Współpraca z innymi bazami

Współpraca z innymi bazami

danych (import/export danych,

danych (import/export danych,

tabele połączone, ODBC)

tabele połączone, ODBC)

Na podstawie Microsoft Office XP

Na podstawie Microsoft Office XP

i Microsoft Office 2000

i Microsoft Office 2000

2

Pokaz został przygotowany

przez:

• Krzysztof Siwiec
• Daniel Grabowski
• Marian Partyka

3

Wprowadzenie

Zanim przejdziemy

do zgłębiania
podniesionego
przez nas
zagadnienia,
wypadałoby krótko
scharakteryzować
czym właściwie jest
owa baza danych?

4

Baza danych

Baza danych jest zbiorem informacji

związanych tematycznie lub ze względu

na przeznaczenie, na przykład śledzenie

zamówień klientów lub zarządzanie

kolekcją płyt. Jeśli baza danych nie jest

przechowywana na komputerze lub tylko

jej część jest na nim przechowywana, a

śledzone są informacje z wielu źródeł,

trzeba je samodzielnie skoordynować i

zorganizować.

Przypuśćmy na przykład, że numery

telefonów dostawców są przechowywane

w różnych miejscach: na kartach z

numerami telefonów dostawców, w

segregatorach zawierających informacje

o produktach i w arkuszu kalkulacyjnym

zawierającym informacje o

zamówieniach. Jeśli numer telefonu

dostawcy ulegnie zmianie, informacje te

trzeba będzie zaktualizować we

wszystkich trzech miejscach. W bazie

danych wystarczy jednak zaktualizować

te informacje w jednym miejscu - numer

telefonu dostawcy jest automatycznie

aktualizowany w bazie danych we

wszystkich miejscach, w których jest

używany.

5

Podstawowymi częściami
składowymi bazy danych są:

Aby w sposób efektywny

przechowywać dane, należy

utworzyć jedną tabelę dla

każdego typu informacji, które

mają być śledzone. Aby

zebrać dane z wielu tabel w

kwerendzie, formularzu,

raporcie lub na stronie

dostępu do danych, należy

zdefiniować relacje między

tabelami.

TABELE

6

Aby znaleźć lub

pobrać tylko te dane,

które spełniają

określone warunki lub

dane z wielu tabel,

należy utworzyć

kwerendę. Kwerenda

może również

aktualizować lub

usuwać wiele rekordów

jednocześnie i

przeprowadzać

predefiniowane lub

niestandardowe

obliczenia na danych.

KWERENDY

7

Aby można było łatwo oglądać,

wprowadzać lub zmieniać dane

bezpośrednio w tabeli, należy utworzyć

formularz. Po otwarciu formularza,

program Microsoft Access pobiera dane z

jednej lub kilku tabel i wyświetla je na

ekranie w układzie wybranym przez

użytkownika w Kreatorze formularzy lub

utworzonym samodzielnie w widoku

projektu

   W tabeli jest wyświetlanych jednocześnie

wiele rekordów, ale w celu przejrzenia

określonego rekordu konieczne może być

przewinięcie tabeli. Podczas przeglądania

tabeli nie można także aktualizować

danych w wielu tabelach jednocześnie.

Formularz przedstawia pojedyncze

rekordy i mogą w nim być wyświetlane

pola pochodzące z kilku tabel. Można w

nim także wyświetlać obrazy i inne

obiekty.

Formularz może zawierać przyciski

służące do drukowania, otwierania innych

obiektów lub automatyzujące zadania w

inny sposób.

FORMULARZE

8

Do analizy danych lub

zaprezentowania ich w
określony sposób na
wydruku służy raport.
Można na przykład
wydrukować jeden
raport, który grupuje
dane i wylicza
podsumowania i drugi, z
innymi danymi,
sformatowanymi w
sposób odpowiedni dla
etykiet wysyłkowych.

Raporty

9

Importowanie lub łączenie tabel z

innego pliku programu Microsoft

Access

10

Importowanie i łączenie danych

oraz obiektów bazy danych —

informacje

W programie Microsoft Access istnieje możliwość wyboru między dwoma

sposobami używania danych z zewnętrznych źródeł danych. Można:

• Importować dane do nowej tabeli Microsoft Access, co jest sposobem

konwersji danych z innego formatu i skopiować ją do programu Microsoft

Access. Można też importować obiekty bazy danych do innej bazy danych

programu Access lub projektu programu Access( plik programu, który łączy

się z bazą danych programu MS SQL Server i jest używany do tworzenia

aplikacji klient/serwer. Plik projektu nie zawiera żadnych danych ani

obiektów opartych na definicjach danych, takich jak tabele i widoki).

•

• Utworzyć łącze danych, co pozwala na przeglądanie i edytowanie danych z

innej aplikacji bez importowania, zarówno w pierwotnej aplikacji, jak i w

pliku programu Access( Plik bazy danych lub projektu programu . Baza

danych Access przechowuje obiekty i dane bazy danych w plikach .mdb.

Plik projektu nie zawiera danych i jest używany do łączenia z bazą danych

programu MS SQL Server).

• Można łączyć dane z wielu różnych obsługiwanych baz danych, programów

i formatów plików.

11

Powody, dla których należy

importować dane do tabeli

Jeśli dane będą wykorzystywane tylko w

programie Microsoft Access, to należy je
importować. Program Microsoft Access pracuje
szybciej z tabelami we własnym formacie, a w
razie potrzeby importowaną tabelę można
zmodyfikować, tak jak każdą inną tabelę,
utworzoną w programie Microsoft Access.

