ISTOTA KOMUNIKACJI
BIZNESOWEJ
Zespół informacji ,które firma emituje z różnych
źródeł w kierunku nie tylko swoich klientów
,lecz także innych podmiotów otoczenia
marketingowego ( dostawców , pośredników
,konkurentów ),oraz zespól informacji które
firma zbiera z rynku( potrzeby, tendencje
rozwojowe firmy ) .
Informacja biznesowa
Informacja biznesowa
• Dowolna informacja, której
– biznes potrzebuje do działania
– każda informacja odnosząca się do firm,
rynków, produktów lub zagadnień związanych z
zarządzaniem.
• Informacja biznesowa to także:
– działalność informacyjna
Informacja biznesowa -
elementy
Przemysł.
Firmy.
Produkty.
Ludzie.
Dane ekonomiczne.
Prawo, regulacje prawne.
Informacja o zarządzaniu.
Dostawcy informacji biznesowej
• Wydawcy publikacji drukowanych.
• Płatne witryny WWW (pay-as-you-go).
• Serwisy informacyjne oferujące subskrypcję
swoich produktów.
• Bezpłatne witryny WWW firm, organizacji,
agencji rządowych.
Gdzie jest generowana
informacja biznesowa ?
1. Informacja wewnętrzna – generowana przez
organizację; używana w ramach organizacji
oraz poza nią (informacja o zapasach, dane
księgowe, raporty roczne, komunikaty
prasowe, katalogi produktów, reklamy,
witryny WWW, prezentacje).
2. Informacja zewnętrzna – generowana
poza organizacją.
Kto generuje zewnętrzną
informację biznesową?
• Związki, stowarzyszenia producentów, np.
Stowarzyszenie Producentów Cementu.
• Izby handlowe, np. Brytyjsko-Polska Izba Handlowa
(pozyskują inwestorów).
• Związki zawodowe.
• Ośrodki badawcze, np. think-tanki, szkoły wyższe,
centra
badawcze, np. Centrum Analiz Społeczno-
Ekonomicznych.
• Agencje rządowe – gromadzą dane i statystyki,
prowadzą i
fundują projekty badawcze.
• Instytucje samorządowe.
• Eksperci.
Zasięg geograficzny
informacji biznesowej
• Międzynarodowa (tworzona np. przez:
ONZ,
Międzynarodowy Fundusz Walutowy, Bank
Światowy, Organisation for Economic
Cooperation and Development)
Narodowa (tworzona np. przez agendy
rządowe).
Regionalna.
Lokalna.
Ramy czasowe informacji
biznesowej
Może dotyczyć:
Teraźniejszości.
Przeszłości (statystyczne szeregi
czasowe).
Przyszłości.
Użytkownicy informacji
biznesowej
Przedsiębiorcy, kadra menedżerska
– Analiza środowiska biznesowego: konkurencji,
regulacji prawnych.
– Ogólne czynności biznesowe: akwizycje, przejęcia,
rozpoczynanie nowych przedsięwzięcie, poszukiwanie
partnerów biznesowych.
– Specyficzne zadania: ustalenie listy czasopism
branżowych dla reklamowanych produktów; wybór
wiarygodnego dostawcy, identyfikowanie targów
branżowych, wyszukiwanie znaków towarowych
Użytkownicy informacji
biznesowej
Mali przedsiębiorcy:
– Informacja o produktach na rynku,
– Koszt wyprodukowania produktu;
– Informacja o firmach;
– Badania rynkowe: jak duży jest rynek dla danego
produktu;
– Informacja prawna: prawa autorskie, znaki towarowe,
patenty.
Studenci, pracownicy instytucji edukacyjnych.
Profesjonaliści: politycy, dziennikarze,
Inżynierowie
Ogół użytkowników
Forma informacji biznesowej
Druk.
Elektroniczna.
Interpersonalna (kontakty z
ekspertami).
