Zarządzanie zmianą (Change Management)

Zmiana, zmiana, zmiana

„

zmiana

”-

następuje w przypadku, gdy w jakimś dowolnym

obiekcie (systemie) pojawią się nowe elementy składowe lub

zanikną elementy dotychczasowe;

(podejście systemowe)

„

zmiana

”-

różnica pomiędzy jednym stanem

(w czasie t1)

a innym

stanem

(w czasie t2)

, bez wskazania na jej przyczyny, formy,

skutki. Przestrzeń między stanami t1 a t2 wypełniają zmiany

(podejście fizykalne)

„

zmiana

”-

coś innego, nowego, odmienność, innowacja

(podejście innowacyjne)

„

zmiana

”-

dokonywanie przeobrażeń zmieniających istotę

rzeczy

(podejście ontologiczne)

Zmiana jest ciągła i nieuchronna

Rodzaje zmian

Makrosystemowe (na poziomie całego przedsiębiorstwa)



systemowe



strukturalne



programowe

Mikrosystemowe (na poziomie konkretnej jednostki bądź osoby)



innowacje



modyfikacje



usprawnienia



redukcję kosztów

Można dokonać także podziału na zmiany:



wynikające z przyczyn wewnętrznych i zewnętrznych



zmiany dostosowawcze (reaktywne) i wyprzedzające (planowane)

Cele zmian

Wybrane



konieczność szybkiej poprawy sytuacji
ekonomicznej

- „teoria E”

lub



konieczność poprawy sprawności organizacji

-”teoria O”

Wg. Michael Beer i Nitin Nohria

Harvard Business School

Źródła zmian

Okazje do przeprowadzania



występujące wewnątrz organizacji:

–

nieoczekiwane powodzenie, niepowodzenie, zdarzenie

zewnętrzne

–

niezgodność między rzeczywistością a wyobrażeniami

członków danej organizacji

–

innowacja wynikająca z potrzeb procesu

–

zmiany w strukturze przemysłu lub rynku, które

wszystkich zaskakują



występujące na zewnątrz organizacji:

–

zmiany demograficzne (zmiany w populacji)

–

zmiany w postrzeganiu np. mody

–

nowa wiedza

Przyczyny zmian

Przyczyny zmian mają tak różnorodny charakter, że większości z

nich nie da się przewidzieć w fazie planowania. Każdy projekt

jest bowiem przedsięwzięciem unikalnym, a jego otoczenie z

natury rzeczy dynamiczne.

Przyczyny wewnętrzne

zmiany organizacyjne

firmy

problemy z zasobami
czynnik ludzki

Czynniki mieszane

Problemy z podwykonawcami i dostawcami
Nieprzewidziane zdarzenia
Pojawienie się nowych narzędzi i technologii

Otoczenie zewnętrzne

Otoczenie rynkowe
Otoczenie prawne
Pojawienie się nowych rozwiązań
Zmiany w organizacji klienta
Czynniki społeczno-polityczne

Zarządzanie zmianą

jako proces

Zarządzanie zmianą jest procesem. Nie przebiega według

gotowych schematów i prowadzi do rezultatów, które

nie są do końca określone

Procesami zarządzania zmianą będą:



Proces wykorzystywania strategii organizacji do utrzymania

harmonii ze zmieniającym się otoczeniem rynkowym



Część procesu prowadzenia każdej działalności gospodarczej

lub jako krok pomiędzy planowaniem strategicznym a

wdrożeniem planu.

Zarządzanie zmianą

trochę po ludzku

Koncepcja zarządzania zmianą odnosi się do

wszelkich zaplanowanych wdrażanych i
kontrolowanych zmian w strukturach, procesach
i (o ile to możliwe) kulturze systemu
socjoekonomicznego.

Zarządzanie zmianą, jako zintegrowana koncepcja

zarządzania zajmuje się m.in. problemami
organizacji, zarządzania personelem, kierowania
przedsiębiorstwem, jak również komunikacją i
informacją.

Zarządzanie zmianą

cel

Zarządzanie zmianami

ma na celu zbalansowanie ryzyka związanego

z wprowadzeniem zmiany oraz ryzyka,

jakie grozi organizacji, jeśli zmiana ta nie zostanie

wprowadzona

Jeśli nie kontrolujesz zmiany, ona kontroluje ciebie.

R. Pressman

Każda zmiana, nawet na lepsze, jest zawsze połączona z poczuciem

błędu i dyskomfortu

Arnold Benett

Zarządzanie zmianą

etapy

Proces zarządzania zmianą obejmuje:



ustalenie ogólnego celu organizacyjnego



rozważanie ważności i wielkości zmiany



zidentyfikowanie kultury organizacyjnej



określenie ograniczeń krytycznych



aktywne włączenie pracowników w proces zmian.

