenia. W każdej sytuacji w obecności Japończyków należy zachowywać się spokojnie,

cicho i kulturalnie.

33

Typowe tytuły w języku japońskim i ich brytyjskie odpowiedniki

Tytuł angielski

Tytuł japoński

Opis zajmowanej pozycji

Chairman

Kaicho

Funkcja nie jest

odpowiednikiem europejskiej

pozycji prezesa zarządu firmy.

Pozycja jest b. ważna, lecz

różna w zależności od firmy.

President

Shacho

Nazwa wymiennie występująca

z nazwą “daihyo

torishimariyaku”. Oznacza

funkcję dyrektora

reprezentującego radę

dyrektorów firmy.

Vice President

Fuku Shacho

Rzadko używany tytuł.

Oznacza funkcję wicedyrektora

reprezentującego radę

dyrektorów firmy.

Senior Executive

Managing Director

Senmu Torishimariyaku

Przedstawiciel zarządu firmy,

funkcja wyższa od pozycji

„Jomu Torishimariyaku”.

Executive

Managing Director

Jomu Torishimariyaku

Przedstawiciel zarządu firmy,

funkcja wyższa od pozycji

„Torishimariyaku”.

Director

Torishimariyaku

Członek zarządu firmy

General Manager

Bucho

Pozycja wskazująca na

wysoką odpowiedzialność

danej osoby. Z tego grona

rekrutowane są osoby do

zarządzania firmą.

Deputy General Manager

Jicho

Zwykle asystent, często

posługuje się tytułem

„bucho dairy”

Section Chief

Kacho

Przedstawiciel niskiego

szczebla zarządu

Chief

Kakaricho

Pierwszy, podstawowy tytuł w

danej firmie. Wskazuje na fakt,

ż

e dana osoba rozpoczyna

karierę kierowniczą w danej

firmie.

34

Uwaga: Jeżeli przed tytułem znajduje się słowo „dairi”, oznacza to że dana osoba jest asystentem lub osobą pełniącą daną funkcję, lecz

nie posiadającą pełnego prawa do danego tytułu.

Struktura organizacyjna japońskie firmy przypomina struktury europejskie. Warto jednak pamiętać,

ż

e w strukturach japońskich firm osoba z niższego szczebla zarządu ma prawo (często obowiązek)

raportowania własnych uwag i pomysłów bezpośrednio do ścisłego kierownictwa firmy. Oznacza to, że

osoby niższego szczebla mogą znacząco wpływać na ostateczne decyzje zarządu.

Należy zatem przywiązywać wagę nie tylko do rozmów z przedstawicielami ścisłego kierownictwa

firmy, lecz również z osobami reprezentującymi niższy szczebel zarządu.

Chiny

W latach 2003-2006 Chiny przesunęły się na piąte miejsce na liście największych inwestorów (po USA,

Niemczech, Wielkiej Brytanii i Francji). Rok 2007 był dla gospodarki chińskiej kolejny rokiem sukcesu

gospodarczego, roczny wzrost gospodarczy osiągnął poziom 9,7%. Jeśli to tempo się utrzyma, to w

nadchodzących latach Chiny zajmą czwarte miejsce w gospodarce światowej.

Chińczycy eksportują wysokiej jakości komfortowe i tanie samochody, kooperują w przemyśle samolotowym.

Z raportów OECD wynika, że Chiny wyprzedziły USA w eksporcie produktów zaliczanych do grupy

zaawansowanych technologii ICT. Specjalnością chińską staje się produkcja telefonów komórkowych,

komputerów, laptopów, cyfrowych aparatów fotograficznych i kamer

14

.

Szacuje się, że łączenie inwestycje chińskie w Polsce warte są od 50 do 100 mln USD (zależnie od sposobu

pomiaru). Polskie firmy zainwestowały w Chinach 24 mln USD. W roku 2004 sprzedawało do Chin 730 firm z

Polski. Równocześnie sprzedaż na polski rynek prowadziło 12.200 firm chińskich

15

.

Polska jest atrakcyjna dla inwestorów chińskich jako rynek dystrybucji produktów chińskich (centra

dystrybucyjne, handlowe etc.), albo usług. Argumentem za lokowaniem inwestycji chińskich w Polsce

przemawia możliwość wejścia na rynki UE oraz relatywnie niskie koszty produkcji.

Chińczycy preferują organizowanie spotkań biznesowych w okresie od kwietnia do czerwca oraz we

wrześniu i październiku. Zmiany terminu wyznaczonego spotkania oraz spóźnienia traktowane są jako

oznaki braku szacunku dla drugiej strony. Nie należy planować spotkań w piątek w godzinach

popołudniowych, w tygodniu obchodów chińskiego nowego roku. Chińczycy, podobnie jak Koreańczycy i

Japończycy unikają mówienia „nie”. Zamiast „nie” używają zwrotu „być może”, „ pomyślę o tym”, „zobaczymy

co można z tym zrobić”. Jeżeli chiński rozmówca z uśmiechem w przyjaznym tonie mówi „ to nie jest duży

problem” lub „ to nie jest poważny problem” oznacza to, że problem jest poważny i w najbliższej przyszłości

trzeba będzie zastanowić się nad jego rozwiązaniem. Pytanie „czy jadłeś posiłek”, „gdzie byłeś” oznacza

zapytanie „jak się miewasz” i nie ma żadnego związku z tym czy jesteś głodny lub co widziałeś. Odpowiedź

powinna brzmieć „ dziękuję” lub „tak”. Na spotkania należy ubierać się w stroje o konserwatywnym kroju,

unikać jaskrawych kolorów.