KOMUNIKOWANIE SIĘ PISEMNE
KORESPONDENCJA SŁUŻBOWA
Korespondencja służbowa
Korespondencja służbowa rozumiana jest jako
pisanie w imieniu organizacji, w której
pracujemy, o jej celach i sprawach.
Poprawne tworzenie korespondencji służbowej
wymaga odpowiedniego planowania i
przygotowania komunikatu pisemnego.
Korespondencja służbowa
Przygotowując daną korespondencję, trzeba
znać odpowiedź na trzy podstawowe pytania:
1) Po co piszemy (cel)?
2) Do kogo piszemy?
3) Co i jak chcemy przekazać?
Korespondencja służbowa
Cel korespondencji służbowej jest różny w
zależności od typu dokumentu. Inny będzie cel
sprawozdania z zebrania, inny sprawozdania
kwartalnego a jeszcze inny będzie cel notatki.
Komunikowanie się pisemne z
perspektywy odbiorcy
Jeśli znany jest nam cel korespondencji, to
kolejnym etapem jest zdobycie informacji na
temat odbiorcy. Formułowanie treści
korespondencji służbowej wymaga posiadania
informacji o adresacie dotyczącej jego:
1) wiedzy specjalistycznej
- ile wie o omawianej dziedzinie?
- czy rozumie żargon zawodowy?
Komunikowanie się pisemne z
perspektywy odbiorcy
2) zainteresowań:
- czy musimy się porozumiewać jego ulubionymi
układami treści?
- czy lubi tablice, wykresy, ilustracje, dane
statystyczne?
- jaki toleruje stopień szczegółowości?
3) opinii:
- czy będzie za, czy przeciw naszym zaleceniom?
- czy uzna przedmiot za ważny?
- czy uważa nas za eksperta, osobę początkującą?
Komunikowanie się pisemne z
perspektywy odbiorcy
Należy uwzględnić różnice między adresatami
pod względem wykształcenia, poziomu
inteligencji, zainteresowań, bogactwa
używanego i rozumianego słownictwa. Mając je
na uwadze, należy tak formatować treść
przekazy, by poziom jego skomplikowania był
niższy niż możliwości odbiorcy.
Komunikowanie się pisemne z
perspektywy odbiorcy
Uwagę adresata możemy utrzymać za pomocą
różnych taktyk:
1) przedstawienia autentycznej informacji, np.: „W
ostatnim miesiącu poszerzyliśmy naszą ofertę o…”
2) odwołania do emocji partnera, np..: „Wielce
denerwujące jest pamiętanie o wysublimowanych
gustach niektórych klientów, by…”
3) „przywołania” pozytywnych cech towaru,
usługi, np.: „Sposób ułożenia dźwigni hamulca w
samochodzie jest sygnalizowany dźwiękiem”.
Komunikowanie się pisemne z
perspektywy odbiorcy
Należy uwzględnić te czynniki, które mogą
uczynić że korespondencja będzie bardziej
skutecznym narzędziem porozumiewania się i
osiągania postawionych celów. Korespondencja
powinna wytworzyć u adresata motywację
sprzyjającą spełnianiu naszych oczekiwać,
dlatego musimy uwzględnić potrzeby i
oczekiwania odbiorcy oraz dostosować
strukturę korespondencji do typu wiadomości.
Struktura korespondencji służbowej
Struktura korespondencji może mieć różną
formę, w zależności o tego czy to ma być
informacja czy sprawozdanie.
Trzeba wziąć pod uwagę typ wiadomości oraz
cel jaki chcemy osiągnąć.
W przypadku dobrej bądź rutynowej informacji
wystarczy zacząć od centralnego przedmiotu
treści korespondencji.