12

Powody, dla których należy

połączyć dane z tabeli zewnętrznej

Potrzeba połączenia tabel z innej bazy danych Microsoft Access może powstać,

gdy na przykład wykorzystywana jest tabela z innej bazy danych

współużytkowanej w sieci. Możliwość taka jest szczególnie korzystna, jeśli

wszystkie tabele są przechowywane na serwerze sieciowym, a formularze,

raporty i inne obiekty znajdują się w innej, współużytkowanej bazie danych.

Rozdzielenie istniejącej bazy danych na dwie części, nazywane zewnętrzną (front-

end) i wewnętrzną (back-end) bazą danych, jest bardzo proste.

Jeśli dane, które będą wykorzystywane, są aktualizowane także przez program

inny niż Microsoft Access, to należy je połączyć. W ten sposób dane w czasie

aktualizacji, pobierania i przydzielania innym użytkownikom pozostają na miejscu,

a program Microsoft Access ma do nich bezpośredni dostęp. Pozwala to utworzyć

na przykład kwerendę, formularz lub raport oparty na danych zewnętrznych,

wykorzystać je do działań na danych w tabeli programu Microsoft Access, oglądać

w różnych widokach, podczas gdy inni użytkownicy mogą je wykorzystywać w

programie oryginalnym.

Z projektami Access można również łączyć tabele programu SQL Server. Widok

tabeli połączonej można utworzyć za pomocą Kreatora łączenia tabel. Widoki te

mogą być używane w formularzach, raportach, kwerendach i stronach dostępu do

danych w ten sam sposób, jak każda inna tabela.

13

Na czym polega importowanie

danych?

W procesie importowania danych tworzona jest kopia informacji w

nowej tabeli w bazie danych lub w projekcie programu Access.

Tabela lub plik źródłowy nie ulega zmianie w tym procesie.

Kiedy dane są importowane, nie można przyłączać danych do

istniejących tabel (z wyjątkiem przypadków importowania arkuszy

kalkulacyjnych lub plików tekstowych). Jednak po importowaniu

tabeli do bazy danych Access można wykonać kwerendę

dołanczającą(kwerenda funkcjonalna, która rekordy znajdujące się

w zestawie wyników kwerendy dodaje na końcu istniejącej tabeli.),

a w projekcie Access można zastosować procedurę

przechowywaną( Wstępnie skompilowana kolekcja instrukcji SQL i

opcjonalnych instrukcji kontroli przepływu, przechowywana pod

jedną nazwą i przetwarzana jako jednostka. Procedury

przechowywane, przechowywane są w bazie danych SQL i mogą

być uruchamiane przez jedno wywołanie z aplikacji.) lub kwerendę

dołączającą, aby dodać dane jednej tabeli do innej.

Można także importować obiekty bazy danych inne niż tabele,

takie jak formularze lub raporty, z innej bazy danych lub projektu

Access.

14

Na czym polega łączenie

danych

Łączenie danych umożliwia odczyt i, w większości przypadków,

aktualizację danych ze źródeł zewnętrznych bez konieczności ich

importowania. Format zewnętrznego źródła danych nie jest

modyfikowany, dzięki czemu w dalszym ciągu można używać tego

pliku w programie, w którym został oryginalnie utworzony.

Łączenie tabel jest możliwe tylko w bazie danych programu

Access, lecz nie w projekcie Access.

W programie Microsoft Access do reprezentacji połączonych tabel

używane są inne ikony niż do reprezentacji tabel

przechowywanych w bieżącej bazie danych. Jeśli zostanie usunięta

ikona tabeli połączonej, usunięciu ulega tylko łącze do tabeli, a nie

sama zewnętrzna tabela.

W projektach Microsoft Access tworzony jest widok odwołujący się

do połączonej tabeli. Do takiego widoku mogą następnie

odwoływać się formularze, raporty, strony dostępu do danych i

kwerendy. Możliwość wstawiania, aktualizacji lub usuwania

rekordów w widoku wynikowym jest uzależniona od właściwości

określonego źródła danych.

15

Programy nie obsługiwane

Jeśli w programie, którego dane nie są przechowywane w żadnej z

obsługiwanych zewnętrznych baz danych ani w żadnym formacie

plików, istnieje możliwość eksportowania, konwertowania lub

zapisywania swych danych w jednym z tych formatów, wówczas

można importować te dane. Ponadto, kiedy jest importowany lub

łączony format zewnętrznej bazy danych, takiej jak dBASE lub

Paradox, program Access zazwyczaj zachowuje indeksy. Na przykład:

nie można bezpośrednio importować ani połączyć bazy danych

Microsoft Works, lecz można eksportować dane z tego programu do

pliku bazy danych dBASE IV (.dbf), a następnie importować te dane

do programu Microsoft Access, aby zachować nazwy pól i indeksy.

Na ogół w większości nieobsługiwanych programów, nawet

pochodzących z innych systemów operacyjnych, można eksportować

dane do pliku tekstowego rozdzielonego( plik zawierający, w których

poszczególne wartości pola są oddzielone znakiem np. przecinkiem

lub tabulatorem.) lub o stałej szerokości( plik zawierający dane, w

którym każde pole ma stałą szerokość.), który można następnie

importować lub połączyć w programie Microsoft Access, chociaż nie

można zachować indeksów.