W kontaktach z partnerami z Chin należy zachować umiar w zadawaniu pytań, które mogą go postawić w

niezręcznej sytuacji. Bezpośrednie pytania o rodzinę, status majątkowy, nawet o wiek są postrzegane jako

14

‘Rok 2005 był rokiem chińskiej gospodarki. Gdzie jest granica jej rozwoju? (1.06)’, H.S. Kolka, J. Sztyler, J. Piotrowski, w:

www.globaleconomy.pl

15

M. Lubarski, „Muśnięcie olbrzyma”, („Chińska Republika Ludowa jako szansa rozwoju dla polskich przedsiębiorstw budowlano-

montażowych i producentów budowlanych” , Polska Izba Przemysłowo-Handlowa Budownictwa i Ambasada ChRL w Warszawie,
www.grupapsb.com.pl )

35

mało uprzejme. Aby uzyskać odpowiedź na pytanie o stan rodzinny, i status społeczny należy zadawać

pytania pośrednie (pytać o wiek dziecka, jaka uczelnię kończy, ile lat pracuje w danej firmie itp.).

Podczas kontaktów z Chińczykami należy dbać o harmonię i wzajemny szacunek. Nie należy okazywać

uczuć, ani zdradzać szczególnej zażyłości. W czasie rozmów i negocjacji źle jest przyjmowana gestykulacja,

w żadnym przypadku nie należy dotykać lub poklepywać rozmówcy. Wręczanie podarunków możliwe jest

dopiero po zakończeniu procesu negocjacji i powinno mieć charakter oficjalny. Nie należy fotografować

momentu wręczania podarunków. Zwyczajowo obdarowywany trzykrotnie odmawia przyjęcia prezentu, co

jest elementem etykiety. Prezent powinien być zapakowany w papier o kolorze czerwonym bez wzorów (

czerwień symbolem sukcesu ), złotym lub srebrnym. W żadnym przypadku nie należy pakować prezentu w

papier o kolorze żółtym (żółty kolor opakowania z czarnym napisem symbolizuje prezent przeznaczony dla

zmarłego lub jego rodziny).

Mile widziane prezenty to: dobry alkohol, wieczne pióro, zapalniczka, wyroby regionalne, albumy. Liczba

osiem jest uważana za szczęśliwą, otrzymanie ośmiu przedmiotów oznacza gest dobrej woli i jest

zwiastunem pozytywnego nastawienia darczyńcy do dalszych rozmów. Liczba sześć symbolizuje życzenie

szczęśliwego rozwiązania problemów. Liczba cztery symbolizuje śmierć, „73” pogrzeb, a liczba „84” groźny

wypadek.

Nie należy wręczać podarunków w postaci ostrych narzędzi, zegarków, sandałów, chusteczek do nosa. Nie

należy pakować prezentów w papier koloru białego, czarnego lub niebieskiego.

Podczas posiłków nie należy poruszać tematów związanych z biznesem. Rozmowy przy stole powinny

koncentrować się na walorach potraw. Na talerzu zawsze należy zostawić odrobinę jedzenia, pusty talerz

ś

wiadczy o tym, że wstajemy od stołu nie najedzeni. W żadnym wypadku nie należy pozostawiać pałeczek

pionowo wstawionych do miski z ryżem lub położonych na miseczce, gdyż przynosi to pecha (podobnie jak

upuszczenie pałeczki na podłogę).

Przygotowując spotkanie z grupą inwestorów chińskich, należy pamiętać o uszanowaniu jej

wewnętrznej hierarchii grupy. Ustalenie, kto pełni rolę przywódcy w delegacji chińskiej jest bardzo

ważne. Status ten powinien zostać zaznaczony przy organizacji spotkań, ale również przyjęć,
ofiarowaniu prezentów, udzielaniu głosu etc. Najważniejszy członek delegacji zawsze pierwszy

wchodzi do danego pomieszczenia, zasiada w centralnej części stołu na wprost drzwi.

Przedstawienie stron uczestniczących w rozmowach negocjacyjnych najlepiej przeprowadzić za

pośrednictwem kogoś, kto jest poważany przez obie strony. Na spotkanie należy przynieść
odpowiednia ilość wizytówek, osoba bez wizytówki nie będzie traktowana jako partner do rozmowy.

Wizytówka powinna być przyjmowana i wręczana oburącz – trzymać ją należy kciukiem i palcem

wskazującym – gest taki będzie mile odebrany i doceniony jako oznaka szacunku. Należy

bezwzględnie poświecić kilka chwil na zapoznanie się z wizytówką, w przeciwnym wypadku
zostanie to odczytane jako brak szacunku i zainteresowania daną osobą.

Podczas rozmów należy utrzymywać kontakt wzrokowy z rozmówcą, uciekanie ze wzrokiem

odczytane będzie jako przejaw nieszczerych intencji. Zwracając się do określonej osoby należy

używać jej oficjalnego tytułu i pełnego nazwiska. Gest potakiwania głową nie oznacza zgody,
potwierdza tylko to, że dana osoba słucha naszego wystąpienia.