Struktura korespondencji służbowej
Natomiast w przypadku złego komunikatu struktura powinna być
następująca:
- łagodne przygotowanie adresata w celu wyrobienia
bezstronnego nastawienia (rozpoczęcie od obojętnej lub
pozytywnej informacji),
- przedstawienie uzasadnienia złej wiadomości,
- unikanie stosowania zawiłych oraz negatywnych wyrażeń
- przestrzeganie jasności i logiki,
- stosowanie przedstawienie, łagodniejsze rozwiązania
- dobieranie pozytywnie brzmiących słów i zwrotów
- unikanie negatywnych zwrotów np.: „ Musi Pan zrozumieć…” , „
Musimy odrzucić…”
- dostosowanie tonu korespondencji, tak by sprzyjał realizacji
celów, unikanie pouczającego bądź strofującego tonu
- optymistyczne i przyjazne zakończenie
Struktura korespondencji służbowej
Jeśli naszym celem jest przekonanie partnera
do naszych propozycji, to struktura powinna
zawierać wyjaśnienie naszej oferty w
kategoriach korzyści dla partnera, napisanie
jakich oczekujemy od niego czynności,
określenie terminu, zachęcenie do szybkiego
działania oraz przypomnienie w zakończeniu
jakiego oczekujemy postępowania i dlaczego
powinien się zgodzić na naszą propozycję.
Struktura korespondencji służbowej
Utrzymanie poprawnej treści korespondencji może nie
wystarczyć, aby odbiorca podjął działania zmierzające do
skorzystania z naszej propozycji. Można się wtedy
odwołać do jego potrzeb i emocji. Należy zatem
akcentować w liście takie właściwości oferty, które
mogłyby zaspokoić potrzeby adresata, np.:
- wygoda,
- bezpieczeństwo,
- satysfakcja,
- trwałość,
- uznanie u innych,
- niezależność.
Struktura korespondencji służbowej
W korespondencji służbowej można zastosować
plan AIDA (attention, interest, desire, action).
UWAGA
ZAINTERE-
SOWANIE
PRAGNIENIE
DZIAŁANIE
Struktura korespondencji służbowej
W modelu AIDA najpierw trzeba zwrócić uwagę
odbiorcy , przedstawiając mu korzyści jakie
może osiągnąć korzystając z naszej propozycji.
Z celu zainteresowania odbiorcy powinniśmy
pisać o parametrach korzystnych, estetycznych
oferowanego produktu.
Kolejnym krokiem jest wzbudzenie u adresata
chęci posiadania oferowanego przez nas
produktu. Piszemy wtedy o jakości, gwarancji i
zadowoleniu innych użytkowników
Ostatnim etapem jest wskazanie co odbiorca
powinien zrobić, by zaspokoić swoją potrzebę.
Odmiany struktur sprawozdań
I. Wprowadzenie
Zasadnicza treść
Wniosek
Taką strukturę stosujemy, gdy odbiorca może
nie zrozumieć wniosków przed przeczytaniem
pozostałej części sprawozdania.
Odmiany struktur sprawozdań
II. Wprowadzenie
Wniosek
Zasadnicza treść
Stosujemy wówczas, gdy sprawozdanie zawiera
dobre wiadomości lub gdy odbiorca ma
dostateczną wiedzę by zrozumieć wniosek.
Odmiany struktur sprawozdań
III. Wniosek
Wprowadzenie
Zasadnicza treść
Zaletą takiego układu jest łatwość w czytaniu
oraz oszczędność czasu.
