Zarządzanie nieruchomościami

•

W ostatnich latach w związku z dynamiką rozwoju rynku nieruchomościami rośnie

zapotrzebowanie na usługi zarządzania nieruchomościami. Zarządzanie

nieruchomościami to nic innego jak szereg czynności mających na celu zabezpieczenie

wartości rynkowej nieruchomości, a także jeżeli to możliwe jej podwyższenie.

Zarządzanie nieruchomościami jest działalnością zawodową – odpłatną, wykonywaną

przez zarządców nieruchomości. Zarządzanie nieruchomościami obejmuje swym

zakresem zarówno nieruchomości mieszkalne jak i nieruchomości komercyjne, czyli

użytkowe. Zarządzanie nieruchomością polega na podejmowaniu decyzji i

dokonywaniu czynności mających na celu w szczególności:

1. Zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej nieruchomości.

Zarządca nieruchomości wykonuje te czynności osobiście lub przy pomocy innych osób

wykonujących czynności pomocnicze i działających pod jego bezpośrednim nadzorem,

ponosząc za ich czynności odpowiedzialność zawodową.

2. Zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji nieruchomości;

3. Zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu przepisów Prawa

energetycznego;

4. Bieżące administrowanie nieruchomością;

5. Utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej przeznaczeniem;

6. Uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.



Zarządcą nieruchomości jest osoba fizyczna posiadająca licencję zawodową.
Przedsiębiorcy mogą prowadzić działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami,
jeżeli czynności z tego zakresu będą wykonywane przez zarządców nieruchomości.
Licencję zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami nadaje się
osobie fizycznej, która:
• posiada pełną zdolność do czynności prawnych;
• nie była karana za przestępstwa przeciwko mieniu, dokumentom, za przestępstwa
gospodarcze, za fałszowanie pieniędzy, papierów wartościowych, znaków urzędowych,
za składanie fałszywych zeznań oraz za przestępstwa skarbowe;
• posiada wyższe wykształcenie;
• ukończyła studia podyplomowe w zakresie zarządzania nieruchomościami. Obowiązek
ukończenia studiów podyplomowych w zakresie zarządzania nieruchomościami nie
dotyczy osoby, która ukończyła studia wyższe, których program uwzględnia co najmniej
minimalne wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania
nieruchomościami. Stwierdzenie, że program studiów wyższych uwzględnia minimalne
wymogi programowe dla studiów podyplomowych w zakresie zarządzania
nieruchomościami następuje na podstawie zaświadczenia uczelni.
• odbyła praktykę zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami.
Osoba nieposiadająca obywatelstwa polskiego może otrzymać licencję zawodową
zarządcy nieruchomości po spełnieniu warunków powyżej oraz po wykazaniu się biegłą
znajomością języka polskiego. Szczegółowe zasady i tryb uzyskania licencji zawodowej
określa rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 15 lutego 2008 roku w sprawie
nadawania uprawnień i licencji zawodowych w dziedzinie gospodarowania
nieruchomościami. Zgodnie z tym rozporządzeniem kandydaci odbywają praktyki
zawodowe w celu przygotowania do prowadzenia działalności zawodowej w zakresie
zarządzania nieruchomościami



. Praktyka zawodowa dla kandydatów na zarządców nieruchomości nie
może trwać krócej niż sześć miesięcy, z tym że liczba godzin przeznaczona
na realizację programu praktyki nie może być mniejsza niż dwieście.
Uczestniczy w wykonywaniu czynności wymienionych mających na celu:
a. zapewnienie właściwej gospodarki ekonomiczno-finansowej
nieruchomości;
b. zapewnienie bezpieczeństwa użytkowania i właściwej eksploatacji
nieruchomości;
c. zapewnienie właściwej gospodarki energetycznej w rozumieniu
przepisów Prawa energetycznego;
d. bieżące administrowanie nieruchomością;
e. utrzymanie nieruchomości w stanie niepogorszonym zgodnie z jej
przeznaczeniem;
f. uzasadnione inwestowanie w nieruchomość.
Samodzielnie sporządza plan zarządzania nieruchomością.
Zapoznaje się ze sposobem korzystania z rejestrów i ewidencji
prowadzonych przez sądy, gminy oraz starostów, a także z innych
dokumentów znajdujących się w posiadaniu urzędów i instytucji,
zawierających niezbędne informacje wykorzystywane w zarządzaniu
nieruchomościami.



