Jak wybrać program finansowo-księgowy?
Jak wybrać system finansowo-księgowy dla przedsiębiorstwa:
Zakup systemu finansowo-księgowego dla przedsiębiorstwa zawsze należy rozpatrywać pod kątem jego potrzeb. Ważna jest przy tym wielkość firmy, w której dane rozwiązanie informatyczne ma funkcjonować. Na rynku mamy do czynienia z prawdziwym bogactwem tych rozwiązań. Z tego też względu niezmiernie trudno jest wskazać na konkretnego producenta.
Wybór systemu finansowo-księgowego dla przedsiębiorstwa należy poprzedzić m.in.:
• badaniem jego zgodności z ustawą o rachunkowości,
• sprawdzeniem pod kątem dostępności uaktualnień, aby uniezależnić się od firmy oferującej oprogramowanie w momencie zmiany przepisów,
• porównaniem z innymi programami w zakresie łatwości użytkowania oprogramowania,
• sprawdzeniem możliwości transmisji danych „do” i „z” systemu finansowo-księgowego,
• sprawdzeniem możliwości łatwego przeprojektowania planu kont w kolejnym roku rozliczeniowym,
• porównaniem czasu obsługi bazy danych dla realizacji potrzeb przedsiębiorstwa (o tę kwestię można zapytać np. inne przedsiębiorstwa użytkujące to oprogramowanie).
Analiza porównawcza, nawet ta przeprowadzona przez bardzo dobrego niezależnego eksperta, w zakresie dostępnych na rynku systemów finansowo-księgowych w zasadzie nie pozwala na stwierdzenie, że którykolwiek z nich jest najlepszy lub najgorszy. Odpowiedź na tak postawione pytanie jest zasadniczo niemożliwa. Oceny takiej może natomiast dokonać konkretne przedsiębiorstwo, które stoi przed faktem wyboru systemu informatycznego i które ma swoje własne określone potrzeby w tym zakresie.
Na przykład, niektórzy użytkownicy systemów finansowo-księgowych bardzo cenią sobie fakt, że w jednym z programów są zdefiniowane zestawienia, inni natomiast potrzebują mieć możliwość większego wpływu na ich ostateczny kształt i dlatego wyżej mogą oceniać inny rodzaj programu.
WAŻNE!
Niezwykle ważnym problemem, przed którym stają osoby decydujące o wyborze systemu finansowo-księgowego, jest jego zgodność z wymaganiami ustawy o rachunkowości. Producenci oprogramowania zazwyczaj zapewniają, że ich produkty są zgodne z tymi zasadami. W tym względzie jednak zawsze należy zachować ostrożność. Warto przyjrzeć się, czy poszczególne wersje tego oprogramowania faktycznie nie zawierają błędów i sprzeczności z ustawą o rachunkowości.
Wiele średnich, małych oraz mikro przedsiębiorstw prowadzi rachunkowość finansową, używając do tego celu wielu różnych narzędzi informatycznych, które spełniają mniej lub bardziej potrzebne funkcje. W niektórych przypadkach przedsiębiorcy chcą wymienić dotychczasowe oprogramowanie, w innych natomiast dopiero je zakupić.
WAŻNE!
Zarówno projekt wymiany, jak i zakupu oprogramowania realizującego funkcje finansowo-księgowe wiąże się z następującymi elementami:
• kosztami zakupu oraz kosztami użytkowania,
• funkcjonalnością (w tym przypadku oprogramowanie musi realizować wszystkie funkcje rachunkowości finansowej zgodnie z ustawą o rachunkowości),
• łatwością użytkowania (musi być proste w obsłudze).
Każdorazowo jednak zakup oprogramowania należy traktować jako swego rodzaju inwestycję, która daje konkretne efekty. W przypadku systemu finansowo-księgowego efektem jest szybsze uzyskanie informacji niezbędnej do zaspokojenia potrzeb zewnętrznych firmy, a więc oprogramowanie musi tworzyć wszelkiego rodzaju dokumenty wymagane przez urząd skarbowy, urząd statystyczny, urząd celny. Innym ważnym efektem działania oprogramowania jest dostarczenie informacji na potrzeby rachunkowości zarządczej.
