Planowanie zadań i metody ich obrazowania

2003-11-07

BYT

Planowanie zadań

i metody ich obrazowania

Anna Małachowska

Paweł Stecura

2003-11-07

BYT

Cel i sens planowania



Najważniejszą z przyczyn
niepowodzenia projektów jest

brak

czasu

Tymczasem najbardziej znanym
wymiarem planowania jest planowanie
działań i czasu. Wykonuje się to przy
użyciu rozmaitych technik (najbardziej
popularne to WBS, PERT, wykres
Gantt’a).

2003-11-07

BYT

Cel i sens planowania



Potrzeba planowania działań jest
uznawana przez większość ludzi, w
praktyce natomiast często pomijana.



W projekcie mamy do czynienia z
ogromną liczbą czynników nieznanych,
nieprzewidywalnych, niemożliwych do
określenia i zaplanowania na początku,
jednak absolutnie nie wynika z tego, iż
planowanie jest działaniem zbędnym.

2003-11-07

BYT

Jakie znaczenie ma plan
projektu?



Racjonalny opis zadania i sposobu
wykonania



Narzędzie do osiągania celu (pomiar,
korekty)



„Mapa przyszłości” – obraz tego, czego
należy oczekiwać po projekcie



Narzędzie „kupowania” sponsora i
zespołu – sposób pozyskiwania zaufania i
współpracy

2003-11-07

BYT

Plan działań

Plan działań to lista zadań do

wykonania, ze wskazaniem zależności

merytorycznych i czasowych między

nimi.

2003-11-07

BYT

Wstępny harmonogram
przedsięwzięcia



Jest określany już w fazie strategicznej.
Polega na podziale przedsięwzięcia na
mniejsze zadania, określeniu terminów
ich realizacji oraz zasobów niezbędnych
do ich wykonania.



Harmonogram taki jest bardzo ogólny i
musi być uszczegóławiany w trakcie
realizacji przedsięwzięcia.

2003-11-07

BYT

Harmonogramowanie
przedsięwzięć (1)



1. Ustalenie kalendarza prac



data rozpoczęcia przedsięwzięcia



dni robocze i wolne w przewidywanym okresie

realizacji przedsięwzięcia



czas pracy w poszczególnych dniach



2. Podział przedsięwzięcia na elementarne zadania



budowanie hierarchii zadań, zadania wyższego

poziomu składają się z pewnej ilości zadań poziomu

niższego



przedsięwzięcie powinno zostać podzielone na

stosunkowo małe zadania, których parametry jest

dość łatwo określić

2003-11-07

BYT

Harmonogramowanie
przedsięwzięć (2)



3. Określenie parametrów zadań



Parametry czasowe: czas wykonania, najwcześniejszy

możliwy termin rozpoczęcia, pożądany czas zakończenia

realizacji



Ograniczenia kolejności: koniec-początek, koniec-koniec,

początek-początek, początek-koniec



4. Określenie zasobów niezbędnych do realizacji

poszczególnych zadań



Pomieszczenia, wyposażenie, infrastruktura

komunikacyjna, ludzie



5. Ustalenie dostępności zasobów



6. Określenie kolejności i czasów wykonania zadań

2003-11-07

BYT

Wykres Gantt’a



Najlepszy mechanizm do wizualizacji planowania

terminów



Daje jasny i prosty obraz przebiegu procesu w

czasie



Układ zdarzeń na wykresie przedstawiany jest

najczęściej w wersji

planowanej

planowanej przed

rozpoczęciem działania oraz

rzeczywistej

nanoszonej na wykres wraz z upływem czasu. Za

pomocą wykresu Gantt’a można nie tylko planować

i kontrolować wykonanie planu, ale także poprzez

zastosowanie odpowiedniego systemu oznaczeń

uwzględniać zmienność przebiegu wykonania

zadania.

2003-11-07

BYT

Wykres Gantt’a



Tworzenie harmonogramu prowadzi się
zwykle jako sekwencję:



Spisanie listy działań



Uwzględnienie zależności i ograniczeń
(daty graniczne projektu), aż do
rozplanowania zasobów z
uwzględnieniem możliwości
zastępowania ludzi i ich faktycznej
dostępności.

2003-11-07

BYT

WBS

Work Breakdown Structure



WBS – struktura podziału pracy



Jest hierarchiczną strukturą działań
prowadzących do uzyskania
określonych produktów. Po wyróżnieniu
najważniejszych grup zadań (zadania 1.
poziomu) dekomponuje się je na
zadania bardziej szczegółowe (niższego
rzędu), aż do uzyskania potrzebnego
poziomu szczegółowości.

2003-11-07

BYT

WBS

Work Breakdown Structure



Pokazuje na jakie części można podzielić
projekt



Jaki zestaw części niższego poziomu
tworzy daną część wyższego poziomu



Definiuje projekt jako pewną hierarchię
elementów związanych z produktami
wytworzonymi i w trakcie realizacji
projektu

2003-11-07

BYT

Wskazówki przy tworzeniu
diagramu WBS



Podział prac powinien następować według

głównych produktów projektu



Diagram powinien koniecznie uwzględniać

wszystkie czynności ryzykowne, niosące

zagrożenia projektu, jak też związane z

wykonawcami zewnętrznymi (np.

poddostawcami, użytkownikiem)



Poziom szczegółowości czynności: nie za duży,

nie za mały - zwykle 2 lub 3 poziomy (przy

większej szczegółowości diagram staje się

nieczytelny), ewentualnie z dekompozycją na

WBS niższego poziomu.

