Zarządzanie projektem
1
7. KIEROWNIK
I
CZŁONKOWI
E ZESPOŁU
PROJEKTOW
EGO
Zarządzanie projektem
1
7. KIEROWNIK
I
CZŁONKOWI
E ZESPOŁU
PROJEKTOW
EGO
Zarządzanie projektem
2
Projekt jest przedsięwzięciem
biznesowym
-> jego powodzenie zależy od
ludzkich umiejętności, w
znacznym stopniu
od możliwości i zdolności
kierownika projektu (menedżera
projektu).
Zarządzanie projektem
3
Rola kierownika projektu w zarządzaniu
projektem:
1.
Planowanie projektu:
- stworzenie zespołu projektowego,
- organizowanie i koordynacja pracy
zespołu projektowego.
2.
Kontrola realizacji projektu:
- monitorowanie realizacji
projektu,
- zakończenie projektu.
Zarządzanie projektem
4
Obowiązki menedżera projektu
-> wykonać powierzone zadanie:
- na czas,
- w ramach budżetu,
- zgodnie z wymogami
technicznymi,
Zarządzanie projektem
5
Obowiązki menedżera projektu
-> ponadto:
- dbać o rozwój członków
zespołu projektowego,
- pośredniczyć między
kierownictwem organizacji a
członkami zespołu
projektowego,
- przekazywać nabyte
doświadczenia.
Zarządzanie projektem
6
Kierownik projektu jest też
odpowiedzialny za:
- sporządzanie okresowych
sprawozdań zgodnie z ich
harmonogramem,
- przewidywanie problemów w
trakcie wykonywania projektu i
opracowanie strategii ich
rozwiązywania,
- wykazywanie wydatków
zgodnie
z budżetem projektu,
- zapewnienie współdziałania
z jednostkami organizacji.
Zarządzanie projektem
7
Podstawowe cechy kierownika projektu:
- pomysłowy zarówno w doborze
metod pracy jak i sposobów
komunikowania się wewnątrz
zespołu oraz z otoczeniem,
- musi respektować cudzą wiedzę
oraz odmienny punkt widzenia
członków zespołu –
współpracowników,
- powinien posiadać autorytet
pozwalający na zarządzanie
projektem, czyli na
prowadzenie
i zakończenie prac zespołu
projektowego.
Zarządzanie projektem
8
Kwalifikacje kierownika
projektu
-> cechy i umiejętności:
1.
Przywódcze, kierownicze.
2.
Dobór właściwych osób.
3.
Umiejętność współpracy z
ludźmi.
4.
Trafny podział prac.
5.
Motywowanie zespołu i
osób.
Zarządzanie projektem
9
Kwalifikacje kierownika
projektu
-> cechy i umiejętności:
6.
Egzekwowanie realizacji
zadań.
7.
Podejmowanie i
przekazywanie
zrozumiałych decyzji.
8.
Rozwiązywanie konfliktów.
9.
Planowanie własnego
czasu.
10.
Wiedza i doświadczenie
w zarządzaniu projektami.
Kierownik projektu musi patrzeć we wszystkich
kierunkach
Zarządzanie projektem
11
Kierownik projektu – menedżer projektu – Project
Manager:
- jest odpowiedzialny za rezultat projektu,
- jest zobowiązany do osiągania celu
projektu – jego podstawowy
obowiązek,
- spina realizowane przedsięwzięcie
od początku do końca,
- funkcja nie związana ze
szczeblem
w organizacji,
- profesjonalista w zakresie
prowadzenia przedsięwzięć,
- jest pomostem pomiędzy
projektem a jego
otoczeniem.
Zarządzanie projektem
12
Kto w praktyce zarządza projektami?
- osoby kierujące organizacjami –
członkowie zarządu,
- dyrektorzy,
- kierownicy działów,
- pracownicy dobrze
znający zagadnienie
merytoryczne, którego
dotyczy projekt.
Zarządzanie projektem
13
Są to zwykle osoby posiadające:
- władzę w organizacji,
- wiedzę merytoryczną w
przedmiocie projektu, ale nie
posiadające wiedzy
i umiejętności o zarządzaniu
projektami.
