Inwentaryzacja
Istota inwentaryzacji
Formy inwentaryzacji
Metody inwentaryzacji
Niedobory i nadwyżki
Kompensata
Ewidencja
Inwentaryzacja
Istota inwentaryzacji
Formy inwentaryzacji
Metody inwentaryzacji
Niedobory i nadwyżki
Kompensata
Ewidencja
Inwentaryzacja
Według ustawy o rachunkowości inwentaryzacja to ogół
czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia
szczegółowego spisu z natury składników majątkowych
danej jednostki (czyli aktywów) oraz źródeł ich
pochodzenia (czyli pasywów) na dany moment bilansowy.
Inwentaryzacja polega więc na ustaleniu za pomocą spisu
faktycznego stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych
składników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic
między stanem stwierdzonym podczas inwentaryzacji
(rzeczywistej) a stanem wynikającym z ewidencji
księgowej.
Inwentaryzacja
Służy do okresowego sprawdzania
stanu aktywów i pasywów
wykazywanego w księgach
rachunkowych lub jego ustalenia,
jeżeli nie prowadzi się bieżącej
ewidencji stanów (np. produkty w
toku, materiały, towary odpisywane
w koszty w momencie ich zakupu)
Inwentaryzacja
Słowo inwentaryzacja pochodzi od
łacińskiego słowa
inventarium
- czyli
służący do odnalezienia, zaś spis od słowa
invenire
- co oznacza znaleźć, odkryć.
Remanent z łacińskiego
remanere
oznacza pozostawać i odnosi się ilości
rzeczy będących w danym miejscu i
czasie
Obowiązki kierownika
jednostki
Formy inwentaryzacji
-
inwentaryzacja pełna okresowa
-
inwentaryzacja pełna ciągła
-
inwentaryzacja wyrywkowa
okresowa lub ciągła
Rodzaje inwentaryzacji
Inwentaryzacja pełna
okresowa
Polega na ustaleniu rzeczywistego stanu
wszystkich składników aktywów i pasywów
na określony dzień.
Polega ona na inwentaryzacji poszczególnych
składników nie w jednym terminie, lecz
sukcesywnie, tak aby określić stan
inwentaryzowanych aktywów i pasywów w
określonym przedziale czasowym (różne
grupy w różnych dniach).
Inwentaryzacja pełna
ciągła
Polega na dokonywaniu systematycznie
w ciągu okresu inwentaryzacyjnego w
różnych, planowo określonych
terminach, spisów z natury
poszczególnych składników środków
w taki sposób, aby wszystkie środki w
ciągu tego okresu zostały objęte
inwentaryzacją z wyznaczoną
częstotliwością.
Inwentaryzacja pełna
ciągła
Ustala się tutaj roczny plan
inwentaryzacji (daty inwentaryzacji
poszczególnych składników są
poufne) z zachowaniem terminów
określonych w Ustawie o
rachunkowości.
Plan inwentaryzacji zatwierdza
kierownik jednostki.
Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub
okresowa
Polega na ustaleniu rzeczywistego
stanu części (fragmentu)
składników aktywów i pasywów
na wybrany dzień lub w
określonym terminie.
Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub
okresowa
Obejmuje ona tylko objęte
ewidencją ilościowo-wartościową:
-
materiały,
-
towary,
-
produkty gotowe,
-
półfabrykaty.
Wyrywkowa inwentaryzacja ciągła lub
okresowa
Cel:
-
kontrola osób materialnie
odpowiedzialnych,
-
zmiana osoby materialnie
odpowiedzialnej,
-
określenie strat w przypadku
zdarzeń losowych.