36

Chińczycy są znakomitymi i skutecznymi negocjatorami, mają wielowiekowe tradycje myślenia

strategicznego, które jest elementem powszechnej edukacji. W kontaktach z nimi trzeba być cierpliwym, co

zostanie odczytane jako element świadczący o sile charakteru. Silny partner nie musi się spieszyć („czas to

czas, a pieniądz to pieniądz” mówią Chińczycy, odcinając się od znanego „time is money” świata

zachodniego). Negocjatorzy chińscy stosują i stale rozwijają techniki negocjacyjne dostosowując je do

sytuacji, rodzaju partnera i okoliczności. Mimo dążności do równowagi i harmonii, nie brakuje podczas

negocjacji emocji, atmosfera bywa napięta, targują najdrobniejsze szczegóły kontraktu. Przygotowując

negocjacje warto więc mieć w zanadrzu zestaw ustępstw, którymi będziemy mogli usatysfakcjonować

rozmówcę. Podobnie jak podczas negocjacji z przedstawicielami innych krajów, ustępując zawsze

powinniśmy żądać czegoś w zamian.

Kontrahent w negocjacjach nie jest traktowany przez Chińczyka jako przeciwnik, lecz potencjalny partner.

Dążenie do osiągnięcia „guanxi”, czyli zbudowania więzi, unikania konfliktów i frustracji to elementy

dominujące podczas procesu negocjacji. Obowiązuje zasada „pierwszeństwa kompromisów”, choć podczas

pierwszych kontaktów Chińczycy są z reguły nieufni. Mimo zakończenia procesu negocjacji często w

ostatnie chwili podejmują próbę uzyskania dodatkowych ustępstw. W takiej sytuacji należy grzecznie lecz

stanowczo odmówić zgody na zmianę wcześniejszych ustaleń. Spisany kontrakt traktowany jest przez

Chińczyków jako dokument jedynie potwierdzający harmonijnie osiągnięte porozumienie, powinien jednak

ich zdaniem zawierać klauzulę możliwości wprowadzania zmian w celu dostosowania warunków do zmiennej

sytuacji. Pamiętajmy o chińskim porzekadle: „Nic, co jest napisane na papierze, nie jest warte tyle, co papier,

na którym jest to napisane”. Chińczycy dopuszczają do negocjacyjnego stołu kobiety (są pod tym względem

wyjątkiem wśród Azjatów)

16

.

Amerykański styl negocjacji

Amerykanie odważnie i bezceremonialnie wkraczają w obce kręgi kulturowe. Menedżerowie amerykańscy

wdrożyli kartezjańskie podejście do praktyki. Prezentują analityczny sposób zarządzania, decyzje podejmują

na podstawie racjonalnych przesłanek. Oczekują informacji umożliwiających podjęcie uzasadnionej,

korzystnej dla obu stron decyzji.

Wychodząc z założenia, że porażką można się zarazić unikają kontaktów z „nieudacznikami”,

„ofiarami ”. Unikajmy podczas rozmów narzekania na trudności i przeciwieństwa losu, rozmów o chorobach,

problemach lub negatywnym wpływie historii na gospodarkę. Amerykanie są przeświadczeni o swej

specjalnej misji wobec świata. Interesuje ich nie tylko sukces organizacji, ale również sukces

osobisty. Cechuje ich indywidualizm, niezależność, przebojowość, optymizm i otwartość.

Amerykanie przywiązują bardzo dużą wagę do należytego przygotowania spotkań oraz

dotrzymywania zadeklarowanych zobowiązań. Decyzje podejmują szybko i jeśli rozmowy z

kontrahentem przeciągają się, lub są mało konkretne to często z nich rezygnują. Już na etapie

wstępnych rozmów zatrudniają prawników, którzy konkretyzują i opisują oczekiwania i zobowiązania

stron. Zobowiązania ustne nie mają dla nich większego znaczenia („no letter, no matter”).

Amerykanie są osobami bardzo bezpośrednimi

i mówią co myślą (kultura nieceremonialna). Mają

skłonność do pomijania tytułów, nie przywiązują zbytniej wagi do statusu społecznego, nawet nowo

16

J. R. Gorrill, „Intercultural Communication”, London 2005

37

poznane osoby najchętniej nazywają po imieniu. Spotkania z przedstawicielami JST traktują bardzo

poważnie, co wynika między innymi z szacunku dla demokratycznych wyborów. Należy jednak

pamiętać, że cenią sobie czas i kontakt z profesjonalistami. Nie należy przeciągać czasu oficjalnych

spotkań, które mają często charakter wyłącznie ceremonialny.

Wiedza inwestorów amerykańskich na temat Polski pochodzi głównie z opracowań przeznaczonych

dla biznesmenów planujących inwestycje w krajach Europy Środkowo-Wschodniej. Opracowania

takie są nieco powierzchowne, jednak ułatwiają nawiązanie pierwszych kontaktów oraz przełamanie

barier.

