proces

Podejście procesowe

• Każda organizacja (przedsiębiorstwo,
instytucja) jest zbiorem procesów.

• Procesy te wzajemnie się przeplatają. Ich
identyfikacja pozwala na lepsze
zrozumienie tworzenia wartości.

• Ich usprawnienie i stałe doskonalenie
zwiększa efektywność funkcjonowania
organizacji i stopień zadowolenia klientów
wewnętrznych i zewnętrznych.

Podejście procesowe

• Dotyczy procesów materialnych
(wytwórczych), ale także procesów
niematerialnych (informacyjnych).

• Szczególne znaczenie ma umiejętne
zarządzanie procesami logistycznymi w
przemyśle, usługach, handlu ale również w
administracji.

• Pozwala na osiągnięcie
wielowymiarowych efektów strategicznych
, w tym wzrostu sprawności działania i
elastyczności.

Podejście procesowe

•Podnosi wartość organizacji.

•Konieczne staje się zatem wdrożenie
całościowego myślenia procesami, to znaczy
myślenia i działania w kategoriach powiązanych ze
sobą czynności.

•Zgodnie z założeniami podejścia procesowego, do
systemu zarządzania w przedsiębiorstwie należy
podchodzić globalnie, począwszy od
zidentyfikowania wymagań i oczekiwań klienta,
poprzez ustalenie, wdrożenie i zarządzenie
procesami, zapewnienie niezbędnych do realizacji
procesów zasobów: pomiary i analizy wyników
procesów, doskonalenie systemu aż po
zadowolenie klienta.

Zarządzanie procesami wg normy ISO
9001:2000

• Podstawą opracowania, wdrażania i doskonalenia
systemu zarządzania jakością zgodnie z normą ISO
9001 jest podejście procesowe.

• Podejście procesowe wymaga od kierownictwa
organizacji spojrzenia na całokształt jej
funkcjonowania jako na system wzajemnie
powiązanych procesów, z których każdy ma
określony cel, przydzielone odpowiednie zasoby i
zapewnione metody nadzorowania jego przebiegu.

Wdrożenie koncepcji zarządzania

procesowego obejmuje etapy działań:

• określenie celów strategicznych ,
• identyfikację procesów zachodzących w

organizacji ,

• zdefiniowanie docelowej struktury

organizacyjnej,

• przełożenie celów strategicznych na

sprecyzowane cele okresowe,

• przekazanie celów okresowych do realizacji,
• wdrażanie systemów ,
• pomiar efektów.

Definicja procesu

Proces to ciąg (sekwencja) logicznie
uporządkowanych czynności, w wyniku których
powstaje określony efekt
(rezultat) działania (produkt materialny, usługa,
informacja, dokument lub dowolna kombinacja
tych elementów).

Proces to zestaw wzajemnie powiązanych lub
wzajemnie oddziałujących działań, które
przekształcają wejścia w wyjścia.

Typowe procesy logistyczne

• transportowania,

• magazynowania,

• komisjonowania i
kompletacji,

• dystrybucji,

• pakowania,

• opracowywania zamówień.

Definicje procesów logistycznych

•Proces transportowy - szereg związanych ze sobą
operacji transportowych, wykonywanych kolejno, w
ustalonym porządku, na określonej trasie i w
określonym czasie (PN –72/M – 78000).

•Procesy częściowe:

o przygotowanie ładunku do transportu,

o załadunek,

o przewóz,

o wyładunek.

Działania w procesie przygotowanie ładunku do

transportu:

• przygotowanie środków transportowych do

przewozu (tankowanie, kontrola),

• opakowanie i oznakowanie ładunku,
• przygotowanie dokumentów przewozowych.

Opakowanie i oznakowanie

ładunku

• Opakowanie jako nośnik ładunku.
• Rodzaje opakowań:

o ze względu na funkcję:

 jednostkowe,
 zbiorcze,
 transportowe .

o ze względu na sposób wykorzystania:

 jednorazowego użycia,
 wielokrotnego użycia.

• Proces magazynowania - zespół działań

operacyjnych związanych z przyjmowaniem,
składowaniem, kompletacją i wydawaniem dóbr
materialnych w odpowiednio przystosowanych
do tego miejscach i przy spełnieniu określonych
warunków organizacyjnych i technologicznych.
Proces ten składa się z przepływu dóbr
(materiałów, towarów) i informacji.

• Procesy częściowe:

o przyjęcie dostawy,
o przechowanie produktów i nadzór,
o przygotowanie zestawu produktów do wydania,
o wydanie i wysyłka.

Źródło: Słownik terminologii logistycznej. Biblioteka Logistyka.

Instytut Logistyki i Magazynowania. Poznań 2006, s.149

Działania w procesie przyjęcia dostawy:

• identyfikacja dostawy,
• identyfikacja dokumentów dostawy,
• wyładunek,
• kontrola ilościowa i jakościowa,
• określenie miejsca składowania,
• wprowadzenie dostawy do magazynu-

rejestracja miejsc składowania produktów w
systemie komputerowym,

• potwierdzenie przyjęcia dostawy,
• operacje płatności.

Przykłady procesów

•Działania promocyjne.
•Obsługa klienta w miejscu sprzedaży.
•Reklamacje produktów i sugestie zgłaszane pod adresem
firmy.

•Proces zakupu.
•Procesy logistyczne.
•Procesy szkolenia pracowników.
•Proces zarządzania informacją w firmie w systemie
komputerowym.

