Microsoft Word - Ćwiczenia-Access Podstawy3.doc

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 1 z 12

Ćwiczenie 3.1

Tworzenie tabel: Rok_Tabela, Grupa_Tabela, Kierunek_Tabela oraz

Stopien_Tabela

Na karcie „Tworzenie” nacisnąć przycisk „Tabela”.

Na karcie „Projekt” wybrać pozycję „Widok”, a następnie „Widok projektu”.

Pokaże się okno projektowe z pustą siatką projektową, w której należy umieszczać

nazwy i typy pól oraz określić ich właściwości.

Kliknąć w pierwszej komórce kolumny „Nazwa pola” i wpisać nazwę klucza podsta-

wowego.

Przejść do pola „Typ danych”, kliknąć na strzałce i wybrać odpowiedni (Autonumero-

wanie).

W komórce „Nowe wartości” wpisać lub wybrać z listy „Przyrostowy”.

Analogicznie zaprojektować pozostałe pola.

Zgodnie z powyższymi instrukcjami należy utworzyć tabelę Rok_Tabela zawierającą

następujące pola:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Rok_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Rok_Nazwa

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Zgodnie z powyższymi instrukcjami należy utworzyć tabelę Grupa_Tabela zawierającą

następujące pola:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Grupa_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Grupa_Numer

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Zgodnie z powyższymi instrukcjami należy utworzyć (w przypadku, gdy mamy już

utworzoną tabelę w naszej bazie danych, dokonujemy tylko jej parametryzacji) tabelę Kieru-
nek_Tabela zawierającą następujące pola:

Tworzenie nowej tabeli w programie MS Access

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 2 z 12

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Kierunek_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Kierunek_Nazwa

Tekst

Maksymalna liczba znaków - 50

Kierunek_Wydział

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Ostatnią tabelą, którą tworzymy jest tabela Stopien_Tabela, która powinna zawierać

następujące pola:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Stopien_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Stopien_Numer

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Ćwiczenie 3.2

Tworzenie relacji pomiędzy polem Wydzial_ID w tabeli Wydzial_Tabela oraz

polem Kierunek_Wydzial w tabeli Kierunek_Tabela

W związku z możliwością występowania dwóch identycznych kierunków na różnych

wydziałach uczelni, należy jasno określić, którego wydziału dotyczy poszczególny kierunek w
naszej tabeli.

W tym celu utworzone zostało pole Kierunek_Wydzial w tabeli Kierunek_Tabela.

Aby połączyć ze sobą obie tabele, należy utworzyć między nimi następującą relację:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 3 z 12

Aby możliwe było utworzenie relacji pomiędzy dwoma polami w poszczególnych ta-

belach, należy odpowiednio ustawić typ danych tych pół, aby był on w każdej tabeli
jednakowy.

Pole Wydzial_ID w tabeli Wydzial_Tabela jest kluczem podstawowym i przyjmuje

domyślnie wartości liczbowe.

Zmieniamy typ danych pola Kierunek_Wydzial w tabeli Kierunek_Tabela na „Liczba”.

Zamykamy tabele Wydzial_Tabela oraz Kierunek_Tabela, w celu umożliwienia utwo-

rzenia relacji pomiędzy tymi tabelami.

Klikamy na zakładkę „Narzędzia baz danych” i wybieramy pozycję „Relacje”.

Klikamy prawym klawiszem myszy i wybieramy pozycję „Pokaż tabelę”.

Przytrzymując przycisk Ctrl zaznaczamy w oknie pozycję Wydzial_Tabela oraz Kieru-

nek_Tabela.

Klikamy na polu Wydzial_ID w tabeli Wydzial_Tabela i przeciągamy je na pole Kieru-

nek_Wydzial w tabeli Kierunek_Tabela:

Utworzona została relacja pomiędzy wybranymi polami w tabelach Wydzial_Tabela

oraz Kierunek_Tabela:

10.

Należy określić typ relacji oraz ustawić pozostałe parametry w celu zabezpieczenia jej

przed utratą danych w przypadku próby usunięcia rekordów uczestniczących w
utworzonej relacji.

11.

Następnie klikamy prawym klawiszem myszy na znaczniku relacji i wybieramy opcję

„Edytuj relację…”:

12.

Zaznaczamy kolejno wszystkie pozycje, w celu ustanowienia więzów integralności:

13.

Klikamy przycisk „OK”.

14.

Relacja została utworzona.

Otwieramy tabelę Kierunek_Tabela.

Przechodzimy do „Widoku projektu”.

Ustawiamy selektor rekordu na polu Kierunek_Wydzial.

W oknie „Właściwości pola” wybieramy zakładkę „Odnośnik”.

Jako „Typ formantu” wybieramy „Pole listy”.

