Systemy Kancelaryjne .

W każdej jednostce organizacyjnej wykonuje się wiele 

czynności związanych z obiegiem pism. Należą do nich :

- przyjmowanie pism,

- rozdzielanie  i doręczanie ich,

- rejestrowanie,

- znakowanie,

- załatwianie spraw będących treścią pism,

- aprobata spraw załatwionych,

- podpisywanie,

- wysyłanie pism,

- przechowywanie akt spraw bieżących i załatwionych.

Czynności te nazywane są czynnościami 

kancelaryjnymi .

Uregulowanie sposobu wykonywania wskazanych 

czynności jest jedną z najważniejszych spraw w 

każdej jednostce organizacyjnej. Czynności 

kancelaryjne nie mogą być wykonywane przez 

dowolnych pracowników i w dowolny sposób. 

Każdy pracownik musi wiedzieć, co należy do jego 

obowiązków i jak je ma wykonać.

Dlatego też w dobrze zorganizowanej jednostce 

istnieją wewnętrzne przepisy, które to regulują. 

Zbiór tych przepisów stanowi  Instrukcję 

Kancelaryjną . 

Wyróżnia się trzy rodzaje 

systemów kancelaryjnych 

: 

1.) System dziennikowy ;

2.) System bezdziennikowy ;

3.) System mieszany .

System Kancelaryjny 

Dziennikowy 

 polega na ciągłej rejestracji i kwitowaniu pism 

otrzymanych    i wysyłanych w dziennikach 

podawczych, zwanych też dziennikami  

kancelaryjnymi . 

Jednostka organizacyjna stosująca ten system 

musi więc mieć dzienniki podawcze zarówno w 

kancelarii, jak i w każdej innej komórce 

organizacyjnej .

System kancelaryjny dziennikowy 

występuje w dwóch odmianach : 

1) system dwudziennikowy – każda komórka 

organizacyjna ma dwa dzienniki podawcze :  w 

jednym rejestruje się pisma przychodzące 

( dziennik pism przychodzących ), a w drugim 

pisma wychodzące ( dziennik pism wychodzących 

) ,

2) system jednodziennikowy – komórki 

organizacyjne mają tylko jeden dziennik 

podawczy i w nim rejestruje się wszystkie pisma . 

Obieg pisma w jednostce organizacyjnej 

stosującej system jednodziennikowy jest 

następujący 

: 

1) po otrzymaniu pisma kancelaria rejestruje je w swoim 

dzienniku podawczym jako pisma otrzymane, zapisując : 

datę, nadawcę, określenie sprawy, znak oraz 

symbol komórki organizacyjnej,           do której 

przekazano pismo do rozpatrzenia 

,

2) po zarejestrowaniu pismo przesyłane jest do danej 

komórki organizacyjnej za pokwitowaniem w dzienniku 

podawczym kancelarii ,

3) w komórce organizacyjnej pismo ponownie jest 

rejestrowane, lecz tym razem w dzienniku podawczym 

tej komórki, znów jako pismo otrzymane ,

4) następnie pismo przekazywane jest za 

pokwitowaniem w dzienniku podawczym komórki 

organizacyjnej referentowi do rozpatrzenia ,

5) referent załatwia sprawę, przygotowuje odpowiedź i 

rejestruje ją       w dzienniku podawczym komórki 

organizacyjnej jako pismo wysłane ,

6) potem, za pokwitowaniem w dzienniku komórki, pismo 

z odpowiedzią przesyła się do kancelarii w celu wysłania 

go do adresata ,

7) kancelaria rejestruje pismo w swoim dzienniku 

podawczym jako pismo wysłane, zapisując 

: adresata, 

znak, określenie sprawy, datę wysłania, a 

następnie je wysyła .

System Kancelaryjny 

Bezdziennikowy 

– 

rezygnuje z 

rejestracji 

     

w dziennikach podawczych. Nie 

rejestruje się w nim pojedynczych pism, lecz 

załatwione w całości sprawy         w spisie 

spraw nazywanym też wykazem spraw. 

 

Formularz 

Spisu Spraw  :

Kolejność wykonywania czynności w 
systemie bezdziennikowym jest 
następująca :

1) kancelaria przyjmuje pisma przychodzące nie 
rejestrując ich, za to     w polu wpływu przystawia 
pieczątkę wpływu i wypełnia ją ,
2) następnie, bez rejestrowania i kwitowania, przekazuje 
pismo do właściwej komórki organizacyjnej ,
3) kierownik komórki organizacyjnej przydziela pismo 
referentowi       w celu załatwienia sprawy ,
4) referent, po załatwieniu sprawy, rejestruje ją w spisie 
spraw dołączonym do teczki. Jeżeli występuje większa 
liczba pism dotyczących tej samej sprawy wówczas 
zakłada się arkusz zbiorczy rejestrowanych pism , 
5) po zarejestrowaniu sprawy referent przekazuje pismo    
                      z odpowiedzią kierownikowi komórki 
organizacyjnej ,
6) kierownik komórki organizacyjnej, bez rejestrowania i 
kwitowania, przekazuje pismo do kancelarii, która je 
wysyła.

Aby system bezdziennikowy 

dobrze funkcjonował muszą 

być spełnione trzy warunki : 

1.

pracownicy danej jednostki organizacyjnej muszą mieć 

wysokie kwalifikacje ,

2.

dokonany musi być dokładny podział zadań pomiędzy 

poszczególne komórki organizacyjne, a w nich 

pomiędzy poszczególne stanowiska pracy ,

3.

w stosującej go jednostce organizacyjnej musi być 

opracowany        i wdrożony rzeczowy wykaz akt, który 

określa, do jakiej klasy daną sprawę zakwalifikować . 

System Kancelaryjny 

Mieszany : 

łączy w sobie elementy systemu 

dziennikowego i 

bezdziennikowego, czyli część 

komórek organizacyjnych danej 

jednostki organizacyjnej stosuje 

system bezdziennikowy, a część 

dziennikowy 

.