Zarządzanie projektem
14
Menedżer projektu powinien
być liderem zespołu
projektowego,
a nie jedynie jego
formalnym kierownikiem.
Skuteczne zarządzanie projektami
wymaga wiedzy i umiejętności
znacznie wykraczających poza
obszar merytoryczny zagadnienia,
którego dotyczy projekt.
15
Zarządzanie projektem
Przywództwo to
wydobywanie niezwykłych
rzeczy ze zwykłych ludzi.
Peter F. Drucker
Zarządzanie projektem
16
Najważniejsze umiejętności w
zakresie ogólnego zarządzania
projektami:
1. Przywództwo.
2. Komunikacja.
3. Negocjacje.
4. Organizacja projektu.
Zarządzanie projektem
17
Typ przywództwa tradycyjnego
-> opiera się na planowaniu,
kontrolowaniu
i odpowiednim motywowaniu.
Tradycyjny lider osiąga
zamierzone rezultaty poprzez:
- definiowanie celów,
- nagradzanie bazujące na
stopniu osiągnięcia tych
celów.
Zarządzanie projektem
18
Nowy typ przywództwa w
warunkach ciągłych zmian i
ukierunkowania na klienta
-> dostosowanie sposobu działania
lidera do tych nowych wyzwań
poprzez:
- tworzenie zespołów
projektowych,
w których wszyscy członkowie
zespołu wykazują się
inicjatywą, kreatywnością i
zaangażowaniem,
- zintegrowanie członków
zespołów wokół uzgodnionych
celów.
Zarządzanie projektem
19
Komunikacja
-> polega na
wymianie informacji w zespole
projektowym
Zarządzanie projektem
20
Wyróżnia się:
1.
Komunikacja pisemna i ustna.
2.
Komunikacja wewnętrzna – w
zespole projektowym.
3.
Komunikacja zewnętrzna –
skierowana do klienta, do
sponsora, itp.
4.
Komunikacja formalna –
raporty, sprawozdania.
Zarządzanie projektem
21
Wyróżnia się:
5.
Komunikacja nieformalna –
notatki, przekazywane informacje
w zespole projektowym.
6.
Komunikacja pionowa – w dół i
w górę hierarchii organizacji.
7.
Komunikacja pozioma –
pomiędzy współpracującymi
osobami
w zespole projektowym.
Zarządzanie projektem
22
Negocjacje ->
Negocjowanie polega na
dyskusji
z innymi osobami w celu
osiągnięcia wspólnie
akceptowanych warunków lub
osiągnięcia porozumienia.
W zarządzaniu projektem
przedmiotem negocjacji może być:
1.
Zakres projektu i jego wymogi.
2.
Koszt realizacji projektu.
3.
Warunki kontraktów dla
realizowanego projektu.
4.
Przydział zasobów dla realizacji
zadań.
Zarządzanie projektem
23
Organizacja projektu -> zasady:
- jasna definicja ról,
odpowiedzialności
i zakresu obowiązków osób
uczestniczących w projekcie,
- formalizacja struktury,
- dobór osób.
Zarządzanie projektem
24
Organizacja projektu -> osoby:
- sponsor projektu – dyrektor
projektu,
- kierownik projektu,
- członkowie zespołu
projektowego,
- osoby zewnętrzne,
dodatkowo dla dużych projektów:
- komitet sterujący,
- kierownicy podprojektów,
- biuro projektu,
- zespół kontroli jakości.
Zarządzanie projektem
25
Każdy menedżer projektu stosuje swój
własny
styl zarządzania projektem
.
Może to być:
- styl autokratyczny,
- styl leseferystyczny, (laissez-
faire – pozwólcie robić),
- styl demokratyczny.
Zarządzanie projektem
26
Menedżer autokratyczny
-> nie jest zainteresowany
przetwarzaniem informacji,
która do niego trafia z
zewnątrz,
-> nie interesuje go również
opinia pracowników na
dany temat.