> z formami organizacyjno-prawnymi, w jakich zarządca nieruchomości może prowadzić działalność
zawodową zarządzania nieruchomościami, oraz z organizacją i metodami ich pracy;
> z czynnościami zarządcy nieruchomości przed podpisaniem umowy, w tym:
dokonuje oględzin nieruchomości oraz jej otoczenia, ocenia jej stan techniczny, potrzeby w zakresie
remontów i konserwacji, a także możliwości dokonania zmian w celu poprawy efektywności
gospodarowania,
przygotowuje projekt umowy o zarządzanie nieruchomością;
> Z zakresem czynności zarządzania wybraną nieruchomością, a także z obsługą techniczną
budynku;
> Ze sprawozdawczością sporządzaną przez zarządcę nieruchomości;
> Z zarządzaniem różnego rodzaju nieruchomościami, w tym publicznymi, mieszkaniowymi i
przeznaczonymi pod usługi.
Kandydat może odbywać praktykę zawodową w zakresie zarządzania nieruchomościami:
indywidualnej osoby, która wykonuje działalność zawodową zarządzania nieruchomościami
nieprzerwanie przez okres przynajmniej trzech lat poprzedzających prowadzenie praktyki
zawodowej;
u przedsiębiorcy, jeżeli prowadzi działalność w zakresie zarządzania nieruchomościami oraz
zapewni, że czynności w ramach praktyki zawodowej kandydat będzie wykonywał pod kierunkiem
osoby uprawnionej;
w organizacji zawodowej zarządców nieruchomości, jeżeli zapewni, że czynności w ramach praktyki
zawodowej kandydat będzie wykonywał pod kierunkiem osoby uprawnionej.
Dokumentami potwierdzającymi odbycie praktyki zawodowej są:
> wypełniony przez kandydata dziennik praktyki zawodowej, podpisany przez prowadzącego
praktykę zawodową oraz organizatora praktyki zawodowej;
> samodzielnie sporządzone przez kandydata planu zarządzania nieruchomością, potwierdzone
przez organizatora praktyki zawodowej.



Z dniem wpisu do centralnego rejestru zarządców nieruchomości osoba nabywa prawo
wykonywania zawodu oraz używania tytułu zawodowego „zarządca nieruchomości”.
Tytuł zawodowy „zarządca nieruchomości” podlega ochronie prawnej. Wpisów do
centralnych rejestrów dokonuje się z urzędu jednocześnie z wydaniem świadectw
nadania licencji zawodowych. Data wpisu do centralnego rejestru jest tożsama z datą
nadania licencji zawodowych. W centralnych rejestrach wpisuje się następujące
dane dotyczące osób, którym nadano uprawnienia i licencje:
• numer kolejny wpisu;
• datę wpisu;
• imię i nazwisko;
• imiona rodziców;
• datę i miejsce urodzenia;
• adres zamieszkania;
• wykształcenie;
• numer ewidencyjny PESEL;
• numer dokumentu tożsamości obywatela państwa członkowskiego Unii Europejskiej;
• numer uprawnień lub numer licencji zawodowych;
• informacje o orzeczonych karach dyscyplinarnych, a także informacje o pozbawieniu
licencji zawodowych;
• informacje o wykreśleniach z rejestru oraz o przyczynach tych wykreśleń.
Prowadzenie bez licencji zawodowej działalność zawodową w zakresie zarządzania
nieruchomościami, polegającą na wykonywaniu czynności zmierzających do
utrzymywania nieruchomości w stanie niepogorszonym, zgodnie z jej przeznaczeniem,
oraz do uzasadnionego inwestowania w nieruchomość, a także innych czynności
podlega karze aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny.

•

Zarządzanie nieruchomościami bezpośrednio przez

właściwe organy:

Agencję Nieruchomości Rolnych;

Wojskową Agencję Mieszkaniową;

Agencję Mienia Wojskowego;

Zarządzanie nieruchomościami bezpośrednio przez ich

właścicieli lub użytkowników wieczystych;

Zarządzanie nieruchomościami bezpośrednio przez

jednostki organizacyjne w stosunku do nieruchomości

oddanych tym jednostkom w trwały zarząd.

2. Zarządca nieruchomościami jest zobowiązany do

wykonywania czynności zawodowych zgodnie z

zasadami wynikającymi z przepisów prawa i

standardami zawodowymi, ze szczególną starannością

właściwą dla zawodowego charakteru tych czynności

oraz zasadami etyki zawodowej. Jest on także

zobowiązany do kierowania się zasadą ochrony interesu

osób, na których rzecz wykonuje te czynności.



Kto jest właścicielem, czyli od którego

momentu można uważać nabywcę

lokalu za jego właściciela ?



Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 roku o

własności lokali, przewiduje w art. w

art. 7, trzy sposoby ustanowienia

odrębnej własności lokalu:



1 - w drodze umowy



2 - jednostronnej czynności prawnej

właściciela nieruchomości



3 - orzeczenia sądu znoszącego

współwłasność



Umowa o ustanowienie odrębnej własności

powinna być sporządzona w formie aktu

notarialnego – w razie niezachowania tej

formy czynność taka jest nieważna (art.58KC).

Do powstania tej własności niezbędny jest

wpis do księgi wieczystej (art. 7 pkt 2 Uowl).

Wpis taki ma charakter konstytucyjny, tzn.

tworzący prawo. Ponieważ wpis w księdze

wieczystej ma moc wsteczną od chwili

złożenia wniosku o dokonanie wpisu, należy

uznać, iż nabywca wyodrębnionego lokalu

staje się właścicielem lokalu od dnia złożenia

wniosku o wpis tego prawa do księgi

wieczystej (art. 29 ustawy z dnia 6 lipca 1982

r. księgach wieczystych i hipotece).



W przypadku zbycia istniejącej już

odrębnej własności lokalu, do czego

również jest niezbędna forma aktu

notarialnego, nabywca staje się

właścicielem od chwili zawarcia umowy.

Wpis do księgi wieczystej ma tu tylko

charakter deklaratoryjny (potwierdzający).



Obowiązek składania wniosku o wpis do

KW – Art. 35 UoKWi H,



Kary określone w art.36 ust.4 U oKWi H.



Ustawa z dnia 14 lutego 1991 r Prawo o

notariacie – w akcie zamieszczany jest

wniosek o dokonanie wpisu w KW.



