1
PROCESY LOGISTYCZNE
PROCESY LOGISTYCZNE
istota, rodzaje i
istota, rodzaje i
zarządzanie
zarządzanie
Prof. dr hab. Stanisław Nowosielski
Prof. dr hab. Stanisław Nowosielski
Wprowadzenie
Wprowadzenie
Podejście procesowe
Podejście procesowe
-
-
(orientacja
(orientacja
procesowa) ukierunkowanie na procesy
procesowa) ukierunkowanie na procesy
zachodzące wewnątrz organizacji.
zachodzące wewnątrz organizacji.
Podejście procesowe
Podejście procesowe
wychodzi z koncepcji
wychodzi z koncepcji
doskonalenia procesów (
doskonalenia procesów (
business
business
process
process
reengineering
reengineering
) , która zdobyła bardzo dużą
) , która zdobyła bardzo dużą
popularność w latach dziewięćdziesiątych.
popularność w latach dziewięćdziesiątych.
Podejście procesowe
Podejście procesowe
Każda organizacja (przedsiębiorstwo,
Każda organizacja (przedsiębiorstwo,
instytucja) jest zbiorem procesów.
instytucja) jest zbiorem procesów.
Procesy te wzajemnie się przeplatają.
Procesy te wzajemnie się przeplatają.
Ich identyfikacja pozwala na lepsze
Ich identyfikacja pozwala na lepsze
zrozumienie tworzenia wartości.
zrozumienie tworzenia wartości.
Ich usprawnienie i stałe doskonalenie
Ich usprawnienie i stałe doskonalenie
zwiększa efektywność funkcjonowania
zwiększa efektywność funkcjonowania
organizacji i stopień zadowolenia klientów
organizacji i stopień zadowolenia klientów
wewnętrznych i zewnętrznych.
wewnętrznych i zewnętrznych.
Podejście procesowe
Podejście procesowe
Dotyczy procesów materialnych
Dotyczy procesów materialnych
(wytwórczych), ale także procesów
(wytwórczych), ale także procesów
niematerialnych (informacyjnych).
niematerialnych (informacyjnych).
Szczególne znaczenie ma umiejętne
Szczególne znaczenie ma umiejętne
zarządzanie procesami logistycznymi w
zarządzanie procesami logistycznymi w
przemyśle, usługach, handlu
przemyśle, usługach, handlu
ale również w
ale również w
administracji.
administracji.
Pozwala na osiągnięcie wielowymiarowych
Pozwala na osiągnięcie wielowymiarowych
efektów strategicznych , w tym wzrostu
efektów strategicznych , w tym wzrostu
sprawności działania i elastyczności.
sprawności działania i elastyczności.
2
Podejście procesowe
Podejście procesowe
Podnosi wartość organizacji.
Podnosi wartość organizacji.
Konieczne staje się zatem wdrożenie
Konieczne staje się zatem wdrożenie
całościowego myślenia procesami, to znaczy
całościowego myślenia procesami, to znaczy
myślenia i działania w kategoriach powiązanych
myślenia i działania w kategoriach powiązanych
ze sobą czynności.
ze sobą czynności.
Zgodnie z założeniami podejścia procesowego, do
Zgodnie z założeniami podejścia procesowego, do
systemu zarządzania w przedsiębiorstwie należy
systemu zarządzania w przedsiębiorstwie należy
podchodzić globalnie, począwszy od
podchodzić globalnie, począwszy od
zidentyfikowania wymagań i oczekiwań klienta,
zidentyfikowania wymagań i oczekiwań klienta,
poprzez ustalenie, wdrożenie i zarządzenie
poprzez ustalenie, wdrożenie i zarządzenie
procesami, zapewnienie niezbędnych do realizacji
procesami, zapewnienie niezbędnych do realizacji
procesów zasobów: pomiary i analizy wyników
procesów zasobów: pomiary i analizy wyników
procesów, doskonalenie systemu aż po
procesów, doskonalenie systemu aż po
zadowolenie klienta.
zadowolenie klienta.
Zarządzanie procesami wg normy ISO
Zarządzanie procesami wg normy ISO
9001:2000
9001:2000
Podstawą opracowania, wdrażania i doskonalenia
Podstawą opracowania, wdrażania i doskonalenia
systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001
systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO 9001
jest podejście procesowe.
jest podejście procesowe.
Podejście procesowe wymaga od kierownictwa organizacji
Podejście procesowe wymaga od kierownictwa organizacji
spojrzenia na całokształt jej funkcjonowania jako na
spojrzenia na całokształt jej funkcjonowania jako na
system wzajemnie powiązanych procesów, z których
system wzajemnie powiązanych procesów, z których
każdy ma określony cel, przydzielone odpowiednie zasoby
każdy ma określony cel, przydzielone odpowiednie zasoby
i zapewnione metody nadzorowania jego przebiegu.
i zapewnione metody nadzorowania jego przebiegu.
W rozumieniu norm ISO 9000 każde działanie związane z
W rozumieniu norm ISO 9000 każde działanie związane z
wejściami przekształca je w wyjścia można rozpatrywać
wejściami przekształca je w wyjścia można rozpatrywać
jako proces.
jako proces.
Podejście procesowe we współczesnych
Podejście procesowe we współczesnych
koncepcjach
koncepcjach
Podejście procesowe jest mocno akcentowane także we
Podejście procesowe jest mocno akcentowane także we
współczesnych koncepcjach.
współczesnych koncepcjach.
total
total
quality
quality
management
management
–
–
TQM
TQM
(kompleksowe zarządzanie jakością)
(kompleksowe zarządzanie jakością)
business
business
process
process
reeingeenering
reeingeenering
-
-
BPR
BPR
six
six
sigma
sigma
activity
activity
based
based
management
management
(zarządzanie oparte na procesach)
(zarządzanie oparte na procesach)
time
time
based
based
management
management
(zarządzanie oparte na czasie)
(zarządzanie oparte na czasie)
balanced
balanced
scorecard
scorecard
(karta zrównoważonych wyników)
(karta zrównoważonych wyników)
activity
activity
based
based
costing
costing
( rachunek kosztów oparty na procesach)
( rachunek kosztów oparty na procesach)
activity
activity
based
based
budgeting
budgeting
(budżetowanie oparte na procesach)
(budżetowanie oparte na procesach)
target
target
costing
costing
(rachunek kosztów docelowych)
(rachunek kosztów docelowych)
lean
lean
management
management
(szczupłe zarządzanie) i jej japoński pierwowzór
(szczupłe zarządzanie) i jej japoński pierwowzór
–
–
kaizen
kaizen
ஆ
ஆ
Co łączy te koncepcje?
Co łączy te koncepcje?
Wszystkie wymienione koncepcje dostrzegają
Wszystkie wymienione koncepcje dostrzegają
fragmentaryzację organizacji, wynikającą ze
fragmentaryzację organizacji, wynikającą ze
struktury funkcjonalnej firmy (podział firmy na
struktury funkcjonalnej firmy (podział firmy na
piony, które zajmują się określonymi
piony, które zajmują się określonymi
funkcjami).
funkcjami).
Taki podział firmy na „kawałki”:
Taki podział firmy na „kawałki”:
komplikuje wykonywanie zadań i ich
komplikuje wykonywanie zadań i ich
całościową optymalizację,
całościową optymalizację,
wydłuża czas ich realizacji,
wydłuża czas ich realizacji,
obniża elastyczność reagowania i podnosi
obniża elastyczność reagowania i podnosi
koszty.
koszty.
3
Definicja procesu
Definicja procesu
Proces to ciąg (sekwencja) logicznie
Proces to ciąg (sekwencja) logicznie
uporządkowanych czynności, w wyniku
uporządkowanych czynności, w wyniku
których powstaje określony efekt
których powstaje określony efekt
(rezultat) działania (produkt, usługa).
(rezultat) działania (produkt, usługa).
Efekt
Typowe procesy logistyczne
Typowe procesy logistyczne
transport
transport
owania
owania
,
,
ł
ł
adowania
adowania
,
,
magazynowania,
magazynowania,
kompletowania
kompletowania
,
,
pakowania
pakowania
,
,
opracowywania zam
opracowywania zam
ó
ó
wie
wie
ń
ń
.
.
Definicje procesów logistycznych
Definicje procesów logistycznych
Proces transportowy
Proces transportowy
-
-
szereg związanych ze sobą
szereg związanych ze sobą
operacji transportowych, wykonywanych kolejno, w
operacji transportowych, wykonywanych kolejno, w
ustalonym porządku, na określonej trasie i w określonym
ustalonym porządku, na określonej trasie i w określonym
czasie (PN
czasie (PN
–
–
72/M
72/M
–
–
78000).
78000).
Proces magazynowania
Proces magazynowania
-
-
zespół działań operacyjnych
zespół działań operacyjnych
związanych z przyjmowaniem, składowaniem,
związanych z przyjmowaniem, składowaniem,
kompletacją i wydawaniem dóbr materialnych w
kompletacją i wydawaniem dóbr materialnych w
odpowiednio przystosowanych do tego miejscach i przy
odpowiednio przystosowanych do tego miejscach i przy
spełnieniu określonych warunków organizacyjnych i
spełnieniu określonych warunków organizacyjnych i
technologicznych. Proces ten składa się z przepływu
technologicznych. Proces ten składa się z przepływu
dóbr (materiałów, towarów) i informacji.
dóbr (materiałów, towarów) i informacji.
Źródło: Słownik terminologii logistycznej. Biblioteka
Źródło: Słownik terminologii logistycznej. Biblioteka
Logistyka.Instytut
Logistyka.Instytut
Logistykii
Logistykii
Magazynowania. Poznań 2006, s.149.
Magazynowania. Poznań 2006, s.149.
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Ze względu na rangę zadań ( funkcji) wykonywanych w
Ze względu na rangę zadań ( funkcji) wykonywanych w
organizacji wyróżnia się:
organizacji wyróżnia się:
Procesy podstawowe
Procesy podstawowe
, których efektem jest produkt
, których efektem jest produkt
(usługa) na rynek zewnętrzny: z niego firma „żyje”
(usługa) na rynek zewnętrzny: z niego firma „żyje”
(uzyskuje przychody ze sprzedaży) np. wytworzenie i
(uzyskuje przychody ze sprzedaży) np. wytworzenie i
sprzedaż wyrobu w firmie produkcyjnej albo prowadzenie
sprzedaż wyrobu w firmie produkcyjnej albo prowadzenie
księgi rachunkowej w biurze rachunkowym,
księgi rachunkowej w biurze rachunkowym,
Procesy pomocnicze
Procesy pomocnicze
(wspierające, wspomagające procesy
(wspierające, wspomagające procesy
główne), których efektem jest produkt (usługa o
główne), których efektem jest produkt (usługa o
charakterze materialnym) na rynek wewnętrzny (ale też i
charakterze materialnym) na rynek wewnętrzny (ale też i
na rynek zewnętrzny): dzięki nim procesy podstawowe
na rynek zewnętrzny): dzięki nim procesy podstawowe
mogą być sprawnie realizowane, a firma może
mogą być sprawnie realizowane, a firma może
funkcjonować (np. remonty i konserwacja urządzeń,
funkcjonować (np. remonty i konserwacja urządzeń,
transport)
transport)
Procesy pomocnicze
Procesy pomocnicze
wg innej klasyfikacji dzieli się też na
wg innej klasyfikacji dzieli się też na
wspomagające i zarządcze.
wspomagające i zarządcze.
