SYSTEMY INFORMATYCZNE MIS

Proces opracowania

i wdrażania

systemu

Zakup gotowego

systemu

Opracowanie

we własnym

zakresie

Rozwiązanie

hybrydowe

Systemy krajowe.

Podmiot który chce wdrożyć system MIS może teoretycznie
zakupić system na rynku oprogramowania. Niestety w
Polsce nie ma przykładu pełnego wdrożenia systemu MIS.
Na rynku Polskich produktów informatycznych nie ma
systemu, który w całej rozciągłości spełnia założenia MIS i
mógłby być bez zastrzeżeń wdrożony. Przyczyną stanu
rzeczy był brak zapotrzebowania na takie produkty do końca
lat dziewięćdziesiątych. Stąd też, na rynku informatycznym
w ofercie w zakresie MIS dominują produkty będące w
znakomitej większości systemami ewidencyjnymi od
pojedynczych aplikacji do zintegrowanych.

Systemy zachodnie.

W Polsce systemy zachodnie wdrażane są głównie w
przedsiębiorstwach natomiast w urzędach w ograniczonym zakresie.
Spowodowane jest to w głównej mierze dwiema przyczynami: brakiem
źródłowego zasobu informacyjnego i niedostosowaniem systemów do
Polskich warunków:

-         Brak zasobu informacyjnego zasilającego pełen system.
    W krajach zachodnich systemy informatyczne budowane są w
miastach od wielu lat, a ich funkcjonalność zbliża je do systemów
biznesowych używanych w dużych firmach, np. w zakresie
planowania, budżetowania i analiz trendów. Stąd też np. miasta
brytyjskie, holenderskie czy niemieckie od dużo dłuższego czasu (niż
miasta polskie) pracują nad efektywnymi narzędziami do zarządzania ,
zbierając w tym okresie dane potrzebne dla systemów MIS.

        Niedostosowanie systemów zachodnich do Polskich
warunków.
    Wdrażanie zagranicznych systemów w naszym kraju związane jest
nie tylko z uzupełnieniem zasobów informacyjnych miast. Systemy
zachodnie nie są dostosowane do Polskich warunków (szczególnie
prawo, a także zasób informacyjny, kultura informacyjna w urzędach,
itd.)

Z powyższych względów, żaden z systemów pełniących rolę
MIS nie został wdrożony w administracji państwowej i
samorządowej w Polsce. Wdrożenia systemów zachodnich
sprowadzają się nie do całego systemu MIS, lecz do
uruchomienia wybranych modułów, które nie dają
zakładanej funkcjonalności MIS. Podejście takie wymaga
zaangażowania dużej części pracowników do prac nad
wdrożeniem, co przy dodatkowym, wysokim
zapotrzebowaniu przez system na informacje jest
procesem długim i uciążliwym dla pracy urzędu. Inaczej
ma się sprawa z rynkiem MIS dla przedsiębiorstw. System
SAP został wdrożony w Polsce w co najmniej 100 dużych
firmach.

Opracowanie i wdrożenie systemu we własnym

zakresie

pozwala na stworzenie systemu „na miarę”

dostosowanego do wymogów i możliwości określonego
podmiotu. Za tym rozwiązaniem przemawiają następujące
cechy:

- Wiedza merytoryczna pracowników tego podmiotu,
którzy jako specjaliści z różnych dziedzin stanowić będą
podstawowe funkcje w ramach projektu. Co więcej, będą
należeć do grupy beneficjantów korzyści systemu w zakresie
informacyjnym.

Znajomość systemu przez pracowników Ośrodka
Informatyki, jako kluczowy element ułatwiający wdrożenie
systemu, istotny szczególnie na etapie tworzenia bazy MIS
(bazy hurtowni danych).

W polskiej praktyce nie można znaleźć gotowych rozwiązań MIS dla
urzedów. Co więcej, praktycznie nie istnieje możliwość opracowania
gotowego rozwiązania, tzw. „z półki”, które mogłoby zostać wdrożone.
Proponowane przez dostawców rozwiązania to systemy ewidencyjne
jako pojedyncze, niezależne aplikacje lub złożone, zintegrowane
systemy zawierające w sobie aplikacje ewidencyjne i odpowiednie
narzędzia służące celowi raportowania.
Istnieje grupa dużych firm proponujących własne rozwiązania , np.
OTAGO Gdańsk (RATUSZ, ponad 30 aplikacji), MiCOMP Katowice
(pakiet systemów zapewniający pełną obsługę urzędów administracji
samorządowej w zakresie realizacji zadań ewidencyjnych,
finansowych, administracyjnych, sprawozdawczych i zarządzających),
COIG Katowice – system „KSAT2000” (Komputerowy System dla
Administracji Terenowej, 14 modułów), REKORD Bielsko-Biała
(„RATUSZ” – zintegrowany pakiet programów komputerowych),
ZETO Katowice (13 aplikacji: działalność gospodarcza, ewidencja
ludności, ewidencja budynków, komunikacja i transport), ZETO
Koszalin (pakiet modułów w obszarze finansów, podatków, ewidencji,
ludności, pojazdów i obiegu korespondencji), ZETO Olsztyn – system
„GMINA” ( 30 modułów). Wiele z tych rozwiązań to systemy dobrze
realizujące wspomaganie funkcji ewidencyjnych, bez których urząd
miasta nie może pracować. Oprogramowanie proponowane na tym
rynku, to w większości pakiety modułów, które parametryzowane i
dostosowywane są do wymagań konkretnego miasta w procesie
wdrożenia.

