EKSPORT/IMPORT DANYCH W MS ACCESS
Wymiana danych może odbywać się w następujących formatach:
" tabele systemu MS Access,
" plik tekstowy (ASCII),
" plik Reach Text Format (*.rtf),
" dokument MS Word (z
ródło korespondencji seryjnej),
" arkusz MS Excel,
" dokument HTML (strony WWW)
" tabele systemu dBase (pliki *.dbf),
" tabele systemu MS FoxPro (pliki *.dbf).
Wymiana danych obejmuje:
" strukturę tabel oraz ich zawartość (dowolny format),
" strukturę pól zapytań oraz rezultat ich wykonania (dowolny format),
" dane przedstawiane w formularzach i raportach (dowolny format),
" definicję makr i podprogramów (makra tylko do pliku innej BD MS Access,
moduły także do pliku tekstowego).
EKSPORT DANYCH
Eksport tabel i zapytań:
" dla tabel - wierny obraz jej zawartości informacyjnej; dla zapytań obraz
rezultatu zapytania;
" rezultat posiada format arkusza danych (tabelki)  zalecany format eksportu:
arkusz kalkulacyjny lub plik RTF.
Eksport formularzy:
" brak elementów graficznych;
" rezultat zawiera wyłącznie wiersze obiektu z
ródłowego formularza;
" przeniesienie formatu danych, rozmiarów pól, ich nazw;
" dla plików tekstowych pominięte zostają atrybuty czcionki.
Eksport raportów:
" zawartość plików .RTF i .TXT jest zgodna z wyglądem oryginału raportu;
" możliwość edycji raportu, jego modyfikacji oraz wykonywania obliczeń
w arkuszu kalkulacyjnym.
METODYKA EKSPORTU DANYCH
Technika eksportu obiektów BD Access:
1. Wskaż obiekt, który będzie przedmiotem eksportu.
2. Wybierz opcjÄ™ Plik/Zapisz jako/Eksportuj....
3. Określ miejsce przechowywania obiektu docelowego (tabela bieżącej BD lub
zewnętrzny plik).
4. Wskaż format zapisu.
5. Określ nazwę pliku docelowego.
6. Potwierdz
wprowadzone informacje (klawisz Eksportuj).
EKSPORT DANYCH DO FORMATU TABEL MS ACCESS
Technika eksportu danych:
1. Po wciśnięciu klawisza Eksportuj wskaż plik BD Access.
2. Dla eksportu tabel określ zakres wymiany informacji (struktura tabel,
struktura i zawartość tabel).
3. Podaj nazwÄ™ obiektu docelowego.
Uwagi :
" plik docelowej BD musi już istnieć na dysku.
©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska 2
EKSPORT DO PLIKÓW TEKSTOWYCH
Formaty eksportu:
" rozdzielany  wartości z kolejnych pól oddzielone są znakiem separatora,
" o stałej szerokości  wartości pól są wyrównane w kolumnach.
Technika eksportu danych:
1. Po wciśnięciu klawisza Eksportuj określ format pliku tekstowego.
2. Dla formatu rozdzielanego określ znak separatora wartości pól (tabulator,
średnik, przecinek, spacja, inny znak); dla formatu o stałej szerokości określ
szerokość kolumn. Dodatkowo dla formatu rozdzielanego można umieścić
w pierwszej linii pliku nazwy pól.
3. Jeśli to konieczne, skorzystaj z zaawansowanych opcji umożliwiających:
" zdefiniowania struktury informacji w pliku docelowym;
" formatowania dat, godzin i liczb w tym pliku;
" zapamiętanie lub odtworzenie w/w specyfikacji.
4. Określ nazwę pliku docelowego (domyślnie nazwa obiektu eksportowanego).
Uwagi :
" eksport do postaci pliku tekstowego generuje plik wynikowy o rozszerzeniu
.TXT;
" struktura pliku w formacie rozdzielanym jest mało przejrzysta (porównaj
rys. 1 i rys. 2).
Rys. 1. Struktura pliku w formacie rozdzielanym
©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska 3
Rys. 2. Struktura pliku w formacie o stałej szerokości kolumn
IMPORT DANYCH
Import danych:
" odbywa się wyłącznie do aktualnej BD Access;
" dotyczy danych zapisanych w formacie innej bazy danych, arkusza
kalkulacyjnego, pliku tekstowego lub formatu HTML;
" wymaga wskazania pól, na których oparto indeksy;
" możliwość utworzenia nowej tabeli lub dołączenia danych do istniejącej tabeli;
" może prowadzić do powstania błędów wynikających z naruszenia zasad
integralności, klucza głównego, konwersji danych lub struktury danych.
Technika wykonania importu:
1. Otwórz BD, do której będą importowane obiekty.
2. Wybierz opcje Plik/ Pobierz dane zewnętrzne/ Importuj....
3. Wskaż format pliku, w którym zapisane są importowane dane oraz wskaż plik
zawierajÄ…cy dane.
4. Wybierz klawisz Importuj.
5. Zdefiniuj specyfikację importu dotyczącą właściwości tworzonej tabeli
(struktura tabeli, indeksowanie, klucz podstawowy, typy danych).
6. Podaj nazwę nowej tabeli lub tabeli, do której dane zostaną dołączone.
©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska 4
IMPORT DANYCH Z INNEJ BD ACCESS
" może dotyczyć wszystkich obiektów BD Access;
" użytkownik może modyfikować specyfikację importu poprzez ograniczenie
jego zakresu (tylko struktura lub struktura i dane), przekształcenie zapytań
w tabele;
" rezultatem importu jest nowy obiekt (brak możliwości dołączenia danych do
istniejÄ…cej tabeli);
" operacja importu zachowuje pełną definicję pól w tabelach docelowych.
IMPORT DANYCH Z ARKUSZY KALKULACYJNYCH
" może dotyczyć danych zapisanych w formacie arkusza MS Excel;
" dane mogą być importowane tylko z jednego arkusza;
" istnieje możliwość wskazania zakresu komórek w arkuszu, które będą
importowane (identyfikowanego przez nazwę bloku komórek);
" importowane są tylko wartości wyrażeń;
" użytkownik może zmieniać nazwy pól; nie może modyfikować typu danych.
IMPORT DANYCH Z PLIKÓW TEKSTOWYCH
" może dotyczyć danych zapisanych tylko w formacie .TXT (brak bezpośredniej
możliwości importu danych z dokumentu MS Word);
" użytkownik może zmieniać nie tylko nazwy pól lecz także typ danych (rys. 3);
" zaawansowane opcje umożliwiają modyfikację struktury importowanych
danych (np. pominięcie wybranych pól).
©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska 5
Rys. 3. Specyfikacja imoprtu danych z pliku tekstowego
WSPÓA
PRACA MS ACCESS I MS WORD
" umożliwia eksportowanie obiektów typu tabele i zapytania do postaci
dokumentu MS Word;
" dokument zawiera informacje o strukturze tabelki;
" wykorzystanie BD Access jako z
ródła danych w korespondencji seryjnej
MS Word;
" wykorzystanie w MS Word pliku .RTF wygenerowanego w środowisku
MS Access.
©Piotr Muryjas, Instytut Informatyki, Politechnika Lubelska 6