Zarządzanie sobą w czasie

Koncepcja zarządzania czasem to

świadome planowanie i sterowanie własnym
życiem, zarówno prywatnym jak i zawodowym –
aby bezładny styl pracy przemienić w planowe,
systematyczne wykonywanie zadań, zmierzające
do osiągnięcia sukcesu.
Zarządzanie czasem pokazuje konsekwentne i
zorientowane na wykonywanie zadań, techniki
pracy własnej i zespołowej, stosowne o
przynoszące efekty w praktyce.

Dzięki stosowaniu technik zarządzania czasem menedżer efektywnie

zarządza

samym sobą i swoim otoczeniem, a otrzymany do dyspozycji czas
wykorzystuje sensownie i optymalnie.

• Zarządzanie własnym czasem – to zarządzać

sobą.

• Zarządzać sobą – to korzystać z własnej

wolności.

Zarządzanie czasem - jest jedną z podstawowych
umiejętności menedżera, która umożliwia
podniesienie efektywności jego pracy oraz
pozwala na zmniejszenie efektywności skutków.

Dwie zasadnicze grupy uwarunkowań
marnotrawienia czasu:

■ uwarunkowania wewnętrzne:
▪

brak refleksji nad sobą oraz brak świadomości

przemijania czasu,

▪ cechy osobowościowe człowieka

(niesystematyczność, niepunktualność,
niezdecydowanie, niedbalstwo, brak porządku,
brak wiedzy, brak motywacji, słaba
komunikatywność, itp.),

▪ brak znajomości zagadnień zarządzania czasem.

■ uwarunkowania zewnętrzne:

▪ dojazd do pracy,
▪ korki uliczne,
▪ niepotrzebne telefony, wizyty np. akwizytorów,
▪ awarie sprzętu, itp.,

„Pożeracze czasu” dotyczące pracy zawodowej:

▪ dokumentacja →

dobrą zasadą jest branie dokumentu

do ręki tylko raz, a następnie odkładanie go do właściwego

segregatora,

▪ rozmowy telefoniczne →

rozmowa powinna

ograniczać się do konkretnego problemu,

▪ spotkania planowane →

konkrety i nieprzedłużanie,

▪ spotkania nieplanowane →

jeżeli nie jest to sprawa

priorytetowa, należy ją załatwić krótko i najlepiej stojąc przy

drzwiach,

▪ brak asertywności →

nie należy brać na siebie

dodatkowych obowiązków, skoro i tak nasz czas pracy jest

mocno nadwyrężony. Jeżeli bierzecie pracę do domu, to

oznacza, że należy coś przeorganizować.

Do „Pożeraczy czasu” możemy również

zaliczyć: mgliste cele, brak priorytetów, próbę
wykonywania wszystkiego naraz, niewłaściwy
rozkład dnia, brak motywacji obojętny stosunek
do pracy, niedostateczna koordynacja pracy
zespołowej, przedłużające się zebrania, prywatne
pogawędki, nieprecyzyjna komunikacja lub jej
brak niekompletne informacje, ich nadmiar, zbyt
mało delegowanych uprawnień.

GENERACJE ZARZĄDZANIA CZASEM
Zarządzanie sobą w czasie należy do czwartej
generacji zarządzania czasem

■ Pierwsza generacja
Charakterystycznym atrybutem tej generacji są listy

spraw

do załatwienia, tzw. „to do list”. Wpisujemy, co musimy
zrobić, a następnie wykreślamy wykonane zadania.
Skutkiem takiego zarządzania jest to, że pod koniec dnia
masz wykonane część spraw, a pozostałe przenosisz na
kolejny dzień.

■ Druga generacja

Jej atrybutem jest kalendarz. Tutaj ludzie zaczęli,
oprócz wypisywania rzeczy do zrobienia,
szacować czas ich trwania. Tu też pojawily się
różnego rodzaju kalendarze, również te
elektroniczne.