4
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Ze względu na rangę stanowisk decyzyjnych w
Ze względu na rangę stanowisk decyzyjnych w
organizacji wyróżnia się:
organizacji wyróżnia się:
Procesy zarządcze
Procesy zarządcze
(kierownicze), mające
(kierownicze), mające
charakter koncepcyjny, których efektem jest
charakter koncepcyjny, których efektem jest
„usługa” o charakterze niematerialnym (np.
„usługa” o charakterze niematerialnym (np.
przygotowanie, podejmowanie i przekazywanie
przygotowanie, podejmowanie i przekazywanie
decyzji oraz kontrola ich realizacji),
decyzji oraz kontrola ich realizacji),
Procesy wykonawcze
Procesy wykonawcze
, sprowadzające się do
, sprowadzające się do
wykonywania poleceń (decyzji) (np. wykonanie
wykonywania poleceń (decyzji) (np. wykonanie
ciągu operacji technologicznych, przygotowanie
ciągu operacji technologicznych, przygotowanie
planu, wystawienie faktury, przyjmowanie
planu, wystawienie faktury, przyjmowanie
zamówienia, ściąganie należności).
zamówienia, ściąganie należności).
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Ze względu na znaczenie (wagę decyzji) dla
Ze względu na znaczenie (wagę decyzji) dla
organizacji wyróżnia się:
organizacji wyróżnia się:
procesy strategiczne (kluczowe)
procesy strategiczne (kluczowe)
–
–
to procesy
to procesy
podstawowe, pomocnicze i zarządcze, które w
podstawowe, pomocnicze i zarządcze, które w
największym stopniu wpływają na strategiczny
największym stopniu wpływają na strategiczny
sukces danej organizacji (gwarantują przewagę
sukces danej organizacji (gwarantują przewagę
strategiczną i zapewniają największą satysfakcję
strategiczną i zapewniają największą satysfakcję
klientów) (np. planowanie nowego produktu,
klientów) (np. planowanie nowego produktu,
wprowadzenie nowego procesu kluczowego dla
wprowadzenie nowego procesu kluczowego dla
organizacji).
organizacji).
procesy operacyjne (
procesy operacyjne (
niestrategiczne
niestrategiczne
)
)
–
–
to procesy,
to procesy,
które umożliwiają organizacji bieżące
które umożliwiają organizacji bieżące
funkcjonowanie (np. pozyskiwanie klientów,
funkcjonowanie (np. pozyskiwanie klientów,
wytwarzanie produktów i świadczenie usług).
wytwarzanie produktów i świadczenie usług).
PROCESY
STRATEGICZNE
TWORZĄCE WARTOŚĆ
DODANĄ DLA KLIENTA
NIE TWORZĄCE
WARTOŚCI DODANEJ
NIESTRATEGICZNE
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Ze względu na tworzenie wartości dodanej
Ze względu na tworzenie wartości dodanej
dla klienta wyróżnia się:
dla klienta wyróżnia się:
procesy tworzące wartość dodaną
procesy tworzące wartość dodaną
(zaspokajające potrzeby i oczekiwania
(zaspokajające potrzeby i oczekiwania
klienta, za które jest on gotów zapłacić)
klienta, za które jest on gotów zapłacić)
oraz
oraz
procesy nie tworzące takiej wartości.
procesy nie tworzące takiej wartości.
5
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Ze względu na przestrzenno
Ze względu na przestrzenno
-
-
organizacyjną ich alokację
organizacyjną ich alokację
(przebieg) wyróżnia się:
(przebieg) wyróżnia się:
wewnątrzfunkcyjne
wewnątrzfunkcyjne
–
–
procesy zawierają się w ramach
procesy zawierają się w ramach
jednej funkcji (np. w zaopatrzeniu), lub komórki
jednej funkcji (np. w zaopatrzeniu), lub komórki
organizacyjnej (np. magazynie zaopatrzenia)
organizacyjnej (np. magazynie zaopatrzenia)
międzyfunkcyjne
międzyfunkcyjne
–
–
procesy przebiegają przez różne
procesy przebiegają przez różne
komórki różnych funkcji przedsiębiorstwa (przygotowanie
komórki różnych funkcji przedsiębiorstwa (przygotowanie
nowego produktu, wykonanie zamówienia klienta)
nowego produktu, wykonanie zamówienia klienta)
Rodzaje procesów
Rodzaje procesów
Procesy można też dzielić ze względu na ich podległość
Procesy można też dzielić ze względu na ich podległość
na:
na:
megaprocesy
megaprocesy
, procesy główne i podrzędne.
, procesy główne i podrzędne.
Megaproces
Megaproces
to łańcuch czynności prowadzących do
to łańcuch czynności prowadzących do
wytworzenia produktu bądź wykonania usługi,
wytworzenia produktu bądź wykonania usługi,
odpowiadającej wymaganiom klienta.
odpowiadającej wymaganiom klienta.
Można zatem mówić o hierarchii procesów, w której
Można zatem mówić o hierarchii procesów, w której
megaprocesy
megaprocesy
mają charakter nadrzędny wobec
mają charakter nadrzędny wobec
procesów głównych i podrzędnych.
procesów głównych i podrzędnych.
Megaproces
Megaproces
przechodzi przez wszystkie obszary organizacji.
przechodzi przez wszystkie obszary organizacji.
Szacuje się, że w przedsiębiorstwie występuje od 4 do 6
Szacuje się, że w przedsiębiorstwie występuje od 4 do 6
megaprocesów
megaprocesów
, natomiast procesów głównych może
, natomiast procesów głównych może
występować kilkanaście do kilkudziesięciu.
występować kilkanaście do kilkudziesięciu.
Rodzaje procesów w zaopatrzeniu
Rodzaje procesów w zaopatrzeniu
1. Fizyczne (realne)
1. Fizyczne (realne)
dostarczenie (transportowanie) do przedsi
ę
biorstwa
dostarczenie (transportowanie) do przedsi
ę
biorstwa
przyj
ę
cie dóbr rzeczowych do magazynu,
przyj
ę
cie dóbr rzeczowych do magazynu,
sprawdzenie prawidłowo
ś
ci realizacji zamówienia
sprawdzenie prawidłowo
ś
ci realizacji zamówienia
(kontrola ilo
ś
ci i jako
ś
ci),
(kontrola ilo
ś
ci i jako
ś
ci),
magazynowanie,
magazynowanie,
przemieszczanie (transportowanie) wewn
ę
trzne,
przemieszczanie (transportowanie) wewn
ę
trzne,
wydanie do nast
ę
pnej fazy.
wydanie do nast
ę
pnej fazy.
2. Zarz
ą
dcze (regulacyjne)
2. Zarz
ą
dcze (regulacyjne)
planowanie, sterowanie i kontrolowanie przepływu
planowanie, sterowanie i kontrolowanie przepływu
materiałów i informacji (od dostawcy do odbiorcy
materiałów i informacji (od dostawcy do odbiorcy
wewn
ę
trznego,
wewn
ę
trznego,
np
np
„na produkcj
ę
”)
„na produkcj
ę
”)
Np. zamawianie materiałów
Np. zamawianie materiałów
Opis procesu
Opis procesu
Każdy proces da się opisać za pomocą określonej liczby
Każdy proces da się opisać za pomocą określonej liczby
cech charakteryzujących jego właściwości.
cech charakteryzujących jego właściwości.
Dos
tawca
Od
biorca
Właściciel procesu
Cele i mierniki procesu
Struktura procesu
6
Odstęp czasu od wpłynięcia zam
ó
wienia do jego
„
załatwienia
”
Utrzymanie się w wyznaczonej kwocie, satysfakcja smakowa męża
Mierniki procesu
Czas realizacji procesu, koszt procesu, jakość produktu
(zadowolenie klienta)
Monitorowane cechy
(parametry procesu)
Mąż i domownicy (klienci wewnętrzni)
Odbiorcy procesu
Domowy zaopatrzeniowiec
Dostawcy procesu
Przekazanie informacji ( „obiad gotowy” )
Wyjście inf. procesu
Zamówienie złożone przez męża (klienta)
Wejście inf. procesu
1. Przyjęcie „zam
ó
wienia” od męża
2. Analiza możliwości wykonania zam
ó
wienia
3. Przygotowanie składników
4. Właściwe gotowanie
5. Podanie obiadu
Struktura procesu
(podprocesy
i
czynności)
Gospodyni domowa (żona) (wie najwięcej o procesie)
Właściciel procesu
Utrzymanie męża przy sobie
Sporządzenie smacznego obiadu w ciągu 1 godziny za nieduże
pieniądze
Cel procesu og
ó
lny
Cel
procesu
szczeg
ó
łowy
Podstawowy, wewnątrzfunkcyjny
Charakter procesu
Przygotowanie obiadu
Nazwa procesu
Odstęp czasu od wpłynięcia zam
ó
wienia do jego
„
załatwienia
”
Wskaźnik pozyskania/utrzymania klient
ó
w (liczba nowych
klient
ó
w w relacji do liczby stałych klient
ó
w)
Mierniki procesu
Czas realizacji procesu przyjęcia zam
ó
wienia
Zadowolenie klienta
Monitorowane
cechy
(parametry procesu)
Klient zewnętrzny
Odbiorcy
Klient zewnętrzny
Dostawcy
Odpowiedź udzielona klientowi
Wyjście procesu
Zapytanie klienta
Wejście procesu
1. Przyjęcie zam
ó
wienia i jego rejestracja
2. Analiza możliwości i opłacalności wykonania zam
ó
wienia
3. Potwierdzenie przyjęcia lub odrzucenie zam
ó
wienia
4. Przekazanie informacji do klienta
Struktura procesu
(podprocesy i czynności)
Kierownik działu sprzedaży
Właściciel procesu
Utrzymanie wszystkich dotychczasowych i pozyskanie nowych
„
Załatwienie
”
zam
ó
wienia w ciągu 8 godzin
Cel procesu og
ó
lny
Cel procesu szczeg
ó
łowy
Zarządczy, międzyfunkcyjny
Charakter procesu
Przyjmowanie zam
ó
wienia od klienta zewnętrznego
Nazwa procesu
Odstęp czasu od wpłynięcia planu produkcji do działu
zaopatrzenia, aż do uzyskania potwierdzenia przez dostawcę.
Mierniki procesu
Czas realizacji procesu zamawiania (obecnie 12 godzin)
Zadowolenie klienta (u nas jest to produkcja, a u dostawcy
dział sprzedaży)
Monitorowane
cechy
(parametry procesu)
Dział sprzedaży u dostawcy
Odbiorcy
Pracownik działu zaopatrzenia
Dostawcy
Przyjęcie wystawionego zamówienia przez dostawcę
Wyjście inf. procesu
Plan produkcji
Wejście inf.procesu
1.
