Ogólne zasady
redagowania pism
Dokumentacja biurowa
Ogólne zasady
redagowania pism
Dokumentacja biurowa
Podstawowa jednostką podziału
dokumentacji jest dokument
biurowy czyli
- pismo
- notatka
-
protokół
-
sprawozdanie
Zbiór dokumentów biurowych
dotyczącej określonej sprawy to akta
sprawy
Akta różnych spraw, dotyczących
jednego zagadnienia to
dokumentacja biurowa
Dokumenty są podstawowymi
nośnikami informacji.
Do typowych dokumentów
biurowych zalicza się:
* pismo przewodnie
* listy informacyjne
* sprawozdania
* protokół
Pismo przewodnie
• To krótkie, z reguły jednozdaniowe,
pismo towarzyszące innym
dokumentom
• Zawiera informacje uzupełniające
treść dokumentu, któremu
towarzyszy
Wydawnictwo AGA Spółka z o.o.
00-111 Warszawa ul. Kwiatowa 12
Tel: 11-22-33, 22-33-44, 33-44-55
Księgarnia „ Paragraf”
Ul. Kolorowa 23
02-345 Warszawa
Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak
Data
- - W/234/07
2007.12.07
W załączeniu przekazuję projekt umowy dotyczącej
współpracy w roku
2008 wdzięczny za ewentualne zgłoszenie uwag w terminie do
20 grudnia 2007r.
Z
poważaniem
Załącznik: 1 Prezes
Jan
Kowalski
Listy informacyjne
• Mogą występować w formie:
- komunikatu
- zaproszenia
- zawiadomienia
To krótkie, zwięzłe pisma przekazujące
komplet niezbędnych informacji na
określony temat
ZDZ Zakład Doskonalenia Zawodowego w
Warszawie
02-324 Warszawa, ul.Podwale 13, tel 628-
04-11
Konto w PKO BP XV Oddział w Warszawie nr
15585500003421879669900004
Pani
Irena
Kaźmierczak
Ul.
Modzelewskiego 246 m.3
02-
234 Warszawa
Wasze pismo z dnia Znak Nasz znak
Data
- - k/734/07
2007.12.07
Sprawa: spotkanie uczestników kursu dla sekretarek
Ośrodek nr 6 Zakładu Doskonalenia Zawodowego w Warszawie uprzejmie
informuje, że zebranie uczestników kursu dla sekretarek odbędzie się w dniu
14 grudnia 2007r. w sali nr 34 Zakładu Doskonalenia Zawodowego w
Warszawie przy ul.Podwale 13.
Z poważaniem
Kierownik Ośrodka nr 6
ZDZ
Maria Kowalska
Protokół
• Dokument sporządzany w celu
potwierdzenia określonego stanu
faktycznego.
• Najczęściej występujące to:
- protokoły zebrań
- protokoły zdawczo-odbiorcze
- protokoły kontroli
Każdy protokół powinien zawierać:
- słowo „ protokół w tytule
- określenie w tytule czego dokument
dotyczy
- określenie daty i miejsca, w którym
potwierdzony
protokołem fakt wystąpił
- nazwiska zainteresowanych osób i ich
podpisy
Sprawozdania
• Dokumenty biurowe odzwierciedlające przebieg
nowych wypadków lub zdarzeń a także
zawierające relację z określonego stanu rzeczy
• Sprawozdanie powinno składać się z
następujących elementów:
- słowo „sprawozdanie” w tytule
- określenie czego sprawozdanie dotyczy
- okresu jakiego dotyczy sprawozdanie
- zasadniczej części sprawozdania, w której opisuje się,
liczbowo albo słownie, zdarzenia czy wypadki oraz
zamieszcza się ewentualne wnioski
Rozplanowanie treści pisma
• Pisma mogą być sporządzanie albo
na blankiecie korespondencyjnym
albo tez na papierze maszynowym.
To rozróżnienie jest ważne ze
względu na inne rozmieszczenie
elementów pisma.
Zasady rozmieszczenia poszczególnych
elementów pisma
Pisanie daty
• Zgodnie z Polską Normą, regulującą
numeryczne zapisywanie dat i czasu
dnia, data zapisywana jest
następująco: rok, miesiąc, dzień
2007-12-07
2007.12.07
7 grudnia 2007 r.
Rozpoczynanie pisma
• Pismo rozpoczynamy zwrotem
grzecznościowym typu „ Szanowny
Panie”, „ Szanowna Pani”, „ Szanowni
Państwo”, „ Szanowny Panie
Prezesie”
Sprawa
• To jeden z nadruków, jaki występuje
na blankiecie listowym. Stosuje się
go jednak także na pismach
sporządzanych na papierze
maszynowym. Celem tej części
pisma jest bardzo krótkie określenie
jego treści tak, aby przy przeglądaniu
korespondencji nie było konieczności
odczytywania całego pisma.
Akapit
• Treść pisma powinna być ujęta w
akapitach. Akapit to wyodrębniona
część treści listu. To wyodrębnienie
dokonuje się poprzez zastosowanie
układu blokowego pisma lub układu a
linea czyli z wcięciem.