Podsumowując:

Na rynku oprogramowania krajowego nie ma
rozwiązań MIS dla urzędów. Oprogramowanie takie
dostępne jest za granicą. Największe na rynku firmy
to SAP i SAS, które jako jedne z pierwszych
zaproponowały narzędzia MIS dla sektora
publicznego. Do innych klasycznych rozwiązań MIS
należą te dostarczane przez np. MIK, Oracle,
Debis, MaonSoft, Surely. Godnym podkreślenia
faktem jest istnienie na rynku zachodnim mniejszych
dostawców MIS, którzy kierują swoje rozwiązania
dla mniejszych miast lub specyficznych rozwiązań,
kiedy to z różnych powodów niemożliwe jest
wdrażanie klasycznego MIS.

Przykłady wdrożeń MIS w Europie Zachodniej wskazują na

złożoność i trudności związane z tym procesem. Rozwiązania
proponowane przez duże firmy (np. SAP i SAS) są bardzo
skomplikowane, a prace mają na celu objęcie przez MIS
wszystkich płaszczyzn zarządzania miastem. Firmy te dążą do
opracowania systemu uniwersalnego, który można wdrożyć w
drodze parametryzacji. Takie podejście wymaga szerokiej
gamy danych źródłowych już na początku wdrożenia. Tak duże
wymagania brzegowe stanowią barierę bardzo trudną do
pokonania, nawet przez miasta zachodnioeuropejskie.
Spełnianie wymagań początkowych, które umożliwią
uruchomienie podstawowego systemu MIS są bardzo wysokie i
w polskich warunkach stanowią istotną barierę dla procesu
wdrożenia.

Rozwój MIS w Europie Zachodniej związany jest s historią

rozwoju systemów informatycznych, rozwiązań
organizacyjnych i uwarunkowań prawnych . Wszystkie te
czynniki powodują, że są to rozwiązania, których zastosowanie
w warunkach polskich skomplikowało by proces wdrożenia i z
dużym prawdopodobieństwem nie zakończyłoby się sukcesem.

   Przykładem tego może być fakt znacznych problemów z
wdrożeniami tych systemów w państwach Europy
Zachodniej, gdzie zdecydowana większość tych wdrożeń od
wielu lat ma status „wdrożeń pilotowych”. Z
przeprowadzonej analizy i na podstawie danych jakie
zebrano nt. MIS na Zachodzie Europy można powiedzieć,
że:
-         wdrożenia realizowane są etapami lub prace
skupione są tylko na wybranych modułach (najczęściej
zarządzanie finansami i zarządzanie majątkiem),
-         wdrożenia MIS mają charakter długotrwały i zależą
od organizacji, przygotowania systemów źródłowych i
dostosowania rozwiązań telekomunikacyjnych (szczególnie
w przypadku większej liczby użytkowników, np. w
Stuttgarcie, Kopenhadze, Dortmundzie),
-         wśród podanych przykładów rozwiązań tylko w
Stuttgarcie udało się zakończyć większe wdrożenie MIS,
które objęło system finansowy (operacyjny, informacyjny i
wykonawczy): budżetowanie, płatność, kontroling,
zarządzanie majątkiem.

Modułowa budowa. System powinien mieć budowę
modułową, co pozwoli na wdrażanie go etapami, oraz na
rozbudowę w przyszłości, tak aby zapewniał zaspokojenie
potrzeb informacyjnych.

Elastyczność w przygotowywaniu analiz. Łatwość
budowania analiz należy do najważniejszych kryteriów MIS.
Analizy powinny możliwe do przygotowywania przez
pracowników urzędu lub przedsiębiorstwa. Ważne jest
uzupełnienie systemu o moduł automatycznego alarmowania o
odchyleniach poza margines dopuszczalnych wahań
wskaźników oraz możliwość tworzenia symulacji warunkowych
co-jeśli? i wariantowania.

Wykorzystanie systemu mapowego GIS jako sposób
wizualizacji danych zarządczych. Podstawową mapą, na której
wyświetlane byłyby inwestycje powinny być mapy cyfrowe
pochodzące z Systemu Informacji Przestrzennej a zwłaszcza
warstwy ulic i podstawowych podziałów administracyjnych, w
ramach których wizualizowana będzie sytuacja w mieście,
stany historyczne i prognozy na przyszłość. Połączenie z GIS
pozwoli na sposób przedstawienia informacji, który pozwoli
lepiej dostrzegać zjawiska zachodzące w mieście.