Określić
zapotrzebowanie
na
materiały
(plan
zaopatrzenia) w oparciu o plan produkcji
2.
Określić plan zakupów (uwzględniając zapasy w MZ)
3.
Wybór dostawców
4.
Przygotować i wysłać zamówienia
5.
Potwierdzenie otrzymania zamówienia przez dostawcę
Struktura procesu
(podprocesy
i
czynności)
Kierownik działu zaopatrzenia
Właściciel procesu
Zabezpieczenie terminowej realizacji zamówień klientów
Dostarczenie niezbędnych materiałów w określonym czasie
Cel procesu og
ó
lny
Cel procesu szczeg.
Zarządczy
Charakter procesu
Zamawianie materiałów
Nazwa procesu
Właściciel procesu
Właściciel procesu
osoba na stanowisku kierowniczym, rozumie logikę
osoba na stanowisku kierowniczym, rozumie logikę
całego procesu,
całego procesu,
czuwa nad realizacją procesu,
czuwa nad realizacją procesu,
podejmuje działania mające na celu podniesienie
podejmuje działania mające na celu podniesienie
efektywności całego procesu
efektywności całego procesu
międzyfunkcjonalnego
międzyfunkcjonalnego
.
.
obserwuje wyniki procesu i składa raporty dotyczące
obserwuje wyniki procesu i składa raporty dotyczące
spełniania przez proces określonych celów.
spełniania przez proces określonych celów.
ustanowienie właściciela nie oznacza, że pozostali
ustanowienie właściciela nie oznacza, że pozostali
uczestnicy procesu są zwolnieni z odpowiedzialności za
uczestnicy procesu są zwolnieni z odpowiedzialności za
efekt końcowy
efekt końcowy
7
Struktura procesu zaopatrzenia
Struktura procesu zaopatrzenia
1.
1.
Okre
ś
lenie (lub powtórna ocena) potrzeb
Okre
ś
lenie (lub powtórna ocena) potrzeb
materiałowych
materiałowych
2.
2.
Zdefiniowanie i ocena wymaga
ń
u
ż
ytkownika
Zdefiniowanie i ocena wymaga
ń
u
ż
ytkownika
3.
3.
Podj
ę
cie decyzji: produkowa
ć
we własnym zakresie
Podj
ę
cie decyzji: produkowa
ć
we własnym zakresie
czy kupi
ć
? (analiza make
czy kupi
ć
? (analiza make
or
or
buy
buy
)
)
4.
4.
Okre
ś
lenie typu zakupu
Okre
ś
lenie typu zakupu
5.
5.
Przeprowadzenie analizy rynku
Przeprowadzenie analizy rynku
6.
6.
Okre
ś
lenie wszystkich mo
ż
liwych dostawców
Okre
ś
lenie wszystkich mo
ż
liwych dostawców
7.
7.
Wst
ę
pna selekcja wszystkich mo
ż
liwych
ź
ródeł
Wst
ę
pna selekcja wszystkich mo
ż
liwych
ź
ródeł
zaopatrzenia
zaopatrzenia
8.
8.
Ocena i wybór konkretnego dostawcy
Ocena i wybór konkretnego dostawcy
9.
9.
Przyj
ę
cie dostawy produktu
Przyj
ę
cie dostawy produktu
10.
10.
Ocena wykonania dostawy.
Ocena wykonania dostawy.
Źródło:
Źródło:
J.Coyle
J.Coyle
i inni: Zarządzanie Logistyczne. PWE Warszawa 2002
i inni: Zarządzanie Logistyczne. PWE Warszawa 2002
.
.
Procesy zarządcze w logistyce
Procesy zarządcze w logistyce
zaopatrzenia
zaopatrzenia
W logistyce zaopatrzenia mo
ż
na wyró
ż
ni
ć
W logistyce zaopatrzenia mo
ż
na wyró
ż
ni
ć
nast
ę
puj
ą
ce procesy zarz
ą
dcze:
nast
ę
puj
ą
ce procesy zarz
ą
dcze:
planowanie zaopatrzenia (zakupów) (pkt.1
planowanie zaopatrzenia (zakupów) (pkt.1
-
-
4)
4)
–
–
co
co
kupowa
ć
?
kupowa
ć
?
analiz
ę
rynku zaopatrzeniowego (pkt.5,6,7)
analiz
ę
rynku zaopatrzeniowego (pkt.5,6,7)
-
-
gdzie
gdzie
mo
ż
na kupi
ć
?
mo
ż
na kupi
ć
?
wybór dostawcy (pkt.8)
wybór dostawcy (pkt.8)
–
–
u kogo ostatecznie kupi
ć
?
u kogo ostatecznie kupi
ć
?
realizacj
ę
dostawy i ocena dostawcy (
realizacj
ę
dostawy i ocena dostawcy (
pkt
pkt
. 9 i 10)
. 9 i 10)
–
–
czy to
czy to
był dobry pomysł?.
był dobry pomysł?.
Mo
ż
na te
ż
dodatkowo mówi
ć
o oddziaływaniu na
Mo
ż
na te
ż
dodatkowo mówi
ć
o oddziaływaniu na
rynek dostawców (marketing zakupów).
rynek dostawców (marketing zakupów).
Wła
ś
ciciel procesu
gospodarczego
Wła
ś
ciciel
podprocesu
Wła
ś
ciciel
podprocesu
Wła
ś
ciciel
podprocesu
Przykład: PROCES LOGISTYCZNY W PRZEDSI
Ę
BIORSTWIE
Wła
ś
ciciel procesu: Dyrektor firmy
Wła
ś
ciciele podprocesów:
•Zaopatrzenia- Kierownik działu zaopatrzenia
•Produkcji - Kierownik (szef) produkcji
•Dystrybucji - Kierownik działu sprzeda
ż
y
Ź
ródło: M. Chabetek, Mikro- i makroekonomiczne aspekty wsparcia logistycznego, s.26
8
Ź
ródło: Schmelzer H.J., Sesselman W., Geschäftsprozessmanagement in
der Praxis. Hanser Wien 2003, s.47.
cie
ż
ka zamówienia klienta w przedsi
ę
biorstwie
Ź
ródło: Moje na pdst. D.M. Lambert, J.R. Stock, Strategic Logistics Management,
s.519
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
Dość często jest ono zrównywane z pojęciem
Dość często jest ono zrównywane z pojęciem
reengineeringu
reengineeringu
. I tak mówiąc o
. I tak mówiąc o
reengineeringu
reengineeringu
używa
używa
się terminu
się terminu
business
business
process
process
management
management
, pod którym
, pod którym
rozumie się
rozumie się
odzworowanie
odzworowanie
ważnych wielofunkcyjnych
ważnych wielofunkcyjnych
procesów, systematyczną analizę słabych miejsc i ich
procesów, systematyczną analizę słabych miejsc i ich
eliminację na podstawie zdobytych wyników oraz ich
eliminację na podstawie zdobytych wyników oraz ich
zastępowanie przez nowo utworzone procesy.
zastępowanie przez nowo utworzone procesy.
Źródło:
Źródło:
Müller
Müller
R.,
R.,
Rupper
Rupper
P.: Process Reengineering.
P.: Process Reengineering.
Wydawnictwo
Wydawnictwo
Astrum
Astrum
Wrocław
Wrocław
2000, s.28.
2000, s.28.
9
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
-
-
ujęcie szersze
ujęcie szersze
Przez zarządzanie procesami można
Przez zarządzanie procesami można
rozumieć ciągłe i usystematyzowane
rozumieć ciągłe i usystematyzowane
oddziaływanie na procesy
oddziaływanie na procesy
zachodzące w
zachodzące w
organizacji, poprzez stosowanie
organizacji, poprzez stosowanie
odpowiednich koncepcji, metod i narzędzi
odpowiednich koncepcji, metod i narzędzi
usprawniania, projektowania nowych, lub
usprawniania, projektowania nowych, lub
redukowania procesów, tak aby w pełni
redukowania procesów, tak aby w pełni
zrealizować cele organizacji oraz
zrealizować cele organizacji oraz
jak
jak
najlepiej zaspokoić
najlepiej zaspokoić
potrzeby jej klientów
potrzeby jej klientów
zewnętrznych i wewnętrznych.
zewnętrznych i wewnętrznych.
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
-
-
ujęcie węższe
ujęcie węższe
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
(= kierowanie
(= kierowanie
procesami) to podejmowanie decyzji przez
procesami) to podejmowanie decyzji przez
odpowiednie osoby (właściciela procesu, zespoły
odpowiednie osoby (właściciela procesu, zespoły
procesowe, czy kadrę kierowniczą komórek
procesowe, czy kadrę kierowniczą komórek
funkcjonalnych), które prowadzą
funkcjonalnych), które prowadzą
–
–
dzięki
dzięki
wykorzystaniu posiadanych zasobów
wykorzystaniu posiadanych zasobów
–
–
do
do
osiągnięcia założonych celów.
osiągnięcia założonych celów.
Tak rozumiane zarządzanie procesami realizuje
Tak rozumiane zarządzanie procesami realizuje
się poprzez podstawowe funkcje zarządcze.
się poprzez podstawowe funkcje zarządcze.
ZARZĄDZANIE
PROCESAMI
(w węższym znaczeniu)
ZARZĄDZANIE PROCESAMI
(w szerszym znaczeniu)
Faza 3
Kierowanie procesami
(jakie są cele cząstkowe i
jak sterować ich
wykonaniem?)
Faza 2
Projektowanie (usprawnianie)
procesu
(jaka powinna być struktura
wewnętrzna procesu?)
Faza 1
Identyfikacja i wybór
kluczowych
procesów.
Określanie celów dla
każdego procesu
(czego oczekujemy od
procesu?)
Struktura zarz
ą
dzania procesami
Struktura zarz
ą
dzania procesami
10
Identyfikacja procesów
Identyfikacja procesów
Początkowym etapem zarządzania procesami jest
Początkowym etapem zarządzania procesami jest
identyfikacja procesów, która powinna odpowiedzieć na
identyfikacja procesów, która powinna odpowiedzieć na
pytanie
pytanie
jakie procesy są niezbędne w danej organizacji,
jakie procesy są niezbędne w danej organizacji,
aby klienci otrzymali oczekiwane świadczenia.
aby klienci otrzymali oczekiwane świadczenia.
Aby odpowiedzieć na takie pytanie możliwe jest
Aby odpowiedzieć na takie pytanie możliwe jest
zastosowanie:
zastosowanie:
podejścia
podejścia
top
top
-
-
down
down
(od góry do dołu) lub
(od góry do dołu) lub
bottom
bottom
-
-
up
up
( od dołu do góry)
( od dołu do góry)
.
.
Źródło:
Źródło:
Schmelzer H.J.,
Schmelzer H.J.,
Sesselman
Sesselman
W., Geschäftsprozessmanagement in der
W., Geschäftsprozessmanagement in der
Praxis.
Praxis.