Amerykanie są w Polsce lubiani i zwykle zdają sobie z tego sprawę. Są dobrze przygotowani

do rozmów biznesowych, bezpośredni kontakt ze stroną polską jest zwykle poprzedzony dokładnym

rozpoznaniem przeprowadzonym przez wynajętego konsultanta. W celu zjednania sympatii chętnie

nawiązują do polskiego patriotyzmu i polsko amerykańskich bohaterów narodowych. Chętnie mówią

o szacunku dla wolności i demokracji, swobodach obywatelskich, sukcesach. Amerykanie

w zdecydowanej większości są patriotami i solidaryzują się z decyzjami demokratycznie wybranych

władz.

Negocjatorzy strony amerykańskiej, podobnie jak Brytyjczycy, są zawsze bardzo solidnie

przygotowani do rozmów, mają opracowane rozwiązania wariantowe, przygotowany katalog żądań i

możliwych ustępstw. W przeciwieństwie do Brytyjczyków są wyrozumiali, gdy partnerzy popełniają

błędy językowe.

W większości znają tylko jeden język, angielski. Lubią żarty i dowcipy, jednak należy starannie

unikać dowcipów o podłożu religijnym czy rasowym. Podczas pierwszych kontaktów należy unikać

takich tematów jak religia, aborcja, polityka, seksizm, rasizm. Kobiet nie należy pytać, czy są

zamężne. Bezkolizyjne tematy do swobodnych rozmów to sport, podróże, muzyka, potrawy, sprawy

związane z wykonywaną pracą.

Podstawowe informacje o amerykańskich firmach można znaleźć pod adresami:

http://www.hoovers.com

, http://www.thomasnet.com

Europejski styl negocjacji

Różnice kulturowe i narodowościowe przekładają się na sposób prowadzenia rozmów i biznesowych.

„styl europejski” nie jest jednolity. Można w jego ramach wyróżnić system północny, obejmujący

kraje skandynawskie i Beneluksu i łaciński, z Francją i Włochami. W tym pierwszym dominuje

współdecydowanie, gotowość do zawierania kompromisu, zaangażowanie na rzecz

konstruktywnego działania. Społeczna akceptacja pracy kobiet i ich udziału w negocjacjach jest

najbardziej preferowana w krajach skandynawskich. Dużą wagę do punktualności

przywiązują

niewątpliwie Niemcy i mieszkańcy północnej Europy (kultury monochroniczne). Z pewnością zaś do

kultur polichronicznych, kładących mniejszy nacisk na czas zaliczymy Włochów czy Hiszpanów. Na

pewno też bardziej powściągliwi w wyrażaniu emocji i prowadzeniu negocjacji będą Niemcy i

obywatele krajów nordyckich.

38

•

Włosi

Decyzji nie podejmują szybko, proces decyzyjny trwa zwykle kilkanaście miesięcy. Są natomiast mniej

formalni niż Niemcy. Cechuje ich zmienność nastrojów, skłonność do podnoszenia głosu, wzajemnego

przekrzykiwania się i przerywania rozmowy, okazywania emocji. Przywiązują ogromną wagę do pozycji

partnera, lubią targować się o cenę. Ich zagranicznym partnerom zaleca się najpierw omówić wszystkie inne

problemy, cenę rezerwując na koniec rozmowy. Wbrew pozorom (stwarzanym celowo) przystępują do

rozmów po bardzo dokładnym rozpoznaniu partnera, jego mocnych i słabych stron. Często pod koniec

rozmów stawiają zaskakujące, niczym nie uzasadnione nowe żądania. Nie należy się tym zbytnio

przejmować, jest to jeden z typowo włoskich elementów taktyki negocjacyjnej. Punktualność nie jest ich

mocną stroną, stąd zaleca się obcokrajowcom potwierdzanie umówionego spotkania. Spóźnienia często są

celowo zaplanowane, aby uzyskać przewagę psychiczną nad partnerem. Nie należy ich pośpieszać w

podejmowaniu decyzji, może to być dla nich sygnał, że drugiej stronie za bardzo zależy na transakcji. Nie są

rzadkością niemiłe i lekceważące uwagi pod adresem partnera zagranicznego, na które należy reagować

celną ripostą. Włosi to naród niezwykle honorowy i dumny, należy zatem uważać aby ich nie urazić. Język

angielski nie jest ich mocna stroną, więc wszelkie materiały powinny być napisane prostym językiem

angielskim.

W rozmowach, zwłaszcza na wstępnym etapie, należy unikać rozmów na temat religii i relacji

Włoch z Watykanem, polityki, mafii, podatków, II Wojny Światowej, spraw rodzinnych, negatywnych

wypowiedzi na temat włoskich sportowców. Warto zwrócić uwagę na fakt, że włoscy rozmówcy często

krytykują politykę swojego kraju, swoich sportowców itp. Nie należy jednak przyłączać się do tej krytyki, gdyż

zostanie to źle odebrane. Aby zdobyć sympatię należy chwalić włoską architekturę, wina, włoską kuchnię,

filmy, operę, gościnność, włoskich piłkarzy. Podczas pierwszego spotkania należy podjąć wysiłek

przekonania włoskiego partnera o naszym szacunku i zaufaniu do jego osoby. Warto pamiętać, że Włosi

przywiązują większa wagę do „opakowania”, ceremoniału niż do szczegółów. Mają wiele respektu dla pozycji

i wieku partnera. Prezentują szacunek dla kobiet, nie koniecznie dotyczy to kobiet w biznesie. Lubią

wzorować się na sukcesach innych, warto więc powołać się na przykłady sukcesu innych firm zagranicznych

działających na naszym terenie.