■ Trzecia generacja

Oprócz poprzednich czynności pojawiają się
jeszcze:
- wyznaczanie priorytetów
- kontrolowanie realizacji poszczególnych czynności,

• Tu pojawiła się matryca Eisenhowera, czyli

użyteczne i bardzo popularne narzędzie
wyłaniania priorytetów. Usprawnia ona
selekcję i racjonalne planowanie
codziennych zadań. Dzieli zadania w
oparciu o wymiar ważności i pilności i na
tej podstawie zaleca umieszczać je w
jednej z czterech ćwiartek pozwalających
na uporządkowanie spraw ze względu na
ich priorytetowość.

■ Czwarta generacja

To właśnie zarządzanie sobą w czasie, polegające
na przewodzeniu samemu sobie, a nie na
zarządzaniu czasem. Ideę czwartej generacji
zarządzania czasem odzwierciedlają wszystkie
zalety poprzednich generacji przy jednoczesnej
eliminacji ich wad.
Stephen R. Covey, specjalista od zarządzania
sobą w czasie, opiera ją na II ćwiartce matrycy
Eisenhowera, zaś Anthony Robbins, specjalista w
dziedzinie psychologii motywacji, nazywa ją The
Zone

Według S. Covey’a, czwartą generację
charakteryzują:
-

Oparcie na czterech potrzebach ludzkich: potrzebie życia,

miłości, rozwoju osobistego, tworzenia trwałych dziel,
- Branie odpowiedzialności za efekty własnych działań,
- Formułowanie własnych wartości wg indywidualnych
potrzeb i wizji,
- Harmonia działań wynikająca z równego poświęcania się
zarówno zadaniom, jak i własnemu „ja” oraz
pielęgnowaniu więzi z innymi,
- Wyznaczanie celów
- Układanie tygodniowych planów,
- Spójność w chwilach podejmowania decyzji,
- Wrażliwość na innych ludzi

Metoda analizy czasu – samo-
fotografiadnia pracy – polega ona na
wypełnieniu arkuszy przez parę kolejnych
dni w odstępach czasowych (np. 1 dzień w

tygodniu, przez trzy tygodnie).

MATRYCA EISENHOWERA
Jest przykładem metody wyznaczania

priorytetów. Opiera się na dwóch

paradygmatach:
Ważności i pilności.
● ważność – to kryterium, które ma związek z

naszą misją i najważniejszymi celami. Jesli coś

wpływa znacząco na osiągnięcie istotnych dla

nas celów, to znaczy, że jest ważne. Rzeczy,

które nie wpływają na nasz świat wartości nie są

istotne.
● pilność – to kryterium związane z czasem.

Zwraca uwagę na termin wykonania jakiegoś

zadania. Data ta może być mniej lub bardziej

oddalona w czasie w związku z tym dzieli nasze

aktywności na mniej lub bardziej pilne.

WYZNACZANIE CELÓW

Rodzaje celów:

● bieżące – ich realizacja zajmie od tygodnia do 3

miesięcy,

● krótkoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 m-cy

do roku,

● średnioterminowe – ich realizacja zajmie od roku

do 3 lat,

● długoterminowe – ich realizacja zajmie od 3 lat do

5 lat,

REGUŁA SMART – narzędzie, które pomaga w
wyznaczaniu swoich celów.
To pięć kryteriów, które ma spełniać dobrze

sformułowany

cel:
• Specific and clear (specyficzny, konkretny) -

czego dokładnie chcę? Kiedy dokładnie chcę to

uzyskać?, Kiedy wyobrażę sobie, że już to mam, co

czuję słyszę i widzę?

• Measurable –(mierzalny) – Wyznaczę sobie

kryterium, po którym poznam, że cel został

osiągnięty. W jaki sposób zmierzę, czy cel został

osiągnięty? Określę, po czym rozpoznam że jestem

na dobrej drodze do osiągnięcia mojego celu.

• Relevant

(zgodny ze mną, odpowiedni dla mnie) –

Jaką mam motywację do osiągnięcia tego celu?
Dlaczego chcę go osiągnąć? Dlaczego jest to dla
mnie ważne? Czy jest spójny z moimi wartościami?
Jak zmieni się moje życie, kiedy już go zrealizuję?
Czy jest coś, co mnie powstrzymuje przed jego
osiągnięciem?