Zarządzanie projektem
27
Zalety:
- podejście to sprawdza się w
rutynowych projektach
obarczonych niewielkim ryzykiem,
- podejście to okazuje się skuteczne,
jeśli trzeba szybko podejmować
decyzje.
Wady:
- współpracownicy mają
znikomy wpływ na proces
decyzyjny,
- groźba podjęcia złej decyzji
przez menedżera projektu na
podstawie
niewystarczających
informacji.
28
Zarządzanie projektem
Szukaj rozwiązań, a nie
winnych.
Russell Darnall
Zarządzanie projektem
29
Menedżer leseferystyczny
-> nie korzysta z informacji
przekazywanych przez
współpracowników,
-> nie tylko on podejmuje
decyzje – jest ono bardzo
rozproszone.
Zarządzanie projektem
30
Zalety:
- podejście to może być
skuteczne
w bardzo nowatorskich
projektach,
w których menedżer projektu
zachęca pracowników do
kreatywności i nie narzuca im
swoich poglądów.
Wady:
- brak jednego ośrodka
decyzyjnego
w zarządzaniu projektem.
Zarządzanie projektem
31
Menedżer demokratyczny
-> aktywnie szuka informacji
od pracowników, zanim
podejmie decyzję.
Zarządzanie projektem
32
Zalety:
- podejście to prowadzi do ulepszenia
procesu decyzyjnego, ponieważ
odzwierciedla szerokie spektrum
poglądów,
- zwiększa zaangażowanie
współpracowników w podjęciu decyzji.
Wady:
- powstawanie lobby w zespole
projektowym,
- niewystarczające kwalifikacje
współpracowników dla
przygotowania decyzji,
- mała skuteczność dla
szybkiego podjęcia decyzji.
Zarządzanie projektem
33
Wybór stylu zarządzania
przez menedżera
projektu
-> nie powinien stosować wyłącznie
jednego stylu zarządzania,
-> wybór stylu zarządzania powinien
uzależnić od okoliczności, z którymi
ma do czynienia w danej chwili,
-> wybór stylu zarządzania zależy
od jego wyczucia i
doświadczenia, choć wybrany
styl nie będzie bardzo odbiegał
od jego predyspozycji
osobistych.
Zarządzanie projektem
34
Wskazane stosowanie stylów
zarządzania przez menedżera
projektu
-> planowanie projektu –
styl leseferystyczny,
-> rutynowa faza realizacji –
styl demokratyczny,
-> sytuacje trudne –
styl autokratyczny.
Zarządzanie projektem
35
Kluczowa rola menedżera projektu
-> wspieranie pracowników
zamiast kierowania nimi,
-> stworzenie środowiska
pracownikom zespołu
projektowego,
umożliwiającego wykonywanie
przez nich najlepszej pracy, na
jaką ich stać.
36
Zarządzanie projektem
Jeżeli istnieje sposób,
by zrobić coś lepiej ...
znajdę go.
Russell Darnall
Zarządzanie projektem
37
Członkowie zespołu projektowego
-> o ich przyjęciu do zespołu projektowego
decyduje wyłącznie kierownik projektu,
-> kompletowanie członków zespołu zależy
od doświadczenia i stylu pracy kierownika
projektu,
-> podstawowym kryterium doboru zespołu
powinna być wiedza oraz kompetencje
w zakresie projektu,
-> w zespole projektowym powinny się
znaleźć te osoby, które reprezentują
wiedzę potrzebną do rozwiązania
problemu,
-> zespół kilkuosobowy nie napotka
na trudności z określeniem co kto
może zrobić.
38
Zarządzanie projektem
Dobierz sobie właściwych
ludzi,
a wtedy niezależnie od tego,
jaki popełnisz błąd, ci ludzie
Cię uratują.
Tom DeMarco
Zarządzanie projektem
39
Plan zatrudnienia członków
zespołu projektowego powinien
dać odpowiedź
na pytania:
- kiedy,
- ilu,
- o jakich kwalifikacjach,
- na jak długi okres czasu,
- za ile,
należy zatrudnić wykonawców
projektu.