W przypadku orzeczenia sądowego – dopiero orzeczenie

prawomocne umożliwia wpisanie nowego właściciela we

właściwej KW.



Wspólnota mieszkaniowa nie ma osobowości prawnej jest jednak

zaliczana do podmiotów gospodarczych, związku z czym

zobowiązana jest do posiadania numeru REGON.



Wspólnota mieszkaniowa pomimo nie posiadania osobowości

prawnej może pozywać i być pozywana. W procesie sądowym

wspólnota mieszkaniowa może być reprezentowana przez zarząd.

Wspólnota ma tzw. „zdolność sądową”, co oznacza, że została

dopuszczona do obrotu cywilno-prawnego.



Wspólnota mieszkaniowa ma obowiązek posiadania rachunku

bankowego.



Jest również zobowiązana do dokonania zgłoszenia

identyfikacyjnego w celu uzyskania NIP.



Wspólnota może nabywać prawa i zaciągać zobowiązania. Za

zobowiązania wspólnota odpowiada bez ograniczeń, a każdy z

właścicieli w części odpowiadającej jego udziałowi w

nieruchomości.



Sprawy dotyczące wspólnoty ogół właścicieli rozstrzyga w formie

uchwał.



W myśl art.2 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o

własności lokali, samodzielnym lokalem mieszkalnym, w

rozumieniu ustawy jest wydzielona trwałymi ścianami w obrębie

budynku izba lub zespół izb przeznaczonych na pobyt ludzi, które

w raz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokajaniu ich

potrzeb mieszkaniowych. Przepis ten stosuje się również do

samodzielnych lokali wykorzystywanych zgodnie z

przeznaczeniem na cele inne niż mieszkaniowe. Spełnienie

wymagań, o których mowa powyżej stwierdza starosta w formie

zaświadczenia. Zaświadczenia te wydawane są na podstawie

Kodeksu Postępowania Administracyjnego. Zaświadczenia te nie

są wymagane, jeżeli odrębną własność lokalu ustanawia sąd w

postępowaniu o zniesieniu współwłasności.



Samodzielność lokalu stwierdzana jest w celu ustanowienia

odrębnej własności istniejącego lokalu w budynku i dostosowane

do tego celu ustawowe wymogi, a nie o ogólne warunki

techniczne, jakim powinny odpowiadać budynki, i które odnoszą

się do każdego właściciela budynku w okresie jego budowy i

eksploatacji.



Przy oznaczaniu przedmiotu odrębnej własności lokali istnieje

obowiązek zaznaczania lokali wraz z pomieszczeniami do nich

przynależnymi na rzucie odpowiednich kondygnacji budynku.



Do lokalu mogą przynależeć, jako jego części

składowe, pomieszczenia choćby do niego

bezpośrednio nie przylegały lub były położone w

granicach nieruchomości gruntowej poza budynkiem,

w którym wyodrębniono dany lokal, są to m.in.:

piwnica, strych, komórka, garaż, zwane dalej

„pomieszczeniami przynależnymi” Art. 2 ust. 4 Uowl.



Z takiego określenia pomieszczenia przynależnego

wynika, iż jeśli w akcie wyodrębnienia nie wymieniono

pomieszczenia przynależnego, to będzie ono

wchodziło w skład części wspólnej a korzystanie z

niego odbywać się może na podstawie umowy

zawartej ze wspólnotą mieszkaniową.



Ponieważ pomieszczenie przynależne określono jako

część składową lokalu, nie jest możliwe zbycie

samego pomieszczenia przynależnego, gdyż byłaby to

czynność sprzeczna z art.47 § 1 KC, która określa iż

część składowa rzeczy nie może być odrębnym

przedmiotem własności i innych praw rzeczowych.



Z prawem własności lokalu nierozerwalnie związane jest prawo właściciel lokalu do udziału w
nieruchomości wspólnej. Zgodnie z Art. 3 Uowl, w razie wyodrębnienia własności lokali
właścicielowi przysługuje udział w nieruchomości wspólnej jako prawo związane z własnością
lokalu. Nie można żądać zniesienia współwłasności nieruchomości wspólnej dopóki trwa odrębna
własność lokalu. Nieruchomość wspólną stanowi grunt oraz części budynku i urządzenia, które
nie służą wyłącznie do użytku właścicieli lokali. Z tak określonej definicji nieruchomości wspólnej
wynika, iż składa się ona z:



- gruntu w obrębie działki, na której posadowiony jest budynek



- części budynku, które służą wszystkim właścicielom tj.: mury, fundamenty, dachy, klatki
schodowe, korytarze, kominy etc.



- urządzeń, które służą wszystkim właścicielom tj.: urządzenia dźwigowe, instalacje centralnego
ogrzewania, instalacja elektryczna, gazowa, kanalizacyjna, wodna, antena zbiorcza, brama
wjazdowa itp.



Balkony – ze względu na fakt, iż balkon służy do wyłącznego użytku właściciela lokalu, stanowi
jego część składową a koszty jego utrzymania nie obciążają wspólnoty mieszkaniowej – jest to
najczęściej występująca interpretacja w orzecznictwie sądowym.



Należy jednak zauważyć, że balkony stanowią element konstrukcyjny i ich stan techniczny
wpływa na bezpieczeństwo ogółu mieszkańców nie tylko właścicieli lokalu korzystających z niego.



Instalacje – służące wielu właścicielom, pomimo iż przebiegają przez lokale stanowiące odrębne
własności.