Hanser
Hanser
Wien 2003, s.74
Wien 2003, s.74
-nie pozwala na dokładne
oszacowanie kosztów
czynności wykonania
procesu na etapie analizy
-pełniejsze powiązanie
analizy procesów ze
strategią przedsiębiorstwa
-uwzględnienie kryterium
satysfakcji klienta
w analizie procesów
-koncentracja
na procesach,
nie zaś na czynnościach w
procesie
-mniejsze zaangażowanie
zasobów (niższy koszt,
krótszy czas analizy itd.)
-duży współudział kadry
menedżerskiej
w kształtowaniu procesów
Top-down
„od ogółu do szczególu”
-większe zaangażowanie
zasobów (wyższy koszt,
dłuższy czas analizy itd.)
-mniejszy udział kadry
menedżerskiej w
kształtowaniu procesów
-bardzo szczegółowa
znajomość czynności
w procesie,
-dokładna znajomość
kosztów wykonania
procesu
Botom-up
„od szczegółu do ogółu”
Wady
Zalety
Identyfikacja procesów
Identyfikacja procesów
W etapie identyfikacji procesów można
W etapie identyfikacji procesów można
wykorzystywać modele procesów ( w tym modele
wykorzystywać modele procesów ( w tym modele
referencyjne), lub działać w oparciu o dostępne
referencyjne), lub działać w oparciu o dostępne
analizy porównawcze (
analizy porównawcze (
benchmarking
benchmarking
) z
) z
procesami w innych przedsiębiorstwach.
procesami w innych przedsiębiorstwach.
Ze względu na zmiany zachodzące w
Ze względu na zmiany zachodzące w
przedsiębiorstwie i jego otoczeniu zalecane jest
przedsiębiorstwie i jego otoczeniu zalecane jest
okresowe powtarzanie czynności
okresowe powtarzanie czynności
identyfikacyjnych (aktualizowanie procesów i
identyfikacyjnych (aktualizowanie procesów i
celów im stawianych).
celów im stawianych).
Identyfikacja procesów
Identyfikacja procesów
–
–
które
które
procesy usprawniać?
procesy usprawniać?
Waga (znaczenie)
Waga (znaczenie)
procesów dostarcza
procesów dostarcza
informacji dla różnych decyzji
informacji dla różnych decyzji
:
:
Budowy/ rozbudowy kluczowych kompetencji
Budowy/ rozbudowy kluczowych kompetencji
Wyprowadzania/sprowadzania procesów z/ do
Wyprowadzania/sprowadzania procesów z/ do
organizacji (instytucji) (outsourcing/
organizacji (instytucji) (outsourcing/
insourcing
insourcing
)
)
Przydziału zasobów (finansowych, kadrowych)
Przydziału zasobów (finansowych, kadrowych)
Usprawniania procesów na drodze
Usprawniania procesów na drodze
Lean
Lean
lub BPR.
lub BPR.
Wagę procesów
Wagę procesów
można ustalić m.in.:
można ustalić m.in.:
Z pomocą metody
Z pomocą metody
portfolio
portfolio
Z wykorzystaniem analizy punktowej
Z wykorzystaniem analizy punktowej
Z pomocą metody ABC.
Z pomocą metody ABC.
11
Te procesy są
bardzo ważne dla firmy
PROCESY GOSPODARCZE
173
154
140
Suma punktów
14
2
35
5
21
3
7
PRACOWNICY
24
4
12
2
6
1
6
SERWIS
10
2
15
3
20
4
5
CZAS REALIZACJI
21
3
28
4
35
5
7
INNOWACYJNOŚĆ
40
5
24
3
16
2
8
ELASTYCZNOŚĆ
40
4
10
1
30
3
10
JAKOŚĆ
24
4
30
5
12
2
6
OFERTA
C –
pkt
C
Oce
na
B-
pkt
B
Oce
na
A -
pkt
A
Oce
na
Waga
Czynniki sukcesu/
kryteria oceny
Najwa
ż
niejszy
proces
Identyfikacja procesów
Identyfikacja procesów
Ostatecznie w tym etapie określa się:
Ostatecznie w tym etapie określa się:
rodzaj, liczbę, treść i ogólną strukturę
rodzaj, liczbę, treść i ogólną strukturę
procesów, istotnie ważnych i niezbędnych
procesów, istotnie ważnych i niezbędnych
dla realizacji celów przedsiębiorstwa i
dla realizacji celów przedsiębiorstwa i
wymagań klientów.
wymagań klientów.
Ponadto d
Ponadto d
la prawidłowego zarządzania
la prawidłowego zarządzania
procesami niezbędne jest również
procesami niezbędne jest również
ustalenie
ustalenie
celów procesów
celów procesów
(
(
czego od nich oczekujemy?),
czego od nich oczekujemy?),
które powinny wynikać z przyjętych celów
które powinny wynikać z przyjętych celów
organizacji i ustalonych wymagań klientów.
organizacji i ustalonych wymagań klientów.
Modelowanie procesów
Modelowanie procesów
Modelowanie procesów jest sposobem
Modelowanie procesów jest sposobem
określania architektury poszczególnych
określania architektury poszczególnych
procesów, niezbędnych przedsiębiorstwu dla
procesów, niezbędnych przedsiębiorstwu dla
realizacji jego celów.
realizacji jego celów.
Dostarcza odpowiedzi na pytanie
Dostarcza odpowiedzi na pytanie
jak powinny
jak powinny
wyglądać procesy, aby cele całej firmy i
wyglądać procesy, aby cele całej firmy i
klientów, poprzez cele procesu, mogły być
klientów, poprzez cele procesu, mogły być
jak najlepiej zrealizowane
jak najlepiej zrealizowane
12
Modelowanie procesów
Modelowanie procesów
Ze względu na technikę
Ze względu na technikę
pracy można wyróżnić dwa
pracy można wyróżnić dwa
sposoby modelowania procesów: ręczny i komputerowy.
sposoby modelowania procesów: ręczny i komputerowy.
Ze względu na sposób podejścia
Ze względu na sposób podejścia
(punkt wyjścia)
(punkt wyjścia)
możliwe jest zastosowanie w modelowaniu procesów
możliwe jest zastosowanie w modelowaniu procesów
podejścia:
podejścia:
diagnostycznego
diagnostycznego
(wychodzi się tu od pytania:
(wychodzi się tu od pytania:
jak jest
jak jest
obecnie?
obecnie?
)
)
i/lub
i/lub
prognostycznego
prognostycznego
(tu z kolei punktem wyjścia jest
(tu z kolei punktem wyjścia jest
pytanie:
pytanie:
jak by było, gdyby?
jak by było, gdyby?
)
)
.
.
Zródło: opracowanie własne
Modelowanie procesu
Modelowanie procesu
-
-
ogólne
ogólne
reguły postępowania
reguły postępowania
Każdy proces rozpoczyna się i kończy dla określonego
Każdy proces rozpoczyna się i kończy dla określonego
klienta (odbiorcy), który formułuje wymagania i
klienta (odbiorcy), który formułuje wymagania i
korzysta z wyników (efektów) tego procesu
korzysta z wyników (efektów) tego procesu
(
(
wydrębnienie
wydrębnienie
procesu)
procesu)
Każdy proces składa się z podprocesów, czynności i
Każdy proces składa się z podprocesów, czynności i
innych elementarnych składników (
innych elementarnych składników (
strukturalizacja
strukturalizacja
procesu).
procesu).
Każdy proces ma odpowiedzialną osobę za proces,
Każdy proces ma odpowiedzialną osobę za proces,
swojego „właściciela
swojego „właściciela
(określenie odpowiedzialności za
(określenie odpowiedzialności za
proces).
proces).
W każdym procesie jest przetwarzany (wytwarzany)
W każdym procesie jest przetwarzany (wytwarzany)
jeden obiekt
jeden obiekt
(ustalenie przedmiotu procesu).
(ustalenie przedmiotu procesu).
Modelowanie procesu
Modelowanie procesu
-
-
ogólne
ogólne
reguły postępowania
reguły postępowania
Składniki procesu nie tworzące wartości dodanej
Składniki procesu nie tworzące wartości dodanej
są eliminowane
są eliminowane
(koncentracja na tworzeniu
(koncentracja na tworzeniu
wartości) .
wartości) .
Dla każdego procesu jest ustalona
Dla każdego procesu jest ustalona
najkorzystniejsza (ze względu na czas i inne
najkorzystniejsza (ze względu na czas i inne
zasoby) struktura jego przebiegu
zasoby) struktura jego przebiegu
(kształtowanie
(kształtowanie
przebiegu procesu).
przebiegu procesu).
Dla każdego procesu jest konieczne zapewnienie
Dla każdego procesu jest konieczne zapewnienie
ze strony dostawców właściwego zabezpieczenia
ze strony dostawców właściwego zabezpieczenia
procesu
procesu
(ustalenie z dostawcą wejścia do
(ustalenie z dostawcą wejścia do
procesu).
procesu).
13
Modele referencyjne procesów
Modele referencyjne procesów
Zostały opracowane na podstawie zebranych
Zostały opracowane na podstawie zebranych
doświadczeń z wielu przedsiębiorstw i wdrożeń
doświadczeń z wielu przedsiębiorstw i wdrożeń
systemów informatycznych.
systemów informatycznych.
SAP czy
SAP czy
Bann
Bann
, stworzyły zbiory modeli procesów, jako
, stworzyły zbiory modeli procesów, jako
swoiste biblioteki procesów. Klienci wdrażający takie
swoiste biblioteki procesów. Klienci wdrażający takie
systemy muszą jedynie wybrać z tej biblioteki te
systemy muszą jedynie wybrać z tej biblioteki te
procesy, które są potrzebne w ich przedsiębiorstwie.
procesy, które są potrzebne w ich przedsiębiorstwie.
Oferowana np. przez SAP R/3 biblioteka 800
Oferowana np. przez SAP R/3 biblioteka 800
najlep
najlep
-
-
szych
szych
procesów biznesowych jest jak zestaw klocków.
procesów biznesowych jest jak zestaw klocków.
Klienci budują z ich pomocą swoje rozwiązania szybko
Klienci budują z ich pomocą swoje rozwiązania szybko
(znacząca redukcja czasu, potrzebnego do wdrożenia
(znacząca redukcja czasu, potrzebnego do wdrożenia
systemu) i przy wyraźnie zredukowanych kosztach.
systemu) i przy wyraźnie zredukowanych kosztach.
Można po prostu wydrukować dany model procesu, a
Można po prostu wydrukować dany model procesu, a
następnie po jego analizie i dostosowaniu do specyfiki
następnie po jego analizie i dostosowaniu do specyfiki
konkretnego przedsiębiorstwa, bez problemów
konkretnego przedsiębiorstwa, bez problemów
zaimplementować wprowadzone zmiany.
zaimplementować wprowadzone zmiany.
Narzędzia modelowania procesów
Narzędzia modelowania procesów
programy do tworzenia diagramów, służące głównie do
programy do tworzenia diagramów, służące głównie do
wizualizacji i mapowania procesów, za pomocą diagramów,
wizualizacji i mapowania procesów, za pomocą diagramów,
a także ich dokumentowania, np.
a także ich dokumentowania, np.
