SPORZĄDZANIE PISM NA BLANKIETACH KORESPONDENCYJNYCH

1. Blankiet korespondencyjny - jest to arkusz papieru z wydrukowanym nagłówkiem (nazwa
i adres firmy, numer telefonu i faksu, numer konta bankowego i inne informacje) oraz innymi nadrukami stałymi w zależności od rodzaju blankietu korespondencyjnego.

2. Rodzaje blankietów korespondencyjnych

Blankiety korespondencyjne oznaczane są przy pomocy symboli składających się z dużych liter określających ich nazwę oraz z cyfry, która oznacza format blankietu.

Wyróżniamy następujące rodzaje blankietów korespondencyjnych:

• blankiet bezkopertowy (oszczędnościowy) - oznaczany symbolem BB; służy do przesyłania korespondencji na zewnątrz bez używania kopert,

• blankiet zwykły - oznaczany symbolem BZ; blankiet powszechnie stosowany o typowym układzie graficznym,

• blankiet reklamowy - oznaczany symbolem BR; blankiet o poszerzonym polu nagłówkowym dla celów reklamowych,

• blankiet uproszczony - oznaczany symbolem BU; blankiet o uproszczonym układzie graficznym i ograniczonych nadrukach stałych.

Odmiany blankietów korespondencyjnych

Typ	Odmiana	Układ	Format
BB	BB1	pionowy	A4
		BB2	pionowy	A5
	BZ	BB1	pionowy	A4
		BZ2	pionowy	A5
	BR	BR1	pionowy	A4
		BR2	pionowy	A5
		BR3	poziomy	A5
	BU	BU1	pionowy	A4
		BU2	pionowy	A5
		BU3	poziomy	A5

Do prowadzenia korespondencji zewnętrznej wykorzystuje się zwykły papier maszynowy formatu A4 lub A5, w układzie poziomym lub pionowym oraz blankiety korespondencyjne (papier firmowy lub blankiet firmowy). Polska norma PN-76/P-55315 przewiduje cztery rodzaje blankietów oraz dziesięć odmian. Blankiet ma duży wpływ na kształtowanie wizerunku firmy. Pisma kierowane do różnych kontrahentów, potencjalnych klientów, wpływają na kształtowanie opinii o nadawcy. Na niewielkiej powierzchni blankietu należy zaprezentować w optymalny sposób nazwę przedsiębiorstwa, jego adres, znak firmowy, numery telefonów oraz zakres działania firmy. Dla uatrakcyjnienia wyglądu znaku firmowego wykorzystuje się druk barwny, ale nie należy przesadzić by nie osiągnąć efektu przeładowania i marnego gustu.

Na blankietach umieszczane są nadruki które mogą być:

• Stałe - (znaki powoławcze: Wasze pismo z dnia, Znak…,Sprawa, linie nastawienia dziurkacza, zakończenia pisma, ramka adresowa)
  Znaki powoławcze zwierają datę i znak sprawy odbiorcy pisma, to jest pisma, którego dotyczy odpowiedź oraz datę i znak sprawy nadawcy pisma, to jest pisma stanowiącego odpowiedź. Na blankietach korespondencyjnych rozmieszczone są w następującej kolejności:

Wasze pismo z dnia-pod tym napisem umieszczamy datę pisma na które odpowiadamy. Coraz częściej spotyka się nadruk Państwa pismo z dnia oraz Państwa pismo z wynikające z chęci stosowania form grzecznościowych

Znak (wasz) podajemy symbol cyfrowo-literowy pisma na które odpowiadamy

Nasz znak-wpisujemy symbol naszego pisma nadanych zgodnie z zaleceniami instrukcji kancelaryjnych

Data-umieszczamy datę wysyłki pisma

•  Zmienne - zamówione przez naszą firmę najczęściej w polu nagłówkowym, zwłaszcza elementy reklamowe lub logo.

Nazwa	Typ	Format	Układ	Charakterystyka
Blankiet bezkopertowy	BB1	A4	pionowy	Przesyłanie korespondencji bez kopert, oszczędnościowy. Obecnie właściwie niestosowany.
		BB2	A5		pionowy
	Blankiet uproszczony	BU1	A4		pionowy	O ograniczonej liczbie nadruków, uproszczony układ graficzny. Przesyłanie w kopertach.
		BU2	A5		pionowy
		BU3	A5		poziomy
	Blankiet zwykły	BZ1	A4		pionowy	Powszechnie, stosowany posiada nadruki stałe. Przesyłanie w kopertach zwykłych oraz z okienkiem.
		BZ2	A5		pionowy
		BZ3	A5		poziomy
	Blankiet reklamowy	BR1	A4		pionowy	Z powiększonym polem nagłówkowym, posiada nadruki stałe. Wysyłany w kopertach zwykłych lub z okienkiem. Coraz częściej stosowana
		BR2	A5		pionowy

 Blankiet zawiera następujące pola:

• Adresowe do umieszczenia adresu odbiorcy

• Identyfikacyjne to cecha i symbol formularza drukowane podczas produkcji blankietu

• Informacyjne zawiera informacje uzupełniające np. nr telefonu, faksu, konta bankowego identyfikator REGON, NIP

• Firmowe zawiera znak firmowy (logo firmy) elementy o charakterze informacyjnym i okolicznościowym

• Nagłówkowe zawiera adres nadawcy lub samą nazwę nadawcy

• Korespondencyjne tu umieszczany jest tekst korespondencji

• Marginesowe - lewy margines służy do wpięcia blankietu do skoroszytu lub segregatora

• Reklamowe przeznaczone jest do umieszczania elementów o charakterze reklamowym

• Wpływu tu umieszczane są adnotacje dotyczące wpływu, dekretację, decyzje. 

Rozmieszczenie elementów pism.

Rozmieszczenie elementów pisma (nagłówek, data, adresat, treść, sprawa:, podpisy itd.) zależy od tego czy piszemy na blankiecie z gotowymi elementami, czy drukowane na papierze maszynowym.

Na papierze maszynowym w lewym górnym rogu piszemy dane nadawcy pisma, a w prawym górnym rogu - miejscowość i datę. Nieco niżej po lewej stronie umieszczamy znak pisma. Dane adresata umieszczone są po prawej połowie kartki. Od lewej umieszczamy dalej kolejno: sprawę, lub zwrot rozpoczynający, treść, załączniki i rozdzielnik. Po prawej stronie umieszczany jest zwrot pożegnalny i podpis.

Na blankiecie nagłówek może zajmować całą szerokość kartki u góry, nie pisze się po prawej stronie miejscowości i daty. Te informacje znajdują wśród znaków powoławczych, umieszczonych poniżej adresata.

Układ pism w poszczególnych krajach różni się od obowiązującego w Polsce.

W pismach amerykańskich:

• wszystkie elementy pisma zaczynają się od lewej strony,

• zwrot rozpoczynający pismo bywa opatrzony dwukropkiem,

• data zapisywana jest w kolejności: miesiąc, dzień, rok tj. marzec 1, 2004.

W pismach brytyjskich elementy wyrównane są do lewej jak w amerykańskich, ale zwroty grzecznościowe kończone są przecinkiem.

W pismach niemieckich i francuskich na blankietach z nadrukami elementy rozmieszczane są jak w Polsce. Na kartkach bez nadruków elementy umieszcza się od lewej jak w pismach amerykańskiej z wyjątkiem:

• w korespondencji niemieckiej nazwę miejscowości i datę umieszcza się w prawym górnym rogu

• w korespondencji francuskiej zwrot pożegnalny i podpis umieszcza się z prawej stronie

---