Grzejniki należą do części wspólnej nieruchomości. Jako urządzenie rozprowadzające ciepło w
pomieszczeniu ma istotny wpływ nie tylko na sam lokal, w którym jest zainstalowany, ale również
na lokale sąsiednie i nieruchomość wspólną. W razie odłączenia grzejnika, zmienia się sposób
ponoszenia kosztów ogrzewania części wspólnej, może zmieniać się charakterystyka cieplna
budynku itp.



Uchwała SN z 28.08 1997 r. Po wejściu w życie Uowl właściciel lokalu nie może bez zgody
pozostałych właścicieli odłączyć swojego lokalu mieszkalnego od zainstalowanej w budynku sieci
centralnego ogrzewania i przy jej wykorzystaniu zastosować inny rodzaj ogrzewania.



Akt notarialny, uchwała zaprotokołowana przez notariusza



Termin „ powierzania zarządu został zastrzeżony tylko dla umów zawieranych

w formie aktu notarialnego, które muszą być zawierane przez wszystkich

właścicieli lokali ( w dużych wspólnotach mogą być zmienione z woli

większości).



Jednym z podstawowych atrybutów prawa własności jest możliwość

decydowania przez właścicieli o podstawowych kwestiach związanych z

zarządzaniem własnością. Zapisy art. 18 Uowl umożliwiają właścicielom lokali

określenie sposobu zarządu nieruchomością wspólną w sposób inny niż to

określają kolejne zapisy Uowl, przy czym to określenie sposobu zarządu ma

nastąpić w umowie zawartej w formie aktu notarialnego. Wyrażona w ten

sposób wola właścicieli lokali ma pierwszeństwo przed regulacjami

dotyczącymi sprawowania zarządu, zawartymi w ustawie, gdyż – zgodnie z

art. 18 ust. 3 – dopiero, jeżeli sposobu zarządu nie określono w umowie

notarialnej lub uchwale zaprotokołowanej przez notariusza, obowiązują zasady

określone w rozdz. 4 Uowl.



Ustanowienie zarządu nieruchomością wspólną, o którym mowa w art. 18

ust.1 Uowl może, zgodnie z treścią tego przepisu, polegać w szczególności na

tym, że właściciele lokali powierzą zarząd nieruchomością wspólną osobie

fizycznej lub prawnej, w dalszej części ustawy nazywanej zarządcą, któremu

powierzono zarząd nieruchomością wspólną. Wymagane jest do tego

zachowanie formy aktu notarialnego.



W przypadku sukcesywnego wyodrębniania lokali przyjęty przez

dotychczasowych współwłaścicieli sposób zarządu nieruchomością wspólną

odnosi skutek także do każdego kolejnego nabywcy lokalu.



Taki stan będzie trwał, dopóki właściciele lokali zdecydują zmienić tak

ustalony sposób zarządu (lub osobę zarządcy) w oparciu o art. 18 ust. 2a Uowl

zgodnie, z którym zmiana taka może nastąpić na podstawie uchwały

właścicieli lokali zaprotokołowanej przez notariusza.



Informacja, w jaki sposób sprawowany jest zarząd we wspólnocie podlega

obowiązkowemu wpisowi do księgi wieczystej.



Inny sposób zarządu został określony w art. 19 i 20 Uowl.

Lp.

Sposób zarządu

Możliwość zastosowania

Zarząd

sprawowany

bezpośrednio

przez

właścicieli

Małe wspólnoty

Określenie sposobu zarządu
umową zawartą w formie
aktu notarialnego

Zarówno małe jak i duże
wspólnoty

Powierzenie

zarządu

nieruchomością

wspólną

konkretnej osobie fizycznej
lub prawnej umową zawartą
w formie aktu notarialnego

Zarówno małe jak i duże
wspólnoty

Wybór zarządu wspólnoty
składającego się z jednej lub
kilku osób fizycznych

Obowiązkowy

wspólnotach  dużych  jeżeli
nie  uregulowały  one  inaczej
kwestii  zarządu  w  umowie
zawartej  w  formie  aktu
notarialnego

Zlecenie

zarządu

nieruchomością wspólną w
oparciu o umowę zlecenie

Zawieraną przez wybrany
zarząd

wspólnotach

dużych

Zawieraną przez wszystkich
właścicieli

lokali

wspólnotach małych

Ustanowienie

zarządcy

przymusowego przez sąd

Zarówno małe jak i duże
wspólnoty



Możliwość powoływania zarządu przymusowego przez sąd na podstawie art. 26 ust. 1 Uowl
dotyczy zarówno wspólnot małych jak dużych może być wykorzystywana w dwóch
przypadkach:



1) jeśli wspólnota, która powinna powołać zarząd, nie zrobiła tego



2) jeśli wybrany zarząd lub zarządca, któremu powierzono zarządzanie nieruchomością
wspólną nie wypełnia należycie swoich obowiązków albo narusza zasady prawidłowej
gospodarki



Z wnioskiem o ustanowienie zarządcy przez sąd w oparciu o art. 26 ust 1 ustawy o własności
lokali, może zwrócić się każdy właściciel lokalu w danej nieruchomości.



