Zarządzanie projektem

1

7. KIEROWNIK

I

CZŁONKOWI

E ZESPOŁU

PROJEKTOW

EGO

Zarządzanie projektem

2

Projekt jest przedsięwzięciem

biznesowym

-> jego powodzenie zależy od

ludzkich umiejętności, w
znacznym stopniu
od możliwości i zdolności
kierownika projektu (menedżera
projektu).

Zarządzanie projektem

3

Rola kierownika projektu w zarządzaniu
projektem:

1.

Planowanie projektu:

- stworzenie zespołu projektowego,
- organizowanie i koordynacja pracy

zespołu projektowego.

2.

Kontrola realizacji projektu:

- monitorowanie realizacji

projektu,

- zakończenie projektu.

Zarządzanie projektem

4

Obowiązki menedżera projektu

-> wykonać powierzone zadanie:

- na czas,
- w ramach budżetu,
- zgodnie z wymogami

technicznymi,

Zarządzanie projektem

5

Obowiązki menedżera projektu

-> ponadto:

- dbać o rozwój członków

zespołu projektowego,

- pośredniczyć między

kierownictwem organizacji a
członkami zespołu
projektowego,

- przekazywać nabyte

doświadczenia.

Zarządzanie projektem

6

Kierownik projektu jest też

odpowiedzialny za:

- sporządzanie okresowych

sprawozdań zgodnie z ich
harmonogramem,

- przewidywanie problemów w

trakcie wykonywania projektu i
opracowanie strategii ich
rozwiązywania,

- wykazywanie wydatków

zgodnie
z budżetem projektu,

- zapewnienie współdziałania

z jednostkami organizacji.

Zarządzanie projektem

7

Podstawowe cechy kierownika projektu:

- pomysłowy zarówno w doborze

metod pracy jak i sposobów
komunikowania się wewnątrz
zespołu oraz z otoczeniem,

- musi respektować cudzą wiedzę

oraz odmienny punkt widzenia
członków zespołu –
współpracowników,

- powinien posiadać autorytet

pozwalający na zarządzanie
projektem, czyli na
prowadzenie
i zakończenie prac zespołu
projektowego.

Zarządzanie projektem

8

Kwalifikacje kierownika
projektu

-> cechy i umiejętności:

1.

Przywódcze, kierownicze.

2.

Dobór właściwych osób.

3.

Umiejętność współpracy z

ludźmi.

4.

Trafny podział prac.

5.

Motywowanie zespołu i

osób.

Zarządzanie projektem

9

Kwalifikacje kierownika
projektu

-> cechy i umiejętności:

6.

Egzekwowanie realizacji

zadań.

7.

Podejmowanie i

przekazywanie
zrozumiałych decyzji.

8.

Rozwiązywanie konfliktów.

9.

Planowanie własnego

czasu.

10.

Wiedza i doświadczenie

w zarządzaniu projektami.

Kierownik projektu musi patrzeć we wszystkich

kierunkach

Zarządzanie projektem

11

Kierownik projektu – menedżer projektu – Project

Manager:

- jest odpowiedzialny za rezultat projektu,

- jest zobowiązany do osiągania celu

projektu – jego podstawowy
obowiązek,

- spina realizowane przedsięwzięcie

od początku do końca,

- funkcja nie związana ze

szczeblem
w organizacji,

- profesjonalista w zakresie

prowadzenia przedsięwzięć,

- jest pomostem pomiędzy

projektem a jego
otoczeniem.

Zarządzanie projektem

12

Kto w praktyce zarządza projektami?

- osoby kierujące organizacjami –

członkowie zarządu,

- dyrektorzy,

- kierownicy działów,

- pracownicy dobrze

znający zagadnienie
merytoryczne, którego
dotyczy projekt.

Zarządzanie projektem

13

Są to zwykle osoby posiadające:

- władzę w organizacji,

- wiedzę merytoryczną w

przedmiocie projektu, ale nie
posiadające wiedzy
i umiejętności o zarządzaniu
projektami.

