Organizacja
rachunkowości
Cz.4
Organizacja
rachunkowości
Cz.4
Art.12 uor (przypomnienie)
Księgi rachunkowe otwiera się:
• - na dzień rozpoczęcia działalności,
którym jest dzień pierwszego
zdarzenia wywołującego skutki o
charakterze majątkowym lub
finansowym,
• - na początek każdego następnego
roku obrotowego,
• - na dzień zmiany formy prawnej,
Art.12. uor - c.d.
• - na dzień wpisu do rejestru
połączenia jednostek lub
podziału jednostki,
powodujących powstanie nowej
jednostki (jednostek),
• - na dzień rozpoczęcia likwidacji
lub ogłoszenia upadłości -
w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia
tych zdarzeń.
Art.12 uor c.d.
Księgi rachunkowe zamyka się:
- na dzień kończący rok obrotowy,
- na dzień zakończenia działalności
jednostki, w tym również jej sprzedaży,
zakończenia likwidacji lub
postępowania upadłościowego, o ile nie
nastąpiło jego umorzenie,
- na dzień poprzedzający zmianę formy
prawnej
Art.12. uor - c.d.
• - w jednostce przejmowanej na dzień
połączenia związanego z przejęciem
jednostki przez inną jednostkę tj. na
dzień wpisu do rejestru tego połączenia
• - na dzień poprzedzający dzień podziału
lub połączenia jednostek, jeżeli w
wyniku podziału lub połączenia
powstaje nowa jednostka, tj. dzień
poprzedzający dzień wpisu do rejestru
połączenia lub podziału
Art.12 uor c.d.
- na dzień poprzedzający dzień
postawienia jednostki w stan
likwidacji lub ogłoszenia
upadłości,
- na inny dzień bilansowy
określony odrębnymi przepisami
- nie później niż w ciągu 3 miesięcy
od dnia zaistnienia tych zdarzeń.
Stosownie do art.13 uor
• Księgi rachunkowe obejmują :
1) dziennik (zachowana chronologia zapisów),
2) księga główna ( zapis systematyczny -
konta syntetyczne),
3) księgi pomocnicze (ewidencja analityczna),
4) zestawienie obrotów i sald kont księgi
głównej oraz sald kont ksiąg pomocniczych,
5) wykaz składników aktywów i pasywów
(inwentarz)
Inwentarz jest swoistym
„bilansem otwarcia”
jeśli rozpoczęcie prowadzenia ksiąg
rachunkowych dotyczy przedsiębiorcy,
który wcześniej prowadził działalność
gospodarczą, rozliczając się w ramach
jednej z uproszczonych form rozliczeń
podatkowych np. dotąd prowadził
„podatkową księgę przychodów i
rozchodów” (ma on już składniki
majątkowe i źródła finansowania).
Księgi rachunkowe prowadzone
przy użyciu komputera -
wymogi
Wg art.13 uor za równoważne z
księgami rachunkowymi uważa się
zasoby informacyjne
rachunkowości, zorganizowane w
formie oddzielnych
komputerowych zbiorów danych,
bazy danych lub wyodrębnionych
jej części bez względu na miejsce
ich powstania i przechowywania.
Księgi rachunkowe prowadzone
przy użyciu komputera–wymogi
cd.
Warunkiem utrzymywania zasobów
informacyjnych systemu rachunkowości
w formie określonej w poprzednim
slajdzie jest posiadanie przez jednostkę
oprogramowania umożliwiającego
uzyskiwanie czytelnych informacji w
odniesieniu do zapisów dokonanych w
księgach poprzez ich wydrukowanie lub
przeniesienie na informatyczny nośnik
danych
.
Księgi rachunkowe prowadzone
przy użyciu komputera–wymogi
cd
Księgi rachunkowe mogą mieć postać
zbiorów utrwalonych na
informatycznych nośnikach danych pod
warunkiem zapewnienia odpowiedniej
ochrony danych. Gdyby system
ochrony danych nie spełniał wymagań
(np. nie zapewniał trwałości zapisu
informacji) to księgi rachunkowe
należy wydrukować nie później niż na
koniec roku obrotowego.
Księgi rachunkowe prowadzone
przy użyciu komputera–
wymogi cd
Wg art.20 uor przy prowadzeniu ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera
za równoznaczne z dowodami
źródłowymi uważa się zapisy w
księgach, wprowadzane automatycznie
za pośrednictwem urządzeń łączności,
informatycznych nośników danych lub
tworzone według algorytmu (programu)
na podstawie informacji zawartych już
w księgach przy zapewnieniu, że:
Księgi rachunkowe prowadzone
przy użyciu komputera–
wymogi cd
1. uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią
odpowiednich dowodów księgowych,
2. możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia
oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich
wprowadzenie
3.stosowana procedura zapewnia sprawdzenie
poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz
kompletności i identyczności zapisów,
4. dane źródłowe w miejscu ich powstania są
odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich
niezmienność przez okres wymagany do
przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.