Komunikowanie się pisemne a
werbalne
Werbalne
- bardziej osobiste
- oddziałuje przez treść i sposób
prezentacji
- większa kontrola nad tym kiedy
wiadomość zostanie
przeczytana
- natychmiastowa odpowiedź
- przemijające wiadomości
- selektywny wybór idei
- różnorodne formułowanie myśli
- bardziej efektywne dla
wiadomości wzrokowych lub z
elementami pokazowymi
Pisemne
- bardziej formalne
- oddziałuje tylko przez treść
- mała kontrola kiedy wiadomość
będzie przeczytana
- brak odpowiedzi
- stałe wiadomości
- pełniej wyczerpuje temat i idee
- ostateczne formułowanie myśli
- mniej efektywne dla wiadomości
wzrokowych lub z elementami
pokazowymi
Komunikowanie się pisemne a
werbalne
Werbalne
-
dużo powtórzeń , podsumowań
- mniej precyzyjna wiadomość kiedy
przechodzi od jednego odbiorcy
do drugiego
- jednorazowa realizacja
- mówca i słuchacz są w tym
samym miejscu i czasie
- jest dużo dostępnych informacji
niewerbalnych
Pisemne
- brak powtórzeń
- bardziej precyzyjna wiadomość kiedy
przechodzi od jednego odbiorcy do
drugiego
- nie jest ograniczona ilością powtórzeń
- słuchacz i mówca nie muszą być w tym
samym miejscu i czasie
- bardzo mało informacji pozasłownych
Elementy komunikowania się pisemnego
Stawianie
wyraźnych
celów
- poinformowanie o
- wpływanie na
- przedstawienie spraw
- przekazanie, że
Wywarcie właściwego
wrażenia na odbiorcy
Uświadamianie reakcji, którą
chcemy wywołać na odbiorcy
Szybkie uzyskiwanie
potrzebnych informacji
Uciszanie narzekającej osoby
Szata
graficzna
korespon-
dencji
Wytworzenie u odbiorcy motywacji do udzielania odpowiedzi, która spełniałaby nasze cele
Dlaczego odbiorca miałby wyrazić zgodę
na naszą prośbę?
Dlaczego odbiorca miałby przyjąć nasze
sprawozdanie
Percepcja odbiorcy z perspektywy
jego korzyści
Bogatsza wiedza
Uwzględnianie potrzeb i oczekiwać
odbiorcy
Struktura korespondencji
PISANIE RAPORTÓW
Pisanie raportów jest standardowym sposobem przekazywania
informacji zarówno wewnątrz organizacji jak i miedzy
organizacjami. Stanowi swego rodzaju mechanizm umożliwiający
sprawdzenie ,czy wykonano dana prace i przeprowadzona analizy.
Można poprosić pracowników ,którzy zostali wysłani na koszt firmy
na szkolenie bądź konferencje by sporządzili raport z przebiegu
kursu i dokonali jego oceny
Odbiorcy
Niezależnie od tematu i celu raportu zawsze najważniejszy
jest jego odbiorca. Należy zawsze zadać sobie pytanie ,do
kogo skierowany jest raport .Czy to jest dyrektor czy kolega
z pracy? Sposób przedstawiania problemu ,język, przykłady
i założenia poczynione w powyższych raportach będą się
znacznie od siebie różniły.
Edycja tekstu
Układ strony
Najczęściej w raportach używa się blokowego i wciętego układu tekstu. W
blokowym układzie tekst równany jest do lewej strony, czyli wszystkie słowa na
początku wierszy zaczynają się na linii lewego marginesu. Akapity sygnalizowane
są odstępami w postaci jednaj wolnej linii na końcu każdego z nich.
We wciętym układzie tekstu pierwszy wiersz akapitu rozpoczyna się wcięciem,
którego rozmiar jest zwykle domyślnie ustawiony. Wcięcie nowego akapitu tworzy
się naciskając klawisz tabulatora. Nie zostawia się wtedy wolnej linii na końcu
każdego akapitu.
Edycja tekstu
ODSTĘPY
Odstępy między wierszami tekstu można ustawiać na dwa
sposoby: zmieniając rozmiar czcionki lub interlinię.
Zazwyczaj rozmiar czcionki mierzony jest w punktach. Czcionka
o rozmiarze 20 pkt jest duża, 6 pkt – mała.
Dużej 20-punktowej czcionki można używać pisząc teksty na
folii używanej do rzutnika, natomiast czcionki 6punktowej –
objaśniając skomplikowany wykres.
Raport pisze się zwykle używając czcionki 10 lub 12-punktowej.