Zarządzanie projektem

14

Menedżer projektu powinien
być liderem zespołu
projektowego,
a nie jedynie jego
formalnym kierownikiem.

Skuteczne zarządzanie projektami
wymaga wiedzy i umiejętności
znacznie wykraczających poza
obszar merytoryczny zagadnienia,
którego dotyczy projekt.

15

Zarządzanie projektem

Przywództwo to
wydobywanie niezwykłych
rzeczy ze zwykłych ludzi.

Peter F. Drucker

Zarządzanie projektem

16

Najważniejsze umiejętności w
zakresie ogólnego zarządzania
projektami:

1. Przywództwo.
2. Komunikacja.
3. Negocjacje.
4. Organizacja projektu.

Zarządzanie projektem

17

Typ przywództwa tradycyjnego

-> opiera się na planowaniu,
kontrolowaniu
i odpowiednim motywowaniu.

Tradycyjny lider osiąga
zamierzone rezultaty poprzez:

- definiowanie celów,
- nagradzanie bazujące na

stopniu osiągnięcia tych
celów.

Zarządzanie projektem

18

Nowy typ przywództwa w
warunkach ciągłych zmian i
ukierunkowania na klienta

-> dostosowanie sposobu działania

lidera do tych nowych wyzwań
poprzez:

- tworzenie zespołów

projektowych,
w których wszyscy członkowie
zespołu wykazują się
inicjatywą, kreatywnością i
zaangażowaniem,

- zintegrowanie członków

zespołów wokół uzgodnionych
celów.

Zarządzanie projektem

19

Komunikacja

-> polega na

wymianie informacji w zespole
projektowym

Zarządzanie projektem

20

Wyróżnia się:

1.

Komunikacja pisemna i ustna.

2.

Komunikacja wewnętrzna – w

zespole projektowym.

3.

Komunikacja zewnętrzna –

skierowana do klienta, do
sponsora, itp.

4.

Komunikacja formalna –

raporty, sprawozdania.

Zarządzanie projektem

21

Wyróżnia się:

5.

Komunikacja nieformalna –

notatki, przekazywane informacje
w zespole projektowym.

6.

Komunikacja pionowa – w dół i

w górę hierarchii organizacji.

7.

Komunikacja pozioma –

pomiędzy współpracującymi
osobami
w zespole projektowym.

Zarządzanie projektem

22

Negocjacje ->

Negocjowanie polega na

dyskusji
z innymi osobami w celu
osiągnięcia wspólnie
akceptowanych warunków lub
osiągnięcia porozumienia.

W zarządzaniu projektem
przedmiotem negocjacji może być:

1.

Zakres projektu i jego wymogi.

2.

Koszt realizacji projektu.

3.

Warunki kontraktów dla

realizowanego projektu.

4.

Przydział zasobów dla realizacji

zadań.

Zarządzanie projektem

23

Organizacja projektu -> zasady:

- jasna definicja ról,

odpowiedzialności
i zakresu obowiązków osób
uczestniczących w projekcie,

- formalizacja struktury,
- dobór osób.

Zarządzanie projektem

24

Organizacja projektu -> osoby:

- sponsor projektu – dyrektor

projektu,

- kierownik projektu,
- członkowie zespołu

projektowego,

- osoby zewnętrzne,

dodatkowo dla dużych projektów:

- komitet sterujący,
- kierownicy podprojektów,
- biuro projektu,
- zespół kontroli jakości.

Zarządzanie projektem

25

Każdy menedżer projektu stosuje swój
własny

styl zarządzania projektem

.

Może to być:

- styl autokratyczny,
- styl leseferystyczny, (laissez-

faire – pozwólcie robić),

- styl demokratyczny.

Zarządzanie projektem

26

Menedżer autokratyczny

-> nie jest zainteresowany

przetwarzaniem informacji,

która do niego trafia z
zewnątrz,

-> nie interesuje go również

opinia pracowników na
dany temat.