16

Automatyzacja operacji

importowania

Aby uprościć często wykonywane

operacje importowania, można je
zautomatyzować tworząc makro lub
tworząc procedurę w języku Microsoft
Visual Basic for Applications. Jest to
przydatne na przykład przy regularnym
importowaniu danych lub kiedy
stosowane są nietypowe lub złożone
wymagania dotyczące importowania
danych.

17

Właściwości tabeli

połączonej

Po otwarciu tabeli połączonej w widoku Projekt,

wygląda ona jak zwykła tabela Microsoft Access.

Chociaż nie można zmieniać definicji tabeli i jej

pól w zewnętrznej bazie danych, można jednak

ustawić właściwości decydujące o wyglądzie tych

pól w programie Microsoft Access. Zmiany

wprowadzone we właściwościach tabel

połączonych dotyczą tylko sposobu obsługi i

wyświetlania tych danych przez program

Microsoft Access, nie są one odzwierciedlane w

tabeli źródłowej. Właściwości pól, które można

ustawiać dla tabel połączonych przedstawia

poniższa tabela.

18

Właściwość

Działanie

Format

Decyduje o sposobie wyświetlania
danych w polu

DecimalPlaces

Decyduje o liczbie wyświetlanych miejsc
po przecinku

InputMask

Służy do utworzenia maski wprowadzania

danych ze znakami separatora i pustymi

miejscami do wypełnienia

Caption

Powoduje zmianę nagłówka kolumny w
arkuszu danych i pozwala określić nazwę
domyślną, która będzie używana jako
etykietka przy dodawaniu pola do

formularza

19

W przypadku tabel połączonych nie można

zmienić innych właściwości pól. Aby jednak proces

wprowadzania danych był bardziej efektywny i

mniej narażony na błędy, można utworzyć

formularze służące do wprowadzania lub edycji

danych w tabelach połączonych oraz ustawić

właściwości formantów (obiektów graf. Interfejsu

użytkownika, np. pole tekstowe, pole wyboru,

pasek przewijania lub przycisk polecenia, który

pozwala użytkownikom sterować programem.

Formanty są używane do wyświetlania danych lub

opcji do wyboru, wykonywania akcji albo

poprawiania czytelności interfejsu użytkownika.)

związanych z polami w tabelach połączonych.

Można na przykład w tych formularzach ustawić

dla formantów właściwości DefaultValue,

ValidationRule i ValidationText.

Jeśli łączone są dwie tabele z tej samej bazy

danych programu Microsoft Access, wszelkie

ustanowione między nimi relacje pozostają w

mocy.

20

Jeśli łączone są tabele z innej bazy danych programu

Microsoft Access, używane są ustawienia właściwości

określone w bazie danych, w której tabele są

przechowywane. Jeśli na przykład dla tabeli w oryginalnej

bazie danych są określone reguły sprawdzania

poprawności, dane wprowadzane w tabeli połączonej muszą

także spełniać warunki określone w tych regułach. Zmiana

tych właściwości jest możliwa po otwarciu tabeli w tej bazie

danych, w której jest ona przechowywana.

Może zaistnieć potrzeba zmiany nazw tabel połączonych.

Ponieważ nazwy tabel w programie Microsoft Access mogą

zawierać spacje i mieć długość do 64 znaków, warto

czasami po dołączeniu tabeli nadać jej bardziej opisową

nazwę. Jeśli na przykład łączona jest tabela typu dBASE o

nazwie SLSDATA, istnieje możliwość dokonania zmiany

nazwy tabeli połączonej na „Dane o sprzedaży (z bazy

danych dBASE)”. Należy zauważyć, że nie spowoduje to

zmiany nazwy samej tabeli, lecz tylko nazwy używanej w

programie Microsoft Access jako odwołanie do łącza z

tabelą.

21

A tak to mniej więcej

wygląda w praktyce

22

Krok pierwszy

W pierwszej kolejności

należy otworzyć bazę

danych lub przełączyć

się do okna bazy

danych( okno które

pojawia się po otwarciu

bazy danych programu

Access lub jego projektu.

Wyświetlane są w nim

skróty umożliwiające

tworzenie nowych i

otwieranie istniejących

obiektów bazy danych.

23

Krok drugi

Jeśli baza danych jest już

otwarta, aby importować

(kopiować dane z pliku

tekstowego, arkusza

kalkulacyjnego, lub tabeli

bazy danych do tabeli

programu Access.

Importowanych danych

można użyć do utworzenia

nowej tabeli albo można je

dołączyć do istniejącej

tabeli, która ma pasującą

strukturę danych) tabele, w

menu Plik należy wybrać

polecenie Pobierz dane

zewnętrzne, a następnie

kliknąć polecenie

Importuj.

24

Aby połączyć

tabele, w menu Plik
należy wybrać
polecenie Pobierz
dane zewnętrzne,
a następnie kliknąć
polecenie Połącz
tabele.

25

Krok trzeci

Należy upewnić się także, że w

oknie dialogowym

Importowanie (lub Połącz) w

polu Pliki typu wybrana jest

opcja Microsoft Access

(*.mdb; *.adp; *.mda; *.mde;

*.ade).

Następnie trzeba kliknąć

strzałkę po prawej stronie pola

Szukaj w, tam wybieramy dysk

i folder zawierający plik

programu Access, który chcemy

importować lub połączyć, a

następnie klikamy dwukrotnie

ikonę bazy danych.