Edycja tekstu
Identyfikacja tekstu
Najprostszym identyfikatorem tekstu jest numer strony.
W dłuższych tekstach drukowanych obustronnie numery stron
umieszcza się w górnym lub dolnym rogu.
W krótszych tekstach pisanych jednostronnie numery stron
pojawiają się z reguły na środku, u góry lub u dołu strony.
Edycja tekstu
Kroje czcionek
W praktyce używa się jednego lub dwóch rodzajów czcionek.
Znanych i łatwych do odczytania. Najpopularniejszym z nich
jest Times New Roman.
Ważne fragmenty tekstu można zaznaczyć używając
pogrubienia, kursywy lub podkreślenia linią.
Edycja tekstu
Wdowy i sieroty
Są to pojawiające się na końcu strony pierwsze wiersze
akapitów drukowanych na następnej stronie i pojawiające się
na początku strony ostatnie wiersze akapitu.
Edycja tekstu
Przesunięcia tekstu
Całe akapity lub duże części tekstu mogą być wcięte, podkreśla
to ich wagę lub ułatwia czytanie.
Edycja tekstu
Nagłówki i numerowanie
Oficjalny raport powinien być czytelny. Oznaczenie każdej
części raportu ma informować o jej znaczeniu i statusie. Podział
na poszczególne części powinien być wyraźny, tak by łatwo
można było wymaganą sekcję odnaleźć i zależnie od potrzeb
przeczytać bądź pominąć.
Edycja tekstu
Sprawdzenie pisowni, błędów
gramatycznych i stylistycznych
Dzięki edytorom tekstu sprawdzanie bledów jest znacznie
prostsze.
Automatyczna korekta nie jest jednak doskonała…
Edycja tekstu
Druk
Ostateczna forma dokumentu często zależy od sprzętu oraz
poczucia estetyki autora.
Niewiele osób potrafi czytać efektywnie z monitora. Większość
z nas lepiej radzi sobie z wydrukowaną kopią.
Edycja tekstu
Wnioski
System obróbki dokumentów zależy od użytkownika.
Należy pamiętać, że dokumenty powinny być łatwe w użyciu i
przyjemne dla oka. Ważne punkty muszą być podkreślone.
Przykładowy format raportu
Tytuły i strona tytułowa
Każde sprawozdanie musi posiadać tytuł. Układając tytuł należy
kierować się zasadą „im krótszy, tym lepszy”.
W przypadku gdy jedno zdanie nie wystarczy by określić temat
raportu, można dodatkowo umieścić podtytuł.
Strona tytułowa powinna być jasno i czytelnie zaprojektowana.
Tytuł umieszcza się zazwyczaj centralnie.
Przykładowy format raportu
Identyfikacja autora
Chodzi o nazwisko autora bądź nazwiska autorów jeśli jest to
sprawozdanie zbiorowe.
Jednakże z różnych przyczyn samo nazwisko może nie
wystarczyć.
Przykładowy format raportu
Lista obiegowa
W wielu firmach sporządza się listę obiegową, która dołączona
jest do dokumentów rozsyłanych do poszczególnych sekcji i
oddziałów. Lista ta ma na celu upewnienie się , czy wszyscy
zapoznali się z dokumentami.
Lista obiegowa jest pomocna w zarządzaniu gdyż wiadomo
wtedy kto czytał raport i łatwiej jest ustalić linię dyskusji.
Przykładowy format raportu
Autoryzacja
Określa na czyje żądanie raport został sporządzony. Zlecenie na
napisanie raportu można zamieścić w załącznikach. W
raportach wewnętrznych autoryzacja wyjaśnia, kto zlecił
pracownikowi napisani raportu.
Przykładowy format raportu
Terminy
Większość sprawozdań powstaje z myślą o jakimś konkretnym
terminie. Może to być narada zespołu, początek roku
podatkowego, lub termin oddania prac przez studentów.