Jako „Typ źródła wierszy” wybieramy „Tabela/Kwerenda”.

Jako „Źródło wierszy” zaznaczamy „Wydzial_Tabela”.

Przechodzimy do „Widoku arkusza danych”.

W polu Kierunek_Wydzial pojawia nam się lista rozwijana, która przyjmuje wartości klucza
podstawowego tabeli Wydzial_Tabela.

Parametryzacja tabel pod kątem utworzonych relacji w programie MS Access

Tworzenie relacji pomiędzy tabelami w programie MS Access

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 5 z 12

Przed wprowadzeniem danych do pola Kierunek_Wydzial należy sprawdzić, jaką wartość
przyjmuje pole Wydzial_ID dla rekordu, w którym wpisany został „Wydział Zarządzania”.

Przy wprowadzaniu danych należy pamiętać, że mogą wystąpić różnice w wartościach pola
klucza podstawowego w poszczególnych tabelach.
Spowodowane jest to charakterystycznym typem pola, które przyjmuje wartości narastające
z każdym nowo utworzonym rekordem.

Stopien_Tabela

Kierunek_Tabela

Grupa_Tabela

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 6 z 12

Ćwiczenie 3.4

Utworzenie tabeli łączącej Indeks_Tabela

Każdy ze studentów uczących się na danej uczelni posiada indeks,  w którym wpisywane są
oceny oraz zaliczenia z poszczególnych przedmiotów.

Podstawowymi  informacjami,  które  powinny  zostać  zawarte  w  każdym  indeksie,  są  dane
studenta  (przynajmniej  informacja,  do  którego  studenta  należy  indeks),  wydział  na  którym
studiuje, rok  rozpoczęcia  studiów  oraz  kierunek  studiów  wraz z numerem  grupy,  do  której
należy dany student.

W  celu  gromadzenia  powyższych  informacji,  należy  utworzyć  tabelę  Indeks_Tabela,  która
będzie wykorzystywała dane zawarte w innych tabelach, tj:

Student_Tabela (pole Studnet_ID)

Kierunek_Tabela (pole Kierunek_ID)

Rok_Tabela (pole Rok_ID)

Grupa_Tabela (pole Grupa_ID)

Tworzymy tabelę Indeks_Tabela według następującego wzoru:

Nazwa pola

Typ danych

Właściwości

Indeks_ID
(Klucz podstawowy)

Autonumerowanie Nowe wartości - przyrostowy

Indeks_Student

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Indeks_Kierunek

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Indeks_Grupa

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Indeks_Rok

Liczba

Format – liczba ogólna
Miejsca dziesiętne - 0

Utworzona tabela jest charakterystycznym typem tabeli łączącej, czyli takiej, w wszystkie
pola z wyjątkiem pola klucza podstawowego są kluczami obcymi. Kluczem obcym jest pole,
tworzące relację z polem znajdującym się w innej tabeli.

W związku z powyższym, należy ustawić typ danych w poszczególnych polach jako „Liczba”,
gdyż musi być on zgodny z typem danych pola tworzącego z nim relację.

W przypadku omawianego przykładu, wszystkie pola tabeli Indeks_Tabela tworzą relację z
kluczami podstawowymi innych tabel.

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 7 z 12

Ćwiczenie 3.5

Utworzenie relacji pomiędzy tabelami Indeks_Tabela, Student_Tabela, Kieru-

nek_Tabela, Grupa_Tabela oraz Rok_Tabela

Według instrukcji opisanej w

Ćwiczeniu 3.2

tworzymy następujące relacje pomiędzy tabela-

mi:

Należy pamiętać, że przed rozpoczęciem procesu tworzenia relacji, musimy zamknąć wszyst-
kie tabele, których pola będą wykorzystywane w naszej relacji.

Tabele znajdujące się w czerwonych ramkach tworzą relację z tabelą Indeks_Tabela.

Ćwiczenie 3.6

Parametryzacja pól w tabeli Indeks_Tabela pod kątem utworzonych relacji

Według instrukcji opisanej w

Ćwiczeniu 3.2

ustawiamy następujące „Właściwości pola”:

Przechodzimy do zakładki „Odnośnik”.

Jako „Typ formantu” dla poszczególnych pól wybieramy „Pole listy”.

Jako „Źródło wierszy” wybieramy kolejno:

dla pola Indeks_Student – Student_Tabela

dla pola Indeks_Kierunek – Kierunek_Tabela

dla pola Indeks_Grupa – Grupa_Tabela

dla pola Indeks_Rok – Rok_Tabela

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 8 z 12

Po wykonaniu powyższych czynności, tabela Indeks_Tabela jest gotowa do wprowadzania
danych dotyczących studentów studiujących na uczelni.