•

Hiszpanie

Punktualność nie jest ich najmocniejszą stroną. Rozmowy negocjacyjne nie mają charakteru formalnego

– często są przerywane tematami lekkimi. Ważną rolę odgrywaj właściwy dobór partnera oraz wzajemne

bezpośrednie relacje pomiędzy rozmówcami. Jeżeli rozpoczniemy negocjacje z osobą niższego szczebla

musimy się liczyć z tym, że decydent nie siądzie z nami do stołu. Warto zatem dowiedzieć się kto jest

decydentem i rozpocząć negocjacje z właściwą osobą. Należy pamiętać, że bez względu na to z kim

prowadzimy negocjacje ostateczna decyzja należała będzie do osoby piastującej najwyższą pozycje w

firmie. W rezultacie rozmowy biznesowe trwają dość długo. Strategia negocjacji Hiszpanów sprowadza się

do próby obniżenia poziomu wymagań partnera, dlatego też zaleca się zaczynać z wysokiego pułapu żądań.

Hiszpanie są twardzi w negocjacjach,

dążą do zawierania umów dla nich korzystnych poprzez proponowanie

dodatkowych klauzul warunkujących np. płatność, uzyskanie ulg i zwolnień podatkowych. Często nie

dotrzymują terminów płatności, podobni w tym względzie do Włochów, Izraelczyków i Holendrów. Zwlekanie

z realizacją płatności zawsze poparte jest rzekomym błędem drugiej strony (źle wystawiona faktura,

zaginięcie przesyłki, choroba lub nieobecność pracownika odpowiedzialnego za dokonanie transakcji itp.).

39

•

Francuzi

Gładkie maniery i ujmujący sposób bycia Francuzów mogą łatwo zmylić czujność kontrahenta. W

rzeczywistości przywiązują oni ogromną wagę do dbałości o własne interesy. W negocjacjach kierują się

logiką i rozsądkiem, liczą się dla nich konkretne argumenty, lubią dyskutować. Na podjęcie decyzji

potrzebują czasu, unikają presji. Należy bardzo dokładnie przeczytać kontrakt, bowiem zazwyczaj znajdują

się w nim korzystniejsze dla

Francuzów warunki. Francuzi to chyba jedyna nacja, które za język biznesu

uważa wyłącznie język francuski. Dużą wagę przywiązują do elegancji ubioru, który w ich mniemaniu

ś

wiadczy o pozycji społecznej rozmówcy. Lubią dobrze zjeść, przy stole unikają rozmów o charakterze

biznesowym. Strona zapraszająca płaci za posiłek, zapraszany zobowiązany jest do rewanżu. Punktualność

traktowana jest dość pobłażliwie, spóźnienia 15 minutowe są w zasadzie normą i nie świadczą o

lekceważeniu drugiej strony. W rozmowach nie należy poruszać tematów osobistych, nadmierna

serdeczność budzi u Francuzów podejrzenia o nieszczerość intencji. Negocjacje powinny opierać się na

logice argumentów.

Informacje o francuskich firmach:

http://www.

business-in-europe.com/gb/them/info_frenchcompanies.htm

•

Brytyjczycy

Brytyjczycy nie są zbyt mobilni, dlatego należy się spodziewać, że negocjacje będą prowadzone w ich

kraju i w języku angielskim. Pewni siebie, przekonani o własnej wyższości nad pozostałymi narodami.

Podobnie jak Japończycy poważnie traktują ustalenia ustne, oczekują jednak ich pisemnego potwierdzenia

w formie listu lub notatki z rozmów. W trakcie rozmowy towarzyskiej nie należy poruszać tematów

osobistych, a lunch nie jest zwykle traktowany jako zdarzenie biznesowe, do czasu jednak podania kawy. W

prowadzeniu interesów Brytyjczycy zwracają szczególną uwagę na konserwatyzm, uprzejmość i

zaradność. Bardzo twardzi w negocjacjach, choć z pozoru bardzo uprzejmi i przyjaźni. Prowadzą

bardzo dokładne rozpoznanie partnera długo przed nawiązaniem pierwszego bezpośredniego

kontaktu. Negocjacje nawet małego kontraktu trwają zwykle ponad 12 miesięcy.

Należy jednak odróżniać Anglików od Szkotów i Walijczyków, które to grupy pozostają w

odwiecznym konflikcie. Polakom znacznie łatwiej jest prowadzić dialog z Walijczykami i Szkotami

niż z Anglikami.

