Systemy Kancelaryjne .

W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele

czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich :

- przyjmowanie pism,

- rozdzielanie i doręczanie ich,

- rejestrowanie,

- znakowanie,

- załatwianie spraw będących treścią pism,

- aprobata spraw załatwionych,

- podpisywanie,

- wysyłanie pism,

- przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych.

Czynności te nazywane są czynnościami

kancelaryjnymi .

Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych

czynności jest jedną z najważniejszych spraw w

każdej jednostce organizacyjnej. Czynności

kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez

dowolnych pracowników i w dowolny sposób.

Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego

obowiązków i jak je ma wykonać.

Dlatego też w dobrze zorganizowanej jednostce

istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują.

Zbiór tych przepisów stanowi Instrukcję

Kancelaryjną .

Wyróżnia się trzy rodzaje

systemów kancelaryjnych

:

1.) System dziennikowy ;

2.) System bezdziennikowy ;

3.) System mieszany .

System Kancelaryjny

Dziennikowy

polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism

otrzymanych i wysyłanych w dziennikach

podawczych, zwanych też dziennikami

kancelaryjnymi .

Jednostka organizacyjna stosująca ten system

musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w

kancelarii, jak i w każdej innej komórce

organizacyjnej .

System kancelaryjny dziennikowy

występuje w dwóch odmianach :

1) system dwudziennikowy – każda komórka

organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze : w

jednym rejestruje się pisma przychodzące

( dziennik pism przychodzących ), a w drugim

pisma wychodzące ( dziennik pism wychodzących

) ,

2) system jednodziennikowy – komórki

organizacyjne mają tylko jeden dziennik

podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma .

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej

stosującej system jednodziennikowy jest

następujący

:

1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim

dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisując :

datę, nadawcę, określenie sprawy, znak oraz

symbol komórki organizacyjnej, do której

przekazano pismo do rozpatrzenia

,

2) po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej

komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku

podawczym kancelarii ,

3) w komórce organizacyjnej pismo ponownie jest

rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym

tej komórki, znów jako pismo otrzymane ,

4) następnie pismo przekazywane jest za

pokwitowaniem w dzienniku podawczym komórki

organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia ,

5) referent załatwia sprawę, przygotowuje odpowiedź i

rejestruje ją w dzienniku podawczym komórki

organizacyjnej jako pismo wysłane ,

6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku komórki, pismo

z odpowiedzią przesyła się do kancelarii w celu wysłania

go do adresata ,

7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku

podawczym jako pismo wysłane, zapisując

: adresata,

znak, określenie sprawy, datę wysłania, a

następnie je wysyła .

System Kancelaryjny

Bezdziennikowy

–

rezygnuje z

rejestracji

w dziennikach podawczych. Nie

rejestruje się w nim pojedynczych pism, lecz

załatwione w całości sprawy w spisie

spraw nazywanym też wykazem spraw.

Formularz

Spisu Spraw :

Kolejność wykonywania czynności w
systemie bezdziennikowym jest
następująca :

1) kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie
rejestrując ich, za to w polu wpływu przystawia
pieczątkę wpływu i wypełnia ją ,
2) następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje
pismo do właściwej komórki organizacyjnej ,
3) kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo
referentowi w celu załatwienia sprawy ,
4) referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie
spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa
liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas
zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism ,
5) po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo
z odpowiedzią kierownikowi komórki
organizacyjnej ,
6) kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i
kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je
wysyła.

Aby system bezdziennikowy

dobrze funkcjonował muszą

być spełnione trzy warunki :

1.

pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć

wysokie kwalifikacje ,

2.

dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy

poszczególne komórki organizacyjne, a w nich

pomiędzy poszczególne stanowiska pracy ,

3.

w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być

opracowany i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który

określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować .

System Kancelaryjny

Mieszany :

łączy w sobie elementy systemu

dziennikowego i

bezdziennikowego, czyli część

komórek organizacyjnych danej

jednostki organizacyjnej stosuje

system bezdziennikowy, a część

dziennikowy

.