Również każdy z właścicieli w małej wspólnocie ma możliwość skorzystania z tego przepisu.
Ma on bowiem zastosowanie w innych sytuacjach:



gdy nie można uzyskać zgody współwłaścicieli w istotnych sprawach dotyczących zwykłego
zarządu



gdy większość współwłaścicieli narusza zasady prawidłowego zarządu lub krzywdzi
mniejszość



Zarówno w przypadku wspólnot małych jak i dużych zakres uprawnień oraz wynagrodzenie
zarządcy przymusowego określa sąd. Sąd też odwołuje zarządcę, gdy ustaną przyczyny jego
powołania. (art.26 ust.1 Uowl i art. 614 KPC)



Ze szczególną sytuacją mamy do czynienia wówczas, gdy właściciele lokali, wbrew przepisom
art. 200 KC i art. 27 Uowl postanowili nie brać udziału w zarządzie nieruchomością wspólną i,
mimo że minęły co najmniej dwa lata od chwili, gdy ustanowiono odrębną własność lokali w
nieruchomości, w której ze względu na jej wielkość (ponad 7 lokali) istnieje obowiązek
określenia sposobu lub powierzenia albo wyboru zarządu, nie podejmują żadnych kroków
zmierzających do uregulowania kwestii zarządu nieruchomością wspólną zgodnie z
przepisami ustawy o własności lokali. Wówczas, jeśli istnieje zarządca, który zarządzał
nieruchomością przed ustanowieniem w niej odrębnej własności a z jakiś przyczyn nie chce
lub nie może nadal zarządzać tą nieruchomością, także i on może wystąpić do sądu o
ustanowienie zarządcy przymusowego, przymusowego oparciu o art. 26 ust. 2 Uowl.



Umowa o sprawowanie zarządu



Zarządzanie odbywa się w oparciu o umowę

zarządzania.



Zebranie wspólnoty mieszkaniowej



4.Zwoływanie zebrań wspólnoty

mieszkaniowej.



Zwołanie zebrania jest pierwszą czynnością

niezbędną do ważnego odbycia zebrania

wspólnoty mieszkaniowej, a więc zarazem i

pierwszą czynnością w procesie

"stanowienia" uchwał przez właścicieli

lokali. Ustawa o własności lokali przewiduje

dwa rodzaje zebrań: doroczne i

fakultatywne.



Zebranie doroczne (art. 30 ust. 1 pkt 3) jest obligatoryjne, tj. musi się odbyć, i
zwoływane jest co najmniej raz w roku. Przedmiotem zebrania jest
przynajmniej (porządek obrad może przewidywać również inne zagadnienia):



uchwalenie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i
opłat na pokrycie kosztów zarządu,



ocena pracy zarządu lub zarządcy,



sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały w przedmiocie udzielenia mu
absolutorium.



Powyższe zebranie zwołuje zarząd lub zarządca nie później niż w pierwszym
kwartale każdego roku. W przypadku niedokonania zwołania, ustawa
przewiduje, że każdy właściciel może samodzielnie zwołać takie zebranie.
Pomimo tego, że przedmiotem zebrania dorocznego są sprawy o najwyższym
stopniu ważności dla funkcjonowania wspólnoty, ustawa nie zawiera żadnych
sankcji w przypadku niedojścia tego zebrania do skutku. W razie braku
zainteresowania w odbyciu zebrania ze strony zarządu (zarządcy) oraz
właścicieli lokali nie istnieją procedury (brak podstawy prawnej) aby
ktokolwiek z zewnątrz mógł narzucić swoją wolę wspólnocie. Pośrednio może
to nastąpić jako konsekwencja podjęcia przez wierzycieli działań przeciwko
wspólnocie i właścicielom, którzy to przecież odpowiadają za zobowiązania
dotyczące nieruchomości wspólnej w części odpowiadającej ich udziałom w tej
nieruchomości. Wymusi to reakcję ze strony właścicieli zagrożonych np.
procesem sądowym i ewentualnym postępowaniem komorniczym.



Zebranie doroczne, wbrew nazwie, musi odbyć się przynajmniej raz w roku, a
więc nie ma najmniejszych przeszkód w zwoływaniu takiego rodzaju zebrań
częściej. Zebrania te powinny mieć za przedmiot przynajmniej art. 30 ust. 1
pkt 3.



Zebranie fakultatywne (art. 31), zwoływane jest zawsze
przez zarząd (zarządcę). Zebrania tego nie mogą zwołać
sami właściciele. Natomiast inicjatywa zwołania tego
zebrania może pochodzić tak od zarządu (zarządcy), jak i od
właścicieli. Zarząd (zarządca) może, a nawet ma obowiązek,
zwołać takie zebranie zawsze, gdy zachodzi taka potrzeba.
Oceny, czy potrzeba taka rzeczywiście zachodzi, dokonuje
sam zarząd (zarządca). Jeżeli natomiast wniosek o zwołanie
zebrania złoży grupa właścicieli dysponująca więcej niż 1/10
udziałów w nieruchomości wspólnej, zarząd (zarządca) jest
obowiązany zwołać takie zebranie - jest związany wolą
właścicieli i nie może oceniać czy wniosek jest zasadny czy
nie. W przypadku wniosku pochodzącego od grupy
właścicieli posiadających mniej niż 1/10 udziałów, zarząd
(zarządca) dysponuje swobodą w ocenie czy rzeczywiście
zebranie jest konieczne. Tak więc wniosek taki może nie
zostać uwzględniony, bez żadnych bezpośrednich
konsekwencji dla podmiotu zwołującego. Częstotliwość
odbywania się zebrań fakultatywnych jest dowolna, może
więc zdarzyć się tak, że w danym roku nie zajdzie potrzeba
zwołania nawet jednego takiego zebrania.



