Środki techniczne w pracy biurowej

Zasady działania i

zastosowanie:



Faksu



Telefonu



Komputera z Internetem



Kserokopiarki



Laminatora



Bindownicy



Gilotyny



Niszczarki



Dyktafonu



Innych

Faks - telefaks



Służy do przesyłania informacji za

pomocą linii telefonicznej.



Aby wysłać dokument należy

umieścić go w faksie, wybrać numer

faksu odbiorcy, następnie uruchomić

funkcję „start”.

Faks - telefaks

Aby urządzenia te działały poprawnie

należy pamiętać aby:

W ich otoczeniu unikać:



Wysokiej temperatury (grzejniki, kuchnie

itp. ) i raptownych jej zmian



Dużej wilgotności ( nawilżacze powietrza itp.)



Bezpośredniego nasłonecznienia



Zakurzonych, źle wentylowanych

pomieszczeń



Oparów substancji chemicznych, Np.

rozpuszczalników



Miejsc z wibracjami i nierównych płaszczyzn

Faks - telefaks

Urządzenia te należy

prawidłowo obsługiwać,

zgodnie z instrukcją.

Faks – telefaks

wkładanie dokumentów



Na początku należy upewnić się czy

dokumenty przygotowane do nadania nie

zawierają spinaczy, zszywek itp. Dokument

należy włożyć do podajnika górną

krawędzią do dołu i stroną zapisaną

skierowaną do podajnika

Faks – telefaks



Należy pamiętać, że nie wolno

wysyłać dokumentów:

Wilgotnych lub mokrych,

Świeżo napisanych atramentem,

Zgniecionych

Sporządzonych na zbyt mokrym

papierze,

Sporządzonych na specjalnie

spreparowanych papierach np.

przygotowanych chemicznie,

laminowanych itp

Telefon

W biurze warto zainstalować telefon,

który będzie miał więcej funkcji niż

przeciętny telefon stacjonarny np.:

Automatyczną sekretarkę (można

otrzymywać dzięki temu

wiadomości poza godzinami pracy)

Telefon

Programowalną pamięć (szybkie

wybieranie numerów)

System głośno mówiący

Kilka linii

Telefon komórkowy

Dzięki telefonowi komórkowemu

możemy nawiązać kontakt z drugą

osobą nie zależnie od tego gdzie

się znajdujemy.

Oprócz rozmów telefony te posiadają

funkcję wysyłania sms czyli

krótkich wiadomości tekstowych.

Usługa ta jest tańsza od rozmowy.

Komputer z Internetem



Możliwość uzyskania szybkich informacji

na interesujące tematy



Szybkie źródło przekazu informacji za

pomocą e- maila czyli poczty

elektronicznej (do zalet takiej poczty

należy szybkość przesyłania wiadomości,

możliwość wysłania informacji do kilku

osób jednocześnie, można wysyłać

dokumenty w załączeniu)

Kserokopiarki



Urządzenia służące do kopiowania



Aby funkcjonowały prawidłowo należy

zapewnić odpowiednie warunki ich

eksploatacji:

Należy unikać wysokiej temperatury i

nasłonecznienia w ich otoczeniu

Dużej wilgotności

Oparów substancji chemicznych,

rozcieńczalnika itp.

Nierównych płaszczyzn i miejsc z wibracjami

Laminatory



Urządzenia służące do powlekania warstwą folii

dokumentów papierowych dzięki czemu

dokument taki jest chroniony przed

zniszczeniem



Laminowanie polega na umieszczaniu

dokumentu w folii termokurczliwej, która pod

wpływem temperatury przykleja się do papieru



Można powlekać materiały we wszystkich

popularnych wymiarach ( identyfikatory,

regulaminy, plakaty formatu A3, legitymacje)

Bindownice



Mechaniczne

- służą do oprawy

dokumentów. Najprostszy sposób na

oprawienie luźnych kartek w zwarty

dokument to oprawa w okładki ( z

tworzywa) i grzbiet (zaciskowa listwa

z tworzywa). Urządzenie dziurkuje i

oprawia dokumenty do formatu A4.

Otrzymujemy formę książkową.

Bindownice



Uniwersalna bindownica mechaniczna

– poza tym, że łączy kartki w

dokument za pomocą plastikowego

grzbietu, robi otwory w

standardowych odstępach np. do

segregatorów oraz łączy grzbiety

kartek w zaciskowe listwy plastikowe.

Bindownice



Termobindownice elektryczne

–

oprócz standardowych opcji posiada

również dodatkową zwaną Mini

Bind, która daje możliwość

wykonania cienkiej oprawy (1mm)

równocześnie z oprawianiem

grubego dokumentu w standardowej

szczelinie zgrzewającej.

Gilotyny



Służą do równego, dokładnego i

szybkiego wyrównywania przez

obcinanie dokumentów za pomocą

noża introligatorskiego.

Niszczarki

Urządzenia służące do cięcia

papierowych dokumentów na

drobne paski

Dyktafony



Urządzenie służące do nagrywania

np. głosu. Jest przydatny np.

podczas konferencji można nagrać

glos, rozmowę i sporządzić

następnie z tego notatkę.

Inne środki techniczne



Segregatory



Teczki



Dziurkacze



Terminarze



Zszywacze do papieru

Document Outline