Zarządzanie projektem

27

Zalety:

- podejście to sprawdza się w

rutynowych projektach
obarczonych niewielkim ryzykiem,

- podejście to okazuje się skuteczne,

jeśli trzeba szybko podejmować
decyzje.

Wady:

- współpracownicy mają

znikomy wpływ na proces
decyzyjny,

- groźba podjęcia złej decyzji

przez menedżera projektu na
podstawie
niewystarczających
informacji.

28

Zarządzanie projektem

Szukaj rozwiązań, a nie
winnych.

Russell Darnall

Zarządzanie projektem

29

Menedżer leseferystyczny

-> nie korzysta z informacji

przekazywanych przez
współpracowników,

-> nie tylko on podejmuje

decyzje – jest ono bardzo
rozproszone.

Zarządzanie projektem

30

Zalety:
- podejście to może być

skuteczne
w bardzo nowatorskich
projektach,
w których menedżer projektu
zachęca pracowników do
kreatywności i nie narzuca im
swoich poglądów.

Wady:
- brak jednego ośrodka

decyzyjnego
w zarządzaniu projektem.

Zarządzanie projektem

31

Menedżer demokratyczny

-> aktywnie szuka informacji

od pracowników, zanim
podejmie decyzję.

Zarządzanie projektem

32

Zalety:

- podejście to prowadzi do ulepszenia

procesu decyzyjnego, ponieważ
odzwierciedla szerokie spektrum
poglądów,

- zwiększa zaangażowanie

współpracowników w podjęciu decyzji.

Wady:

- powstawanie lobby w zespole

projektowym,

- niewystarczające kwalifikacje

współpracowników dla
przygotowania decyzji,

- mała skuteczność dla

szybkiego podjęcia decyzji.

Zarządzanie projektem

33

Wybór stylu zarządzania

przez menedżera

projektu

-> nie powinien stosować wyłącznie

jednego stylu zarządzania,

-> wybór stylu zarządzania powinien

uzależnić od okoliczności, z którymi

ma do czynienia w danej chwili,

-> wybór stylu zarządzania zależy

od jego wyczucia i
doświadczenia, choć wybrany
styl nie będzie bardzo odbiegał
od jego predyspozycji
osobistych.

Zarządzanie projektem

34

Wskazane stosowanie stylów
zarządzania przez menedżera
projektu

-> planowanie projektu –

styl leseferystyczny,

-> rutynowa faza realizacji –

styl demokratyczny,

-> sytuacje trudne –

styl autokratyczny.

Zarządzanie projektem

35

Kluczowa rola menedżera projektu

-> wspieranie pracowników

zamiast kierowania nimi,

-> stworzenie środowiska

pracownikom zespołu
projektowego,
umożliwiającego wykonywanie
przez nich najlepszej pracy, na
jaką ich stać.

36

Zarządzanie projektem

Jeżeli istnieje sposób,
by zrobić coś lepiej ...
znajdę go.

Russell Darnall

Zarządzanie projektem

37

Członkowie zespołu projektowego

-> o ich przyjęciu do zespołu projektowego

decyduje wyłącznie kierownik projektu,

-> kompletowanie członków zespołu zależy

od doświadczenia i stylu pracy kierownika
projektu,

-> podstawowym kryterium doboru zespołu

powinna być wiedza oraz kompetencje
w zakresie projektu,

-> w zespole projektowym powinny się

znaleźć te osoby, które reprezentują
wiedzę potrzebną do rozwiązania
problemu,
-> zespół kilkuosobowy nie napotka
na trudności z określeniem co kto
może zrobić.

38

Zarządzanie projektem

Dobierz sobie właściwych
ludzi,
a wtedy niezależnie od tego,

jaki popełnisz błąd, ci ludzie

Cię uratują.

Tom DeMarco

Zarządzanie projektem

39

Plan zatrudnienia członków
zespołu projektowego powinien
dać odpowiedź
na pytania:

- kiedy,
- ilu,
- o jakich kwalifikacjach,
- na jak długi okres czasu,
- za ile,

należy zatrudnić wykonawców
projektu.