Jak to zostało wskazane, zwoływać zebranie może zarząd

bądź właściciele.



W przypadku zarządu, który jest organem wspólnoty
mieszkaniowej, zwołać zebranie, jeżeli zarząd jest organem
kolegialnym, powinni wszyscy członkowie. Oznacza to, że
samą decyzję o zebraniu powinni podjąć wszyscy członkowie.
Natomiast technicznej czynności zwołania może dokonać np.
jeden z członków zarządu zbierając pokwitowania zapoznania
się z informacją o fakcie i terminie zwołania zebrania.



W przypadku zarządcy, który jest osobą fizyczną, to ta osoba
decyduje samodzielnie o zwołaniu zebrania. W przypadku
zarządcy - osoby prawnej, wydaje się, że decyzję o zwołaniu
zebrania powinien podjąć właściwy organ zarządzający (np.
zarząd spółki), wg. odpowiednich przepisów regulujących
pracę tego organu. Możliwe jest również przekazanie
kompetencji w tym zakresie zatrudnionemu,
licencjonowanemu zarządcy.



Uowl w art. 32 stanowi, że zarząd (zarządca)
zawiadamia każdego właściciela lokalu na piśmie.
Niestety, ustawa nie stanowi jak ma wyglądać to
zawiadomienie. Najpewniejszą dowodowo jest
metoda doręczania właścicielowi zawiadomienia za
pokwitowaniem - może to być dokonane np. listem
poleconym lub pokwitowaniem odbioru lub
zapoznania się z informacją od członka zarządu lub
pracownika zarządcy.



Można również bronić stanowiska, że za
wystarczające do ważnego zwołania zebrania będzie
włożenie zawiadomienia do skrzynki pocztowej lub
nawet samo wywieszenie informacji o zebraniu na
klatce schodowej, w miejscu umożliwiającym łatwe
zapoznanie się z tą informacją przez każdego z
właścicieli.



Coroczne zebranie powinno odbyć się nie później roku. Okresem

rozliczeniowym wspólnoty jest rok kalendarz. (art. 29 Uowl) a więc

coroczne zebranie nie może być zwołane na dzień 1.01. gdyż nie

zakończył się jeszcze rok, za który ma nastąpić udzielenie

absolutorium i na który przyjęto plan gospodarczy. Zebranie w

pierwszym kwartale będzie jak najbardziej ważne. Pomimo

niedotrzymania terminu, organ zwołujący nie traci swoich kompetencji

do zwołania ważnego zebrania, choć może zostać "uprzedzony" przez

każdego z właścicieli, który z dniem 1kwietnia może już samodzielnie

zwołać coroczne zebranie.



Termin zwołania zebrania fakultatywnego, z oczywistych względów

będzie wynikał z pojawiających się przyczyn zwołania takiego

zebrania.



Generalną zasada jest, że o zebraniu właścicieli zarząd zawiadamia

każdego właściciela lokalu na piśmie przynajmniej na tydzień przed

terminem zebrania. W przypadku zwoływania zebrania przez samych

właścicieli tj. gdy zarząd (zarządca) nie zwołał corocznego zebrania,

Uowl nic nie mówi o terminie. Wydaje się, że właściciel powinien

zwołać to zebranie również przynajmniej tydzień przed terminem, przy

czym termin oznacza wg. własnego uznania, co nie wyklucz

konsultacji w tym zakresie z innymi właścicielami (zarządcą).



W przypadku tzw. "małych" wspólnot mieszkaniowych, tj. liczących mniej
niż 7 lokali, nie odbywają się zebrania i głosowania. Wynika to z faktu, iż
zgodnie z art. 19 Uowl stosuje się do takich wspólnot przepisy Kodeksu
cywilnego. Z kolei art. 199 KC stanowi, że do rozporządzania rzeczą
wspólną oraz do innych czynności, które przekraczają zakres zwykłego
zarządu, potrzebna jest zgoda wszystkich współwłaścicieli, a do czynności
zwykłego zarządu rzeczą wspólną potrzebna jest zgoda większości
współwłaścicieli (art. 201 KC). Sposób wyrażenia zgody i jej forma będzie
zależała od konkretnej czynności, która ma być podjęta przez właścicieli.
Przepisy nie przewidują również żadnej procedury związanej z
uzyskiwaniem zgody, tzn. nie ma konieczności zwoływania formalnych
zebrań, itp.



W przypadku wybrania przez "małą:' wspólnotę zarządu lub powierzenia
zarządu nieruchomością wspólną zarządcy, podmioty ten nie będą miały
obowiązku zwoływania dorocznego zebrania, jeżeli tego nie określono
wyraźnie w przyjętym sposobie zarządu nieruchomością wspólną. Ustawa
stanowi, że "mała" wspólnota ma stosować odpowiednio przepisy KC – nie
stosuje ona innych przepisów rozdziału IV Uowl dotyczących zarządu
nieruchomością wspólną. Postanowienia o zwoływaniu zebrań dotyczą tylko
"dużych" wspólnot. Można oczywiście stosować te przepisy przez analogię,
jednak ich niestosowanie nie może rodzić żadnych negatywnych.



Uchwały są najważniejszym sposobem podejmowania
decyzji we wspólnocie mieszkaniowej. Ustawodawca wart.
22 w związku z art. 18 ust. 3 i 19, zastrzegł, iż w dużych
wspólnota mieszkaniowych (liczących powyżej 7 lokali
wyodrębnionych i niewyodrębnionych) czynności
przekraczającej zakres zwykłego zarządu wymagają
uchwały właścicieli wyrażającej zgodę na dokonanie takiej
czynności.



