Zarządzanie
czasem
i efektywność osobista
Paweł Jamrożek
LCVP Public Relations
Agenda
• Wstęp
– Określenie celu treningu
• Charakterystyka czasu
• Plany i planowanie
• Ustalanie priorytetów i terminów
• Pozostałe zasady zarządzania czasem
• Stres i jego rola
Co to jest CZAS?
• jest wartościowym kapitałem
• nie jest na sprzedaż
• nie daje się zaoszczędzić ani zmagazynować
• nie daje się rozmnożyć
• ucieka stale i nieodwołalnie
• czas to życie
• nie można go zatrzymać
„Czas to pieniądz, a pieniądz to więcej niż
czas”
Zarządzanie czasem
czyli jak dążyć do sukcesu dzień po dniu
jak być zadowolonym i szczęśliwym
oraz nie zmarnować swojego czasu
“Z czasu albo się nas ograbia,
albo się go od nas wyłudza, a to,
co pozostaje, znika niepostrzeżenie” - Seneka
Efektywność osobista
= osiąganie rezultatów przy optymalnym
wykorzystaniu zasobów
Jak być efektywnym ?
1. mieć cel;
2. wiedzieć jakie zadania
przyczynią się do osiągnięcia celu;
3. znaleźć czas na TE zadania;
OSOBA EFEKTYWNA = OSOBA ZAJĘTA
Efektywne zarządzanie czasem
pomoże:
• zdobyć rozeznanie co do przyszłych działań
i planów
• zachować większą swobodę twórczego
działania
• lepiej radzić sobie ze stresem
• zyskać więcej wolnego czasu
• konsekwentnie i systematycznie realizować
cele,
by nadać życiu sens i kierunek.
Wyznaczanie celów
• Metoda SMART
– Specific
Ściśle określony
– Measurable
Mierzalny
– Actionable
Wymagający działania
– Realistic
Realny
– Time lined
Określony w czasie
Które cele są SMART?
• Metoda SMART
Które z przykładów są SMART?
Nauczę się pierwszej pomocy
W ciągu roku zdam prawo jazdy
Wylecę w kosmos w ciągu dwóch lat
W tym roku schudnę
Będę się dobrze uczył
Zdam dzisiaj Insighta
Moja koleżanka, Magda jutro przestaje palić
W środę pójdę kupić dwa chleby
CEL SMART musi
być:
• Ściśle określony
• Mierzalny
• Wymagający
działania
• Realny
• Określony w czasie
-
-
-
-
-
+
+
+
Cztery generacje
zarządzania czasem
Pierwsza generacja
lista rzeczy do
zrobienia
Druga generacja
zadania wpisane
w kalendarz
Trzecia generacja
zadania wraz
z priorytetami
Czwarta generacja
nasze życiowe cele
Macierz Eisenhowera
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
I ćwiartka
II ćwiartka
III ćwiartka
IV ćwiartka
Pierwsza ćwiartka
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
I ćwiartka
• kryzysy
• sprawy naglące
• sprawy „na
wczoraj”
I ćwiartka
II ćwiartka
III ćwiartka
IV ćwiartka
Druga ćwiartka
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
II ćwiartka
• zapobieganie
• budowanie związku
• planowanie,
rekreacja
• szukanie
możliwości
I ćwiartka
II ćwiartka
III ćwiartka
IV ćwiartka
Trzecia ćwiartka
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
III ćwiartka
• niektóre telefony
• najbliższe sprawy
naglące
• niektóre spotkania
I ćwiartka
II ćwiartka
III ćwiartka
IV ćwiartka
Czwarta ćwiartka
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
IV ćwiartka
• codzienność
• przyjemności
• złodzieje czasu
• pewna
korespondencja
I ćwiartka
II ćwiartka
III ćwiartka
IV ćwiartka
Macierz Eisenhowera
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
I ćwiartka
• kryzysy
• sprawy naglące
• sprawy „na
wczoraj”
II ćwiartka
• zapobieganie
• budowanie związku
• planowanie,
rekreacja
• szukanie
możliwości
III ćwiartka
• niektóre telefony
• najbliższe sprawy
naglące
• niektóre spotkania
IV ćwiartka
• codzienność
• przyjemności
• złodzieje czasu
• pewna
korespondencja
Macierz Eisenhowera
PILNE
NIEPILNE
W
A
Ż
N
E
N
IE
W
A
Ż
N
E
1
3
2
4
1. zrób teraz lub deleguj;
2. zaplanuj - 1 tydzień
3. deleguj lub upriorytetyzuj;
4. zapomnij o tym !!!
Zasada Pareto
20 / 80
• 80 % naszych wysiłków powoduje 20 %
rezultatów;
• 20 % wysiłków daje 80 % rezultatów.
skupienie uwagi na TYCH 20 % działań !
Złote zasady
Stwórz sobie codzienną rutynę
Złote zasady
Używaj głowy, gdy jest na to czas
Złote zasady
Ustal deadline’y i trzymaj się ich !!!
Złote zasady
Nie przekładaj rzeczy niemiłych - zatrują ci
życie !
Złote zasady
Ustal kiedy pracujesz i nie chcesz,
aby ci nie przeszkadzano
Złote zasady
Nie zajmuj się rzeczami nieważnymi dla ciebie
- wiele problemów rozwiąże się samych
Złote zasady
Kiedy zaczynasz coś ważnego – skończ to!
Rady praktyczne
Używaj kalendarza - nie próbuj
pamiętać drobnych rzeczy do
załatwienia
Rady praktyczne
Naucz się mówić NIE
- asertywność
Rady praktyczne
Planuj w oparciu o metodę
SMART
CEL SMART musi
być:
• Ściśle określony
• Mierzalny
• Wymagający
działania
• Realny
• Określony w czasie
A co z papierami?
• Podziel papiery :
– na priorytety A, B, C;
– tak samo jak rzeczy, nad którymi pracujesz;
• 4 sposoby radzenia sobie z
papierami:
1. zrób coś z tym teraz;
2. daj je komuś innemu;
3. włóż je do akt;
4. wyrzuć je !!!
Zmartwienia = stres
...z rzeczy, którymi się martwimy:
• 40 % nigdy się nie zdarzy;
• 35 % wyjdzie lepiej niż nam się wydawało;
• 15 % można zmienić niewielkim kosztem;
• 8 % to rzeczy, na które i tak nie mamy wpływu;
• 2 % no tak ...
I czy my się przejmujemy ??!
5 kroków do sukcesu
marzenie
pragnienie
planowanie
działanie
posiadanie
chęci
decyzja
działanie
udoskonalanie
SUKCES
Wystarczy chcieć
Podsumowanie
• Czyli czego się nauczyliście?
• Co najbardziej was zaskoczyło?
• Z czego skorzystacie?
Dziękuję za uwagę