W oknie dialogowym

Importowanie obiektów (lub

Połącz tabele) klikamy każdą z

tabel, którą chcemy importować

lub połączyć.

26

Oto zaimportowane tabele

27

A to przykład tabeli

połączonej

28

Jeśli importujemy tabele i

chcemy importować tylko

definicje wybranych tabel (a

nie zawarte w nich dane),

musimy kliknąć przycisk

Opcje, a następnie w

obszarze Importuj tabele

opcję Tylko definicje.

Uwaga!!!   Jeśli

importowana tabela jest już

połączona, program Access

nie importuje danych, lecz

łączy tabelę z jej źródłem

danych (czyli kopiuje

informacje o połączeniu).

29

Importowanie danych z pliku

tekstowego

Analogicznie jak to miało

miejsce w przypadku danych

rodem z accessa, tutaj także

rozpoczynamy od otwarcia

bazy danych lub

przełączenia się do okna

bazy danych.

Jeśli baza danych jest już

otwarta, wykonujemy jedną

z następujących czynności

–

Aby importować dane, w

menu Plik wybieramy

polecenie Pobierz dane

zewnętrzne, a następnie

klikamy polecenie Importuj.

–

Aby połączyć dane, w menu

Plik wybieramy polecenie

Pobierz dane zewnętrzne,

a następnie klikamy

polecenie Połącz tabele.

30

•

W oknie dialogowym

Importowanie (lub

Połącz) w polu Pliki

typu należy wybrać

opcję Pliki tekstowe

(*.txt; *.csv; *.tab;

*asc).

•

Potem klikamy

strzałkę po prawej

stronie pola Szukaj

w, wybieramy napęd i

folder, w którym

znajduje się plik, a

następnie klikamy

dwukrotnie jego ikonę.

31

Następnie należy postępować zgodnie z instrukcjami

wyświetlanymi w kolejnych oknach dialogowych Kreatora

importu tekstu. Klikamy przycisk Zaawansowane, aby utworzyć

lub zastosować specyfikację importu/eksportu( specyfikacja

przechowująca informacje, których program Access potrzebuje do

importowania lub eksportowania pliku z tekstem o stałej szerokości

lub rozdzielanym.).

Aby anulować importowanie danych, naciśnij klawisze

CTRL+BREAK.

Uwagi
Można dołączać dane do istniejącej tabeli pod warunkiem, że

pierwszy wiersz pliku tekstowego odpowiada nazwom pól tabeli.
Jeśli wszystkie rekordy w pliku tekstowym o stałej szerokości mają

tę samą długość, to separator wierszy (na przykład znak powrotu

karetki i wysuwu wiersza) osadzony w środku rekordu nie

spowoduje nieoczekiwanych rezultatów. Jeśli jednak nie wszystkie

rekordy mają tę samą długość, osadzony separator wierszy

zostanie potraktowany przez program Microsoft Access jako koniec

rekordu.

32

A oto wynik importu danych z pliku

typu .txt.

33

I gotowe

34

Importowanie lub łączenie danych z arkusza kalkulacyjnego

Przed podjęciem dalszych działań należy upewnić

się, czy dane w arkuszu kalkulacyjnym są
rozmieszczone w odpowiednim formacie tabeli,
każde pole (kolumna) arkusza zawiera dane tego
samego typu, a każdy wiersz zawiera te same
pola.

35

Ponownie otwieramy bazę danych lub

przełączamy się do okna Baza danych, jeśli
baza danych jest już otwarta.

Następnie:

–

Aby importować arkusz kalkulacyjny, w menu
Plik wybierz polecenie Pobierz dane
zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie
Importuj.

–

Aby połączyć arkusz kalkulacyjny, w menu Plik
wybierz polecenie Pobierz dane zewnętrzne,
a następnie kliknij polecenie Połącz tabele.

36

W oknie dialogowym Importowanie (lub Połącz) w polu

Pliki typu wybierzemy opcję Microsoft Excel (*.xls).
Klikamy strzałkę po prawej stronie pola Szukaj w,

wybieramy napęd i folder, w którym znajduje się plik

arkusza kalkulacyjnego, a następnie kliknamy dwukrotnie

jego ikonę.

Następnie postępujemy według instrukcji wyświetlanych

w kolejnych oknach dialogowych Kreatora importu

arkuszy. W przypadku importowania ze skoroszytu

programu Microsoft Excel w wersji 5.0 lub nowszej,

możliwy jest import danych tylko z jednego arkusza w

skoroszycie. Nie jest możliwy import z innych plików

zawierających wiele arkuszy, takich jak skoroszyty

programu Microsoft Excel w wersji 4.0. Aby importować z

takich plików, należy najpierw zapisać każdy arkusz

kalkulacyjny jako odrębny plik.

37

To mniej więcej ma taką

postać

38

Uwagi

• Można importować lub połączyć wszystkie dane z arkusza

kalkulacyjnego albo tylko dane z nazwanego zakresu

komórek. Mimo, że zwykle w programie Microsoft Access

tworzy się nową tabelę przeznaczoną na dane, można także

dołączyć dane do istniejącej tabeli, jeśli tylko nagłówki

kolumn arkusza kalkulacyjnego odpowiadają nazwom pól

tabeli.