Zwrot kończący pismo
• Do zwrotów grzecznościowych
kończących pismo zalicza się:
- „ Z wyrazami szacunku ”
- „ Z poważaniem ”
- „ Łączę wyrazy szacunku ”
Podpisywanie pism
• Pisma z reguły podpisywane są przez jedną,
upoważnioną do tego, osobę ( prezes, dyrektor)
• Przy podpisie umieszcza się stanowisko
podpisującego oraz jego imię i nazwisko
• Dane te umieszczane są dwa wiersze poniżej
treści pisma
• Jeśli pismo podpisywane jest przez dwie osoby
to ich podpisy umieszcza się w tym samym
wierszu , przy czym podpis osoby stojącej wyżej
w hierarchii danej instytucji umieszczany jest po
prawej stronie
Maria Nowak
Jan Kowalski
Główna Księgowa
Prezes
Spółki „ Krasnal”
Przenoszenie treści na
drugą stronę
• Jeżeli treść pisma jest na tyle
obszerna, że nie można jej zmieścić
na jednej stronie, to na jej końcu w
prawej części stawia się znak: ‘’./.’’
• Jeżeli do przeniesienia na druga
stronę pozostaje jedynie jedno lub
dwa zdania, to należy ponownie
rozważyć możliwość rozmieszczenia
tekstu w taki sposób, aby zmieścił się
na jednej stronie.
Załączniki
• Jeżeli do pisma załączone są jakieś
dokumenty, to należy ten fakt w nim
zaznaczyć
• Zaznacza się go po lewej stronie, w
tym samym wierszu, w którym
wpisywane jest stanowisko osoby
podpisującej pismo
Dwa sposoby zapisywania w piśmie
załączników
• W piśmie, do którego załączono
zamówienie, potwierdzenie
zamówienia, zgłoszenie reklamacji,
można przyjąć jeden ze sposobów
zapisu
a) Załączniki : 3
b) 1. Zamówienie
2. Potwierdzenie zamówienia
3. Zgłoszenie reklamacji
„ Do wiadomości „
• W pewnych sytuacjach z treścią
pisma powinny się zapoznać, obok
adresata, także i inne instytucje lub
osoby. W takich przypadkach z lewej
strony pisma , w trzecim wierszu po
zakończonej treści, wpisuje się „ Do
wiadomości: „ lub „ Otrzymują:
„ a następnie nazwę instytucji lub
nazwisko osoby, która ma otrzymać
kopię pisma
-
-
Główny Księgowy
Prezes
mgr Jan Nowak mgr
Kazimierz Wilk
-
-
Załączniki: 4
-
-
Do wiadomości:
Pani Genowefa Bąk
Formułowanie treści pisma
• Właściwie formułowane pisma przynoszą
redagującym je przedsiębiorstwom podwójne
korzyści
- z jednej strony , przyspieszają i ułatwiają
proces
komunikowania się,
- z drugiej, adresat pisma dokonuje, po jego
otrzymaniu,
pewnej oceny dotyczącej zarówno formy jak i
treści
otrzymanej korespondencji.
Poprawnie zredagowane pismo powinno
być:
• jasne i zrozumiałe
• zwięzłe i jednoznaczne
• sugestywne i przekonujące
• napisane w uprzejmej formie
• poprawne stylistycznie i
gramatycznie
Zasady sporządzania
korespondencji
• Nie wolno dopuścić do popełnienia błędu w
nazwisku lub nazwie firmy adresata,
• Pierwsze pismo, jakie wysłane jest do
potencjalnego kontrahent, powinien być
wyjątkowo krótki, rzeczowy i konkretny
• W piśmie muszą być wszystkie informacje,
jakie są niezbędne do prawidłowego jego
zrozumienia oraz kontaktu z nadawcą
• Przed wysłaniem pismo należy ponownie
przeczytać
Typowe części pisma
długiego
• wprowadzenie
• przedstawienie zagadnienia
• uzasadnienie
• wnioski
Skracanie wyrazów w
korespondencji
• Skracanie wyrazów , poprzez stosowanie
skrótów i skrótowców, możliwe jest tylko w
takich przypadkach, gdy są one
powszechnie znane
• Skrótami
nazywamy skrócone pojedyncze
wyrazy ( szt. , zł, dyr. )
• Skrótowce
to zespolenie skrótów
poszczególnych wyrazów wchodzących w
skład nazwy wielowyrazowej ( PKP, ZUS,
GUS, bm. )
Skróty powstają poprzez:
• Odrzucenie końcowej części wyrazu, a tym
samym pozostawienie tylko jego
początkowej części;
- przykłady : dyr. – dyrektor
kier. – kierownik
nacz. – naczelnik
prof. - profesor
hab. – habilitowany
inż. - inżynier
• Pozostawienie pierwszej litery wyrazu i niektórych liter wyrazu i
niektórych liter środkowych,
a odrzucenie końcowej części wyrazu;
Przykłady : kpt. – kapitan
ekw. – ekwiwalent
• Pozostawienie tylko pierwszej i ostatniej części wyrazu;
Przykłady : dr – doktor
nr – numer
wg – według
fa – faktura
rk – rachunek
• Pozostawienie pierwszej , jednej ze środkowych i ostatniej części
wyrazu;
Przykłady : mgr – magister
płk – pułkownik
• Odrębną grupę stanowią skróty dotyczące miar, wag i jednostek
monetarnych: t – tona, kg –
kilogram , km – kilometr, l – litr, zł - złote
Skrótowce powstają poprzez zestawienie pierwszych liter
nazw instytucji, przedsiębiorstw i innych organizacji;
Przykłady :
NBP – Narodowy Bank Polski
PKO – Powszechna Kasa Oszczędności
PAN – Polska Akademia Nauk
I na dziś to wszystko ….. Dziękuję…..