• Time dimensioned

(osadzony w czasie) – kiedy

zrealizuję ostatecznie mój cel? Kiedy mam przestać
go realizować? Jak często mam wykonywać pracę na
rzecz jego realizacji? (konkretnie, np. 2 razy w
miesiącu, a nie „często”). Kiedy wykonam pierwszy
krok, aby zacząć ten cel realizować?

Szczegółowe reguły planowania:

▪ zapisywanie w rezultatach – Warto zapisywać

czynności tak, jakby zostały już zrealizowane np.
„Umówić się na spotkanie z klientem”, zamiast
dzwonić s klienta w sprawie umówienia”,

▪ lista zadań na kolejny dzień – warto zrobić

sobie listę zajęć na dany dzień, aby orientować
się, co mamy do zrobienia,

▪ analiza liczby zadań i czasu ich trwania –

listę zadań należy przeanalizować pod względem
ważności, pilności i czasu trwania poszczególnych
czynności,

▪ konsekwencja – aby efektywnie zarządzać

czasem, warto być konsekwentnym w swoich
działaniach. Należy regularnie sprawdzać postęp
realizacji naszych zadań,

▪ Wyrównywanie straty czasu – Jeśli dziś nie

udało Ci się zrealizować jakiegoś zadania zacznij
od niego jutro. Przyjdź do pracy wcześniej lub
wyjdź po czasie. Nie pracuj jednak jednego dnia
nieproporcjonalnie dużo, raczej rozłóż pracę po
równo,

▪ Realność – należy realnie wyznaczać cele

▪ Elastyczność – rozkłady czasu nie zostały

stworzone dla samego rozkładania czasu, tylko po
to, żeby służyły naszym celom,

▪ Terminy – wyznaczanie deadline’ów powoduje

wzrost dyscypliny i uniknięcie opóźnień,

▪ Czas na planowanie – konieczne jest

wyznaczanie czasu na planowanie i na twórcze
myślenie,

▪ Sprawdzanie realizacji planów - sprawdzenie

samego siebie będzie powodowało wzrost
motywacji do zrealizowania zadań ( o ile, oczywiści
na naszej liście nie widnieje tysiąc zadań….)

Aby zminimalizować straty czasu, że należy:
• wyliczyć koszt jednej godziny pracy, a następnie

pamiętać o nim zajmując się sprawami mniej

istotnymi,

• planować zajęcia przynajmniej na tydzień wcześniej,
• korzystać z przerw w pracy, aby się odprężyć i

zregenerować siły,

• zrutynizować pewne czynności, aby wykonywać je

szybciej,

• rozmawiać bardziej efektywnie, notując sprawy do

omówienia,

• delegować zadania pracownikom,
• poddawać analizie zakres obowiązków swoich

pracowników oraz stawiać przed nimi coraz

ambitniejsze zadania.

• Cichy czas dobrze wykorzystany

potrafi zwiększyć kreatywność o
300%.

• Podstawową ideą koncepcji zarządzania czasem

jest osiąganie lepszych wyników poprzez
odpowiednie planowanie, organizację i kontrolę, w
wyniku czego otrzymujemy nagrodę w postaci
dobrego samopoczucia, względnej swobody i
świadomości panowania nad swoją pracą i
życiem.

Świadomość upływającego czasu wymusza na
nas robienie rzeczy ważnych, dlatego należy
pamiętać, iż:
■ czas poświęcony na pracę, to ocena sukcesu,
■ czas poświęcony na myślenie, to źródło siły,
■ czas poświęcony na zabawę, to tajemnica

młodości,

■ czas poświęcony na marzenia, to droga do

gwiazd,

Jak organizować czas?

• BĄDŹ ELASTYCZNY, ZACZYNAJ

WCZEŚNIE,

• REZERWUJ CZAS, WYKONUJ MINI PRACE

W LUKACH CZASOWYCH, GRUPUJ
ZADANIA,

• SZANUJ SWÓJ CICHY CZAS – żadnych

telefonów, zbędnych rozmów, czynników
rozpraszających uwagę, niezapowiedzianych
gości; najlepiej zamknąć się na klucz