Sposoby inwentaryzacji
Spis z natury
Potwierdzenie salda
Porównanie danych
ewidencyjnych z dokumentami
Spis z natury
Spis z natury składników
majątkowych, ich wycena,
porównanie z danymi z ksiąg
rachunkowych oraz wyjaśnienie i
rozliczenie ewentualnych różnic
Spis z natury
Stosowany jest do składników
dających się policzyć, zmierzyć,
zważyć
Dotyczy składników będących
własnością jednostki jak i obcych
powierzonych w celu sprzedaży,
przechowywania, przetwarzania
lub używania.
Potwierdzenie prawidłowości
sald księgowych
To otrzymywanie od banków i
kontrahentów potwierdzenia
prawidłowości wykazywanego w
księgach jednostki stanu aktywów
oraz wyjaśnienie i rozliczenie
ewentualnych różnic.
Potwierdzenie prawidłowości
sald księgowych
Tą metodą inwentaryzuje się:
-
środki pieniężne zgromadzone na
rachunkach bankowych,
-
należności,
-
pożyczki,
-
zobowiązania,
-
aktywa własne powierzone
kontrahentom.
Porównanie danych ewidencyjnych z
dokumentami
To porównanie danych z ksiąg
rachunkowych z odpowiednimi
dokumentami i weryfikacja
realnej wartości tych składników.
Porównanie danych ewidencyjnych z
dokumentami
Obejmuje ono pozostałe składniki
aktywów i pasywów,
niezinwentaryzowane na koniec
roku obrotowego w inny sposób.
Terminy inwentaryzacji
w okresie ostatnich trzech miesięcy roku obrotowego oraz pierwszych 15 dni
następnego roku obrotowego – pozostałych aktywów i pasywów oraz innych
składników obejmowanych roczną inwentaryzacją, pod warunkiem, że ustalenia
ich stanu dokonuje się przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego
drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda - przychodów i rozchodów
(zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia
a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan
wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym,
raz w
roku obrotowym w dowolnym terminie – zapasów towarów i materiałów
(opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego
jednostki oraz zapasów drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną
.
Terminy inwentaryzacji
w ostatnim dniu roku obrotowego – aktywów pieniężnych, produkcji w toku
(w tym środków trwałych w budowie), papierów wartościowych, materiałów,
towarów i produktów gotowych,
raz na cztery lata drogą spisu z natury, zaś w ciągu pozostałych trzech lat
drogą porównania ewidencji z dokumentacją oraz analizy i weryfikacji –
środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków
trwałych
w budowie- znajdujących się na terenie strzeżonym,
raz na dwa lata - zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych
i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych
ewidencją ilościowo-wartościową
,
Różnice inwentaryzacyjne
-
Niedobory
-
Szkody
-
Nadwyżki
Różnice inwentaryzacyjne
Niedobory i nadwyżki ustala się:
-
ilościowo i wartościowo
-
wartościowo.
Różnice inwentaryzacyjne
Ilościowo i wartościowo dotyczy
rzeczowych składników majątku
(środków trwałych, towarów,
materiałów i opakowań), jeżeli ich
ewidencja w księgach
rachunkowych jest prowadzona
wartościowo i w jednostkach
naturalnych.
Różnice inwentaryzacyjne
Wartościowo dotyczy gotówki,
papierów wartościowych, towarów
i opakowań w placówkach handlu
detalicznego, jeżeli ich ewidencja
w księgach rachunkowych
prowadzona jest wartościowo.
Niedobory
Ujemne różnice ilościowe i
wartościowe ujawnione w drodze
porównywania stanu rzeczywistego
ze stanem księgowym.
Stan rzeczywisty < Stan księgowy
Powstają podczas transportu,
magazynowania, użytkowania,
produkcji.
Szkody
To utrata pierwotnej wartości
użytkowej składnika majątku.
Przyczyny powstania:
-
niewłaściwe warunki składowania,
-
warunki atmosferyczne,
-
zaniedbania osób materialnie
odpowiedzialnych.
Nadwyżki
Dodatnie różnice ilościowe i
wartościowe ujawnione w wyniku
porównania stanu rzeczywistego ze
stanem księgowym.