•

Niemcy

Niemcy uchodzą za naród dobrze zorganizowany, efektywny w pracy, przywiązujący wagę do porządku,

utalentowany technicznie. Wiele z tych cech ma charakter historyczny i nie dotyczy przedstawicieli młodego

pokolenia. Niemcy na ogół stawiają sobie wysoko poprzeczkę i tego samego oczekują od swoich

zagranicznych partnerów. Są profesjonalistami i fachowcami, do rozmów przygotowują się bardzo starannie

(planują), stąd posiadają o partnerze dużą wiedzę. Przywiązują ogromną wagę do punktualności, niechętnie

wchodzą w ryzykowne finansowo przedsięwzięcia. Domagają się ogromnych rekompensat, jeśli kontrahent

nie dotrzyma warunków umowy. Do czasu osiągnięcia porozumienia zachowują dystans i umiarkowanie i

tego samego oczekują od drugiej strony. Stąd przerywniki w postaci żartów nie są wskazane. Decyzji nie

podejmują natychmiast, musi ona być przeanalizowana z wyższym kierownictwem. Przywiązują wagę do

pisemnego zrelacjonowania spotkania (faks., list). Są mistrzami w stosowaniu presji psychologicznej

40

„ostatniej minuty”. Najczęściej stosują proste techniki negocjacyjne oparte na podręcznikach Kalksteina. W

końcowej fazie rozmów mogą wystąpić z żądaniami ustępstw. Wówczas należy bezwzględnie stosować

technikę sytuacji hipotetycznej, („jeśli...”to w zamian...”) i pamiętać o zasadzie „każde ustępstwo, nawet

najmniejsze powinno być uwarunkowane ustępstwem drugiej strony”. Należy przestrzegać zasady hierarchii

kontaktów i uwzględniania w korespondencji należnych tytułów.

•

Szwedzi

Dominująca cechą jest egalitaryzm, dążenie do kompromisu i konsensusu. Szwedzi akceptują wysokie

podatki, jako podstawę finansowania polityki socjalnej, dlatego wszelkie krytyczne uwagi, czy też wyrażające

zdziwienie dla stawek podatków w ich kraju byłoby nie na miejscu. Szwedów cechuje wysoka lojalność

wobec swojej „małej ojczyzny”. Pytania osobiste (o zarobki) są bardzo źle widziane. Starannie oddzielają

ż

ycie prywatne od sfery biznesu. Nie tolerują poklepywania, dotykania, w trakcie rozmów należy dbać

o utrzymywanie fizycznego dystansu. Nigdy nie należy przerywać wystąpienia rozmówcy. Terminy spotkań

należy ustalać z 14 dniowym wyprzedzeniem, spóźnienia są niewybaczalne. Szwedzi planują zwykle urlopy

w czerwcu, lipcu, sierpniu oraz w końcówce lutego i początku marca.

Negocjacje odbywają się zwykle według z góry ustalonego przez nich scenariusza i nie trwają zbyt długo.

Należy jednak pamiętać, że pierwsze spotkanie traktują jako wstęp do rozmów i nigdy nie wysyłają na nie

decydentów. Przed podjęciem decyzji należy spodziewać się serii spotkań, podczas których padały będą

bardzo drobiazgowe pytania. Podobnie jak Niemcy, przywiązują ogromną wagę do jakości produktu (ISO) i

reputacji partnera (rekomendacje), a także do punktualności i profesjonalnej prezentacji oferty. Decyzje są

na ogół podejmowane przez kierownictwo średniego szczebla (duży stopień pełnomocnictw), choć

ostateczne słowo należy do naczelnego kierownictwa. Ukoronowaniem rozmów zakończonych sukcesem

bywa zaproszenie przez gospodarza do restauracji, nie należy wówczas pierwszemu wznosić toastu. Warto

poznać kilka zwrotów w języku narodowym gospodarzy. Podczas negocjacji nie należy okazywać emocji,

okazywać przewagę nad partnerem.

•

Szwajcarzy

Zróżnicowanie etniczne i językowe Szwajcarów znajduje przełożenie w sposobie prowadzenia

negocjacji, choć należy podkreślić, że da się wyróżnić pewne cechy wspólne. Rozmowy powinny być

prowadzone w języku danej grupy etnicznej. Jeśli jednak używany jest język angielski, to by przełamać

pierwsze lody należy znać i użyć słowa lub zdania w języku ojczystym gospodarza. Cechuje ich dystans i

formalizm w kontaktach. Nie lubią mówić o swoim bogactwie, uchodzą bowiem za ludzi skromnych,

umiarkowanych i oszczędnych. Są profesjonalistami, starannie przygotowanymi do negocjacji. Wizyta

powinna być uzgodniona i potwierdzona. Zamiłowanie do konkretu powoduje, że nie lubią nadmiaru słów.

Mile widziana jest profesjonalna prezentacja z użyciem nowoczesnych środków prezentacji (rzutniki).

Negocjacji nie traktują jako kroku do radykalnej zmiany, ale jako formę zbliżenia stanowisk, nie lubią się

targować. Nie akceptują i sami nie stosują technik presji psychologicznej – cechuje ich kooperacyjny styl

negocjacyjny. Proces negocjacji może trwać długo, bo merytoryczne podejście wymusza omówienie każdych

wątpliwości.

41

•

Belgowie

Należą do twardych negocjatorów – są dobrze przygotowani, wymagający. Starają się dobrze

zaprogramować negocjacje, stąd ich tempo jest dość szybkie. Mają poczucie ważności czasu – nie lubią go

tracić na zbędne gadulstwo. Zwracają uwagę na dokumentację, popierającą prezentowane fakty (dane

statystyczne, odpowiednie uchwały, wyniki badań itp.).

•

Holendrzy

Przywiązują wagę do punktualności i profesjonalnej prezentacji produktu (tabele, wykresy, rzutniki).