W związku ze specyfiką tabeli, która zawiera wymaga znajomości struktury wszystkich tabel
wchodzących w relacje z tabelą Indeks_Tabela, wskazane jest utworzenie formularza do
wprowadzania danych.

Formularze

Formularz to okno, które umożliwia użytkownikom wprowadzanie informacji do bazy da-
nych. Jest on graficznym interfejsem pomiędzy użytkownikiem, a utworzoną bazą danych.

Dobrze zaprojektowany interfejs użytkownika pozwala na wydajne wykorzystanie dostępne-
go na ekranie miejsca.

Ponadto wykorzystuje wyłącznie te pola, które są niezbędne do wykonania określonej ope-
racji.

Ćwiczenie 3.7

Utworzenie formularza wprowadzania danych do tabeli Student_Tabela

Aby utworzyć formularz wprowadzania danych dla tabeli Student_Tabela klikamy po-

jedynczo po lewej stronie ekranu w oknie „Wszystkie tabele” na pozycję Stu-
dent_Tabela:

Następnie przechodzimy do zakładki „Tworzenie” w górnej części ekranu i wybieramy

pozycję „Formularz”:

Formularze programu MS Access

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 9 z 12

Utworzony zostaje formularz wprowadzania danych do tabeli Student_Tabela, który

zawiera automatycznie wygenerowane pola:

Ponieważ zależy nam na tym, aby zaprojektowany formularz zawierał czytelne dla

użytkownika dane, które nie będą wymagały znajomości struktury pozostałych tabel,
możemy usunąć pola Student_Plec oraz tabelkę znajdującą się u dołu formularza.

Usuwamy powyższe elementy poprzez pojedyncze kliknięcie na obszarze danego

elementu oraz naciśnięcie klawisza Del.

Po wykonaniu powyższych operacji, na ekranie pozostać powinny następujące pola:

W celu dodania dodatkowych pól w tworzonym formularzu, wybieramy pozycję „Do-

daj istniejące pola” z zakładki „Formatowanie” w górnej części ekranu:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 10 z 12

Po prawej stronie ekranu pojawia się okno zawierające listę pól tabeli „Stu-

dent_Tabela”.

Aby uzyskać dostęp do pól należących do pozostałych tabel w naszej bazie danych,

klikamy na pozycji „Pokaż wszystkie tabele” w prawym dolnym rogu ekranu:

10.

Z okna „Pola dostępne w tabelach pokrewnych” wybieramy pole Plec_Nazwa, nale-

żące do tabeli Plec_Tabela, z którą została utworzona relacja:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 11 z 12

11.

W oknie formularza pojawiło się dodatkowe pole, zawierające tekstowy opis płci, od-

powiadającej danemu studentowi.

12.

W związku z faktem istnienia relacji pomiędzy tabelą Student_Tabela oraz

Plec_Tabela, program MS Access automatycznie skojarzył ze sobą pola Plec_Nazwa
oraz Student_Plec:

13.

Dzięki wykonaniu powyższych operacji, użytkownik nie musi znać numerów odpowia-

dających poszczególnym wartościom klucza podstawowego w rekordach tabeli
Plec_Tabela, gdyż dostaje on przejrzystą nazwę wybieranej płci studenta.

14.

W celu zapisania utworzonego formularza, klikamy prawym klawiszem myszy w za-

kładce formularza:

15.

Nazywamy utworzony formularz Student_Formularz zgodnie z wcześniej przyjętym

systemem nazewnictwa poszczególnych obiektów naszej bazy danych:

Opracowanie: Cezary Graul, Grzegorz Dzieża

Opracowanie na podst. skryptu: Ćwiczenia z Access 97 M. Kopertowskiej i Ł. Jaroszewskiego

i Access 2000 PL. Ćwiczenia praktyczne J. Grafa

Strona 12 z 12

16.

W celu wprowadzenia danych do tabeli Student_Tabela za pomocą utworzonego

formularza, należy zmienić widok w lewym górnym rogu ekranu, wybierając pozycję
„Widok formularza”:

17.

Nawigacja pomiędzy poszczególnymi rekordami tabeli Student_Tabela możliwa jest

dzięki wykorzystaniu strzałek nawigacyjnych znajdujących się na dolnym pasku ekra-
nu:

Tak przygotowany formularz, pozwala na intuicyjne wprowadzanie informacji przez

użytkownika bazy danych, który nie musi znać struktury danych poszczególnych tabel.

Tworzenie formularzy dla pozostałych tabel znajdujących się w bazie danych oraz

sposoby formatowania formularzy wraz z planowaniem rozmieszczenia poszczególnych ele-
mentów tabel przedstawione zostaną w dalszej części ćwiczeń.