W małym przedsiębiorstwie zawsze przychodzi pewien moment „krytyczny”, w którym zarządzający (najczęściej właściciele przedsiębiorstwa) przestają nad nim panować. Nie są bowiem w stanie objąć wartościowo i ilościowo wszystkich strumieni informacji, które są generowane w całej organizacji. Jeśli chcą zarządzać tymi informacjami, zaczynają żądać różnego rodzaju raportów. Z tego względu nie tylko ważne jest oprogramowanie, ale również właściwie zbudowany plan kont w rozbiciu na dużą liczbę analityk. Wymaga to dużego początkowego nakładu pracy, ale potem są efekty, dla których warto zrobić to jak najszybciej. Poprawne i szczegółowe rozliczenie kosztów jest podstawą podejmowania decyzji.
Powyższe stwierdzenia dają podstawę do tego, aby kwestię wyboru systemu finansowo-księgowego postrzegać jako ścisły związek dwóch elementów:
1) z zewnątrz - oprogramowanie,
2) z wnętrza firmy - plan kont przygotowany z myślą o przyszłości.
Tylko te dwa elementy traktowane łącznie mogą dać właściwe efekty. Można bowiem zainstalować najlepszy system finansowo-księgowy i nie otrzymać informacji niezbędnych do wspomagania decyzji. To właśnie w tym miejscu widać wyraźnie związek rachunkowości finansowej i zarządczej. Z tego względu przy podejmowaniu decyzji o wdrożeniu konkretnego oprogramowania realizującego funkcje rachunkowości finansowej należy również wziąć pod uwagę potrzeby rachunkowości zarządczej.
WAŻNE!
Przy wyborze oprogramowania należy również zwrócić uwagę na możliwość łatwej transmisji danych z programu finansowo-księgowego do Excela. Właśnie to narzędzie jest najczęściej używane do zarządzania.
W Excelu w prosty sposób można uzyskać mnóstwo dowolnych raportów, ale wymagane są dane. Transmisja danych z programu finansowo-księgowego pozwala na przyspieszenie pracy oraz zmniejszenie prawdopodobieństwa występowania błędów, jeżeli ktoś pokusiłby się na przepisywanie nawet wybranych danych z programu finansowo-księgowego. Nie mniej istotna jest transmisja danych w drugą stronę, czyli z Excela (lub innych programów) do systemu finansowo-księgowego.
Warto zwrócić uwagę na możliwość transmisji danych w takich przypadkach, jak:
• specyfika firmy, która polega na zbieraniu danych przy realizacji niektórych transakcji (np. w sprzedaży niektórych produktów przed upływem roku trzeba skontaktować się z klientem, można wtedy prowadzić rejestr transakcji w Excelu z pełnym opisem, a do systemu finansowo-księgowego wysyłać transakcje zakupu bez opisu),
• niepełny system finansowo-księgowy (np. niezakupiony moduł do wyliczania amortyzacji, również można w Excelu prowadzić rejestr środków trwałych i transmitować dane do systemu).
WAŻNE!
Dobrym zwyczajem firm oferujących systemy finansowo-księgowe jest stworzenie potencjalnemu kupującemu możliwości prezentacji i przetestowania oprogramowania. Oprócz tego dobrze jest zasięgnąć opinii na temat danego systemu wśród przedsiębiorstw, w których jest użytkowany (najlepiej bezpośrednio od osób z przedsiębiorstwa użytkujących to oprogramowanie, które bardzo dobrze je znają i się nim posługują na co dzień).
Niektóre systemy finansowo-księgowe są zbudowane tak, że działają zdecydowanie wolniej przy większej liczbie wprowadzonych pozycji (niestety, nieraz jest to odczuwalne już przy kilku tysiącach pozycji). Nawet w małej firmie zdarza się, że transakcji jest dużo, dlatego czynnik ten może być również istotny. Z tego względu przy sprawdzaniu (testowaniu) oprogramowania może zaistnieć potrzeba dokładniejszego przeanalizowania tego problemu.
Innym ważnym czynnikiem jest możliwość pracy z systemem w wielu miejscach równocześnie. Należałoby, zatem przeanalizować potrzeby takiej pracy, a także plany rozwoju firmy (liczby transakcji) w przyszłości.