MS Office Visio 2003,
MS Office Visio 2003,
Flowcharter
Flowcharter
(
(
Micrografx
Micrografx
),
),
które są tanie i proste w obsłudze
które są tanie i proste w obsłudze
narzędzia
narzędzia
CASE (
CASE (
Computer
Computer
Aided
Aided
System
System
Engineering
Engineering
), do
), do
modelowania procesów szczególnie wtedy, gdy mają być
modelowania procesów szczególnie wtedy, gdy mają być
one integrowane z rozwiązaniami informatycznymi, np.
one integrowane z rozwiązaniami informatycznymi, np.
Designer/2000 (Oracle),
Designer/2000 (Oracle),
Select
Select
Enterprise
Enterprise
(
(
Select
Select
Software)
Software)
zaawansowane narzędzia projektowania i doskonalenia
zaawansowane narzędzia projektowania i doskonalenia
procesów, pozwalające na zaawansowane analizy i
procesów, pozwalające na zaawansowane analizy i
symulacje, takie jak:
symulacje, takie jak:
ARIS
ARIS
Toolset
Toolset
(IDS
(IDS
Scheer
Scheer
), Adonis
), Adonis
(BOC
(BOC
GmbH
GmbH
),
),
Workflow
Workflow
Analyzer
Analyzer
(Meta
(Meta
Softwar
Softwar
), czy
), czy
narzędzia
narzędzia
modelowania procesów w ramach systemów ERP
modelowania procesów w ramach systemów ERP
( wbudowane w te systemy), np.
( wbudowane w te systemy), np.
IFS Business
IFS Business
Modeler
Modeler
.
.
Są
Są
one relatywnie drogie, a ponadto nie są łatwe w obsłudze.
one relatywnie drogie, a ponadto nie są łatwe w obsłudze.
Diagramy procesów biznesowych
Diagramy procesów biznesowych
Szablony poszczególnych di
Szablony poszczególnych di
agramów
agramów
wraz z odpowiednimi kształtami
wraz z odpowiednimi kształtami
znajduja
znajduja
się w folderze
się w folderze
Proces biznesowy
Proces biznesowy
programu VISIO
programu VISIO
.
.
Diagramy kontroli
Diagramy kontroli
Cel:
Cel:
Przedstawianie procesów finansowych lub
Przedstawianie procesów finansowych lub
podatkowych
podatkowych
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Księgowi:
Księgowi:
opisywanie procesów fiskalnych oraz
opisywanie procesów fiskalnych oraz
zarządzania finansami i inwentaryzacji środków
zarządzania finansami i inwentaryzacji środków
pieniężnych.
pieniężnych.
Planiści finansowi:
Planiści finansowi:
przedstawianie klientom obszarów, w
przedstawianie klientom obszarów, w
których występują straty lub które uniemożliwiają
których występują straty lub które uniemożliwiają
osiągnięcie zamierzonych celów finansowych.
osiągnięcie zamierzonych celów finansowych.
Agenci kredytowi:
Agenci kredytowi:
śledzenie procesów fiskalnych.
śledzenie procesów fiskalnych.
14
Diagramy przyczynowo
Diagramy przyczynowo
-
-
skutkowe
skutkowe
Cel:
Cel:
Przedstawianie czynników i relacji
Przedstawianie czynników i relacji
przyczynowych w określonej sytuacji (diagramy
przyczynowych w określonej sytuacji (diagramy
typu "rybi szkielet" lub diagramy
typu "rybi szkielet" lub diagramy
Ishikawy
Ishikawy
).
).
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Specjaliści ds. dostaw:
Specjaliści ds. dostaw:
określanie czynników
określanie czynników
wpływających na opóźnienia dostaw.
wpływających na opóźnienia dostaw.
Dyrektorzy banków:
Dyrektorzy banków:
rozwiązywanie problemów z
rozwiązywanie problemów z
międzynarodowymi transferami pieniężnymi.
międzynarodowymi transferami pieniężnymi.
Lekarze:
Lekarze:
ilustrowanie wpływu szkodliwych
ilustrowanie wpływu szkodliwych
nawyków zdrowotnych na powstawanie chorób
nawyków zdrowotnych na powstawanie chorób
Diagramy EPC
Diagramy EPC
Cel
Cel
: Przedstawianie łańcuchów procesów sterowanych
: Przedstawianie łańcuchów procesów sterowanych
zdarzeniami (EPC).
zdarzeniami (EPC).
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kierownicy działów spedycji
Kierownicy działów spedycji
: dokumentowanie procesów
: dokumentowanie procesów
od chwili pierwszego kontaktu z klientem do momentu
od chwili pierwszego kontaktu z klientem do momentu
realizacji zamówienia.
realizacji zamówienia.
Pracownicy działów kredytów hipotecznych
Pracownicy działów kredytów hipotecznych
: ilustrowanie
: ilustrowanie
procesów zabezpieczania kredytów oraz scenariuszy
procesów zabezpieczania kredytów oraz scenariuszy
analizy symulacyjnej umożliwiających ich ulepszanie.
analizy symulacyjnej umożliwiających ich ulepszanie.
Pracownicy działu kadr
Pracownicy działu kadr
: dokumentowanie zadań, takich
: dokumentowanie zadań, takich
jak przydzielanie powierzchni biurowej i wyposażenia,
jak przydzielanie powierzchni biurowej i wyposażenia,
zaopatrywanie w identyfikatory oraz wprowadzanie
zaopatrywanie w identyfikatory oraz wprowadzanie
nowych pracowników.
nowych pracowników.
Diagramy analiz drzewa błędów
Diagramy analiz drzewa błędów
Cel
Cel
: Przedstawianie i analizowanie błędów w procesach.
: Przedstawianie i analizowanie błędów w procesach.
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kierownicy zakładów
Kierownicy zakładów
: ilustrowanie potencjalnych przyczyn
: ilustrowanie potencjalnych przyczyn
awarii sprzętu na planach poprawy niezawodności
awarii sprzętu na planach poprawy niezawodności
wyposażenia.
wyposażenia.
Kierownicy ds. BHP
Kierownicy ds. BHP
: przedstawianie na diagramach
: przedstawianie na diagramach
przyczyn wypadków przy pracy (różne kombinacje awarii
przyczyn wypadków przy pracy (różne kombinacje awarii
mechanicznych i błędów ludzkich) na potrzeby szkoleń
mechanicznych i błędów ludzkich) na potrzeby szkoleń
pracowników oraz zapobiegania wypadkom.
pracowników oraz zapobiegania wypadkom.
Kierownicy telefonicznych działów obsługi:
Kierownicy telefonicznych działów obsługi:
przedstawianie
przedstawianie
na diagramach korelacji między ograniczeniami
na diagramach korelacji między ograniczeniami
sprzętowymi i czynnikami ludzkimi, które są przyczyną
sprzętowymi i czynnikami ludzkimi, które są przyczyną
przeciążenia systemów telefonicznych i niezadowolenia
przeciążenia systemów telefonicznych i niezadowolenia
klientów.
klientów.
Diagramy przepływów roboczych
Diagramy przepływów roboczych
Tworzenie diagramów pracy rzeczywistej lub procesów
Tworzenie diagramów pracy rzeczywistej lub procesów
informacyjnych.
informacyjnych.
Szablon
Szablon
Diagram przepływu roboczego
Diagram przepływu roboczego
wraz z
wraz z
odpowiednimi kształtami znajduje się w folderze
odpowiednimi kształtami znajduje się w folderze
Proces
Proces
biznesowy programu VISIO
biznesowy programu VISIO
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Inżynierowie procesów: ilustrowanie dokumentacji linii
Inżynierowie procesów: ilustrowanie dokumentacji linii
montażowych.
montażowych.
Kierownicy warsztatów: zarządzanie przepływem osób w
Kierownicy warsztatów: zarządzanie przepływem osób w
zatłoczonych obszarach roboczych.
zatłoczonych obszarach roboczych.
Kierownicy: ilustrowanie prezentacji demonstrujących
Kierownicy: ilustrowanie prezentacji demonstrujących
procesy zachodzące wewnątrz działów.
procesy zachodzące wewnątrz działów.
15
Diagramy TQM
Diagramy TQM
Cel stosowania
Cel stosowania
: Przedstawianie przepływów informacji
: Przedstawianie przepływów informacji
używanych w zarządzaniu metodą TQM oraz podczas
używanych w zarządzaniu metodą TQM oraz podczas
reorganizacji procesów biznesowych.
reorganizacji procesów biznesowych.
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kto może ich używać i w jaki sposób?
Kierownicy:
Kierownicy:
wizualizacja i usprawnianie procesów w
wizualizacja i usprawnianie procesów w
poszczególnych działach przy użyciu metody TQM (
poszczególnych działach przy użyciu metody TQM (
Total
Total
Quality
Quality
Management
Management
).
).
Konsultanci:
Konsultanci:
ilustrowanie dokumentacji dotyczącej
ilustrowanie dokumentacji dotyczącej
reorganizacji procesów biznesowych, przeznaczonej dla
reorganizacji procesów biznesowych, przeznaczonej dla
klientów.
klientów.
Kierownicy ds. programów:
Kierownicy ds. programów:
ocenianie i usprawnianie
ocenianie i usprawnianie
procesów w projekcie.
procesów w projekcie.
Wprowadzanie procesów
Wprowadzanie procesów
W tym etapie należy w oparciu o wcześniej
W tym etapie należy w oparciu o wcześniej
przygotowaną dokumentację procesów:
przygotowaną dokumentację procesów:
zabezpieczyć nie tylko zasoby rzeczowe,
zabezpieczyć nie tylko zasoby rzeczowe,
niezbędne do wykonywania procesu (materiały,
niezbędne do wykonywania procesu (materiały,
urządzenia, pomieszczenia
urządzenia, pomieszczenia
itd
itd
), ale także
), ale także
określić (powołać) i przygotować właściciela
określić (powołać) i przygotować właściciela
procesu oraz zespoły procesowe do
procesu oraz zespoły procesowe do
nadzorowania i kierowania procesami.
nadzorowania i kierowania procesami.
