Zarządzanie projektami.

Plany kontroli projektu.

Plan kontroli komunikacji.

Plan kontroli zmian w projekcie.

Plan kontroli jakości projektu.

Plan kontroli zaopatrzenia.

Plan kontroli ukończenia projektu.

Plan komunikacji

Jest kluczem do sukcesu przy realizacji

projektu.

Opisuje kto do kogo, w jakim celu i jakiej

formie się zwraca.

Brak planu komunikacji to jeden z pewników

niepowodzenia lub utrudnień w projekcie.

Plan komunikacji.

Określenie kanałów komunikacji.

Kanał komunikacji to sposób porozumiewania się

między dwoma osobami lub grupami ludzi.

Podstawowe to:
MP

Zespół

Sponsor

Uczestnicy

Zespół

Należy brać pod uwagę tzw. Stopień abstrakcji

danych, które są przesyłane kanałami.

Plan komunikacji.

B. Wybór medium.
Komunikacja ustna najlepiej między dwoma

osobami, w małych grupach lub większych. Możliwa
także poprzez wideo- lub telekonferencję.

Preferowane są kontakty bezpośrednie, ponieważ

obejmują także niewerbalne elementy konwersacji.

Rozmowa telefoniczna.
Biuletyn.
Poczta elektroniczna.
Tradycyjne pismo.

Plan komunikacji.

C. Formularze.
Karty kontrolne.
Sprawozdania statutowe projektu.
Prezentacje.
Artykuły.

Pracownik.

ZADANI

ŁĄCZNIE

ŁĄCZNIE
W
TYGODNI
U

Plan komunikacji.

D. Określenie ram czasowych.

Czas na odpowiedź jest istotnym czynnikiem

dyscyplinującym w projekcie.

Powinien być określony w odniesieniu do charakteru

wybranego medium.

Plan komunikacji.

E. Sporządzenie planu

komunikacji.

Macierz I :

Częstotliwość

Forma Medium

Zespół

Raz w tygodniu

Stan

e-mail

Zespół

Raz w tygodniu

Karty

kontrol

Wydruk

Plan komunikacji.

Macierz II:

Akapit:
Menedżer projektu do zespołu raz w tygodniu we wtorki

prześle e –mail z podsumowanie ostatniego tygodnia.

Zespół

Sponsor

Uwagi

Raz w

tyg.

Pisemny

raz w

msc.

Zespół

Raz w

tyg.

W razie

potrzeby

Sponsor

W razie

potrzeby

Plan komunikacji.

Formularz graficzny.

Sponsor

artykuł w biuletynie

Pisemny stan raz w msc.

Uczestnicy

Raz w tyg.

Raz w tyg. e - mail o

stanie wykonania.

karta kontrolna

Zespół

Plan kontroli zmian projektu.

A. Określenie tego, co stanowi zmianę w

projekcie:
- czy jest to każde odstępstwo od skutku lub
zadania,
- czy jest to tylko taka okoliczność, która różnicuje
zadania.

B. Ustalenie procedury zawiadamiania o

zmianach.

C. Wprowadzenie formularza zmian.

Plan kontroli zmian projektu.

Nazwa projektu.

Numer projektu.

Nazwisko MP

Wnioskodawca

Data wniosku:

Data obowiązywania zmiany

Opis zmiany:

Powód wprowadzenia:

Wpływ na zakres i skutki:

Wpływ na zasoby i jakość:

Wpływ na koszty i czas:

Postanowienie w sprawie zmiany:

○

Zaakceptowana

○

Odrzucona

Menedżer projektu

Data i podpis

Sponsor projektu

Data i podpis

Plan zmian projektu.

D. Uwzględnienie poziomów władzy.
Zwykle każda zmiana w projekcie wpływa

negatywnie na harmonogram i koszt projektu,

należy wskazać osoby które mają kompetencje do

akceptowania określonych typów zmian.

Model 1: MP ma wpływ tylko na te zmiany, które

nie powodują zmian kosztów i harmonogramu.

Model 2: MP ma ograniczony wpływ na zmiany

powodujące korektę kosztów i harmonogramu.

E. Określenie procesu zwrotnego.
Zasady

powiadamiania

wnioskodawców

pozostałych członków zespołu o wejściu w życie

postulowanych zmian.

Plan zarządzania jakością.

Pomiar i utrzymanie jakości są procesami

skomplikowanymi

zróżnicowanymi

organizacji.

Zarządzanie jakością to odrębna dziedzina badań

i praktyki.

Plan zarządzania jakością wyjaśnia nam:

do kogo kierujemy kwestie jakościowe,

jakie są wymagania jakościowe projektu i jego
produktu,

Relacje między odpowiednią jakością osiąganą
w projekcie a jego zakresem, kosztami i
harmonogramem.

Plan zarządzania jakością.

Jakość w projekcie monitorowana jest w ramach

trzech procesów:

Planowania jakości.

Utrzymania jakości.

Kontroli jakości.

Plan zarządzania jakością.

Mierniki jakości.

Na etapie planowania projektu/planowania jakości

niezbędne jest określenie mierników jakości jakie
będą stosowane w projekcie.

Katalog mierników zależy od tego czy w organizacji

istnieją już standardy jakości.

Jakość projektu definiowana jest jako zdolność do

spełnienia wymagań projektu, co nie oznacza
spełnienia oczekiwań klienta!

Plan zarządzania jakością.

Plan utrzymania jakości.

Wskazuje jakie działania powinny być podjęte, aby

zachować jakość projektu.

Najczęściej spotykaną techniką jest audyt jakości,

który bada losowo wybrane produkty i procesy pod
kątem zgodności z przyjętym standardami jakości.

Efektem audytu jest podjęcie działań korygujących,

które podlegają wcześniejszej aprobacie w
procesie kontroli zmian.

Plan zarządzania jakością.

Plan kontroli jakości.

Określa sposób kontroli jakości gotowych produktów

i procesów ich tworzenia.

Określa także procedurę korygowania odstąpień od

przyjętych norm.

Utrzymanie jakości jest najczęściej łączone z

zapobieganiem problemom jakości,
a kontrola jakości z ich naprawianiem.

Plan zaopatrzenia.

Nie ma obligo stworzenia takiego planu w projekcie.
Korzyści planu zaopatrzenia najłatwiej można dostrzec wtedy

gdy w ramach projektu pozyskuje się produkty lub usługi
z zewnętrznych źródeł w formie kontraktu.

Elementy składowe planu zaopatrzenia:

Metoda ogłaszania przetargu

zapytanie ofertowe – dokument zawierający listę produktów lub usług
jakie MP zamierza pozyskać w trakcie realizacji projektu.

B. Metoda wyboru kontrahenta.
C. Kryteria wyboru
D. Standardy i procedury kontraktu.

Plan zakończenia projektu.

Nie ma obligo sporządzenia.
Zawiera odpowiedzi na pytania:

Po czym poznajemy, że projekt jest ukończony?

Co należy zrobić gdy projekt zostanie ukończony?

Działania:

Określenie kryteriów ukończenia projektu.
- przesłanki, z których wynika, że projekt jest

ukończony, np. zaistniały przewidziane w planie

skutki, przy zachowaniu założonej jakości, oraz

dotarły do beneficjenta.

Plan zakończenia projektu.

B. Zdefiniowanie procedur ukończenia

projektu.

zweryfikowanie kompletności każdego ze
skutków,

przekazanie skutków beneficjentowi,

zamknięcie kwestii finansowych,

dostarczenie gwarancji lub utrzymania skutków,

przeprowadzenie sesji próbnej.

Document Outline