Przykładowy format raportu
Spis treści
Zawiera on zwykle numery i tytuły części oraz rozdziałów,
co pozwala zorientować się jakie zagadnienia zostały
opracowane.
Przykładowy format raportu
Streszczenie
Streszczenie jest kierowane np. dla kierowników zespołów
specjalistycznych, którzy chcą znać wszystkie informacje
dotyczące firmy. Nie interesują ich jednak szczegóły.
Przykładowy format raportu
Wstęp
Wstęp jest zabiegiem stylistycznym. Określa się w nim
okoliczność powstania raportu i przyczyny dla których został
napisany.
Wstęp powinien wzbudzać zainteresowanie czytelnika i
wprowadzić go w temat.
Przykładowy format raportu
Metody badawcze
Metoda badawcza jest istotna w przypadku prac naukowych,
ponieważ wyjaśnia w jaki sposób został przeprowadzony
eksperyment.
Przykładowy format raportu
Przegląd literatury
Zawiera informacje dotyczące dodatkowych publikacji na dany
temat i ich aktualności. Jest on zazwyczaj krótki, zawiera
nazwiska autorytetów w danej dziedzinie i wskazuje na różnice
w ich poglądach.
Przykładowy format raportu
Wyniki badań / dowody
Wyniki badań są to wnioski płynące z raportu.
W wynikach badan nie komentujemy informacji.
Dowody należy zaprezentować w obiektywny i powściągliwy
sposób. Informacje należy uporządkować w kolejnych sekcjach,
tak by jedna wynikała z drugiej.
Przykładowy format raportu
Omówienie rezultatów
Wyciągnięcie odpowiednich wniosków jeśli rozumowanie było
przekonywujące. Przedstawienie możliwych rozwiązań.
Krótkie podsumowanie wyników.
Przykładowy format raportu
Wnioski
Nie można prezentować żadnych nowych danych ani omówień
tych danych . Czytelnik wyciąga odpowiednie wnioski,
wynikające z wcześniejszego opracowania.
Przykładowy format raportu
Rekomendacja
W podsumowaniu autor informuje czytelnika o problemach, a
następnie o sugerowanych rozwiązaniach. Wnioski zawierają
problem, rekomendacja podsuwa rozwiązanie.
Przykładowy format raportu
Słownik terminów
Jeśli wprowadzamy terminy lub skróty, których czytelnik może
nie znać należy załączyć słownik terminów. Wielkość słownika
zależy od wiedzy docelowej grupy czytelników.
Przykładowy format raportu
Podziękowania
W stosunku do osób lub instytucji, które przyczynił się do
powstania raportu należą się podziękowania. Przykładowo
podziękowania należą się współpracownikowi, który pomógł
w rozwiązaniu problemu lub firmie, która udostępniła do
obserwacji swój program.
Przykładowy format raportu
Bibliografia
Czyli lista książek i czasopism wykorzystanych w raporcie.
Niezależnie od struktury prezentacji system powinien zawierać:
imię i nazwisko autora, tytuł, datę, wydawnictwo, miejsce
wydania,
np.
Yeates Shields and Helmy, Analiza i projektowanie systemów,
Pitman Publishing, London 1994
Przykładowy format raportu
Załączniki
Zamieszczenie szczegółowych informacji dla czytelników,
którzy
pragną do nich dotrzeć. Pozwala to na oczyszczenie tekstu
głównego
ze skomplikowanych szczegółów jak, np. rejestr dużej ilości
danych,
analizy statystyczne.
Przykładowy format raportu
Skorowidz
Skorowidz jest bardziej szczegółowy niż spis treści, pozwala na
szybkie odszukanie interesującej informacji. Zawierany jest
przeważnie w większych raportach, w których utrudnione jest
odszukiwanie informacji.
Język
Zdania
Przekazywanie skomplikowanych informacji w sposób łatwy,
prosty – unikanie zawiłych form językowych. Jedno zdanie
powinno
wyrażać jedną myśl. Najlepiej tworzyć zdania zawierające
najwyżej 25 słów. Takie zdania są łatwe do zrozumienia.