Kierowanie procesami i ocena
Kierowanie procesami i ocena
funkcjonowania procesów
funkcjonowania procesów
Funkcje kierowania procesami
Funkcje kierowania procesami
planowanie celów
planowanie celów
: tu ustala się cele
: tu ustala się cele
cząstkowe (cele dla każdej czynności w ramach
cząstkowe (cele dla każdej czynności w ramach
procesu), wychodząc z celu głównego procesu. Z
procesu), wychodząc z celu głównego procesu. Z
tych celów powinny wynikać cele
tych celów powinny wynikać cele
poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa (np.
poszczególnych funkcji przedsiębiorstwa (np.
zaopatrzenia, sprzedaży),
zaopatrzenia, sprzedaży),
organizowanie zasobów
organizowanie zasobów
: przydzielenie
: przydzielenie
zasobów (wyposażenie, pracownicy, środki
zasobów (wyposażenie, pracownicy, środki
finansowe) niezbędnych do realizacji
finansowe) niezbędnych do realizacji
poszczególnych czynności w procesie
poszczególnych czynności w procesie
,
,
16
Funkcje kierowania procesami
Funkcje kierowania procesami
kontrola i sterowanie
kontrola i sterowanie
:
:
zbieranie opinii klientów
zbieranie opinii klientów
dotyczących wyników procesu, porównywanie wyników
dotyczących wyników procesu, porównywanie wyników
rzeczywistych z przyjętymi wartościami celów głównych i
rzeczywistych z przyjętymi wartościami celów głównych i
cząstkowych, analizowanie odchyleń, korekta wszelkich
cząstkowych, analizowanie odchyleń, korekta wszelkich
błędów w procesie oraz ewentualna zmiana celów
błędów w procesie oraz ewentualna zmiana celów
procesu (dostosowanie do obecnych oczekiwań klientów
procesu (dostosowanie do obecnych oczekiwań klientów
i celów firmy). Ponadto ma tu miejsce przekazywanie
i celów firmy). Ponadto ma tu miejsce przekazywanie
informacji wszystkim zainteresowanym.
informacji wszystkim zainteresowanym.
motywowanie:
motywowanie:
oddziaływanie na postawy i
oddziaływanie na postawy i
zachowania osób zaangażowanych „przy procesach”, aby
zachowania osób zaangażowanych „przy procesach”, aby
ich poczynania były zgodne z określonymi celami.
ich poczynania były zgodne z określonymi celami.
Kierowanie procesami
Kierowanie procesami
-
-
parametry
parametry
Do najważniejszych parametrów (kryteriów
Do najważniejszych parametrów (kryteriów
oceny) procesu zalicza się:
oceny) procesu zalicza się:
zadowolenie klienta,
zadowolenie klienta,
czas procesu,
czas procesu,
terminowość realizacji,
terminowość realizacji,
jakość procesu i
jakość procesu i
koszt procesu.
koszt procesu.
Umożliwiają one całościową ocenę procesu.
Umożliwiają one całościową ocenę procesu.
Zadowolenie klienta odpowiada na pytanie czy
Zadowolenie klienta odpowiada na pytanie czy
produkty procesu spełniają oczekiwania klienta
produkty procesu spełniają oczekiwania klienta
(ocena skuteczności).
(ocena skuteczności).
Kierowanie procesami
Kierowanie procesami
-
-
parametry
parametry
Pozostałe parametry mówią jak efektywnie
Pozostałe parametry mówią jak efektywnie
zostały te produkty wytworzone (ocena
zostały te produkty wytworzone (ocena
sprawności i efektywności).
sprawności i efektywności).
Między poszczególnymi parametrami zachodzą
Między poszczególnymi parametrami zachodzą
określone związki.
określone związki.
Znaczenie parametrów procesu jest z reguły
Znaczenie parametrów procesu jest z reguły
niejednakowe i może być różne w czasie.
niejednakowe i może być różne w czasie.
Waga poszczególnych parametrów zależy
Waga poszczególnych parametrów zależy
każdorazowo od przyjętych celów w
każdorazowo od przyjętych celów w
przedsiębiorstwie, czynników sukcesu , sytuacji
przedsiębiorstwie, czynników sukcesu , sytuacji
konkurencyjnej i strategii konkurowania.
konkurencyjnej i strategii konkurowania.
Często czas ma dominującą rolę i wówczas na
Często czas ma dominującą rolę i wówczas na
znaczeniu zyskują wszystkie sposoby jego
znaczeniu zyskują wszystkie sposoby jego
redukcji. Krótszy czas to także mniejsze koszty
redukcji. Krótszy czas to także mniejsze koszty
(ale nie zawsze), i poprawa terminowości
(ale nie zawsze), i poprawa terminowości
realizacji zadania (np. dostawy towarów).
realizacji zadania (np. dostawy towarów).
___________
____
miernik
procesu, cel
(zadanie)
___________
____
miernik
procesu, cel
(zadanie)
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
Proces C
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
__________
_____
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
miernik
procesu, cel
(zadanie)
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
Proces B
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
miernik
procesu, cel
(zadanie)
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
miernik
procesu, cel
(zadanie)
miernik
procesu,
cel
(zadanie)
Proces A
Koszt
Jakość
procesu
Terminowość
Czas cyklu
Zadowolenie
klienta
Rodzaj
parametr
u
17
200 godzin
pracy
PP= Suma godzin
pracy na wykonane
obiekty
podzielona
przez
liczbę
zakończonych
obiektów
Nakład
czasu
w
godzinach
na
wykonanie obiektu
Pracochłonność procesu
(PP)
85%
TR = (Liczba
obiektów
wykonanych w
terminie dzielona
przez ogólną liczbę
obiektów) * 100
Udział obiektów (np.
zamówień)
wykonanych
w
terminie
Terminowość realizacji
(TR)
5 dni
CP=
Termin
zakończenia
–
termin rozpoczęcia
Wymiar
czasu
w
dniach
dla
wykonania obiektu
procesu
(np.
zamówienia)
Czas procesu (CP)
Wartość celu
Formuła miernika
Definicja miernika
Parametry procesu
Proces gospodarczy:
Właściciel procesu:
Podproces (czynność):
Kontrola procesów
Kontrola procesów
Obok bieżącej kontroli procesów może być
Obok bieżącej kontroli procesów może być
wykorzystana, uzupełniająca ją,
wykorzystana, uzupełniająca ją,
kontrola
kontrola
okresowa procesów.
okresowa procesów.
W kontroli okresowej sprawdza się wymogi i ramowe
W kontroli okresowej sprawdza się wymogi i ramowe
warunki, od których zależy skuteczność i efektywność
warunki, od których zależy skuteczność i efektywność
procesów. Celem jest zidentyfikowanie słabych stron w
procesów. Celem jest zidentyfikowanie słabych stron w
obowiązujących rozwiązaniach strukturalnych i
obowiązujących rozwiązaniach strukturalnych i
metodycznych i przeciwdziałanie im.
metodycznych i przeciwdziałanie im.
Kontrola okresowa procesów może być prowadzona w
Kontrola okresowa procesów może być prowadzona w
ramach oceniania systemów zarządzania jakością, co
ramach oceniania systemów zarządzania jakością, co
przewiduje polska norma ISO 9000:2000.
przewiduje polska norma ISO 9000:2000.
Taka ocena może różnić się co do zakresu i obejmować
Taka ocena może różnić się co do zakresu i obejmować
szereg działań, takich jak:
szereg działań, takich jak:
auditowanie
auditowanie
, samoocena
, samoocena
oraz przegląd systemu zarządzania jakością
oraz przegląd systemu zarządzania jakością
Auditowanie
Auditowanie
Audit
Audit
według normy ISO 9000:2000 to „ systematyczny,
według normy ISO 9000:2000 to „ systematyczny,
niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania
niezależny i udokumentowany proces uzyskiwania
dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu
dowodu z auditu oraz jego obiektywnej oceny w celu
określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu”.
określenia stopnia spełnienia kryteriów auditu”.
Przyjmując za kryterium kontrolowany przedmiot
Przyjmując za kryterium kontrolowany przedmiot
rozróżnia się audit systemu jakości, audit procesu i audit
rozróżnia się audit systemu jakości, audit procesu i audit
produktu (świadczenia).
produktu (świadczenia).
W audicie procesu kontroluje się wypełnienie wymagań
W audicie procesu kontroluje się wypełnienie wymagań
ustalonych dla procesów.
ustalonych dla procesów.
Źródło:Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia.
Źródło:Systemy zarządzania jakością. Podstawy i terminologia.
PN
PN
-
-
EN ISO 9000. PKN 2001, s. 45
EN ISO 9000. PKN 2001, s. 45
,
,
Schmelzer H.J.,
Schmelzer H.J.,
Sesselman
Sesselman
W.,
W.,
Geschäftsprozessmanagement in der Praxis.
Geschäftsprozessmanagement in der Praxis.
Hanser
Hanser
Wien 2003,
Wien 2003,
s.204.
s.204.
Samoocena
Samoocena
Samodzielne dokonanie przez organizację oceny
Samodzielne dokonanie przez organizację oceny
skuteczności i efektywności procesów gospodarczych
skuteczności i efektywności procesów gospodarczych
tam zachodzących, ewentualnie zarządzania nimi.
tam zachodzących, ewentualnie zarządzania nimi.
Ustala się w ten sposób słabe i mocne miejsca w
Ustala się w ten sposób słabe i mocne miejsca w
zakresie struktury procesów, organizacji , a także
zakresie struktury procesów, organizacji , a także
poziom dojrzałości procesowej organizacji, co tworzy
poziom dojrzałości procesowej organizacji, co tworzy
bazę wyjściową do (dalszego) doskonalenia.
bazę wyjściową do (dalszego) doskonalenia.
Samoocena jest polecana szczególnie w początkowej
Samoocena jest polecana szczególnie w początkowej
fazie wdrażania zarządzania procesami, zanim nie
fazie wdrażania zarządzania procesami, zanim nie
zostanie wdrożony controlling procesów, aby mierzyć
zostanie wdrożony controlling procesów, aby mierzyć
postęp w implementacji zarządzania procesami.
postęp w implementacji zarządzania procesami.
Z rosnącym poziomem dojrzałości procesowej organizacji
Z rosnącym poziomem dojrzałości procesowej organizacji
samoocena traci na znaczeniu, na rzecz kontroli
samoocena traci na znaczeniu, na rzecz kontroli
(controllingu) bieżącej procesów.
(controllingu) bieżącej procesów.
18
Zarz
ą
dzanie procesami
Poziom 6
Poziom 5
Poziom 4
Poziom 3
Systematyczne usprawnianie procesów
Planowanie i kontrolowanie procesów
Pomiar i ewidencja wyników (efektów) procesów
Poziom 1
Poziom 2
Identyfikowanie i dokumentowanie procesów
U
ś
wiadomienie potrzeby podej
ś
cia
procesowego
Poziom 0
Brak
ś
wiadomo
ś
ci procesowej
Model dojrzałości procesowej
Model dojrzałości procesowej
Przegląd systemu zarządzania jakością
Przegląd systemu zarządzania jakością
Przeprowadzana regularnie systematyczna ocena
Przeprowadzana regularnie systematyczna ocena
przydatności, adekwatności, skuteczności i efektywności
przydatności, adekwatności, skuteczności i efektywności
systemu zarządzania jakością w zakresie polityki jakości
systemu zarządzania jakością w zakresie polityki jakości
i celów dotyczących jakości.
i celów dotyczących jakości.
W odniesieniu do procesów oznacza on ocenę systemu
W odniesieniu do procesów oznacza on ocenę systemu
zarządzania procesami względem potrzeb i oczekiwań
zarządzania procesami względem potrzeb i oczekiwań
zainteresowanych, uwzględniając także źródła informacji
zainteresowanych, uwzględniając także źródła informacji
pozyskane z auditu i samooceny, co w efekcie może
pozyskane z auditu i samooceny, co w efekcie może
oznaczać konieczność wprowadzenia zmian w systemie
oznaczać konieczność wprowadzenia zmian w systemie
(np. restrukturyzację procesów).