• Program Access próbuje przypisać odpowiedni typ danych

do importowanych pól, należy jednak sprawdzić, czy

ustawiono w nich żądany typ danych. Na przykład, w bazie

danych programu Access pole numeru telefonu lub kodu

pocztowego może zostać importowane jako pola typu

Liczba, ale należy je zmienić na pole tekstowe, ponieważ

prawdopodobnie na tego typu polach nie będą wykonywane

żadne obliczenia. W razie potrzeby należy także sprawdzić i

ustawić właściwości pól, takie jak formatowanie.

39

Importowanie danych z bazy danych

SQL lub z innego źródła danych ODBC

Aby tego dokonać ponownie otwieramy plik programu Access

lub przechodzimy do okna bazy danych otwartego pliku

programu. Następnie :

– Aby importować tabele, w menu Plik wybierz polecenie Pobierz

dane zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie Importuj.

– Aby połączyć tabele, w menu Plik wybierz polecenie Pobierz

dane zewnętrzne, a następnie kliknij polecenie Połącz tabele.

• W oknie dialogowym Importowanie (lub Połącz) w polu

Pliki typu wybierz opcję ODBC Databases().

• Okno dialogowe Wybierz źródło danych zawiera listę

źródeł danych wszystkich sterowników ODBC( Open Database

Connectivity: Plik programu używany do łączenia z określoną

bazą danych. Każdy program bazy danych, taki jak Access,

dBASE lub SQL Server wymaga innego

sterownika)zainstalowanych na komputerze.)

zainstalowanych na komputerze.

40

•

Klikamy kartę Plikowe źródło danych lub

Komputerowe źródło danych, a następnie dwukrotnie

źródło danych ODBC, które chcemy importować.

•

Aby zdefiniować nowe źródło danych dla dowolnego

zainstalowanego sterownika ODBC, najpierw klikamy

przycisk Nowe i postępuj zgodnie z instrukcjami

wyświetlanymi w oknie dialogowym Tworzenie nowego

źródła danych i w kolejnych oknach dialogowych.

•

Jeśli wybrane źródło ODBC wymaga logowania,

wprowadzamy identyfikator logowania i hasło (mogą być

także wymagane dodatkowe informacje), a następnie

kliknamy przycisk OK.

•

Program Microsoft Access połączy się ze źródłem danych

ODBC i wyświetli listę tabel, które można importować lub

połączyć.

41

•

Jeśli łączymy tabelę, zaznaczamy pole wyboru Zapisz

identyfikator logowania i hasło, aby zapisać informacje dla

tabeli w bieżącej bazie danych programu Access, tak aby

użytkownicy nie musieli ich wprowadzać. Jeśli pole wyboru

pozostanie wyczyszczone, wszyscy użytkownicy będą musieli

wprowadzać identyfikator logowania i hasło przy każdym otwarciu

tabeli podczas następnych nowych sesji pracy z programem

Microsoft Access. Administrator bazy danych SQL może także

podjąć decyzję o wyłączeniu tego pola wyboru, co spowoduje, że

wszyscy użytkownicy będą musieli wprowadzać identyfikator

logowania i hasło za każdym razem, gdy łączą się z bazą danych

SQL.

•

Kliknij każdą z tabel, które chcesz importować lub połączyć, a

następnie kliknij przycisk OK. Jeśli łączona tabela nie posiada

indeksu jednoznacznie identyfikującego poszczególne rekordy, w

programie Microsoft Access zostanie wyświetlona lista pól

połączonej tabeli. Kliknij pole lub kombinację pól, która w sposób

unikatowy będzie identyfikować poszczególne rekordy, a następnie

kliknij przycisk OK.

42

Podobnie można importować dane

jeszcze z wielu innych formatów. Oto
niektóre z nich:

MS Outlook, MS Exchange, MS Works,

dBase, Paradox, Pliki XML

43

Eksportowanie danych i

obiektów bazy danych —

informacje

44

Eksportowanie jest sposobem wyprowadzania

danych i obiektów bazy danych do innej bazy

danych, do arkusza kalkulacyjnego lub formatu

pliku, aby inna baza danych, aplikacja lub

program mogły używać tych danych i obiektów

bazy danych. Eksportowanie jest podobne do

kopiowania i wklejania. Dane można

Eksportowanie jest sposobem wyprowadzania

danych i obiektów bazy danych do innej bazy

danych, do arkusza kalkulacyjnego lub formatu

pliku, aby inna baza danych, aplikacja lub

program mogły używać tych danych i obiektów

bazy danych. Eksportowanie jest podobne do

kopiowania i wklejania. Dane można obiektów

bazy danych z bazy danych Access lub projektu

Access’a można eksportować do innej bazy

danych lub projektu Access.

45

Eksportowanie obiektów bazy

danych

Nie można eksportować diagramów bazy
danych (diagram bazy danych: Graficzna
reprezentacja dowolnej części schematu bazy
danych. Może to być pełny lub częściowy
obraz struktury bazy danych. Obejmuje on
tabele, zawarte w nich kolumny oraz relacje
między tabelami.) do projektu programu
Access lub do bazy danych programu Access.
Nie można eksportować kwerend ani relacji z
bazy danych programu Access do projektu
programu Access.

46

W wypadku eksportowania

danych do dokumentu XML

można eksportować tabelę

główną i dowolne tabele

pokrewne. W wypadku

eksportowania do innej

bazy danych można

eksportować jednocześnie

tylko jeden obiekt. Jeśli do

bazy danych ma zostać

wyeksportowanych kilka

obiektów, należy otworzyć

bazę docelową i

importować obiekty.