Język
Paragrafy
Paragrafy w tekście zwierają zwykle odrębne myśli lub
argumenty.
Przeważnie paragraf zawiera co najmniej dwa zdania, ale jego
długość nie powinna przekraczać dziesięciu wierszy. W dobrze
napisanych raportach temat każdego paragrafu streszczony
jest
w pierwszym zdaniu.
Język
Forma osobowa czy bezosobowa?
Forma bezosobowa jest najczęściej używaną formą w
raportach.
W ekstremalnej postaci charakteryzuje ją całkowity brak użycia
zaimków osobowych, takich jak: ja, ty, my, oni. Wtedy autor
używa
czasowników w formie bezosobowej, a w miejsce nazwisk
posługuje
się tytułami zawodowymi osób, o których pisze.
Język
Ton i styl
Ton komunikatu może dostarczać dodatkowych informacji lub
wywołać określoną reakcję odbiorcy. Jako oficjalny dokument
raport powinien być utrzymany w tonie poważnym, nawet jeśli staje
się przez to nudny. Ciekawym doświadczenie może być przegląda-
nie własnego raportu i wykreślenie z niego wszystkich
przymiotników.
Prawdopodobnie okaże się, że wystarczy pozostawić tylko 5 z nich
dla wyrażenia zamierzonej myśli.
Język
Ż
argon i frazesy
Żargon jest barwnym elementem języka. Użyty we właściwym
kontekście, żargon może ułatwić komunikowanie i stworzyć osobistą
relację z rozmówcą. Jednakże w tekstach pisanych dla potrzeb
biznesu należy unikać żargonu, ponieważ może on zostać źle
zrozumiany. Używany jest on przeważnie przez specjalistów we
własnych dziedzinach. Przeciwnym biegunem są frazesy, które
przez nadużycia straciły na znaczeniu. Na przykład zwrot: „ Należy
otwarcie powiedzieć, że otwarcie firmy wisi na włosku. Jednak
będziemy mieli czyste pole, złapiemy wiatr w żagle.”, można zastąpić
prostym zdaniem : „Czasy są trudne
”
Język
Gramatyka i interpunkcja
Najlepszym sposobem na poznanie zasad gramatyki
oraz interpunkcji jest regularne czytanie jak największej
ilości różnych tekstów, a najlepiej literatury fachowej.
Wykresy i diagramy
Tabele
Tabele to podstawowy sposób zapisu i prezentacji danych
liczbowych. Należy dokonać podziału na dane zebrane
w bezpośredniej pracy badawczej oraz dane z wtórnych
prac badawczych. Niezależnie od tego czy raport opiera się
na badaniach bezpośrednich czy wtórnych, czytelnik
powinien zostać poinformowany o sposobie gromadzenia
danych.
Wykresy i diagramy
Wykresy
Aby zobrazować zależność danych przedstawionych
w tabelach stosowane są wykresy. Wykresy powinny być
wbudowane w tekst, który ilustrują. Mogą też znajdować
się na sąsiedniej stronie w tekstach dwustronnych lub
na następnej stronie w tekstach jednostronnych. Należy
też zadbać o to aby wykresy było dokładnie opisane.
Drobne raporty
Memoranda
Memoranda to typowa metoda komunikacji wewnątrz
przedsiębiorstw. Stanowią formę pośrednią, pomiędzy
długim oficjalnym raportem, a krótką ustną instrukcją.
Memorandum powinno zawierać tylko jeden temat,
niezależnie od tego, jak skomplikowana jest informacja.
Drobne raporty
Protokoły
Każdemu zabraniu powinien towarzyszyć zarówno
porządek dnia, jak i protokół. W protokole rejestruje
się postanowienia i nazwiska osób odpowiedzialnych
za ich wypełnienie.
Dziękujemy za uwagę