Niezależność od stosowanej platformy baz danych i od
wykorzystywanych aplikacji dziedzinowych. Nie wiąże to
organizacji z ograniczeniami związanymi ze stosowanymi
aplikacjami w dostępie do strategicznych informacji. Ma to
znaczenie obecnie (MIS ma wykorzystywać obecny zasób
informacyjny urzędu lub przedsiębiorstwa) i w przyszłości
(możliwe będzie zastosowanie nowych aplikacji i ich zasobu
jako baz źródłowych).

Należy zapewnić łatwość rozbudowy i modyfikacji MIS, co
sprowadza się do szeroko rozumianej niezależności od
platformy, łatwość budowy analiz.

Przechowywanie danych historycznych i porównywania ich
z bieżącymi stanowi warunek analizowania sytuacji aktualnej
oraz generowania prognoz.

Bezpieczeństwo danych na poziomie zabezpieczenia
informacji (regularne tworzenie kopii zapasowych) oraz
dostępu do zasobu (hasła i konta użytkowników pozwalające
na definiowanie zakresu dostępu do systemu, informacje o
osobach modyfikujących dane, historia danych – nie tylko
wartości bieżące, ale i historia zmian poszczególnych
wartości w systemie).

Zapewnienie poprawności danych MIS z danych
źródłowych poprzez zastosowanie modułu standaryzacji
danych, wykorzystywanego w procesie wprowadzania danych
(np. importowania).

Bogate możliwości definiowania powiązań pomiędzy
danymi w ramach MIS pozwoli na powiązanie danych ze
sobą, co prowadzi do wygenerowania informacji i pozwoli na
ekstrację wiedzy z zasobu informacyjnego organizacji.

Prostota obsługi. Użytkownicy systemu nie muszą być
osobami biegłymi w obsłudze komputera. Ważne jest, aby
wraz z rozwojem systemu, nie tylko kadra zarządcza ale i inni
pracownicy merytoryczni urzędu mieli dostęp do części
danych MIS, które będą przydatne w realizacji ich zadań
(bieżących i specjalnych, jak np. udział w zespole pracującym
nad strategią organizacji).

Wybór propozycji technicznej realizacji MIS dla
urzędu wymaga dokonania analizy stanu
istniejącego i na jej podstawie wyboru wariantów
wg kryteriów, co przedstawiono na rysunku

Zakłada się scentralizowanie – w rozumieniu
serwer i terminale wyposażone w przeglądarki
internetowe – architektury systemu MIS. Przy
takim podejściu ograniczone są koszty
związane z zapewnieniem dostępu
użytkownikom do systemu, konserwacją
oprogramowania, administrowaniem. Takie
rozwiązanie nie jest typowym mainframe –
terminale, ale nowoczesnym wariantem klient –
serwer wykorzystującym wyłącznie
przeglądarki internetowe (pełniące rolę
terminali w technologiach internetowych) na
komputerach użytkowników.

MIS dla

miasta

Scentralizowany

Rozbudowana

aplikacja

klient - serwer

Rozproszony

Aplikacja

internetowa

Obiektowy

Rozwiązanie

hybrydowe

Obiektowo –

relacyjny

Zakup

gotowego

systemu

Opracowanie

we własnym

zakresie

Relacyjny

Źródła
danych

Dane
zarządcze

Preferowany
obiektowy lub
obiektowo - relacyjny

c
c
c
c
c

c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c

Podsumowanie

Serwer

MIS

Baza hurtowni danych

danych

System
MIS dla miasta

Zasoby źródłowe –
bazy

ewidencyjne

miasta

Przeglądarka
internetowa

Technologi

internetow

e (Intranet,

Internet,

Ekstranet)

Narzędzia analityczne (OLAP)

Moduł standaryzacji
danych

Baza 1

Baza 2

Baza

...

Baza n

Przeglądarka
internetowa

Sytuacja

społeczno-

ekonomiczna

Podstawowe

dane o

mieście

Gospodarka

finansowa

Raporty

Usługi
publiczne

Demografia

Gospodarowani

majątkiem

komunalnym

Strategie, plany
programy rozwoju

Pozostała działalność
miasta

Informacja
zarządcza

(odzwierciedlenie aktualnego
stanu miasta, dane
historyczne i projekcje
stanu przyszłego)

c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c
c

Koncepcja MIS dla Urzędu Miasta

Gospodarka

Społeczność

lokalna

Edukacja

Media lokalne

Turystyka

Informacje

dla mieszkańców

Administracje

specjalne

System

„procedury

administracyjne”

Organizacje

pozarządowe

System

Informacji

Przestrzennej

(GIS)

S
P
O
Ł
E
C
Z
E
Ń
S
T
W
O

I
N
F
O
R
M
A
C
Y
J
N
E

Portal internetowy miasta
Usługi: konta poczty elektronicznej,
Zasoby multimedialne, listy dyskusyjne
dla mieszkańców

Systemy

ewidencyjne

miasta

MIS

miasta

System

Zarządzan

Kryzysowe

(Elektroniczny
urząd)
Intranet i
Ekstranet

Docelowa struktura systemu informacyjnego miasta

uwzględniająca część wewnętrzną (Intranet i Ekstranet) oraz
zewnętrzną (Internet)

Document Outline