Rodzaje procesów

Ze względu na rangę zadań ( funkcji) wykonywanych
w
organizacji wyróżnia się:

• Procesy główne podstawowe, których efektem jest
produkt (usługa) na rynek zewnętrzny: z niego firma
„żyje” (uzyskuje przychody ze sprzedaży) np.
wytworzenie i sprzedaż wyrobu
w firmie produkcyjnej albo prowadzenie księgi
rachunkowej
w biurze rachunkowym,

• Procesy pomocnicze (wspierające, wspomagające
procesy główne), dzięki nim procesy podstawowe
mogą być sprawnie realizowane, a firma może
funkcjonować (np. remonty i konserwacja urządzeń,
transport wewnętrzny, )

•Procesy zarządzające, mają charakter decyzyjny ,
np. procesy zarządzania personelem, planowania i
audytów wewnętrznych.

Rodzaje procesów

Ze względu na znaczenie (wagę decyzji) dla
organizacji wyróżnia się:

•procesy strategiczne (kluczowe) – to procesy
podstawowe, pomocnicze i zarządcze, które w
największym stopniu wpływają na strategiczny
sukces danej organizacji (gwarantują przewagę
strategiczną i zapewniają największą satysfakcję
klientów) (np. planowanie nowego produktu,
wprowadzenie nowego procesu kluczowego dla
organizacji).

• procesy operacyjne (niestrategiczne) – to procesy,
które umożliwiają organizacji bieżące
funkcjonowanie (np. pozyskiwanie klientów,
wytwarzanie produktów i świadczenie usług).

Rodzaje procesów

Ze względu na rangę stanowisk decyzyjnych w
organizacji wyróżnia się:

•Procesy zarządcze (kierownicze), mające
charakter koncepcyjny, których efektem jest
„usługa” o charakterze niematerialnym (np.
przygotowanie, podejmowanie i przekazywanie
decyzji oraz kontrola ich realizacji),

•Procesy wykonawcze, sprowadzające się do
wykonywania poleceń (decyzji) (np. wykonanie
ciągu operacji technologicznych, przygotowanie
planu, wystawienie faktury, przyjmowanie
zamówienia, ściąganie należności).

Kroki postępowania przy podejściu
procesowym:

•ustalenie jakie procesy realizuje się w jednostce,

•wskazanie działań wykonywanych w ramach
poszczególnych procesów,

•opisanie przebiegu wyodrębnionych procesów,

•określenie powiązań pomiędzy procesami,

•wskazanie obszarów zaangażowanych w
realizację procesów i ich wykonawców,

•przeprowadzenie klasyfikacji procesów zgodnie z
przyjętym kryterium podziału,

•zdefiniowanie produktów działań i ich odbiorców,

•ustalenie harmonogramu przebiegu procesu,

•dokonanie odpowiedniej parametryzacji
opisanych procesów

Nazwa procesu

Typ procesu

Cele procesu (ogólny i szczegółowy)

Właściciel procesu/Lider procesu

Struktura procesu (podprocesy, czynności)

Wymagane zasoby do procesu

Wejście informacyjne procesu

Wyjście informacyjne procesu

Dostawca/dostawcy procesu

Klient/Klienci

(Odbiorca/odbiorcy procesu)
Monitorowane cechy (parametry procesu)

Mierniki oceny procesu

Właściciel procesu

• osoba na stanowisku kierowniczym, rozumie
logikę całego procesu,

• czuwa nad realizacją procesu,

•podejmuje działania mające na celu podniesienie
efektywności całego procesu.

•obserwuje wyniki procesu i składa raporty
dotyczące spełniania przez proces określonych
celów.

•ustanowienie właściciela nie oznacza, że pozostali
uczestnicy procesu są zwolnieni z
odpowiedzialności za efekt końcowy

Podstawowe dokumenty magazynowe:
dowód przyjęcia „Pz”,
dowód zwrotu „Zw”,
dowód przesunięcia międzymagazynowego
„Mm”,
dowód przyjęcia wyrobu „Pw”,
dowód przyjęcia odpadu technologicznego „Po”,
dowód przyjęcia depozytu „Pz” z pieczątka
„depozyt”,
dowód pobrania materiałów do zużycia
wewnętrznego „Rw”,
dowód wydania materiałów na zewnątrz
przedsiębiorstwa „Wz”,
zlecenio -faktura,
dowód zwrotu do produkcji „Zp”,

Przykłady zapisów z poszczególnych

procesów

Proces

Przykładowe zapisy

Sprzedaż

zapytania ofertowe, notatki z rozmów z klientami,

rejestr zapytań ofertowych, oferty,

zamówienia/zlecenia/umowy, plan sprzedaży

Zakupy

kwestionariusze oceny dostawców, lista

kwalifikowanych dostawców, plan zakupów, zapytania

ofertowe do dostawców, oferty dostawców,

zamówienia, rejestr zamówień, potwierdzenia

przyjęcia zamówienia

Produkcja

plan produkcji, zlecenia produkcyjne, karty kontroli,

karty niezgodności

Utrzymani

e ruchu

protokoły odbioru maszyn i urządzeń, karty

(gwarancyjne) maszyn i urządzeń, plan konserwacji

maszyn i urządzeń, protokoły wycofania maszyn i

urządzeń

Zarządzan

ie kadrami

podania o prace, dokumenty potwierdzające

kwalifikacje, umowy o prace, plan szkoleń, karty

szkoleń pracowników, karty oceny pracowników

Urbaniak M. Systemy zarządzania w praktyce gospodarczej, Difin,

W-wa 2006

Document Outline