2003-11-07

BYT

RAM

Responsibility Assignment Matrix



Macierz RAM



Praktyczny sposób ustalania
odpowiedzialności członków zespołu za
realizowane zadania dzięki połączeniu
diagramów:



WBS (Work Breakdown Structure)



OBS (Organization Breakdown Structure)



Każda komórka macierzy zawiera krótki opis
zadania oraz potrzebne zasoby do jego
wykonania

2003-11-07

BYT

Wykresy sieciowe



Podstawą opracowania technik PERT i CMP była

teoria grafów. Wynikiem zastosowania tych

technik są

wykresy sieciowe



Sieć działań można określić jako graf skierowany

działań i zależności



Wykresy sieciowe składają się z:



Czynności

Czynności – działań określonych w czasie, a

więc posiadających swój początek, koniec i czas

trwania



Zdarzeń

Zdarzeń - punktów na skali czasu

oznaczających fakt zakończenia poprzedniej

czynności i rozpoczęcia następnej

2003-11-07

BYT

Oznaczanie zdarzeń



Każde zdarzenie na wykresie sieciowym zwykle
oznaczane jest kółkiem zawierającym
odpowiednie informacje:

2003-11-07

BYT

Wykresy sieciowe



Przy pomocy tej techniki wygodnie jest
prowadzić analizę tzw.

cie

krytycznej

krytycznej, a więc zestawu kolejnych
czynności, których łączny czas
realizacji daje najdłuższy przebieg
projektu. Sieć daje również przejrzysty
obraz zależności między
poszczególnymi działaniami.

2003-11-07

BYT

CMP

Critical Path Method



CMP – metoda ścieżki krytycznej



Celem techniki CMP jest wybranie spośród
elementów procesu ścieżki krytycznej.



Zadania, które nie mogą zostać opóźnione
nazywamy

zadaniami krytycznymi.

Ścieżka

krytyczna

krytyczna, to najdłuższa droga w

sieci, która określa czas całego
przedsięwzięcia. Stąd cała uwaga jest
kierowana na możliwości jej skrócenia.

2003-11-07

BYT

CMP

procedura sporządzania wykresu
sieciowego (1)



1. Podział projektu na zadania i czynności



2. Ustalenie logicznego następstwa
poszczególnych czynności



3. Określenie czasu trwania czynności



4. Wykreślenie sieci



5. Ustalenie najwcześniejszych możliwych i
najpóźniejszych dopuszczalnych terminów
wystąpienia zdarzeń

2003-11-07

BYT

CMP

procedura sporządzania wykresu
sieciowego (2)



6. Wyliczenie rezerw czasu



7. Wykreślenie drogi krytycznej



8. Interpretacja rezerw czasu



9. Ewentualne udoskonalenie sieci
(skrócenie ścieżki krytycznej) – powrót
do punktu 4.

2003-11-07

BYT

PERT

Program Evaluation and Review Technique



PERT - technika oceny i kontroli

programu działania



Celem techniki PERT jest

zidentyfikowanie elementów procesu i

wyznaczenie odcinków czasu, które

mają największy wpływ na realizację

projektu



Czynności przedstawione są w postaci

sieci wzajemnych zależności

poszczególnych zdarzeń w czasie

2003-11-07

BYT

PERT

Program Evaluation and Review Technique



Technika PERT stosowana jest, gdy w wykresie

sieciowym nie możemy z całą pewnością

określić czasu trwania niektórych czynności.

Wówczas czas taki można wyznaczyć metodą

ekspercką czasy optymistyczne (A), najbardziej

prawdopodobne (B) i pesymistyczne (C).

Następnie wyznacza się sumę A + 4B + C i

dzieli się ją przez 6. Jeżeli dane czynności

powtarzały się często w przeszłości, można

wykorzystać metody statystyczne.

2003-11-07

BYT

Zalety technik sieciowych

Skrócenie czasu realizacji projektu bez

dodatkowych zmian organizacyjnych i nakładów

Zmniejszenie kosztów ogólnych projektowania i

wdrożenia

Racjonalne wykorzystanie rezerw czasowych

Koncentrację uwagi na czynnościach

krytycznych dla całego postępowania

Ułatwienie planowania i realistyczne ustalanie

terminów zakończenia realizacji

Stworzenie podstaw do kontroli przebiegu prac

w każdym momencie i prowadzenia

2003-11-07

BYT

Techniki komputerowe



Współcześnie na potrzeby planowania
złożonych przedsięwzięć stosuje się
techniki komputerowe. Pozwalają one na
bieżąco kontrolować przebieg realizacji i
odpowiednio wcześnie reagować na
powstające opóźnienia. Przykładem
programu komputerowego
wykorzystywanego do zarządzania
projektami jest program Microsoft Project.

2003-11-07

BYT

Podsumowanie



Zastosowanie technik planowania i

diagramatyzacji pozwala znacznie skrócić

czas realizacji projektu.



Jednak o jakości planu projektu nie

decyduje formalna technika użyta do jego

zapisania, lecz profesjonalizm jego autora

oraz sama zawartość, a więc to,

co jest

te w planie i czego w nim brakuje

2003-11-07

BYT

Literatura



„Inżynieria oprogramowania” Andrzej
Jaszkiewicz, Wyd. Helion



„Wprowadzenie do inżynierii
oprogramowania” Kazimierz Subieta,
Wyd. PJWSTK



Wykłady BYT, ZPI



Internet

Document Outline