Oczekują od partnerów konkretu i powagi. Podobnie jak Niemcy, cechuje ich praktyczne podejście do każdej

sprawy i efektywność działania. Nie akceptują przerywników na żarty. Nie targują się zawzięcie. Do drugiej

strony może ich zrazić częsta zmiana tematów, chaotyczność wypowiedzi i niepoważny sposób bycia.

Bardzo trudny przeciwnik w prowadzonych negocjacjach. Do mistrzostwa opanowali techniki sprzedaży i

negocjacji.

•

Duńczycy

Dumny naród, ceniący samodzielność i samowystarczalność. Narodowe priorytety to opieka socjalna i

dbałość o środowisko naturalne. Cenią punktualność. W negocjacjach są twardzi. Oczekują dobrej

znajomości faktów, zalet towaru, bieżącej znajomości kursów walut. Nie lubią gadulstwa i straty czasu. Brak

dbałości w przygotowaniu oferty, niechlujstwo i amatorszczyzna mogą ich zrazić do drugiej strony. Podczas

rozmów należy unikać indywidualnego komplementowania, wszelkich komentarzy na temat poszczególnych

osób. Decyzje podejmują kolektywnie, dotrzymują raz ustalonych warunków współpracy.

Negocjacje z przedstawicielami krajów arabskich

Ogromny wpływ na sposób podejmowania decyzji przez przedstawicieli świata arabskiego wywiera

religia. Dlatego należy unikać prowadzenia negocjacji w okresie ramadanu (miesiąc postu). W większości

krajów arabskich konsumpcja alkoholu jest niedopuszczalna, nigdy nie jada się wieprzowiny. Będąc

zaproszonym do wspólnego stołu nie należy odmawiać. Sposób prowadzenia przez nich negocjacji nazywa

się taktyką „otwartych drzwi”. Oznacza to, że do pomieszczenia, gdzie są prowadzone negocjacje, mogą

wchodzić osoby niezwiązane ze sprawą, co znacznie wydłuża rozmowy. Arabowie mają podobny stosunek

do czasu jak menedżerowie z Ameryki Łacińskiej czy Hiszpanii i Włoch. Czas podejmowania decyzji bardzo

się wydłuża, bo nie lubią oni pośpiechu. Są zdecydowanie bardziej nastawieni na konsultacje niż

konfrontację. Nigdy nie należy zaczynać rozmowy od określania celu wizyty, chęci zawarcia kontraktu,

pozostawiając to gospodarzom. W przypadku negocjacji cenowych Arabowie są twardymi negocjatorami,

należy liczyć się z koniecznością redukcji ceny wyjściowej. Podobnie bowiem jak Hiszpanie, lubią się

targować. Bardzo istotne wydają się być niuanse z zakresu komunikacji niewerbalnej: należy dostosować się

do zwyczajów Arabów i w czasie rozmów prowadzonych na stojąco utrzymywać dość mały dystans. Siedząc

warto pamiętać o trzymaniu stóp na podłodze - nie wolno pokazywać podeszwy obuwia. Należy używać

prawej ręki, jeśli jest się leworęcznym - warto gospodarzy przeprosić. Do dobrego tonu należy pozostawienie

nieco jedzenia na talerzu. Podejmując interesy z Egipcjanami warto pamiętać, że wiele zobowiązań opatrują

oni zastrzeżeniem, „jeśli taka będzie wola Boga”, co może prowadzić do prób renegocjacji umowy po jakimś

42

czasie. Negocjacje z kupcami z Arabii Saudyjskiej będą twarde i długie. Zbyt długie i stanowcze upieranie się

przy swoim stanowisku będzie odebrane jako akt nieprzyjazny.

Negocjacje z kontrahentami zza wschodniej granicy

Poniższe uwagi odnoszą się głównie do kontrahentów z Rosji, Ukrainy i Białorusi. Zaleca się

stosowanie zasady ostrożności w kontaktach z osobami i firmami z niepodległych krajów byłego ZSRR.

Dobrym źródłem sprawdzania wiarygodności tamtejszych przedsiębiorstw są oddziały polskich lub

zagranicznych banków operujących na danym terenie. Sposoby prowadzenia negocjacji są uzależnione od

rodzaju firmy, z jaką współpracujemy. Jeśli mamy do czynienia z firmami założonymi na bazie dawnych firm

państwowych, należy oczekiwać szybkiego tempa rozmów i chęci osiągnięcia porozumienia. Jeżeli są to

przedsiębiorstwa założone przez młodych ludzi, wykształconych (często za granicą), można się spodziewać

dość agresywnych technik presji psychologicznej, gotowości do omijania prawa, aby zrealizować

wynegocjowane porozumienie. Najbardziej wiarygodnym partnerem do inicjowania interesów są spółki z

udziałem kapitału zagranicznego. Negocjacje handlowe dotyczące transakcji znacznych rozmiarów

odbywają się w dwóch etapach: najpierw jest omawiana strona techniczna, potem dopiero kwestie cen.

Warunki płatności są podstawowym zagadnieniem rozmów, eksporter musi się liczyć z dalszą obniżką cen.

Często formą płatności bywa towar (umowa barterowa). Handlowcy zza wschodniej granicy nie czują

sentymentu do swoich słowiańskich braci, wykorzystują rosnące na Zachodzie Europy zainteresowanie

swoim rynkiem i dążą do uzyskania znacznych obniżek cen. Przyjęty jest zwyczaj przyjmowania podarunków

od zagranicznych dostawców. W republikach nadbałtyckich należy unikać języka rosyjskiego w rozmowach

handlowych. Rośnie popularność języka angielskiego i niemieckiego.