47

Gdy eksportowany jest obiekt z innej

bazy danych, niekiedy trzeba
eksportować również obiekty
powiązane, aby obiekt ten działał. Na
przykład źródłem danychraportu
może być kwerenda, która może być
oparta na relacji między dwiema
tabelami

48

Podczas eksportowania strony dostępu do danych (strona dostępu do

danych: Publikowana z programu Access strona sieci Web, która ma

połączenie z bazą danych. Na stronie dostępu do danych można

wyświetlać, dodawać i edytować dane przechowywane w bazie danych

oraz operować nimi. Strona może również zawierać dane z innych źródeł,

takich jak program Excel.), eksportowane jest tylko łącze do

odpowiedniego pliku HTML (HTML: Standardowy język znakowania

informacji używany w przypadku dokumentów w sieci World Wide Web. W

języku HTML używane są tagi, które wskazują, jak przeglądarki sieci Web

mają wyświetlać elementy strony, takie jak tekst i grafika, i jak mają

odpowiadać na akcje użytkownika.). Plik HTML pozostaje w tym samym

miejscu, co oznacza, że istnieją dwie strony wskazujące ten sam plik HTML.

Jeśli nie jest to pożądane rozwiązanie, należy zapisać jedną ze stron

dostępu do danych pod inną nazwą i podać inną lokalizację dla nowego

pliku HTML.
W przypadku programu Access 2002 można użyć Kreatora transferu bazy

danych do utworzenia nowej bazy danych SQL Server i eksportowania

obiektów z istniejącej bazy danych Access

Dane eksportowane do HTML

49

Przesyłanie pocztą obiektów bazy

danych

• Dane wyjściowe obiektu bazy danych można przesłać pocztą e-

mail, dołączając je do wiadomości poczty elektronicznej w kilku

różnych formatach plików, w tym w formacie programu

Microsoft Excel (.xls), Rich Text Format (.rtf), formacie

tekstowym MS-DOS (.txt), HTML  (.html), IDC/HTX (pliki IDC/HTX:

Program Microsoft Internet Information Server używa plików IDC

i HTX do pobierania danych ze źródła danych ODBC i

formatowania ich jako dokumentu HTML.), ASP (Active Server

Page (ASP): Plik zawierający osadzone skrypty po stronie

serwera, który jest wykonywany na serwerze oraz wysyłany na

kliencką przeglądarkę sieci Web i wyświetlany w niej jako

standardowy plik HTML. ) i w formacie stron dostępu do danych

(.html). Stronę dostępu do danych można również wysłać jako

treść wiadomości e-mail.

• Aby wysłać obiekt bazy danych pocztą elektroniczną, potrzebny

jest program Microsoft Outlook, Microsoft Exchange, Microsoft

Mail lub inna aplikacja poczty elektronicznej, która obsługuje

standard Messaging Application Programming Interface (MAPI).

50

Exportowanie danych na stronę

Web

Są cztery sposoby tworzenia strony Web przy użyciu danych lub obiektów bazy danych Microsoft Access:

•

W przeglądarce sieci Web obsługującej dynamiczny język HTML  (DHTML: Rozszerzenie języka HTML

(Hypertext Markup Language) dodające multimedia, dostęp do baz danych i model obiektowy, których

programy mogą używać do zmiany stylów i atrybutów elementów strony (obiektów) oraz do zastępowania

istniejących elementów (obiektów) nowymi.)w wersji 4.0 lub nowszy można używać stron dostępu do

danych Strony dostępu do danych nie są wyprowadzane lecz tworzone jako obiekty bazy danych, które

zawierają skrót do odpowiedniego pliku HTML danej strony dostępu do danych. Stron dostępu do danych

używa się do przeglądania, edycji, aktualizacji, usuwania, filtrowania, grupowania i sortowania danych

dynamicznych z bazy danych Microsoft Access lub z bazy danych Microsoft SQL Server.

•

Z tabel, kwerend i formularzy można wyprowadzać pliki HTML generowane przez serwer (zawartość HTML

generowana przez serwer: Plik stron ASP (Active Server Pages) lub IDC/HTX, stanowiący dane wyjściowe

tabeli, kwerendy lub formularza, połączony ze źródłem danych ODBC i przetwarzany przez program

Internet Information Server, który dynamicznie tworzy pliki HTML tylko do odczytu.) albo ASP (Active

Server Page (ASP): Plik zawierający osadzone skrypty po stronie serwera, który jest wykonywany na

serwerze oraz wysyłany na kliencką przeglądarkę sieci Web i wyświetlany w niej jako standardowy plik

HTML. ), albo IDC/HTX (pliki IDC/HTX: Program Microsoft Internet Information Server używa plików IDC i

HTX do pobierania danych ze źródła danych ODBC i formatowania ich jako dokumentu HTML.). W

przeglądarce sieci Web pliki HTML generowane przez serwer wyświetlane są w formacie tabeli. Plików

HTML generowanych przez serwer należy używać wtedy, kiedy chce się korzystać z dowolnej przeglądarki

sieci Web, dane ulegają częstym zmianom lub zachodzi potrzeba oglądania dynamicznych danych w tabeli

połączonej ze źródłem danych ODBC (źródło danych ODBC: Dane i informacje niezbędne do uzyskania

dostępu do danych ODBC z programów i baz danych obsługujących protokół Open Database Connectivity

(ODBC).), lecz nie ma potrzeby ich aktualizacji czy modyfikacji.