Opór wobec zmiany

jest naturalną reakcją pracownika; jest jednym ze źródeł

spowalniania lub odporności na zmiany

przeprowadzane w organizacji.

Dlatego jest uwzględniany w procesie zarządzania zmianą.

Źródła oporu



niejasno stawiane cele (powodują dorabianie ideologii)



niejasno określone oczekiwania



niechęć do rezygnacji z dotychczasowych przywilejów



poczucie zagrożenia, strachu, lęku przed zwolnieniem

(na skutek niejasnej, niepełnej informacji)



świadomość słabych stron proponowanych zmian



poczucie, ze sytuacja wymyka się spod kontroli



niechęć do wzmożonego wysiłku (lenistwo)



negatywne wcześniejsze doświadczenia

Formy oporu wobec zmiany



Konformizm

–

"Robię to, co mi każą"

Zgoda bez większego przekonania, "dla świętego spokoju"



Wycofywanie się

–

"Mnie to nie dotyczy"

Odmowa przyznania, że zmiana wywrze wpływ na mnie.

Obrona przed zmianą



Rytualizm

–

"Udaję, że robię to, co jest wymagane"

Pozorne wprowadzanie zmian, w gruncie rzeczy

ignorowanie ich, bierny opór



Odrzucenie

–

"Sprzeciwiam się, nie mam zamiaru tego robić"

Otwarty opór przeciwko zmianie, rebelia.

Fazy reakcji na zmianę

• strach przed zmianą

• odczucie potrzeby brania udziału w

zmianie

• odczucie potrzeby wiedzy

• odczucie posiadania zdolności

• odczucie potrzeby wsparcia realizacji

zmiany

Zapobieganie

czyli co zrobić aby było dobrze



jasno stawiane cele zmian



jasno określone oczekiwania zamian



jasno i poprawnie określony plan wprowadzanych
zmian



określenie mocnych stron przeprowadzanych zmian



mocny lider/manager zespołu



jasne określenie zadań członków zespołu



jasne określenie odpowiedzialności za kolejne etapy

Zarządzanie Zmianami

wg. ITIL-a

ITIL

to zbiór kompleksowych rekomendacji branży

informatycznej, z których powstała międzynarodowa
norma zarządzania usługami informatycznymi

ITIL

(ang. Information Technology Infrastructure Library)

kodeks postępowania (best practices) dla działów
informatyki. Zbiór zaleceń, jak efektywnie i skutecznie
oferować usługi informatyczne.

Od czego zatem zacząć?



kto i jaką zmianę może wnioskować,



kogo należy poinformować o zmianie,



kto powinien taką zmianę zaakceptować,



kto ma koordynować wszystkie prace do wdrożenia w
środowisku produkcyjnym i odnotowania zmiany,



jak należy postępować w przypadkach nagłych,

Uruchomienie procesu

Od czego zatem zacząć –cd.

Zarządzanie

zmianami

Wniosek (RFC)

Kto

akceptuje?

Harmonogra

m zmian

Zbudowanie

przebiegu

zmian,

testowanie i

implementacj

Raportowanie,

przegląd

wprowadzonyc

h zmian =

protokół

powykonawczy

Typy/rodzaje zmian



Standardowe zmiany



„Normalne” zmiany



CAB



Strategiczne zmiany

Zmiany
mające wpływ
na biznes

Zmiany
mające wpływ
na IT

Zmiany mające
wpływ na biznes i
IT

Przebieg procesu

wniosek

budowanie

testowanie

implementacj

Akceptacja?

ocena

RFC

wycofanie się

odmowa

CAB

Kategoryzacja,

Priorytety,

Autoryzacja

Plan

odmowa

Implementacja

Zarządzanie

Nadzoruje
proces

Zapamiętajmy

Proces zarządzania zmianą

Proces zarządzania zmianą stawia przed sobą bardzo

szczytny cel - jego zadaniem jest bowiem

minimalizowanie niekorzystnego wpływu zmian

wprowadzanych

Literatura



Zarządzanie zmianą i okresem przejściowym. Seria Harvard Business

Essentials



P. F. Drucker Praktyka zarządzania. Wydawnictwo MT Biznes, 2003



L. Clarke Podstawy zarządzania. Wydawnictwo Gebethner & Ska, 1997



www.4pm.pl



www.pl.wikipedia.org



www.itlife.pl



Materiały szkoleniowe firmy Hewllet Packard z zakresu systemów

helpdeskowych

Document Outline