Stan rzeczywisty > Stan księgowy
Powstają podczas:
- transportu, magazynowania,
użytkowania, produkcji.
Niedobory
-
ubytki naturalne
-
niedobory i szkody niezawinione
-
niedobory i szkody zawinione.
Ubytki naturalne
To nie dające się się uniknąć
zmniejszenia ilości składnika
mieszczące się w granicach norm
ubytków naturalnych, powstałe w
wyniku takich procesów
fizykochemicznych, takich jak
wysychanie, ulatnianie,
parowanie.
Niedobory i szkody
niezawinione
Powstają z przyczyn niezależnych od
osób materialnie odpowiedzialnych:
-
ubytki przekraczające normy
niezawinione np. powstałe w
wyniku złego pakowania,
-
w wyniku niedokładności urządzeń
pomiarowych,
-
zdarzenia losowe (pożar, kradzież).
Niedobory i szkody
zawinione
Powstają z winy osób materialnie
odpowiedzialnych lub innych
osób, w wyniku:
-
niedbalstwa,
-
nadużyć,
-
naruszenia przepisów.
Niedobory i szkody
zawinione
1)
Niedobory bezsporne – osoba
winna wyraża zgodę na ich
pokrycie.
2)
Niedobory sporne – osoba winna
nie wyraża zgody na ich pokrycie:
a) niedobory dochodzone na
drodze postępowania sądowego,
b) niedobory niedochodzone.
Niedobory i nadwyżki
W trakcie przemieszczania, magazynowania, przyjmowania oraz wydawania powstają
niedobory, szkody, ubytki naturalne czy nadwyżki. Przyczynami tych różnic, są
najczęściej:
zmiany fizyczne i chemiczne oraz ubytki naturalne,
wypadki losowe, w których powstają nieodwracalne szkody w składnikach majątku,
spowodowane niezamierzonym działaniem ludzkim, a mianowicie:
błędne przyjmowanie i wydawanie towarów przez pracowników (błąd pomiaru
w ilości, mierzenia, liczenia),
błędne wypełnianie dokumentacji – złe ilość, gatunku, ceny lub rodzaju,
błędy w księgach rachunkowych w ewidencji operacji gospodarczych,
niedbałym wykonaniem czynności lub celowym działaniem człowieka na przykładzie:
fałszowanie dokumentów,
kradzież z włamaniem,
celowe zniszczenie lub uszkodzenie,
pożar spowodowany podpaleniem,
brak troski o powierzone mienie.
Nadwyżki
Powstają w wyniku:
-
niedokładności urządzeń
pomiarowych mieszczące się w
granicach dopuszczalnego błędu,
-
błędów w dokumentacji,
-
pomyłkowej zamiany podobnych
składników.
Klasyfikacja różnic inwentaryzacyjnych
Kompensata niedoborów z
nadwyżkami
Przyjmuje się tu za prawdopodobne, że
w ruchu magazynowym zaistniały
pomyłki przy przyjmowaniu bądź
wydawaniu składników, powodujące że
zamiast materiału „A” można
nieumyślnie wydać podobny do niego
materiał „B”.
Kompensata jest dokonywana przed
obliczeniem ubytków naturalnych.
Warunki kompensaty
nadwyżek i niedoborów
zostały ustalone w ramach tego
samego spisu z natury,
dotyczą tej samej osoby
odpowiedzialnej materialnie lub osób
rozliczanych i objętych
współodpowiedzialnością majątkową,
powstały w pokrewnych
asortymentach (dot. kształtu,
rozmiaru, koloru ...)
Sposoby kompensaty
globalnie,
indywidualnie
Globalnie
w ramach z góry ustalonych „grup
kompensacyjnych”, obejmujących
składniki tego samego lub pokrewnego
asortymentu, w podobnych
opakowaniach, podobnych
kolorystycznie;
kompensaty wewnątrz grup przebiegają
globalnie według zasady „wszystkie
niedobory ze wszystkimi nadwyżkami”.