(np. restrukturyzację procesów).
Źródło: Systemy zarządzania jakością. Podstawy i
Źródło: Systemy zarządzania jakością. Podstawy i
terminologia.
terminologia.
PN
PN
-
-
EN ISO 9000. PKN 2001, s.19.
EN ISO 9000. PKN 2001, s.19.
Metody zarządzania procesami
Metody zarządzania procesami
Benchmarking
Kaizen
KVP
Six Sigma
Podprocesy,
czynnośc
i
Benchmarking
Total
Cycle
Time
(TCT),
Procesy
gospodar
cze
Ewolucyjne
(ciągłe
doskonalenie
procesów,
optymalizacja
procesów)
Benchmarking
Outsourcing
Insourcing
Business
Process
Reengineering
(BPR)
Procesy
gospodar
cze
Rewolucyjne
(odnawianie,
restrukturyzac
ja, procesów)
Metody wspomagające
Metody podstawowe
Obiekty
Podejścia
BPR
BPR
Najbardziej znaną metodą gruntownego
Najbardziej znaną metodą gruntownego
odnawiania procesów gospodarczych jest
odnawiania procesów gospodarczych jest
Business
Business
Process
Process
Reengineering
Reengineering
(BPR).
(BPR).
Metoda ta wymaga dużego wysiłku, wiąże znaczące
Metoda ta wymaga dużego wysiłku, wiąże znaczące
zasoby ludzkie, zakłada intensywną koordynację i
zasoby ludzkie, zakłada intensywną koordynację i
obarczona jest wysokim ryzykiem.
obarczona jest wysokim ryzykiem.
Dlatego też zastosowanie metody BPR do odnawiania
Dlatego też zastosowanie metody BPR do odnawiania
procesów jest wymagane wówczas, gdy w otoczeniu
procesów jest wymagane wówczas, gdy w otoczeniu
przedsiębiorstwa zachodzą istotne zmiany (np. zmiany
przedsiębiorstwa zachodzą istotne zmiany (np. zmiany
rynków, konkurencji, wymagań klientów, technologii) lub
rynków, konkurencji, wymagań klientów, technologii) lub
zmiany takie mają miejsce w założeniach strategicznych
zmiany takie mają miejsce w założeniach strategicznych
przedsiębiorstwa (np. zmieniają się: obszar działania
przedsiębiorstwa (np. zmieniają się: obszar działania
firmy, jej kompetencje kluczowe, czynniki sukcesu).
firmy, jej kompetencje kluczowe, czynniki sukcesu).
19
BPR
BPR
Także wówczas, gdy obecna struktura procesu
Także wówczas, gdy obecna struktura procesu
blokuje lub znacząco utrudnia dalszy wzrost
blokuje lub znacząco utrudnia dalszy wzrost
wydajności procesu, ta metoda może być
wydajności procesu, ta metoda może być
wykorzystana do wymiany tego procesu na nowy.
wykorzystana do wymiany tego procesu na nowy.
Zastosowanie metody jest ograniczone do
Zastosowanie metody jest ograniczone do
strategicznie ważnych procesów gospodarczych i
strategicznie ważnych procesów gospodarczych i
równocześnie wykazujących zmieniające się w
równocześnie wykazujących zmieniające się w
czasie niedostatki w wydajności podstawowych
czasie niedostatki w wydajności podstawowych
parametrów.
parametrów.
Jeśli oba warunki nie są spełnione, to zaleca się
Jeśli oba warunki nie są spełnione, to zaleca się
zastosowanie metod związanych z ciągłym
zastosowanie metod związanych z ciągłym
doskonaleniem procesów.
doskonaleniem procesów.
Metoda
Metoda
kaizen
kaizen
Nazwa metody pochodzi od japo
ń
skiego słowa, które w
Nazwa metody pochodzi od japo
ń
skiego słowa, które w
tłumaczeniu oznacza:
tłumaczeniu oznacza:
Kai
Kai
–
–
zmian
ę
,
zmian
ę
,
zen
zen
–
–
do lepszego,
do lepszego,
co oznacza ci
ą
głe usprawnianie małymi krokami.
co oznacza ci
ą
głe usprawnianie małymi krokami.
Celem metody jest permanentny wzrost wydajno
ś
ci
Celem metody jest permanentny wzrost wydajno
ś
ci
procesów, poprzez rozwi
ą
zywanie problemów na
procesów, poprzez rozwi
ą
zywanie problemów na
poziomie elementarnych składowych procesów (np. w
poziomie elementarnych składowych procesów (np. w
procesie wytwórczym na poziomie zabiegów, czynno
ś
ci i
procesie wytwórczym na poziomie zabiegów, czynno
ś
ci i
ruchów roboczych).
ruchów roboczych).
Kaizen
Kaizen
wychodzi od oczekiwa
ń
klienta (zewn
ę
trznego i
wychodzi od oczekiwa
ń
klienta (zewn
ę
trznego i
wewn
ę
trznego): rozwa
ż
a nast
ę
pny (kolejny) proces jako
wewn
ę
trznego): rozwa
ż
a nast
ę
pny (kolejny) proces jako
klienta, a poprzedni
klienta, a poprzedni
–
–
jako dostawc
ę
.
jako dostawc
ę
.
Ź
ródło: J. Witkowski, Zarz
ą
dzanie ła
ń
cuchem dostaw. PWE,
Ź
ródło: J. Witkowski, Zarz
ą
dzanie ła
ń
cuchem dostaw. PWE,
Warszawa 2003
Warszawa 2003
Metoda
Metoda
kaizen
kaizen
Ka
ż
dy pracownik, traktowany równocze
ś
nie jako
Ka
ż
dy pracownik, traktowany równocze
ś
nie jako
wewn
ę
trzny klient i dostawca, jest motywowany do tego,
wewn
ę
trzny klient i dostawca, jest motywowany do tego,
aby samodzielnie rozpoznawał i eliminował przyczyny
aby samodzielnie rozpoznawał i eliminował przyczyny
bł
ę
dów i problemów.
bł
ę
dów i problemów.
Metoda ta stawia przy tym na prac
ę
zespołow
ą
,
Metoda ta stawia przy tym na prac
ę
zespołow
ą
,
wspieraj
ą
c
ą
komunikacj
ę
, współprac
ę
, odpowiedzialno
ść
wspieraj
ą
c
ą
komunikacj
ę
, współprac
ę
, odpowiedzialno
ść
za wynik procesu, motywacj
ę
i organizacyjne uczenie
za wynik procesu, motywacj
ę
i organizacyjne uczenie
si
ę
.
si
ę
.
Problemy, braki i bł
ę
dy oraz słabe miejsca okre
ś
la si
ę
w
Problemy, braki i bł
ę
dy oraz słabe miejsca okre
ś
la si
ę
w
tej metodzie jako marnotrawstwo.
tej metodzie jako marnotrawstwo.
Różnice między podejściami
Różnice między podejściami
Zasadnicze kryterium wyboru jednego z tych dw
Zasadnicze kryterium wyboru jednego z tych dw
ó
ó
ch podej
ch podej
ść:
ść:
je
je
ś
ś
li ci
li ci
ą
ą
g
g
ł
ł
e doskonalenie istniej
e doskonalenie istniej
ą
ą
cego procesu (podej
cego procesu (podej
ś
ś
cie
cie
ewolucyjne) nie jest wystarczaj
ewolucyjne) nie jest wystarczaj
ą
ą
ce do osi
ce do osi
ą
ą
gni
gni
ę
ę
cia zak
cia zak
ł
ł
adanych
adanych
warto
warto
ś
ś
ci parametr
ci parametr
ó
ó
w danego procesu, to nale
w danego procesu, to nale
ż
ż
y zastosowa
y zastosowa
ć
ć
podej
podej
ś
ś
cie rewolucyjne.
cie rewolucyjne.
Istotne r
Istotne r
ó
ó
ż
ż
nice mi
nice mi
ę
ę
dzy tymi dwoma sposobami
dzy tymi dwoma sposobami
:
:
W
W
sposobie rewolucyjnym chodzi o nowy proces, gdy w
sposobie rewolucyjnym chodzi o nowy proces, gdy w
ewolucyjnym o istniej
ewolucyjnym o istniej
ą
ą
cy.
cy.
W
W
podej
podej
ś
ś
ciu rewolucyjnym zmiany maj
ciu rewolucyjnym zmiany maj
ą
ą
charakter nieci
charakter nieci
ą
ą
g
g
ł
ł
y
y
(dyskretny), a w ewolucyjnym
(dyskretny), a w ewolucyjnym
-
-
ci
ci
ą
ą
g
g
ł
ł
y.
y.
W
W
sposobie rewolucyjnym
sposobie rewolucyjnym
wykorzystuje si
wykorzystuje si
ę
ę
zarz
zarz
ą
ą
dzanie projektami,
dzanie projektami,
w sposobie ewolucyjnym
w sposobie ewolucyjnym
–
–
permanentne zadanie
permanentne zadanie
usprawniania
usprawniania
.
.
20
Schemat ideowy post
ę
powania w metodach usprawniania
procesów
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
–
–
zalecenia
zalecenia
projektowe
projektowe
Organizacja traktująca priorytetowo procesy nie
Organizacja traktująca priorytetowo procesy nie
musi jednorazowo wprowadzać wszystkich
musi jednorazowo wprowadzać wszystkich
elementów szeroko rozumianego zarządzania
elementów szeroko rozumianego zarządzania
procesami.
procesami.
Zalecane jest etapowanie i rozszerzanie prac: od
Zalecane jest etapowanie i rozszerzanie prac: od
jednorazowych projektów usprawnień wybranych
jednorazowych projektów usprawnień wybranych
(kluczowych) procesów do stałego ich
(kluczowych) procesów do stałego ich
doskonalenia (zarządzania procesami).
doskonalenia (zarządzania procesami).
Można rozpocząć proces wdrażania zarządzania
Można rozpocząć proces wdrażania zarządzania
procesami od stworzenia kilku projektów
procesami od stworzenia kilku projektów
usprawniania procesów. Jeśli doświadczenia
usprawniania procesów. Jeśli doświadczenia
zdobyte w trakcie realizacji tych projektów są
zdobyte w trakcie realizacji tych projektów są
pozytywne, to należy rozważyć sformalizowane
pozytywne, to należy rozważyć sformalizowane
zarządzanie procesami, przynajmniej dla
zarządzanie procesami, przynajmniej dla
kluczowych procesów.
kluczowych procesów.
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
-
-
zalecenia
zalecenia
Zawsze, dla prawidłowego zarządzania procesami,
Zawsze, dla prawidłowego zarządzania procesami,
niezbędne jest przede wszystkim ustalenie celów dla
niezbędne jest przede wszystkim ustalenie celów dla
wybranych procesów (
wybranych procesów (
czego od nich oczekujemy?),
czego od nich oczekujemy?),
które
które
powinny wynikać z celów organizacji i oczekiwań
powinny wynikać z celów organizacji i oczekiwań
klientów.
klientów.