Nie ma przeszkód prawnych, aby właściciele lokali
określając sposób zarządu nieruchomością wspólną na
podstawie art. 18 ust. 1, przyjęli, iż również w małej
wspólnocie (poniżej 7 lokali) obowiązywały zasady
wynikające z ustawy o własności lokali, w szczególności,
co do podejmowania decyzji w drodze uchwał, a więc
podjęli decyzję o odejściu od stosowania (w całości lub
części) przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu
postępowania cywilnego o współwłasności.



Ustawa z 24 czerwca 1994 r . o własności lokal, która weszła w

życie w dniu 1 stycznia 1995 r., funkcjonuje już siódmy rok. W
skali kraju istnieje ponad 111tys. wspólnot mieszkaniowych
tworzonych w myśl przepisów Uowl, a ich liczba z pewnością
wzrośnie w związków z realizacją zapisów ustawy o

spółdzielniach mieszkaniowych. Pomimo to ustawa nadal
wywołuje wiele poważnych wątpliwości co do interpretacji jej
zapisów. Jako przykład można podać sprawę obliczania
większości głosów i ustalania quorum, czyli czynności
niezbędnych dla ważnego podejmowania uchwał przez

właścicieli lokali.



Zapis Uowl - art. 23 ust. 1 - w powyższej kwestii jest dosyć

lakoniczny: "uchwały zapadają większością głosów właścicieli
lokali, liczoną według wielkości udziałów" i wywołuje w praktyce
sporo problemów. O wadze zagadnienia może świadczyć fakt, że
w dostępnej literaturze prezentowane są odmienne i

wykluczające się stanowiska na te kwestie, a brak jest
praktycznie orzeczeń sądowych mogących dać wiążącą
odpowiedz jak liczyć większość głosów



Większość jest to miernik relatywny, wskazujący jaką liczbą
głosów należy podjąć decyzję, aby miała ona moc prawnie
wiążącą. rodzaje wielkości:



- większość zwykła (względna) - oznacza, że za d więcej osób, niż
osób głosujących za innymi wstrzymujących nie bierze się w ogóle
pod uwagę.



- większość bezwzględna (absolutna) - decyzja jest podjęta, jeżeli
padnie za nią ponad połowa ważnie oddanych głosów, czyli
matematycznie więcej niż 50% (niektórzy uznają, że musi to być o
jeden głos więcej). Nieważnych głosów nie wlicza się.



- większość kwalifikowana - za danym rozwiązaniem głosowało i
oddało głosy ważne ustalona ułamkiem lub procentowo, większa
od połowy, część ogólnej liczby liczba osób.



Prezentowane są dwa poglądy na to, o jaką większość chodzi wart.
23 ust. 2Uowl:



1. większość to większość zwykła



2. większość to większość bezwzględna



Administratorem danych osobowych właścicieli nieruchomości wspólnoty mieszkaniowej
jest wspólnota mieszkaniowa, którą zgodnie z zapisem art. 6 Uowl jest ogół właścicieli.
Których lokale wchodzą w skład określonej nieruchomości. Na zarządcy zatem nie spoczywa
obowiązek zgłaszania takiego zbioru danych osobowych, jak również z takiego obowiązku
zwolniona jest na mocy art. 43 ust. 1 pkt 4 ustawy o ochronie danych osobowych wspólnota
mieszkaniowa, z uwagi na fakt , że przetwarza dane osobowe członków zrzeszonych we
wspólnocie mieszkaniowej.



Należy jednak podkreślić, że zarządca nieruchomości przetwarza dane członków wspólnoty
zgodnie z art. 31 ustawy o ochronie danych osobowych a zatem może je przetwarzać
wyłącznie w zakresie celu przewidzianym w umowie. Bez względu na zakres umowy,
wspólnota mieszkaniowa ponosi nadal odpowiedzialność za ochronę tych danych.
Oczywiście, z drugiej strony zarządca ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie danych
niezgodnie z tą umową. Zarządca nieruchomości powinien przed rozpoczęciem
przetwarzania danych podjąć działania zabezpieczające zbiór. Oznacza, że jest zobowiązany
do zastosowania środków technicznych organizacyjnych zapewniających ochronę
przetwarzanych danych osobowych. Pracownicy zarządcy mający dostęp do danych
osobowych są zobowiązani do zachowania ich w tajemnicy.



Przesłanki dopuszczalności przetwarzania danych osobowych zostały wymienione w art. 23
ust. 1 ustawy o ochronie danych osobowych. Jest więc ono dopuszczalne tylko wtedy, gdy
administrator danych – wspólnota mieszkaniowa – będzie się legitymował co najmniej jedną
z wymienionych przesłanek.



Przesłanką legalności przetwarzania danych osobowych jest m.in. wyrażenie na to zgody
osoby, której one dotyczą, chyba, że chodzi o usunięcie jej danych lub zezwalają na to
przepisy prawa. Wspólnota mieszkaniowa jako administrator danych osób zamieszkałych w
należących do niej lokalach, przetwarza je na podstawie ustawy o własności lokali. W
związku z tym nie ma wymogu, aby uzyskiwała zgodę na piśmie od mieszkańców na
przetwarzanie tych danych.