Indywidualanie
w ramach wytypowanej jednej
nadwyżki i jednego niedoboru;
stosowany w odniesieniu do
składników zaliczonych do różnych
grup kompensacyjnych oraz tam
gdzie nie ustala się grup
kompensacyjnych, gdy spełnione są
warunki umożliwiające kompensatę.
Podstawowa zasada
kompensaty
„Zasada mniejszej ilości i niższej
ceny”
Różnice pozostające po
kompensacie (do dalszego
rozliczenia):
ilościowe – gdy ceny kompensowanych
składników są równe, ale ilości są
różne,
wartościowe – gdy ilości
kompensowanych składników są
równe, ale ceny są różne,
zarówno ilościowe, jak i
wartościowe – gdy różne są ilości oraz
ceny kompensowanych składników.
Przykład 1
Niedobór
800 szt. * 5 zł
=
Nadwyżka
500 szt. * 3 zł
=
Kompensata
Niedobór
Niedobór
Przykład 2
Niedobór
10.000 szt. * 8 zł
=
80.000
Nadwyżka
5.000 szt. * 6 zł
=
30.000
Kompensata
Niedobór
Niedobór
Przykład 3
Niedobór
10.000 szt. * 8 zł =
80.000
Nadwyżka
5.000 szt. *10 zł =
50.000
Kompensata
N
N
Przykład 4
Niedobór
10.000 szt. * 8 zł =
80.000
Nadwyżka
15.000 szt. *10 zł =
150.000
Kompensata
N
N
Księgowe ujęcie różnic
Księgowe ujęcie różnic
1.
PK -
2.
PK -
3.
PK –
4.
PK –
a)
b)
c)
5. PK –
Konto „Rozliczenie niedoborów i
nadwyżek”
Na koncie 24 „Rozliczenie niedoborów, szkód oraz nadwyżek” ujmuje się:
po stronie Winien:
o
niedobory i szkody składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej
skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w
korespondencji z kontami odpowiednich składników majątkowych, tj. na kontach na których
stwierdzono niedobór lub szkodę,
o
niedobory
i
szkody
w
środkach
trwałych
według
ich
wartości
netto
w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia,
o
niedobory środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w korespondencji
z odpowiednimi kontami aktywów pieniężnych,
o
podwyższenie wartości niedoboru lub szkody - tzw. „doksięgowanie różnicy” księgowane w
korespondencji z pozostałymi przychodami operacyjnymi.
Konto „Rozliczenie niedoborów i
nadwyżek”
po stronie Ma:
o
nadwyżki składników majątku obrotowego według ich wartości ewidencyjnej
skorygowanej o ewentualne odchylenia od cen ewidencyjnych, księgowane w
korespondencji z kontami odpowiednimi składników majątkowych, w których
stwierdzono nadwyżkę,
o
nadwyżki
środków
trwałych
według
ich
wartości
netto
w korespondencji z kontami środków trwałych i ich umorzenia,
o
nadwyżki środków pieniężnych według wartości nominalnej, księgowane w
korespondencji z odpowiednim kontem aktywów pieniężnych,
o
obniżenie wartości niedoboru i szkody, zgodnie z decyzją komisji, księgowanie
w korespondencji z pozostałymi kosztami operacyjnymi.