R.
R.
Manganelli
Manganelli
i M. Klein proponują ograniczyć
i M. Klein proponują ograniczyć
zarządzanie procesami do procesów strategicznych i
zarządzanie procesami do procesów strategicznych i
tworzących wartość dodaną dla klienta.
tworzących wartość dodaną dla klienta.
Z ich doświadczeń wynika, że
Z ich doświadczeń wynika, że
wiekszość
wiekszość
przedsiębiorstw
przedsiębiorstw
może zostać opisana za pomocą 12
może zostać opisana za pomocą 12
-
-
14 procesów, z
14 procesów, z
których tylko 6 spełnia równocześnie oba kryteria.
których tylko 6 spełnia równocześnie oba kryteria.
Zob.
Zob.
Reengieening
Reengieening
. PWE Warszawa 1998
. PWE Warszawa 1998
Zarządzanie procesami
Zarządzanie procesami
W organizacji, która przeszła od projektów usprawniania
W organizacji, która przeszła od projektów usprawniania
procesów do stałego zarządzania procesami, każdy z
procesów do stałego zarządzania procesami, każdy z
procesów powinien mieć:
procesów powinien mieć:
mapę procesów
mapę procesów
, zbiór miar, opartych na oczekiwaniach
, zbiór miar, opartych na oczekiwaniach
klientów, powiązanych z celami organizacji i wpływającymi
klientów, powiązanych z celami organizacji i wpływającymi
na miary stanowisk (działów), właściciela procesu oraz
na miary stanowisk (działów), właściciela procesu oraz
stale działający zespół procesowy
stale działający zespół procesowy
, roczny biznes
, roczny biznes
plan
plan
, z określeniem dla każdego procesu: oczekiwanych
, z określeniem dla każdego procesu: oczekiwanych
wyników, celów, budżetów oraz wymagań pozafinansowych,
wyników, celów, budżetów oraz wymagań pozafinansowych,
narzędzia (np. wykres kontrolny procesu), służące
narzędzia (np. wykres kontrolny procesu), służące
bieżącemu monitorowaniu wyników procesu oraz procedury,
bieżącemu monitorowaniu wyników procesu oraz procedury,
z opisaniem w nich metod oraz osób (zespołu),
z opisaniem w nich metod oraz osób (zespołu),
rozwiązujących problemy.
rozwiązujących problemy.
Źródło:
Źródło:
Rummler
Rummler
A.G.,
A.G.,
Brache
Brache
A.P.: Podnoszenie efektywności
A.P.: Podnoszenie efektywności
organizacji. PWE
organizacji. PWE
W
W
-
-
wa
wa
2000, s.214.
2000, s.214.
21
Organizacja prac nad procesami
Organizacja prac nad procesami
Każdy proces ma swojego klienta (K),który określa
Każdy proces ma swojego klienta (K),który określa
wymagania względem niego (czas, termin, jakość ,
wymagania względem niego (czas, termin, jakość ,
koszt).
koszt).
Wewnętrzny zleceniodawca (WZ) dysponuje różnymi
Wewnętrzny zleceniodawca (WZ) dysponuje różnymi
zasobami dla jego realizacji.
zasobami dla jego realizacji.
Za organizację, realizację i stałe usprawnianie procesu
Za organizację, realizację i stałe usprawnianie procesu
odpowiada menedżer (właściciel) procesu (MP).
odpowiada menedżer (właściciel) procesu (MP).
W swej pracy MP jest wspierany przez zespół procesowy
W swej pracy MP jest wspierany przez zespół procesowy
(ZP).
(ZP).
MP informuje o działaniach i kosztach zleceniodawcę
MP informuje o działaniach i kosztach zleceniodawcę
procesu (WZ).
procesu (WZ).
Konieczne jest sporządzenie opisu ról K, WZ, MP i ZP.
Konieczne jest sporządzenie opisu ról K, WZ, MP i ZP.
Organizacja prac nad procesami
Organizacja prac nad procesami
KLIENT
KLIENT
Komunikuje (przedstawia) wymagania do procesu
Komunikuje (przedstawia) wymagania do procesu
Sprawdza wyniki
Sprawdza wyniki
ZLECENIDAWCA (zespół sterujący)
ZLECENIDAWCA (zespół sterujący)
Uruchamia prace nad procesem
Uruchamia prace nad procesem
-
-
nadaje kierunek pracom
nadaje kierunek pracom
Definiuje klientów
Definiuje klientów
Odpowiada za organizację
Odpowiada za organizację
Zabezpiecza zasoby i zatwierdza koszty
Zabezpiecza zasoby i zatwierdza koszty
Potwierdza cele i nadzoruje ich realizację
Potwierdza cele i nadzoruje ich realizację
Sprawdza propozycje usprawnień
Sprawdza propozycje usprawnień
Nadzoruje postęp w poprawie działań i kosztów
Nadzoruje postęp w poprawie działań i kosztów
Troszczy się o ogólne wsparcie.
Troszczy się o ogólne wsparcie.
Organizacja prac nad procesami
Organizacja prac nad procesami
ZESPÓŁ PROCESOWY I MENEDśER PROCESU
ZESPÓŁ PROCESOWY I MENEDśER PROCESU
Troszczy się o uzgodnienie celów i ich osiągnięcie
Troszczy się o uzgodnienie celów i ich osiągnięcie
Rozwija koncepcje i alternatywne rozwiązania
Rozwija koncepcje i alternatywne rozwiązania
Organizuje i steruje prace nad usprawnianiem procesów
Organizuje i steruje prace nad usprawnianiem procesów
Zabiega o zabezpieczenie się w informacje
Zabiega o zabezpieczenie się w informacje
Komponuje optymalnie parametry procesu
Komponuje optymalnie parametry procesu
Przedstawia propozycje poprawy (usprawniania)
Przedstawia propozycje poprawy (usprawniania)
Troszczy się o znajdowanie rozwiązań
Troszczy się o znajdowanie rozwiązań
Zabezpiecza komunikację (raportowanie).
Zabezpiecza komunikację (raportowanie).
22
Organizacja prac nad procesami
Organizacja prac nad procesami
Implementacja może następować
Implementacja może następować
sukcesywnie
sukcesywnie
(rozwiązanie procesowe pilotowe) lub
(rozwiązanie procesowe pilotowe) lub
szerokim frontem.
szerokim frontem.
Oba są stosowane w praktyce.
Oba są stosowane w praktyce.
Szerokie
Szerokie
podejście do procesów wymaga przekonania
podejście do procesów wymaga przekonania
kierownictwa do organizacji procesowej i
kierownictwa do organizacji procesowej i
profesjonalnego zarządzania projektami. Ryzyko jest
profesjonalnego zarządzania projektami. Ryzyko jest
spore ale zmiany są szybkie.
spore ale zmiany są szybkie.
Sukcesywne
Sukcesywne
podejście ułatwia ciągłe uczenie się „krok
podejście ułatwia ciągłe uczenie się „krok
po kroku”. Nie ma możliwości popełnienia dużych
po kroku”. Nie ma możliwości popełnienia dużych
błędów, ale zmiany następują wolniej.
błędów, ale zmiany następują wolniej.
Zleceniodawca
Kierownik
jednostki
Kierownik
jednostki
Kierownik
jednostki
Kierownik
jednostki
Mened
ż
er procesu i zespół
PROCES
Rozwi
ą
zanie
problemu
klienta
KLIENT
Czynniki skutecznego zarządzania
Czynniki skutecznego zarządzania
procesami
procesami
Kierownictwo firmy musi tego chcieć.
Kierownictwo firmy musi tego chcieć.
Pracownicy powinni być aktywni włączeni
Pracownicy powinni być aktywni włączeni
Zarządzanie procesami skierować na całą firmę
Zarządzanie procesami skierować na całą firmę
Ważne są treningi i dobra komunikacja
Ważne są treningi i dobra komunikacja
Pobudzić gotowość do zmian i uruchomić system motywacyjny
Pobudzić gotowość do zmian i uruchomić system motywacyjny
Nie stawiać nierealistycznych celów
Nie stawiać nierealistycznych celów
Nie dążyć tym sposobem do szybkiej redukcji kosztów
Nie dążyć tym sposobem do szybkiej redukcji kosztów
Skupić się na procesach naprawdę ważnych
Skupić się na procesach naprawdę ważnych
Uruchomić wystarczający budżet
Uruchomić wystarczający budżet
Włączyć klientów (zewnętrznych i wewnętrznych)
Włączyć klientów (zewnętrznych i wewnętrznych)
Wprowadzać z wykorzystaniem projektów.
Wprowadzać z wykorzystaniem projektów.
Literatura
1.
Coyle J.J., Bardi E.J.,Langley Jr.C.J.: Zarz
ą
dzanie logistyczne.PWE Warszawa 2002
2. Doli
ń
ska M.: Benchmarking metod
ą
doskonalenia firmy. Ekonomika i organizacja
przedsi
ę
biorstwa nr 9/99
3. Hammer M., Champy J.:Reengineering w przedsi
ę
biorstwie. Neumann Management
Institute. W-wa 1996
4. Hammer M.: Rein
ż
ynieria i jej nast
ę
pstwa.PWN.Warszawa 1999
5. Kaplan R.S., Norton D.P.: Strategiczna karta wyników.PWN Warszawa 2001
6. Kuci
ń
ska A., Knosala R.: Zarz
ą
dzanie procesami w warunkach produkcji seryjnej. W;
Komputerowo zintegrowane zarz
ą
dzanie.Tom 1.WNT Warszawa 2004
7. Krzos G.: Business Process Reengineering (BPR) jako metoda kreowania przewagi
konkurencyjnej przedsi
ę
biorstwa. Praca doktorska. AE Wrocław
8. Manganelli R.L, Klein M.M.: Reengineering: metoda usprawniania organizacji. PWE
Warszawa 1998
9. Müller R., Rupper P.: Process Reengineering.Wyd. Astrum.Wrocław 2000
10. Podstawy nauki o przedsi
ę
biorstwie. Pod red. J. Lichtarskiego. WAE Wroclaw 2005
11.Rummler A.G., Brache A.P.: Podnoszenie efektywno
ś
ci organizacji. PWE W-wa 2000
12. Schmelzer H.J., Sesselman W.: Controlling in Geschaeftsprozessen:
Erfahrungen und Empfehlungen aus der Praxis. Krp-Kostenrechnungspraxis nr.6/2001
13. Schmelzer H.J., Sesselman W.: Geschäftsprozessmanagement in der Praxis.Hanser
Wien 2003
14. Tkaczyk J.: Podej
ś
cie procesowe i normy ISO 9000 i 2000 . ABC Jako
ś
ci nr 3/2002
15.
Witkowski J., Zarz
ą
dzanie ła
ń
cuchem dostaw. PWE, Warszawa 2003
Witkowski J., Zarz
ą
dzanie ła
ń
cuchem dostaw. PWE, Warszawa 2003