Błędy popełniane przez polskich negocjatorów

Brak profesjonalnego przygotowania, liczenie, że „jakoś to będzie” i improwizacja to podstawowe

błędy polskich negocjatorów. Często zdarza się, że w czasie negocjacji strona polska ustala gorączkowo

taktykę rozmów, nie mając przygotowanego wcześniej żadnego planu, tym bardziej alternatywnego.

Amatorszczyzna, tak można określić działania w trakcie negocjacji, zmierzające do uzyskania podstawowych

informacji o stronie przeciwnej. Często popełnianym błędem ze strony polskiej jest zmiana tematu i próba

skłonienia zagranicznego kontrahenta do zawarcia dodatkowego kontraktu z kooperantem. Zachodni

negocjatorzy często odnotowują fakt zbędnych i zakłócających spokój interwencji przełożonych (zarówno w

hierarchii danego przedsiębiorstwa, jak i z zewnątrz, np. z ministerstwa (podrywa to zaufanie strony

przeciwnej, ich pełnomocnictw, stylu negocjacji). Razić może niedostateczna wiedza o historii i zwyczajach

obowiązujących w kraju strony przeciwnej, nadmierne gadulstwo, przywiązanie do nieistotnych dla sprawy

szczegółów. Punktualność nie jest mocną stroną Polaków. Podstawowym błędem jest narzekanie na

niepowodzenia i odwoływanie się Polaków do historii lub religii. Należy jednak podkreślić, że powiększa się

grupa dobrze przygotowanych, wykształconych negocjatorów i menedżerów.

43

Podsumowanie stylów prowadzenia rozmów i negocjacji

STYL ZARZĄDZANIA

KRAJ

KULTURA:
MONOCHRONICZNA

+

POLICHRONICZNA -

CHARAKTRYSTYKA

Azjatycki

Japonia

+

partnerski styl negocjacji,

gotowość do zawarcia

kompromisu, dystans,

profesjonalizm, znaczenie

zobowiązań ustnych.

E

u

ro

p

ej

sk

i

p

ó

łn

o

cn

y

kraje

skandynawskie i

Beneluksu

+

„twarde negocjacje”,

kooperacyjny styl negocjacji,

dobre przygotowanie

(profesjonalizm) – oznacza,

ż

e negocjacje trwają krótko –

nie targują się (czas to

pieniądz), planowanie, nacisk

na jakość produktu,

punktualność.

ła

ci

ń

sk

i

Włochy, Hiszpania,

Francja

-

konfrontacyjny styl negocjacji,

nieformalny, sposób

podejmowania decyzji –

bardzo wydłużony,

umiejętność prowadzenia

zażartej dyskusji

i targowania się,

niepunktualność.

Wielka Brytania

+

znaczenie zobowiązań

ustnych, zaradność,

kompetencje.

Niemcy

+

konfrontacyjny styl negocjacji

(„wojowniczy”),

profesjonalizm, punktualność,

dystans, decyzje analiza

faktów, wymagający

przeciwnicy.

44

w

s

c

h

o

d

n

i

Polska i inne kraje

postkomunistyczne

-

nieprzygotowanie,

improwizacja, brak skłonności

do planowania negocjacji.

Amerykański

USA

+

konfrontacyjny charakter

negocjacji, dotrzymywanie

terminów, szybkie

podejmowanie decyzji,

nieceremonialny sposób

traktowania przeciwników.

Arabski

kraje muzułmańskie

(głównie Egipt i Arabia

Saudyjska)

-

niekonfrontacyjny styl

negocjacji, swobodny

stosunek do czasu – stąd

negocjacje trwają długo.

Skłonność do targowania się i

renegocjacji umów (Egipcjanie

– liberalne traktowanie

zobowiązań).

Ź

ródło: opracowanie własne.

Literatura

1. T. Orłowski, „Protokół dyplomatyczny. Ceremoniał & etykieta”

2. C. Ikonowicz, J.W. Piekarski, „Protokół dyplomatyczny i dobre obyczaje w biznesie”

3. E. Pietkiewicz, „Protokół dyplomatyczny”

4. E. Statow, „A guide to Diplomatic Practice”

5. M. Wilk “Dyplomacja”

6. W. Rybczyński, „Konwersatorium z protokółu dyplomatycznego”

7. M. Bortnowski, „Protokół dyplomatyczny i savoire vivre dla każdego”

8. M. Gogół, „ Współczesny dyplomata to nie dyplomatołek”

9. J. Sutor, „Prawo dyplomatyczne i konsularne”

10. K.A. Kłosiński, „podstawowe zasady poprawnych międzynarodowych stosunków gospodarczych”

11. M. Bąk, „Promocja gminy, miasta i regionu w kontekście integracji europejskiej. Techniki

przygotowywania materiałów promocyjnych i ofert inwestycyjnych. Zasady obsługi inwestorów”

12. Ustawa o służbie zagranicznej z dnia 27 lipca 2001 roku. Dz. U.2001 nr 128 poz. 1403

13. R. Numelin, „Beginnings of Diplomacy”

14. H. Nicolson, “The Evolution of Diplomatic Method”.