Ujęcie ewidencji rozliczeń
niedoborów i szkód
Ujęcie ewidencji rozliczeń niedoborów i szkód
„ Rozliczenie niedoborów, szkód”
Ma
Konto korespondujące
Winien
Dokonanie kompensaty niedoboru z nadwyżką
Niedobory zakwalifikowane, jako ubytki naturalne w
granicy norm
Niedobory niezawinione, wynikające z niedokładności
urządzeń w granicach tolerancji
„Koszty działalności
operacyjnej”
konta zespołów 4 i 5
Ubytki przekraczające normy oraz niedobory
niezawinione
Niedobory i szkody spowodowane zdarzeniami
losowymi
Niedobory zawinione, zaakceptowane przez osobę
materialnie odpowiedzialną- niedobory bezsporne
Niedobory zawinione skierowane na drogę sądową
Ujęcie ewidencji rozliczeń nadwyżek
Ujęcie ewidencji rozliczeń nadwyżek
Konto korespondujące
Ma
„Rozliczenie nadwyżek”
Winien
Dokonanie kompensaty niedoboru z
nadwyżką
Nadwyżki wynikające z niedokładności
urządzeń pomiarowych
Inne nadwyżki, których przyczyny nie
ustalono
Zadanie 1
Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie
zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł:
-
2.000 szt. opakowań zielonych po 4,20 zł za sztukę,
-
2.400 szt. Opakowań czerwonych po 5 zł za sztukę.
W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu
opakowań zielonych wynosi 3.200 szt., a zakrętek czerwonych 2.000 szt.
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki,
postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice
nieskompensowane uznać za niezawinione.
Polecenia:
1.
Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne.
2.
Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie.
3.
Zamknąć konta.
Zadanie 2
Spółka „Piotruś” w dniu przeprowadzenia spisu z natury posiadała w magazynie
zapas materiałów, który zgodnie z prowadzoną ewidencją wyniósł:
-
360 l soku truskawkowego po 5 zł zł za litr,
-
320 l soku wiśniowego po 4,5 zł za litr.
W wyniku przeprowadzonego spisu z natury ustalono, że rzeczywisty stan zapasu
soków wynosi 200 l soku truskawkowego i 400 l soku wiśniowego.
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej, zatwierdzony przez kierownika jednostki,
postanowiono ujawniony niedobór skompensować z nadwyżką, a różnice
nieskompensowane uznać za niezawinione.
Polecenia:
Wycenić spisane z natury zapasy i ustalić różnice inwentaryzacyjne.
Zaksięgować ujawnione różnice i ich rozliczenie.
Zamknąć konta.
Zadanie 3
Stan zapasu czekolad na dzień 31.12.20XX r. w hurtowni „Piotruś” wynikający z ksiąg
rachunkowych wyniósł:
-
czekolady z orzechami
5.580 sztukpo 5,60 zł/szt.
-
czekolady z bakaliami 5.220 sztuk
po 5,20 zł/szt.
-
czekolady miętowe
6.860 sztukpo 2,20 zł/szt.
-
czekolady truskawkowe
7.250 sztuk
po 2,80 zł/szt.
-
czekolady białe
5.450 sztukpo 6,60 zł/szt.
-
czekolady gorzkie
4.190 sztukpo 7,40 zł/szt.
W Wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji na podstawie spisu z natury stwierdzono, że
rzeczywisty stan zapasów wyniósł:
-
czekolady z orzechami
5.280 sztuk
-
czekolady z bakaliami 5.420 sztuk
-
czekolady miętowe
6.410 sztuk
-
czekolady truskawkowe
7.450 sztuk
-
czekolady białe
6.200 sztuk
-
czekolady gorzkie
3.690 sztuk
Polecenia:
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu kompensaty
niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad:
Zadanie 3
Polecenia:
Na wniosek komisji inwentaryzacyjnej kierownik jednostki podjął decyzje o dokonaniu
kompensaty niedoborów z nadwyżkami osobno dla następujących asortymentów czekolad:
-
kompensata czekolad z orzechami z czekoladami z bakaliami
-
kompensata czekolad truskawkowych z miętowymi
-
kompensata czekolad białych z gorzkimi.
Różnice nieskompensowane uznano za niezawinione i powstałe z przyczyn, których nie udało się
ustalić.
Zaksięgować powstałe różnice inwentaryzacyjne i ich rozliczenie.