•

Statyczne pliki HTML można tworzyć z tabel, kwerend, formularzy i raportów. W przeglądarce sieci Web

raporty są wyświetlane w formacie raportu, a tabele, kwerendy i formularze są wyświetlane w formacie

arkusza danych. Statycznych plików HTML należy używać wtedy, kiedy chce się korzystać z dowolnej

przeglądarki Web, która obsługuje język HTML w wersji 3.2 lub nowszej, a dane zmieniają się rzadko.

•

Formularz lub raport można zapisać jako stronę dostępu do danych przy użyciu polecenia Zapisz jako w

menu Plik. Dzięki temu można używać formularza lub raportu jako strony sieci Web.

51

A oto jeden z tych sposobów zastosowany w

praktyce

52

Eksportowanie lub wymiana

danych z programem

Microsoft Word lub z innym edytorem tekstów.

Są trzy sposoby korzystania z danych programu Microsoft

Access przy użyciu edytorów tekstów:

• W przypadku bazy danych Access można użyć kreatora

korespondencji seryjnej programu Microsoft Word do utworzenia

w programie Microsoft Word 2002 dokumentu korespondencji

seryjnej, który jest połączony z danymi programu Microsoft

Access 2002. Po utworzeniu połączenia można w dowolnej chwili

otworzyć dokument w programie Microsoft Word, aby

wydrukować nową serię formularzy listów lub etykiet z użyciem

bieżących danych w programie Microsoft Access.

• Do dowolnej wersji programu Microsoft Word można

eksportować dane programu Microsoft Access w celu utworzenia

pliku danych źródłowych, który może być używany z funkcją

korespondencji seryjnej programu Word.

• Wyprowadzony arkusz danych, formularz lub raport można

zapisać jako plik w formacie Rich Text Format (.rtf) lub jako plik

tekstowy (.txt). Plik Rich Text Format zachowuje formatowanie,

takie jak czcionki i style, i może być otwierany za pomocą

programu Microsoft Word i innych edytorów tekstów i

programów do składu komputerowego dostępnych w systemie

Microsoft Windows.

53

Oto jeden z tych trzech

sposobów

54

Eksportowanie do programu Microsoft Excel

lub do innego programu arkusza

kalkulacyjnego

Są trzy sposoby używania danych programu Microsoft Access w

programie Microsoft Excel lub w innym arkuszu
kalkulacyjnym:

• Arkusz danych można wyeksportować jako niesformatowane dane do programu

Microsoft Excel lub do innego programu arkusza kalkulacyjnego.

• Wyprowadzony arkusz danych, formularz lub raport można zapisać

bezpośrednio jako plik programu Excel (.xls) lub jako arkusz kalkulacyjny. W ten
sposób zostanie zachowana większość formatowania, na przykład jak czcionki i
kolory. Poziomy grupowania (poziom grupy: Głębokość, do której grupa w
raporcie lub na stronie dostępu do danych jest zagnieżdżona wewnątrz innych
grup. Grupy są zagnieżdżone, gdy zestaw rekordów jest pogrupowany według
więcej niż jednego pola, wyrażenia lub źródła rekordów grupy.) raportu są
zapisywane jako poziomy konspektu programu Microsoft Excel, a formularz jest
zapisywany jako tabela danych.

• Dane z tabeli, kwerendy/widoku, arkusza danych lub raportu można

eksportować do pliku XML, który następnie można zaimportować do programu

Excel

.

55

Formularz wyeksportowany do pliku

.xls.

56

Automatyzacja operacji

eksportowania

Aby uprościć często wykonywane

operacje eksportowania, można je

zautomatyzować, tworząc makro lub

procedurę w języku Visual Basic for

Applications. Jest to przydatne na

przykład wtedy, gdy dane są

regularnie eksportowane lub jeśli

budowana jest witryna sieci Web za

pomocą wielu obiektów bazy danych.

57

Specyfikacje importu/eksportu i pliki Schema.ini — informacje

Specyfikacja importu/eksportu zawiera takie informacje, jak format pliku,

kolejność dat czy formaty liczb używane przez program Microsoft Access do

importowania lub eksportowania plików tekstowych o stałej szerokości lub

rozdzielanych. Specyfikacja importu/eksportu jest przechowywana pod

domyślną nazwą: NazwaPliku_ImportSpec lub NazwaPliku_ExportSpec w

bazie danych, do której jest wykonywany import lub z której jest

wykonywany eksport.

Aby utworzyć specyfikację importu/eksportu, należy użyć Kreatora importu

tekstu lub Kreatora eksportu tekstu. Specyfikacji importu/eksportu należy

używać, planując powtarzanie importu do tej samej tabeli, eksportowanie

do tego samego pliku lub automatyzację procesu importu lub eksportu.

Alternatywnie można skorzystać z pliku Schema.ini w programie Microsoft

Visual Basic w celu zapewnienia jeszcze szerszej kontroli nad danymi w

pliku tekstowym, na przykład w celu określenia specjalnych formatów

waluty albo obsługi zmiennoprzecinkowych typów danych. Plik Schema.ini

jest plikiem tekstowym zawierającym wpisy, które mają znaczenie

nadrzędne względem domyślnych ustawień sterownika tekstu w rejestrze

systemu Windows. Plik Schema.ini powinien być przechowywany w tym

samym folderze co importowany lub eksportowany plik tekstowy i zawsze

musi nazywać się Schema.ini.