Konta ksiąg pomocniczych
Prowadzi się w szczególności dla :
- środków trwałych, w tym także środków
trwałych w budowie, wartości
niematerialnych i prawnych oraz
dokonywanych od nich odpisów
umorzeniowych i amortyzacyjnych,
- rozrachunków z kontrahentami,
- rozrachunków z pracownikami, (imienna
ewidencja wynagrodzeń pracowników z
całego okresu zatrudnienia),
Konta ksiąg pomocniczych –
c.d.
- operacji sprzedaży,
- operacji zakupu,
- kosztów i istotnych dla jednostki
składników aktywów,
- operacji gotówkowych w
przypadku prowadzenia kasy.
Dowód księgowy art. 21 uor
minimum zawartości
1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru
identyfikacyjnego,
2. określenie stron (nazwy, adresy)
dokonujących operacji
3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to
możliwe określoną także w jednostkach
naturalnych,
4. data dokonanej operacji, a gdy dowód został
sporządzony pod inną datą – także data
sporządzenia dowodu,
Dowód księgowy art.21 uor
minimum zawartości - c.d.
5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby,
której wydano lub od której przyjęto
składniki aktywów,
6. stwierdzenie sprawdzenia i
zakwalifikowania dowodu do ujęcia w w
księgach rachunkowych przez wskazanie
miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w
księgach rachunkowych(dekretacja) podpis
osoby odpowiedzialnej za te wskazania
.
Można zaniechać zamieszczania niektórych danych, jeśli
wynika to z odrębnych przepisów.
Cechy ksiąg rachunkowych
• Księgi rachunkowe powinny być
prowadzone rzetelnie, bezbłędnie,
sprawdzalnie i bieżąco.
Księgi rachunkowe uznaje się za
rzetelne, jeżeli dokonane w nich
zapisy odzwierciedlają stan
rzeczywisty.
Bezbłędność ksiąg
rachunkowych
• Księgi uznaje się za prowadzone
bezbłędnie, jeżeli wprowadzono
do nich kompletnie i poprawnie
wszystkie zakwalifikowane do
zaksięgowania w danym miesiącu
dowody księgowe, zapewniono
ciągłość zapisów i bezbłędność
działania stosownych procedur
obliczeniowych
Sprawdzalność ksiąg
rachunkowych
c.d.
Księgi rachunkowe uznaje się za
sprawdzalne, jeżeli umożliwiają
stwierdzenie poprawności dokonanych
w nich zapisów, stanów (sald) oraz
działania stosowanych procedur
obliczeniowych, a w szczególności:
•1) udokumentowanie zapisów
pozwala na identyfikację dowodu i
sposobu ich zapisania w księgach
rachunkowych na wszystkich etapach
przetwarzania danych,
Sprawdzalność ksiąg
rachunkowych
c.d.
• 2) zapisy uporządkowane są
chronologicznie i systematycznie
według kryteriów klasyfikacyjnych
umożliwiających sporządzenie
obowiązujących jednostkę
sprawozdań finansowych i innych
sprawozdań, w tym deklaracji
podatkowych oraz dokonywanie
rozliczeń finansowych,
Sprawdzalność ksiąg
rachunkowych
c.d.
3) w przypadku prowadzenia ksiąg
rachunkowych przy użyciu komputera
zapewniona jest kontrola kompletności
zbiorów systemu rachunkowości oraz
parametrów przetwarzania danych,
4) zapewniony jest dostęp do zbiorów
danych pozwalających bez względu na
stosowaną technikę, na uzyskanie w
dowolnym czasie i za dowolnie wybrany
okres sprawozdawczy jasnych i
zrozumiałych informacji o treści zapisów
dokonanych w księgach rachunkowych
.
Bieżące prowadzenie ksiąg
rachunkowych
• Księgi rachunkowe uznaje się za
prowadzone bieżąco, jeżeli:
• 1) pochodzące z nich informacje
umożliwiają sporządzenie w terminie
obowiązujących jednostkę
sprawozdań finansowych i innych
sprawozdań, w tym deklaracji
podatkowych oraz dokonanie
rozliczeń finansowych,
Bieżące prowadzenie ksiąg
rachunkowych
cd
• 2) zestawienia obrotów i sald kont księgi
głównej są sporządzane przynajmniej za
poszczególne okresy sprawozdawcze,
nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za
rok obrotowy – nie później niż do 85 dnia
po dniu bilansowym,
• 3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką,
czekami wekslami obcymi oraz obrotu
detalicznego i gastronomii następuje w
tym samym dniu, w którym zostały
dokonane.