Podstawowym dokumentem regulującym stosunki pomiędzy zarządcą i
właścicielem jest umowa o zarządzanie. Uznając rangę tego dokumentu,
ustawodawca wprowadził obowiązek pisemnej formy tego dokumentu. /
art.185 ust.2 Uogn, który mówi: „Zarządca nieruchomości lub
przedsiębiorca, o którym mowa w art. 184 ust 3, działa na podstawie
umowy o zarządzanie zawartej z jej właścicielem albo inną osobą lub
jednostką organizacyjną , której przysługuje prawo do nieruchomości, ze
skutkiem prawnym bezpośrednio dla tej osoby lub jednostki organizacyjnej.
Umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. W umowie
wskazuje się zarządcę nieruchomości odpowiedzialnego zawodowo za jej
wykonanie oraz numer jego licencji zawodowej. W umowie zamieszcza się
oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu od odpowiedzialności cywilnej
za szkody wyrządzone w związku z wykonywaniem czynności zarządzania
nieruchomościami.” Treść umowy jest ustalana przez strony na podstawie
wzajemnego porozumienia i negocjacji. Umowa o zarządzanie jest zaliczana
do umów starannego działania, co znalazło odzwierciedlenie w art.186
ust.1 Uogn: ”Zarządca nieruchomości jest zobowiązany do wykonywania
czynności, o których mowa w art. 185 ust. 1 i 1a, zgodnie z zasadami
wynikającymi z przepisów prawa i standardami zawodowymi ze szczególną
starannością właściwą do zawodowego charakteru tych czynności oraz
zasadami etyki zawodowej. Jest on także zobowiązany do kierowania się
zasadą ochrony interesu osób, na których rzecz wykonuje te czynności.”
Oznacza to, że zarządca w ramach stosunku prawnego łączącego go z
właścicielem nieruchomości, będzie odpowiedzialny za dołożenie należytej
staranności przy wykonywaniu przyjętych obowiązków, a nie za rezultat.



Przed sporządzeniem umowy o zarządzanie, zarządca powinien wykonać wymienione
poniżej czynności, które pomogą mu zorientować się w faktycznych okolicznościach
związanych z nieruchomością:



- oględziny nieruchomości



- ustalenie celów i planów właściciela /



- zapoznanie się z dokumentacją nieruchomości



Powyższe działania pozwolą zarządcy przeprowadzić analizę dotychczasowego systemu
zarządzania, wypracować własną koncepcję zarządzania nieruchomością, przygotować
postanowienia do umowy o zarządzanie oraz założenia do planu zarządzania.



Umowa o zarządzanie winna być obszerna, szczegółowa a nawet zawierać
postanowienia dotyczące hipotetycznych sytuacji. Szczegółowe określenie stosunków
pomiędzy zarządcą a właścicielem leży w interesie obydwu stron, gdyż w przypadku
wystąpienia różnic zdań na tle wykonywania obowiązków przez zarządcę, będzie ona
stanowiła podstawowy dokument rozstrzygający spór.



Poszczególne postanowienia umowy o zarządzanie są uzależnione od faktycznych
okoliczności tj.:



- rodzaju nieruchomości



- rodzaju prawa własności



- celów ustalonych od właściciela



- wzajemnych relacji pomiędzy właścicielem a zarządcą



Ustalenie stron umowy



Identyfikacja nieruchomości



Określenie praw i obowiązków zarządcy:



- bieżące kontrolowanie stanu nieruchomości



- dbanie o bezpieczeństwo nieruchomości



- obowiązek naliczania i pobierania opłat oraz czynszu



- regulacja wysokości opłat i czynszów



- gospodarowanie środkami finansowymi



- zatrudnianie pracowników



- sporządzanie rozliczeń finansowych



- zawieranie i rozwiązywanie umów najmu



4. Ustalenie wynagrodzenia podstawowego



5. Ustalenie wynagrodzenia dodatkowego



6. Organizacja inwestycji i prac remontowych



7. Ustalenie zakresu odpowiedzialności właściciela



8. Ustalenie zakresu spraw związanych z prowadzeniem postępowań sądowych,
administracyjnych, windykacyjnych



9. Ustalenie terminu przejęcia czynności zarządzania oraz sposobu rozwiązania

umowy



10. Określenie czasu obowiązywania umowy



11. Postanowienia dodatkowe



Umowa o zarządzanie powinna być poprawna pod względem
merytorycznym i formalnym. Powinna zawierać elementy
niezbędne z prawnego jak i praktycznego punktu widzenia.



Zapisy prawne



Strony umowy, reprezentacja, czas i miejsca zawarcia umowy, opis
przedmiotu umowy, określenie obowiązków, upoważnienie i zakres
umocowania do reprezentowania właściciela



Techniczne utrzymanie nieruchomości



Stan techniczny nieruchomości, ograniczenia i wymagania
związane z jej użytkowaniem, zakres konserwacji, czynności w
zakresie prowadzonych remontów, dokumentacja, osoby
uprawnione do nadzoru itp.



Pozostałe /praktyczne/ zapisy umowy



Sposób powiadamiania właściciela, składanie sprawozdań,
prowadzenie rachunków, rozliczanie z czynności i skutki braku
akceptacji, zakres postępowania w trybie awaryjnym, sposób
wykonywania obowiązków ustawowych, rozliczanie za czynności
nie ujęte w umowie, odpowiedzialność za zaniedbanie obowiązków.

Document Outline