58

ODBC

59

W programie Microsoft Access można importować ,eksportować lub łączyć dane z wielu

różnych formatów baz danych, arkuszy kalkulacyjnych i plików tekstowych. Służy do
tego albo wbudowany sterownik programu, albo sterownik ODBC (Open Database
Connectivity (ODBC): Standardowa metoda współużytkowania danych między bazami
danych i programami. W celu uzyskania dostępu do danych zewnętrznych sterowniki
ODBC używają standardowego języka Structured Query Language (SQL).).

Sterowniki wbudowane
Program Access zawiera sterowniki wbudowane, które umożliwiają importowanie,

eksportowanie lub łączenie danych następujących typów: inne bazy danych programu
Microsoft Access, projekty programu Microsoft Access, Paradox, dBASE, Microsoft
Excel, arkusze kalkulacyjne Lotus 1-2-3, Microsoft Exchange, Microsoft Outlook, pliki
tekstowe o stałej szerokości, pliki tekstowe rozdzielane i pliki HTML.

Po zainstalowaniu wbudowanego sterownika dla określonego typu danych, typ ten jest

dostępny w oknach dialogowych Exportowanie, Importowanie i Łącze. Wszystkie
sterowniki wbudowane są instalowane automatycznie podczas instalacji programu
Access. Można także zainstalować na komputerze użytkownika sterowniki ODBC dla
wyżej wymienionych produktów, lecz firma Microsoft zaleca używanie odpowiedniego
sterownika wbudowanego, jeśli jest dostępny.

Sterowniki ODBC
Sterowników ODBC można używać do połączenia z bazami danych Microsoft SQL Server,

bazami danych Microsoft FoxPro i danymi z innych programów, zawierających 32-
bitowe sterowniki zgodne ze standardem ODBC Level 1 do dostępu do ich plików
danych. Program Microsoft Access automatycznie instaluje sterownik ODBC programu
Microsoft SQL Server (Sqlsrv32.dll), sterownik ODBC programu Microsoft FoxPro
(vfpodbc.dll), sterownik ODBC programu Oracle (msorcl32.dll) i niektóre pliki
pomocnicze ODBC (pliki Pomocy i ikonę Źródła danych (ODBC) Panelu sterowania i
Narzędzi administracyjnych).

60

ODBC jest standardem normującym sposób
dostępu do baz danych. Standard ten określa, iż
aplikacja komunikuje się z managerem ODBC,
który z kolei odwołuje się do driverów ODBC,
które dopiero potrafią porozumiewać się z
konkretnym typem baz danych. Dzięki temu
aplikacje można uniezależnić od używanej bazy
danych oraz ułatwić pracę twórców baz danych,
którzy nie muszą pisać sterowników czy bibliotek
umożliwiających dostęp do swojej bazy dla
różnych programów czy języków programowania.
Z praktycznego punktu widzenia, ODBC dla
programującego w VB jawi się jako zbiór funkcji
udostępnianych przez Managera ODBC

61

Realacyjną bazą danych zarządzają SZBD (ang. DBMS -

systemy zarządzania bazami danych), takie jak: Sybase,

Oracle, MS SQL Server, Paradox, Access itd. Pomiędzy SZDB

a aplikacją stosuje się interfejsy, które umożliwiają

programową obsługę bazy. Takim standardowym interfejsem

systemu operacyjnego Windows jest ODBC . Istnieją także

implementacje ODBC na inne systemy operacyjne (Linux,

Solaris). ODBC Windows umożliwia utworzenie własnej bazy

danych, lub też udostępnia żródła danych z innych SZBD.

Aby skorzystać z usług ODBC należy utworzyć żródło

danych. Standardowo mamy dostęp do sterowników:

MSAccess, DBase, Excel, FoxPro, Paradox. MS SQL server itd.

Źródło danych (baza danych) składa się z prostych tabel -

zbiorów rekordów. Bardziej skomplikowane struktury danych

realizowane są poprzez realacje między tabelami, system

kluczy.

62

Importowanie i łączenie danych ze źródeł

danych ODBC

Można importować lub łączyć dane z baz danych ODBC (baza danych ODBC:

Baza danych, dla której dostarczony jest sterownik Open Database

Connectivity (ODBC). Sterownika tego można używać do importowania,

łączenia lub eksportowania danych.), takich jak Microsoft SQL Server i

Visual FoxPro, a także z innych programów, które zawierają sterowniki

zgodne ze standardem ODBC (Open Database Connectivity (ODBC):

Standardowa metoda współużytkowania danych między bazami danych i

programami. W celu uzyskania dostępu do danych zewnętrznych

sterowniki ODBC używają standardowego języka Structured Query

Language (SQL).) Level 1 do uzyskiwania dostępu do ich plików danych. W

tym celu należy połączyć się z odpowiednim źródłem danych ODBC (źródło

danych ODBC: Dane i informacje niezbędne do uzyskania dostępu do

danych ODBC z programów i baz danych obsługujących protokół Open

Database Connectivity (ODBC).). Do połączenia się ze źródłem danych

ODBC potrzebny jest odpowiedni sterownik ODBC (sterownik Open

Database Connectivity (ODBC): Plik programu używany do łączenia z

określoną bazą danych. Każdy program bazy danych, taki jak Access lub

dBASE, albo system zarządzania bazami danych, taki jak SQL Server,

wymaga innego sterownika.) oraz zdefiniowana nazwa źródła danych.